EasyTrans Software - Admin Handleiding

EasyTrans Software 

Zet uw planning op de rit 

Handleiding voor 

beheerdersaccount 

Adres: 

EasyTrans software 

Aagtekerkesingel 38 

6845 AL Arnhem 

Contact informatie 

Internet: www.easytrans.nl 

E-mail: info@easytrans.nl 

Telefoon: 026 - 702 43 91 

Fax: 084 - 836 68 37

© 2010 EasyTrans Software 

EasyTrans Software 

EasyTrans software biedt betaalbare en gebruiksvriendelijke 

planningsoftware voor koeriersdiensten en transportbedrijven. De 

planningsoftware van EasyTrans is geschikt voor uiteenlopende 

vervoersbedrijven, van kleine koeriersbedrijven en charters tot grote 

transport- en postorderbedrijven met meerdere vestigingen. 

Met EasyTrans software heeft u in één oogopslag een overzicht van 

alle orders, klanten en koeriers. Dit stelt de planner in staat om snel 

en efficient te plannen en ook bij drukte het overzicht te bewaren. 

Daarnaast is EasyTrans software prettig in gebruik en biedt het 

diverse functionaliteiten in één pakket tegen één prijs. 

Zet uw planning op de rit 

Handleiding voor het beheerders account 

Alle rechten voorbehouden. 

EasyTrans Software kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor fouten, onvolledige informatie of schade als 

gevolg van het gebruik van dit document.

Inhoudsopgave 


Inhoudsopgave 

Hoofdstuk I Inleiding 6 

Hoofdstuk II Starten met EasyTrans 8 

1 Browser instellen 

2 In- en uitloggen 

3 Startpagina 

4 Hoofdmenu 

................................................................................................................................... 8 

................................................................................................................................... 9 

................................................................................................................................... 10 

................................................................................................................................... 11 

Hoofdstuk III Planning 13 

1 Orderoverzicht en bewerken ................................................................................................................................... 13 

2 Orders invoeren 

................................................................................................................................... 15 

Stap 1 - "Order ......................................................................................................................................................... details" 

17 

Stap 2 - "Bestemmingen" 

......................................................................................................................................................... 17 

Stap 3 - "Prijsberekening" 

......................................................................................................................................................... 19 

3 Route weergeven ................................................................................................................................... 20 

4 Pakbon maken 

5 Orders afmelden 

................................................................................................................................... 21 

................................................................................................................................... 22 

Hoofdstuk IV Klanten 26 

1 Klantenoverzicht en bewerken ................................................................................................................................... 26 

2 Klanten invoeren 

................................................................................................................................... 27 

Gebruikers ......................................................................................................................................................... 29 

Webordering ......................................................................................................................................................... 30 

Hoofdstuk V Uw vestigingen en gebruikers 33 

Hoofdstuk VI Vervoerders - n.v.t. voor Small 

pakket 35 

1 Vervoerdersoverzicht 

................................................................................................................................... 35 

2 Vervoerders invoeren en bewerken ................................................................................................................................... 36 

Hoofdstuk VII Factureren 39 

1 Factuuroverzicht en bewerken ................................................................................................................................... 39 

2 Nieuwe facturatie uitvoeren ................................................................................................................................... 40 

3 Facturen crediteren 

4 Facturen verwijderen 

................................................................................................................................... 41 

................................................................................................................................... 42 

Hoofdstuk VIII Repeterende orders 45 

3 

0

4 

EasyTrans Software - Admin Handleiding 

1 Repeterende orders invoeren ................................................................................................................................... 45 

2 Repeterende orderoverzicht ................................................................................................................................... en bewerken 

46 

Hoofdstuk IX Adresboek 48 

1 Adresboek overzicht 

................................................................................................................................... 48 

2 Adressen invoeren en bewerken ................................................................................................................................... 49 

Hoofdstuk X Tarieven beheer 51 

1 Starten met tariefbeheer 

................................................................................................................................... 51 

Stap 1 - Producten ......................................................................................................................................................... invoeren/bewerken 

53 

Stap 2 - Voertuigen ......................................................................................................................................................... invoeren/bewerken 

53 

Stap 3 - Tarieven ......................................................................................................................................................... invoeren/bewerken 

54 

2 Producten overzicht ................................................................................................................................... 55 

3 Voertuigen overzicht 

4 Tarieven overzicht 

................................................................................................................................... 56 

................................................................................................................................... 56 

Hoofdstuk XI Algemeen 58 

1 Statistieken 

2 Exporteren 

3 Login historie 

4 Verander wachtwoord 

................................................................................................................................... 58 

................................................................................................................................... 58 

................................................................................................................................... 59 

................................................................................................................................... 59 

Hoofdstuk XII Instellingen 61 

1 Algemene instellingen 

2 Opmaak instellingen 

3 Landen instellingen 

................................................................................................................................... 61 

................................................................................................................................... 62 

................................................................................................................................... 63 

Hoofdstuk XIII Veelgestelde vragen 66 

1 Hoe maak ik een weborder ................................................................................................................................... account voor klanten aan? 

66 

2 Hoe maak ik extra beheerders- ................................................................................................................................... en planning accounts aan? 

67 

3 Ik heb een foutieve factuur ................................................................................................................................... aangemaakt, hoe los ik dit op? 

68 

4 Ik heb een prijsafspraak met ................................................................................................................................... bepaalde klanten, hoe voer ik dit in? 

70 

Hoofdstuk XIV Contact 72 

Index 0 

© 2010 EasyTrans Software


Hoofdstuk 

Inleiding 

I

6 EasyTrans Software - Admin Handleiding 

1 Inleiding 

In deze handleiding vindt u een heldere uitleg over het planpakket van EasyTrans Software. 

Deze handleiding is gericht op het beheerdersaccount en bevat alle informatie over de 

werking van het systeem met uitzondering van weborderen. Nieuwe gebruikers kunnen deze 

handleiding gebruiken om bekend te raken met alle functies en mogelijkheden, bestaande 

gebruikers kunnen deze handleiding als naslagwerk gebruiken. 

Opbouw handleiding 

Deze handleiding is opgebouwd uit hoofdstukken met subonderwerpen. De indeling van 

deze handleiding is gebaseerd op het hoofdmenu dat u aan de linkerzijde van het planpakket 

ziet staan. De handleiding leidt u door middel van een stappenplan door het programma. 

Wanneer u meer wilt weten over een onderwerp dan klikt u in de inhoudsopgave op het 

betreffende onderwerp en krijgt u meer informatie. 

U kunt de volgende symbolen tegenkomen: 

Tip 

Let op 

Achterin deze handleiding komt u een hoofdstuk met veelgestelde vragen tegen. Staat uw 

vraag er niet tussen? Neem dan contact op via de e-mail info@easytrans.nl of telefonisch 026- 

702 43 91. 

Persoonlijke uitleg 

Heeft u behoefte aan persoonlijke uitleg? In overleg is dit mogelijk. Per uur uitleg betaalt 

u €38,- Tijdens de persoonlijke uitleg heeft u gelegenheid om vragen te stellen en kunnen wij 

u beknopt het systeem laten zien. Hierbij kunnen ook uw planners aanwezig zijn. 

Handleiding up to date 

Deze handleiding is aan verandering onderhevig. Heeft er in het systeem een update plaats 

gevonden? Dan vindt u deze verandering terug in de handleiding. Daarom is het belangrijk dat 

u de meest recente handleiding als naslagwerk gebruikt. De meest recente versie van de 

handleiding vindt u op onze website www.easytrans.nl 



Hoofdstuk 

Starten met EasyTrans 

II


2 Starten met EasyTrans 

Starten met EasyTrans Software is zeer eenvoudig. Het enige dat u nodig heeft is een 

betrouwbare internetverbinding en een moderne webbrowser zoals; Microsoft Internet 

Explorer 8, Mozilla Firefox 3.5, of Google Chrome. Meer informatie over het instellen van de 

juiste browser leest u bij Browser instellen. 

Voor optimale veiligheid is het belangrijk dat uw besturingssysteem en browser van de 

laatste updates voorzien zijn. 

2.1 Browser instellen 

De webapplicatie van EasyTrans Software werkt probleemloos in iedere moderne internet 

browser. Voor de beste prestaties en gebruiksgemak raden wij u echter aan om gebruik te 

maken van Microsoft Internet Explorer of Mozilla Firefox. Zorg ervoor dat u altijd de meest 

recente versie gebruikt, dit zorgt voor een zo veilig mogelijke omgeving. 

