Praktijkinstructie Debiteuren- en crediteuren- beheer 4
Praktijkinstructie Debiteuren- en crediteuren- beheer 4
Praktijkinstructie Debiteuren- en crediteuren- beheer 4
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Praktijkinstructie</strong> <strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong><br />
4<br />
(CBA06.4/CREBO:50172)
pi.cba06.4.v3<br />
© ECABO, 1 september 2003<br />
Alle recht<strong>en</strong> voorbehoud<strong>en</strong>. Niets uit deze uitgave mag word<strong>en</strong> verm<strong>en</strong>igvuldigd, overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>, opgeslag<strong>en</strong> of<br />
gepubliceerd in <strong>en</strong>ige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder<br />
voorafgaande toestemming van ECABO.<br />
Correspond<strong>en</strong>tie met betrekking tot overneming of reproductie:<br />
ECABO<br />
Postbus 1230<br />
3800 BE AMERSFOORT
Inhoud<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Inleiding 3<br />
Taak 1 Interne controle <strong>en</strong> interne procedures (eindterm 1.1 <strong>en</strong> 1.2) 5<br />
Taak 2 De betaalbaarstelling accorder<strong>en</strong> <strong>en</strong> de financiële verplichting<strong>en</strong> bewak<strong>en</strong><br />
(eindterm 2.1 <strong>en</strong> 2.2) 9<br />
Taak 3 Kredietwaardigheid beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong> adviser<strong>en</strong> over vermog<strong>en</strong>saspect<strong>en</strong><br />
(eindterm 2.3 <strong>en</strong> 3.1) 13<br />
Taak 4 Betalingscondities vaststell<strong>en</strong>, beoordel<strong>en</strong> wanneer tot invordering wordt overgegaan<br />
<strong>en</strong> de inning<strong>en</strong> procedureel beher<strong>en</strong> (eindterm 3.2, 4.1 <strong>en</strong> 4.2) 16
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk
Inleiding<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Wat is e<strong>en</strong> goed <strong>beheer</strong> van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>? E<strong>en</strong> goed <strong>beheer</strong> houdt in dat<br />
je ervoor zorgt dat debiteur<strong>en</strong> tijdig betal<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat crediteur<strong>en</strong> niet te snel betaald word<strong>en</strong>.<br />
De betalingstermijn<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> dus goed in de gat<strong>en</strong> gehoud<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
Ga e<strong>en</strong>s uit van e<strong>en</strong> organisatie met € 2,4 miljo<strong>en</strong> omzet, gelijk verdeeld over de 12<br />
maand<strong>en</strong> van het jaar. De post debiteur<strong>en</strong> op de balans bedraagt steeds circa<br />
€ 265.000,-. Om de gemiddelde betalingstermijn uit te rek<strong>en</strong><strong>en</strong>, deel je de post debiteur<strong>en</strong><br />
door de totale omzet, in dit geval 265.000/2.400.000 = 0,11. Deze uitkomst<br />
verm<strong>en</strong>igvuldig je met 365 dag<strong>en</strong>. De uitkomst is de gemiddelde debiteur<strong>en</strong>termijn <strong>en</strong><br />
die bedraagt 40 dag<strong>en</strong>.<br />
Voor de crediteur<strong>en</strong> kan hetzelfde word<strong>en</strong> gedaan. De gemiddelde post crediteur<strong>en</strong><br />
van bijvoorbeeld € 70.000,- wordt gedeeld door het jaarlijkse totaalbedrag aan inkop<strong>en</strong>.<br />
Hier blijkt de betalingstermijn 25 dag<strong>en</strong> te bedrag<strong>en</strong>. Gemiddeld word<strong>en</strong> de crediteur<strong>en</strong><br />
dus binn<strong>en</strong> de gangbare termijn van 28 dag<strong>en</strong> betaald. In de praktijk blijkt die<br />
termijn zelfs e<strong>en</strong>voudig opgerekt te kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> tot ongeveer 35 dag<strong>en</strong>.<br />
Door e<strong>en</strong> verscherpt <strong>beheer</strong> van de debiteur<strong>en</strong>portefeuille is de onderneming in staat<br />
de betalingstermijn terug te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van 40 tot 32 dag<strong>en</strong>. De post debiteur<strong>en</strong> neemt<br />
daardoor af van € 265.000,- tot € 210.000,-. De crediteur<strong>en</strong>termijn moet word<strong>en</strong> verl<strong>en</strong>gd<br />
van 25 naar 33 dag<strong>en</strong>. Per saldo neemt de post crediteur<strong>en</strong> daardoor toe van<br />
€ 70.000,- tot € 92.500,-. Er wordt dus meer geld “vastgehoud<strong>en</strong>” binn<strong>en</strong> de onderneming.<br />
Door het verscherpte <strong>beheer</strong> van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> neemt het bankkrediet<br />
af met € 77.500,- ; € 55.000,- uit de debiteur<strong>en</strong>portefeuille <strong>en</strong> € 22.500,- van de<br />
crediteur<strong>en</strong>portefeuille.<br />
Dit verscherpte <strong>beheer</strong> heeft twee voordel<strong>en</strong>.<br />
T<strong>en</strong> eerste wordt er minder debetr<strong>en</strong>te aan de bank betaald. Uitgaande van e<strong>en</strong> debetr<strong>en</strong>te<br />
van 7 proc<strong>en</strong>t per jaar <strong>en</strong> e<strong>en</strong> daling van de debetstand met € 77.500,- betek<strong>en</strong>t<br />
dit e<strong>en</strong> besparing van ruim € 5.400,- aan r<strong>en</strong>te.<br />
Het tweede voordeel is e<strong>en</strong> verbetering van de balans van de onderneming. Door e<strong>en</strong><br />
daling van de post bankkrediet op de balans zal de solvabiliteit (de verhouding tuss<strong>en</strong><br />
Eig<strong>en</strong> Vermog<strong>en</strong> <strong>en</strong> balanstotaal) to<strong>en</strong>em<strong>en</strong>.<br />
Naast het goed beher<strong>en</strong> van de betalingstermijn<strong>en</strong> is de onderlinge afstemming tuss<strong>en</strong><br />
de afdeling <strong>Debiteur<strong>en</strong></strong><strong>beheer</strong>, afdeling Verkoop <strong>en</strong> de Financiële administratie van<br />
groot belang. In het sam<strong>en</strong>spel tuss<strong>en</strong> deze drie afdeling<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong> gemaakt<br />
moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Bijv. over:<br />
- hoe de informatie die voortkomt uit e<strong>en</strong> verkoopovere<strong>en</strong>komst wordt doorgegev<strong>en</strong><br />
aan de betrokk<strong>en</strong> afdeling<strong>en</strong><br />
- welke kortings- <strong>en</strong> betalingsfaciliteit<strong>en</strong> aan welke categorie (pot<strong>en</strong>tiële) kopers<br />
in het vooruitzicht word<strong>en</strong> gesteld<br />
- wanneer de Financiële administratie mag overgaan tot incasso<br />
- aan welke criteria pot<strong>en</strong>tiële kopers moet<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> om op rek<strong>en</strong>ing te mog<strong>en</strong><br />
kop<strong>en</strong>.<br />
Dergelijke afsprak<strong>en</strong> drag<strong>en</strong> ertoe bij dat de belang<strong>en</strong> van de afdeling Verkoop (vergroting<br />
van omzet), van de afdeling <strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>administratie (inzichtgev<strong>en</strong>de informatie)<br />
<strong>en</strong> van de afdeling Financiële administratie (zo weinig mogelijk dubieuze debiteur<strong>en</strong>)<br />
tot e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappelijk belang word<strong>en</strong> gemaakt.<br />
3
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
De debiteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong>der, ook wel creditmanager g<strong>en</strong>oemd, moet er voor zorg<strong>en</strong> dat de<br />
juiste afstemming bereikt wordt. Hij bepaalt het beleid dat ev<strong>en</strong>wicht tuss<strong>en</strong> e<strong>en</strong> effectieve<br />
verkoop <strong>en</strong> e<strong>en</strong> minimaal vermog<strong>en</strong>sbeslag van debiteur<strong>en</strong> bevordert. Hij heeft<br />
daarbij oog voor de betalingsrisico’s die de organisatie loopt.<br />
In deze praktijkinstructie ga je -vanuit de financiële administratie- dit spanningsveld<br />
verk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
In taak 1 leer je de process<strong>en</strong> k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> die van belang zijn bij de interne controle van<br />
debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>. Ook leer je de procedures beher<strong>en</strong> van de administratieve<br />
organisatie rond debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>.<br />
Taak 2 behandelt het accorder<strong>en</strong> van de betaalbaarstelling <strong>en</strong> het bewak<strong>en</strong> van de financiële<br />
verplichting<strong>en</strong> op grond van verbint<strong>en</strong>iss<strong>en</strong> uit de wet <strong>en</strong> uit overe<strong>en</strong>komst.<br />
In taak 3 leer je de kredietwaardigheid van (toekomstige) klant<strong>en</strong> te beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong> leer<br />
je adviez<strong>en</strong> uit te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> over de vermog<strong>en</strong>saspect<strong>en</strong> van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>.<br />
Taak 4 t<strong>en</strong>slotte gaat in op het vaststell<strong>en</strong> van betalingscondities van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
crediteur<strong>en</strong>. Je beoordeelt wanneer tot invordering wordt overgegaan <strong>en</strong> leert de inning<strong>en</strong><br />
procedureel te beher<strong>en</strong>.<br />
4
Taak 1 Interne controle <strong>en</strong> interne procedures<br />
