Handleiding voor scholen - CJP Cultuurkaart
Handleiding voor scholen - CJP Cultuurkaart
Handleiding voor scholen - CJP Cultuurkaart
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Handleiding</strong> <strong>voor</strong> <strong>scholen</strong>
1. Voor wie is deze handleiding bestemd?<br />
Deze handleiding is bedoeld <strong>voor</strong> de projectcoördinatoren, de budgethouders en de docenten van de <strong>scholen</strong><br />
<strong>voor</strong> <strong>voor</strong>tgezet onderwijs die deelnemen aan de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>.<br />
De handleiding bevat drie belangrijke onderdelen:<br />
Hoe meldt de school zich aan?<br />
Hoe worden de gegevens van leerlingen en docenten aangeleverd?<br />
Hoe worden beheer- en betaalhandelingen verricht?<br />
De <strong>voor</strong>waarden <strong>voor</strong> deelname zijn vastgelegd in ‘Algemene Voorwaarden <strong>CJP</strong> <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> 2012-2013’<br />
Inhoud<br />
1. Voor wie is deze handleiding bestemd? ......................................................................................................... 2<br />
2. Hoe meldt de school zich aan? ....................................................................................................................... 3<br />
3. Hoe worden de gegevens aangeleverd ? ....................................................................................................... 7<br />
4. Hoe wordt het tegoed beheerd en uitgegeven? .......................................................................................... 26<br />
2
2. Hoe meldt de school zich aan?<br />
<strong>CJP</strong> verstuurd vanaf half mei de oproep aan de directie en de budgethouder van het lopende <strong>Cultuurkaart</strong>jaar<br />
om de school aan te melden <strong>voor</strong> de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>. Hier<strong>voor</strong> worden login-gegevens verstrekt waarmee kan<br />
worden ingelogd op: www.cultuurkaart-info.nl<br />
2.1 Aanmelden stap <strong>voor</strong> stap<br />
Pagina 1: Inloggen<br />
Vul hier de aanmeldgegevens in die u in de brief zijn toegestuurd.<br />
Pagina 2: aanvullen ordergegevens School<br />
Controleer of alle gegevens zijn ingevuld en vul eventueel aan, of wijzig de gegevens van de school.<br />
Let op: vanaf augustus kunnen de leerling- en docentgegevens worden<br />
aangeleverd. Daarna ontvangt de school een factuur. Geef hier aan als het<br />
factuuradres afwijkend is.<br />
De <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>en worden in dozen op de school afgeleverd. Op het<br />
afleveradres zal dus iemand aanwezig moeten zijn om de pakketten in<br />
ontvangst te nemen. Als dit een ander adres is dan erboven vermeld, geef dit<br />
dan aan bij ‘afleveradres afwijkend’.<br />
3
Aanvullen ordergegevens directie/bevoegd gezag<br />
De aanvraag <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> dient door, of in opdracht van, het bevoegd gezag van de school te worden<br />
gedaan. Hieronder worden de gegevens van de rector, conrector, adjunct-directeur of de centrale directeur<br />
ingevuld.<br />
Aanvullen ordergegevens projectcoördinator<br />
De projectcoördinator is verantwoordelijk <strong>voor</strong> de praktische taken rondom de <strong>Cultuurkaart</strong> zoals aanleveren<br />
leerling- en docentgevens en de interne distributie van de pakketten binnen de school.<br />
Aanvullen ordergegevens budgethouder<br />
De budgethouder is verantwoordelijk <strong>voor</strong> het beheer van de <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoeden. De budgethouder<br />
beheert de schoolpas.<br />
4<br />
Controleer het juiste e-mailadres !<br />
Controleer het juiste e-mailadres !<br />
Controleer het juiste e-mailadres !
Invullen hoe de school gebruik gaat maken van de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong><br />
Vul hier in hoe de school deel wil gaan nemen aan de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>. Als de school meedoet met de<br />
<strong>Cultuurkaart</strong> wordt minimaal aangevraagd:<br />
<strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>en <strong>voor</strong> alle leerlingen met hier op € 5,- extra tegoed op de individuele kaart. ( kosten 2 euro<br />
administratiekosten per leerling).<br />
Daarnaast kan de school een keuze maken in:<br />
De school stelt via de <strong>Cultuurkaart</strong> € 10,- per leerling, <strong>voor</strong> alle leerlingen van de school, beschikbaar<br />
<strong>voor</strong> culturele activiteiten (de € 5,- extra tegoed van alle leerlingen kan dan bij het schooltegoed<br />
gestort worden).<br />
De school stelt via de <strong>Cultuurkaart</strong> € 10,- per leerling beschikbaar in een beperkt aantal klassen <strong>voor</strong><br />
culturele activiteiten. (de € 5,- extra tegoed van de leerlingen in een beperkt aantal klassen kan bij het<br />
schooltegoed gestort worden).<br />
Door een realistische<br />
schatting op te geven<br />
van het aantal<br />
leerlingen kunnen wij u<br />
goed inzicht bieden in<br />
2.2 de te verwachten Combipas<br />
De kosten combipas <strong>voor</strong> de is een<br />
combinatie <strong>Cultuurkaart</strong> van 2012- de <strong>CJP</strong><br />
2013<br />
2.3 Combikaart<br />
