Zorgcontinu - Arbocatalogus voor Verpleeg-, Verzorgingshuizen en ...

Voorwoord
Voor u ligt het continuïteitsplan van het verpleeghuis de Vliethoven.
Continüiteitsplan de Vliethoven
Dit continuïteitsplan richt zich specifiek op de situatie na een calamiteit en dient antwoord te geven op
de vraag: “Hoe nu verder?”. Met behulp van de beschreven taken en overige informatie moeten we in staat zijn bewoners en personeel zo snel mogelijk hulp
te verlenen, in veiligheid te brengen en schade zoveel mogelijk te beperken. De eerste actie dient van het personeel te komen waarna de externe
hulpverleningsinstanties (brandweer, ambulance, politie) in actie komen.
Aan de hand van dit continuïteitsplan dienen er periodiek oefeningen te worden gehouden ten einde bij een echte calamiteit te weten wat ons te doen staat.
December 2008,
Sanne Felix
Judith de Haan
Sandra Sulmann
1

Inhoudsopgave
Continüiteitsplan de Vliethoven
Inleiding ................................................................................................................................................................................................................................................................................ 3
1 Een ramp of calamiteit: hoe verder?........................................................................................................................................................................................................................... 4
1.1 Definitie van een ramp/calamiteit ............................................................................................................................................................................................................... 4
1.2 Continuïteit van zorg en uitstelbaarheid van zorg................................................................................................................................................................................... 5
1.3 Verantwoordelijkheden eigen en betrokken organisatie(s)................................................................................................................................................................... 7
1.4 Samenwerking ............................................................................................................................................................................................................................................... 12
2 Crisisorganisatie............................................................................................................................................................................................................................................................. 13
2.1 Crisismanagement ................................................................................................................................................................................................................................................ 13
2.2 Bereikbaarheid en alarmering ............................................................................................................................................................................................................................ 14
3 Verantwoordelijkheden per functie/ actieplan....................................................................................................................................................................................................... 16
4 Adviezen/aanbevelingen algemeen.......................................................................................................................................................................................................................... 20
5 Conclusies ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 23
6 Definiëring van begrippen ........................................................................................................................................................................................................................................... 24
7 Bronnen ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 25
2

Inleiding
Continüiteitsplan de Vliethoven
Aangezien de locatie Vliethoven gelegen is aan de rand van Delfzijl in de nabije omgeving van water, is de kans op wateroverlast groot.
Uit onderzoek is gebleken dat de zeespiegel op lange termijn met enkele meters zal stijgen. In de toekomst kan een overstroming niet uitgesloten worden.
Langdurige en hevige regenval kan, vaak in combinatie met andere factoren zoals veel smeltwater of storm, overstromingen veroorzaken. De grond raakt
verzadigd, dijken breken door, rivieren treden buiten hun oevers. Overstromingen zijn van alle tijden en hangen niet alleen samen met
weersomstandigheden. Een overstroming kan door veel factoren ontstaan. Voor Vliethoven zal dit grote gevolgen hebben, omdat deze is gelegen aan de rand
van de dijk.
Er moet dus een duidelijk lijdraad opgesteld worden om de bewoners en werknemers in veiligheid te brengen tijdens een calamiteit als wateroverlast. Dit
continuïteitsplan zal daarom van groot belang zijn voor de Vliethoven.
3

1 Een ramp of calamiteit: hoe verder?
Continüiteitsplan de Vliethoven
De essentiële vraag die in deze leidraad wordt gesteld is: Hoe verder te gaan nadat een ramp of calamiteit heeft plaats gevonden binnen de instelling? Voor
hier verder op in wordt gegaan, is het nodig dat er een nadere definitie van een ramp/calamiteit (paragraaf 1.1) en continuïteit van zorg wordt gegeven
(paragraaf 1.2). Paragraaf 1.3 beschrijft de verantwoordelijkheden van de V&V-instelling op het moment van een ramp of calamiteit. Ook de
verantwoordelijkheden van andere betrokken organisaties, zoals GHOR, gemeente, brandweer en politie worden nader omschreven.
1.1 Definitie van een ramp/calamiteit
De wettelijke definities zijn:
Een ramp is: een gebeurtenis waardoor een ernstige verstoring van de openbare veiligheid is ontstaan, waarbij het leven en de gezondheid van vele
personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate worden bedreigd of zijn geschaad en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten en
organisatie van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
In gewoon Nederlands is een ramp een ernstig incident met veel slachtoffers en/of grote schade waarvan de gevolgen zo groot zijn dat de hulpdiensten
(politie, brandweer, ambulances, ziekenhuizen) met de normale middelen en de normale organisatiestructuur het incident niet kunnen afhandelen. Er moeten
dus extra middelen ingezet worden en een speciale organisatiestructuur worden opgezet.
Een calamiteit is: iedere niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van zorg en die tot de dood van of een ernstig
schadelijk gevolg voor een patiënt of cliënt van de instelling heeft geleid
(Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, 1985).
De conclusies die uit de beide definities kunnen worden getrokken, is dat bij een ramp of calamiteit het belangrijk is de schadelijke gevolgen voor de cliënten
te voorkomen. In de Kwaliteitswet voor Zorginstellingen (Staatstoezicht op de Volksgezondheid en Inspectie voor de Gezondheidszorg, 2005) is bepaald dat
zorgaanbieders verplicht zijn tot het leveren van verantwoorde zorg. In de Kwaliteitswet voor Zorginstellingen is dit opgenomen in het onderdeel ‘zorgplicht’.
Zorginstellingen dienen de kwaliteit van de zorg systematisch te bewaken, te beheersen en te verbeteren.
4