Maakt u gebruik van een beveiligde verbinding (https) dan raden wij u aan gebruik te 

maken van Mozilla Firefox. Dit voorkomt een terugkerende melding dat een deel van de 

website over een niet beveiligde verbinding wordt verstuurd. 

Optimale instellingen 

Om optimaal gebruik te maken van uw planpakket dient u de onderstaande instellingen aan 

te passen in uw browser. Dit zorgt ervoor dat pop-up vensters in een nieuw tabblad worden 

geopend: 

Microsoft Internet Explorer 8 of hoger 

Deze browser wordt standaard geleverd bij Windows. De laatste versie is gratis te 

downloaden op de website: http://www.microsoft.com/netherlands/windows/internetexplorer 

Klik rechts bovenin het scherm op Extra -> Internetopties 

Klik op de knop “Instellingen” onder het kopje “Tabbladen” 

Zet een vinkje bij “Altijd naar nieuwe tabbladen gaan als deze worden gemaakt” 

Onder het kopje “Het volgende doen als er een pop-up wordt gevonden” selecteert u “Popups 

altijd in een nieuw tabblad openen” 

Vervolgens klikt u op “OK” en nogmaals “OK” 

Klik rechts bovenin het scherm op Extra Pop-upblokkering -> Instellingen voor Popupblokkering 

In het veld “Adres van website waarvan pop-ups worden toegestaan” typt u www. 

easytrans.nl en klik op toevoegen 

Tot slot klikt u op “Sluiten” 

Mozilla Firefox 3.5 of hoger 

De Mozilla Firefox browser is gratis te downloaden op de website: http://www.mozilla.com 

Klik in de menubalk op Extra -> Opties 

Onder de kop “Tabbladen” zet u een vinkje bij “Als ik een koppeling open in een nieuw 

tabblad, er meteen naartoe gaan” 




Onder de kop ”Inhoud” klikt u naast de tekst “Pop-upvensters blokkeren” op de knop 

“Uitzonderingen”In het veld “Adres van website” typt u www.easytrans.nl en klik op 

“Toestaan” 

Tot slot klikt u op “Sluiten” en “OK” 

2.2 In- en uitloggen 

Inloggen 

Surf naar uw EasyTrans pakket, bijvoorbeeld www.easytrans.nl/abckoerier 

Het onderstaande inlogvenster verschijnt: 

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop "Aanmelden" 

U komt nu op de startpagina van uw planpakket 

Uw gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt u per e-mail nadat uw (proef)abonnement 

gereed is 

Wachtwoord vergeten? 

Ben u uw wachtwoord vergeten? Klik dan op Wachtwoord vergeten? 

Het onderstaande venster verschijnt: 

Vul het e-mailadres in en klik op de knop “Verzenden” 

U ontvangt nu een e-mailbericht met uw inloggevens 

Uitloggen 

9


Klik in het hoofdmenu aan de linkerzijde op “Afmelden”. U bent nu uitgelogd en wordt 

doorgestuurd naar uw eigen website. 

2.3 Startpagina 

Nadat u ingelogd bent komt u op de startpagina. Hier vindt u een overzicht van: 

Openstaande facturen 

Nieuws 

Eventuele notities die uzelf of uw collega's hebben achtergelaten 

Daarnaast vindt u aan de linkerzijde het hoofdmenu. 


2.4 Hoofdmenu 



Nadat u ingelogd bent, komt u op de startpagina van uw planpakket. Aan de 

linkerkant vindt u het hoofdmenu. Via het hoofdmenu kunt u snel bij alle 

onderwerpen komen. 

Het hoofdmenu bevindt zich altijd aan de linkerkant. 

11

Hoofdstuk 

Planning 

III 


3 Planning 

3.1 Orderoverzicht en bewerken 


Onder planning kunt u: 

Nieuwe orders invoeren 

Orders bewerken 

Orders afmelden 

Het orderoverzicht bekijken 

Pakbonnen aanmaken 

Etiketten met verzendlabels printen 

Route weergeven 

Prijzen berekenen 

Planning 

Klik in het hoofdmenu op “Order overzicht”. U krijgt nu een overzicht van alle orders te zien. 

De kleur van de order geeft de status aan (zie afbeelding). Voor iedere order wordt een 

aparte regel aangemaakt. 

Status van de order 

Openstaand, nog niet toegewezen aan een vervoerder. Vette tekst = “weborder” 

Toegewezen aan een vervoerder 

13


is. 

Uitgevoerd en afgemeld. Order moet nog gefactureerd worden. 

Gesloten, order is reeds gefactureerd 

U kunt de kleuren in het orderoverzicht aanpassen via "Instellingen - Opmaak" 

Dikgedrukte tekst geeft aan dat de order via een weborder (dus door de klant) geplaatst 

Orders inzien/wijzigen 

U kunt de ordergegevens wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende order te 

klikken. Het order detailscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar 

het orderoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". 

Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de order verwijderd verschijnt 

een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de order inderdaad wilt verwijderen. Klik 

op “OK” om de order te verwijderen. Wilt u de order toch niet verwijderen? Klik dan op 

“Annuleren”. 

Sorteren/Filters 

U kunt het orderoverzicht op diverse manieren sorteren of filteren om relevante informatie 

weer te geven: 

Sorteren op kolomhoofd 

Filteren op status 

Filteren op datum 

Filteren door te zoeken 

Het aantal regels per pagina instellen 

Sorteren op kolomhoofd 

U kunt de kolomhoofden aflopend of oplopend sorteren (u bepaalt dit door voor oplopend op 

het linkerpijltje te klikken en voor aflopend op het rechterpijltje). Aan het rood gekleurde 

pijltje kunt u zien op welke kolom gesorteerd wordt. U kunt bijvoorbeeld sorteren op 

ordernummer, datum/tijd, klant, of vervoerder. Een gesorteerd kolomhoofd ziet er als volgt 

uit: 

Filteren op status 


Planning 

In het statusveld kunt u selecteren op welke status u wilt filteren. Alle orders met de 

geselecteerde status worden vervolgens getoond. 

Filteren op datum 

Het orderoverzicht kan ook op datum geselecteerd worden. U kunt kiezen om alle orders van 

“Vandaag” of “Morgen” te tonen of alle orders van een andere datum. Deze datum kunt u 

selecteren in de datumvelden. 

Filteren door te zoeken 

Het is ook mogelijk om in het orderoverzicht te zoeken. Dit kunt u doen door in het zoekveld, 

rechtsbovenin het orderoverzicht een zoekterm in te typen. Klik vervolgens op de knop 

Zoeken" of druk op “Enter”. U kunt zoeken op ordernummer, klant of koerier. In de 

onderstaande schermafbeelding is het zoekvenster oranje omkaderd. 

Het aantal regels per pagina instellen 

Met het veld "orders per pagina" (linkboven) kunt u het aantal orders per pagina instellen. 

3.2 Orders invoeren 

Het aanmaken van een nieuwe order kan in drie stappen gesplitst worden: 

1. “Order Details” invullen 

2. “Bestemmingen” invullen 

3. “Prijsberekening” toepassen en eventueel aanpassen 

In de onderstaande schermafbeelding zijn de bovengenoemde drie stappen met oranje 

omkadering weergegeven. 


15


Orders bewerken en verwijderen 

Nadat u een order ingevoerd heeft, verschijnt deze in het orderoverzicht. U kunt de order 

daarna nog aanpassen en inzien door op de knop achter de betreffende order te klikken. U 

kunt ook met de linkermuisknop op de betreffende order regel klikken. U moet deze functie 

bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een order eerder ingevoerd heeft, maar deze nog niet aan 

een vervoerder heeft toegewezen. U kunt de order dan op een later tijdstip aan een 

vervoerder toewijzen. 

Orders met de status “gefactureerd” (wit), kunt u niet meer aanpassen. Deze orders kunt u 

alleen inzien via de knop 

U kunt een order verwijderen door achter de betreffende order op te klikken. Nadat u op 

deze knop heeft geklikt verschijnt de volgende melding: 

Klik op “OK” om de order daadwerkelijk te verwijderen. Klik op “Annuleren” om de order niet 

te verwijderen. 


