Incasso tips van DAS (PDF).

Tips voor een snellere betaling van uw facturen
Als ondernemer wilt u uw facturen zo snel mogelijk
betaald hebben. Klanten die hun betalingsverplichting
niet nakomen, kunnen grote invloed hebben op
uw bedrijfsvoering. Uitgaven en investeringen gaan
immers gewoon door. DAS heeft voor u een aantal
tips die een bijdrage leveren aan een snellere betaling
van uw facturen.
Betalingstermijn
Neem de door u gehanteerde betalingstermijn op in uw
offerte, orderbevestiging of algemene voorwaarden. U
kunt zelf de betalingstermijn bepalen. De wet schrijft voor
dat die redelijk moet zijn. Hanteer een termijn van maximaal
dertig dagen na ontvangst van de factuur en houdt u
daar strikt aan.
Nabellen van de factuur
Het is verstandig een factuur na te bellen. Het liefst enkele
dagen voordat de betalingstermijn verstrijkt. Informeer
of uw klant de factuur ontvangen heeft en vraag ook of de
inhoud van de factuur klopt met de afspraken tussen u en
uw klant. Een uitstekende invalshoek als herinnering aan
de betalingsverplichting.
14-dagen-herinneringsbrief
Na het verstrijken van de betalingstermijn stuurt u uw
klant in ieder geval nog één schriftelijke aanmaning, de
‘14-dagen-herinneringsbrief’. Als uw klant een consument
is, bent u hiertoe verplicht vanuit de Wet Incassokosten
(lees ook ‘Wet Incassokosten, wat houdt die in?’). Het is
belangrijk dat de ‘14-dagen-herinneringsbrief’ voldoet aan
de richtlijnen voor aanmaningen:
– Vermeld een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos
te betalen.
– Vermeld welk bedrag aan incassokosten in rekening
wordt gebracht als de klant niet betaalt. Dit bedrag komt
overeen met de maximale incassovergoeding conform
de Wet Incassokosten.
– Ook als u niet de maximale incassovergoeding in rekening
brengt, dient u de maximale incassokosten te vermelden
die op basis van de wetgeving in rekening kunnen
worden gebracht.
– Als u een incassobureau inschakelt om de vordering
voor u te innen en u bent niet btw-plichtig, vermeld dan
in de brief dat u de btw niet kan verrekenen en dat de
incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd.
– Betaalt de klant niet? Pas na deze 14 dagen mag u de
vordering verhogen met de incassokosten.
– Nogmaals: een aanmaning is niet noodzakelijk als u
zaken doet met bedrijven, maar wel noodzakelijk als u
zaken doet met consumenten.
We raden u aan de betalingsherinnering per aangetekende
post met ontvangstbevestiging te versturen. Dat heeft
een serieus en ‘offi cieel’ karaker. Het ontvangstbewijs kan
in een later stadium ook als juridisch document dienen.
Download op de website een voorbeeld van de ‘14-dagenherinneringsbrief’:
www.das.nl/voorbeeldbrief-incasso
Wet Incassokosten, wat houdt die in?
De Wet Incassokosten is op 1 juli 2012 in werking
getreden. Deze wet dient consumenten te beschermen
tegen te hoge buitengerechtelijke incassokosten.
Daarom is onder meer een maximale hoogte van
incassokosten vastgelegd in de vorm van een staffel.
U mag de incassokosten pas in rekening brengen nadat
u een schriftelijke aanmaning heeft verstuurd en
betaling vervolgens is uitgebleven. In deze ‘14-dagenherinneringsbrief’
dient u de hoogte van de buitengerechtelijke
incassokosten te vermelden.
De Wet Incassokosten geldt altijd als u zaken doet
met consumenten. Doet u zaken met ondernemers,
dan mag u in overleg met de zakelijke klant afwijken
van deze regeling. Dit moet dan wel vooraf schriftelijk
worden vastgelegd, bijvoorbeeld in de algemene
voorwaarden. Is er geen afspraak? Dan gelden ook
hier de regels van de Wet Incassokosten.
Meer weten? Raadpleeg de speciale website:
www.das.nl/wik2012
Laatste aanmaning via DAS
Het sturen van een laatste aanmaning op incassopapier
van DAS is een effectief middel om uw klanten aan te
sporen alsnog de factuur te betalen. Met deze brief informeert
u uw klant over de overdracht van de vordering naar
het incassokantoor van DAS als er niet binnen 8 dagen
wordt betaald. DAS verzorgt het versturen van de laatste
aanmanings- of sommatiebrief. Wij brengen hiervoor € 10
administratiekosten in rekening.
Alles op papier zetten
Een mondelinge overeenkomst is ook geldig. Echter, kunt
u dit bewijzen als het misloopt? Zet al uw afspraken daarom
altijd op papier. Bijvoorbeeld in een offerte. Het zou
toch vervelend zijn als deze ineens onbeperkt geldig blijkt
te zijn. Dan komt u bij prijsstijgingen behoorlijk nadelig uit.
Vermeld daarom tot wanneer het aanbod geldt. Tussentijds
nieuwe afspraken of wijzigingen? Opnieuw schriftelijk
bevestigen!
Uw voorwaarden
Uw algemene voorwaarden beschermen u en verschaffen
uw klanten duidelijkheid. Laat ook uw debiteurenbeleid
hiervan onderdeel uitmaken. Met een betalingstermijn
maken uw klanten gebruik van een ‘renteloze lening’.
Laat uw klanten vooraf weten wat de spelregels zijn van
het kopen op rekening. Bij een geschil kan u dat onnodig
getouwtrek schelen! Bovendien geven strikte regels het
zakelijke karakter van eventuele maatregelen weer.
≥
Tips voor een snellere betaling van uw facturen 07/12 | DAS Incasso

Tips voor een snellere betaling van uw facturen (vervolg)
Uw facturen
Uw factuur is belangrijke communicatie tussen u en uw
klant. Het verschaft duidelijk overzicht van de gemaakte
afspraken, zoals afgenomen producten of diensten, leveringsdatum
en de betalingstermijn. U geeft uw relatie op
deze manier de kans tijdig te reageren bij misvattingen.
Kredietinformatie
Een failliete klant betaalt sowieso niet. Een feit. Slecht betalingsgedrag
komt vaak voort uit een wankele fi nanciële
positie. Dergelijke klanten leggen min of meer de risico’s
bij u! Situaties als deze kunt u deels ontlopen door vooraf
een check te doen. Zeker bij transacties of kredieten waar
grote bedragen mee gemoeid zijn, raden we u aan niet zomaar
in zee te gaan met een klant!
Meer informatie
Wilt u meer informatie over het controleren van de
kredietwaardigheid van uw klanten en relaties, effectief
debiteurenbeheer of over incasso van DAS?
Ga dan naar www.das.nl/incasso of bel 088 3279899.
Tips voor een snellere betaling van uw facturen 07/12 | DAS Incasso