downloaden - Vlot Solutions

MAGAZINE
zomer 2013
Aanmetersportaal Nieuwe website
Tips & Tricks

2
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
Ik weet het niet, maar wij hebben
iets met zolders en kelders. Het
begon allemaal op zolder, Vlot
Solutions nu bijna 30 jaar geleden.
Een paar jaar later betrokken we een
andere locatie en toen belandden
we in de kelder, zo’n beetje half
onder de grond.
Inmiddels is het 14 jaar geleden
dat we onze intrek namen in
een gloednieuw pand aan de
Bovenstraat in Rotterdam. Een statig
herenhuis met op de bovenste
verdieping een mooi penthouse, dat
uitstekend voor ons geschikt was.
Weer op zolder dus. Op die plek zijn
we gegroeid naar een fors team, en
wisten we onze klantenkring uit te
breiden naar meer dan 290 klanten.
Dat geeft veel bedrijvigheid. >>
August Vlot
Nieuwe Jas
Op vrijdag is altijd onze “kantoordag” en dan is
het wel eens krap met 16+ man/vrouw die allemaal
wat te bespreken, te bellen, te schrijven of te
programmeren hebben en dat allemaal op 120
vierkante meters.
Hoog tijd dus om te verkassen. Deze keer hoeven
we niet ver weg. Twee huizen verderop verrijst
wederom een keurig herenhuis, en jawel, daar
hebben we de zolder én de kelder weten te
bemachtigen! We houden de traditie in ere zullen
we maar zeggen. Vanaf de bovenste verdieping
gaan we ingaande deze zomer onze klanten
van nog meer oplossingen en mooie software
voorzien. In de kelder is deze keer onze kantine,
ons bedrijfsrestaurant dan wel onze stamkroeg
gevestigd. Daar gaan we voortaan met elkaar
lunchen en op vrijdag hebben we daar voortaan ons
“happy hour” bedrijfsoverleg, waar we met elkaar
de laatste nieuwtjes in de branche doornemen en
ons tegoed doen aan een biertje en een bitterbal.
Ik wens u veel leesplezier.

IN DEZE UITGAVE...
Vernieuwde Website
www.vlotsolutions.nl heeft een metamorfose ondergaan
Innovatie
› Aanmetersportaal
› Haarwerkprotocol
Gebruikers vertellen over hun
ervaringen met producten van Vlot Solutions
Van Mook Roosendaal werkt met Protocoller
De Hoogstraat Orthopedietechniek werkt met Prestatiemanager
WE Design werkt met OrthoMatic
Tips & Tricks
› COV controle OrthoMatic
› Default zoekmethode OrthoMatic
› Scannen barcode haarwerk
› Vlot Solutions Prestatiemanager
3
4.
5.
8.
13.

4
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
Nieuwe Website
Misschien is het u al opgevallen! Zo niet, mogen wij u dan
attenderen op het feit dat onze website een metamorfose heeft
ondergaan. Deze vernieuwing, die onze website een frisse en
moderne uitstraling geeft werd mede mogelijk gemaakt door
een aantal van onze klanten die hun locatie beschikbaar stelden
om foto’s te maken. Deze foto’s werden gemaakt door Theo
van Woerden van Blije Foto’s, die onder de indruk was van de
expertise, kwaliteit en vaardigheden van onze klanten.
Naast de functionaliteiten die u van ons gewend bent op de oude
website waaronder release-informatie en het downloaden van
software, zullen we u op onze nieuwe site op de hoogte houden
van nieuwsfeiten en ontwikkelingen vanuit de branche. Deze kunt
u vinden onder het kopje ‘Nieuws’ op elke pagina.
Nieuw is een duidelijk overzicht van al onze medewerkers.
Neem gerust een kijkje in ons ‘smoelenboek’!
Theo van Woerden
FoToGrAAF › www.blijefotos.nl
“Op 24 januari jl. was ik met Jacqueline
Kant, de accountmanager van Vlot
Solutions, op stap. Ik had de opdracht
om het vak van de klanten van Vlot
Solutions letterlijk “in beeld” te brengen.
Eén en ander heeft geleid tot een
fotocollectie van meer dan 250 beelden.
Wat een prachtig vak hebben deze
mensen! Ik ben werkelijk onder indruk
geraakt. Ik hoop dat ik de passie die
van hun werk straalt goed in beeld heb
kunnen brengen”.