Taak 1<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
In elke organisatie is e<strong>en</strong> stelsel van interne controle aanwezig (zoals mondelinge afsprak<strong>en</strong>,<br />
schriftelijke vastlegging<strong>en</strong>, functiebeschrijving<strong>en</strong>, taakomschrijving<strong>en</strong>, werkvoorschrift<strong>en</strong>).<br />
Onder interne controle, gericht op debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>, wordt verstaan: alle controles/toetsing<strong>en</strong><br />
die word<strong>en</strong> uitgevoerd door of nam<strong>en</strong>s de leiding van de organisatie<br />
op de <strong>beheer</strong>sing van de bedrijfsprocess<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong> <strong>en</strong> op de informatiesystem<strong>en</strong>/administratieve<br />
organisatie in het bijzonder. Enerzijds betreft dit de interne controle<br />
die in de administratieve process<strong>en</strong> van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> is ingebouwd.<br />
Anderzijds betreft dit de controlehandeling<strong>en</strong> die word<strong>en</strong> uitgevoerd door e<strong>en</strong> externe<br />
medewerker, zoals e<strong>en</strong> accountant.<br />
Voor de beoordeling van de interne controle is het nodig e<strong>en</strong> goed beeld te hebb<strong>en</strong> van<br />
de opzet van de administratieve process<strong>en</strong> van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>. Het inzicht<br />
voor de beoordeling van de interne controle wordt verkreg<strong>en</strong> uit de formulierbehandelingsschema’s<br />
of de formulier<strong>en</strong>omloopschema’s. Zijn deze schema’s niet aanwezig,<br />
dan moet<strong>en</strong> ze alsnog word<strong>en</strong> opgesteld. E<strong>en</strong> totaaloverzicht van de administratieve<br />
process<strong>en</strong> is onvoldo<strong>en</strong>de.<br />
De interne controle moet zo zijn opgezet, dat zowel onopzettelijke als opzettelijke<br />
fout<strong>en</strong> <strong>en</strong> hiat<strong>en</strong> geconstateerd word<strong>en</strong> <strong>en</strong> tijdig word<strong>en</strong> hersteld. In de eerste plaats<br />
moet interne controle zich richt<strong>en</strong> op:<br />
- het formuler<strong>en</strong> van eis<strong>en</strong> t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van interne controle<br />
- het aanbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van functiescheiding<br />
- het beoordel<strong>en</strong> van de totale opzet van het stelsel van interne controle<br />
- het formuler<strong>en</strong> van uitgangspunt<strong>en</strong> voor de verbetering van de interne controle.<br />
In deze taak gaat het om het <strong>beheer</strong>s<strong>en</strong> van de process<strong>en</strong> van interne controle van debiteur<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>. Dit vindt plaats door:<br />
- voor elk proces norm<strong>en</strong> te stell<strong>en</strong> voor het te bereik<strong>en</strong> resultaat<br />
- het werkelijke verloop van de process<strong>en</strong> <strong>en</strong> de resultat<strong>en</strong> te registrer<strong>en</strong><br />
- te organiser<strong>en</strong> dat:<br />
. het bereikte resultaat met de gestelde norm wordt vergelek<strong>en</strong><br />
. geconstateerde verschill<strong>en</strong> naar oorzak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geanalyseerd<br />
. correctieve maatregel<strong>en</strong> word<strong>en</strong> g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Hieruit kunn<strong>en</strong> de volg<strong>en</strong>de controles word<strong>en</strong> afgeleid:<br />
Met betrekking tot delegatie:<br />
- bevoegdheidscontrole<br />
Met betrekking tot gestelde eis<strong>en</strong>:<br />
- normcontrole<br />
- resultaatcontrole<br />
- voortgangscontrole<br />
- effici<strong>en</strong>cycontrole<br />
- kwaliteitscontrole<br />
Met betrekking tot verantwoording <strong>en</strong> verslaglegging:<br />
- betrouwbaarheidscontrole.<br />
Ook gaat het om de controle op (de toepassing van) de procedures.<br />
Procedures zijn schriftelijke vastlegging<strong>en</strong> gericht op het regel<strong>en</strong> van de uitvoering.<br />
Procedures behor<strong>en</strong> e<strong>en</strong> antwoord te gev<strong>en</strong> op vrag<strong>en</strong> als: welke handeling<strong>en</strong> moet<strong>en</strong><br />
5
Taak 1<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
word<strong>en</strong> verricht, in welke volgorde, volg<strong>en</strong>s welke methode, met welke hulpmiddel<strong>en</strong>.<br />
In deze taak controleer je of de procedures word<strong>en</strong> toegepast <strong>en</strong> signaleer je ev<strong>en</strong>tuele<br />
afwijking<strong>en</strong>.<br />
Doel Aan het eind van deze taak kun je:<br />
process<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de interne controle van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> <strong>beheer</strong>s<strong>en</strong><br />
(eindterm 1.1)<br />
de procedures betreff<strong>en</strong>de de administratieve organisatie rondom debiteur<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> beher<strong>en</strong> (eindterm 1.2)<br />
Werkplan 1 Beheer van process<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de interne controle<br />
Lees het werkplan door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
Stap 1 Ga binn<strong>en</strong> de organisatie na welke procedures er zijn voor de interne controle<br />
op:<br />
- facturering<br />
- contante verkop<strong>en</strong><br />
- de facturering van verkoopcontract<strong>en</strong><br />
- verkop<strong>en</strong> onder rembours<br />
- verkoopretour<strong>en</strong><br />
- de debiteur<strong>en</strong>administratie<br />
- de inning van verkoopfactur<strong>en</strong><br />
- het geautomatiseerde verkoop- <strong>en</strong> debiteur<strong>en</strong>systeem<br />
- de ontvangst van inkoopfactur<strong>en</strong><br />
- de controle van de inkoopfactuur<br />
- de crediteur<strong>en</strong>administratie<br />
- de betaling van crediteur<strong>en</strong>.<br />
Stap 2 Bespreek met je praktijkopleider van welke process<strong>en</strong> je het werkelijke verloop<br />
kunt registrer<strong>en</strong> <strong>en</strong> br<strong>en</strong>g deze in kaart.<br />
Stap 3 Vergelijk de door jou gevond<strong>en</strong> resultat<strong>en</strong> met de procedure. Analyseer de<br />
verschill<strong>en</strong> <strong>en</strong> br<strong>en</strong>g e<strong>en</strong> gefundeerd verslag uit aan je praktijkopleider, zo nodig<br />
met verbeteringsvoorstell<strong>en</strong>.<br />
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
1. Wat wordt onder interne controle verstaan <strong>en</strong> door wie wordt deze controle<br />
binn<strong>en</strong> de organisatie waar je werkt uitgeoef<strong>en</strong>d m.b.t. debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong>?<br />
2. Functies kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> onderscheid<strong>en</strong> naar de aard van de activiteit<strong>en</strong> die<br />
word<strong>en</strong> uitgevoerd. Op basis hiervan kunn<strong>en</strong> functies word<strong>en</strong> ingedeeld naar:<br />
- beschikk<strong>en</strong>de functies<br />
- bewar<strong>en</strong>de functies<br />
- registrer<strong>en</strong>de functies<br />
- controler<strong>en</strong>de functies<br />
- uitvoer<strong>en</strong>de functies.<br />
Welke medewerkers vervull<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de organisatie deze functies? (Combinaties<br />
zijn mogelijk zoals de inkoper die e<strong>en</strong> beschikk<strong>en</strong>de maar ook e<strong>en</strong> registrer<strong>en</strong>de<br />
(bestelorders) <strong>en</strong> uiteraard e<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>de functie vervult.)<br />
3. Wat is controletechnische functiescheiding? En wat is de doelstelling hiervan?<br />
6
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van werkplan 1. Voordat je de opdracht<strong>en</strong> gaat<br />
uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat het werkplan moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas het werkplan, in overleg<br />
met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
Taak 1<br />
1. Geef in e<strong>en</strong> schema de procedures weer die binn<strong>en</strong> de organisatie geld<strong>en</strong> voor<br />
de in het werkplan aangegev<strong>en</strong> debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>process<strong>en</strong>.<br />
Voor het verkrijg<strong>en</strong> van de informatie valt te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan: het handboek interne<br />
controle of het handboek AO/IC (administratieve organisatie/interne controle)<br />
of e<strong>en</strong> procedurehandboek.<br />
Registreer de werkelijke gang van zak<strong>en</strong> m.b.t. deze process<strong>en</strong> <strong>en</strong> hanteer<br />
hierbij de inrichtingsstapp<strong>en</strong> van het proces:<br />
- functie (doel)<br />
- tak<strong>en</strong> (wat)<br />
- activiteit<strong>en</strong> (wat <strong>en</strong> wie)<br />
- handeling<strong>en</strong> (hoe)<br />
Voor de process<strong>en</strong> van de debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>administratie moet je<br />
d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan procedures als:<br />
