Module Jaarafsluiting - Anbo

Module Jaarafsluiting
Penningmeesters OnLine (POL)
Augustus 2012
Inhoudsopgave
1 Periodeafsluiting ............................................................................................... 2
1.1 Open en sluiten van perioden ...................................................................... 3
2 Jaarafsluiting ..................................................................................................... 4
2.1 Concept jaarafsluiting ................................................................................... 5
2.2 Definitieve jaarafsluiting ............................................................................... 9
Deze module omvat het afsluiten van een boekjaar.
Resultaat
U kunt perioden afsluiten
U kunt het verschil uitleggen tussen de concept- en definitieve jaarafsluiting
U kunt een boekjaar concept afsluiten.
U kent de boekingsgang bij het afsluiten van een boekjaar.
Voorkennis
Training ANBOAcademie train de Trainer
Basiskennis boekhouden
Attentie:
De definitieve jaarafsluiting wordt uitgevoerd door medewerkers van ANBO Verenigingsbureau
zodra de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening heeft afgegeven .
1

1 Periodeafsluiting
Het periodescherm wordt geopend.
Binnen Twinfield kunt u boekingsperioden openen en
sluiten. Wanneer de periode gesloten is, kan geen
enkele gebruiker meer boekingen in voeren in deze
periode.
Om de periode-instellingen van de administratie te
bekijken, ga naar tabblad algemeen > administratie >
perioden.
In dit scherm, gebaseerd op de standaard instellingen, ziet u 14 perioden:
Periode 0 is de openingsbalans van het boekjaar
Periode 1 t/m 12 zijn de perioden waarin alle operationele financiële feiten en
transacties worden vastgelegd
Periode 55 is een correctieperiode waarin alle eindejaarscorrecties vastgelegd
kunnen worden.
Binnen het scherm ziet u het boekjaar, in dit voorbeeld 2012. U kunt veranderen van boekjaar
door te klikken op de pijlen vermeld naast het jaartal. In Twinfield zijn standaard al verschillende
boekjaren aangemaakt. Deze hoeft u niet apart aan te maken.
2

1.1 Open en sluiten van perioden
Het openen en sluiten van perioden werkt als
volgt: ga naar tabblad algemeen > administratie >
Perioden
Selecteer het boekjaar in het periodescherm.
Vervolgens kan elke periode geopend of gesloten worden door het klikken op de box achter de
periode in de kolom “openen”.
Attentie: Als er een vinkje staat in de box, is de periode geopend en kunnen hier boekingen
ingevoerd worden. Als de box leeg is, is de periode gesloten. Boekingen in de betreffende
periode zijn niet mogelijk.
Sla vervolgende nieuwe periode-instellingen op.
Attentie: Als u het scherm verlaat voordat de wijzigingen zijn opgeslagen, zijn deze niet
verwerkt en blijven de oude instellingen staan.
Een eenmaal gesloten periode kan heropend worden voor eventuele noodzakelijke correcties.
Let op dat u de periode weer sluit wanneer de correcties zijn ingevoerd.
Attentie: Om correcties via voorafgaande journaalposten te kunnen toevoegen, dient via
boekhouden > instellingen > perioden, periode 55 geactiveerd te worden door het vakje onder
de kolom “open” aan te vinken. Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op de
overzichten lopende van periode “0” tot “12” zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk
blijven. Wanneer u het jaar definitief heeft afgesloten zijn ook automatisch de perioden
afgesloten.
3

2 Jaarafsluiting
Om de beginbalans voor een nieuw boekjaar te genereren dient een jaarafsluiting te worden
uitgevoerd. Voor het afsluiten van een boekjaar gaat u naar tabblad boekhouding > boekhouden
> jaarafsluiting.
Wanneer u een boekjaar heeft afgesloten en u wilt direct een volgend boekjaar afsluiten, start u
de functie opnieuw op. U gaat terug naar tabblad boekhouding > boekhouden > jaarafsluiting.
In Twinfield heeft u de keuze uit een concept en een definitieve jaarafsluiting. Bij een concept
jaarafsluiting kunt u in het afgesloten boekjaar nog wijzigingen aan brengen.
Attentie: het proces jaareinde (definitief) is onomkeerbaar!
Na de definitieve jaarafsluiting kunnen geen boekingen of correcties meer worden ingevoerd
voor dit boekjaar.
De definitieve jaarafsluiting wordt uitgevoerd door medewerkers van ANBO Verenigingsbureau
zodra de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening heeft afgegeven .
U kunt een boekjaar alleen afsluiten als het voorgaande boekjaar is afgesloten. Het is niet
verplicht een boekjaar af te sluiten alvorens er gewerkt kan worden in een volgend boekjaar.
U kunt een boekjaar alleen afsluiten als het voorgaande boekjaar is afgesloten. Het is niet
verplicht een boekjaar af te sluiten alvorens er gewerkt kan worden in een volgend boekjaar.
4