Innovatie
AANmeTerSporTAAl
Het proces van medische indicatie tot en met de levering van een medische voorziening
aan een tevreden klant is soms complex en vraagt om het vastleggen van tal van
informatie op verschillende stappen binnen dit proces. Vanuit de branches is de laatste
jaren gewerkt aan het protocolliseren van diagnose en levering van deze voorzieningen.
Daaruit is onder andere behoefte ontstaan om:
a. deze informatie digitaal vast te leggen;
b. deze informatie vast te leggen bij de bron en in de praktijk is dat vaak de paskamer.
Niet verwonderlijk dus dat Vlot Solutions zich hard heeft gemaakt voor het
introduceren van wat wij noemen de “protocoller”. Dit instrument biedt onze
klanten de mogelijkheid om een patiëntendossier, of een protocol digitaal vast te
leggen en aan een klantenkaart te hangen.
WEB-WEB-WEB
De technologie die we hiervoor gebruiken is de web-technologie die we in het
kader van onze Beyond-Next strategie hebben geselecteerd. Inmiddels maken
honderden van onze gebruikers dagelijks gebruik van de protocoller en
voldoen zij daarmee aan de normen die de branche met verzekeraars heeft
gesteld.
De logisch volgende stap in de productontwikkeling van de protocoller is de
mogelijkheid te bieden om “at the point of action” het protocol in te vullen
zonder de beschikking te hebben over een OrthoMatic
versie. Wij introduceren daarom het “aanmetersportaal”.
5

6
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
vervOlg AAnmeterspOrtAAl
INTEgRATIE
Het aanmetersportaal is een web-portaal voor aanmeters
waarmee zij bijvoorbeeld vanaf een Tablet (iPad/Tab) of
een netbook hun klantprotocol kunnen bewerken.
Het nieuwe aanmetersportaal is daar bij verrassend slim
geïntegreerd met OrthoMatic/ElaMatic. Zo worden veel
stamgegevens binnen het portaal beschikbaar gesteld
waardoor op een betrouwbare manier data kan worden
ingegeven. Ook worden alle relevante klantgegevens
binnen het portaal gepresenteerd en kunnen vorige
klantenkaarten en/of -protocollen worden gekopieerd en
hergebruikt.
HAArWerkproTocol
AgENDA
Daarnaast biedt het aanmetersportaal een schitterende
agenda-functie die naadloos integreert met de
OrthoMatic-agenda. Zo heeft de aanmeter alle afspraken
op de bewuste dag tot zijn/haar beschikking en kunnen
eenvoudig nieuwe afspraken worden vastgelegd. Deze
afspraken worden direct online gesynchroniseerd met de
OrthoMatic-agenda.
Als haarwerker herkent u misschien het scenario wel:
U heeft het druk, u wilt kwaliteit en kwantiteit leveren en eigenlijk, zoals iedereen, met
uw werk bezig zijn. Maar helaas is dat niet altijd voor u weggelegd want naast de praktijk
volgt er ook een stuk theorie. De branchevereniging en de zorgverzekeraar vragen u om
het vastleggen van een aantal belangrijke gegevens over uw klant (intake) en zijn of haar
zorgplan. Dit is niet alleen in het belang van uw klant maar zeker ook in uw belang.
Vlot Solutions heeft daarom een protocol ontwikkeld, die u in staat stelt het zorgplan/
patiëntdossier elektronisch vast te leggen.
In OrthoMatic/ElaMatic kunt u vanaf de klantenkaart het protocol benaderen.
NAW gegevens worden dan automatisch overgenomen. Daarnaast kunt u de medische
indicatie, hoofdmaten, kenmerken van het haarwerk, productselectie, levering en evaluatie
invullen. Als u het protocol opslaat wordt deze aan de klantenkaart van de desbetreffende
klant gehangen. Het protocol kan tussentijds worden aangepast of worden afgedrukt.
Ook nieuwsgierig naar hoe dit protocol u kan helpen uw processen te fine-tunen?
Wij hebben een link voor u: www.vlotsolutions.nl/haarwerkers. Onderaan deze pagina staat
een link naar het haarwerkprotocol. Er wordt u om uw naam en e-mailadres gevraagd.
Daarna kiest u het haarwerkprotocol.
* Let op: doordat onder deze omgeving geen klantenbestand hangt wordt u gevraagd een aantal
NAW gegevens in te vullen. Normaliter worden deze vanaf de klantenkaart mee overgenomen.

