Dematerialisatie van de documenten - Jette

Dematerialisatie van de documenten
Ondersteuning bij het gebruik van het platform ‘V.I.P’ - Beveiligde webruimte
voor publicatie van administratieve documenten van de gemeenteraad van Jette
http://irisbox.irisnet.be - 2008
Gemeentebestuur van Jette
Wemmelsesteenweg 100
1090 Bruxelles - www.jette.be
infojette@jette.irisnet.be

-2 -

Inhoudstafel
1. Waarover gaat het ? p.5
2. Hoe uw identiteitskaartlezer installeren ? p.5
2.1. Installeren van de kaartlezer p.7
2.2. Installeren van het programma voor opname van gegevens p.7
2.3. Installeren van de JAVA console (J.R.E) p.9
2.4. Installeren van Adobe Acrobat Reader p.12
2.5. Uw configuratie verifiëren p.15
3. Hoe het platform V.I.P gebruiken ? p.16
3.1. Zich identificeren op Irisbox p.16
3.2. Uw online documenten raadplegen p.18
3.3. Enkele nuttige links p.20
3.4. Helpdesk p.20
-3 -

-4 -

1. Waarover gaat het ?
-5 -
Le 02/04/2008
Ondersteuning bij de installatie en
het gebruik van het platform V.I.P.
In elke gemeente is de dienst secretariaat ondermeer belast met de publicatie van
verscheidene documenten betreffende de gemeenteraad en haar leden. Om deze
documenten ter beschikking te stellen gebruiken een aantal gemeenten van het Brussels
Gewest het V.I.P. platform (Virtual Information Publication), dat afhangt van IRISbox (
electronisch loket) . Deze toepassing betekent concreet dat u de mogelijkheid hebt om
via uw browser op een beveiligde manier toegang te krijgen tot de officiële
administratieve documenten die u nodig hebt. Hoe? Door u te authentiseren via uw
elektronische identiteitskaart. Inderdaad, uw elektronische handtekening is uniek en
heeft een rechtsgeldige waarde.
Anderzijds kan elke burger een gedeelte van de documenten, die door de dienst
secretariaat van de gemeente gepubliceerd worden op V.I.P., raadplegen op het V.I.P.
platform (vb.: de dagorde in de versie van de bekendmaking (aanplakking). In de andere
delen van de boomstructuur is de toegang tot informatie enkel voorbehouden aan
bepaalde gebruikers, bij voorbeeld in het kader van hun mandaat als gemeenteraadslid,
schepen of burgemeester. Om toegang te krijgen tot het V.I.P platform, dient u uw
identiteitskaartlezer aan te sluiten aan uw PC en hem te installeren.
2. Hoe uw identiteitskaartlezer installeren ?
Vereiste eigenschappen
- een vrije USB poort op uw PC;
Er zijn verscheidene soorten elektronische
identiteitskaartlezers op de markt, die elk aan
verschillende situaties zijn aangepast. De
installatieprocedure die hierna wordt beschreven is
gevalideerd en enkel getest met de lezer ACR38U, het
soort lezer eID dat in het Brussels Gewest verdeeld
wordt door de CIBG en eruit ziet zoals op de foto
hiernaast. Zie hier hoe men te werk gaat om hem te
installeren, zodat uw computer hem zou kunnen
herkennen en gebruiken.
- Windows 2000: minimum versie Service pack 4 (SP4), Windows XP (Pro of home):
minimum versies Service Pack 2 (SP2) en Windows Vista. De beste resultaten worden
verkregen met een PC onder Windows XP. Als de PC nog op Windows 95 of op Windows
3.11 werkt, is hij niet verenigbaar met de functionaliteiten van de elektronische
identiteitskaart. Wat de systemen NT4, Windows 98 en Windows ME( Millenium) betreft,
moet het softwareprogramma "Microsoft Win 32 Smart card Base Components" worden

geïnstalleerd, dat beschikbaar is op de site van Microsoft, ofwel de titel typen in de
zoekmachine http://www.google.be).
Als u de versie van uw besturingssysteem niet kent, klik dan met de rechtermuisknop op
het icon « Deze computer » op uw bureaublad en kies « Eigenschappen ».
Informatie over uw besturingssysteem vindt u in de eerste paragraaf van het venster dat
tevoorschijn komt :
-6 -