- controler<strong>en</strong> factur<strong>en</strong>, coder<strong>en</strong>, boek<strong>en</strong> in grootboek <strong>en</strong> subadministratie.<br />
Voor het verkoop- <strong>en</strong> debiteur<strong>en</strong>systeem valt te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan:<br />
- autorisatie, wie houdt wat bij, wie voert wat in etc.<br />
Voor het proces van betaling<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontvangst<strong>en</strong> moet je d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan:<br />
- bewaking van de betalingstermijn, aanmaning<strong>en</strong>, financiële afloop,<br />
opstell<strong>en</strong> van de betalingsdiskette, accordering, fiattering e.d.<br />
Vergelijk de procedures met de werkelijke situatie, geef de verschill<strong>en</strong> aan <strong>en</strong><br />
doe zo nodig verbeteringsvoorstell<strong>en</strong>.<br />
Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.<br />
2. Ga na op welke afdeling(<strong>en</strong>) welke controles op in het werkplan g<strong>en</strong>oemde<br />
process<strong>en</strong> word<strong>en</strong> uitgevoerd <strong>en</strong> waaruit die controles bestaan.<br />
Let daarbij op of er sprake is van functiescheiding. Zijn er kwalitatieve of<br />
kwantitatieve norm<strong>en</strong> of standaard<strong>en</strong> in de procedure opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>?<br />
Bespreek de verzamelde informatie met je praktijkopleider.<br />
3. Br<strong>en</strong>g twee debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>activiteit<strong>en</strong> geheel in kaart. Ga hiervoor<br />
de complete loop van het proces na <strong>en</strong> br<strong>en</strong>g deze door middel van e<strong>en</strong> systeemstroomschema<br />
in kaart. Geef daarnaast e<strong>en</strong> korte beschrijving van het<br />
proces, de wijze van functiescheiding <strong>en</strong> de controlemiddel<strong>en</strong>.<br />
7
Werkplan 2 Beheer van AO-procedures<br />
Taak 1<br />
Lees het werkplan door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Stap 1 Ga binn<strong>en</strong> de organisatie na (<strong>en</strong> leg vast) welke procedures er zijn voor de<br />
administratieve organisatie rondom de activiteit<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd in stap 1 van<br />
werkplan 1.<br />
Stap 2 Ga na (<strong>en</strong> leg vast) of er binn<strong>en</strong> de organisatie taakomschrijving<strong>en</strong> aanwezig<br />
zijn voor het debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong>.<br />
Stap 3 Ga na (<strong>en</strong> leg vast) of er voor het creditmanagem<strong>en</strong>t procedures zijn over:<br />
- het vaststell<strong>en</strong> van de kredietwaardigheid van klant<strong>en</strong><br />
- het uit hand<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> incassobureau<br />
- het do<strong>en</strong> verzeker<strong>en</strong> van debiteur<strong>en</strong>risico's<br />
- het opstell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> efficiënt debiteur<strong>en</strong>beleid<br />
- het overdrag<strong>en</strong> van debiteur<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> factoringmaatschappij<br />
Let op hoe ze zijn opgesteld: zijn het mondelinge of schriftelijke afsprak<strong>en</strong>,<br />
zijn ze alle<strong>en</strong> beschrijv<strong>en</strong>d of zijn ze beschrijv<strong>en</strong>d met schema's etc.?<br />
Stap 4 Ga na of de procedures nog voldo<strong>en</strong>. Zo nee, maak e<strong>en</strong> voorstel voor wijziging<br />
of aanpassing. Bespreek je voorstel met je praktijkopleider.<br />
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
1. Wie is in de organisatie waar je werkt verantwoordelijk voor de vastlegging <strong>en</strong><br />
het onderhoud van procedures?<br />
2. Wat is e<strong>en</strong> compet<strong>en</strong>tietabel? Waartoe di<strong>en</strong>t deze? K<strong>en</strong>t de organisatie zo’n<br />
tabel? Zo ja, hoe is deze opgebouwd?<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van werkplan 2. Voordat je de opdracht<strong>en</strong> gaat<br />
uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat het werkplan moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas het werkplan, in overleg<br />
met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
1. Maak e<strong>en</strong> matrix met daarin opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> de binn<strong>en</strong> de organisatie van toepassing<br />
zijnde procedures, de taakomschrijving<strong>en</strong>, de bevoegdheidsinstructies <strong>en</strong><br />
de paraf<strong>en</strong>lijst <strong>en</strong>/of compet<strong>en</strong>tietabel.<br />
Bespreek de door jou verzamelde informatie met je praktijkopleider <strong>en</strong> pas de<br />
matrix zo nodig aan.<br />
2. Bepaal van twee debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong> twee crediteur<strong>en</strong>activiteit<strong>en</strong> uit de matrix de<br />
werkelijke gang van zak<strong>en</strong> <strong>en</strong> werk deze volledig uit in stroomschema’s.<br />
D<strong>en</strong>k aan de correctheid <strong>en</strong> volledigheid m.b.t. de aspect<strong>en</strong> autorisatie, tijdigheid<br />
<strong>en</strong> juistheid.<br />
Leg je waarneming<strong>en</strong> naast de procedures. Geef aan welke procedures aangepast<br />
moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> <strong>en</strong> voor welke situaties nieuwe procedures moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
gemaakt. Geeft t<strong>en</strong>slotte van welke procedures e<strong>en</strong> betere naleving moet<br />
word<strong>en</strong> afgedwong<strong>en</strong>. Bespreek je voorstel met je praktijkopleider <strong>en</strong> pres<strong>en</strong>teer<br />
de wijziging of vernieuwing aan de betrokk<strong>en</strong> person<strong>en</strong>.<br />
8
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Taak 2 De betaalbaarstelling accorder<strong>en</strong> <strong>en</strong> de financiële verplichting<strong>en</strong><br />
bewak<strong>en</strong><br />
Taak 2<br />
Er zijn bedrijv<strong>en</strong>, die factur<strong>en</strong> direct na ontvangst betal<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarvoor korting krijg<strong>en</strong>.<br />
Andere bedrijv<strong>en</strong> betal<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> pas na ontvangst van e<strong>en</strong> betalingsherinnering. Ook<br />
is het mogelijk (e<strong>en</strong> gedeelte van) de factuur in de vorm van e<strong>en</strong> voorschot te betal<strong>en</strong>,<br />
vóórdat de di<strong>en</strong>st of het goed is geleverd. Er zijn vele variant<strong>en</strong> van betal<strong>en</strong> mogelijk.<br />
Voor welke variant gekoz<strong>en</strong> wordt, hangt af van het betalingsbeleid van e<strong>en</strong> organisatie.<br />
Voordat je kunt overgaan tot het (lat<strong>en</strong>) betal<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> moet je wet<strong>en</strong> hoe het<br />
betalingsbeleid is geregeld. Je leert in deze taak welke post<strong>en</strong> wanneer betaald moet<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong>, het registrer<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> betaling(svoorschot) <strong>en</strong> het (do<strong>en</strong>) uitvoer<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
betaling.<br />
Ook wordt in deze taak aandacht besteed aan de afsprak<strong>en</strong> die gemaakt word<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s<br />
het verkoopproces; over bijv. leveringsvoorwaard<strong>en</strong>, kredietmogelijkhed<strong>en</strong> of betalingsvoorwaard<strong>en</strong>.<br />
Deze moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vastgelegd. Zo nodig (d<strong>en</strong>k aan huurkoop of<br />
koop op afbetaling) kan er e<strong>en</strong> afzonderlijke overe<strong>en</strong>komst opgesteld word<strong>en</strong>. Dit leidt<br />
tot e<strong>en</strong> schriftelijk contract. In andere gevall<strong>en</strong> volstaat e<strong>en</strong> verwijzing naar de gedeponeerde<br />
leverings- <strong>en</strong> betalingsvoorwaard<strong>en</strong> op bijv. de orderbon of de factuur.<br />
Kortom, het is voor de voortgangscontrole noodzakelijk dat de afsprak<strong>en</strong> per (groep)<br />
debiteur(<strong>en</strong>) duidelijk geregistreerd word<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat de financiële verplichting<strong>en</strong> die<br />
hieruit voortvloei<strong>en</strong> bewaakt word<strong>en</strong>.<br />
Doel Aan het eind van deze taak kun je:<br />
met inachtneming van het commerciële belang de betaalbaarstelling accorder<strong>en</strong><br />
(eindterm 2.1)<br />
het nakom<strong>en</strong> van financiële verplichting<strong>en</strong> op grond van verbint<strong>en</strong>iss<strong>en</strong> uit de<br />
wet <strong>en</strong> uit overe<strong>en</strong>komst bewak<strong>en</strong> (eindterm 2.2)<br />
Werkplan 1 Betaalbaarstell<strong>en</strong><br />
Lees het werkplan door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
Stap 1 Stel aan de hand van de subadministratie crediteur<strong>en</strong> e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong>lijst<br />
op.<br />
Stap 2 Stel aan de hand van de op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong>lijst crediteur<strong>en</strong> vast welke post<strong>en</strong>/factur<strong>en</strong><br />
betaald moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