1.2 Continuïteit van zorg en uitstelbaarheid van zorg
Continüiteitsplan de Vliethoven
Vliethoven:
Vliethoven is een verpleeghuis, waar ouderen (psychogeriatrische en somatische cliënten) verblijven, die begeleiding, behandeling of veel lichamelijke
verzorging nodig hebben. Ook wonen er mensen die na een ziekenhuisopname nog verder moeten herstellen. Aan specifieke zorg biedt Vliethoven
dagbehandeling, dag- en nachtverpleging, vakantieopname, psychogeriatrie en somatiek, korsakov.
De Vliethoven is een "gecombineerd" verpleeghuis. Dit wil zeggen afdelingen voor zowel mensen met lichamelijke klachten, als voor mensen met
psychogeriatrische problemen. Elke afdeling (met elk een eigen naam) bestaat o.a. uit enkele huiskamers, slaapkamers, toiletten en doucheruimten. De
huiskamers zijn de ruimten waar men met een vaste groep de dag kan doorbrengen. Het verpleeghuis kent enkele eenpersoonsslaapkamers, echter de
meeste dienen gedeeld te worden met meerdere bewoners.
Een deel van Vliethoven - afdelingen De Polder en De Kwelder - is vernieuwd en daar zijn voor de bewoners eenpersoonskamers. In 2010 wordt nogmaals
nieuwbouw gepleegd, zodat alle bewoners van Vliethoven een eigen kamer hebben.
Met het begrip continuïteit van zorg wordt een onafgebroken duur van te leveren zorg door zorginstellingen of zelfstandige beroepsbeoefenaren bedoeld
(GHOR Noord Oost Gelderland, 2004).
De zorginstelling heeft de verantwoordelijkheid de zorg voor de cliënten door te laten gaan onder alle omstandigheden. Dit betekent ook in een situatie van
een ramp of calamiteit. Als u de instelling goed voorbereidt op het continueren van zorg tijdens of na een ongeval of ramp, is men beter in staat
verantwoorde zorg te leveren tijdens een dergelijke situatie. Het kan voorkomen dat door de gevolgen van een ramp of calamiteit niet meer de dagelijkse,
vertrouwde zorg kan leveren aan de cliënten.
Op een dergelijk moment zullen de medewerkers van de instelling hun werkzaamheden moeten gaan prioriteren en een onderscheid moeten maken in de
uitstelbaarheid van zorg. Zorg die minder prioriteit heeft, of kan wachten, wordt niet meer of later verleend. Voorrang wordt gegeven aan zorg die niet
uitstelbaar is en een hoge prioriteit heeft.
Het is van belang dat de medewerkers in de instelling om (leren) gaan met prioritering van zorg. Mogelijk komen zij dergelijke vraagstukken al vaker tegen in
hun werk, bijvoorbeeld als een collega zich onverwacht ziek meldt. Het is aan te raden om de verantwoordelijkheden met betrekking tot de prioritering van
zorg met de medewerkers te verhelderen en de taken te verdelen.
Een thuiszorginstelling heeft dit als volgt geregeld: als het nodig is dan inventariseert de coördinerende wijkverpleegkundige de behoefte aan zorg in haar
wijk en brengt hierin prioriteiten aan. De thuiszorgmedewerkers voeren de niet uitstelbare werkzaamheden in overleg met de coördinerende
wijkverpleegkundige uit. De coördinerende wijkverpleegkundige regelt de zorg in een zodanige situatie voor zijn of haar wijk. Managers van de gebieden
houden contact met de coördinerend wijkverpleegkundigen en hebben zo een overzicht van de continuïteit van zorg van de gehele thuiszorginstelling.
Bij het prioriteren van zorg is het belangrijk dat de prioriteiten worden gelegd door het verplegende en verzorgend personeel, in overleg met hun
leidinggevende. Zij zijn immers het meest op de hoogte van de situatie van de cliënten en hun zorgbehoefte.
5

Continüiteitsplan de Vliethoven
Daarnaast is het ook belangrijk dat er op centraal niveau een monitor van continuïteit van zorg is. De vraag naar zorg en het aanbod aan zorg moet centraal
gemonitord worden zodat knelpunten opgelost kunnen worden, bijvoorbeeld door het inzetten van personeel op andere afdelingen.
Het is in het geval van een ramp of calamiteit voor de instelling erg belangrijk niet alleen rekening te houden met de veiligheid van bewoners/cliënten maar
ook van het personeel en de bezoekers. (Arbo-wet 2006)
6