OPGELET : Het is noodzakelijk om in de "administrator" modus van uw systeem te staan
om een installatie door te voeren onder Windows. Over het algemeen hebben alle privé
PC's deze modus.
2.1. Installeren van de kaartlezer
Sluit uw lezer aan op de USB poort van uw PC en wacht enkele seconden. Windows
detecteert de toevoeging van nieuwe apparatuur en zal u vragen, al naargelang het type
van besturingssysteem waarover u beschikt, of hij zich op Windows update mag
aansluiten om uw nieuwe randapparatuur te installeren, of hij het vereiste
sturingsprogramma mag zoeken dat nodig is voor de installatie. In de twee gevallen
volstaat het om de installatie door Windows Update te kiezen en de instructies te volgen
die op het scherm verschijnen. Windows Update zal automatisch het vereiste
sturingsprogramma opzoeken en installeren. Het kleine groene lampje begint te
knipperen op uw eID lezer.
2.2. Installeren van het programma voor opname van gegevens
Het programma 'Belgium Identity Card Run-Time) dat u moet installeren op uw PC om de
gegevens te kunnen lezen die op uw elektronische identiteitskaart staan, kan gratis
worden gedownload vanaf het volgende adres :
http://eid.belgium.be
Een samenvatting iso ok beschikbaar op het volgende adres :
http://eid.belgium.be
Belangrijke opmerking: de softwareuitgever heeft een een softwareversie uitgewerkt en
gedocumenteerd onder de verschillende platforms, Windows, MacOs en Linux. CIBG biedt
enkel ondersteuning voor de Windows versie.
De inwoners van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die problemen ondervinden bij de
installatie van het softwareprogramma van Fedict (Federal Department of Information
and Communication Technology) kunnen zich rechtstreeks richten naar Irisline
(02/801.00.00) of naar de Helpdesk van CIBG (02/235.05.85).
-7 -

Na installatie, telkens u een internettoepassing wil gebruiken waarbij het nodig is om u te
identificeren via uw identiteitskaart, zal uw browser automatisch het volgende dialoogvenster
openen:
Uw certificaat van authenticiteit verschijnt op dit venster. Het werd automatisch gelinkt met
uw browser. Selecteer het en klik op « Ok ». De toepassing vraagt u dan om uw
identiteitskaart in de lezer te plaatsen :
Nadien zal u uw PIN code moeten invoeren ( uw persoonlijke geheime code bestaande uit vier
cijfers) om de identificatie te vervolledigen en het gebruik van het certificaat toe te laten dat
werd geregistreerd in uw browser.
-8 -

Nadat uw PIN code correct werd ingevoerd*, zal het systeem u herkennen. U ( en u alleen)
hebt nu toegang tot uw persoonlijke online gegevens.
* OPGELET : Na drie vruchteloze pogingen wordt uw kaart geblokkeerd en zal niet meer
gebruikt kunnen worden !!
2.3. Installatie van de JAVA (J.R.E.) console
De console Java Runtime Environment (JRE) is onontbeerlijk om het VIP platform op IRISBOX
te kunnen gebruiken. Deze console werd misschien al initieel op uw PC geplaatst. Controleer
of dat wel degelijk het geval is. Open hiervoor het « Configuratiescherm » van Windows en
dubbelklik op « Software ».
-9 -