Ga na of er factur<strong>en</strong> zijn die bij eerdere betaling e<strong>en</strong> korting oplever<strong>en</strong>. Zo ja,<br />
ga na of het aantrekkelijk is deze factur<strong>en</strong> eerder te betal<strong>en</strong>. Maak zo nodig<br />
e<strong>en</strong> voorstel deze factur<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> andere dan de gebruikelijke datum te betal<strong>en</strong>.<br />
Beargum<strong>en</strong>teer je voorstel.<br />
Stap 3 Controleer de factuur <strong>en</strong> bepaal welk bedrag/voorschot betaald moet word<strong>en</strong>.<br />
Registreer dit.<br />
Stap 4 Accordeer de betaalbaarstelling <strong>en</strong> bepaal het mom<strong>en</strong>t van betal<strong>en</strong>.<br />
Stap 5 Stel de betalingsvorm vast.<br />
Stap 6 Bepaal welke gegev<strong>en</strong>s/codering<strong>en</strong> <strong>en</strong> betalingsgegev<strong>en</strong>s ingevoerd moet<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> op het overschrijvingsformulier. Voer deze in <strong>en</strong> controleer ze. Br<strong>en</strong>g<br />
zo nodig correcties aan.<br />
Stap 7 Laat de betaalopdracht<strong>en</strong> autoriser<strong>en</strong> door de bevoegde persoon <strong>en</strong> laat de<br />
betaling (evt. het voorschot) uitvoer<strong>en</strong>.<br />
9
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
Taak 2<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
1. Welk beleid hanteert de organisatie voor het do<strong>en</strong> van betaling<strong>en</strong>? Waarom is<br />
daarvoor gekoz<strong>en</strong>?<br />
2. Heeft de organisatie meerdere bank- of girorek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> beschikbaar voor betaling<strong>en</strong>?<br />
Zo ja, welke <strong>en</strong> waarom? Zijn er afsprak<strong>en</strong> over hoe <strong>en</strong> wanneer welke<br />
rek<strong>en</strong>ing wordt gebruikt (in sam<strong>en</strong>hang met bijv. saldi <strong>en</strong> kredietmogelijkhed<strong>en</strong>)?<br />
Wie bepaalt welke betalingsmogelijkheid wordt gebruikt?<br />
3. Is e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong>lijst in de organisatie actiemiddel tot betaling of is<br />
dit e<strong>en</strong> controlemiddel? Hoe vaak wordt er bij de organisatie e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>staande<br />
post<strong>en</strong>lijst crediteur<strong>en</strong> opgesteld?<br />
4. Is er e<strong>en</strong> bestaande procedure voor het gebruik mak<strong>en</strong> van korting<strong>en</strong>, kredietbeperking<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> provisies bij betaling<strong>en</strong>? Zo ja, beschrijf deze. Zo nee, hoe<br />
wordt de betaling per crediteur dan bepaald?<br />
5. Welke verband<strong>en</strong> zijn er tuss<strong>en</strong> de subadministratie crediteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> de andere<br />
administraties, bijv. de voorraadadministratie <strong>en</strong> het grootboek?<br />
6. Welke autorisatie-/bevoegdheidsregels (procuratie) k<strong>en</strong>t de organisatie?<br />
Waarom zijn de regels zo geformuleerd? Wie is verantwoordelijk voor het betaalbaar<br />
stell<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>?<br />
7. Word<strong>en</strong> in de organisatie betaling<strong>en</strong> per kas gedaan? Zo ja, wie <strong>beheer</strong>t de kas<br />
<strong>en</strong> hoe word<strong>en</strong> betaling<strong>en</strong> geregistreerd (kasboek, kruispost<strong>en</strong>)?<br />
8. Welke (betalings)gegev<strong>en</strong>s/codering<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ingevoerd op de verschill<strong>en</strong>de<br />
overschrijvingsformulier<strong>en</strong>? Vermeld vooral de opmerkelijke verschill<strong>en</strong>.<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van werkplan 1. Voordat je de opdracht<strong>en</strong> gaat<br />
uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat het werkplan moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas het werkplan, in overleg<br />
met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
1. Maak e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong>lijst voor (maand)betaling<strong>en</strong> <strong>en</strong> bepaal de betalingsprioriteit<strong>en</strong>.<br />
2. Br<strong>en</strong>g schematisch in kaart welke betalingsvorm (welke bankrek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>, automatische<br />
overboeking, machtiging, diskettes, telebankier<strong>en</strong> etc.) gekoz<strong>en</strong> is<br />
voor welk soort factur<strong>en</strong>.<br />
Achterhaal de red<strong>en</strong> voor deze keuze <strong>en</strong> sch<strong>en</strong>k daarbij bijzondere aandacht<br />
aan de kost<strong>en</strong>aspect<strong>en</strong> van het betalingsverkeer. Geef aan of naar jouw idee<br />
voor de juiste betalingsvorm<strong>en</strong> gekoz<strong>en</strong> is <strong>en</strong> pres<strong>en</strong>teer je conclusies aan je<br />
praktijkopleider.<br />
3. Verzamel e<strong>en</strong> aantal factur<strong>en</strong>. Ga in de administratie na hoe de betaalbaarstelling<br />
geregistreerd is. Factur<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> relatie met de levering van e<strong>en</strong> goed<br />
of e<strong>en</strong> di<strong>en</strong>st. Onderzoek deze relatie door middel van e<strong>en</strong> controle van de<br />
goeder<strong>en</strong>stroom of controle op de levering van de di<strong>en</strong>st. Ga in de administratie<br />
na hoe de betaalbaarstelling geregistreerd is. Bespreek je conclusies met je<br />
praktijkopleider.<br />
4. Verzamel e<strong>en</strong> aantal betaalopdracht<strong>en</strong>, controleer deze op juistheid, bepaal of<br />
het om volledige of voorschotbetaling<strong>en</strong> gaat. Laat de betaling<strong>en</strong> autoriser<strong>en</strong><br />
door de bevoegde persoon. Voer de betaling<strong>en</strong> uit of laat deze uitvoer<strong>en</strong> <strong>en</strong> registreer<br />
ze.<br />
10
Taak 2<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
5. Br<strong>en</strong>g schematisch in kaart voor welke betalingsvorm <strong>en</strong> voor welke valuta<br />
gekoz<strong>en</strong> is bij ev<strong>en</strong>tuele factur<strong>en</strong> in buit<strong>en</strong>landse valuta. Achterhaal de red<strong>en</strong><br />
van deze keuz<strong>en</strong>. Geef aan of <strong>en</strong> zo ja, hoe de procedure voor buit<strong>en</strong>landse<br />
factur<strong>en</strong> afwijkt van het betal<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> in euro’s. Pres<strong>en</strong>teer je conclusies<br />
aan je praktijkopleider.<br />
Werkplan 2 Bewak<strong>en</strong> van de financiële verplichting<strong>en</strong><br />
Lees het werkplan door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
Stap 1 Maak e<strong>en</strong> overzicht van de (verschill<strong>en</strong>de soort<strong>en</strong>) debiteur<strong>en</strong> van de organisatie.<br />
Stap 2 Onderzoek welke overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> <strong>en</strong> kredietafsprak<strong>en</strong> er gemaakt zijn per<br />
(groep) debiteur(<strong>en</strong>).<br />
Stap 3 Ga na hoe binn<strong>en</strong> de organisatie de bewaking van de financiële verplichting<strong>en</strong><br />
geschiedt, wie ervoor verantwoordelijk is <strong>en</strong> hoe het e<strong>en</strong> <strong>en</strong> ander wordt geregistreerd.<br />
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
1. Op welke manier word<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>, kredietafsprak<strong>en</strong> <strong>en</strong> betalingsvoorwaard<strong>en</strong><br />
met debiteur<strong>en</strong> bij de organisatie geregistreerd?<br />
2. Wordt in de organisatie gewerkt met uniforme of pluriforme betalingsvoorwaard<strong>en</strong>?<br />
Wat zijn hiervan de red<strong>en</strong><strong>en</strong>?<br />
3. Word<strong>en</strong> er mondelinge overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> afgeslot<strong>en</strong>? Hoe word<strong>en</strong> deze geregistreerd?<br />
Wat is het bedrijfsbeleid t.a.v. (het string<strong>en</strong>t) vastlegg<strong>en</strong> van overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>?<br />
Op welke criteria berust dit beleid?<br />
4. Wordt de klant op de hoogte gesteld van de betek<strong>en</strong>is van de inhoud van e<strong>en</strong><br />
overe<strong>en</strong>komst? Zo ja, hoe <strong>en</strong> door wie?<br />
5. Is er bij de organisatie sprake van b<strong>en</strong>oemde <strong>en</strong> onb<strong>en</strong>oemde contract<strong>en</strong>? Zo<br />
ja, om welke door de wet geregelde aspect<strong>en</strong> gaat het dan <strong>en</strong> in welke gevall<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> deze opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> contract? Welke aspect<strong>en</strong> word<strong>en</strong> in de organisatie<br />
standaard in e<strong>en</strong> (ver)koopovere<strong>en</strong>komst opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>?<br />
6. Welke verhaalmogelijkhed<strong>en</strong> zijn er op grond van de verkoopcontract<strong>en</strong> die<br />
de organisatie hanteert?<br />
7. Welke regeling<strong>en</strong> k<strong>en</strong>t de organisatie voor het verstrekk<strong>en</strong> van korting<strong>en</strong>, het<br />
bepal<strong>en</strong> van krediet<strong>en</strong> <strong>en</strong> het toepass<strong>en</strong> van kredietbeperkingstoeslag<strong>en</strong>?<br />
