Betreft: Lorem ipsum dolor sit amet in hac habitasse platea - Privacy ...

Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr. 18/2008 van 7 mei 2008
Betreft: aanvraag van het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media, om
toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het
identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op het verlenen van erkenningen,
subsidiëring, de werking van raden en commissies (RN/MA/2008/010)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");
Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen
(hierna "WRR");
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"), inzonderheid artikel 31bis;
Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
Gelet op de aanvraag van het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media, ontvangen op
10/03/2008;
Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies, gericht aan de Federale Overheidsdienst
Binnenlandse Zaken op 02/04/2008;
Gelet op het technisch en juridisch advies, ontvangen op 06/05/2008;
1/11

Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beslist op 07/05/2008, na beraadslaging, als volgt:
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG
Ber RR 18/2008 - 2/11
De aanvraag heeft tot doel om het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media, hierna de
aanvrager, te machtigen om:
• toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2° (niet
de geboorteplaats) 3°, 5° en 6° (niet de plaats van overlijden), WRR;
• het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken;
met het oog op het verlenen van erkenningen, subsidiëring, de werking van raden en commissies.
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
A. TOEPASSELIJKE WETGEVING
A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
Overeenkomstig de artikelen 5, eerste lid, 1°, en 8 WRR wordt de machtiging om toegang te
verkrijgen tot of om mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste
en tweede lid, WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door
het Comité aan Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te
kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie.
Artikel 2 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van de Vlaamse Gemeenschap van 18 juli 2003
voorzag in de reorganisatie van de Vlaamse administratie op basis van homogene beleidsdomeinen.
Het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot de organisatie
van de Vlaamse administratie, bepaalt de diverse beleidsdomeinen evenals de aangelegenheden
waarop zij betrekking hebben. Artikel 10 bakent het beleidsdomein cultuur, jeugd, sport en media af
terwijl artikel 24 bepaalt dat het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media (de
aanvrager), bestaat uit:
• het departement van Cultuur, Jeugd, Sport en Media;
• het intern verzelfstandig agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Kunsten en Erfgoed;

Ber RR 18/2008 - 3/11
• het intern verzelfstandig agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Sociaal-Cultureel Werk
voor Jeugd en Volwassenen.
De taken van de afdelingen van de aanvrager werden vastgelegd in een aantal besluiten van de
Vlaamse Regering:
het besluit van de Vlaamse Regering van 31 maart 2006 tot operationalisering van het
beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media, en meer in het bijzonder artikel 3 bepaalt m.b.t. het
departement :
"1° de taken waarmee het departement is belast overeenkomstig artikel 30 van het besluit van de
Vlaamse Regering van 3 juni 2005 met betrekking tot organisatie van de Vlaamse administratie voor
wat betreft de bevoegdheden opgesomd in artikel 10 van hetzelfde besluit;
2° de taken van beleidsuitvoering betreffende materies die tot het beleidsdomein Cultuur, Jeugd,
Sport en Media behoren die niet werden toevertrouwd aan een verzelfstandigd agentschap van dat
beleidsdomein;
3° het organiseren van de managementondersteunende dienstverlening voor het departement, het
intern verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed, het intern verzelfstandigd agentschap
Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen en het extern verzelfstandigd agentschap
Vlaamse Regulator voor de Media.".
het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern
verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed, bepaalt dat dit agentschap als missie heeft het
stimuleren, erkennen en subsidiëren van de professionele kunstcreatie voor de realisatie van een
gevarieerd en kwalitatief kunstenaanbod en van initiatieven op het vlak van cultureel (roerend en
immaterieel) erfgoed met het oog op de ontsluiting van dit erfgoed (…) (artikel 2).
het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern
verzelfstandigd agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, bepaalt dat dit
agentschap als missie heeft het stimuleren van een rijk en gedifferentieerd aanbod van sociaalculturele
activiteiten die op niet-commerciële basis worden georganiseerd, ter bevordering van de
algemene ontwikkeling van alle burgers - kinderen, jongeren en volwassenen – ter verhoging van de
maatschappelijke en culturele participatie (artikel 2).
In de mate dat de aanvrager met het oog op deze taken moet kunnen beschikken over
persoonsgegevens komt hij als Belgische openbare overheid op grond van de artikelen 5, eerste lid,