Innovatie
“Vlot Solutions heeft een protocol
ontwikkeld, die u in staat stelt
het zorgplan/patiëntdossier
elektronisch vast te leggen.”
7

8
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
Gebruikers vertellen
over hun ervaringen met
producten van Vlot Solutions
VAN MOOK ROOSENDAAl WERKT MET PROTOCOllER
‘Wij gaan in uw schoenen staan’, is het motto van
Van Mook Schoentechniek en Schoenmode te
Roosendaal. Ria Zijlmans werkt al twintig jaar bij het
bedrijf. Met Vlot Solutions maakte Van Mook een
flinke slag in het verbeteren van de bedrijfsprocessen.
“Het laatste wat wij willen is dat orthopedische schoenen in de
kast van een klant blijven staan. Klanten nemen het advies van hun
arts heel serieus, en terecht. Maar wij vragen door. Wat verwacht
een klant van het dragen van een orthopedische schoen? Het
kan een lastig proces zijn om een orthopedische schoen aan te
trekken. Wij hebben oog voor dat proces, in al zijn facetten. En dat
werkt, merken we.
Onze ambitie is niet om de grootste te worden maar wel
de beste. Vlot Solutions is een belangrijke partner bij het
waarmaken van die ambitie. Door de software-oplossingen
van Vlot Solutions hebben we afgelopen jaren een flinke
slag kunnen maken in het verbeteren van bedrijfsprocessen.
Zo werken we nu met ProduMatic, dat de hele productie
ria Zijlmans
VAN mook ScHoeNTecHNIek eN ScHoeNmode
‘Vlot Solutions is een belangrijke partner
bij het waarmaken van onze ambitie’
aanstuurt. ShoeMatic laat ons in één oogopslag de complete
voorraad zien. Daarnaast hebben we het complete verleden
en heden van de klant overzichtelijk op een rij en kunnen
alle betalingen meteen worden verwerkt. Snelle levering is
belangrijk voor onze klant, door al deze effectieve systemen
kunnen we het proces beter stroomlijnen. We zijn volop in
ontwikkeling en de tools van Vlot Solutions helpen ons daarbij.
We maken naast orthopedische schoenen ook steunzolen, doen
aanpassingen aan confectieschoenen en meten therapeutischelastische
kousen aan. Met onze spreekuren op diverse locaties
in Zeeland zijn we veel klanten van dienst. We zijn de afgelopen
jaren flink gegroeid en dat heeft mede te maken met de tools
en expertise die Vlot Solutions ons levert.”

“We zijn de afgelopen jaren flink
gegroeid en dat heeft mede te maken
met de tools en expertise die Vlot
Solutions ons levert.”
9

10
Fotograaf: Jaap de Boer
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
vervOlg gebruikers vertellen
Over hun ervAringen met
prOducten vAn vlOt sOlutiOns
DE HOOgSTRAAT ORTHOPEDIETECHNIEK
WERKT MET PRESTATIEMANAgER
Mensen weer op de been helpen, dat is de missie
van Marcel Conradi. Sinds 2002 is hij directeur van
De Hoogstraat Orthopedietechniek in Utrecht.
Zijn bedrijf werkt inmiddels ruim tien jaar met
software-oplossingen van Vlot Solutions.
“Onze omzet is in tien jaar tijd verdrievoudigd. Het geheim? Ten
eerste bestaat mijn team uit toppers. Daarnaast streef ik in mijn
bedrijf naar ‘ruimte en vrijheid’. Ruimte in tijd bijvoorbeeld. Ik
ben tegen overwerken. Als overwerk structureel plaatsvindt, is
er iets mis. Daarnaast wil ik graag ruimte hebben om cliënten
goed van dienst te zijn en de tijd voor hen te hebben. Daarom
nemen we die tijd voor onze cliënten, voor een extra aanpassing
bijvoorbeeld.
Om de zorg goed en snel te kunnen verlenen moeten we niet
alleen efficiënt werken maar ook effectief. Het moet wel resultaat
hebben. Daarom denken we met Vlot Solutions voortdurend na
over innovatie van onze software-systemen. We werken heel goed
samen met Vlot Solutions en dat is waardevol. In 2002 startten we
hier met vier computers, inmiddels zijn dat er 35.
marcel conradi
de HooGSTrAAT orTHopedIeTecHNIek
‘Zonder Vlot Solutions hadden we deze
efficiëntieslag nooit kunnen maken’
Alle gegevens die we hebben staan in OrthoMatic. Samen
met Vlot Solutions geloof ik dat systemen altijd beter kunnen,
daar werken we dan ook doorlopend aan. Zo moet de
instrumentmaker nu nog vrij veel keuzes handmatig aanvinken in
OrthoMatic. We streven naar een soort automatische beslisboom.
Een heel belangrijke stap die we maakten op het gebied van
efficiëntie is de Prestatiemanager. Ik weet nu precies wat er
speelt in het managementsysteem. Ook kan ik theorie en praktijk
met elkaar vergelijken en het belangrijkste: ik heb goed inzicht
in gegevens die van belang zijn voor onderhandelingen met
verzekeraars. Aan het einde van het jaar zijn we in een halve dag
klaar met ons jaaroverzicht. Kijk, dat is een efficiëntieslag die we
zonder Vlot Solutions nooit hadden kunnen maken.”

