Laatste notulen VvE vergadering - De 4 Windstreken - Home

VvE Nieuwendamlaan 308 t/m 560 te Den Haag
Notulen Algemene ledenvergadering gehouden op
Donderdag 4 april 2013
1. Opening, stemmenaantal en vaststelling agenda
De heer Frans Top opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.
De mensen achter de tafel, te weten Wim van Niel, Pieter Ragetlie en Frans Top worden in
het kort voorgesteld.
Dit is de 1 e vergadering in de volledig gerenoveerde Zonneband. De zaal is opgeknapt met
vrijwilligers. Het resultaat mag gezien worden.
De leden van de overige commissies (parkeren, kas- en schoonmaak) worden ook
voorgesteld.
Een speciaal welkom is er aan de penningmeester van de bewonersvereniging.
Er wordt kort stil gestaan bij 3 overledenen, te weten mw. Van Krieken en de heren van der
Laan en Karsten. Tegenover dit verlies staan ook een aantal geborenen in ons complex.
Er zijn 83 van de 127 stemmen inclusief volmachten aanwezig. Dit betekent dat er voldoende
stemmen aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen.
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
2. Mededelingen van de adviescommissie en ingekomen stukken
Er is 1 ingekomen stuk binnen gekomen van de familie van der Toorn. Dit punt wordt tijdens
de rondvraag besproken. N.a.v. de notulen is een ingezonden stuk binnen gekomen van de
heer Kokkelink. Dit stuk wordt besproken tijdens agendapunt 3 en 8.
Als bijlage is een overzicht toegevoegd van de adviescommissie.
Niet meer herkiesbaar is mw. Kleijn en de heer Kokkelink wordt voorgedragen voor ontslag.
Verkiesbaar zijn de heren van der Zwaard (website) en Dekker (parkeerbeleid). Beide heren
worden unaniem gekozen in de adviescommissie.
De heer Kokkelink vraagt naar de argumenten voor zijn voordracht voor ontslag. Als redenen
worden aangedragen, het niet functioneren, het tijdens vergaderingen “spelen” met de
smartphone, het verkeerd parkeren (voorbeeldgedrag) en het niet naleven van besluiten van de
ALV betreffende het aanbrengen van de schotel. De heer Kokkelink is het niet eens met zijn
voordracht. Met 1 stem tegen wordt zijn ontslag goedgekeurd.
3. Bespreken en goedkeuring notulen van de vergadering d.d. 12 april 2012
Pagina voor pagina worden de notulen doorgenomen.
Pagina 1 is akkoord.
Pagina 2 is akkoord met de verduidelijking dat met de alinea over de vuilniszakken bedoeld
wordt dat deze gewoon opgehaald worden. Dit is ook met Stienstra besproken.
1

Pagina 3 is akkoord met de aanvulling dat onder de punten 23 t/m 27 het alternatief voor de
slagboom, de pasjes geworden zijn.
Pagina 4 is akkoord met de opmerking dat bij alinea 2 gesproken wordt over een offerte. Dit
moet zijn een prijsindicatie. Volgens de heer Kokkelink heeft er geen formele stemming
plaats gevonden over het wel of niet verwijderen van de schotel en is toetsing door de TC pas
na de vergadering besproken. Een groot aantal bewoners zijn het niet eens met de
opmerkingen van de heer Kokkelink.
Pagina 5 is akkoord.
Pagina 6 is akkoord, waarbij complimenten gemaakt worden aan de bewoners hoe zij omgaan
met de scooter- en motorplaatsen. Onder de luifels kom je geen scooters/motoren meer tegen.
De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld.
4. Toelichting op de jaarrekening over 2012,
Een korte toelichting wordt gegeven op de jaarrekening 2012 en de vragen worden
beantwoord.
Het jaar is afgesloten met een positief resultaat. Voorgesteld wordt om het resultaat toe te
voegen aan de reserve. Er zijn meerdere spaarrekeningen geopend om gebruik te kunnen
maken van het garantiestelsel.
De warmtekosten liggen flink hoger dan begroot. Dit heeft vooral te maken met de strenge
winter. Er wordt niet bemeterd. De splitsingsakte laat hier geen ruimte voor.
Er zijn nauwelijks achterstanden.
5. Verslag kascommissie betreffende de jaarrekening 2012, goedkeuring van deze
jaarrekeningen het verlenen van decharge aan de bestuurder.
Namens de kascommissie geeft mevrouw Kraaiveld een toelichting. Samen met mevrouw van
Niel heeft zij de kascontrole uitgevoerd.
Zij zijn als volgt te werk gegaan. Als eerste is een controle uitgevoerd, vervolgens is een
vragenlijst opgesteld en de vragen en antwoorden hierop zijn besproken met VT 2000 op
kantoor.
Conclusie van de kascommissie is dat de administratie verbeterd is en een stuk inzichtelijker
is geworden voor de controle.
Op de vraag waaruit deze verbetering blijkt, wordt geantwoord dat:
• Het toezicht op achterstanden verbeterd is;
• Betere uitleg gegeven wordt;
• Betere communicatie is;
• Duidelijkere grootboekoverzichten verstrekt worden.
De kascommissie adviseert de leden de jaarrekening goed te keuren en decharge te verlenen
aan de bestuurder.
De kascommissie is herkiesbaar. Unaniem wordt de kascommissie voor een jaar benoemd en
wordt bedankt voor haar controleactiviteiten.
2