1.3 Verantwoordelijkheden eigen en betrokken organisatie(s)
Continüiteitsplan de Vliethoven
Tijdens een ramp of calamiteit komen er opeens veel instanties aan te pas. Maar wat kunnen zij nu betekenen voor een V&V-instelling (verzorg- en verpleeg
instelling)? In de praktijk blijkt vaak veel verwarring te bestaan over de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende hulpinstanties. Wat behoort een
V&V-instelling zelf te regelen en wat doen andere instanties? Hierna worden de verschillende taken en verantwoordelijkheden belicht.
De V&V-instellingen
Het aanbieden van verantwoorde zorg is een verantwoordelijkheid van iedere individuele zorgaanbieder. Dit houdt in dat de V&V-instelling voorziet in
maatregelen en voorzieningen, waarmee wordt voorkomen dat de zorg op een gegeven moment wegvalt.
Een hulpbiedende zorginstelling is in grote mate afhankelijk van informatie over cliënten om het zorgproces voort te zetten. Denk bijvoorbeeld aan medicatie
en andere medische achtergronden van de cliënt. V&V-instellingen zijn verantwoordelijk de noodzakelijke medische en overige gegevens van hun cliënten
snel beschikbaar te stellen.
Een ander aspect is (indien nodig) het veilig vervoeren van cliënten naar een opvanglocatie. De artsen of medische staf, die verbonden zijn aan een verpleeg
of verzorginstelling, zijn bij een ramp of calamiteit verantwoordelijk voor de vervoersselectie. Het gaat hierbij om het maken van een selectie op basis van de
zorgbehoefte en het soort vervoer dat nodig is. Op basis van deze indicatie kan worden bepaald naar welke opvanglocatie de betreffende persoon vervoerd
kan worden. Bij een evacuatie is uw instelling verantwoordelijk om ondersteuning te bieden bij het controleren of alle cliënten daadwerkelijk geëvacueerd
zijn. Deze controle wordt in de praktijk vaak samen met brandweer en/of politie gedaan.
Naast alle verantwoordelijkheden gerelateerd aan continuïteit van zorg heeft de V&V- instelling de taak tijdens een ramp/calamiteit de
familie/vrienden/verwanten van de cliënt te informeren over de situatie van de betrokken cliënt(en). Denk hierbij aan het informeren over verblijfplaats en
gezondheid. Wanneer cliënten buiten de eigen instelling worden opgevangen, is de gemeente verantwoordelijk voor de voorlichting. Vaak in overleg met de
aangewezen (pers)voorlichters vanuit de instelling zelf worden de cliënten, hun naasten en het personeel voorgelicht. Voor wat betreft de inhoud laten zij zich
dan vaak adviseren door betrokken hulpverleningsdiensten.
Het is voor de instelling van belang dat zij beschikken over een goed werkende bedrijfshulpverlening dat aan de Arbobesluiten voldoet (zie bijlage).
Tot slot is de instelling verantwoordelijk voor het (laten) bewaken van een geëvacueerde locatie voor de langere termijn. De politie is de eerste momenten na
een ramp of calamiteit verantwoordelijk gezien hun rol als ordebewaker, daarna zal zij de bewaking aan uw instelling overdragen (GHOR Noord Oost
Gelderland, 2004).
7

GHOR
Continüiteitsplan de Vliethoven
De afkorting G-H-O-R staat voor: Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen.
GHOR Groningen draagt in de provincie Groningen, voor 25 gemeenten, zorg voor een optimale organisatie van de geneeskundige hulpverlening bij
ongevallen en rampen. Als er ergens in de provincie Groningen een ramp of groot ongeval gebeurt, moeten de slachtoffers zo goed en zo snel mogelijk
geholpen worden. De GHOR coördineert op dat moment de inzet van de geneeskundige diensten (de “witte kolom”). Onder de geneeskundige diensten vallen
de ambulancehulpverlening, ziekenhuizen, thuiszorg, GGZ, GGD, huisartsen, verpleeg- en verzorghuizen.
Bij een ongeval of ramp functioneren de hulpverleningsdiensten (zoals brandweer, politie en ambulances) in een aangepaste organisatiestructuur. Deze
structuur is vastgelegd in het “gemeentelijk rampenplan”. Het doel hiervan is om met de diverse hulpverleningsdiensten op een efficiënte wijze het ongeval te
kunnen bestrijden.
De Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) is eindverantwoordelijk voor de organisatie van de GHOR. De RGF in Groningen is tevens vakdirecteur van de
GGD. Voor de uitvoering van haar taak beschikt de RGF over een ondersteuningsbureau: GHOR Groningen. GHOR Groningen is één van de 26 GHORorganisaties
in Nederland. De 26 GHOR regio’s zijn in de meeste gevallen congruent aan de politie- en brandweerregio’s.
De GHOR is eindverantwoordelijk voor de volgende drie activiteiten ofwel rampbestrijdingsprocessen:
• Geneeskundige hulpverlening somatisch: de opvang en zorg voor gewonden, waarbij de normale spoedeisende zorg wordt opgeschaald.
• Psychosociale hulpverlening bij ongevallen en rampen (PSHOR): de collectieve opvang van slachtoffers direct na de ramp en het verlenen van
psychosociale hulp.
• Preventieve openbare gezondheidszorg (POG): de bescherming van de volksgezondheid bij ongevallen of rampen met een gevaar voor mens en milieu,
om zo (extra) gewonden of verergering van het letsel te voorkomen.
Als er sprake is van een ongeval, ramp of crisis in de provincie Groningen, dan kan de GHOR te maken krijgen met de V&V-instelling en andersom. De GHOR
kan enerzijds ondersteunen om continuïteit van zorg te garanderen. Anderzijds kan de GHOR een beroep doen op de organisatie, omdat er bijvoorbeeld
(externe) cliënten in uw instelling opgevangen moeten worden.
Bij een evacuatie heeft GHOR Groningen, samen met de Meldkamer Ambulancevervoer (MKA), de regievoering voor het transport van slachtoffers die
uitsluitend liggend vervoerd mogen worden. Vooral als de instelling een verpleeghuis betreft zal de behoefte groot zijn aan dit type vervoer. Wanneer het om
grote aantallen bedgebonden cliënten gaat dan zal de GHOR naar vervangend vervoer zoeken, bijvoorbeeld transport door middel van vrachtwagens. GHOR
Groningen houdt daarbij medisch toezicht op de opvanglocatie (zorgen voor bemensing) en de medische sociale (na)zorg van slachtoffers en hulpverleners.
Denk hierbij vooral aan de psychosociale hulpverlening (Internet: IT-1).
8