Ber RR 18/2008 - 4/11
1°, en 8 WRR in aanmerking om gemachtigd te worden toegang te hebben tot de
informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer van dit register te gebruiken.
A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP)
Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het
Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde,
uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien
toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij
worden verwerkt.
B. FINALITEITEN
B.1. Tot het takenpakket van de aanvrager behoort in de eerste plaats het erkennen, subsidiëren,
adviseren, inspecteren, controleren en evalueren van actoren 1 .
In het beleidsdomein waarvoor de aanvrager bevoegd is, voorzien tal van reglementaire bepalingen
in de mogelijkheid om aanspraak te maken op een subsidie en/of erkenning. Het is de aanvrager die
instaat voor de toepassing ervan. Dit impliceert onder meer dat hij moet zorgen voor de
samenstelling (verzamelen en controle van de vereiste informatie), de opvolging (eventueel
inwinnen van adviezen) en behandeling van dossiers, strekkende tot het bekomen van een subsidie
en/of erkenning evenals de kennisgeving van de getroffen beslissing.
Ter illustratie kan hier verwezen worden naar o.a.:
• het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 2 april 2004 houdende de subsidiëring van
kunstenorganisaties, kunstenaars, organisaties voor kunsteducatie, en organisaties voor
sociaal-artistieke werking, internationale initiatieven, publicaties en steunpunten;
• het besluit van de Vlaamse Regering van 14 oktober 2005 houdende subsidiëring van
jeugdculturele en internationale initiatieven voor de jeugd;
• het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 22 december 2000 betreffende de
amateurkunsten en het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2007;
• het decreet van 27 oktober 1998 houdende erkenning en subsidiëring van organisaties voor
volkscultuur en de oprichting van het Vlaams Centrum voor Volkscultuur.
1 Artikel 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap
Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, en artikel 3 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot
oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Kunsten en Erfgoed.

Ber RR 18/2008 - 5/11
B.2. Daarnaast is de aanvrager belast met het ondersteunen van de beleidsuitvoerende commissies
die een niet-bindend advies geven over de inhoudelijke beoordeling van individuele dossiers 2 .
In het beleidsdomein waarvoor de aanvrager bevoegd is, zijn ingevolge reglementaire bepalingen tal
van commissies actief. De leden van dergelijke commissie ontvangen meestal presentiegelden en
een vergoeding voor reiskosten. Het is de aanvrager die instaat voor de administratieve verwerking
en betaling ervan. Daarnaast verzorgt de aanvrager in een aantal gevallen het secretariaat van
dergelijke commissies, wat onder meer inhoudt dat hij o.a. de uitnodigingen voor de vergaderingen,
de agenda, de te behandelen dossiers aan de leden moet toesturen. Desgevallend moet hij ook
zorgen voor de redactie van de benoemingsbesluiten en de kennisgeving ervan.
Louter ter illustratie kan hier verwezen worden naar o.a.:
• het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2007 tot uitvoering van het decreet
van 5 mei 2006 houdende de erkenning van de Vlaamse Gebarentaal;
• het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 29 maart 2002 op het Vlaams Jeugdbeleid;
• het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 24 januari 2003 houdende de bescherming
van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang;
• het besluit van de Vlaamse regering van 17 november 1998 betreffende de adviserende
beroepscommissie voor culturele aangelegenheden;
• het besluit van de Vlaamse Regering van 5 december 2003 ter uitvoering van het decreet
van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van
uitzonderlijk belang inzonderheid artikel 20.
Het Comité is van oordeel dat de hiervoor omschreven doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk
omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, § 1, 2°, WVP.
C.
PROPORTIONALITEIT
C.1. Ten overstaan van de gevraagde
gegevens
De
aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°,
5° en 6°, WRR namelijk:
1. de naam en voornamen;
2 Zie voetnoot 1.

