3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value ... - Best Value trainer

3 belangrijke aandachtspunten
bij de Best Value aanpak
Sightseeing Las Vegas: New York-­‐New York
2013 Best Value Conference, Las Vegas

3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak | 2013 Best Value Conference, Las Vegas 2
De Best Value (BV) aanpak
• is vanaf 1994 ontwikkeld door Dr. Dean Kashiwagi van
Performance Based Studies Research Group in
samenwerking met Arizona State University;
• zorgt ervoor dat je projecten kunt realiseren tegen de
laagst mogelijke kosten;
• verschilt van traditionele inkoop/sales. Met de BV aanpak:
ü minimaliseer je het nemen van beslissingen, regie en
controle;
ü selecteer je de expert-­‐leverancier met de beste
waarde op basis van prestatie en prijs;
ü creëert de expert-­‐leverancier een transparante
omgeving door een plan te presenteren dat de
behoefte van de opdrachtgever vervult,
meetgegevens te gebruiken om de prestatie te meten
en de risico's buiten zijn invloedssfeer te identificeren
en mitigeren;
ü heeft de expert-­‐expert-­‐leverancier geen risico's; de
opdrachtgever neemt financiële verantwoordelijkheid
voor alle risico's;
ü is de expert-­‐leverancier de aanbieder en de
opdrachtgever de acceptant van het aanbod.
Best Value Conference
Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best
Value aanpak , een congres waarin 'Best Value Practitioners'
voortschrijdende inzichten delen en het 'Best Value train the trainer-­‐
programma' volgen.
BV Conference 2013, Las Vegas
Van 21 tot en met 24 januari 2013 werd in Las Vegas
Nevada de Best Value Conference 2013 gehouden.
• Het jaarlijkse congres borgt juiste toepassing van de BV
aanpak:
o A certificering en jaarlijkse verlenging van A+
certificering (hoogste niveau) vindt hier plaats;
o Ervaringen met het toepassen van BV worden
gedeeld en 'lessons learned' besproken;
• Met 23 deelnemers op een totaal aantal deelnemers
van 60 was de Nederlandse delegatie goed
vertegenwoordigd;
• Er is volop geoefend met het overbrengen van kennis
aan onervaren deelnemers;
Deze uitgave beschrijft de 'lessons learned' die tijdens het
congres zijn behandeld.

3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak | 2013 Best Value Conference, Las Vegas 3
Fasering van de Best Value aanpak , bron: PBSRG
De Best Value aanpak onderscheidt 3 fasen:
1. Selectiefase: de opdrachtgever selecteert de
expert-­‐leverancier die boven het maaiveld
uitsteekt voor deelname aan de verificatiefase;
2. Verificatiefase: de geselecteerde expert-­‐
leverancier schrijft zijn offerte uit in een
gedetailleerd plan van aanpak (het projectplan,
acceptabel voor opdrachtgever, is het contract dat
projectrisico's meet en minimaliseert);
3. Uitvoeringsfase: de expert-­‐leverancier voert zijn
projectplan uit (projectmanagement op basis van
risico-­‐minimalisatie).
De moeilijkste activiteit voor
leveranciers is identificatie van
een gedetailleerd projectplan in
de verificatiefase:
• hoe niet-­‐beheersbare
risico's te kwantificeren
• hoe risico's te meten
De belangrijkste oorzaak van
'problemen' met toepassing van
Best Value Procurement is het niet
goed begrijpen van de essentie van
de BV aanpak door opdrachtgevers
en leveranciers. Een andere
oorzaak van problemen is het niet
goed volgen van de fasering van
het BV model.
Implementatie BVP
In de praktijk blijkt dat beoogd opdrachtnemers in deze
fase moeite hebben hun inschrijving in korte tijd uit te
werken naar een gedetailleerd plan van aanpak waarmee
ze aantonen het project van A tot Z te hebben voorbereid
en het voor iedereen duidelijk is wat er wanneer moet
gebeuren. Dit leidt wel eens tot vertragingen in de
planning of tot een zenuwachtige opdrachtgever, die zich
afvraagt of hij wel de juiste leverancier herkend heeft als
expert.
Als we de 'problemen' beter bekijken zien we dat beoogd
opdrachtnemers nog al eens een afwachtende houding
aannemen om de volgende redenen:
• Ze zijn onzeker over wat er van hen verwacht wordt
in verificatiefase (opdrachtgevers zijn dat overigens
ook). Het doel en het nut van deze fase is hen
onvoldoende duidelijk.
• Het komt ook wel eens voor dat beoogd
opdrachtnemers zorgen hebben over het hoge
risicoprofiel van hun inschrijving: dit wordt
duidelijker zichtbaar als ze hun inschrijving uit gaan
werken naar een gedetailleerd plan van aanpak.
Sommige leveranciers bieden een grotere aanbod-­‐
scope dan ze vanuit risico-­‐oogpunt zouden moeten
doen. Doordat ze risico's naar zich toegetrokken
hebben, hebben ze zorgen in de verificatie-­‐ en
uitvoeringsfase. Hierdoor zijn ze niet volledig gericht
op de beste voorbereiding en uitvoering van het
project en zijn ze onvoldoende proactief.
• Opdrachtgevers hebben de neiging de regie te
nemen in de verificatiefase. Dit veroorzaakt reactief
gedrag bij de (beoogd) opdrachtnemer, die juist in
zijn expert-­‐rol proactief zijn klant moet ontzorgen.

