SPORTRAAD OVERIJSE HUISHOUDELIJK REGLEMENT - Sporeo

SPORTRAAD OVERIJSE
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE VERGADERING
Bepalingen betreffende het bijeenroepen van vergaderingen
Artikel 1.
De algemene vergadering komt tenminste één maal per jaar samen.
Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen hetzij door de raad van bestuur
, hetzij op schriftelijk verzoek van minstens één vijfde van de leden.
Artikel 2.
Al de leden van de vereniging worden via mail of per post (voor de leden zonder mailadres)
opgeroepen tot de algemene vergadering. De oproepingsbrief vermeldt de agenda. Op de agenda
moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door
een lid werd ingediend bij de voorzitter of de secretaris. De uitnodiging wordt ten minste tien dagen
voor de vergadering verstuurd.
Voor de buitengewone algemene vergadering geldt dezelfde procedure.
De algemene vergadering kan, indien nodig, beslissen om de agenda te wijzigen en/of nieuwe punten
toe te voegen aan de agenda bij meerderheid van stemmen. De algemene vergadering kan slechts
geldig beraadslagen over de punten die op de agenda werden geplaatst.
Bepalingen betreffende het geldig vergaderen en stemmen
Artikel 3.
De samenkomsten van de algemene vergadering worden voorgezeten door de voorzitter en bij diens
afwezigheid door een ander lid van het dagelijks bestuur.
Artikel 4.
De Algemene Vergadering kan slechts geldig beslissen indien ten minste de helft van de leden
aanwezig is. Als dit getal niet wordt bereikt, wordt binnen de maand een nieuwe vergadering
samengeroepen welke beslist ongeacht het aantal aanwezige leden.
Artikel 5.
De leden kunnen zich op de samenkomsten van de algemene vergadering laten vervangen door een
plaatsvervanger via volmacht. De plaatsvervanger moet voldoen aan artikel 4 a,b,c en d van de
statuten.
Artikel 6
Alle effectieve leden of hun plaatsvervanger (via volmacht) zijn stemgerechtigd en beschikken over
één stem in de vergadering.
Artikel 7.
Behalve bij uitsluiting van leden, bij wijziging van de statuten of bij ontbinding van de sportraad,
worden de beslissingen van de algemene vergadering genomen bij gewone meerderheid van
stemmen.
Artikel 8.
Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Indien deze staking van stemmen
zich voordoet bij geheime stemming, volgt een herstemming. Bij een nieuwe staking van stemmen
wordt de geheime stemming naar een buitengewone algemene vergadering verwezen en dit binnen
de dertig dagen.
Artikel 9.
Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van het quorum inzake gewone
meerderheid.
Artikel 10.
De stemming is geheim telkens als het om personen gaat of als twee vijfde van de aanwezige leden
hierom verzoeken.
1

Bepalingen betreffende het goedkeuren of wijziging van de statuten.
Artikel 11.
De algemene vergadering kan de statuten slechts goedkeuren of wijzigen indien de goed te keuren
tekst of de aan te brengen wijzigingen in de oproepingsbrief vermeld is en wanneer minimum twee
derde van de leden op de vergadering aanwezig is. Tot wijziging kan enkel worden overgegaan met
een twee derde meerderheid van stemmen. Is twee derde van de leden op de eerste vergadering niet
aanwezig, dan kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden. Deze kan bij gewone
meerderheid beraadslagen en besluiten, ongeacht het aantal aanwezige leden. De wijziging van de
statuten wordt voorbereid door de raad van bestuur van de sportraad.
Bepalingen betreffende de aansluiting van de leden .
Artikel 12.
De schriftelijke aanvraag tot aansluiting moet gebeuren bij de raad van bestuur. De aansluiting moet
jaarlijks hernieuwd worden..
Bepalingen betreffende de uitsluiting van de leden.
Artikel 13.
Een lid van de algemene vergadering is ontslagnemend wanneer hij zijn ontslag schriftelijk ter kennis
brengt aan de raad van bestuur van de sportraad. Dit ontslag moet ondertekend zijn door de voorzitter
en twee leden van het bestuur van het betrokken sportinitiatief of betrokken organisatie.
Artikel 14.
Bij een niet verwittigde afwezigheid op drie opeenvolgende vergaderingen is een lid automatisch
ontslagnemend. Dit sportinitiatief of organisatie is geen lid meer vanaf de volgende algemene
vergadering.
Artikel 15.
De uitsluiting van een lid kan door de algemene vergadering en met twee derde meerderheid van de
stemmen uitgesproken worden.
HOOFDSTUK 2: VERKIEZING VAN DE VOORZITTER EN RAAD VAN BESTUUR
Bepalingen betreffende de verkiezing van de voorzitter
Artikel 16.
De voorzitter wordt door de algemene vergadering verkozen met gewone meerderheid van stemmen.
Wanneer geen van de kandidaten de gewone meerderheid behaalt, heeft een herstemming plaats
tussen de twee kandidaten met het hoogste aantal stemmen in de eerste stemronde, tenzij meerdere
kandidaten evenveel stemmen behaalden. Wanneer er dan nog een gelijk aantal stemmen is, wordt
de jongste in leeftijd aangeduid.
De voorzitter van de sportraad is automatisch voorzitter van de raad van bestuur en van het dagelijks
bestuur.
Bepalingen betreffende de verkiezing van de leden van de raad van bestuur
Artikel 17.
Het aantal bestuursmandaten wordt bepaald door de algemene vergadering. Het minimum aantal
bedraagt 9 leden. Er is geen maximum bepaald. De leden van de raad van bestuur worden gekozen
door de algemene vergadering bij geheime stemming en met gewone meerderheid van stemmen.
De voorzitter van de sportraad is automatisch ook de voorzitter van de raad van bestuur.
Artikel 18.
Bestuurders, die om één of andere reden geen lid meer zijn van de algemene vergadering, zijn
ambtshalve ontslagnemend.
Bepalingen betreffende de verkiezing van het dagelijks bestuur
Artikel 19.
De voorzitter van de sportraad is automatisch ook de voorzitter van het dagelijks bestuur.
De ondervoorzitter , de secretaris en de penningmeester worden door de raad van bestuur verkozen
met gewone meerderheid van stemmen. Wanneer geen van de kandidaten de gewone meerderheid
behaalt, heeft een herstemming plaats tussen de twee kandidaten met het hoogste aantal stemmen in
de eerste stemronde, tenzij meerdere kandidaten evenveel stemmen behaalden. Wanneer er dan nog
een gelijk aantal stemmen is, wordt de jongste in leeftijd aangeduid.
2