2.1 Concept jaarafsluiting
Als u het jaar concept wilt afsluiten kiest u als status “concept” en klikt u vervolgens op de knop
“sluit het jaar af”.
Bij het concept afsluiten van het boekjaar kunt u ervoor kiezen in de eindbalans van het af te
sluiten boekjaar en de beginbalans van het volgende boekjaar mee te nemen:
Alleen definitief gemaakte boekstukken
Ook de conceptboekstukken die nog staan in het af te sluiten boekjaar.
U plaatst hier een vink in de box “concept”
U neemt de conceptboekingen NIET mee.
Als het goed is zijn geen conceptboekingen meer aanwezig.
In overleg met de afdelingspenningmeester zijn alle boekingen, volgens het ANBO stappenplan
jaarafsluiting/POL, definitief gemaakt.
Door de concept jaarafsluiting wordt een concept eindbalans gegenereerd, als mede een
concept beginbalans voor het opvolgende jaar.
5

De journaalpost van de jaarafsluiting kunt u bekijken bij de “conceptboekingen”.
Klik op “jaarafsluiting Winst & Verlies”. De winst- en verliesrekeningen (PNL) zijn getotaliseerd in
de periode 56 en naar de “tegenrekening winst & verlies” geboekt.
6

De jaarafsluiting bestaat uit 2 conceptboekingen. Om de boekingen te bekijken, klik op
“Jaarafsluiting”.
Klik op het potloodsymbool achter de boeking om het boekstuk te bekijken.
De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten.
7

Nadat een conceptjaarafsluiting is opgestart wordt de beginbalans opgebouwd uit de totalen van
de grootboekrekening die het kenmerk (BAL) hebben. De beginbalans wordt geboekt in periode
0 van het volgende boekjaar.
Wanneer u vervolgens na het concept afsluiten van het boekjaar nog nieuwe boekstukken of
correcties aanbrengt, dient u een bijgewerkt begin- en eindbalans te genereren door wederom
de concept jaarafsluiting te draaien. De eerder gegenereerde jaarafsluiting wordt dan volledig
overschreven.
Attentie: u kunt geen wijzigingen aanbrengen in de boekingen van de conceptjaarafsluiting.
Om de boekingen bij te werken dient het proces jaareinde opnieuw te worden uitgevoerd.
Attentie:
Indien u verzuimt de eerder gemaakt jaarafsluiting te overschrijven ontstaan verschillen tussen
de getoonde eindbalans en de werkelijke balans inclusief de gemaakte correcties.
De werkelijke eindbalans (inclusief de gemaakte correcties) verschijnt na de definitieve
jaarafsluiting de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening afgeeft.
Bij de definitieve jaarafsluiting mogen er geen conceptboekingen meer staan.
8

2.2 Definitieve jaarafsluiting
De definitieve jaarafsluiting wordt uitgevoerd door medewerkers van ANBO Verenigingsbureau
zodra de accountant een goedgekeurde samengestelde jaarrekening heeft afgegeven .
Nadat het Verenigingsbureau het boekjaar (2012) definitief heeft afgesloten, kan er niet meer
geboekt worden (in 2012). Eventuele correcties inzake de beginbalans (1-1-2013) dienen via het
memoriaal geboekt te worden met tegenrekening 449.
De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten. De winst- en
verliesrekeningen worden getotaliseerd in deze periode en naar de “tegenrekening winst &
verlies” geboekt.
Attentie: de boekingen die in periode 56 worden gemaakt kunt u niet direct terug vinden via een
rapport. Om de eindbalans te zien hoeft u in de rapporten “Kolommenbalans” alleen het
boekjaar op te geven.
9