De volgende besluiten worden unaniem genomen, te weten:
• Goedkeuring van de jaarrekening 2012;
• Toevoegen van het positieve resultaat aan de reserve;
• Decharge verlenen aan VT 2000 BV.
6. Meerjaren onderhoudsplan
Bij de agenda is een overzicht toegevoegd van de voorgestelde werkzaamheden die in 2013
uitgevoerd worden. Wim van Niel heeft hier veel tijd in gestopt samen met de
vertegenwoordigers van Oosterhaghe om goed onderhoud te realiseren. Een toelichting wordt
gegeven op een aantal van de voorgestelde onderhoudswerkzaamheden, te weten:
Punt 17: Het pad wordt opgehoogd om op een goede manier binnen te komen. De automaat
aan de voorzijde, verhuist naar de achterkant en bij de voorzijde wordt een nieuwe automaat
(dranger) geplaatst.
Punt 14: Er zijn heel veel sleutels in omloop. Vandalisme is al gepleegd. Er komt een nieuw
sleutelsysteem voor de technische ruimtes met verschillende autorisaties.
Punt 11: Er wordt 1 harnas aangeschaft. Ditzelfde wordt ook gedaan door Oosterhaghe. Door
het aanbrengen van valbeveiliging op het dak, loopt de VvE geen risico om aansprakelijk
gesteld te worden.
Punt 5: Hiermee wordt bedoeld, de tegelvloeren op de etages. Dit is een stelpost.
Punt 1: Dit speeldak moet gereinigd worden om lekkages te voorkomen en de levensduur van
het dakbedekking te verlengen. Door de voorzitter wordt gewezen op de klussenlijst die
opgehangen is. U kunt zicht opgeven als vrijwilliger. Met uw bijdrage kunnen wij
besparingen realiseren en de bijdragen op niveau houden.
Punt 13 en 19: Er wordt een nieuwe kabel van boven naar beneden getrokken. De huidige
kabel is poreus met als gevolg vele storingen aan de ventilatie. Verder worden alle kabels op
het dak ordentelijk bevestigd.
Punt 22: Mandaat wordt gevraagd verder onderzoek te doen naar zonnepanelen op het dak of
bij SolarGreenPoint. SolarGreenPoint biedt, als ons dak van de flat niet geschikt is, een dak in
het zonnepark van hun organisatie aan. Elektriciteit wordt duurder en er zijn
subsidiemogelijkheden. Er moet nog onderzoek gedaan worden naar de kosten, afschrijvingen
terugverdientijd, kwaliteit van de zonnepanelen. De adviescommissie krijgt mandaat om een
bedrag van 20.000 euro te besteden aan zonnestroom. Gabrielle Kraaiveld en Dieneke van der
Toorn melden zich aan om in de commissie zitting te nemen.
Vanuit Oosterhaghe, de heer Ton van der Meide is hiervan aanwezig, is nog geen
belangstelling. Zij wachten de resultaten af van het onderzoek.
Punt 23: Vanwege de herkenbaarheid wordt voorgesteld om een banier aan te schaffen. Er
zijn 70 voorstemmers, 11 tegenstemmers en 2 onthoudingen. Er ligt een ontwerp.
Punten 24 t/m 29: Ondanks dat herstelwerkzaamheden zijn uitgevoerd, is de kwaliteit van het
schilderwerk op de 12 e en 13 e verdieping niet goed. Om houtrot te voorkomen wordt voor-
gesteld om deze verdieping opnieuw te schilderen. De frequentie van deze verdiepingen ligt
hoger omdat deze zwaar belast en deels onbeschut zijn. Over van Lochem zijn wij tevreden.
3