2. de geboortedatum (niet de geboorteplaats);
3. het geslacht;
4. de hoofdverblijfplaats;
5. de datum van overlijden (niet de plaats van overlijden).
Het
Comité stelt vast dat:
Ber RR 18/2008 - 6/11
Een
subsidie en/of erkenning wordt aangevraagd hetzij door de betrokkene zelf, hetzij door zijn
lasthebber. Wanneer de aanvrager een rechtspersoon is, zal de aanvraag gebeuren door een
persoon die gemachtigd is om namens die rechtspersoon op te treden. De “naam en de
voornamen”, het "geslacht" en de “hoofdverblijfplaats” laten de aanvrager toe om de in het
dossier betrokken perso(o)n(en) te identificeren evenals om op een correcte wijze schriftelijk contact
met hen op te nemen. Deze gegevens zijn eveneens pertinent met het oog op het onderhouden van
de contacten met de leden van diverse commissies en raden.
De
informatiegegeven “geslacht” is daarenboven pertinent in het licht van de wet van 20 juli 1990
ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met
adviserende bevoegdheid, die naar geslacht toe een aantal verplichtingen oplegt waarmee bij de
samenstelling van organen met adviserende bevoegdheid moet rekening gehouden worden (cfr.
artikelen 2 en 2bis).
De
aanvrager wenst ook toegang tot de "geboortedatum" met het oog op rapportagedoeleinden
zodat bijvoorbeeld de impact van het beleid op bepaalde doelgroepen in kaart kan gebracht worden.
In het licht daarvan is het niet nodig dat de aanvrager over de geboortedatum van de betrokkenen
beschikt, het geboortejaar kan dan volstaan. Er wordt evenwel vastgesteld dat de leeftijd in een
aantal gevallen één van de criteria is op basis waarvan bepaald wordt of iemand in aanmerking komt
voor bijvoorbeeld een subsidie 3 . De geldige samenstelling van raden en/of commissies kan eveneens
aan bepaalde leeftijdsvereisten gebonden zijn 4 . In die optiek is de geboortedatum dan ook een
relevant gegeven.
Een
toegang tot de “datum van overlijden” laat de aanvrager toe om na te gaan of de
betrokkene nog in leven is op het ogenblik dat in diens dossier een beslissing wordt getroffen.
3
Zie bijvoorbeeld artikel 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 oktober 2005 houdende de subsidiëring van
jeugdculturele en internationale initiatieven voor de jeugd.
4
Zie bijvoorbeeld artikel 5 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 29 maart 2002 op het Vlaams Jeugdbeleid.

Ber RR 18/2008 - 7/11
Aan een overledene kan geen subsidie meer toegekend worden. Het laat hem tevens toe om ingeval
van overlijden van een lid van een commissie of raad de nodige stappen te ondernemen om in diens
vervanging te voorzien.
Samenvattend kan dus besloten worden dat een toegang tot de gegevens vermeld in
artikel
3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 5° en 6°, WRR (niet de geboorteplaats en plaats van overlijden), in
het licht van de doeleinden, in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
C.2. Ten overstaan van het gebruik van het identificatienummer van het
Rijksregister
De aanvrager wenst het identificatienummer te gebruiken met het oog op correcte identificatie en
het
opvragen van de gegevens van de betrokkene in het Rijksregister.
Het Comité stelt vast dat het bij het verstrekken van subsidies en/of erkenningen
belangrijk is dat de
begunstigde
juist wordt geïdentificeerd en dat de gelden bij de juiste persoon terecht komen.
Dit betekent dat vergissingen die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen
moeten vermeden worden. Het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is,
is daartoe het meest geschikte instrument. Het laat toe om iemand zonder enige marge van
vergissing te identificeren, zeker wanneer het gecombineerd wordt met andere gegevens zoals de
naam en de voornaam, geboortedatum en de woonplaats.
Deze redenering gaat eveneens op voor de leden van raden
en commissies. Een vergissing m.b.t.
een
persoon kan de geldigheid van de samenstelling hypothekeren en dus ook de beslissingen die er
getroffen worden.
Het gebruik van het
identificatienummer bij de raadpleging van het Rijksregister heeft het voordeel
dat
onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon getoond worden. Niet alleen bespaart dit
tijdrovend zoekwerk in het Rijksregister, het is tevens privacybeschermend. Zoals gezegd worden
alleen de gegevens van de betrokkene getoond, dit in tegenstelling tot een fonetische opzoeking op
naam en geboortedatum of op basis van de woonplaats waarbij een lijst verschijnt van alle personen
die aan de ingegeven criteria voldoen.
Het Comité oordeelt dat het gewenste gebruik van het identificatienummer in overeenstemming is
met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
C.3. Ten opzichte van de frequentie
van de toegang en de duur van machtiging