3.2.1 Stap 1 - "Order details" 


Planning 

Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe order” 

Het “Nieuwe order invoeren” scherm verschijnt. U vult vervolgens de gegevens bij “Order 

Details” in (zie omkadering in onderstaande afbeelding). Vervolgens klikt u op de knop 

"Opslaan" 

Hierna verschijnen ook de deelvensters “Bestemmingen” en “Prijsberekening”. 

Gedetailleerde informatie 

1. Selecteer de datum waarop u wilt dat de vervoerder bij de eerste bestemming is. 

Automatisch wordt de datum van vandaag ingevuld. 

2. U kunt ook de kalender gebruiken om de datum te selecteren: klik hiervoor op 

3. Typ bij tijd de tijd waarop de vervoerder bij de eerste bestemming moet zijn 

4. Selecteer de klant. Klanten kunt u toevoegen via "nieuwe klant" 

5. Selecteer het product. 

Wanneer slechts één product is ingevoerd, is dit veld niet zichtbaar. 

6. Klik op de knop "Opslaan" 

Hierna worden de velden "Vervoerder", "Voertuig" en het invoerdeel veel " 

Prijsberekening" en "Bestemmingen" zichtbaar. 

7. Selecteer de vervoerder die de rit uitvoert 

8. Selecteer het voertuigtype van de vervoerder 

De combinatie van producten voertuigtype is bepalend voor de prijsberekening 

9. Klik op “Annuleren” om de order te annuleren, de ingevoerde gegevens worden niet 

opgeslagen 

3.2.2 Stap 2 - "Bestemmingen" 

Nadat u de stappen bij “Order Details” uitgevoerd heeft en op de knop "Opslaan" heeft 

geklikt verschijnt het volledige scherm. Het deel “Bestemmingen” en het deel 

“Prijsberekening” zijn nu ook zichtbaar. Zie onderstaande schermafbeelding. 

17


In de lichtblauwe bovenbalk wordt “Order bewerken” weergegeven en er is automatisch een 

ordernummer toegekend. In het bovenstaande voorbeeld is dit ordernummer 33. Het 

ordernummer ziet u terug in het orderoverzicht. 

U kunt vervolgens de bestemming(en) van de rit gaan invoeren. 

Gedetailleerde informatie 

1. Bij bestemmingen vult u de ophaal- en afleveradressen in. U kunt selecteren of het 

betreffende adres een ophaal- of afleveradres is 

EasyTrans maakt gebruik van adresherkenning. Wanneer u de postcode en het 

huisnummer invult verschijnt automatisch het adres. 

Vul het adres zo volledig mogelijk in. Wanneer u alleen de plaats invult, wordt voor de 

kilometerberekening het centrum van deze plaats als bestemming gebruikt en niet een 

specifiek adres. 

2. Bij het "Adresboek" vindt u adressen die reeds door u opgeslagen zijn. Met het 

selectiepijltje kunt u de adressen selecteren 

De adressen die u bij het adresboek vindt zijn klantspecifiek (per klant voegt u adressen 

toe) 

3. Door het vinkje onder het adresboek aan te zetten kunt u een nieuw adres aan het 

adresboek toevoegen 

4. Met deze knop verwijderd u de bestemming 

5. Klik op de knop wanneer u het adres van de klant wilt gebruiken 

6. Met de knoppen kunt u de volgorde van de bestemmingen wisselen 

7. Vul de bestemming(en) van de order in. Klik op de knop "Nieuwe bestemming" wanneer u 

een extra bestemming wilt toevoegen 

8. Met de knop “Opslaan & sluiten” wordt uw order opgeslagen en komt u in het scherm 

“Order overzicht” terecht. De zojuist ingevoerde order is aan het overzicht toegevoegd 


Planning 

Het pakbonnummer wordt automatisch ingevuld zodra u de elektronische pakbon/etiket 

aanmaakt via de knop “Pakbon/etiket maken”. Het pakbonnummer kunt u dan niet meer zelf 

bewerken. 

3.2.3 Stap 3 - "Prijsberekening" 

Kilometers en stops berekenen 

Nadat u de bestemmingen ingevuld heeft, klikt u op de knop "Bereken kilometers". 

Automatisch worden nu het aantal kilometers en het aantal stops, bij meer dan twee 

adressen, berekend. Wanneer het programma de kilometers niet automatisch kan 

berekenen, verschijnt de melding "De kilometers kunnen niet worden berekend. Controleer 

de adressen of vul de afstand handmatig in." In dat geval dient u het aantal kilometers 

handmatig in te vullen en op de knop "Opslaan" te klikken. U kunt op de knop "Route 

weergeven" klikken om te bekijken waarom de kilometers niet automatisch berekend 

kunnen worden. 

Daarnaast kunt u het aantal kilometers handmatig aanpassen (stel dat uit de automatische 

kilometer berekening 100 kilometer komt, dan kunt u hier handmatig bijvoorbeeld 110 

kilometer van maken). 

Klik na handmatige aanpassing van de kilometers niet meer op de knop "Kilometers 

berekenen" (anders wordt het aantal kilometers overschreven met de automatische 

berekening). 

Wanneer u op de knop "Opslaan" of op "Enter" drukt wordt automatisch de prijs op basis van 

de ingevoerde gegevens berekend. Daarnaast kunt u een aantal velden handmatig invullen 

en koppelen aan tarieven bijvoorbeeld het aantal colli, het volume, het gewicht en eventuele 

wachttijd. De tarieven die bij de prijsberekening verschijnen zijn afhankelijk van het gekozen 

product en het voertuig. Tarieven stelt u in bij tariefbeheer. 


19


Actief/inactief 

U kunt door middel van "aanvinken" bepalen welke tarieven actief zijn. Op de factuur worden 

alleen actieve tarieven getoond (bedrag van meer dan €0,-). Onderaan vindt u het totale 

orderbedrag inclusief en exclusief BTW. 

De tarieven die u ziet staan onder de knop "Bereken kilometers" kunnen door u zelf 

ingesteld worden en zijn afhankelijk van het gekozen product en voertuig. U kunt tarieven 

instellen door in het hoofdmenu naar "Tarieven beheer" te gaan. 

Overige kosten 

In het veld overige kosten kunt u bijvoorbeeld klantspecifieke prijsafspraken m.b.t. tol 

invullen. 

Zichtbaar op de factuur 

Op de factuur worden alleen actieve tarieven getoond (bedrag van meer dan €0,-). 

3.3 Route weergeven 

Wanneer u op de knop "Route weergeven" in het orderscherm klikt verschijnt automatisch 

Google Maps en worden de ingevoerde bestemmingen op de kaart weergegeven. 

Google Maps wordt in een nieuw tabblad geopend. Nadat u de route bekeken heeft, kunt 


u het tabblad sluiten waarna u terugkeert naar het orderscherm. 

3.4 Pakbon maken 


Planning 

Klik in het “orderscherm” op de knop "Pakbon/etiket maken" om de elektronische pakbon 

of etiket aan te maken. 

Het volgende venster verschijnt: 

U kunt hier selecteren of u etiketten (A6 formaat met barcode) of pakbonnen (A4 formaat) 

wilt aanmaken 

Wilt u toch geen pakbon/etiket maken? Klik dan op de knop "Terug naar de order" 

Klik op de knop “Uitvoeren” om de pakbon/etiket automatisch te genereren. 

Pakbon 

Onderstaande PDF document verschijnt bij de optie "Pakbon" (u moet Acrobat Reader op 

uw computer geïnstalleerd hebben): 

Er wordt automatisch een pakbon voor de vervoerder, de klant en de ontvanger 

21


aangemaakt. Vanuit Acrobat Reader kunt u de pakbonnen printen, op slaan, of versturen. 

Daarnaast wordt per bestemming een automatisch pakbonnummer toegekend, in dit 

voorbeeld is dit nummer 14. Dit nummer vindt u na het aanmaken van de pakbon terug in 

de order. 

