One Action Flow.PDF - Office Systems Ricoh

Slim scannen met
One Action Flow

Documenten met één druk op de knop naar de juiste bestemming
Is het voor uw bedrijfsvoering van belang dat papieren documenten na scanning zonder
tijdverlies bij de vereiste personen terechtkomen en in de juiste applicaties klaar staan?
Vindt u de handelingen die hiervoor ná het scannen nog uitgevoerd moeten worden ook zo
omslachtig? Als papieren documenten een belangrijke rol spelen in uw werkprocessen, is
One Action Flow voor u gemaakt! One Action Flow laat al uw werkprocessen sneller verlopen.
Met slechts één druk op de knop.
Documenten direct klaar voor volgende stap
in werkproces
Nashuatec doet op het gebied van scanning een opzienbarende stap vooruit: de
routing van documenten wordt geïntegreerd in het proces van scanning en
opslag. Direct vanuit het multifunctionele product (MFP) - dit apparaat kan
scannen, printen én kopiëren - volgen de gescande documenten met één druk
op de knop volledig automatisch een vooraf vastgestelde route. En staan sneller
dan ooit in het benodigde formaat in de gewenste applicatie. Klaar voor
integratie met uw ERP-applicaties, office-applicaties en document management
systemen. Uitwisselbaar en toegankelijk voor de juiste en gerechtigde personen.
Decentraal scannen, centraal opvragen
One Action Flow is een uitkomst voor organisaties waar de doorstroom van
papieren (persoonsgebonden) documenten een essentieel en dagelijks
terugkerend onderdeel van de bedrijfsvoering vormt: banken, transport-
bedrijven, uitzendbureaus, ziekenhuizen, gemeentelijke instellingen,
verzekeringsbedrijven, etcetera.
Op elke decentrale plek in uw organisatie kunnen op een snelle en simpele
manier papieren documenten naar de juiste plek worden gescand, zodat
geautoriseerde collega’s altijd beschikken over de meest up-to-date informatie.
Er komt geen pc aan te pas; papieren documenten worden met één druk op de
knop geïntegreerd in uw werkprocessen.
Software ‘achter’ de button zorgt voor automatische
routing en archivering
Op de display van de MFP kunnen diverse buttons worden aangemaakt,
aangepast aan uw specifieke werkprocessen. De processen ‘achter’ elke button
zijn vooraf ingegeven en draaien op de achtergrond. De MFP weet in feite
met één druk op de knop wat de documentroute is.

Klantspecifieke buttons
Voor elke organisatie creëren we per documentsoort eigen buttons.
Voorbeelden:
Bank: ‘inschrijvingsbewijs’, ‘KvK document’.
Deze documenten volgen automatisch de juiste route.
Uitzendbureau: ‘identiteitsbewijs’.
De gescande identiteitsbewijzen staan direct klaar in de HR- applicatie
voor verdere verwerking/verzending.
Alle organisaties: ‘factuur’.
Inkomende facturen gaan na één druk op de button direct naar de centrale
factuurverwerkingsapplicatie.
De stappen van One Action Flow:
1. Inscannen document op MFP
2. ‘Proces’button op MFP kiezen
3. Document verrijken met gegevens als klantnaam, klantnummer, datum
4. Document volgt vastgestelde route naar juiste bestemming
5. Document wordt in juiste formaat opgeslagen in informatiesysteem,
fileserver en/of applicaties
Voordelen One Action Flow
Meer gemak
• Eenvoudig en snel documenten digitaliseren
• Geen aparte scanners nodig: direct scannen vanaf
MFP
• Overzichtelijke gebruikersvriendelijke buttons
• Gestandaardiseerde ‘actions’ achter de buttons
• OCR en PDF conversie geïntegreerd in proces
Meer zekerheid
• Vaste structuur in digitalisering, routing en
archivering
• Geavanceerde autorisatiestructuur op MFP
• Digitale documentenstroom vast te leggen en te
volgen
• Beveiligde routing en archivering
Voldoen aan wet- en regelgeving
• Kan worden geïntegreerd in processen die zijn
ingericht volgens SOx of ISO
Minder kosten
• Geen nieuwe apparatuur nodig
• Centraal beheer
• Tijdwinst bij digitaliseren en zoeken
Meer kwaliteit en succes
• Efficiënter gebruik van uw MFP
• Afname risico op fouten
• Verhoging productiviteit
• Toename klanttevredenheid door snellere
dienstverlening
• Standaard plug-ins naar systemen als Easy, SAP,
Documentum, Hummingbird e.a.
• Versnelling álle werkprocessen

Al uw werkprocessen in de versnelling!
Doordat One Action Flow naadloos integreert met de meest voorkomende
Document Management applicaties (o.a. Documentum, Hummingbird, Easy),
ERP applicaties (o.a. SAP, Exact, Oracle, Navision) en office-applicaties (o.a. Lotus
Notes, Exchange, Sharepoint portal) zullen door de koppeling alle werkprocessen
waar documenten aan te pas komen, veel sneller verlopen.
Waarom Nashuatec?
Nashuatec is de aangewezen partner voor het optimaliseren van uw
documentgerelateerde werkprocessen. Onze jarenlange professionele ervaring
op het gebied van total document solutions zetten we voor de volle 100% in om
uw productiviteit te verhogen en uw afdrukkosten te verlagen.
Maak een eind aan tijdrovende, omslachtige handelingen. Versnel uw organisatie
door slimme digitalisering van uw werkprocessen.
Geïnteresseerd in tijd en kosten besparen met
One Action Flow?
Neem contact op met Nashuatec.
Utopialaan 25, 5232 CD ’s-Hertogenbosch, +31 (0)73 645 26 60, www.nashuatec.nl, info@nashuatec.nl
Internationalelaan 55 bus 19, B-1070 Brussel, +32 (0)2 558 22 11, www.nashuatec.be, info@nashuatec.be