Het Nieuwe Werken Door visie en veranderaanpak naar ... - Yolk

Verslag congres
Het Nieuwe Werken
Door visie en veranderaanpak
naar werkend resultaat
Pentascope
Utrechtseweg 47 • 1213 TL Hilversum • T 088 567 00 00
www.pentascope.nl • informatie@pentascope.nl
14 september 2010
Yolk BV
Nieuwe Gracht 45-47 • 2011 ND Haarlem
T 023 531 04 91• www.yolk.nl • info@yolk.nl

Zo’n zeventig mensen kwamen op 14 september naar het
voormalige sanatorium De Zonnestraal in de Hilversumse
bossen voor het congres Het Nieuwe Werken, door visie
en veranderaanpak naar werkend resultaat. Zij luisterden
naar ‘HNW-goeroe’ Henny van Egmond van Yolk en naar
een expert op het gebied van verandermanagement, Mieke
Hoekzema van Pentascope. In het Wereldcafé discussieerden
ze vervolgens enthousiast met elkaar over Het
Nieuwe Werken.
Levendige discussies op Pentascope-Yolk congres
Over Het Nieuwe Werken, verleiden en verstaanderen
Het nieuwe werken: onontkoombaar
De deelnemers aan het congres waren afkomstig
uit het bedrijfsleven en de overheid.
Hoewel hun functies en werkgevers
sterk uiteenliepen, was er één overeenkomst:
de interesse voor Het Nieuwe Werken.
Het spits werd afgebeten door Henny
van Egmond met zijn presentatie Het
Nieuwe Werken Lonkt. Henny stond als
programmamanager aan de wieg van de
invoering van Rabo Unplugged, de innovatieve
werkstijl van Rabobank Nederland.
Sinds een half jaar is hij partner bij
Yolk, waar hij zich bezighoudt met grootschalige
verander- en communicatieprocessen.
Henny begon met het belichten
van de achtergronden van het nieuwe
werken, met andere woorden: waarom
willen we het eigenlijk? Volgen Henny is
HNW onontkoombaar. Routinewerk verdwijnt
en maakt plaats voor kenniswerk,
waarbij samenwerken en het vormen van
netwerken – ook over de bedrijfsmuren
heen – essentieel zijn. De aloude ‘command
en control’-werkcultuur is daarbij
niet effectief, nieuwe, flexibele werkvormen
wel.
Medewerkers zoeken zingeving
Er is een groeiende groep ‘cultural creatives’,
die een andere manier van werken
en zingeving in hun werk zoekt. Daarbij
gaat het niet alleen om jongeren, en
ook niet alleen om creatievelingen, maar
om een veel grotere groep van nu zo’n
twee miljoen mensen. Voor hen is de belangrijkste
secundaire arbeidsvoorwaarde
een flexibele werkvorm, die beter aan-
P2
sluit op hun privéleven. Belangrijk om
rekening mee te houden in een tijd waar
er een tekort is aan hoogopgeleide professionals.
En er zijn meer trends die Het
Nieuwe Werken onontkoombaar maken,
zoals de ontwikkelingen binnen de ICT
en de veranderende wensen van de klant.
‘Organisaties worden transparanter, of ze
willen of niet,’ aldus Henny. ‘De klanten
zitten aan het stuur. Maakbaarheid is achterhaald,
we kunnen niet meer alles oplossen
met steeds meer nieuwe regels
en procedures’. Bovendien wordt MVO
steeds belangrijker voor organisaties en
Het Nieuwe Werken heeft daar een positieve
invloed op. HNW zorgt bijvoorbeeld
voor minder werkkilometers en minder
vierkante meters kantoorruimte.
Vertrouwen is de basis
Van Het Nieuwe Werken is geen definitie
te geven, er is wel een aantal ‘universele’
kenmerken, zoals tijd- en plaatsonafhankelijk
en activiteiten gerelateerd werken,
samenwerken, sturen op resultaat en het
geven van vertrouwen. Voor Henny is dat
laatste de basis van Het Nieuwe Werken.
Henny: ‘Dat is het fundament. We vinden
het doodnormaal dat we elkaar thuis vertrouwen.
Dat willen we terugbrengen in
de werksituatie. De oude stijl van controleren
en sturen op aanwezigheid is gebaseerd
op wantrouwen. Door vertrouwen
als basis te nemen, verandert bij HNW de
stijl van leiderschap. Een mooi concept
vind ik dienend leiderschap, of beter de
originele Engelse term: servant as a leader.
