pdf (2054Kb) - PostNL Pakketten

Parcelware Parcelware Desktop 

Desktop 

Handleiding Handleiding Import Importeren 

Import 

eren 

Parcelware Support Team 

PostNL Pakketten

Inhoudsopgave 

Inhoudsopgave 

Inleiding Inleiding 

2 

Wat Wat is is importeren? importeren? 

3 

Zendingen Zendingen importeren importeren 

3 

Import Import bestand bestand 

4 

Structuur Structuur vvan 

v an het het Excel Excel bestand bestand 

4 

Configureren Configureren van van het het importeren 

importeren importeren 

5 

Importbestand Importbestand koppelen koppelen 

5 

Import Import location location (nieuw!) (nieuw!) 

6 

Bestemmingsvelden Bestemmingsvelden selecteren selecteren 

7 

Contract Contract selecteren selecteren 

7 

Kolommen Kolommen toekennen toekennen 

8 

Land Land geadresseerde geadresseerde toekennen toekennen 

9 

Eigenschappen Eigenschappen van van uitvoeren uitvoeren 

10 10 

Starten Starten met met met importeren importeren 

11 11 

Import Import open open zendingen 

zendingen zendingen 

11 

Geavanceerd Geavanceerd importeren importeren 

12 12 

Importeren Importeren met met meerdere meerdere afzenders 

afzenders afzenders 

12 

Productkeuze Productkeuze bij bij Import Import 

13 

Een Een meervoud meervoud meervoud aan aan kolommen kolommen koppelen 

koppelen koppelen 

15 15 

Vragen, Vragen, opmerkingen opmerkingen of of suggesties? 

suggesties? suggesties? 

16 

Handleiding Importeren – Parcelware Desktop Pagina 1 van 16 

Parcelware Support Team – PostNL Pakketten maart 2012

Inleiding Inleiding 

Inleiding 

Beste relatie, 

In deze handleiding kunt u lezen hoe het importeren in Parcelware Desktop werkt. Deze functie 

is handig in combinatie met uw webshop/ordersysteem en zorgt voor een directe koppeling 

tussen uw ordersysteem en Parcelware Desktop. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat uw orders 

door middel van een bestand direct ingelezen worden in Parcelware. Deze maakt ze dan gelijk 

verzendklaar zodat u slechts nog een druk op de knop verwijderd bent van een succesvolle 

verzending. Snel en gemakkelijk. Wanneer deze functie goed ingesteld is bespaart u dit veel tijd 

en levert het u veel gemak op! 

Veel verzendgemak toegewenst, 

Het Parcelware team 

PostNL Pakketten 



Wat at at is Import Importeren? 

Import eren? 

Zending(en) Zending(en) importeren 

importeren 

Voor het importeren van meerdere zendingen is Parcelware uitgerust met een importfunctie. 

Bij het gebruiken van het importeren wordt verzenddata vanuit een bestand of database direct 

in Parcelware ingelezen. Door gebruik van deze functie zult u niet langer de zendingen 

handmatig in hoeven voeren. 

Om gebruik te maken van deze importeerfunctie dient u eenmalig de koppeling te maken 

tussen de bestandsstructuur/databasestructuur en de bestemmingsvelden binnen het scherm 

“Zending vastleggen” van Parcelware. De velden die u gebruikt in uw bestand moeten namelijk 

goed worden vertaald naar de velden zoals we die gebruiken in Parcelware. 

Figuur 1 Zending vastleggen 



Import Import bestand bestand 

bestand 

In deze handleiding zal de Import worden uitgelegd uitgaande van het gebruik van 

een voorbeeld Microsoft Excel bestand. 

Structuur Structuur va van va n het het Excel Excel bestand 

bestand 

In het Excel bestand, van hieraf aan het importbestand genoemd, zal voor de 

bestemmingsvelden; Naam1, Naam1, Postcode, Postcode, Huisnummer Huisnummer en Land Land een kolom moeten worden 

gecreëerd. Hiermee wordt voldaan aan de minimale invoer voor zendingen binnen Nederland. 


Parcelware Support Team – PostNL Pakketten maart 2012 

Figuur 2 Bestandsstructuur 

De kolomnamen in dit bestand hoeven niet dezelfde te zijn als hiervoor beschreven. Een export 

uit een webshop kan bijvoorbeeld andere namen meegeven aan de kolommen. De kolommen 

dienen enkel goed aan de bestemmingsvelden gekoppeld te worden. Parcelware maakt dan 

voortaan de juiste ‘vertaling’ naar de velden die in Parcelware worden gebruikt. 