visie prestAtie mAnAgement
In aansluiting op het artikel van Marcel Conradi is het goed om te delen hoe we bij Vlot Solutions
verder visie ontwikkelen op het domein Prestatie Management. In de verdere ontwikkeling van de
Prestatiemanager laten wij ons leiden door het gedachtegoed van IPM (Integraal Prestatie Management).
IPM gaat uit van de integratie van informatie “wat” er is gepresteerd (zoveel omzet, zoveel leveringen,
bij welke doelgroep, met welke producten, etc.) met “hoe” het is gepresteerd (via welk proces, met
welke doorlooptijd, tegen welke kosten, welke herstelkosten, met hoeveel processtappen, etc.). Juist
door te kijken naar de relaties tussen het “wat” en het “hoe” worden bedrijven in staat gesteld om
effectiever te verbeteren.
Momenteel wordt een conceptstudie gedaan naar hoe we IPM kunnen vertalen naar een versie
van onze Prestatiemanager. Daarbij is het uitgangspunt dat we KPI’s (Kern Prestatie Indicatoren)
kunnen vastleggen en daarop een doel kunnen stellen (bijvoorbeeld: begrote omzet), kunnen
vergelijken met actuele cijfers, met vorige perioden en eventueel met benchmark gegevens van
een collegae-group.Deze KPI’s kunnen onderling verbonden worden en bestaan dus deels uit
“lever” indicatoren (het “wat” van de prestatie) en “proces” indicatoren (het “hoe” van de
prestatie). To be continued.....
11

12
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
vervOlg gebruikers vertellen
Over hun ervAringen met
prOducten vAn vlOt sOlutiOns
WE DESIgN WERKT MET ORTHOMATIC
Met een klein team maakt WE Design uit Arnhem
unieke zilveren ortheses voor mensen met reuma.
Naazma Ifte werkt bij WE Design, het bedrijf van haar
partner Wouter Engelshoven. Sinds kort werken ze
met de software-oplossingen van Vlot Solutions.
“Onze ortheses zijn uniek omdat ze van zilver op maat
vervaardigd worden. We zijn gespecialiseerd in vingers, handen en
polsen. Toen mijn partner Wouter hier dertien jaar geleden mee
begon, was het totaal nieuw om met zilver te werken. Nadat wij
elkaar ontmoetten, ben ik langzaamaan mee gaan werken in het
bedrijf. Nu run ik het organisatorische en administratieve gedeelte.
Wouter is echt de spalkmaker. Zo is onze rolverdeling.
Sinds kort werken we met de oplossingen van Vlot Solutions en
ik ben er erg enthousiast over. Het helpt ons veel effectiever te
werken. Omdat we in een klein team werken, is dat noodzakelijk
voor ons. Ik kan nu in één oogopslag alles overzien: welk product
waar ligt, wat al geleverd is en wat er al is gefactureerd. Daardoor
heb ik vaker mijn handen vrij om in de praktijk aan de slag te
Naazma Ifte
We deSIGN
‘We kunnen veel effectiever werken
door Vlot Solutions’
gaan en te helpen met eenvoudige spalken of reparaties. Ik kan
goed merken dat dit systeem voor onze branche is ontwikkeld.
Zo vind ik het heel handig dat we foto’s kunnen toevoegen van
bijvoorbeeld de hand van een cliënt. We hebben een veel beter
overzicht van de specifieke behoefte van de cliënt. En dat is
belangrijk als je maatwerk levert.
Mensen die bij ons komen kampen met gewrichtsproblemen
zoals artrose, reuma en hypermobiliteit. Voordat ze bij ons
komen, hebben onze cliënten vaak al een heel traject afgelegd
dat vaak niet makkelijk was. Ze zijn daarom blij dat er eindelijk een
oplossing is en willen de orthese graag snel geleverd zien. Onder
meer door de oplossingen van Vlot Solutions kunnen wij aan die
behoefte voldoen.”

