Microsoft Outlook 2007

‘thgbft,jujjrpào!ui)uyuyuçjkoi!ohfejiuiurdgtyhfdv
In opdracht van
West-Vlaamse Politieschool
Voortgezette Vormingen
Oude Kortrijkstraat 5
8310 Assebroek
2007
Microsoft Outlook
2007
Onderdeel uit de cursus ‘geavanceerd
gebruik van het office pakket ‘
Aan het einde van de opleiding kennen/weten de deelnemers- de
mogelijkheden van het programma Outlook 2007
Ann Deraedt
departement PIH
22-2-2007

MICROSOFT OUTLOOK 2007
DOELSTELLINGEN VAN DE CURSUS
KENNIS
Wat betreft het geavanceerd gebruik van outlook
Aan het einde van de opleiding kennen/weten de deelnemers
- de mogelijkheden van het programma outlook
VAARDIGHEDEN
Wat betreft het gebruik van PowerPoint: (10.5 uur) 1.5 dag
Aan het einde van de opleiding kunnen de deelnemers
- de e-mail weergave en instellingen gebruiken 7 uur
- op een vlotte manier met de agenda werken 3.5 uur
INHOUDSOPGAVE
Doelstellingen van de cursus .................................................................................................................................. 1
inhoudsopgave ........................................................................................................................................................ 1
introductie............................................................................................................................................................... 2
Aan de slag met outlook 2007 ................................................................................................................................ 3
Kom uit je postvak in met outlook 2007 ................................................................................................................. 4
Outlook en RSS: internetinformatie die wordt afgeleverd in uw postvak .............................................................. 5
Uw eigen elektronische visitekaartje maken en gebruiken .................................................................................... 6
Professionele handtekeningen maken voor uw e-mail berichten .......................................................................... 7
outlook I: grondbeginselen van outlook-agenda .................................................................................................... 7
Outlook II: meerdere agenda’s weergeven en gebruiken ....................................................................................... 8
De omvang van uw postvak beperken .................................................................................................................... 9
bronnen ................................................................................................................................................................... 9
[1]

INTRODUCTIE
HELP EN ONDERSTEUNING
Microsoft Office Outlook 2007 biedt een geïntegreerde oplossing waarmee u uw tijd en
gegevens kunt beheren, waarmee u zonder beperkingen grensoverschrijdend kunt werken
en die u in staat stelt om zelf te bepalen wat u doet met de informatie die u ontvangt. Office
Outlook 2007 is voorzien van innovatieve functies waarmee u snel in uw e-mailgegevens
kunt zoeken, waarmee u uw werk kunt structureren en die u in staat stellen om uw
informatie op een betere wijze met anderen te delen. En dit alles vanuit één locatie.
Help en ondersteuning vind je op http://office.microsoft.com/nl-be/outlook/FX100487751043.aspx over
Aanpassen
Accounts en gegevensbestanden
Afdrukken (Outlook)
Agenda
Beveiliging en privacy
Bijlagen
Business Contact Manager voor Outlook
Contactpersonen
Demo's
E-mail
Filter Ongewenste e-mail
Gegevensbestanden en .PSTS
Handtekeningen
Help-informatie opvragen
EEN DEMO VAN OUTLOOK
[2]
Meer categorieën
Microsoft Exchange-accounts
Nieuwe voorzieningen
Outlook activeren
Outlook Mobile Service
Regels en waarschuwingen
RSS-kanalen
Samenwerking
Toegankelijkheid
Weergaven
Werken in een andere taal
Wizard Afwezigheid
Zoeken
Bekijk Microsoft Office Outlook 2007 in actie. Deze demo laat zien hoe u zich kunt concentreren op de zaken
die er werkelijk toe doen door Outlook 2007 te gebruiken voor het rangschikken, beheren en snel doorzoeken
van informatie.
Demo1 op http://office.microsoft.com/nl-be/outlook/HA101672681043.aspx
Demo2 op http://www.myoffice2007skills.com/demo.aspx?id=4
10 TROEVEN VAN DE VERSIE 2007
Met Office Outlook 2007 kunnen gebruikers hun tijd en informatie beter beheren, overal verbinding maken en
alles veilig en onder controle houden. Hierna volgen de tien belangrijkste manieren waarop gebruikers met
Office Outlook 2007 de productiviteit kunnen verhogen en de samenwerking kunnen verbeteren.
http://office.microsoft.com/nl-be/outlook/HA101650261043.aspx