Gemeente
Continüiteitsplan de Vliethoven
In wetten, zoals de Wet Rampen en Zware Ongevallen (WRZO) en de Gemeentewet, zijn belangrijke verantwoordelijkheden vastgelegd om de veiligheid van
de personen binnen een gemeente te garanderen. Zo ook voor de gemeente waarin de V&V-instelling gevestigd is. De cliënten van de instelling zijn hierbij
een doelgroep voor de gemeente waarvoor een apart deelplan is opgenomen in het gemeentelijke rampenplan. Tijdens een calamiteit of ramp is de
gemeente verantwoordelijk voor een aantal deelprocessen (verplaatsing, voorlichting, opvang etc.) van de rampenbestrijding waar een V&V- instelling mee te
maken kan krijgen.
Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente bij een ramp of zwaar ongeval te zorgen voor passend vervoer voor cliënten van uw instelling. In de praktijk
is de samenwerking en afstemming hierover tussen de gemeente en de instelling erg belangrijk. Bij evacuatie van V&V-instellingen moet bijvoorbeeld ook
gedacht worden aan vervoerssoorten voor minder zelfredzame personen zoals rolstoelvervoer. Voor het vervoer van bedgebonden cliënten is de GHOR
verantwoordelijk.
De gemeente is verantwoordelijk voor de opvang en verzorging op de korte termijn. Vaak vindt deze opvang plaats in bijvoorbeeld sporthallen,
verenigingsgebouwen en kerken. De opvang en verzorging van evacués door de gemeente vindt plaats in afwachting van de terugkeer van uw cliënten naar
de zorginstelling of vervangende huisvesting. Wanneer de cliënten zijn aangekomen bij de opvanglocatie dienen zij geregistreerd te worden. Dit gebeurt door
het Centraal Registratie- en Informatiebureau (CRIB). Deze registratie is erg belangrijk omdat na een grote calamiteit of ramp er uiteraard altijd een grote
behoefte is aan informatie over het lot en de verblijfplaats van cliënten.
In het gemeentelijke rampenplan (Crisismanagement Groningen, 2005) is een deelplan opgenomen dat de opvang en verzorging van slachtoffers regelt. Het
gaat hierbij om het voorzien in geschikte opvanglocaties en de middelen en materialen die op deze locaties nodig zijn. Tevens stelt de gemeente een
coördinator opvang aan en zijn er hoofden voor de opvanglocaties benoemd. De gemeente voorziet in een aantal voorzieningen voor de slachtoffers, zoals de
verzorging van maaltijden, drinken, dekens en medicijnen. Het gaat hierbij om de voorziening in primaire levensbehoeften.
Zoals eerder vermeld, is de gemeente verantwoordelijk voor de voorlichting wanneer cliënten ergens anders dan in de eigen instelling worden opgevangen;
uiteraard in goede afstemming met uw instelling (GHOR Noord Oost Gelderland, 2004).
9

Brandweer
Continüiteitsplan de Vliethoven
De brandweer zal tijdens een ramp of calamiteit de bron of het effect bestrijden van de ramp of calamiteit die de gezondheid van uw cliënten in gevaar kan
brengen. Concreet kan dit bijvoorbeeld het blussen van een brand zijn of het mogelijk maken van een evacuatie.
De brandweer is verantwoordelijk voor de volgende processen van de rampenbestrijding:
• Bestrijden van de brand en de uitstoot van gevaarlijke stoffen
• Redden en technische hulpverlening
• Waarnemen en meten
• Ontsmetten van mensen en dieren
• Ontsmetten van voertuigen en infrastructuur
• Waarschuwen van de bevolking
• Toegankelijk maken van het rampterrein en opruimen
De brandweer is tijdens een ramp of calamiteit de enige partij die het onveilige terrein (het gebied waar de ramp heeft plaatsgevonden en waar de gevolgen
aanwezig zijn) mag betreden. De andere diensten, zoals ambulancehulpverleners, de politie en de gemeente, betreden het rampterrein pas als de brandweer
het terrein veilig heeft verklaard. De brandweer zorgt er dus voor dat de andere hulpdiensten en de gemeente hun werk op een veilige manier kunnen
uitoefenen. Hierbij kan gedacht worden aan het eerder genoemde toegankelijk en begaanbaar maken van wegen en terreinen, de controle van het gebouw
op achterblijvers en het verzorgen van logistieke voorzieningen voor de hulpverleners. Dit alles om de cliënten zo snel mogelijk in veiligheid te brengen
(GHOR Noord Oost Gelderland, 2004).
10

