Slimmer werken met Outlook Hugo Bakker - Peak Professionals

Methodiek
Na een vakantie kun je er tegenop zien om weer te gaan werken vanwege de vele emails die op je
wachten. Gedurende de dag is slokt email een groot deel van je tijd op. Mensen zijn veel meer tijd
kwijt aan het lezen, filteren en beantwoorden van email dan ze zelf denken. En veel meer tijd kwijt
dan eigenlijk nodig is.
Hoe maak je van email weer een effectief middel?
Test dit uit:
Verdeel je email in 5 categorieën.
Er zijn 5 soorten email in je inbox. Bepaal tot welke categorie een emailtje behoort en behandel het
op de manier die daarbij hoort.
1. Email die je hebt gelezen, waar geen actie aan vastzit en die je niet hoeft te bewaren als
referentiemateriaal. Gooi het bericht weg.
2. Email die je hebt gelezen, waar niet direct actie aan vastzit, maar misschien wel in een later
stadium. Bewaar het bericht in een archief.
3. Email die je hebt gelezen en waarvan je vindt dat er een actie aan vastzit (ook al weet je nog
niet wat). Zet het bericht in je actielijst in de juiste context (map ‘af te handelen’ of gewoon
inplannen).
4. Email die je hebt gelezen en waarvan je de bijbehorende actie hebt uitgevoerd, maar nu
wacht je op een antwoord van iemand anders. Zet de email in een ‘wachten op’-lijst.
5. Email die je nog niet hebt gelezen. De enige email die in je inbox zou moeten zitten.
Archiveren of
verwijderen
Beantwoorden
Start email
checken
Nu doen,
delegeren of
inplannen
www.peakprofessionals.nl
Lees mail
globaal
Filterregels
instellen indien
mogelijk