AAN DE SLAG MET OUTLOOK 2007
Aan de slag met Microsoft Office Outlook 2007. Kijk
zelf hoe gebruiksvriendelijk het programma is: u kunt
net zo te werk gaan als in de vorige versie van Outlook
en daarbij al doende kennismaken met de nieuwe
functies, zoals de Takenbalk en de nieuwe
agendanavigatie waarmee u nog efficiënter kunt
werken.
Neem een kijkje in Outlook 2007. U zult zien dat er dingen zijn veranderd en begrijpen waarom die zijn
veranderd.
Met de opdrachten op het lint kunt u veel voorkomende bewerkingen uitvoeren, zoals e-mail lezen en
verzenden, afspraken maken, vergaderingen plannen en met contactpersonen werken.
Verzend en ontvang afbeeldingen en bijlagen. Zorg ervoor dat de geadresseerden de bijgevoegde
bestanden in de nieuwe bestandsindelingen van Microsoft Office versie 2007 kunnen openen.
Cursus op: http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101153581043
WAT IS GEWIJZIGD EN WAAROM?
Wanneer u in Outlook 2007 voor de eerste keer een nieuw bericht maakt (of een ontvangen bericht opent),
ziet u het lint. Het lint is de band boven aan het venster.
Het lint is een van de grondigste veranderingen in Outlook en geeft Outlook een totaal nieuw uiterlijk. Maar
deze verandering is niet louter cosmetisch. Met het lint kunt u bewerkingen gemakkelijker en sneller uitvoeren.
En het lint is niet de enige verandering in Outlook. Er zijn meer nieuwe functies die u helpen sneller en
efficiënter te werken. Enkele van deze nieuwe functies zijn de Takenbalk, de nieuwe manier van navigeren in
de agenda en een nieuwe indeling voor contactpersonen.
OPDRACHTEN DIE U ELKE DAG GEBRUIKT, OPZOEKEN IN OUTLOOK 2007
U hebt Outlook 2007 geïnstalleerd en de tijd genomen om te kijken naar de verschillen met de vorige versies.
Nu is het tijd om aan de slag te gaan. Kunt u nu met deze versie van Outlook net zo makkelijk werken als
vroeger? Neem deze les door en u zult zien dat dat zo is. Als u de oefeningen hebt gedaan, weet u ook
daadwerkelijk dat het net zo eenvoudig is.
BIJLAGEN EN AFBEELDINGEN VERZENDEN EN ONTVANGEN
Het verzenden en ontvangen van bijgevoegde bestanden is in Outlook 2007 net zo gemakkelijk als in de vorige
versies, en soms nog gemakkelijker.
Wat is er gemakkelijker? Wanneer u bijgevoegde afbeeldingen of Microsoft Office-bestanden ontvangt, kunt u
met de viewer voor bijlagen die bijlagen in het leesvenster van Outlook bekijken zonder dat u daarvoor de
[3]