Politie
Continüiteitsplan de Vliethoven
De politie vormt de 'blauwe kolom' binnen de rampenbestrijding en speelt een belangrijke rol op verschillende terreinen. Zo is de politie tijdens een ramp of
groot ongeval verantwoordelijk voor de hulpverleningsprocessen:
• Handhaven openbare orde
• Afzetten en afschermen
• Verkeer regelen
• Begidsen
• Ontruimen en evacueren
• Strafrechtelijk onderzoek
• Identificeren van overledenen
De politie houdt zich bezig met ordehandhaving, zodat de hulpverleningsactiviteiten ongestoord kunnen verlopen en de schadelijke gevolgen van een ramp of
calamiteit voor de cliënten en personeel zo beperkt mogelijk blijven. Ook zorgt de politie voor afzetting en afscherming van het gebied, waardoor in de chaos
van een rampsituatie de bestrijding- en hulpverleningstaken niet belemmerd worden.
Wanneer er zich een ramp of calamiteit voordoet is het mogelijk dat de normale gang van het verkeer verstoord wordt. Omleiding van het verkeer gebeurt in
een dergelijke situatie door de politie. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor het regelen van aan- en afvoerroutes naar en van de plaats incident voor
de hulpverlenende diensten. Daarbij zorgt de politie voor het begidsen van de bij de hulpverlening betrokken voertuigen c.q. personen. Bij een evacuatie van
V&V-instellingen gaat het vooral om de weg wijzen naar opvanglocaties.
De politie draagt tijdelijk zorg voor de bewaking van de geëvacueerde instelling (GHOR Noord Oost Gelderland, 2004). Het gebouw zal afgezet en
afgeschermd worden, zodat onbeheerde goederen beschermd kunnen worden. Deze bewaking door de politie is dus van korte duur en u zult als V&Vinstelling
vervolgens moeten voorzien in een meer langdurige bewaking (bijvoorbeeld door middel van inzet van een particulier bewakingsbedrijf).
De politie heeft dus een duidelijke verantwoordelijkheid bij een eventuele ontruiming en evacuatie bij een ramp. De feitelijke uitvoering van een evacuatie of
ontruiming is echter een multidisciplinaire activiteit waarbij uw instelling, de gemeente, de GHOR en de brandweer nauw samenwerken met de politie.
11

1.4 Samenwerking
Continüiteitsplan de Vliethoven
Bij een ramp of calamiteit staat de continuïteit van zorgverlening aan de cliënten onder druk. Een aantal hulpverleningspartners zoals de GHOR, de gemeente,
de brandweer en de politie staan u terzijde bij een eventuele ontruiming en evacuatie. De V&V-instelling blijft uiteraard verantwoordelijk voor de continuïteit
en daarmee het welzijn van zowel de cliënten als het personeel en eventuele bezoekers.
Om dit welzijn te garanderen is de samenwerking met de hulpverleningsdiensten en de gemeente van essentieel belang. Dit is natuurlijk geen
eenrichtingsverkeer: maatregelen treffen binnen uw instelling en deze afstemmen met de hulpverleningsorganisaties, is net zo goed de verantwoordelijkheid
van de organisatie.
In de volgende hoofdstukken wordt nader ingegaan op de verschillende gevolgen van rampen of calamiteiten en hoe u daarin verantwoordelijkheid kunt
nemen.
12

2 Crisisorganisatie
Continüiteitsplan de Vliethoven
Net zoals de hulpdiensten moeten ook de medewerkers van een organisatie voor verpleging en verzorging bij rampen weten wat ze moeten doen. Een goede
crisisorganisatie kan hierbij helpen. Een crisisorganisatie is een tijdelijke structuur die de organisatie inzet om een ramp of de gevolgen ervan te bestrijden. 1
In dit hoofdstuk zal de crisisorganisatie bij Vliethoven omschreven worden.
2.1 Crisismanagement
Om de crisisorganisatie zo flexibel mogelijk in te richten en af te stemmen op de situatie wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende niveaus die een
rol spelen bij crisismanagement.
Strategisch niveau
Het strategische niveau wordt ingevuld door de directie en management van Vliethoven. Het crisisteam (directie en management) is met strategische
onderwerpen bezig. Hierbij moet gedacht worden aan de volgende taken:
- Analyse van de situatie door verzamelen van betrouwbare informatie;
- Creëren van randvoorwaarden en voorzieningen voor het optimaal functioneren van het tactische en het operationele niveau;
- Anticiperen op gebeurtenissen in de toekomst door mogelijke scenario’s uit te werken;
Het crisisteam geeft richting, bereidt voor, realiseert randvoorwaarden en lost knelpunten op.
Tactisch niveau
Op het tactische niveau zijn het de leidinggevenden van Vliethoven die ervoor zorgen dat processen goed verlopen.
Operationeel niveau
Alle medewerkers binnen Vliethoven die in uitvoerende zin bij de ramp betrokken zijn vertegenwoordigen het operationeel niveau.
1 Leidraad COBRA
13

2.2 Bereikbaarheid en alarmering
Continüiteitsplan de Vliethoven
De juiste mensen moeten zo snel mogelijk betrokken worden bij het incident. Dit geldt voor het bestrijden van de ramp, maar ook bij het omgaan met de
gevolgen van de ramp op langere termijn.
Binnen Vliethoven zal een functionaris aanwezig en bereikbaar moeten zijn die bij een ramp effectief kan optreden en de leiding neemt. Bij Vliethoven zal dit
G. van der Hoek zijn (hoofd BHV).
Ook zullen er sleutelfunctionarissen aangesteld moeten worden. Dit zullen de afdelingshoofden binnen Vliethoven zijn. Deze zullen portofoons, piepers en
mobiele telefoons bij zich hebben, zodat deze bereikbaar zijn.
Belangrijke telefoonnummers voor de Vliethoven.
Nummer centrale telefoontoestel: 0596 – 61 89 44
Fax: 0596 – 61 84 39
Meindert Kamp, locatiemanager: 0596 – 61 89 44
Calamiteitendienst De Hoven: 06 – 12 62 31 81
Brandweer Delfzijl: 0596 – 63 93 95
Politie Delfzijl: 0900 – 88 44
Ziekenhuis Delfzijl: 0596 – 64 44 44
Zeevaartschool Delfzijl (evacuatie): 0596 – 61 02 19
De taakverdeling bij een ramp zal er als volgt uitzien.
Hieronder volgen de taken van de volgende personen:
1. Hoofd BHV;
2. Locatiemanager;
3. BHV-coördinator;
4. BHV-er;
5. EHBO-post.
14