8. Soms is het aantrekkelijk speciale kortings- <strong>en</strong> kredietmarges aan pot<strong>en</strong>tiële<br />
kopers aan te bied<strong>en</strong> om h<strong>en</strong> over de streep te trekk<strong>en</strong>. Welke speelruimte<br />
heeft de verkoopafdeling in dit opzicht? Hoe wordt de financiële administratie<br />
geïnformeerd over afgesprok<strong>en</strong> kortings- <strong>en</strong> kredietmarges?<br />
Hoe wordt in de organisatie e<strong>en</strong> juiste toepassing van kortingsregeling<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
kredietbeperking bewaakt?<br />
9. Is er in de organisatie e<strong>en</strong> regeling voor variabele beloning van toepassing? Zo<br />
ja, hoe luidt deze?<br />
10. Welke regels geld<strong>en</strong> er in de organisatie wanneer blijkt dat debiteur<strong>en</strong> zich<br />
niet aan betalingsvoorwaard<strong>en</strong> houd<strong>en</strong>?<br />
11
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van werkplan 2. Voordat je de opdracht<strong>en</strong> gaat<br />
uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat het werkplan moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas het werkplan, in overleg<br />
met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
Taak 2<br />
1. Ga van e<strong>en</strong> vijftal -in overleg met je praktijkopleider gekoz<strong>en</strong>- overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong><br />
na hoe ze zijn ontstaan, welke voorwaard<strong>en</strong> er in opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> welke<br />
financiële verplichting<strong>en</strong> eruit voortvloei<strong>en</strong>.<br />
Leid uit e<strong>en</strong> vijftal overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> -overleg weer met je praktijkopleider over<br />
de keuze- de exacte betalingsvoorwaard<strong>en</strong> af. Als je er niet uitkomt, overleg<br />
dan met je praktijkopleider welke bronn<strong>en</strong> geraadpleegd kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Bespreek<br />
je conclusies met je praktijkopleider.<br />
2. Ord<strong>en</strong> de debiteur<strong>en</strong> naar branche. Bepaal per branche de specifieke betalingscultuur<br />
<strong>en</strong> de specifieke invulling van bestel- <strong>en</strong> leveringsvoorwaard<strong>en</strong>. Ga na<br />
of of je deze specifieke k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> in het registratiesysteem terug vindt. Bespreek<br />
je conclusies met je praktijkopleider.<br />
3. Selecteer, in overleg met je praktijkopleider, e<strong>en</strong> aantal nog niet betaalde factur<strong>en</strong>.<br />
Berek<strong>en</strong> de uiterste betaaldatum <strong>en</strong> houdt rek<strong>en</strong>ing met kortingsregeling<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> kredietbepaling<strong>en</strong><br />
Selecteer in overleg e<strong>en</strong> aantal gedeeltelijk betaalde factur<strong>en</strong>. Bepaal de red<strong>en</strong><br />
van niet volledige betaling <strong>en</strong> stel vast in hoeverre deze red<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>stemt<br />
met het gew<strong>en</strong>ste betalingsbeleid. Ga voor de geselecteerde factur<strong>en</strong> na of e<strong>en</strong><br />
juiste toepassing van kortingsregeling<strong>en</strong> <strong>en</strong> kredietbepaling<strong>en</strong> heeft plaatsgevond<strong>en</strong>.<br />
Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.<br />
12
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Taak 3 Kredietwaardigheid beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong> adviser<strong>en</strong> over vermog<strong>en</strong>saspect<strong>en</strong><br />
Taak 3<br />
Het inwinn<strong>en</strong> van kredietinformatie is van het allergrootste belang voor e<strong>en</strong> lever<strong>en</strong>de<br />
organisatie. Het is immers van belang dat de klant/debiteur betaalt, dat hij kan betal<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> dat hij op tijd betaalt. Kortom, de leverancier doet er verstandig aan niet te lever<strong>en</strong><br />
zolang hij de afnemer niet k<strong>en</strong>t. En door middel van het kredietinformatierapport leert<br />
de leverancier de afnemer k<strong>en</strong>n<strong>en</strong>; kan hij de klant beoordel<strong>en</strong>. Zonder zo’n rapport<br />
springt de leverancier in het diepe. Hij weet niet goed aan wie hij levert. Levert hij<br />
zonder zo’n rapport, dan mag hij niet klag<strong>en</strong> als het mis gaat, als de klant niet betaalt,<br />
te laat of in het geheel niet kan betal<strong>en</strong>. Kortom zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong> zonder kredietinformatie<br />
is onverantwoord zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong>.<br />
Naast het beoordel<strong>en</strong> van de kredietwaardigheid is er de advisering over vermog<strong>en</strong>saspect<strong>en</strong><br />
van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>. Het gaat hierbij om het bepal<strong>en</strong> van het kredietbeleid,<br />
het vaststell<strong>en</strong> van de kredietlimiet<strong>en</strong>, het opstell<strong>en</strong> van cashflowvoorspelling<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> het do<strong>en</strong> van economische- <strong>en</strong> marktvoorspelling<strong>en</strong>.<br />
Gezi<strong>en</strong> de onvoorspelbaarheid van faillissem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> de steeds bestaande druk om<br />
meer financiële risico’s te nem<strong>en</strong>, moet de creditmanager over e<strong>en</strong> ant<strong>en</strong>nefunctie<br />
beschikk<strong>en</strong> om financiële risico’s m.b.t. debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> te onderk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
Om deze tak<strong>en</strong> zo goed mogelijk te kunn<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>, moet je inzicht hebb<strong>en</strong> in de<br />
vermog<strong>en</strong>saspect<strong>en</strong> m.b.t. debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>. Deze taak is erop gericht je dat<br />
inzicht te verschaff<strong>en</strong>.<br />
Doel Aan het eind van deze taak kun je:<br />
de kredietwaardigheid beoordel<strong>en</strong> (eindterm 2.3)<br />
adviez<strong>en</strong> uitbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> over vermog<strong>en</strong>saspect<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><br />
(eindterm 3.1)<br />
Activiteit<strong>en</strong>lijst Lees de activiteit<strong>en</strong>lijst door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
- Deel de debiteur<strong>en</strong> van de organisatie in sector<strong>en</strong> (branches) in. Ga na of er<br />
over die sector<strong>en</strong> of branches specifieke informatie wordt bijgehoud<strong>en</strong> <strong>en</strong> zo<br />
ja, welke.<br />
- Ga na welke instelling<strong>en</strong> er binn<strong>en</strong> deze sector<strong>en</strong> of branches werkzaam zijn<br />
waar bedrijfsinformatie kan word<strong>en</strong> verkreg<strong>en</strong>.<br />
- Ga na of er door de organisatie gewerkt wordt met kredietinformatiebureau’s<br />
(bijv. Graydon, Dun & Bradstreet) <strong>en</strong>/of met de Kamer van Koophandel? Zo<br />
ja, geef aan van welke di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> van deze bureaus gebruik wordt gemaakt.<br />
- Ga in de organisatie na wat de procedures zijn om e<strong>en</strong> nieuwe klant op zijn<br />
kredietwaardigheid te beoordel<strong>en</strong>. (zie ook taak 1)<br />
- Ga na of er speciale medewerkers binn<strong>en</strong> de organisatie belast zijn met het<br />
inwinn<strong>en</strong> van informatie over (nieuwe) klant<strong>en</strong>. Zo ja, informeer dan hoe m<strong>en</strong><br />
werkt <strong>en</strong> welke informatie waar verkreg<strong>en</strong> kan word<strong>en</strong>.<br />
- Bepaal van verschill<strong>en</strong>de debiteur<strong>en</strong> hun kredietwaardigheid.<br />
- Stel het betalingsgedrag vast van verschill<strong>en</strong>de debiteur<strong>en</strong>.<br />
13
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
Taak 3<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
1. Waar kun je de gepubliceerde jaarrek<strong>en</strong>ing van e<strong>en</strong> organisatie opvrag<strong>en</strong>?<br />
2. Wordt er in de organisatie gewerkt met kredietlimiet<strong>en</strong>? Zo ja, wie stelt deze<br />
vast <strong>en</strong> op welke grond<strong>en</strong>?<br />
3. Is er binn<strong>en</strong> de organisatie sprake van e<strong>en</strong> algeme<strong>en</strong> geld<strong>en</strong>de krediettermijn<br />
of verschilt deze per debiteur? Wie stelt de termijn vast?<br />
4. Wie of welke afdeling heeft de controle over de kredietlimiet<strong>en</strong> <strong>en</strong> krediettermijn<strong>en</strong>?<br />
5. Is er binn<strong>en</strong> de organisatie sprake van e<strong>en</strong> zgn. ‘zwarte lijst’? Zo ja, wie houdt<br />
deze bij?<br />
6. In welke gevall<strong>en</strong> ga je na of e<strong>en</strong> debiteur kredietwaardig is?<br />
7. Als de organisatie met buit<strong>en</strong>landse afnemers werkt, hoe vindt dan de beoordeling<br />
van de kredietwaardigheid plaats?<br />
8. Op welke manier kom je tot e<strong>en</strong> goede vastlegging van procedures voor de<br />
acceptatie van e<strong>en</strong> klant of order? Motiveer je antwoord.<br />