ijgevoegde bestanden hoeft te openen. Dit bespaart u tijd. En bij het verzenden van afbeeldingen zorgt het
lint ervoor dat de afbeeldingen worden verzonden zoals u dat wilt.
KOM UIT JE POSTVAK IN MET OUTLOOK 2007
Krijg de chaos van uw Postvak IN onder controle. Leer hoe ouwe getrouwe
en nieuwe voorzieningen in Microsoft Office Outlook 2007 u kunnen helpen
zo goed mogelijk gebruik te maken van berichten in uw Postvak IN en
verder.
Gebruik uw berichten om taken te plannen, vergaderingen op te zetten of contactpersonen te maken.
Markeer berichten in uw Postvak IN om een takenlijst te maken.
Voorzie berichten van kleurcoderingen met categorielabels van eigen makelij.
Verdeel berichten onder in groepen met mappen.
Vind snel elk gewenst bericht..
Cursus 2007 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100647451043
Cursus 2003 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010435841043
UW EMAIL GEBRUIKEN OM ACTIE TE ONDERNEMEN
Als u een e-mailbericht leest, moet u vaak een of ander soort actie ondernemen als gevolg hiervan. Uw actie
zou kunnen bestaan uit het beantwoorden van het bericht, of u zou een secundaire actie kunnen uitvoeren
zoals het organiseren van een vergadering.
Voorkom dat uw Postvak IN volloopt door na te denken over een bericht en te besluiten of een actie is vereist.
Bedenk bovendien, als u een actie moet ondernemen, wat u precies moet doen. Onmiddellijk antwoorden? Op
een later tijdstip een antwoord sturen? Moet u het bericht markeren voor opvolgen of een taak maken?
Gebruik Outlook om actie te ondernemen wanneer dat nodig is en op de wijze waarop dat nodig is.
BERICHTEN BIJHOUDEN MET MARKERINGEN EN DE TAKENBALK
Wanneer u Outlook 2007 voor het eerst start, valt u iets nieuws op. Dit wordt de Takenbalk genoemd. Deze
helpt u bij te houden wat er moet gebeuren.
Op de Takenbalk worden geplande items van uw agenda alsmede gemarkeerde berichten en taken
weergegeven. Wilt u weten hoe items op de Takenbalk terechtkomen? Dat komt aan bod in deze les.
GEEF UW KLEUR EEN NAAM: ORGANISEREN MET KLEURCATEGORIEËN
Bent u het beu om altijd dingen kwijt te raken in uw Postvak IN? Wilt u snel berichten van uw baas of over een
specifiek onderwerp kunnen terugvinden? Met kleurcategorieën kunt u specifieke berichten duidelijker
zichtbaar maken, zelfs als u deze in het Postvak IN laat staan.
Categorieën en de bijbehorende kleurlabels stellen u in staat snel te bekijken wat wat is op een manier die voor
u duidelijk is.
[4]

BERICHTEN OPSLAAN
Ziet u graag dat het Postvak IN leeg is? Een gemakkelijke manier om overtollige ballast te verwijderen is
aangepaste mappen maken en vervolgens berichten vanuit uw Postvak IN naar die mappen te verplaatsen. De
namen van de mappen kiest u zodanig dat de ordening van de berichten zinvol voor u is.
SNEL ELK GEWENST BERICHT ZOEKEN
Laten we eerlijk zijn. Hoe ordelijk u ook werkt en ongeacht of u alles onderverdeelt in mappen en dol bent op
kleurcoderingen, eens komt het moment dat u dat belangrijke bericht niet kunt vinden.
Gelukkig is het zoeken naar berichten in Office Outlook 2007 niet alleen gemakkelijk, maar gaat het ook nog
eens snel. En nu kunt u zoeken naar berichten die zich op verschillende locaties bevinden, met inbegrip van
archieven of meerdere postvakken. Ongeacht waar u uw berichten hebt opgeslagen, de functie Zoeken kan
helpen.
OUTLOOK EN RSS: INTERNETINFORMATIE DIE WORDT AFGELEVERD IN UW POSTVAK
Webpagina's herkennen die RSS-kanalen bevatten.
RSS-kanalen bieden op een eenvoudige manier actuele informatie,
die direct vanaf internet bij u wordt afgeleverd. Tijdens deze les
leert u de basisvaardigheden zodat u de artikelen of blogs van een
RSS-kanaal direct in Microsoft Outlook 2007 kunt opzoeken,
toevoegen en lezen, met hetzelfde gemak waarmee u uw e-mail
ontvangt en leest.
U abonneren op een RSS-kanaal en Outlook instellen voor levering ervan.
RSS-artikelen en -blogs lezen in Outlook.
Een RSS-kanaal verwijderen uit Outlook.
Instellen waar artikelen van RSS-kanalen worden afgeleverd in Outlook.
Cursus op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102254891043
EEN RSS-KANAAL ZOEKEN EN DIT LATEN AFLEVEREN BIJ OUTLOOK
Altijd op zoek naar nieuws? RSS is een geweldige manier om het te vinden.
Als u een RSS-kanaal toevoegt aan Outlook, wordt het nieuws direct van de bron in uw Outlook-postvak
afgeleverd. Waarover wilt u nieuws ontvangen? Dat is het mooiste: met RSS kunt u kiezen. Als u de paar
eenvoudige stappen hebt uitgevoerd die we in deze cursus beschrijven, kunt u achteroverleunen en wachten
tot het nieuws naar u toekomt.
Weet u niet precies wat RSS is? Het is de afkorting van 'Really Simple Syndication' en het biedt de makers van
websites een eenvoudige manier om informatie aan u te verzenden. Een RSS-kanaal (ook wel RSS-feed
genoemd) is gewoon een internetadres dat Outlook (en andere RSS-lezers) vertelt waar nieuwe informatie van
een bepaalde site kan worden gevonden.
U weet dat een website RSS-kanalen aanbiedt aan de hand van bepaalde symbolen: bijvoorbeeld dit oranje
vierkantje of een oranje knop met de letters XML of RSS . Een kanaal kan bijvoorbeeld de dagelijkse
[5]