Dat betekent dat iedereen een leider
kan zijn, het is een rol en geen functie.’
Het belang van een heldere visie
Het verhaal van Mieke Hoekzema, senior
consultant en verandermanager bij Pentascope,
legde de brug tussen de visie
over HNW en de praktische toepasbaarheid
ervan. Zij ging meer gedetailleerd in
op hoe je door een visie en veranderaanpak
tot een werkend resultaat komt.
Zoals er niet één vorm van HNW is, is er
ook geen uniforme veranderaanpak.
Mieke: ‘Belangrijk is na te gaan wat het
beste past bij jouw organisatie.’ Zo kun
je er ook achter komen of je organisatiebreed
met een nieuwe manier van werken
begint, of start met een pilot. Het
gaat erom een aanpak te vinden waarmee
Pentascope, Yolk en Het Nieuwe Werken: 1 + 1 + 1 = 4
Pentascope en Yolk slaan de handen ineen en gaan samenwerken op het gebied
van Het Nieuwe Werken. Pentascope zorgt met haar mensgerichte aanpak
van veranderingen voor een werkend resultaat en Yolk brengt brede ervaring
in op het gebied van praktisch uitvoerbare veranderstrategieën en communicatie
rond Het Nieuwe Werken.
www.pentascope.nl
www.yolk.nl

je managers en medewerkers meekrijgt.
Een helder beeld van waar je nu staat en
een visie op waar je heen wilt als organisatie
is daarbij essentieel.
Je ambities bepalen je veranderaanpak,
aldus Mieke. Gaat het om het terugbrengen
van de vierkante meters, of wil je dat
je mensen de mogelijkheid krijgen om
overal te werken? Digitaliseren of flexibele
werkplekken kunnen een doel op zich
zijn voor de ene organisatie, terwijl de andere
een veel grotere stap wil maken en
een andere plek op de markt wil veroveren.
Mieke: ‘Al die zaken hebben een verschillende
impact. Digitaliseren op zich
heeft al een grote impact op het werk,
maar virtueel samenwerken nog meer. En
een andere verhouding tot de klant heeft
een nog grotere impact.’
Een doorlopend proces
Als je weet wat je ambitieniveau is en hebt
geanalyseerd wat de impact van de veranderingen
zijn op je organisatie, weet je ook
welke delta je te overbruggen hebt. In je
veranderaanpak ga je daar aandacht aan
geven. Ook de ingrediënten van de aanpak
verschillen dus per situatie. Maar één ding
geldt volgens Mieke voor alle organisaties
die willen veranderen: ‘Het lastigste is het
veranderen van de cultuur. Dat lukt alleen
als alles wat je doet congruent is en zich
tot elkaar verhoudt. Als je bijvoorbeeld wilt
dat medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid
nemen, dan moet dat ademen
uit alles waar ze mee te maken hebben:
van de HR-cyclus tot de veranderaanpak
zelf. Geef eensluidende signalen.’
P3
Aan de hand van een aantal lemniscaten
legde Mieke uit dat het invoeren van veranderingen
alleen succesvol verloopt als
het proces op een iteratieve manier wordt
aangepakt. ‘Het is een steeds doorlopend
proces. Je start met het bepalen van je ambities,
welk doel je wilt bereiken, waar je
begint en welke mensen je in eerste instantie
wilt meekrijgen. Je maakt samen
met je mensen een veranderaanpak, waar
zij zich persoonlijk aan verbinden. Dan
komt men makkelijker in beweging. Je legt
het resultaat onder de loep en vervolgens
ga je opnieuw door het lemniscaat om de
volgende stap in de verwerkelijking van de
visie te zetten. Het is een continu proces,
waar al werkende weg wordt geleerd vanuit
de praktijk. In de pilots en faciliterende
projecten die je hebt benoemd worden
de werkzame principes en kaders steeds
meer helder. Die inzichten gebruik je als
beginpunt voor een grotere uitrol.’
Luister naar de onderstroom
Mieke benadrukte tot slot, evenals Henny
van Egmond, hoe belangrijk het verleiden
en het meenemen van medewerkers in
elk veranderproces is. ‘En vergeet nooit de
‘onderstroom’ van je organisatie. In elke organisatie
wordt door mensen gereageerd
op hetgeen er in de bovenstroom, in managementtaal
gezegd wordt. Luister bij de
rokersplek of de koffiemachine en je hoort
hoe mensen over de veranderingen praten.
Dat kan heel waardevol zijn. Onze ervaring
is dat het effect van veranderprocessen
veel groter is als je de onderstroom
serieus neemt.’