Punt 25: De loodslabben en spouwlood moet vervangen worden. Er zijn verschillende
lekkages (geweest). Trespa wordt aangebracht dat onderhoudsarm is.
Volgend jaar staan de vloeren, balkons en liftschacht in de planning.
Punt 30 t/m 37: Tijdens de vorige vergadering is al mandaat ontvangen voor uitvoering van
deze werkzaamheden. Tot op heden is dit nog niet nodig geweest en is een pasjessysteem
ingevoerd. De heer Ronald Dekker geeft een toelichting hierop. Het systeem werkt uitstekend
mede door de parkeerwachters maar zeker ook door de eigen bewoners. Tot nu toe zijn er
maar circa 30 overtredingen geconstateerd. Extra controleurs zijn altijd welkom.
Het moment dat betaald parkeren wordt ingevoerd, komt letterlijk en figuurlijk dichter bij.
Indien betaald parkeren wordt ingevoerd, zal het eigen terrein afgesloten moeten worden.
De Gemeente probeert alle VvE’n in de omgeving te mobiliseren. De VvE blijft strijdbaar om
betaald parkeren buiten de deur te houden, maar dat zal een moeilijke zaak zijn..
Het systeem van Oosterhaghe dat als pilot heeft gediend voor de gemeente, gaat verder
uitgerold worden. Voor de gemeente zijn parkeergelden extra inkomsten. Bij dit systeem kan
je gratis inbellen. Een 2 e auto per appartement is erg kostbaar.
De parkeercommissie wordt bedankt voor haar activiteiten en werkzaamheden.
Unaniem wordt het onderhoudsplan 2013 goed gekeurd. Bij de stemming over de banieren
waren een aantal tegenstemmers en onthoudingen.
7. Bespreken en vaststellen begroting 2013 en de maandelijkse VvE bijdrage
Het voorstel is de begroting goed te keuren en de bijdragen gelijk te houden. In de begroting
is rekening gehouden met een overstap naar een ander schoonmaakbedrijf.
Unaniem wordt de begroting 2013 goed gekeurd en de bijdragen worden gelijk gehouden.
Als bijlage bij de agenda is een tekst opgenomen met een aantal besparingstips voor water.
Lees dit aandachtig door, dit kan de VvE , dus u, veel kosten besparen.
8. Goedkeuring verlenen aan het starten van een juridische procedure om een schotel te
verwijderen
Aan de vergadering wordt een mandaat gevraagd voor het starten van een juridische
procedure om de schotel/antenne van de heer Kokkelink te (laten) verwijderen.
Hieraan ten grondslag ligt een besluit genomen tijdens de ALV van 28 maart 2011. Vorig jaar
is er gediscussieerd over de mogelijkheden van een GSO en is uitstel verleend van 3
maanden. Tot op heden is de schotel/antenne niet verwijderd.
Volgens de heer Kokkelink is het GSO project uit zijn handen genomen. Dit is niet correct. Er
was te weinig voortgang in en te weinig animo vanuit de bewoners.
Volgens de heer Kokkelink is er jurisprudentie en gaat hij de rechtszaak winnen.
4

Met 1 stem tegen wordt mandaat verleend om een juridische procedure te starten. Rijsenbeek
gaat namens de VvE de procedure starten. Bij Rijsenbeek loopt een rechtsbijstand
abonnement.
9. Goedkeuren van de incassoprocedure
Het voorstel is de incassoprocedure voor een jaar vast te stellen. Unaniem wordt de
incassoprocedure die niet gewijzigd is, vastgesteld.
De incassoprocedure zal op de site vermeld worden.
10. Afsluiten nieuwe overeenkomst voor schoonmaak en liftonderhoud
Vanuit de VvE is samen met vertegenwoordigers van Oosterhaghe een marktonderzoek
uitgevoerd. Er zijn verschillende bedrijven benaderd en gesprekken gevoerd. Er zijn vragen
gesteld over hoe de werkzaamheden uitgevoerd worden, hoe de controle op het werk
uitgevoerd wordt en er zijn referenties nagevraagd. De onderzoekstukken zijn beschikbaar en
liggen ter inzage.
De commissie heeft een voorkeur voor Vrolijk omdat zij ook nog eens financieel de beste
aanbieding hebben gedaan.
Het voorstel is om het contract met de huidige schoonmaker op te zeggen en een
overeenkomst af te sluiten met Vrolijk.
Unaniem besluit de vergadering om een overeenkomst aan te gaan met Vrolijk.
Het personeel kan overgenomen worden maar wel op de niveau- en kwaliteitsvoorwaarden
van Vrolijk. Vrolijk zal een toets uitvoeren, voor de VvE mag er een andere schoonmaker
komen.
Het contract met Schindler loopt af per 1 januari 2014. Het voorstel is om een
onderhoudscontract af te sluiten met een andere onderhoudspartij tegen gelijke condities maar
met betere prijzen. De verwachting is dat een besparing gerealiseerd kan worden van 30%.
Het voorstel wordt unaniem aangenomen om over te stappen naar een andere
onderhoudsfirma. Oosterhaghe doet ook mee.
11. Aanpassing Huishoudelijk Reglement (HR)
Er zijn geen aanpassingen aan het HR. Wellicht ten overvloede wordt gemeld dat als sanctie
een boete opgelegd kan worden van € 50,00, onder anderen, bij foutief parkeren.
12. Rondvraag.
De familie van der Toorn vraagt wanneer de entree verder verfraaid wordt? Het duurt erg
lang. Doordat de tegelwerkzaamheden niet naar tevredenheid uitgevoerd zijn, zijn de vervolg
werkzaamheden blijven liggen. In de 3 e week van april wordt gestart met het vervolg van de
werkzaamheden. De werkzaamheden houden in:
• Schilderen wanden;
• Schilderen liftdeuren (binnen- en buitenzijde) op de entree;
• Schilderen kozijnen en deuren;
• Bijwerken en repareren beschadigingen brievenbussen;
• Gele streep voor de entree wordt geel onderbroken (alleen laden en lossen toegestaan);
Nadat deze werkzaamheden zijn verricht wordt de vloer geïmpregneerd i.o.m. de nieuwe
schoonmaak firma.
5

De verwarming staat ’s-nachts aan?
Het kan zijn dat de verwarming warm aanvoelt. Dit heeft te maken met de weersafhankelijke
instelling van de stadsverwarming. De warmtewisselaar zorgt voor de doorgifte van de
warmte echter overdag kan een doorgifte temperatuur bereikt worden van 90 graden terwijl
dit in de nachtelijke uren maximaal 40 graden betreft.
Een beroep wordt gedaan door 1 van de bewoners aan de heer Kokkelink op zijn redelijkheid
en de schotel/antenne te verwijderen. Hier wil de heer Kokkelink niet aan voldoen. Op zijn
vraag wie er nu echt tegen deze schotel is, worden zeer veel handen opgestoken.
Kunnen er nieuwe tegels komen om de vlaggenmast?
Ja, echter er loopt nog een procedure tegen Stienstra.
Op de13e etage zit geen leuning. Besloten werd in 2012 om die te plaatsen. In afwachting van
de procedure tot het plaatsen van een traplift is hiermee gewacht. Wordt nu alsnog geplaatst.
Kan er in de algemene ruimten led verlichting aangebracht worden?
Vooralsnog niet, staat niet op de agenda. Een voorstel wordt eerst uitgewerkt.
Een oproep wordt gedaan aan alle bewoners om het grof vuil te deponeren op de daarvoor
aangewezen plekken maar in ieder geval niet op het eigen terrein.
Alle zaken die hier besproken zijn, hebben betrekking op de VvE. De adviescommissie maakt
onderdeel uit van de VvE.
13. Sluiting.
Om 22.05 uur sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging van ieders aanwezigheid
en betrokkenheid. Gewezen wordt op de klussenlijst. Hierop kunt u uw naam vermelden als u
mee wilt werken aan bepaalde klusactiviteiten.
6

Genomen besluiten
• Goedkeuring van de notulen van 12 april 2012;
• Herbenoeming van de adviescommissie met uitzondering van mevrouw Kleijn en de heer
Kokkelink;
• Benoeming van de heren van der Zwaard en Dekker in de adviescommissie
• Goedkeuring van de jaarrekening 2012;
• Het positief resultaat toevoegen aan de reserve;
• Decharge aan bestuurder over het gevoerde financiële beleid;
• Het herbenoemen van de kascommissie;
• Goedkeuring van de MJOP en de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden 2013
• Goedkeuring van de begroting 2013 inclusief het gelijk blijven van de bijdragen;
• Mandaat verlenen aan de bestuurder om een juridische procedure te starten om de
schotel/antenne te laten verwijderen;
• Het goedkeuren om over te stappen voor de schoonmaak naar de firma Vrolijk;
• Het goedkeuren om over te stappen naar een andere liftonderhoud firma;
• Het goedkeuren van de incassoprocedure;
Deze notulen zijn goedgekeurd en vastgesteld tijdens de ALV van …………………………
Getekend door de voorzitter van de vergadering…………………………………………….
___________________________________________________________________________
7