hoofdartikelen uit een krant bevatten, de wekelijkse bijdrage van uw favoriete columnist of blog-schrijver of
nieuws en meningen over beursfondsen van een marktanalist.
Maar voordat u inhoud van een RSS-kanaal in Outlook kunt ontvangen, moet u het kanaal instellen. Daar gaan
we het nu over hebben.
UW EIGEN ELEKTRONISCHE VISITEKAARTJE MAKEN EN GEBRUIKEN
U kunt ervoor zorgen dat klanten en vrienden weten hoe zij u kunnen
bereiken door hen uw contactinformatie in elektronische vorm toe te
sturen. Gebruik Outlook 2007 om elektronische visitekaartjes te maken
en te verzenden die aangeven wat voor werk u doet, wat uw
persoonlijke stijl is, wat het imago van uw bedrijf is, of al deze dingen
samen.
Maak uw eigen elektronische visitekaartjes en stuur deze via e-mail naar anderen.
Zorg ervoor dat uw visitekaartjes actueel blijven.
Bepaal hoe en wanneer u een elektronisch visitekaartje verstuurt.
Cursus op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101859251043
EEN EENVOUDIG VISITEKAARTJE MAKEN EN VERZENDEN
Traditionele visitekaartjes van papier bestaan al heel lang. Maar tegenwoordig vindt een groot deel van het
zakelijk verkeer plaats via e-mail. Daarnaast betekent papier dat uw klanten de informatie moeten overtypen in
hun eigen elektronische contactsystemen. Dit kan tot typfouten leiden en het kan moeilijk zijn de informatie op
het papieren kaartje actueel te houden. Een elektronisch visitekaartje ziet er hetzelfde uit als traditionele
visitekaartjes en heeft bovendien het voordeel dat het elektronisch beschikbaar is. Als u een elektronisch
visitekaart verzendt aan collega's, klanten en vrienden, zullen deze op eenvoudige wijze de informatie kunnen
opslaan in hun eigen systemen (zelfs als zij met een ander programma dan Outlook werken).
Bovendien zijn elektronische visitekaartjes bijzonder handig voor gebruikers van Outlook 2007. In de afbeelding
ziet u waarom: in Outlook 2007 kunt u een elektronisch visitekaartje opslaan bij uw eigen contactpersonen
door simpelweg met de rechtermuisknop op het visitekaartje in het bericht te klikken en op Toevoegen aan
Outlook-contactpersonen te klikken.
Elektronische visitekaartjes vormen een verlengstuk van uw Outlook-contactpersonen. Als u een elektronisch
visitekaartje voor uzelf maakt, wilt u zelf bepalen hoeveel informatie dit visitekaart bevat en hoe deze wordt
weergegeven op het kaartje. In deze les leert u hoe u dit kunt doen.
GA UIT UW BOL: GEEF UW VISITE KAARTJE EEN EIGEN FLAIR
In de eerste les hebt u geleerd hoe u basisinformatie kunt opnemen in uw visitekaartje. Nu wordt het leuk: we
gaan het geheel versieren. U kunt bijvoorbeeld uw kaartje een leuk kleurtje geven, uw bedrijfslogo toevoegen
zodat het kaartje er professioneler uitziet of een afbeelding van uzelf opnemen om het geheel een
persoonlijker tintje te geven.
Wilt u uw eigen visitekaartje eigenlijk helemaal niet volledig nieuw ontwerpen? Dat hoeft ook niet. U kunt een
sjabloon als basis gebruiken. Aan het einde van deze les leert u de basisprincipes hiervan.
[6]