HOOFDSTUK 3 WERKING RAAD VAN BESTUUR
Bepalingen betreffende het bijeenroepen van de vergaderingen
Artikel 20
De raad van bestuur van de sportraad komt minstens vier maal per jaar samen. Indien ten minste
één derde van de leden hierom verzoekt, is het bestuur verplicht een raad van bestuur samen te
roepen binnen de dertig dagen.
De uitnodiging ,via mail of per post (voor de leden zonder mailadres) wordt tenminste tien dagen
vooraf verstuurd. De oproepingsbrief vermeldt de agenda.
Bepalingen betreffende het geldig vergaderen en stemmen
Artikel 21
Opdat een geldig besluit kan genomen worden is de vertegenwoordiging vereist van de helft plus één
van de leden van de raad van bestuur. Is de voorwaarde niet vervuld, dan wordt de raad van bestuur
binnen de veertien dagen opnieuw samengeroepen met dezelfde agenda en kan het geldig besluiten
nemen ongeacht het aantal aanwezige leden.
De afwezige bestuurders hebben het recht zich bij volmacht te laten vertegenwoordigen door een
andere bestuurder. Elke bestuurder kan slechts over één volmacht beschikken.
Artikel 22
De beslissingen van de raad van bestuur worden met meerderheid van stemmen genomen. Bij
staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Op vraag van tenminste drie
bestuurders is de stemming geheim. Zij is steeds geheim wanneer het over personen gaat.
HOOFDSTUK 4 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN VERTEGENWOORDIGING
Bepalingen betreffende het tekenen van de documenten
Artikel 23
Om geldig te zijn dienen alle documenten uitgaande van de raad van bestuur ondertekend te zijn door
de voorzitter en één van de andere leden van het dagelijks bestuur.
Bepalingen betreffende de externe vertegenwoordiging
Artikel 24
De sportraad wordt extern vertegenwoordigd door leden van het dagelijks bestuur van de sportraad.
Bepalingen betreffende de verslaggeving
Artikel 25
Van alle vergaderingen en of bijeenkomsten van de algemene vergadering, de raad van bestuur, het
dagelijks bestuur en de werkgroepen of commissies wordt een verslag opgemaakt door de secretaris
of door een plaatsvervanger.
De verslagen zijn ter inzage op de zetel van de sportraad voor alle leden van de sportraad alsmede
voor de plaatselijke of hogere overheden.
HOOFDSTUK 5 WAARNEMERS
Bepalingen betreffende de aanwezigheid van waarnemers op vergaderingen
Artikel 26.
De schepen voor sport kan als waarnemer de vergaderingen bijwonen.
De directeur van het Agentschap Sport en Recreatie Overijse kan als waarnemer de vergaderingen
van de sportraad bijwonen.
HOOFDSTUK 6 BESCHIKBAARHEID GEMEENTERAADSBESLUIT
Artikel27- Dit gemeenteraadsbesluit zal ter beschikking liggen voor de diensten van de Vlaamse
overheid.
Voorbereiding ontwerp huishoudelijk reglement door de raad van bestuur sportraad 18/02/2013
Goedkeuring huishoudelijk reglement door de algemene vergadering sportraad 18/03/2013
Goedkeuring huishoudelijk reglement door de gemeenteraad van 21/05/2013
3