Checklist vóór de vergadering - Vergaderen doe je zo

Checklist: Vóór de vergadering
- Maak een jaarplanning en zet daarin zo goed mogelijk wat wanneer gedaan moet worden.
Zet bij elk agendapunt het doel erbij. Pas het regelmatig aan.
– Maak een mailinglijst voor jullie vergadering.
Dan weet je zeker dat iedereen alle mails krijgt. Hou het wel goed bij. Dus als er nieuwe leden zijn:
voeg ze toe. Als mensen uit de vergadering gaan: haal ze van de mailinglijst af.
- Maak een tijdsplanning per vergadering en zet daarin alles wat voor de vergadering moet
gebeuren.
Of gebruik daarvoor deze checklist. Zet dan de tijd wanneer het moet gebeuren erbij.
- Zorg dat de notulen en de vergaderstukken ruim voor de vergadering bij iedereen zijn.
Maak hierover afspraken met diegene die notuleert. Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat
het echt mogelijk is voor iedereen om het goed voor te bereiden.
- Bedenk wat er rondgestuurd moet worden
Zorg dat je ook bij de voorbereiding de regie hebt. Bedenk dus van te voren welke stukken horen
bij elk te behandelen agendapunt. Stuur die aan iedereen op. Hierdoor vermijd je leespauzes
tijdens je vergadering.
- Zorg voor inhoudelijke agendapunten.
Haal inhoudelijke punten uit de notulen van de vorige vergadering en uit de taken die jullie hebben.
Zet bij elk punt het doel en de tijdsplanning erbij.
– Agendapunten van buiten.
Vaak worden er agendapunten van buiten aangedragen. Bedenk of het belangrijk is. Bedenk of
het dringend is. Als je op allebei 'ja' antwoord zet je het op de agenda. Als het wel dringend is
maar minder belangrijk dan weeg je af of jullie er genoeg tijd voor hebben. Wil je hier meer over
weten: bekijk het in het e-boek 'Tijdsbewaking'.
– Stuur een concept agenda rond en vraag om aanvullingen.
Zet bij elk punt het doel en de tijdsplanning erbij. Ook staat hier de datum en de plaats van de
vergadering in genoemd.
– Mededelingen per mail van te voren
Tijd valt te besparen door mensen te vragen voor de vergadering hun mededelingen per email te
doen.
– Binnengekomen post per mail van te voren
De post kan ook zo behandeld worden.
– Tekstuele op- en aanmerkingen op notulen per mail aan notulist
Tekstuele veranderingen hoeven echt niet in een vergadering aan de orde te komen.
2