PROFESSIONELE HANDTEKENINGEN MAKEN VOOR UW E-MAIL BERICHTEN
Geef uw e-mailberichten een professioneel tintje of een persoonlijke
touch door te leren hoe u met Microsoft Outlook emailhandtekeningen
kunt maken en beheren.
Maak uw eigen handtekeningen met tekst, hyperlinks, afbeeldingen of zelfs een elektronisch visitekaartje.
Gebruik uw handtekening in elk bericht of alleen wanneer u dat wilt.
Maak verschillende handtekeningen voor uw verschillende rollen of e-mailaccounts en schakel over tussen
de handtekeningen wanneer dat nodig is.
Cursus 2007 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101861341043
Cursus 2003 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011891991043
EEN EENVOUDIGE HANDTEKENING MAKEN
Een e-mailhandtekening wordt net als een handtekening in een brief toegevoegd aan het einde van uw bericht.
Het meest vertrouwde element van een handtekening is de afsluiting, bijvoorbeeld "Hoogachtend", "Met
vriendelijke groeten" of "Hartelijk dank". Welke u gebruikt, is afhankelijk de toon van uw bericht. En aanzien
zelfs een eenvoudige e-mailhandtekening (zoals het woord "Bedankt", uw naam of zelfs alleen uw initialen)
automatisch aan uw berichten kan worden toegevoegd, kunt u zich enig typwerk aan het einde van elk bericht
besparen.
GA UIT UW BOL: HANDTEKENING MET PIT
In de vorige les hebt u geleerd hoe u een eenvoudige handtekening kunt maken met tekst en opmaak. Dat was
een prima start. Nu gaan we het een tikkeltje ingewikkelder maken.
Eerst willen we echter benadrukken dat overdrijving moet worden voorkomen. Een goed gekozen "complex"
element zoals een hyperlink of afbeelding (een bedrijfslogo of professionele foto van uzelf, bijvoorbeeld) kan u
helpen uw handtekening extra bruikbaar te maken.
MEERDERE HANDTEKENINGEN VOOR MEERDERE ROLLEN
U zult zien dat u op een gegeven moment allerlei taken met uw e-mail afhandelt. Hierbij gaat het vaak om een
combinatie van persoonlijke en professionele correspondentie. U kunt zoveel handtekeningen maken als u wilt
voor verschillende gelegenheden en situaties. Bovendien is het eenvoudig om over te schakelen van de ene
handtekening naar een andere, zelfs tijdens het schrijven van een bericht.
OUTLOOK I: GRONDBEGINSELEN VAN OUTLOOK-AGENDA
Inzicht verwerven in de belangrijkste typen agenda-items in Microsoft
Office Outlook 2007. Activiteiten efficiënt in uw agenda vastleggen.
Belangrijke datums goed in de gaten blijven houden dankzij
terugkeerpatronen en herinneringen.
[7]