Om terug te keren naar het orderscherm klikt u op het kruisje rechts bovenin Acrobat 

Reader 

Klik vervolgens op de knop "Terug naar de order" 

Etiketten 

Onderstaande PDF document verschijnt bij de optie "Etiketten" (u moet Acrobat Reader op 

uw computer geïnstalleerd hebben): 

Per colli wordt één etiket aangemaakt 

Daarnaast wordt per order automatisch een pakbonnummer toegekend 

Om terug te keren naar het orderscherm klikt u op het kruisje rechts bovenin Acrobat 

Reader 

Klik vervolgens op de knop "Terug naar de order" 

3.5 Orders afmelden 

Wanneer een order afgemeld is krijgt deze een groene kleur in het “Order overzicht”. Dit 

houdt in dat de betreffende order reeds uitgevoerd is. U kunt een order als volgt afmelden: 

Ga naar het “Order overzicht” 



Planning 

Klik met de linkermuisknop op de order die u af wilt melden 

Het orderscherm wordt geopend 

U kunt een order pas afmelden wanneer de order aan een koerier is toegewezen (logisch, 

want de order moet uitgevoerd zijn voordat u de order afmeld) en de prijs moet berekend 

zijn) 

Klik op de knop "Afmelden" 

Het onderstaande venster verschijnt: 

Klikt u op “Annuleren”? Dan ontvangt de klant geen afmeld e-mail. Wanneer u op “OK” 

klikt ontvangt de klant de volgende e-mail: 

Bovenstaande afbeelding is een voorbeeld. Uw eigen klantgegevens staan standaard 

onder deze e-mail. 

23


Order heropenen 

Wanneer de afgemelde order nog niet gefactureerd is kan de order heropend worden. U kunt 

dan bijvoorbeeld de prijsberekening nog aanpassen. Zodra de order gefactureerd is kan deze 

niet meer heropend worden. Als u de order moet wijzigen maak dan bij voorkeur een 

creditfactuur. Wilt u toch deze order aanpassen? Dan dient de eerst verwijderd te worden. 

Lees hier meer over bij factuur verwijderen. 


Hoofdstuk 

Klanten 


IV


4 Klanten 

Nieuwe klanten toevoegen 

Klantenoverzicht bekijken 

Klantgegevens bewerken 

Gebruikers en wachtwoorden aanpassen 

Webordering voor klanten instellen 

4.1 Klantenoverzicht en bewerken 

Status 

In het klantenoverzicht krijgt u een overzicht van alle klanten en hun gegevens. 

De klanten kunnen verschillende statussen hebben; dit wordt weergegeven middels de kleur 

(zie onderstaande afbeelding). 

Status van de klantgegevens 

Klantgegevens incompleet 

Klantgegevens compleet 

Klantgegevens compleet en toegang tot webordering 

Klantgegevens inzien/wijzigen 

U kunt de klantgegevens wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende klant te 

klikken. Het klantenscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het 

klantenoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". 

Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de klant verwijderd verschijnt 

een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de klant inderdaad wilt verwijderen. Klik 

op “OK” om de klant te verwijderen. Wilt u de klant toch niet verwijderen? Klik dan op 


Weergave 

U kunt de weergave van het klantoverzicht wijzigen door bij “Weergave” één van de opties te 

selecteren. Standaard worden alle klanten weergegeven. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om 

klanten die niet BTW-plichtig zijn weer te geven. Ook is het mogelijk om in het klantoverzicht 


Klanten 

te zoeken en de kolomhoofden te sorteren (bijvoorbeeld rangschikking op Bedrijfsnaam). 

Heeft u een abonnement voor meerdere vestigingen afgesloten? Lees hier meer over bij 

Weergave - vestigingen. 

Weergave - vestigingen 

Wanneer u de vestigingen (waarvoor u een abonnement heeft afgesloten) wilt bekijken 

moet u de weergave instellen op "Vestigingen". Let op: U kunt zelf géén vestigingen 

toevoegen. Indien u een vestiging wilt laten toevoegen dient u contact met ons op te nemen. 

4.2 Klanten invoeren 


Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe klant” 

Het “Nieuwe klant” scherm verschijnt 

Vul de gegevens in, zodra u de verplichte velden heeft ingevuld en op de knop "Opslaan" 

klikt, verschijnt het deelvenster “Gebruikers” 

Wanneer u alle gegevens invult en klikt op de knop “Opslaan en Sluiten” verschijnt de 

nieuwe klant in het “Klantenoverzicht” 

27


Gedetailleerde informatie "Klant invoeren" 

1. Vul de bedrijfsnaam van de klant in. 

2. Vul het vestigingsadres van de klant in. 

3. Typ bij “factuuradres” het factuuradres van de klant. Indien het vestigingadres hetzelfde als 

het factuuradres is klik dan op de knop "Vestigingsadres overnemen". 

4. Typ bij “betalingskenmerk op de factuur” het eventuele betalingskenmerk voor de klant. 

5. Vul bij “website” het adres van de eventuele website van de klant. 

6. De betalingstermijn staat standaard op 14 dagen. U kunt dit voor de betreffende klant 

aanpassen via "Instellingen algemeen". 

7. Standaard staat het vinkje voor “BTW plichtig” aan. U kunt dit indien nodig uitzetten. 

8. Bij “Opmerkingen” kunt u klantspecifieke notities invullen. 

9. Klik op de knop “Opslaan” om de ingevoerde gegevens op te slaan 


Klanten 

10.Klik op de knop “Annuleren” om de gegevens niet op te slaan en terug te keren naar het 

“Klantenoverzicht” 

Zodra u het factuuradres invoert en op de knop "Opslaan" klikt verschijnt het deelvenster 

“Gebruikers” 

4.2.1 Gebruikers 

Door gebruikers aan een klant toe te voegen kunt u: 

Contactinformatie van meerdere medewerkers bij de klant verzamelen 

Inlogaccounts voor web-ordering aanmaken (alleen mogelijk met het Premiumpakket), zie 

webordering 

Inlogaccounts voor uw eigen bedrijf aanmaken. Lees hier meer over bij "uw vestigingen en 

gebruikers" 

De 1e gebruiker die u toevoegt ontvangt een afmeldbevestiging per e-mail wanneer de 

order afgemeld is. 

Na het invoeren van een gebruiker verschijnt een nieuwe (lege) invoer voor nog een 

gebruiker. Wanneer u geen gebruikers meer toe te voegen heeft kunt u deze velden leeg 

laten. 


29


Gedetailleerde informatie "gebruikers" (rechterdeel van het scherm) 

1. Vul de persoonlijke gegevens van de gebruiker (contactpersoon) in. 

2. U kunt aangeven of de betreffende gebruiker toegang tot web-ordering (alleen bij 

Premiumpakket mogelijk) moet hebben of dat u de gebruikersgegevens alleen gebruikt als 

contactgegevens (in dat geval selecteert u bij rechten “Geen toegang”). Lees meer over 

weborderen bij "Webordering". 

4.2.2 Webordering 

Om webordering voor klanten aan te kunnen maken is het Premiumabonnement vereist. 



Vul de gegevens in, zodra u het “factuuradres” in heeft gevoerd verschijnt het deelvenster 


1. Vermeld de gebruikersnaam: Met de gebruikersnaam kan de gebruiker inloggen bij het 

eventuele web-orderen. 

2. Vermeld het bijbehorende wachtwoord: Het wachtwoord heeft de gebruiker nodig bij het 

inloggen. 

In het onderstaande voorbeeld logt de gebruiker bij het web-orderen in als: 

Gebruikersnaam: rijnstate 

Wachtwoord: rijnstate456 

3. Selecteer bij rechten "web-ordering" 

4. Klik op de knop "Opslaan en sluiten" 

5. De klant heeft nu toegang tot webordering. 


Informatie voor de klant 

Belangrijke informatie voor de klant: 

Website voor het weborderen 

Gebruikersnaam 

Wachtwoord 


Klanten 

31

Hoofdstuk 

Uw vestigingen en gebruikers 

V 


5 Uw vestigingen en gebruikers 


Uw vestigingen en gebruikers 

Hoofdvestigingen en vestigingen 

Zet bij het "Klantoverzicht" de weergave op "Vestigingen". Bij klantnummer 0 staat uw 

hoofdvestiging. Bij de eventuele "negatieve klantnummers (bijvoorbeeld -2)" staan uw 

vestigingen. 

U kunt zelf geen vestigingen toevoegen, hiervoor dient u contact met ons op te nemen. 

U vindt bij de klantgegevens van klant 0 en en eventuele vestigingen uw eigen 

bedrijfsgegevens en medewerkers die toegang tot het planpakket hebben. Deze gegevens 

moeten er in staan, om deze reden kunt u klant 0 en vestigingen niet verwijderen. Aan de 

gebruikers die u invoert (uw medewerkers dus), kunt u verschillende rechten toekennen. 