Continüiteitsplan de Vliethoven
Hoofd BHV:
• heeft de complete leiding bij calamiteiten;
• zorgt voor een geldig bedrijfsnoodplan;
• onderhoudt contacten met de overheidsinstanties (brandweer, politie, ambulancedienst);
• zorgt voor instructies en opleidingen;
• zorgt voor voldoende bezetting in de BHV-groep;
• coördineert de BHV;
• geeft leiding aan de BHV-ers;
• houdt het bedrijfsnoodplan actueel;
• zorgt voor het bijhouden van de verbandmiddelen en andere EHBO-materialen.
Locatiemanager:
• Taken procedures en verantwoordelijkheden van iedere functie beschrijven, i.o. met de functiewaarderingsdeskundige van PO en O.
• Procedures opstellen voor het opvangen van andere cliënten, i.o. met Hoofd/Coördinator BHV.
• Afspraken met de brandweercommandant vastleggen m.b.t. vervoer bij evacuatie.
• Deelname en opzetten van een crisisteam i.o. met BHV
• Voorlichting geven aan bewoners, familie en pers.
BHV-coördinator:
• de veiligheidssituatie van het werkgebied beoordelen;
• de inzet van de bedrijfshulpverleningsploeg voorbereiden;
• oefenen met de bedrijfshulpverleners;
• de inzet en de oefeningen evalueren en rapporteren;
• de middelen voor de bedrijfshulpverlening beheren en controleren.
BHV-er:
• onderkent gevaren;
• zorgt voor redding van mensen (en dieren);
• alarmeert en evacueert werknemers en andere personen;
• voorkomt uitbreiding van brand of calamiteit;
• voert bluswerkzaamheden uit;
• helpt bij ongevallen bestrijding;
• zorgt voor eerst hulp aan slachtoffers;
• geeft ondersteuning aan de ambulancedienst;
• werkt samen met de brandweer en andere hulpverlenende organisatie bij brand en/of ongevallen.
15

3 Verantwoordelijkheden per functie/ actieplan
Continüiteitsplan de Vliethoven
Locatiemanager:
• Taken procedures en verantwoordelijkheden van iedere functie beschrijven, i.o. met de functiewaarderingsdeskundige van PO en O.
• Procedures opstellen voor het opvangen van andere cliënten, i.o. met Hoofd/Coördinator BHV.
• Afspraken met de brandweercommandant vastleggen m.b.t. vervoer bij evacuatie.
• Deelname en opzetten van een crisisteam i.o. met BHV
• Voorlichting geven aan bewoners, familie en pers.
Hoofd BHV:
• heeft de complete leiding bij calamiteiten;
• zorgt voor een geldig bedrijfsnoodplan;
• onderhoudt contacten met de overheidsinstanties (brandweer, politie, ambulancedienst);
• zorgt voor instructies en opleidingen;
• zorgt voor voldoende bezetting in de BHV-groep;
• coördineert de BHV;
• geeft leiding aan de BHV-ers;
• houdt het bedrijfsnoodplan actueel;
• zorgt voor het bijhouden van de verbandmiddelen en andere EHBO-materialen.
BHV-coördinator:
• de veiligheidssituatie van het werkgebied beoordelen;
• de inzet van de bedrijfshulpverleningsploeg voorbereiden;
• oefenen met de bedrijfshulpverleners;
• de inzet en de oefeningen evalueren en rapporteren;
• de middelen voor de bedrijfshulpverlening beheren en controleren.
16

Continüiteitsplan de Vliethoven
BHV-er:
• onderkent gevaren;
• zorgt voor redding van mensen (en dieren);
• alarmeert en evacueert werknemers en andere personen;
• voorkomt uitbreiding van brand of calamiteit;
• voert bluswerkzaamheden uit;
• helpt bij ongevallen bestrijding;
• zorgt voor eerst hulp aan slachtoffers;
• geeft ondersteuning aan de ambulancedienst;
• werkt samen met de brandweer en andere hulpverlenende organisatie bij brand en/of ongevallen.
Afdelingshoofd / verpleegkundige
• Voorlichting geven over protocollen
• Protocollen ontwikkelen en up-to-date houden van deze protocollen.
• Duidelijke afspraken maken met de GGD over het opzetten van protocollen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het Landelijke
Coördinatiestructuur infectieziektebestrijding (LCI). 1
• Preventieve handelingen uitvoeren. (bijvoorbeeld voorkomen van uitbraak infectieziekten in de opvanglocatie)
• Het verzorgen voor de overdracht van de zorgdossiers bij evacuatie.
• Een overzicht maken hoe alle bewoners per afdeling vervoerd moeten worden. (bedlegerig, rolstoel, lopend etc.). Dit moet maandelijks of 3
maandelijks aangepast worden en geactualiseerd.
• Verdeling van taken van het eigen personeel bij opvang andere cliënten.
• Deelname in het crisisteam.
• Eigen bevoegdheden en bekwaamheden weten.
• Verpleegtechnische handelingen uitvoeren.
• Triage uitvoeren. (een situatieschets van gewonden maken)
• Bij slachtoffers herkennen wie er psychosociale hulp nodig heeft.
1 Bron: www.infectieziekten.info
17