Elke rij binnen het import bestand zal worden behandeld als een aparte zending, en er bestaat 

geen limiet aan het aantal zendingen dat per bestand ingelezen kan worden. Wel dient er 

rekening gehouden te worden met de processorsnelheid van de machine waarop het 

importeren plaatsvindt. Wanneer u zeer veel zendingen in één keer wilt importeren, kan uw PC 

hier problemen aan ondervinden.

Configureren 

Configureren Configureren van van het het het importeren 

importeren 

Importbestand Importbestand koppelen 

koppelen 

Om het importbestand te koppelen dient in het “Zendingen” menu “Import” te worden 

gekozen. “Import” kan tevens via het dashboard benaderd worden. 



Figuur 3 Import 

Hier zal: “Nieuw” gekozen moeten worden om de koppeling te maken tussen het 

importbestand en de bestemmingsvelden van “Zending vastleggen”(Figuur 1). In het veld 

‘Naam’ kunt u een naam opgeven voor de verzameling aan instellingen die u vervolgens 

opgeeft. 

Figuur 4 Importeeroverzicht 

Figuur 5 Type gegevensbron

Na het selecteren van het type gegevensbron kan het pad (locatie) worden 

gekozen en een importbestand van dat type worden geselecteerd. 

Figuur 5 Gegevensbron selecteren 

Bij de keuze voor een Excel bestand zal het Werkblad geselecteerd moeten worden. Indien zich 

kopteksten in het bestand bevinden kan dat hier worden aangegeven. Een bestand met een 

enkel werkblad levert in sommige gevallen problemen op bij het benaderen. Er dient dan een 

extra werkblad aan het Excel bestand te worden toegevoegd. Met de knop “Weergeven…” zal de 

data in het bestand worden weergegeven. 

Import Import location location (nieuw!) 

(nieuw!) 

‘Import location’ biedt de mogelijkheid om een bestand dat online staat als importeer bestand 

te gebruiken. Dit bestand dient aan dezelfde voorwaarden te voldoen als een bestand dat vanaf 

de lokale harde schijf gebruikt wordt voor het importeren van zendingen. 



Bestemmingsvelden Bestemmingsvelden selecteren 

selecteren 

Contract Contract selecteren 

selecteren 

Als het juiste Werkblad gekozen is zullen de kolomnamen worden weergegeven in het veld 

‘bron’. Eerst zal het te gebruiken contract geselecteerd moeten worden, ook wanneer er maar 

één contract in de applicatie is ingeladen. De geselecteerde afzender zal als afzendadres op de 

verzendlabels worden afgedrukt. 

Figuur 6 Parcelware-database 



Het te gebruiken contract kan worden geselecteerd uit de Parcelware-database. 

Door bij “Bestemming” het veld “Ref. nr. afzender” te selecteren zullen alle 

beschikbare keuzes in het veld “Parcelware-database” worden weergegeven. Dit geldt ook voor 

de velden “Ref. nr. klant” , “Naam contract”, en “Productcode”. Om de gekozen informatie te 

koppelen kunt u het icoontje dat links van het veld staat oppakken en verslepen naar het 

bijbehorende bestemmingsveld. 

Kolommen Kolommen toekennen 

toekennen 

toekennen 

Nadat het contract en de afzender gekozen zijn kunnen de kolommen aan de 

bestemmingsvelden worden toegekend. Door de weergegeven kolomnamen naar het 

bestemmingsveld toe te slepen kunnen de koppelingen gemaakt worden. 

Figuur 7 kolommen toekennen 



Land Land geadresseerde geadresseerde toekennen 

toekennen 

Bij het invoeren van het land van bestemming/land geadresseerde zal er een keuze 

gemaakt moeten worden tussen het invoeren van de volledige landsnaam of de ISO landcode. 

De gekozen invoer kan onder “Opties” worden aangegeven. 

• Een volledige landnaam is bijvoorbeeld ‘Nederland’ 

• Een ISO landcode is bijvoorbeeld ’ NL’ 

Figuur 8 Invoer selectie “Land” 



Eigenschappen Eigenschappen va van va n uitvoeren 

uitvoeren 

Nu de bronvelden aan de bestemmingsvelden gekoppeld zijn, kunnen de zendingen 

worden geïmporteerd. Voordat er gestart wordt met het importeren kunnen de eigenschappen 

van uitvoeren worden gekozen. 

Figuur 9 Import eigenschappen 

Aut Automatisch Aut omatisch starten starten starten met met Parcelware 

Parcelware 

Parcelware 

Deze Importdefinitie zal opstarten als Parcelware opgestart wordt. 