Ber RR 18/2008 - 8/11
C.3.1. De aanvrager wenst een permanente toegang gelet op het feit dat er voortdurend dossiers in
behandeling zijn.
Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang inzake gepast is gelet op het feit dat, zoals
de
aanvrager terecht aanstipt, voortdurend nieuwe dossiers binnenkomen en bestaande dossiers
moeten opgevolgd worden. Trouwens ook met het oog op de opvolging van de activiteiten van
commissies en raden is een dergelijke toegang eveneens aangewezen (artikel 4, § 1, 3°, WVP).
C.3.2. De toegang en het gebruik worden voor onbepaalde duur gevraagd gelet op het feit dat de
taken die de aanvrager in het licht van de doeleinden vervult, niet in de tijd werden beperkt.
Het Comité constateert dat, met het oog op de verwezenlijking van de opgegeven doeleinden, een
machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, § 1, 3° WVP).
C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn van de gegevens
De aanvrager omschreef de bewaringstermijn nader in de aanvullende
informatie die hij op
15
april 2008 verstrekte. Het dossier en dus ook de gegevens worden bewaard gedurende 10 jaar
nadat het dossier op basis waarvan een subsidie of vergoeding wordt uitbetaald, werd afgesloten.
Een dossier wordt afgesloten op het ogenblik dat de laatste betaling wordt uitgevoerd. De aanvrager
verwijst in dit verband naar artikel 26 van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van
7 mei 2004 houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies,
en de controle door het Rekenhof.
Het Comité stelt vast dat:
• een dossier normaal
inderdaad slechts wordt afgesloten, wanneer er geen verrichtingen
meer in moeten gebeuren;
• artikel 26 inderdaad verplicht alle boekhoudstukken gedurende 10 jaar te bewaren.
Bijgevolg is de bewaringstermijn zoals die door de aanvrager wordt omschreven aanvaardbaar
in het
licht
van artikel 4, § 1, 5°, WVP.

C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden
Ber RR 18/2008 - 9/11
De aanvrager stelt dat hij de gegevens intern gebruikt voor een correcte administratieve opvolging
van dossiers.
De naam, voornaam en het adres van de betrokkene zullen wel eventueel vermeld worden in de
documenten die ter goedkeuring aan de Minister of de Vlaamse Regering moeten voorgelegd
worden. Het Comité stelt vast dat dergelijke mededeling aanvaardbaar is gelet op het feit dat dit een
onderdeel vormt van het beslissings- of aanwijzingsproces.
De aanvrager stipt verder aan dat de naam en de voornaam eventueel worden meegedeeld in het
kader van de openbaarheid van bestuur. In de mate dat dit gebeurt met inachtneming van de
voorwaarden en de verplichtingen vastgesteld door het decreet van 26 maart 2004 betreffende de
openbaarheid van bestuur, is de mededeling van deze 2 gegevens aanvaardbaar.
C.6. Netwerkverbindingen
Met betrekking tot dit aspect signaleert de aanvrager dat er een netwerkverbinding tot stand komt
met de Verrijkte Kruispuntbank van Personen van Corvé. Het Comité stelt evenwel vast dat deze
Verrijkte Kruispuntbank geen gegevensbank is maar een informaticatoepassing die erop gericht is
om de diensten van de Vlaamse Overheid toe te laten op een eenvormige wijze authentieke
gegevensbronnen, zoals het Rijksregister, tot dewelke zij gemachtigd zijn om toegang te hebben, te
raadplegen.
Bijgevolg moet uit de uitleg van de aanvrager besloten worden dat er op basis van het
identificatienummer geen informatie met derden zal uitgewisseld worden en er bijgevolg geen
netwerkverbindingen tot stand komen.
Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat:
• indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité
daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen;
• het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met
derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens
gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken.

D. BEVEILIGING
D.1. De consulent inzake informatieveiligheid
Ber RR 18/2008 - 10/11
De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Het Sectoraal comité
van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid verleende reeds op 4 september 2007 een gunstig
advies nr. 07/20 m.b.t. de aanstelling van de betrokkene als consulent inzake informatieveiligheid.
In het licht hiervan is hij dan ook voor het Comité aanvaardbaar.
D.2. Het informatieveiligheidsbeleid
Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt
evenals over een plan in toepassing ervan.
Het comité heeft er akte van genomen.
D.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en het nummer gebruiken en de lijst
van deze personen
Volgens de aanvraag zijn dit:
• de personeelsleden van de aanvrager die erkennings- en subsidiedossiers behandelen, die
contacten onderhouden met de leden van raden en commissies;
• de personeelsleden van het team informatietechnologie en beheer die als beheerders
instaan voor de kwaliteit van de gegevens.
De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de
personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en die het nummer gebruiken.
Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen
waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens
te bewaren.

OM DEZE REDENEN,
het Comité
Ber RR 18/2008 - 11/11
1° machtigt het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media, met het oog op de
doeleinden vermeld in punt B, om voor onbepaalde duur en onder de voorwaarden uiteengezet in de
beraadslaging:
• een permanente toegang te hebben tot de informatiegegevens vermeld in
artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 3°, 5° en 6°, WRR (niet de geboorteplaats en plaats van
overlijden);
• het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.
2° bepaalt dat wanneer het Comité aan het Vlaams Ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media,
een vragenlijst met betrekking tot de informatieveiligheidstatus toestuurt, dit laatste deze lijst
waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst
bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren.
Voor de Administrateur, m.v., De voorzitter,
Het Afdelingshoord O&RM
(get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon