Betreft: Lorem ipsum dolor sit amet in hac habitasse platea - Privacy ...

Ber RR 18/2008 - 8/11
C.3.1. De aanvrager wenst een permanente toegang gelet op het feit dat er voortdurend dossiers in
behandeling zijn.
Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang inzake gepast is gelet op het feit dat, zoals
de
aanvrager terecht aanstipt, voortdurend nieuwe dossiers binnenkomen en bestaande dossiers
moeten opgevolgd worden. Trouwens ook met het oog op de opvolging van de activiteiten van
commissies en raden is een dergelijke toegang eveneens aangewezen (artikel 4, § 1, 3°, WVP).
C.3.2. De toegang en het gebruik worden voor onbepaalde duur gevraagd gelet op het feit dat de
taken die de aanvrager in het licht van de doeleinden vervult, niet in de tijd werden beperkt.
Het Comité constateert dat, met het oog op de verwezenlijking van de opgegeven doeleinden, een
machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, § 1, 3° WVP).
C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn van de gegevens
De aanvrager omschreef de bewaringstermijn nader in de aanvullende
informatie die hij op
15
april 2008 verstrekte. Het dossier en dus ook de gegevens worden bewaard gedurende 10 jaar
nadat het dossier op basis waarvan een subsidie of vergoeding wordt uitbetaald, werd afgesloten.
Een dossier wordt afgesloten op het ogenblik dat de laatste betaling wordt uitgevoerd. De aanvrager
verwijst in dit verband naar artikel 26 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van
7 mei 2004 houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies,
en de controle door het Rekenhof.
Het Comité stelt vast dat:
• een dossier normaal
inderdaad slechts wordt afgesloten, wanneer er geen verrichtingen
meer in moeten gebeuren;
• artikel 26 inderdaad verplicht alle boekhoudstukken gedurende 10 jaar te bewaren.
Bijgevolg is de bewaringstermijn zoals die door de aanvrager wordt omschreven aanvaardbaar
in het
licht
van artikel 4, § 1, 5°, WVP.