9. Aan welke medewerker(s) binn<strong>en</strong> de organisatie geef je advies als de<br />
kredietwaardigheid of de vermog<strong>en</strong>spositie van e<strong>en</strong> crediteur slecht is?<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van activiteit<strong>en</strong>lijst. Voordat je de opdracht<strong>en</strong> gaat<br />
uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat de activiteit<strong>en</strong>lijst moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas de activiteit<strong>en</strong>lijst,<br />
in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
1. Bepaal van de drie belangrijkste debiteur<strong>en</strong> (ge<strong>en</strong> overheidsinstelling<strong>en</strong>) in de<br />
organisatie de kredietwaardigheid door analyse van de jaarstukk<strong>en</strong>.<br />
Berek<strong>en</strong> uit de jaarstukk<strong>en</strong> de r<strong>en</strong>tabiliteitsratio’s, liquiditeitsratio’s <strong>en</strong> de solvabiliteit.<br />
Br<strong>en</strong>g over je conclusies verslag uit aan je praktijkopleider.<br />
2. Wellicht wordt er m.b.t. de kredietwaardigheid gewerkt met de vijf-C’s: character,<br />
capacity, capital, collateral, conditions. Tracht de vijf-C’s toe te pass<strong>en</strong><br />
op verschill<strong>en</strong>de debiteur<strong>en</strong> (selecteer deze met je praktijkopleider). Bespreek<br />
de uitkomst<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
3. Ga voor verschill<strong>en</strong>de debiteur<strong>en</strong> (selecteer deze met je praktijkopleider) hun<br />
betalingsgedrag na over meerdere kwartal<strong>en</strong> of jar<strong>en</strong>. Berek<strong>en</strong> de gemiddelde<br />
betalingstermijn per debiteur <strong>en</strong> geef aan of dat onder of bov<strong>en</strong> de betalingstermijn<br />
ligt van de organisatie. Zet tot slot het betalingsgedrag met de uitkomst<strong>en</strong><br />
in e<strong>en</strong> tabel of grafiek, beoordeel het betalingsgedrag <strong>en</strong> rapporteer aan je<br />
praktijkopleider.<br />
4. Stel, aan de hand van informatie vanuit de Kamer van Koophandel, branchever<strong>en</strong>iging,<br />
organisaties voor bedrijfsinformatie, financiële media, Stichting<br />
Bureau Krediet Registratie etc., e<strong>en</strong> kredietinformatierapport op over de vermog<strong>en</strong>spositie<br />
van twee debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> crediteur. Selecteer deze met je<br />
praktijkopleider.<br />
De te onderzoek<strong>en</strong> aspect<strong>en</strong> zijn:<br />
- algem<strong>en</strong>e gegev<strong>en</strong>s van het bedrijf waaronder rechtsvorm, maatschappelijk<br />
kapitaal, welk deel is geplaatst <strong>en</strong> gestort, aandeelhouders, vestiging<strong>en</strong>,<br />
nev<strong>en</strong>vestiging<strong>en</strong>, moedermaatschappij, dochteronderneming<strong>en</strong>,<br />
deelneming<strong>en</strong> etc.<br />
- bedrijfsactiviteit<strong>en</strong><br />
14
Taak 3<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
- import - export. Zo ja, welke land<strong>en</strong>?<br />
- branchever<strong>en</strong>iging<br />
- productiemiddel<strong>en</strong> (bijv. aantal vrachtauto’s)<br />
- personeelsomvang (ook bij nev<strong>en</strong>vestiging<strong>en</strong>)<br />
- omschrijving van ev<strong>en</strong>tuele calamiteit<strong>en</strong>:<br />
· faillissem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (is er e<strong>en</strong> faillissem<strong>en</strong>tsregistratie?)<br />
· faillissem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> dochteronderneming<strong>en</strong><br />
· personeelsinkrimping, brand, etc.<br />
- financiële informatie waaronder omzett<strong>en</strong> <strong>en</strong> bedrijfsresultat<strong>en</strong> over<br />
meerdere jar<strong>en</strong>, eig<strong>en</strong> vermog<strong>en</strong>, vermog<strong>en</strong>spositie, liquiditeit, solvabiliteit,<br />
r<strong>en</strong>tabiliteit, vlott<strong>en</strong>de activa <strong>en</strong> passiva, werkkapitaal, investering<strong>en</strong>,<br />
aansprakelijkheid, bankrelatie, kredietfaciliteit<strong>en</strong>, onroer<strong>en</strong>de<br />
goeder<strong>en</strong> (in huur, eig<strong>en</strong>dom, lease).<br />
Geef in het rapport ook advies over het risico dat sam<strong>en</strong>hangt met de vermog<strong>en</strong>spositie<br />
van de onderzochte bedrijv<strong>en</strong>. Bespreek het rapport met je praktijkopleider.<br />
15
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
Taak 4 Betalingscondities vaststell<strong>en</strong>, beoordel<strong>en</strong> wanneer tot invordering<br />
wordt overgegaan <strong>en</strong> de inning<strong>en</strong> procedureel beher<strong>en</strong><br />
Taak 4<br />
Het afsprek<strong>en</strong> van leveringsvoorwaard<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> noodzakelijk onderdeel van het sluit<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> zakelijke transactie. Vooral door kleinere bedrijv<strong>en</strong> wordt dat nogal e<strong>en</strong>s nagelat<strong>en</strong>.<br />
Het ontbrek<strong>en</strong> van leveringsvoorwaard<strong>en</strong> kan de leverancier voor grote problem<strong>en</strong><br />
stell<strong>en</strong>.<br />
Het mak<strong>en</strong> van afsprak<strong>en</strong> voorkomt dat op e<strong>en</strong> later tijdstip problem<strong>en</strong> ontstaan over<br />
vordering<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of over de geleverde goeder<strong>en</strong> of di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>.<br />
Voor het mak<strong>en</strong> van afsprak<strong>en</strong> kan gebruik word<strong>en</strong> gemaakt van de bestaande ‘algem<strong>en</strong>e<br />
voorwaard<strong>en</strong>’ of ‘standaardvoorwaard<strong>en</strong>’. Deze bestaande voorwaard<strong>en</strong> zijn<br />
vaak door de branche vastgesteld.<br />
In deze algem<strong>en</strong>e voorwaard<strong>en</strong> zijn de bepaling<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> over de betaling<strong>en</strong> die<br />
de klant moet do<strong>en</strong>, nadat de leverancier heeft geleverd. Dit zijn de ‘Betalingscondities’.<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>bewaking houdt in dat wordt geprobeerd de klant<strong>en</strong> aan de betalingscondities<br />
te houd<strong>en</strong>. Wanneer de toegestane betalingstermijn wordt overschred<strong>en</strong>, treedt e<strong>en</strong><br />
procedure in werking om de klant<strong>en</strong> te lat<strong>en</strong> betal<strong>en</strong>.<br />
De debiteur<strong>en</strong>bewaking moet ev<strong>en</strong>wichtig zijn. Aan de <strong>en</strong>e kant zijn er commerciële<br />
overweging<strong>en</strong> die coulance vrag<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van de klant. Aan de andere kant is er<br />
de noodzaak de investering<strong>en</strong> in debiteur<strong>en</strong> zo laag mogelijk te houd<strong>en</strong>. Zo zal niet<br />
direct na het verstrijk<strong>en</strong> van de betalingstermijn de deurwaarder word<strong>en</strong> ingeschakeld.<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>bewaking moet wel coulant zijn, maar niet slap. E<strong>en</strong> goed functioner<strong>en</strong>d<br />
systeem van aanmaning van achterstallige post<strong>en</strong> is noodzakelijk om de investering in<br />
<strong>en</strong> de verliez<strong>en</strong> op debiteur<strong>en</strong> in de hand te houd<strong>en</strong>.<br />
In de aanmaningscyclus zal rek<strong>en</strong>ing gehoud<strong>en</strong> word<strong>en</strong> met de verschill<strong>en</strong>de klant<strong>en</strong>groep<strong>en</strong><br />
die in e<strong>en</strong> achterstallige-debiteur<strong>en</strong>lijst opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> zijn. De kracht van effectief<br />
debiteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> ligt in het vroeg signaler<strong>en</strong> van (groep<strong>en</strong>) non-betalers, om, rek<strong>en</strong>ing<br />
houd<strong>en</strong>d met de kost<strong>en</strong>, de meest effectieve incassomethode toe te pass<strong>en</strong> op<br />
e<strong>en</strong> individuele debiteur.<br />
Doel Aan het eind van deze taak kun je:<br />
met inachtneming van het commerciële belang, de betalingscondities betreff<strong>en</strong>de<br />
debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> vaststell<strong>en</strong> (eindterm 3.2)<br />
beoordel<strong>en</strong> wanneer tot invordering wordt overgegaan (eindterm 4.1)<br />
inning<strong>en</strong> procedureel beher<strong>en</strong> (eindterm 4.2)<br />
Activiteit<strong>en</strong>- Betalingscondities vaststell<strong>en</strong><br />
lijst 1<br />
Lees de activiteit<strong>en</strong>lijst door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>:<br />
- Ga in de organisatie na of er gewerkt wordt met ‘vaste’ betalingscondities<br />
voor debiteur<strong>en</strong>. Zo ja, geef aan wat er onder wordt verstaan.<br />
- Ga na of, <strong>en</strong> in welke situatie <strong>en</strong> bij welke debiteur, van deze ‘vaste’ betalingscondities<br />
wordt afgewek<strong>en</strong>. Geef aan wie voor e<strong>en</strong> afwijking van de condities<br />
dan de verantwoording neemt.<br />
- Maak e<strong>en</strong> overzicht van de ontvangst<strong>en</strong> van het afgelop<strong>en</strong> kwartaal met daarin<br />
opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> die debiteur<strong>en</strong> die zich houd<strong>en</strong> aan de betalingscondities, de debiteur<strong>en</strong><br />
die zich er niet aan houd<strong>en</strong>, welke afwijking<strong>en</strong> er zijn van de beta-<br />
16
Taak 4<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
lingscondities <strong>en</strong> of deze afwijking<strong>en</strong> van tevor<strong>en</strong> war<strong>en</strong> afgesprok<strong>en</strong>.<br />
- Ga op basis van het bov<strong>en</strong>staande overzicht na van welke kortingsregeling<strong>en</strong><br />
gebruik is gemaakt.<br />
- Stel vast of op basis van het geanalyseerde betalingsgedrag e<strong>en</strong> aanpassing<br />
van de huidige betalingscondities nodig is.<br />
Crediteur<strong>en</strong>:<br />
- Maak e<strong>en</strong> overzicht van de betaling<strong>en</strong> van het afgelop<strong>en</strong> kwartaal met daarin<br />
opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> de betaling<strong>en</strong> aan crediteur<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s de betalingscondities <strong>en</strong> de<br />
betaling<strong>en</strong> aan crediteur<strong>en</strong> waarbij van de condities is afgewek<strong>en</strong>.<br />
- Analyseer <strong>en</strong> beschrijf het betalingsgedrag van de organisatie aan crediteur<strong>en</strong>.<br />
- Onderzoek of er afwijk<strong>en</strong>de afsprak<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong> zijn met crediteur<strong>en</strong> over<br />
betaling<strong>en</strong>. Bijv. korting<strong>en</strong> achteraf op basis van bepaalde kwantiteit<strong>en</strong>, korting<strong>en</strong><br />
bij vooruitbetaling<strong>en</strong>, etc. Vat je bevinding<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>.<br />
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
1. Hoe groot is het gemiddelde leverancierskrediet <strong>en</strong> het gemiddelde afnemerskrediet<br />
in de organisatie?<br />
2. Wat zull<strong>en</strong> de gevolg<strong>en</strong> zijn als de betalingsvoorwaard<strong>en</strong> voor de klant<strong>en</strong> soepeler<br />
word<strong>en</strong>?<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van activiteit<strong>en</strong>lijst 1. Voordat je de opdracht<strong>en</strong><br />
gaat uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat de activiteit<strong>en</strong>lijst moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas de activiteit<strong>en</strong>lijst,<br />
in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
1. Berek<strong>en</strong> de krediettermijn van het aan afnemers verstrekte krediet <strong>en</strong> maak<br />
e<strong>en</strong> berek<strong>en</strong>ing van de r<strong>en</strong>tekost<strong>en</strong> van de investering in debiteur<strong>en</strong>. Leg je berek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong><br />
voor aan je praktijkopleider.<br />
2. Berek<strong>en</strong> de krediettermijn van het van leveranciers ontvang<strong>en</strong> krediet.<br />
3. Beschrijf de in de organisatie gehanteerde ‘betalingscondities’ voor debiteur<strong>en</strong>.<br />
Betrek hierin t<strong>en</strong>minste de volg<strong>en</strong>de aandachtspunt<strong>en</strong>:<br />
- de termijn<br />
- de wijze van betaling<br />
- boete bij overschrijding<br />
- r<strong>en</strong>t<strong>en</strong>ota’s<br />
- bepaling<strong>en</strong> over wanbetaling<br />
- de kortingsregeling<strong>en</strong><br />
- incassokost<strong>en</strong>bepaling<strong>en</strong><br />
- bankgaranties<br />
- condities voor buit<strong>en</strong>landse afnemers.<br />
Bespreek je conclusies met je praktijkopleider.<br />
4. Neem van het afgelop<strong>en</strong> kwartaal de verkoopfactur<strong>en</strong>, ga de betaling<strong>en</strong> na <strong>en</strong><br />
maak e<strong>en</strong> overzicht van de afwijking<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de betaling<strong>en</strong> <strong>en</strong> de betalingscondities.<br />
Geef in je overzicht aan van welke kortingsregeling<strong>en</strong> de debiteur<br />
gebruik heeft gemaakt <strong>en</strong> wat de red<strong>en</strong> van de afwijk<strong>en</strong>de betaling is geweest.<br />
D<strong>en</strong>k aan de grootte van de verkooptransactie, goede contact<strong>en</strong> met de klant<br />
17
Werkplan Invordering<strong>en</strong><br />
Taak 4<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
etc. Ga ook na of afwijk<strong>en</strong>de afsprak<strong>en</strong> schriftelijk vastligg<strong>en</strong> of dat er per geval<br />
wordt beslist. Maak e<strong>en</strong> analyse van de geconstateerde afwijking<strong>en</strong> <strong>en</strong> stel<br />
vast of e<strong>en</strong> aanpassing van de betalingscondities nodig is. Bespreek het overzicht<br />
met je praktijkopleider.<br />
5. Geef proc<strong>en</strong>tueel aan door hoeveel debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> voor welke bedrag<strong>en</strong> er van<br />
de kortingsregeling<strong>en</strong> gebruik wordt gemaakt. Maak vervolg<strong>en</strong>s verschill<strong>en</strong>de<br />
calculaties m.b.t. verandering<strong>en</strong> in betalingsvoorwaard<strong>en</strong>. Berek<strong>en</strong> bijvoorbeeld<br />
de gemiddelde incassoperiode in relatie tot de betalingskorting<strong>en</strong>, verschill<strong>en</strong>de<br />
termijn<strong>en</strong> versus verschill<strong>en</strong>de perc<strong>en</strong>tages, etc. D<strong>en</strong>k ook aan het<br />
betal<strong>en</strong> door middel van machtiging<strong>en</strong>, acceptgiro’s, automatische incasso <strong>en</strong><br />
termijnbetaling<strong>en</strong>. Leg je conclusies, zo mogelijk in de vorm van voorstell<strong>en</strong>,<br />
voor aan je praktijkopleider.<br />
6. Neem van het afgelop<strong>en</strong> kwartaal de inkoopfactur<strong>en</strong>, ga de betaling<strong>en</strong> na <strong>en</strong><br />
maak e<strong>en</strong> overzicht van de afwijking<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de betaling<strong>en</strong> <strong>en</strong> de door de leverancier<br />
gehanteerde betalingscondities. Geef in je overzicht aan van welke<br />
korting<strong>en</strong> de organisatie gebruik heeft gemaakt <strong>en</strong> wat de red<strong>en</strong> van de afwijk<strong>en</strong>de<br />
betaling is geweest. D<strong>en</strong>k aan de grootte van de inkooptransactie, goede<br />
contact<strong>en</strong> met de leverancier etc. Ga ook na of afwijk<strong>en</strong>de afsprak<strong>en</strong> schriftelijk<br />
vastligg<strong>en</strong> of dat er per geval wordt beslist. Maak e<strong>en</strong> analyse van de geconstateerde<br />
afwijking<strong>en</strong>. Stel vast of de crediteur<strong>en</strong>termijn kan word<strong>en</strong> aangepast.<br />
Onderzoek of er met verschill<strong>en</strong>de crediteur<strong>en</strong> afwijk<strong>en</strong>de betalingscondities<br />
kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> afgesprok<strong>en</strong> op basis van bijv. de grootte van de inkop<strong>en</strong><br />
of korting<strong>en</strong> bij vooruitbetaling<strong>en</strong>. Bespreek het overzicht met je praktijkopleider.<br />
Lees het werkplan door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
Stap 1 Stel e<strong>en</strong> ouderdomsoverzicht op van e<strong>en</strong> aantal debiteur<strong>en</strong> (door je praktijkopleider<br />
te selecter<strong>en</strong>).<br />
Stap 2 Stel e<strong>en</strong> overzicht van de betalingshistorie op van deze debiteur<strong>en</strong>.<br />
Stap 3 Spoor de oorzak<strong>en</strong> op van non-betaling voor die debiteur<strong>en</strong> die al buit<strong>en</strong> de<br />
vervaldatum vall<strong>en</strong>.<br />
Stap 4 Ga na of er binn<strong>en</strong> de organisatie procedures zijn die aangev<strong>en</strong> wanneer <strong>en</strong> op<br />
basis waarvan tot incasso wordt overgegaan. (zie ook taak 1)<br />
Stap 5 Maak e<strong>en</strong> schema van de door de organisatie gehanteerde incassomethode.<br />
Beoordeel de effectiviteit van de procedures uit stap 4 <strong>en</strong> de incassomethode<br />
<strong>en</strong> bespreek ev<strong>en</strong>tuele voorstell<strong>en</strong> voor aanpassing<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
Stap 6 Berek<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> aantal achterstallige debiteur<strong>en</strong> de mate van wanbetaling (de<br />
verhouding tuss<strong>en</strong> het niet betaalde bedrag <strong>en</strong>erzijds <strong>en</strong> het totale bedrag van<br />
de op<strong>en</strong>staande vordering<strong>en</strong> anderzijds).<br />
Stap 7 Stel, in overleg met je praktijkopleider, e<strong>en</strong> lijst sam<strong>en</strong> van de te onderscheid<strong>en</strong><br />
groep<strong>en</strong> non-betalers binn<strong>en</strong> de organisatie <strong>en</strong> geef bij elke groep aan wat<br />
de meest geschikte innings-/aanmanings- of incassomethode is.<br />
Stap 8 Zet voor e<strong>en</strong> achterstallige debiteur, door je praktijkopleider te selecter<strong>en</strong>, de<br />
invorderingsprocedures in werking <strong>en</strong> bewaak de uitvoering.<br />
18
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
Taak 4<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
1. Welke keuzemogelijkhed<strong>en</strong> zijn er bij non-betaling?<br />