“Ik kan nu in één oogopslag alles
overzien: welk product waar ligt,
wat al geleverd is en wat er al is
gefactureerd.”
13

14
VLOT SOLUTIONS - MAGAZINE > zomer 2013
TIPS&TRICKS
In de Voorkeuren > Communicatie Services
is nu aan te geven dat de COV controle
tijdens het invoeren of wijzigen van een
order moet plaatsvinden:
Standaard
zoekmethode voor
klant is instelbaar
coV controle in
orthomatic ook
tijdens het invoeren
van een order
Tijdens het invoeren van een order zal dan,
voordat naar het tabblad met de orderregels
gesprongen wordt, de COV controle gedaan
worden. Mocht een klant dan overgestapt
zijn naar een andere zorgverzekeraar, dan
kan deze wijziging overgenomen worden.
Deze wordt dan overgenomen naar de
inschrijving op de klantenkaart en kan
doorgevoerd worden naar de order waar
men mee aan het werk is.
In de Voorkeuren > lokale instellingen is aan
te geven waarop standaard gezocht moet
worden, als je vanuit het overzicht klanten
gaat zoeken (via CTRl+Z of het loepje
bovenin het scherm):

Scannen van een
haarwerk bij de invoer
van een inkooporder
Bij het invoeren van een
inkooporder voor een haarwerk,
is het nu mogelijk om een
barcodescanner te gebruiken.
Bij het analyseren van uw bedrijfsresultaten met de Prestatiemanager
van Vlot Solutions kunt u bepaalde selecties vastzetten. Dit is erg
handig als u bijvoorbeeld de gegevens van een bepaald jaar wil
bekijken. Het vastzetten gaat als volgt:
Kies bij een keuzelijst voor een
bepaald jaar.
Klik hierna op de balk boven de
jaartallen met de rechtermuistoets.
Het volgende venster verschijnt.
Vlot Solutions
prestatiemanager
Klik hierna op vergrendelen. Het geselecteerde
jaartal krijgt nu een blauwe achtergrond en
staat als selectie vast.
U kunt nu selecties maken in andere
keuzelijsten waarbij het gekozen jaartal
geselecteerd blijft, ook als u op de ‘wissen’knop
klikt, blijft deze selectie van het jaartal
van kracht.
Om deze selectie te ontgrendelen klikt u weer
met de rechtermuistoets in de balk en daarna
op ontgrendelen.
15

ectief 04
Bring Your Own Device
Sinds jaar en dag is de mensheid bezig de wereld te ordenen,
te structureren en beheersbaar te maken. De Babyloniërs dachten dit
te realiseren door een toren te bouwen, Napoleon kwam op het idee
iedereen een nieuwe naam te geven (hetgeen naar zijn inzicht wel moest
leiden tot een betere wereld) en achter het IJzeren gordijn hebben ze
jaren gedacht dat als je iedereen maar even weinig geeft, de wereld
vanzelf overzichtelijker wordt. Maar helaas, als beloning op hun universele
inspanning werden de Babyloniërs getrakteerd op een spraakverwarring,
Napoleon had het nakijken en werd naar Helena verbannen en het IJzeren
gordijn werd op getrokken: weg overzichtelijke wereld!
Binnen de ICT wordt ook al jaren door een aantal lieden verwoede
pogingen ondernomen om meer overzicht in de tent te krijgen...
lees verder op:
http://www.vlotsolutions.nl/innovatie/bring-your-own-device
COlOFON
Adresgegevens uitgever:
Vlot Solutions
Bovenstraat 42
3077 Bg ROTTERDAM
Contactgegevens:
Telefoon (010) 264 34 34
Fax (010) 264 34 35
E-mail info@vlotsolutions.nl
Website www.vlotsolutions.nl
Eindredactie:
Vlot Solutions
Vormgeving en realisatie:
PromoVisique, Capelle aan den IJssel
Oplage:
1.200 stuks
MH-interieur en architectuu