3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak | 2013 Best Value Conference, Las Vegas 4
3 aandachtspunten voor succesvolle Best Value trajecten in 2013
De Best Value aanpak leidt bij een juiste toepassing tot een transparante omgeving, gecreëerd door de expert-­‐leverancier. Hij kan
met zijn aanpak als beste de projectdoelstellingen realiseren tegen de laagst mogelijke (eind)kosten voor de klant waarbij er
sprake is van een win-­‐win situatie voor beide partijen.
Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value (BV) aanpak , een congres waarin 'Best Value
Practitioners', onder andere, voortschrijdende inzichten delen. Dit artikel beschrijft de aandachtspunten die in het congres van
januari 2013 zijn besproken.
#1 Opdrachtnemer heeft géén risico's; opdrachtgever is
financieel verantwoordelijk voor alle risico's.
De Best Value leverancier kan zijn expert-­‐rol het beste
vervullen als hij geen onbeheersbare risico's heeft: daarom
is het belangrijk dat de opdrachtgever geen vraag-­‐scope
meegeeft in de offerte uitvraag, maar enkel de
projectdoelstellingen definieert.
Alleen wanneer de expert-­‐leverancier zijn aanbod-­‐scope
zodanig minimaliseert, dat hij geen onbeheersbare risico's
heeft, kan hij zich volledig richten op de
projectvoorbereiding en -­‐uitvoering, het meten van zijn
prestatie en het mitigeren van (effecten van) ongewenste
gebeurtenissen die zullen gaan optreden of zijn opgetreden.
Het is meestal de opdrachtgever, of zijn omgeving, die
risico's veroorzaakt die projectafwijkingen veroorzaken.
#2 Géén vraag-­‐scope/aanbod-­‐scope in selectiefase: de
beoogd opdrachtnemer specificeert zijn aanbod-­‐scope in
de verificatiefase.
In de praktijk blijkt dat veel beoogd opdrachtnemers moeite
hebben hun aanbod uit te werken naar een plan van
aanpak.
Dat komt omdat ze niet goed weten wat er van hen
verwacht wordt in de verificatiefase, of omdat ze worstelen
met de aanpak van onbeheersbare risico's in hun aanbod-­‐
scope.
Ze hebben, in het laatste geval, een te grote aanbod-­‐scope
gehanteerd bij de inschrijving om te voorkomen dat ze de
opdracht mislopen op scope.
Dit is veroorzaakt door de opdrachtgever die aanbod-­‐scope
als gunningscriterium hanteert (beredeneerd vanuit de
misvatting ‘hoe groter de aanbod-­‐scope, hoe beter’. De juiste
opvatting is: ‘geen risico's voor opdrachtnemer in aanbod-­‐
scope is beter’. Daarom kun je beter geen vraagscope
meegeven in het tendertraject en geen aanbodscope
uitvragen als onderdeel van de gunningscriteria.
#3 Beoogd opdrachtnemer is 'in the lead' vanaf het moment
waarop hij door opdrachtgever uitgenodigd wordt deel te
nemen aan de verificatiefase.
In een groot aantal Best Value trajecten houdt de
opdrachtgever een kick-­‐off aan het begin van de
verificatiefase, waarin hij de beoogd opdrachtnemer uitlegt
wat er van hem verwacht wordt in deze fase. Dit veroorzaakt
reactiviteit.
Het is beter veel aandacht te schenken aan het nut en doel
van de verificatiefase tijdens de marktbijeenkomsten aan het
begin van een tendertraject en de beoogd opdrachtnemer
volledig het voortouw te laten nemen vanaf het moment dat
de ranking van inschrijvers/aanbieders bekend is gemaakt. Dit
stimuleert een pro-­‐actieve houding. Daarom: geen kick-­‐off
meeting van de verificatiefase door opdrachtgever.

3 belangrijke aandachtspunten bij de Best Value aanpak | 2013 Best Value Conference, Las Vegas 5
Wil je weten hoe je deze aandachtspunten in de praktijk kunt brengen?
• Met Best Value-­‐Experts organiseer ik regelmatig webinars met gastsprekers (online seminars) over de Best Value aanpak
• Meld je aan voor het gratis Best Value-­‐Experts E-­‐zine om op de hoogte te blijven van events en ontvang Best Value tips
Wil je met de Best Value aanpak aan de slag?
• Laat je begeleiden door een A+ gecertificeerde BV gids
• Vind je Best Value trainer/coach op http://www.bestvaluetrainer.com/vind-­‐een-­‐best-­‐value-­‐expert/
Interview met Dr. Dean Kashiwagi , Best Value Conference 2013 Las Vegas
Meld je aan voor het Best Value-­‐Experts e-­‐zine om te lezen waar je het
interview kunt bekijken

Anneke van Abeelen
oprichter Best Value Trainer .com en Best Value-­‐Experts.nl
• Wil je Best Value tips ontvangen en op de hoogte blijven van onze events? Meld je aan voor het BV E-­‐zine op
bestvalue-­‐experts.nl
• Vind BestValueTrainer leuk op Facebook en maak kans op een gratis strategiesessie "In 3 stappen naar Best Value"
Sightseeing Las Vegas: Ceasars Palace