ICT
• Zorgen voor een goede back-up locatie, buiten de eigen locatie.
• Deelname in het crisisteam
Continüiteitsplan de Vliethoven
Hoofd algemene dienst
• Maak afspraken met de leveranciers (Rentex, DeliXL, Sita, Mölnlyke) in geval van een ramp, vast in de contracten
• Zet contactadressen / telefoonnummers van de leveranciers in het bedrijfsnoodplan
Hoofd afdeling techniek:
• Verantwoordelijk voor noodaggregaten en Warmte Kracht Koppeling station.
• Preventieve testen van brandmeldcentrale, rookmelders en blusapparaten.
• Contactgegevens van energiebedrijven vastleggen en actualiseren.
Planner
• Beschrijving geven van de verantwoordelijkheden voor alle functies bij het inschakelen van extra personeel.
• Contact gegevens van andere locaties bekend maken voor het ‘lenen’ van extra personeel.
• Een oproepmethode voor het inschakelen van extra personeel ontwikkelen
Management team
• Ondersteunen en motiveren van de leidraad COBRA.
• Stimuleren en oefenen van het crisismanagement.
Ontruimen en evacueren
Een ieder die een handbrandmelding maakt geeft in principe opdracht voor de ontruiming. Bij een ontruimingssignaal als gevolg van een brandmelding wordt
het huis per afdeling ontruimd.
Anders dan bij een handbrandmelding kan het huis worden ontruimd als gevolg van de eerder aangegeven oorzaken.
Opdrachten hiervoor worden gegeven door:
1. De ploegleider bedrijfshulpverlening;
2. De directie;
3. Ontruimingsbevoegde.
Indien, anders dan bij brand, tot een (gedeeltelijke) ontruiming wordt overgegaan, zal deze worden begeleid door de bedrijfshulpverleningsorganisatie.
18

Verzamelplaats
Continüiteitsplan de Vliethoven
• Bij gedeeltelijke ontruiming is de verzamelplaats de centrale hal bij de receptie.
• Bij totale ontruiming is de verzamelplaats bij de Zeevaartschool Abel Tasman, Zwet 1 te Delfzijl.
Op de verzamelplaats wordt door de receptionist(e) / WAN-verpleegkundig gecontroleerd of alle personen aanwezig zijn aan de hand van een checklist.
Wanneer er een calamiteit is, zal de brandweer of de BHV-coördinator bepalen waar de EHBO-post zal worden ingericht.
als voorbeeld kan worden gegeven dat het terrein van de Zeevaartschool Abel Tasman als EHBO-post kan worden ingericht
19

4 Adviezen/aanbevelingen algemeen
Continüiteitsplan de Vliethoven
Sluiting van (delen) van de locatie.
• Stel iemand verantwoordelijk voor het berekenen van de opvangcapaciteit van Vliethoven. Deze persoon moet er dan ook voor zorgen dat deze
informatie bekend wordt bij andere instellingen (locaties De Hoven) en bij de gemeente.
• Maak duidelijk aan alle medewerkers binnen de instelling wat de rol van de gemeente is ten tijden van een ramp, bij vervoer regelen, opvanglocatie.
• Stel iemand verantwoordelijk voor de overdracht van zorgdossiers. Dit is een taak voor het afdelingshoofd. Men kan in samenspraak met de
verpleeghuisarts de overdracht laten plaats vinden.
• Maak duidelijk welke personen er mee gaan bij evacuatie om de bewoners te begeleiden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de lijst in de map
bij de receptie (omwonende werknemers). Zorg er wel voor dat er iemand is die deze mensen opvangt en stuurt.
• Stel de juiste procedures, taken en verantwoordelijkheden op van iedere functie in het geval van een ramp of calamiteit. Dit kan gebeuren door de
locatiemanager en hoofd BHV.
• Stel iemand verantwoordelijk die een afstemming maakt over de vervoersselectie. Laat deze persoon afspraken met de brandweer commandant
vastleggen. Dit is een taak voor de BHV – ploegleider.
• Zet de contactpersonen/bedrijven die over het inschakelen van extra mobiliteitshulpmiddelen en medische gebruik- en verbruikartikelen gaan vast in
het bedrijfsnoodplan.
Groot aanbod aan cliënten:
• Stel iemand aan die berekend welke extra voorzieningen getroffen moeten worden bij opvang van ‘andere’ cliënten. Laat deze persoon procedures
opstellen welke getroffen moeten worden in bij de opvang. Zet de interne opvanglocaties op papier.
• Zorg ervoor dat veranderingen binnen de instelling, die betrekking hebben op de opvangcapaciteit, vroegtijdig worden doorgegeven aan de
gemeente.
• Stel de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de verdeling van taken van hun eigen personeel in het geval dat personeel mee moet helpen bij
opvang van andere cliënten.
• Stel de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de overdracht van cliënten gegevens naar het personeel/ afdelingshoofden.
20