2. Welke aanmaningsmogelijkhed<strong>en</strong> zijn er? Geef de voordel<strong>en</strong>, de nadel<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
bij b<strong>en</strong>adering de verschill<strong>en</strong> in kost<strong>en</strong> aan.<br />
3. Welke procedure wordt er in de organisatie gevolgd om achterstallige betaling<strong>en</strong><br />
te incasser<strong>en</strong>? Welk aanmaningstraject wordt binn<strong>en</strong> de organisatie gevolgd?<br />
Welke incassomethode is gebruikelijk binn<strong>en</strong> de organisatie (advocaat,<br />
deurwaarder, incassobureau, gerechtelijke procedure)? Waarom is hiervoor<br />
gekoz<strong>en</strong>?<br />
4. Met welk incassobureau werkt de organisatie <strong>en</strong> waarom is voor dit bureau<br />
gekoz<strong>en</strong>?<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van werkplan. Voordat je de opdracht<strong>en</strong> gaat<br />
uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat het werkplan moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas het werkplan, in overleg<br />
met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
1. - Stel aan de hand van de subadministratie debiteur<strong>en</strong> e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>staande<br />
post<strong>en</strong>lijst op.<br />
- Bepaal aan de hand van de op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong>lijst hoe lang de vordering<strong>en</strong><br />
op<strong>en</strong> staan <strong>en</strong> maak e<strong>en</strong> ouderdomsanalyse.<br />
- Spoor de oorzaak op van non-betaling voor die debiteur<strong>en</strong> die al buit<strong>en</strong><br />
de vervaldatum vall<strong>en</strong>. D<strong>en</strong>k hierbij aan:<br />
. oorzaak non-betaling ligt in ‘eig<strong>en</strong> huis’<br />
. oorzaak ligt bij de klant door:<br />
. per abuis niet betal<strong>en</strong><br />
. niet will<strong>en</strong> betal<strong>en</strong>, bijvoorbeeld vanwege e<strong>en</strong> klacht<br />
. tijdelijk niet kunn<strong>en</strong> betal<strong>en</strong><br />
. in ge<strong>en</strong> geval kunn<strong>en</strong> betal<strong>en</strong>.<br />
- Als de betaling op zich laat wacht<strong>en</strong>, stuur dan e<strong>en</strong> herinneringsfactuur<br />
of stel e<strong>en</strong> tactvolle brief op om tot betaling te man<strong>en</strong>.<br />
- Als de betaling alsnog op zich laat wacht<strong>en</strong>, neem dan telefonisch<br />
contact op met de achterstallige debiteur <strong>en</strong> probeer hem tot spoedige<br />
betaling te beweg<strong>en</strong>.<br />
- Registreer ev<strong>en</strong>tuele afsprak<strong>en</strong> over de getroff<strong>en</strong> betalingsregeling<strong>en</strong><br />
met de achterstallige debiteur(<strong>en</strong>).<br />
- Schakel -na herhaalde aanmaning<strong>en</strong> <strong>en</strong> in overleg met je praktijkopleider-<br />
e<strong>en</strong> incassobureau of deurwaarder in.<br />
Houd daarbij rek<strong>en</strong>ing met de juridische aspect<strong>en</strong> van incasso: eig<strong>en</strong>domsvoorbehoud,<br />
cessie/stil pandrecht, opschortingsrecht, ret<strong>en</strong>tierecht,<br />
recht van reclame, gerechtelijke invordering <strong>en</strong> de uitvoering<br />
van vonniss<strong>en</strong>.<br />
- Bewaak de voortgang van de incassoprocedure. Maak e<strong>en</strong> verslag <strong>en</strong><br />
bespreek dit met je praktijkopleider.<br />
- Als er ge<strong>en</strong> resultat<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bereikt, overleg dan met de verantwoordelijke<br />
persoon in de organisatie of de vordering moet word<strong>en</strong><br />
afgeboekt.<br />
2. Niet altijd zull<strong>en</strong> r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>tsoverweging<strong>en</strong> bij het inn<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> vordering de<br />
hoofdrol spel<strong>en</strong>. Berek<strong>en</strong> -in overleg met je praktijkopleider- van e<strong>en</strong> aantal<br />
incassogevall<strong>en</strong> wat de uiteindelijke bat<strong>en</strong> of last<strong>en</strong> zijn geweest. Maak, ge-<br />
19
Taak 4<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
wap<strong>en</strong>d met deze feit<strong>en</strong>, e<strong>en</strong> inschatting of het zinvol is e<strong>en</strong> incassoprocedure<br />
in werking te stell<strong>en</strong>.<br />
Activiteit<strong>en</strong>- Inning<strong>en</strong> procedureel beher<strong>en</strong><br />
lijst 2<br />
Lees de activiteit<strong>en</strong>lijst door om e<strong>en</strong> beeld van de taak te krijg<strong>en</strong>.<br />
- Maak e<strong>en</strong> schematisch overzicht van het traject voor het inn<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>.<br />
Maak hierbij gebruik van de gegev<strong>en</strong>s uit taak 1.<br />
- Completeer het overzicht met e<strong>en</strong> tijdpad, de verantwoordelijke person<strong>en</strong>, de<br />
te pleg<strong>en</strong> acties e.d.<br />
- Analyseer de procedures <strong>en</strong> doe ev<strong>en</strong>tueel e<strong>en</strong> voorstel tot aanpassing.<br />
- Maak e<strong>en</strong> overzicht van de resultat<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> aanmaningstraject van e<strong>en</strong>, door<br />
je praktijkopleider te selecter<strong>en</strong> debiteur, die in gebreke is geblev<strong>en</strong>.<br />
- Bepaal over het afgelop<strong>en</strong> boekjaar de afschrijving op dubieuze debiteur<strong>en</strong>.<br />
- Bepaal over het afgelop<strong>en</strong> boekjaar het totale bedrag aan oninbare vordering<strong>en</strong>.<br />
- Bepaal hoeveel er afgelop<strong>en</strong> boekjaar is overgedrag<strong>en</strong> aan het incassobureau.<br />
Vrag<strong>en</strong> Beantwoord de vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreek de antwoord<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
1. Als debiteur<strong>en</strong> e<strong>en</strong> machtiging tot automatische incasso hebb<strong>en</strong> afgegev<strong>en</strong>,<br />
wat is hiervan dan het voordeel voor de organisatie?<br />
2. Wie beslist er in de organisatie of e<strong>en</strong> niet te incasser<strong>en</strong> vordering moet word<strong>en</strong><br />
afgeboekt? Welke criteria word<strong>en</strong> hierbij gehanteerd?<br />
3. Welke medewerker is op welke mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> bij de inning van e<strong>en</strong> factuur betrokk<strong>en</strong>?<br />
Opdracht<strong>en</strong> De opdracht<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> uitwerking van activiteit<strong>en</strong>lijst 2. Voordat je de opdracht<strong>en</strong><br />
gaat uitvoer<strong>en</strong>, moet je nagaan of het werk in de organisatie op de hiervoor beschrev<strong>en</strong><br />
manier gebeurt of dat de activiteit<strong>en</strong>lijst moet word<strong>en</strong> aangepast. Pas de activiteit<strong>en</strong>lijst,<br />
in overleg met je praktijkopleider, zo nodig aan. Voer de opdracht<strong>en</strong> daarna uit.<br />
1. Er is e<strong>en</strong> verband te legg<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> het aantal debiteur<strong>en</strong>, hun aandeel in de<br />
omzet <strong>en</strong> hun aandeel in het totaal aan op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong>. Vaak gaat de 20-<br />
80-regel op: 20% van de debiteur<strong>en</strong> zorgt voor 80% van de omzet op rek<strong>en</strong>ing.<br />
Berek<strong>en</strong> deze verhouding voor de organisatie <strong>en</strong> ga na hoeveel proc<strong>en</strong>t<br />
van de op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong> wordt veroorzaakt door deze kern(groep) van debiteur<strong>en</strong>.<br />
Leg je conclusies voor aan je praktijkopleider. Schat in of er e<strong>en</strong> gediffer<strong>en</strong>tieerd<br />
incassobeleid voor diverse (groep<strong>en</strong>) debiteur<strong>en</strong> w<strong>en</strong>selijk <strong>en</strong> mogelijk<br />
is.<br />
2. Maak, in overleg met je praktijkopleider, e<strong>en</strong> overzicht van oninbare vordering<strong>en</strong><br />
die in e<strong>en</strong> aanmaningstraject zat<strong>en</strong>. Geef hierin aan hoeveel er werd betaald<br />
na de eerste aanmaning, hoeveel na de tweede aanmaning etc. Deel het<br />
saldo van de betaling<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> bepaalde periode door het beginsaldo in dezelfde<br />
periode (is de toegevoegde waarde van elke periode (cash to balance)).<br />
Maak e<strong>en</strong> zo volledig <strong>en</strong> duidelijk mogelijk overzicht <strong>en</strong> bespreek dit met je<br />
praktijkopleider.<br />
20
Taak 4<br />
<strong>Debiteur<strong>en</strong></strong>- <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong><strong>beheer</strong> 4<br />
Praktijk<br />
3. Beschrijf hoe de afschrijving<strong>en</strong> op dubieuze debiteur<strong>en</strong> zich in e<strong>en</strong> periode<br />
hebb<strong>en</strong> ontwikkeld. Beoordeel deze ontwikkeling <strong>en</strong> bespreek deze met je<br />
praktijkopleider.<br />
4. Ga van e<strong>en</strong> afgerond incassotraject na hoe de resultat<strong>en</strong> van het incassobureau<br />
zijn geweest. D<strong>en</strong>k hierbij aan: de rapportage over de incassohandeling<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
de uiteindelijke opbr<strong>en</strong>gst. Bespreek je bevinding<strong>en</strong> met je praktijkopleider.<br />
21