Controleer of de Javaconsole voorkomt in de lijst :
Als de console er niet op voorkomt, volstaat het om deze gratis te downloaden op het
volgende adres: http://www.sun.com. Als u op de site bent, klik dan op het logo onderaan
rechts op de pagina :
Download het programma en start de installatieprocedure (Windows zal u dit automatisch
vragen als het downloaden beëindigd is). Volg dan de verschillende stappen van de installatie.
Opmerking: u zal misschien op de gele waarschuwingsbalk moeten klikken, die zich
bovenaan in het navigatievenster bevindt, om de installatie weer te geven:
Klik op de waarschuwingsbalk en laat de installatie toe. Als de balk niet tevoorschijn komt, ga
dan over naar de volgende stap.
- 10 -

klik op « Install » om de installatieprocedure op te starten. Het installatieproces begint. Het
installatieprogramma vraagt u om het Licentiecontract te lezen.
Dit is een standaardprocedure. Klik op « Accept » en ga verder met de installatie.
Wanneer u « Show advanced options panel » hebt geselecteerd, geeft het programma het
scherm ‘Custom Setup’ weer om u de mogelijkheid te geven om de functionaliteiten te kiezen
die moeten geïnstalleerd worden.
Wij raden u aan om de oorspronkelijke parameters te behouden, tenzij u een ervaren
gebruiker bent die een grotere controle wenst over de te installeren componenten.
- 11 -

Nadat u hebt gecontroleerd of de keuzeopties goed werden geselecteerd, klik dan op « Next »
om de installatie verder te zetten.
Als de installatie is beëindigd, komt de pagina « Verify/check install » tevoorschijn opdat u de
programmaversie van Java zou kunnen verifiëren. Als de installatie is afgelopen, zal u
misschien uw PC moeten heropstarten om de installatie van Java te activeren.
2.4. Installatie van de Adobe Acrobat Reader
De documenten die gepubliceerd zijn op het V.I.P platform staan in P.D.F. formaat (Portable
Document Format). Dit elektronisch documentformaat biedt meerdere voordelen:
1. Het is universeel en vrij in gebruik.
2. De geconverteerde documenten zijn zeer licht en kunnen gemakkelijk worden
gedownload.
3. Aan de inhoud van de documenten kan niets worden veranderd.
Om de documenten in P.D.F. formaat te kunnen lezen, moet men beschikken over een Adobe
Acrobat Reader programma dat gratis kan worden gedownload op het volgende adres:
http://www.adobe.com/nl/products/acrobat/readstep2_allversions.html
- 12 -

U komt terecht op dit scherm :
Kies uw besturingssysteem, de versie ervan en de gewenste taal.
Klik op « Ga door met stap 2 van 2 ». U zal misschien opnieuw op de gele waarschuwingsbalk
moeten klikken die zich bovenaan in het navigatievenster bevindt om de installatie toe te
laten.
Klik op de waarschuwingsbalk en laat de installatie toe. Als de balk niet verschijnt, ga dan
over naar de volgende stap.
- 13 -

Lanceer de installatie. Het volgende venster gaat open :
De toepassing wordt gedownload. Aan het einde van dit proces is de toepassing geïnstalleerd
en zal u waarchijnlijk uw PC moeten heropstarten ( volgens het type van besturingssysteem).
Als de installatie is beëindigd, zal Windows automatisch de link leggen tussen de PDF
documenten en het te gebruiken programma om ze te openen. Het volstaat dus om te klikken
op een PDF document om het te raadplegen zoals voor eender welk ander document. (Word,
Excel,...)
- 14 -

2.5. Uw configuratie verifiëren
Uw PC is nu klaar en geconfigureerd om uw beveiligde transacties on line uit te voeren. U kan
de geldigheid van uw installaties testen door het volgende adres te copiëren in uw browser:
http://irisbox.irisnet.be/vip/portal/intro_nl.htm
Klik op « Verifieer systeemvereisten => Testen »
Een nieuw venster gaat open waarop uw systeem verschillende tests ondergaat. Na ongeveer
een minuut zal een analyserapport verschijnen dat u informeert over de toestand van uw
systeem.
Voorbeeld :
Opmerking : Het is niet noodzakelijk om deze test uit te voeren als u zeker bent van uw
configuratie of als u al met succes bent aangesloten aan Irisbox.
- 15 -