Continüiteitsplan de Vliethoven
Het verplaatsen van cliënten:
• Stel de BHV-ploegleider verantwoordelijk voor het regisseren en coördineren van het vervoer naar de opvanglocatie.
• Maak bekend hoeveel bewoners er zijn en op welke manier deze vervoerd moeten worden (rolstoelbus, ambulance, personenvervoer). Dit is een taak
voor het afdelingshoofd om dit in kaart te brengen. En verzamel deze gegevens in het bedrijfsnoodplan.
• De locatiemanager heeft duidelijke afspraken gemaakt met de brandweer commandant over het vervoersbedrijf dat benaderd wordt in geval van
evacuatie / verplaatsing van bewoners. Deze afspraken worden vastgelegd in een draaiboek: “verplaatsen van cliënten.
• Laat de BHV-ploegleider de obstakels bij het vervoeren van bewoners intern in kaart brengen, en met voorstellen tot eventuele
verbeteringen/oplossingen komen.
• Oefeningen uitvoeren op papier.
Tekort aan personeel:
• Zet de afspraken en wie er verantwoordelijk zijn voor het inschakelen van extra personeel vast. Breng de juiste personen hierover ook van op de
hoogte d.m.v. een draaiboek (afdelingshoofden, BHV-ploegleider)
• Zorg ervoor dat contactgegevens van andere locaties binnen De Hoven bekend zijn voor het ‘lenen’ van extra personeel. Laat dit door roostering
gebeuren.
• Stel een draaiboek op voor het opzetten van een crisisteam. Een oproepmethode hiervoor ontwikkelen.
Uitval apparatuur:
• De Hoven krijgt ook hulp van de gemeente. Zorg ervoor dat de rol van de gemeente bekend is.
• Zorg ervoor dat de ICT ook een back –up op een andere locatie heeft. Bijvoorbeeld het extern huren van een aparte ruimte/kluis.
• Zorg ervoor dat je als instelling een goede back-up hebt van je zorgdossiers. Kopieën maken
Logistieke stagnatie:
• Laat het hoofd algemene dienst in de cont(r)acten met de leveranciers duidelijke afspraken maken in het geval van een ramp.
• De contactgegevens van de leveranciers staan opgenomen in het bedrijfsnoodplan:
• DeliXL Groningen: (050) 3685555
• Sita: 050-3048020
• Rentex: 0597- 413524
• Medische groothandel:
• Mölnlyke: Fax: 0598-397454
• Houdt bovenstaande gegevens actueel middels jaarlijkse check.
21

Continüiteitsplan de Vliethoven
Uitbraak infectieziekten:
• Protocollen zijn aanwezig. Zorg er wel voor dat alle protocollen ook op dezelfde manier worden toegepast.
• Stel iemand verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de protocollen. In samenwerking met de GGD.
• De verpleegkundige kan voorlichting geven over de protocollen / ziektebeelden.
• Stel een crisisteam op. (gelijk in iedere locatie, vast stappenplan). Dit gebeurt door de locatiemanager.
Communicatie en informatie:
• De locatiemanager is verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie. Dit in samenspraak met de BHV-ploegleider. Dus ook onder het
eigen personeel.
• De locatiemanager / burgemeester zijn verantwoordelijk voor voorlichting aan de pers.
Bovenstaande punten zijn reeds uitgevoerd en dienen periodiek bijgewerkt te worden.
22

5 Conclusies
Continüiteitsplan de Vliethoven
Uit de aanbeveling blijkt dat er een aantal zaken reeds gerealiseerd zijn om de continuïteit van zorg zo optimaal mogelijk voor te kunnen bereiden in het geval
van een ramp of calamiteit.
Vliethoven heeft alles goed voor elkaar wat betreft
De uitvoering van deze aanbevelingen worden toegewezen aan verschillende functies zoals beschreven in het continuïteitsplan.
Voor de implementatie en borging is het van essentieel belang dat alle betrokkenen het nut van dit onderzoek inzien. Om dit te realiseren is het ook van
belang dat het management team achter het onderzoek staan.
Zorg ervoor dat Vliethoven goed voorbereid is op een ramp of calamiteit en dat ook hierin de cliënten/bewoner centraal staat in de uitvoering hiervan.
23

6 Definiëring van begrippen
ARBO Arbeidsomstandigheden
BHV Bedrijfshulpverlening
COBRA Continuïteit Bij Rampen
GGD Gemeentelijke Gezondheidszorg
GHOR Geneeskundige Hulp Bij Ongevallen en Rampen
HKZ Harmonisatiemodel Kwaliteitszorg
MT Managementteam
OR
V&V
Ondernemingsraad
Verpleeg- en verzorginstellingen
Continüiteitsplan de Vliethoven
Continuïteit van zorg: Het doorgaan van zorgprocessen na een calamiteit of
ramp.
Infectieziekteprotocollen: Protocollen ter voorkoming van een uitbraak van
infectieziekten.
Klankbordgroep: Een groep mensen die formeel geen zeggenschap
hebben, maar wel kritiek, aanvullingen en
verbeteringen kunnen aangeven.
Leidraad: Beknopte handleiding.
Logistieke stagnatie: Een stremming van de logistieke stroom.
Opvangcapaciteit: De hoeveelheid mensen die kunnen worden
opgevangen in een instelling.
24

7 Bronnen
Websites:
• www.helo.hanze.nl (blackboard COBRA)
• www.aburdias.nl (HKZ)
• www.dehoven.nl (intranet)
• www.ggdgroningen.nl (infectieziekten)
• www.infectieziekten.info (LCI)
Literatuur
• BHV plannen Vliethoven
• Infectieziekte protocollen
• Documentatie over gemeentelijk rampenplannen
• Leidraad COBRA conceptversie 2006
• Arbo besluitvorming FNV Bondgenoten
Alle geïnterviewden vanuit de instelling:
- Ploegleider BHV: Gerben van der Hoek
- Afdelingshoofden van alle verschillende afdelingen
- Coördinator BHV/Arbo: Tinus van der Weide
- Locatiemanager: Meindert Kamp
Continüiteitsplan de Vliethoven
25