Nieuwe inzichten
Tijdens het Wereldcafé dat op de presentaties
volgde, gingen deelnemers zelf
in groepjes aan de slag met Het Nieuwe
Werken. Om te benadrukken dat het
bij Het Nieuwe Werken niet om één aspect
gaat, maar dat een integrale aanpak
noodzakelijk is, konden ze zich aansluiten
bij een van de kwadranten: intentie, gedrag,
cultuur, en systemen, processen en
structuren. In de eerste ronde werd aan
de hand van een concrete vraag uit de
groep, met elkaar in gesprek gegaan, In
de tweede ronde werd door een anders
samengestelde groep doorgewerkt op
de inzichten uit ronde 1. In de discussies
binnen de groepen bleek al snel hoe verschillend
de vragen, uitgangspunten en
struikelblokken rond Het Nieuwe Werken
waren. De gesprekken gingen over uiteenlopende
kwesties als Arbovraagstukken,
digitale loketten, bezuinigingen en
het inleveren van werkruimte. Kennis en
ervaring werden uitgewisseld en aan het
eind van het Wereldcafé kwam elke groep
plenair met een antwoord op de eerder
geformuleerde vraag. En met nieuwe inzichten,
ook voor Pentascopers en Yolkers
die al langer bezig zijn met HNW. Zoals de
suggestie om in het vervolg te gaan ‘verstaanderen’
in plaats van vergaderen. Vergaderen
doen we zittend en verstaanderen
doen we staand. De term geeft ook
weer dat een verstaandering een stuk
korter duurt. ‘Want een goed verstaander
heeft maar een half woord nodig.’

Een aantal vragen
Veel gemeentes gebruiken HNW om
bezuinigingen door te voeren. Hoe
krijg je in zo’n situatie HNW werkend/
positief?
Plaats HNW niet alleen in het perspectief
van kostenbesparing, maar benadruk
de positieve kanten. Laat zien dat het de
kwaliteit van het werk verhoogt: dat het
leuker en effectiever wordt. Stimuleer dat
mensen de verantwoordelijkheid en invloed
die ze krijgen ook nemen. Laat medewerkers
kritisch kijken naar hun werkprocessen,
zodat ze zich bewust worden
van ingesleten patronen: wat doe ik eigenlijk,
hoe doe ik dat en waarom? Kan
het beter? Neem de ideeën die van de
werkvloer komen serieus en luister goed
naar de onderstroom.
Is HNW ook toepasbaar binnen hiërarchische
organisaties als de politie en
het leger?
Ja, als je als organisatie maar weet waarom
je op aarde bent en wat je doel is. Als
je dat goed voor ogen hebt, kun je het
‘hoe’ binnen bepaalde kaders aan het
werkveld overlaten. Het voordeel is dat je
dan als organisatie effectiever gaat werken
en dat de motivatie van de medewerkers
wordt verhoogd.
Wat is er nodig om goed te kunnen samenwerken?
Er is bewustwording nodig van de noodzaak
van beter samenwerken. En een bereidheid
om op een andere manier samen
te werken. Vertrouwen hebben in elkaar
is de basis om te komen tot een effectieve
P4
samenwerking. Daarbij gaat het ook om
vertrouwen aan de ander te geven. Als
team moet je elkaar iets gunnen. Belangrijk
is dat ook hierover het gesprek wordt
aangegaan door leidinggevenden en dat
ze samenwerken stimuleren. Daarnaast
moeten de noodzakelijke faciliteiten, zowel
fysiek als virtueel, aanwezig zijn.
Welke stijl van leidinggeven hoort bij
HNW?
Als leidinggevende is vertrouwen geven
aan je medewerkers het belangrijkste.
Creëer draagvlak, wees een coach, wees
oprecht, maak duidelijk wat je verwacht
en stuur op resultaat. Hoe medewerkers
die resultaten bereiken bepalen ze grotendeels
zelf. De ‘nieuwe’ leidinggevende
stimuleert samenwerking en waardeert
medewerkers ook buiten de gangbare
beloningssystematieken.
Hoe kun je een visie gedragen en praktisch
maken, zodat je als individu aangesproken
wordt? Hoe koppel je organisatiedoelen
aan de eigen drijfveren
van mensen?
En hebben sociale media daarbij effect?