Afhankelijk van de rechten hebben de medewerkers tot bepaalde zaken toegang. Zie voor 

een schermafbeelding het hoofdstuk “gebruikers - klanten”. 

Admin (alle rechten) 

Gebruiker met volledige rechten en toegang. 

Planning (beperkte rechten) 

Ziet geen gebruikersnamen en wachtwoorden bij het bekijken van de klantgegevens 

Kan geen nieuwe koeriers aanmaken 

Kan geen nieuwe facturatie aanmaken 

Kan niet bij de tariefinstellingen 

Kan niet bij statistieken 

Kan niet bij de opmaak instellingen 

Kan niet bij de login historie 

Bij het toevoegen van een gebruiker kunt u een inlogaccount aanmaken door een 

gebruikersnaam, wachtwoord en rechten te selecteren. De aangemaakte gebruikersnaam en 

wachtwoord heeft de betreffende gebruiker nodig om in te loggen. 

Voor meerdere vestigingen is het Premiumpakket vereist. 

Geef uw boekhouder een planning account zodat deze uw facturatie kan bekijken en 

gegevens kan exporteren. 

33

Hoofdstuk 

Vervoerders - n.v.t. voor Small 

pakket 

VI 


6 Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket 

6.1 Vervoerdersoverzicht 


Nieuwe vervoerders toevoegen 

Vervoerderoverzicht bekijken 

Gegevens van vervoerders bewerken 

Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket 

In het vervoerderoverzicht krijgt u een overzicht van alle vervoerders en hun gegevens. De 

vervoerders die in het overzicht staan ziet u o.a. terug bij het invoeren van een order. 

Bij het Small pakket is vervoerdersinformatie niet beschikbaar. 

Vervoerders inzien/wijzigen 

U kunt de gegevens wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende vervoerder 

te klikken. 

Het vervoerderscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het 

vervoerderoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". 

Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de vervoerder verwijderd 

verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de vervoerder inderdaad wilt 

verwijderen. Klik op “OK” om de vervoerder te verwijderen. Wilt u de vervoerder niet 

verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. 

Vervoerders deactiveren 

Wanneer een vervoerder enige tijd afwezig is, kan het handig zijn om de vervoerder te 

deactiveren. Dit doet u door achter de betreffende vervoerder op te klikken. De 

vervoerder is nu niet meer zichtbaar in bij het invoeren van een order. Het veld met het 

vervoerdernummer kleurt rood. 

Vervoerders activeren 

Wilt u de vervoerder weer kunnen selecteren bij het invoeren van een order? Klik op de 

35


knop 

Het veld met het vervoerdernummer kleurt groen. U kunt de betreffende vervoerder 

selecteren bij het invoeren van een order. 

Weergave 

U kunt de weergave van het vervoerderoverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. 

“Voornaam”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal vervoerders, dat per pagina wordt 

weergegeven, instellen. Ook is het mogelijk om in het vervoerderoverzicht te zoeken. Vul de 

zoekterm in en klik op de knop "Zoeken". 

6.2 Vervoerders invoeren en bewerken 

Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe vervoerder” 

Het “Nieuwe vervoerder” scherm verschijnt 

Vul de gegevens in en klik op de knop “Opslaan” 

De toegevoegde vervoerder verschijnt na het opslaan in het “Vervoerderoverzicht” . Ook 

kunt u de vervoerder in het vervolg selecteren bij een orders. 


Vervoerders - n.v.t. voor Small pakket 

Gedetailleerde informatie "Nieuwe vervoerder" 

1. Voer de persoonlijke gegevens van de vervoerder in 

2. Selecteer het voertuigtype waarvan de vervoerder in het bezit is 

3. Vul eventuele bijzonderheden in 

4. Klik op de knop “Opslaan” om de nieuwe vervoerder gegevens op te slaan 

5. Klik op de knop “Annuleren” om de ingevoerde gegevens niet op te slaan 

6. U kunt de vervoerder in het vervolg selecteren bij een nieuwe order 


37

Hoofdstuk 

Factureren 

VII 


7 Factureren 


Het factuuroverzicht bekijken 

De betalingstermijn van facturen controleren 

Facturen als voldaan markeren 

Facturen openen als PDF 

Facturen e-mailen vanuit PDF 

Nieuwe facturatie aanmaken 

Facturen verwijderen 


Betalingsherinneringen versturen 

7.1 Factuuroverzicht en bewerken 

Factureren 

In het factuuroverzicht krijgt u een overzicht van aangemaakte facturen. De orders behorend 

bij deze facturen hebben in het orderoverzicht de status “gefactureerd”. 

Facturen inzien 

U kunt een factuur inzien door achter de betreffende factuur op te klikken. De factuur 

wordt geopend in de PDF lezer. Vanuit de PDF lezer kunt u de factuur afdrukken en 

bijvoorbeeld e-mailen. 

Facturen verwijderen 

Daarnaast kunt u de factuur verwijderen door op te klikken. Let op: Het verwijderen van 

facturen heeft niet de voorkeur, de nummering is dan niet meer doorlopend. Voor 

wijzigingen in het bedrag van de factuur kunt u deze beter crediteren met een volgende 

factuur. Op die manier voorkomt u ook dat uw klant dubbel betaald. 

Betalingstermijn 

U kunt per klant een betalingstermijn instellen. Standaard staat de betalingstermijn op 14 

dagen. De betalingstermijn komt terug bij het factuuroverzicht; hier vindt u de kolom 

“Verloopdatum”. Hierin staat de datum waarvoor de factuur voldaan moet worden. Wordt 

deze datum overschreden? Dan wordt de betreffende factuur rood. 


U kunt facturen als voldaan registreren door achter de betreffende factuur op te klikken. 

Geef uw boekhouder toegang zodat deze betaalde facturen als voldaan kan markeren. 

39


Weergave 

U kunt de weergave van het factuuroverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. 

“Verloopdatum”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal facturen, dat per pagina wordt 

weergegeven, instellen. Ook is het mogelijk om in het factuuroverzicht te zoeken. Vul de 

zoekterm in en klik op de knop "Zoeken". 

7.2 Nieuwe facturatie uitvoeren 

Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe facturatie” 

Het “Nieuwe facturatie” scherm verschijnt 

Vul de gegevens in en klik op de knop “Uitvoeren” 

De facturatie voor de betreffende klant(en) wordt in de PDF lezer getoond. U kunt de 

facturatie printen en eventueel e-mailen. 

De proeffactuur kunt u zo vaak als u wilt aanmaken. De factuur kunt u echter maar één 

keer aanmaken. 

U kunt de facturen wel los openen door deze aan te klikken in het factuuroverzicht. 

Nadat u de factuur heeft aangemaakt kunt u de facturatie niet nogmaals uitvoeren. De 

bijbehorende orders krijgen namelijk de status “gefactureerd”. Hierdoor kan de facturatie 

niet nogmaals uitgevoerd worden. 

Gedetailleerde informatie "Nieuwe facturatie" 

1. Selecteer de datum “tot wanneer” u de facturatie wilt inzien. Automatisch wordt de datum 


Factureren 

van vandaag ingevuld. U kunt ook de kalender gebruiken om de datum te selecteren: klik 

hiervoor op 

2. Pas eventueel de factuurdatum aan 

3. Selecteer het type factuur 

De proeffactuur kunt u zo vaak uitvoeren als u wilt. Wanneer u echter “factuur” selecteert 

dan kunt u deze maar één keer uitvoeren. Na het sluiten van het bestand krijgen de 

bijbehorende orders de status “gefactureerd” en kan de facturatie niet nogmaals uitgevoerd 

worden. Sluit de factuur daarom pas als u er klaar mee bent of sla de PDF op. 

Wilt u de “facturatie” meerdere keren printen, dan kunt u dit vanuit Adobe Reader doen 

(aangeven bij het afdrukken). 

4. Selecteer de klant waarvoor u de facturatie wilt uitvoeren. U kunt ervoor kiezen om voor 

“Alle klanten” de facturatie uit te voeren. U krijgt dan één overzicht (verzamel PDF) van alle 

facturen voor alle klanten. 

5. Selecteer voor de proeffactuur of u “voorbedrukt papier” of “blanco papier” wilt gebruiken. 

6. Selecteer voor de factuur of u “voorbedrukt papier” of “blanco papier” wilt gebruiken. 

7. U kunt de voetnoot – die op de factuur zichtbaar is – aanpassen. 

8. Klik op de knop “Uitvoeren” om de facturatie aan te maken. 

9. Klik op de knop “Terug” om naar het hoofdmenu terug te keren zonder een facturatie uit te 

voeren. 