Voor iedere gebeurtenis het juiste type agenda-item gebruiken.
Herinneringen gebruiken zodat u zeker weet dat u bepaalde activiteiten niet vergeet.
Terugkeerpatronen gebruiken om terugkerende activiteiten snel te plannen.
Kleuren en beschikbaarheidsindicatoren gebruiken om agenda-items weer te geven op de wijze waarop u
dat wilt.
Cursus 2007 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC101000901043
Cursus 2003 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011719291043
HOUD UW AGENDA OVERZICHTELIJK
U kunt in uw Outlook-agenda activiteiten plannen, zoals als afspraken, vergaderingen, gebeurtenissen of taken.
Welk type item u kiest, hangt af van het feit of er anderen bij betrokken zijn en van de wijze waarop u het item
wilt weergeven. Als u de items in uw agenda juist kiest, ziet u in een oogopslag wat er te gebeuren staat,
wanneer en met wie.
EEN STAPJE VERDER
Een item in een papieren agenda is zo genoteerd. Maar wat nou als iets een jaar lang op de eerste dag van elke
maand plaatsvindt? Dat zou betekenen dat u dezelfde informatie 12 keer moet herhalen. Niet zo handig
allemaal, of wel soms? Misschien wilt u items liever één keer invoeren en het vervolgens aan Outlook overlaten
om de andere keren in te vullen.
Wist u trouwens dat u in Outlook een herinnering kunt instellen voor belangrijke vergaderingen en
gebeurtenissen zodat u altijd op tijd bent? Bovendien kunt u met het kleurcodesysteem van Outlook veel
sneller uw taken en afspraken organiseren. Daarnaast kunt u in Outlook bepalen hoe de tijd in uw agenda
wordt weergegeven, zodat anderen kunnen zien wanneer u beschikbaar bent.
OUTLOOK II: MEERDERE AGENDA’S WEERGEVEN EN GEBRUIKEN
Houd meerdere planningen bij en blijf op de hoogte van
belangrijke gebeurtenissen zonder dat uw hoofdagenda
onoverzichtelijk wordt. Leer meerdere agenda's weergeven en
beheren zodat u een gaatje kunt vinden als u dat hebt en tijd
kunt maken als u dat niet hebt.
Extra Outlook-agenda's maken en deze apart houden van uw hoofdagenda
Meerdere agenda's maken en de bijbehorende planningen met elkaar vergelijken
Verschillende agenda's weergeven of verbergen, en meerdere agenda's op een overzichtelijke manier
indelen met behulp van het navigatiedeelvenster
Cursus 2007 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102063801043
Cursus 2003 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010333631043
[8]

MEERDERE PLANNINGEN BIJHOUDEN
Wanneer u in het navigatiedeelvenster op Agenda klikt, is de agenda die wordt vermeld onder Mijn agenda's
uw hoofd- of standaardagenda. Deze agenda heet altijd 'Agenda'.
Deze agenda hebt u altijd tot uw beschikking, maar u kunt ook andere agenda's hebben. Daar komen we later
op terug.
DE OMVANG VAN UW POSTVAK BEPERKEN
Leer hoe u de omvang van uw Microsoft® Outlook®-postvak binnen de perken houdt.
De grootte van het postvak en de afzonderlijke submappen weergeven.
Begrijpen waardoor een e-mailbericht groot wordt.
Berichten buiten het postvak opslaan door ze te verplaatsen en te archiveren.
Enkele eenvoudige processen in gang zetten om te voorkomen dat de e-mailberichten zich opstapelen in
uw postvak.
Cursus Outlook 2003 op http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC010294911043
BRONNEN
Ander cursusmateriaal:
- Wat je wilt weten over Outlook 2007 op Microsoft online, inclusief training en help topcis
http://office.microsoft.com/nl-be/outlook/FX100487751043.aspx
- EHBO voor je pc: http://www.ehbovoorjepc.be/search/label/agenda
- Tips voor outlook 2007: http://www.zibb.nl/web/Bedrijfsvoering/ICT/ICT-Dossiers/Office-2007/Agendabijhouden,-taken-beheren-en-e-mailen.htm
- Outlook Nederlandse startpagina http://outlook.startpagina.nl/
- Outlook 2003 naar Outlook 2007 Interactieve Menu Reference Guide:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=CC37CC1E-028D-4D30-9093-
96CC6513ECA1&displaylang=en
[9]

In opdracht van West-Vlaamse Politieschool
Docente: Ann.Deraedt@howest.be, Kortrijk, 25-29 februari 2007