Sociale media kunnen nut hebben, maar
zijn ook vluchtig. Ze hebben niet per definitie
impact op individuen. Als je op een
nieuwe manier gaat werken, kun je de
technologie daarbij inzetten. Maar wat
veel belangrijker is: creëer vertrouwen, ga
de dialoog aan en zorg dat je Het Nieuwe
Werken bespreekt op het niveau van
het individu. Mensen worden energiek en
enthousiast als iets henzelf raakt. Maak
de organisatie- en veranderdoelen dus
persoonlijk. Geef antwoord op de vraag:
what’s in it for me? Door kleine stappen
te zetten, medewerkers erbij te betrekken
en successen te vieren zorg je ervoor dat
de veranderingsbereidheid toeneemt.
Hoe beïnvloedt HNW de cultuur van de
organisatie?
De cultuur van een bedrijf bestaat uit een
groot aantal elementen, zoals het totaal
van het gedrag van medewerkers en gemeenschappelijke
waarden en doelen. De
cultuur zal door HNW zeker veranderen,
alleen al doordat ‘command en control’
plaatsmaakt voor de nadruk op eigen verantwoordelijkheid.
Een interessante vraag
is of er in de toekomst nog wel een collectieve
bedrijfscultuur bestaat.
Als we werkelijk gaan veranderen,
kunnen de oude en de nieuwe cultuur
dan naast elkaar bestaan?
Het Nieuwe Werken biedt medewerkers
de ruimte om te werken op de manier die
voor hun het beste is. Maar er zal altijd
een ondergrens zijn. Als de hele organisatie
gedigitaliseerd is en er is één persoon
die met een typemachine wil blijven werken,
dan kan dat niet. Het heeft alles te
maken met de stap die je wilt dat mensen
zetten en waar je organisatie staat. Misschien
kun je die stap niet in een keer zetten
en is het beter de verandering gefaseerd
in te voeren.

Deelnemers aan het woord
Celesta Kemper,
Dienst Stedelijke Ontwikkeling
Den Haag
‘Ik ben aan het kijken en luisteren
waar je tegenaan loopt als je overstapt
op Het Nieuwe Werken. We verhuizen
volgend jaar naar een nieuw
stadskantoor dat flexibel wordt ingericht,
met minder werkplekken voor
de medewerkers. Daar gaan we op
een nieuwe manier werken en dat
willen we op een goede manier aanpakken.
Ik vind het vooral interessant
te horen hoe zo’n veranderproces
verloopt.’
Bert Nievelstein,
KPN
‘We zijn bij KPN al een jaar of zes bezig
met Het Nieuwe Werken. Op mijn
afdeling van 25 man zijn gemiddeld
vijf personen aanwezig. Een gedeelte
van de medewerkers is op weg
met een dienstauto en de rest werkt
thuis of op een telewerkplek op kantoor.
Ik wil kijken of we het bij KPN
nog beter kunnen doen, daarom wil
ik ideeën opdoen en nieuwe inzichten
krijgen. Ik hoor veel herkenbaars
en ook wel nieuwe dingen, vooral bij
de presentaties.’
Emmy Clevers,
DSM
‘We zijn bezig met het implementeren
van Het Nieuwe Werken, en
ik zit in het pilot team. DSM wil dat
de werknemers flexibeler gaan werken,
dat heeft ook te maken met
het feit dat er een aantal werkplekken
verdwijnt. Daarnaast willen we
meegaan met de tijd, zodat we aantrekkelijk
blijven voor de nieuwe generatie
werknemers. Wij lopen nu tegen
een aantal praktische dingen
aan en ik vraag me af hoe anderen
hiermee omgaan.’
P5
Bjorn Grob,
Alliander
‘We willen een aantrekkelijke werkgever
blijven, een betere controle
over informatie- en kennismanagement
en efficiënt omgaan met de
huisvesting. Allemaal zaken die bij
elkaar komen in Het Nieuwe Werken,
dat we nu aan het opstarten zijn. Ik
ben hier om te kijken wat er bij andere
bedrijven leeft op dat gebied. Alliander
is verder dan ik dacht. Veel
mensen hier zijn erg oplossingsgericht
bezig, ze concentreren zich op
het ‘hoe’. Ik ben meer geïnteresseerd
in een abstracter niveau, waarbij je
kijkt naar wat het je kan brengen.’
Lando de Bruin,
Gemeentewerken Rotterdam
‘Gemeentewerken is zich aan het orienteren
op het nieuwe werken. Het
begrip is populair en vanuit HR kijken
we hoe we een aantrekkelijke
werkgever kunnen blijven. Ik kwam
inspiratie opdoen en dat is gelukt.
Vooral de presentaties vond ik interessant.’