7.3 Facturen crediteren 

Natuurlijk kan het voorkomen dat er een fout is gemaakt bij het invoeren van orders en dat 

deze vervolgens op de factuur terecht komen. U kunt de factuur dan verwijderen, en opnieuw 

aanmaken, maar het is beter om de factuur te crediteren. Dit pakt u als volgt aan: 


Maak een nieuwe order waarin u op exact dezelfde wijze de foutieve bestemmingen 

invoert. 

Klik vervolgens op de knop “Kilometers berekenen” 

Vervolgens plaatst u bij prijsberekening voor de kilometers, eventuele stops en andere 

tarieven een minteken (-). Druk op Enter. De factuur komt nu op hetzelfde bedrag uit, maar 

dan negatief.waardoor de foutieve factuur is gecorrigeerd. 

Eventueel vermeld u bij de opmerkingen op de factuur dat het om een creditfactuur gaat 

Meld de order af via de knop “Afmelden” 

De corrigerende order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie 

Voorbeeld 

U heeft met de klant afgesproken dat de rit van Appingedam naar Hulst 700 bedraagt. Bij het 

invoeren van de order vergeet u de gemaakte afspraak en klikt op automatische 

prijsberekening. De order komt nu uit op 751 kilometers. Vervolgens factureert u de 

betreffende order en krijgt een telefoontje van de klant dat de factuur niet klopt. 

41


Corrigeren 

U gaat vervolgens exact dezelfde order opnieuw invoeren, maar plaatst dan een minteken (-) 

bij de prijsberekening voor 51 kilometer (751km – 700km = 51km). De corrigerende order 

wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie. 

7.4 Facturen verwijderen 

Het heeft de voorkeur om foutieve facturen te crediteren. Mocht u toch de factuur willen 

verwijderen dan is de procedure als volgt: 

Wanneer u de order verwijdert krijgen alle orders op die factuur opnieuw de status 



Factureren 

“afgemeld”. De orders staan dan opnieuw klaar voor facturatie. U kunt aan uw klant 

doorgeven dat de factuur met het verwijderde factuurnummer verscheurd kan worden 

U kunt nu de order(s) die gewijzigd moeten worden heropenen en corrigeren 

Na de correctie meldt u de aangepaste order(s) opnieuw af 

Vervolgens voert u een nieuwe facturatie uit 

Wanneer u alleen de orders van de oude factuur op de nieuwe factuur wilt hebben dan 

kiest u bij de “factureren t/m datum” de datum van de oude factuur. Als u dit niet doet, 

komen de oude en nieuwe orders samen op één factuur 

U heeft nu een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer. Het oude factuurnummer 

kan niet opnieuw gebruikt worden omdat dit inconsequenties oplevert en niet is 

toegestaan door de belastingdienst 

43

Hoofdstuk 

Repeterende orders 

VIII 


8 Repeterende orders 


Nieuwe repeterende orders invoeren 

Repeterende orders bewerken 

Repeterende orders afmelden 

Het repeterende orderoverzicht bekijken 

Pakbonnen aanmaken 

Route weergeven 

Prijzen berekenen 

8.1 Repeterende orders invoeren 

Repeterende orders 

Repeterende orders zijn orders die wekelijks terugkomen. U kunt deze orders invoeren als 

repeterende orders zodat deze automatisch iedere week in uw orderoverzicht verschijnen. U 

kunt een repeterende order als volgt aanmaken: 

Klik in het hoofdmenu op “Nieuwe repeterende order” 

Het “Nieuwe repeterende order” scherm verschijnt 

Vul bij "Tijd" het tijdstip waarop de vervoerder bij de 1e bestemming moet zijn 


De toegevoegde order verschijnt iedere keer automatisch - 1 week voor de uitvoerdatum - 

in het “Orderoverzicht” 

Het repeterende orderscherm werkt hetzelfde als het invoerscherm voor "gewone" 

orders. Voor meer informatie kunt u kijken bij "Orders invoeren" 

45


8.2 Repeterende orderoverzicht en bewerken 

In het repeterende orderoverzicht krijgt u een overzicht van alle repeterende orders. 

Deze repeterende orders komen iedere keer – één week voor de uitvoerdatum - automatisch 

in het orderoverzicht terecht. 

Status 

De repeterende order kan de status “Actief” of “Niet actief” hebben. Actief houdt in dat de 

order automatisch in het orderoverzicht verschijnt. Is de order “Niet actief”? In dat geval komt 

de order niet in het orderoverzicht. U kunt de status van de repeterende order wijzigen door 

op de order te klikken. De orders in het repeterende orderoverzicht zijn niet gekleurd. 

Repeterende orders inzien/wijzigen 

U kunt de repeterende orders wijzigen of inzien door op de knop achter de betreffende 

order te klikken. 

Het repeterende orderdetailscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren 

naar het orderoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". 

Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u de repeterende order 

verwijderd verschijnt een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u de repeterende 

order inderdaad wilt verwijderen. Klik op “OK” om de order te verwijderen. Wilt u de order 

toch niet verwijderen? Klik dan op “Annuleren”. 

Weergave 

U kunt de weergave van het repeterende orderoverzicht wijzigen door op de kolomhoofden 

(bijv. “Klant”) te klikken. Daarnaast kunt u het aantal orders, dat per pagina wordt 

weergegeven, instellen. Ook is het mogelijk om in het repeterende orderoverzicht te zoeken. 

Vul de zoekterm in en klik op de knop "Zoeken" 



Hoofdstuk 

Adresboek 

IX


9 Adresboek 

9.1 Adresboek overzicht 

In het adresboek kunt u: 

Adressen eenvoudig toevoegen aan het adresboek 

Adressen bewerken 

Het adresboekoverzicht bekijken 

In het adresboek overzicht krijgt u een overzicht van alle klanten en reeds ingevoerde 

adressen. Deze adressen kunt u selecteren wanneer u een nieuwe order voor de 

desbetreffende klant invoert. 

Met het adresboek heeft u snel toegang tot uw veelgebruikte bestemmingen wat tijd en 

fouten bespaard. 

Bij het Premium abonnement heeft iedere klant toegang tot zijn eigen adresboek. Zo kan 

uw klant zelf zijn bestemmingen beheren. 

Adresgegevens inzien/wijzigen 

U kunt de adresgegevens wijzigen of inzien door op de knop achter het betreffende adres 

te klikken. 

Het adresscherm verschijnt nadat u op deze knop klikt. Om terug te keren naar het 

adresoverzicht klikt u op de knop "Opslaan en sluiten". 

Verwijderen kan door op de knop te klikken. Wanneer u een adres verwijderd verschijnt 

een veiligheidsvenster waarin wordt gevraagd of u het adres inderdaad wilt verwijderen. Klik 

op “OK” om het adres te verwijderen. Wilt u het adres toch niet verwijderen? Klik dan op 


Weergave 


Adresboek 

U kunt de weergave van het adresoverzicht wijzigen door op de kolomhoofden (bijv. “Klant”) 

te klikken. Daarnaast kunt u het aantal adressen, dat per pagina wordt weergegeven, 

instellen. Standaard staat deze op 50. Ook is het mogelijk om in het adresboek overzicht te 

zoeken. Vul de zoekterm in en klik op de knop "Zoeken" 

9.2 Adressen invoeren en bewerken 


Klik in het hoofdmenu op “Nieuw adres” 

Het “Nieuw adres invoeren” scherm verschijnt 


Het adres is nu toegevoegd aan het adresboek. U kunt het adres in het vervolg selecteren 

bij nieuwe orders voor de desbetreffende klant. 

49

Hoofdstuk 

Tarieven beheer 

X 


10 Tarieven beheer 

10.1 Starten met tariefbeheer 


Onder tarieven beheer kunt u: 

Producten instellen 

Het productoverzicht bekijken 

Voertuigen instellen 

Voertuigoverzicht bekijken 

Tarieven koppelen aan producten en voertuigen 

Tariefoverzicht bekijken 

Aangepaste tarieven per klant invoeren 


Tarieven kunt u zelf instellen en bewerken. De tarieven ziet u terug bij de prijsberekening (bij 

het invoeren van een order) en bij de facturatie. Hieronder ziet u een overzicht van de 

tariefstructuur. De tariefstructuur start met een product waaraan voertuigen gekoppeld zijn. 

