Checklist vóór de vergadering - Vergaderen doe je zo

– Bezoekers bij je vergadering
Zorg dat mensen van buiten, die je vergadering bezoeken (als publiek of als spreker) precies
weten wat er van hen verwacht wordt.
– Wijs deelnemers op hun taken
Zorg dat mensen op het uitvoeren van hun taken gewezen worden voor de vergadering.
– Vraag of het goed verloopt en/of ze hulp nodig hebben.
Regel die hulp. Je hoeft het niet zelf te doen, maar je bent wel diegene die het organiseert.
– Bekijk de notulen, de actie- en besluitenlijst en de agenda.
Bedenk wat de discussiepunten zijn en wat je denkt dat de deelnemers aan de vergadering naar
voren gaan brengen. Bereid dat goed voor.
– Bedenk hoe je wilt vergaderen.
Bedenk van te voren of je zittend, staand of zelfs lopend wilt vergaderen.
– Bedenk hoe je elk agendapunt behandelt.
Maak gebruik van de werkvormen en tools die ik je geef in het e-boek 'Anders vergaderen' om je
vergadering afwisselender en korter te maken.
– Regel eventueel een vergaderruimte
Dit hoeft niet bij elke vergadering. Soms wordt het voor jullie geregeld. Soms regel je het voor het
hele vergaderjaar van te voren.
– Zorg dat er koffie, thee en water is in de vergaderruimte
– Zorg dat de technische hulpmiddelen die je tijdens je vergadering wilt gebruiken werken.
Test dus bij een presentatie de beamer en de laptop van te voren. Weet hoe het licht te dimmen is.
– Maak eventueel een presentielijst.
Dit hoeft niet bij elke vergadering.
– Maak een lijstje van de mensen die zich afmelden.
– Veranderingen of aanvullingen op de agenda. Als er veranderingen zijn, bijvoorbeeld over
de vergaderruimte of de vergadertijd of als er aanvullingen zijn op de agenda: zorg dat iedereen
het op tijd weet of krijgt.
– Vertegenwoordig de vergadering
– Hou contact met relevante groepen en mensen buiten de vergadering.
3