3. Hoe het V.I.P. platform gebruiken ?
Vooraleer het V.I.P. platform te gebruiken, is het nodig dat u zich identificeert bij Irisbox.
Inderdaad, een gedeelte van de documenten, die het gemeentesecretariaat publiceert via VIP,
kunnen door iedere burger worden geraadpleegd (vb: dagorde in de 'versie van aanplakking).
Andere kunnen alleen door bepaalde gebruikers worden geraadpleegd in het kader van hun
mandaat van gemeenteraadslid, schepen of burgemeester. Hiervoor moet men door het
systeem worden herkend opdat de lokale beheerder van de toegangsrechten van de
administratie u de voormelde toegang kan verlenen tot uw documenten.
3.1. Zich identificeren op Irisbox
Open uw browser en typ het volgende adres :
http://irisbox.irisnet.be
U staat op de eerste pagina van de portaalsite van Irisbox. Nadat u de taalkeuze hebt
bepaald, verschijnt het volgende scherm :
Kies punt 1 en klik op « Ga verder »
- 16 -

In de linkerbovenhoek klikt u op « Mijn Dossier ». het volgende venster gaat open :
Plaats uw identiteitskaart in de kaartlezer en wacht. Het volgende venster wordt geopend:
Selecteer het certificaat dat u de mogelijkheid biedt u te identificeren en klik dan op « Ok »
- 17 -

Voer uw PIN code in en klik op « Ok ». Klik nu op « Mijn dossier » en aanvaard de
waarschuwingen en vensters die u worden voorgesteld ( standaardprocedure op het web). Uw
naam verschijnt voortaan bovenaan de pagina.
U wordt nu herkend door het systeem. De lokale beheerder van de toepassing kan u nu de
toegangsrechten toekennen die het u mogelijk maken om uw documenten te raadplegen op
het V.I.P. platform (mail naar pevrard@jette.irisnet.be sturen).
3.2. Uw online documenten raadplegen
Nadat u per elektronische post een bevestiging hebt gekregen van de validering van de
registratie in het systeem, hebt u voortaan toegang tot uw exclusieve raadplegingsruimte op
het platform. Open uw browser en typ het volgende adres :
http://irisbox.irisnet.be
U staat op de eerste pagina van de portaalsite van Irisbox. Nadat u de taalkeuze hebt
bepaald, komt u op hetzelfde scherm terecht dan bij punt 3.1. hierboven beschreven. Kies de
2e keuzemogelijkheid (‘U heeft onlangs reeds gebruik gemaakt van IRISbox’) en klik op « Ga
verder ». Op het volgende scherm identificeert u zich door op « Aanmelden » te klikken.
Zet de procedure verder tot het volgende scherm :
- 18 -

Uw naam verschijnt voortaan op de pagina: u bevindt zich in uw werkruimte. Selecteer
« Jette » in de lijst van de gemeenten :
U hebt nu toegang tot de documenten die te uwer informatie gepubliceerd zijn onder de titel
« Raad ». U kan voortaan surfen in de boomstructuur van dit beveiligd register en de
documenten raadplegen die te uwer beschikking staan (recht op lezing).
Noteer dat u niet over de nodige rechten beschikt om in dit register documenten te deponeren
(recht op schrift). Alleen het secretariaat van het gemeentebestuur en de lokale beheerder
hebben die mogelijkheid.
- 19 -

3.3. Enkele nuttige links
Indien u ondanks alles toch problemen ondervindt met de installatie of als u bijkomende
informatie wenst, ziehier enkele nuttige adressen:
1. http://www.eid.irisnet.be
(Officiële regionale site betreffende het gebruik van de eID)
2. http://www.eid.belgium.be
(Officiële federale site betreffende het gebruik van de eID)
3.4. Helpdesk
Belangrijke opmerking: In verband met de apparatuur en de toepassingen die gebruikt
worden in het kader van het VIP platform en die enerzijds afkomstig zijn van het Brussels
Hoofdstedelijk Gewest en anderzijds van de Federale Overheid, kan de gemeentelijke
informaticadienst geen logistieke steun verlenen aan de gebruikers die moeilijkheden
zouden ondervinden. Een on-line hulp is beschikbaar op de website zelf. Bijgevolg worden
twee telefoonnummers te uwer beschikking gesteld als problemen zich zouden voordoen
:
1. Irisline - 02/801.00.00
2. C.I.R.B. - 02/235.05.85
- 20 -