In het onderstaande voorbeeld is het product "Vandaag bezorgd" waaraan diverse voertuigen 

gekoppeld kunnen worden. Vervolgens stelt u per voertuig de tarieven in. Daarnaast kunt u 

gebruik maken van de optie "Alle voertuigen" voor tarieven die op alle voertuigen van 

toepassing zijn zoals bijvoorbeeld brandstoftoeslag. 

51


Producten invoeren 

Wanneer u voor het eerst tarieven gaat instellen kunt u het beste starten met het invoeren 

van producten. Voorbeelden van producten zijn: 

"Spoed" - op basis van kilometers 

"Vandaag bezorgd" - op basis van gewicht/volume 

"Morgen bezorgd voor 12.00 uur" - op basis van gewicht/volume 



Wanneer u de prijs berekend op basis van tijd vult u dit in als tarief voor laad/los tijd. 

Dit zijn slechts enkele voorbeelden, de producten die u hanteert zijn natuurlijk afhankelijk 

van uw bedrijfsvoering. Ga naar producten invoeren en bewerken voor een uitgebreide 

uitleg. 

Voertuigen invoeren 

Vervolgens gaat u voertuigen instellen. Dit doet u omdat de prijs per voertuig kan varieren; zo 

zal vervoer per bus normaliter duurder zijn dan vervoer per personenauto. Ga naar voertuigen 

invoeren en bewerken voor een uitgebreide uitleg 

Tarieven instellen 

Nadat u de producten en voertuigen ingesteld heeft kunt u beginnen met het instellen van de 

tarieven. De tarieven stelt u per product én voertuig in. Daarnaast moet u een keuze maken 

voor de "tariefsoort", bijvoorbeeld percentage, stops (aantal) enz. Ga naar Tarieven invoeren 

en bewerken voor een uitgebreide uitleg. 


10.1.1 Stap 1 - Producten invoeren/bewerken 



Nieuw product invoeren 

Klik in het hoofdmenu onder "Tarief beheer" op "Product" 

Het “Productoverzicht" verschijnt 

Klik op "Nieuw product toevoegen" (zie oranje kader in onderstaande afbeelding) 

Het onderstaande scherm verschijnt 

Vul de Productnaam in (in het onderstaande voorbeeld "Morgen bezorgd voor 12.00 uur) 

Selecteer het BTW tarief 

Voor taxidiensten kunt u het lage BTW tarief hanteren. Alle tarieven die onder een 

product met lage BTW vallen worden met het gekozen BTW percentage doorbelast. 

Klik op de knop "Opslaan en sluiten" 

Het product is nu aangemaakt 

Producten bewerken en verwijderen 

Nadat u een product ingevoerd heeft, verschijnt deze in het productoverzicht. 

Klik in het productoverzicht op om het betreffende product te bewerken. 

Klik op om het product te verwijderen 

10.1.2 Stap 2 - Voertuigen invoeren/bewerken 

Nieuw product invoeren 

Klik in het hoofdmenu onder "Tarief beheer" op "Voertuigen" 

Het “Voertuig overzicht" verschijnt 

Klik op "Nieuw voertuig toevoegen" (zie oranje kader in onderstaande afbeelding) 

53


Het onderstaande scherm verschijnt 

Vul bij "Voertuignaam" de naam van het voertuig in 

Klik vervolgens op de knop "Opslaan" 

Het voertuig is nu toegevoegd aan het "Voertuig overzicht" 

Voertuigen bewerken en verwijderen 

Nadat u een voertuig ingevoerd heeft, verschijnt deze in het "Voertuig overzicht" 

Klik in het voertuigoverzicht op om het betreffende voertuig te bewerken. 

Klik op om het voertuig te verwijderen 

10.1.3 Stap 3 - Tarieven invoeren/bewerken 

De tarieven ziet u terug bij de prijsberekening (order invoerscherm) en op de uiteindelijke 

facturatie. 

Nieuw tarief invoeren 

Klik in het hoofdmenu onder "Tarief beheer" op "Tarieven" 

Het “tarieven overzicht" verschijnt 

Klik op "Nieuw tarief toevoegen" (zie oranje kader in onderstaande afbeelding) 

Het onderstaande scherm verschijnt: 




Vul de omschrijving van het tarief in. Bijvoorbeeld: Kilometers/Weekendtoeslag/Per kilo 

Selecteer de tariefsoort bijvoorbeeld kilometers/vast bedrag/percentage. De tariefsoort 

die u selecteert is uiteraard afhankelijk van de omschrijving van het tarief. Zo is het logisch 

dat wanneer u kiest voor de omschrijving "Kilo" u de tariefsoort "Gewicht" selecteert. Kijk 

voor voorbeelden naar de bovenstaande schermprint ("Tarieven overzicht"). 

Wanneer u de prijs berekend op basis van tijd vult u dit in als tarief voor laad/los tijd. 

Selecteer het voertuig waaraan u het tarief wilt koppelen. Is het tarief op alle voertuigen 

van toepassing? Dit is bijvoorbeeld het geval bij brandstoftoeslag, selecteer dan "Alle 

voertuigen" 

Vervolgens kunt u aanvinken of u het tarief standaard "actief" wilt. Wanneer u voor 

"standaard actief" kiest wordt het tarief standaard in de prijsberekening meegenomen. Om 

dit te verduidelijken een voorbeeld: een kilometertarief zet u standaard op actief, een 

tarief voor avondtoeslag of weekendtoeslag zet u op non-actief (door het hokje uit te 

vinken). U kunt dan - wanneer sprake is van avondtoeslag - het tarief avondtoeslag 

aanvinken, maar dit tarief wordt niet standaard meegenomen in de prijsberekening. 

Selecteer of het gekozen tarief een percentage of bedrag is. 

Vul tenslotte de prijs of het percentage in. 

Klik op de knop "Opslaan" 

Het tarief is nu toegevoegd aan het tarieven overzicht 

10.2 Producten overzicht 

Klik in het hoofdmenu op “Producten”. U krijgt nu een overzicht van alle producten te zien 

(zie onderstaande afbeelding). Indien er nog geen producten ingesteld zijn is het overzicht 

leeg. U kunt het overzicht sorteren, zoeken en producten bewerken/verwijderen en nieuwe 

producten toevoegen. 

55


10.3 Voertuigen overzicht 

Klik in het hoofdmenu op “Voertuigen”. U krijgt nu een overzicht van alle voertuigen te zien 

(zie onderstaande afbeelding). Indien er nog geen voertuigen ingesteld zijn is het overzicht 

leeg. U kunt het overzicht sorteren, zoeken en voertuigen bewerken/verwijderen en nieuwe 

voertuigen toevoegen. 

10.4 Tarieven overzicht 

Klik in het hoofdmenu op “Tarieven”. U krijgt nu een overzicht van alle tarieven te zien (zie 

onderstaande afbeelding). Indien er nog geen tarieven ingesteld zijn is het overzicht leeg. U 

kunt het overzicht sorteren, zoeken en tarieven bewerken/verwijderen en nieuwe tarieven 

toevoegen. 



Hoofdstuk 

Algemeen 

XI


11 Algemeen 

11.1 Statistieken 

Statistieken bekijken 

Gegevens vanuit EasyTrans Software exporteren 

Login historie bekijken 

Wachtwoord veranderen 

Klik in het hoofdmenu op statistieken om - binnen een periode - inzicht te krijgen in: 

Totaal aantal orders 

Totale omzet van de orders 

Totaal aantal klanten 

Aantal facturen 

Gemiddelde factuurbedrag 

De periode kunt u selecteren bij de velden "vanaf datum" en "t/m" datum. 

11.2 Exporteren 

Met de functie exporteren kunt u gegevens vanuit uw planpakket naar bijvoorbeeld een Excel 

bestand exporteren. Dit biedt tal van mogelijkheden. Het Excel bestand kunt u bijvoorbeeld 

gebruiken voor het verzenden van een mailing naar uw klanten. Andere opties: 

De factuurgegevens importeren in uw boekhoudprogramma 

Uw klantenbestand exporteren 


11.3 Login historie 


Zoekt u een aangepaste export functie? Neem dan contact op. 