Wachten Wachten op op verdere verdere gegevens 

gegevens 

Hier kan aangegeven worden om hoeveel seconden het bij eigenschappen aangegeven pad 

(locatie van bestand) zal worden gecontroleerd op nieuwe bestanden. 

Gebruik Gebruik jokerteken 

jokerteken 

jokerteken 

Door in het veld *.xls in te voeren zal elk .xls bestand in het bij eigenschappen aangegeven pad 

(locatie van bestand) worden geïmporteerd. Deze functie heft het gebruik van de 

bestandsnaam zoals in de eigenschappen vermeldt op. 

Bronbestand Bronbestand archiveren/Voorgoed archiveren/Voorgoed verwijderen 

verwijderen 

Bij geen selectie zal het bestand blijven staan op de plek waar die zich bevindt. ‘Archiveren’ zal 

het importbestand na gebruik verplaatsen naar de ‘ImportTrash directory’ in de Parcelware map 

op de harde schijf. ‘Verwijderen’ zal het importbestand voorgoed verwijderen. 



Onmiddellijk Onmiddellijk verwe verwerken/Printdialoog verwe rken/Printdialoog uitschakelen 

uitschakelen 

Bij de selectie onmiddellijk verwerken worden de zendingen niet eerst in de lijst 

“Import Open Zendingen” opgenomen. Geïmporteerde zendingen kunnen in deze 

lijst gecontroleerd en indien nodig aangepast worden. Bij de selectie onmiddellijk verwerken zal 

die stap worden overgeslagen; de zendingen worden direct doorgestuurd naar de lijst “Open 

zendingen.” 

Indien “Printdialoog uitschakelen” wordt aangevinkt in combinatie met “Onmiddellijk 

verwerken” zullen de verzendlabels direct uitgeprint worden. 

Starten Starten met met importeren 

importeren 

Door de knop “Starten” te gebruiken wordt de import gestart. Onderaan het Import 

eigenschappen scherm kan de status van het importeren gevolgd worden. 

Afhankelijk van de “Eigenschappen van uitvoeren” zullen de geïmporteerde zendingen worden 

verwerkt. 

Import Import Open zendingen 

zendingen 

Indien de zendingen niet direct worden verwerkt of de adressen fouten bevatten zullen deze in 

de lijst “Import Open Zendingen” worden opgenomen. In de kolom fout van deze lijst zal het aan 

te passen bestemmingsveld worden weergegeven. Indien gewenst kan met het context menu 

de afdruk functie worden geselecteerd. 



Geavanceerd Geavanceerd Importeren 

Importeren 

De volgende velden zullen worden gebruikt bij het voorbeeld Geavanceerde Import: 

RefNr;SendRef;ClientRef;Contract;XM 

RefNr;SendRef;ClientRef;Contract;XML;IBANAfzender;Ccname;Shipment 

RefNr;SendRef;ClientRef;Contract;XM 

RefNr;SendRef;ClientRef;Contract;XML;IBANAfzender;Ccname;Shipment 

L;IBANAfzender;Ccname;ShipmentCount;ShipRemark;RecRef;RecTitle;Naa 

L;IBANAfzender;Ccname;Shipment Count;ShipRemark;RecRef;RecTitle;Naa 

m1;Naam2;Naam3;Building;Door;Floor;Department;Postcode;Huisnummer;HuisnummerExt;Straat;Plaa 

m1;Naam2;Naam3;Building;Door;Floor;Department;Postcode;Huisnummer;HuisnummerExt;Straat;Plaats;District; 

m1;Naam2;Naam3;Building;Door;Floor;Department;Postcode;Huisnummer;HuisnummerExt;Straat;Plaa ts;District; 

Region;Land;RecTel;RecMob;RecInfo;RecFax;RecMail;RecTax;RecRemark 

Region;Land;RecTel;RecMob;RecInfo;RecFax;RecMail;RecTax;RecRemark 

3085;10;10;PostNL 3085;10;10;PostNL Pakketten 

Pakketten------ 

Pakketten 

------ ------- ------ 

;"";BBE001; Kostenplaats7;;ShipRemark;1;de 

Kostenplaats7;;ShipRemark;1;deHeer;Pakket;Lineair;;Buildi 

Heer;Pakket;Lineair;;Buildi 

ng;Door;Floor;Department;2132JB;2;;; 

ng;Door;Floor;Department;2132JB;2;;;;District;Region;Nederland;RecTel;RecMob;RecInfo;RecFax;RecMail;RecTax; 

ng;Door;Floor;Department;2132JB;2;;; ;District;Region;Nederland;RecTel;RecMob;RecInfo;RecFax;RecMail;RecTax; 

;District;Region;Nederland;RecTel;RecMob;RecInfo;RecFax;RecMail;RecTax; 

RecRemark 

RecRemark 

Importeren Importeren met met meerdere meerdere afzenders 

afzenders 

Om te importeren met uitgebreide opties zal er met meerdere velden gewerkt moeten worden. 