Algemeen 

Via de login historie kunt u zien wanneer welke klant heeft ingelogd. Daarnaast kunt u zien 

wanneer uw planningmedewerkers hebben ingelogd en bekijken of er mislukte 

inlogpogingen zijn (bij bijvoorbeeld het invullen van een foutief wachtwoord). Door op het 

IP-adres te klikken kunt u de globale locatie van de gebruiker zien. 

11.4 Verander wachtwoord 

U kunt uw wachtwoord eenvoudig wijzigen door in het hoofdmenu op "Verander 

wachtwoord' te klikken. Het onderstaande scherm verschijnt. Zodra u uw oude wachtwoord 

en een nieuw wachtwoord heeft ingevoerd en vervolgens op de knop "Wijzigen" klikt, is uw 

wachtwoord aangepast. 

59

Hoofdstuk 

Instellingen 

XII 


12 Instellingen 

12.1 Algemene instellingen 


Instellingen 

Uw algemene gegevens bekijken 

Uw algemene gegevens aanpassen 

Instellingen voor de kilometerberekening bekijken en aanpassen 

Kleuren instellen 

Land instellingen bekijken 

Land instellingen aanpassen 

Bij de algemene instellingen vindt u uw bedrijfsgegevens en de betalingsinstellingen. 

Daarnaast kunt u bij de algemene instellingen een keuze voor de startlocatie maken (uw 

eigen bedrijf of de klant) voor de kilometerberekening en kunt u aangeven of u een melding 

bij incomplete klantgegevens wilt of niet. Klik na het aanpassen van gegevens op de knop 

"Opslaan en sluiten" om de wijzigingen te behouden. 

Wanneer u uw bedrijfsgegevens aanpast worden deze ook bij uw vestiging aangepast zie 

"Uw vestingen en gebruikers". 

61


12.2 Opmaak instellingen 

Klik in het hoofdmenu onder Instellingen op "Kleuren" om de kleuren in het orderoverzicht 

aan te passen. U kunt het aanpassen van kleuren als volgt aanpakken: 

Kopieer en plak (via bijvoorbeeld Ctrl-c Ctrl-v) de gewenste kleur inclusief het hekje (#) in 

het veld waarvan u de kleur wilt wijzigen 

Klik op de knop "Opslaan en sluiten" om de wijzigingen te behouden 

De kleuren zijn nu aangepast 


12.3 Landen instellingen 


Instellingen 

Bij de landen instellingen kunt u selecteren welke landen bij het invoeren van adressen/ 

bestemmingen getoond moeten worden. Daarnaast kunt u een standaard land selecteren. Dit 

land wordt standaard geselecteerd bij het invoeren van een bestemming. 

Klik in het hoofdmenu onder Instellingen op "Landen" 

U krijgt nu het landen overzicht te zien 

Landen activeren 

U kunt landen activeren door achter het betreffende land op te klikken 

Het veld met het landnummer wordt groen en het land kan geselecteerd worden bij het 

invoeren van een bestemming 

Landen deactiveren 

U kunt landen deactiveren door achter het betreffende land op te klikken 

Het veld met het landnummer wordt rood 

Het land kan niet meer geselecteerd worden bij het invoeren van een bestemming 

Standaardland selecteren 

Het standaardland wordt automatisch ingevuld bij het invoeren van een bestemming 

U kunt het standaardland selecteren door achter het betreffende land op te klikken 

Achter het betreffende land wordt als volgt aangegeven dat het land als standaardland 

63


ingesteld staat 

U kunt maar één land als standaardland instellen 



Hoofdstuk 

Veelgestelde vragen 

XIII


13 Veelgestelde vragen 

13.1 Hoe maak ik een weborder account voor klanten aan? 

Om webordering voor klanten aan te kunnen maken is het Premiumabonnement vereist. 



Vul de gegevens in, zodra u het “factuuradres” in heeft gevoerd verschijnt het deelvenster 


1. Vermeld de gebruikersnaam: Met de gebruikersnaam kan de gebruiker inloggen bij het 

eventuele web-orderen. 

2. Vermeld het bijbehorende wachtwoord: Het wachtwoord heeft de gebruiker nodig bij het 

inloggen. 

In het onderstaande voorbeeld logt de gebruiker bij het web-orderen in als: 

Gebruikersnaam: rijnstate 

Wachtwoord: rijnstate456 

3. Selecteer bij rechten "web-ordering" 


13.2 Hoe maak ik extra beheerders- en planning accounts aan? 

U kunt gebruikers en inlogaccounts als volgt aanmaken: 

Ga in het hoofdmenu naar "Klant overzicht" 

Selecteer bij "Weergave" alle vestigingen 

Selecteer uw bedrijf/vestiging 

U komt in het onderstaande scherm: 



67


Voeg de gegevens van de nieuwe gebruiker toe bij "Gebruikers' (zie oranje omkadering) 

Vermeld de gebruikersnaam: Met de gebruikersnaam kan de gebruiker inloggen 

Vermeld het bijbehorende wachtwoord: Het wachtwoord heeft de gebruiker nodig bij het 

inloggen 

13.3 Ik heb een foutieve factuur aangemaakt, hoe los ik dit op? 

Natuurlijk kan het voorkomen dat u een fout maakt bij het invoeren van orders en dat deze 

vervolgens op de factuur terecht komen. U kunt de factuur verwijderen, maar het is beter om 

de factuur te crediteren. Dit pakt u als volgt aan: 

Maak een nieuwe order waarin u op exact dezelfde wijze de foutieve bestemmingen 

invoert. 

Klik vervolgens op de knop “Kilometers berekenen” 

Vervolgens plaatst u bij prijsberekening voor de kilometers, eventuele stops en andere 

tarieven een minteken (-). Druk op Enter. De factuur komt nu op hetzelfde bedrag uit, maar 

dan negatief.waardoor de foutieve factuur is gecorrigeerd. 

Eventueel vermeld u bij de opmerkingen op de factuur dat het om een creditfactuur gaat 

Meld de order af via de knop “Afmelden” 

De corrigerende order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie 

Voorbeeld 

U heeft met de klant afgesproken dat de rit van Appingedam naar Hulst 700 bedraagt. Bij het 



invoeren van de order vergeet u de gemaakte afspraak en klikt op automatische 

prijsberekening. De order komt nu uit op 751 kilometers. Vervolgens factureert u de 

betreffende order en krijgt een telefoontje van de klant dat de factuur niet klopt. 

Corrigeren 

U gaat vervolgens exact dezelfde order opnieuw invoeren, maar plaatst dan een minteken (-) 

bij de prijsberekening voor 51 kilometer (751km – 700km = 51km). 

De gecorrigeerde order wordt nu meegenomen bij de eerstvolgende facturatie. 


69


13.4 Ik heb een prijsafspraak met bepaalde klanten, hoe voer ik dit in? 

Ga in het hoofdmenu naar "Tarieven" 

Het "Tarieven overzicht" verschijnt 

Klik op het betreffende tarief waarvan u een aangepaste prijs voor een klant wilt invoeren 

Het volgende scherm verschijnt: 

Selecteer de klant waar de aangepaste prijs voor geldt bij het veld "Klant" 

Klik op de knop "Opslaan" 

Vul de aangepaste prijs in, zie onderstaande voorbeeld: 

Klik op de knop "Opslaan & Sluiten" 

De aangepaste prijs voor de betreffende klant is nu doorgevoerd 

Wilt u voor meerdere klanten een aangepaste prijs invoeren? Klik dan na het invullen van 

de prijs op de knop "Opslaan". Automatisch verschijnt een leeg invoerveld voor nog een 

aangepaste prijs (voor een andere klant uiteraard). 


Hoofdstuk 

Contact 


XIV


14 Contact 

Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen of opmerkingen dan kunt u contact 

opnemen met EasyTrans Software. Bij voorkeur verloopt het contact per e-mail. 

Contactgegevens 

Algemene informatie 

EasyTrans software 

Aagtekerkesingel 38 

6845 AL Arnhem 

Contact informatie 

Internet: www.easytrans.nl 

E-mail: info@easytrans.nl 

Telefoon: 026 - 702 43 91 

Fax: 084 – 836 68 37 

Bankgegevens 

ING Bank nr: 4511811 

Ten name van: EasyTrans Software 

Te: Arnhem 

IBAN-code: NL63INGB0004511811 

BIC-code: INGBNL2A 

Overige informatie 

KvK nr: 30263870 

BTW nr: NL.139.43.1056.B.01

EasyTrans Software - Admin Handleiding

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?