In het eerdere voorbeeld werd uitgegaan van een situatie waarbij gebruik gemaakt werd van 

slechts 1 contract en 1 afzender. Natuurlijk is het ook mogelijk om te importeren met meerdere 

contracten en meerdere afzenders. 

Om van deze optie gebruik te maken zullen er in het import bestand extra velden moeten 

worden toegevoegd: 

Figuur 10 Geavanceerde Bestandsstructuur 

Om bij het importeren de afzender te selecteren moet in het import bestand de structuur 

worden aangepast en moetenkolommen worden toegevoegd met verwijzingen naar het 

“referentienummer van de afzender”, “referentienummer van de klant” en de “naam van het 

contract”. Hiermee kan voor elke zending worden aangegeven van welke afzender gebruik 

moet worden gemaakt. 



De gegevens die in deze drie kolommen ingevuld dienen te worden zijn terug te 

vinden onder het tabblad “Klanten” in het “Afzenders” menu onder 

“Stamgegevens”. 



Figuur 11 Tabblad Klanten 

Productkeuze Productkeuze bij bij Import 

Import 

Bij het importeren is het mogelijk per zending aan te geven welk product en welke aanvullende 

dienst er zal worden gebruikt. Dit wordt gedaan met behulp van XML codes, deze codes zijn 

terug te vinden in de setup map van Parcelware Desktop. Deze krijgen dan een eigen kolom in 

het importbestand: 

Figuur 12 XML Kolom

De kolom met XML codes wordt gekoppeld aan het bestemmingsveld “Producten 

en aanvullende diensten”. Nadat het veld “Producten en aanvullende diensten” 

gekoppeld is zal een aantal bestemmingsvelden geen koppelingsmogelijkheden 

meer bieden. 

Figuur 13 XML koppelen 

De gegevens die bestemd zijn voor de velden met een STOP markering zullen aangevuld 

worden met data uit de XML codes. De overige velden kunnen door middel van kolommen in 

het Excel bestand worden ingevuld. 



Een Een meervoud meervoud aan aan kolommen kolommen koppelen 

koppelen 

koppelen 

Op de afbeelding hieronder is te zien dat meerdere kolommen aan hetzelfde 

bestemmingsveld gekoppeld kunnen worden. 

Figuur 14 Meerdere kolommen koppelen 

Een spatie tussen gekoppelde kolommen kan worden ingegeven door in het veld constante 

waarde een teken in te voeren. Deze kan dan worden gekoppeld aan het bestemmingsveld. Na 

koppeling kan dit teken worden vervangen door een spatie. De gekoppelde gegevens zullen op 

dezelfde regel op de label worden afgedrukt, niet onder elkaar. 



Vragen, Vragen, opmerkingen opmerkingen of of of suggesties? 

suggesties? 

Het is natuurlijk mogelijk dat u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft. Kijkt u dan 

eens op onze website waar ook instructievideo’s staan: 

http://www.postnlpakketten.nl/klantenservice/veelgestelde- 

http://www.postnlpakketten.nl/klantenservice/veelgestelde 

vragen/parcelware/instructievideo 

vragen/parcelware/instructievideo-parcelware.aspx 

vragen/parcelware/instructievideo parcelware.aspx 

Voor overige(veelgestelde) vragen kunt u kijken op: 

http://www.postnlpakketten.nl/klantenservice/veelgestelde 

http://www.postnlpakketten.nl/klantenservice/veelgestelde-vragen/parcelware/ 

http://www.postnlpakketten.nl/klantenservice/veelgestelde vragen/parcelware/ 

Wellicht heeft u ook nog suggesties of opmerkingen voor ons die op deze handleiding of op de 

software van toepassing zijn. We luisteren graag naar onze klanten en nemen uw input en 

feedback serieus. Zo kunnen wij onze dienstverlening verbeteren zodat u daarvan profiteert. 

Voor vragen, opmerkingen of suggesties kunt u altijd een e-mail sturen naar: 

parcelware@postn 

parcelware@postnl.n 

parcelware@postn 

parcelware@postnl.n 

l.nl 

l.n

pdf (2054Kb) - PostNL Pakketten

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?