De combikaart is een combinatie tussen de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> en een leerlingpas. Waarmee de kaart ook<br />
gebruikt kan worden als een persoonlijk identificatie-, registratie- en/of betaalmiddel. Door middel van de op<br />
school beschikbare techniek kan de pas <strong>voor</strong>zien worden van chip, magneetstrip of barcode. Hierdoor kan de<br />
leerling met de pas ook gebruik maken van uiteenlopende diensten in de school. Denkt u bij<strong>voor</strong>beeld aan:<br />
Toegang tot de school<br />
Betalen in de kantine als kantinepas<br />
Betalen bij (drank)automaat<br />
Lenen van boeken in de school- of gemeentebieb<br />
Of <strong>voor</strong> het openen van de lockers.<br />
In dit venster geeft u aan of uw school de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> ook als combipas wilt gebruiken.<br />
5
2.4 Afronden<br />
Ga akkoord met de <strong>voor</strong>waarden en klik op de bevestigingsknop.<br />
Vervolgproces na het aanmelden van de school<br />
Na het versturen van het formulier:<br />
<strong>CJP</strong> verwerkt de aanvraag<br />
Binnen 5 dagen wordt de bevestiging gestuurd aan: directie, projectcoordinator en budgethouder<br />
De projectcoördinator ontvangt in augustus de oproep en de handleiding om leerling- en<br />
docentgegevens aan te leveren.<br />
6
3. Hoe worden de gegevens aangeleverd ?<br />
Het aanleveren van de leerling- en docentgegevens<br />
Nadat de school zich heeft aangemeld <strong>voor</strong> de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> ontvangt de projectcoördinator een oproep om<br />
de leerling- en docentgegevens aan te leveren. Hier<strong>voor</strong> worden login-gegevens via de e-mail verstrekt. De<br />
website waarop de gegevens kunnen worden aangeleverd is: www.cultuurkaart-info.nl<br />
De budgethouder van de school ontvangt een reminder.<br />
De school is verantwoordelijk <strong>voor</strong> het aanleveren van de correcte gegevens die nodig zijn om <strong>voor</strong> de<br />
leerlingen en <strong>voor</strong> de docenten <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>en te kunnen maken en tegoeden beschikbaar te stellen. In<br />
deze handleiding wordt uitgelegd hoe de gegevens bij <strong>CJP</strong> moeten worden aangeleverd.<br />
Let op! De gegevens van alle leerlingen dienen te worden aangeleverd! Alle leerlingen krijgen een nieuwe pas.<br />
De handelingen die u online moet verrichten worden met een vink en<br />
vetgedrukt in deze handleiding aangegeven.<br />
3.1 Hoe werkt het aanleveren?<br />
Na het inloggen kan de projectcoördinator<br />
de nieuwe gegevens aanleveren<br />
de status van eerder aangeleverde gegevens bekijken aanpassen of annuleren. De gegevens worden<br />
door de <strong>Cultuurkaart</strong>-adminstratie gecontroleerd en verwerkt. Gegevens die per post of per e-mail<br />
gestuurd worden kunnen niet in behandeling genomen worden.<br />
Let op! Als u meer dan een half uur niets op de site heeft gedaan, wordt de verbinding om veiligheidsredenen<br />
automatisch verbroken. Als dit is gebeurd, kunt u zich eenvoudig opnieuw aanmelden. De reeds aangeleverde<br />
gegevens blijven bewaard.<br />
3.2 Hoe veilig zijn mijn gegevens?<br />
Onderin uw scherm staat een ‘gesloten slotje’. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het<br />
certificaat. Als hier staat: 'uitgegeven aan www.cultuurkaart-info.nl', weet u dat u een beveiligde verbinding<br />
heeft met de site van <strong>CJP</strong>.<br />
3.3 Digitaal aanleveren<br />
Aanleveren via internet gaat veilig, snel en eenvoudig. Stapsgewijs wordt u met deze handleiding door de<br />
procedure geleid en vergissingen worden zoveel mogelijk direct gemeld, zodat u deze direct kunt corrigeren. In<br />
de helpteksten staat precies wat u kunt verwachten bij het aanleveren.<br />
De aanleverwebsite: www.cultuurkaart-info.nl<br />
7
3.4 Aanleveren <strong>voor</strong>bereiden<br />
Mogelijke handelingen op de site<br />
Op de site kunnen verschillende handelingen verricht worden:<br />
Nieuw docenten- en leerlingenbestand aanleveren.<br />
Alleen nieuwe docentengegevens aanleveren.<br />
Alleen leerlingengegevens aanleveren.<br />
Gegevens wijzigen<br />
Status van aangeleverde bestanden bekijken.<br />
U kunt alle gegevens in één keer aanleveren, maar u kunt ook gefaseerd gegevens aanleveren. Elke keer als u<br />
gegevens of wijzigingen via de website opstuurt naar <strong>CJP</strong>, wordt dit geregistreerd. De datum geeft aan wanneer<br />
<strong>CJP</strong> de gegevens heeft ontvangen en de status geeft aan wat er mee is gebeurd.<br />
3.5 Welke gegevens?<br />
De gegevens die aangeleverd moeten worden zijn<br />
Schoolgegevens Opleidingsniveaus Leerlinggegevens Docentgegevens<br />
Naam school Vmbo Naam Naam<br />
Naam locatie/nevenvestiging Havo E-mailadres E-mailadres<br />
Vestigingsadres<br />
Vwo ( = ook gymnasium<br />
en atheneum )<br />
8<br />
Adres Geslacht<br />
Postcode, Plaats Vso Postcode, Plaats Geboortedatum<br />
Brinnummer (evt. aangevuld met<br />
tweecijferige locatiecode)<br />
Pro (= ook lwoo) geboortedatum Vak / functie<br />
Aantal leerlingen Geslacht<br />
Aantal docenten Leerjaar<br />
Opleidingsniveau<br />
Klasnaam<br />
Daarnaast moet er tijdens het aanlevertraject worden aangegeven.<br />
Voor welke klassen een extra budget beschikbaar is<br />
Hoe de 5 euro bonus in deze klassen ingezet gaat worden (individueel of collectief)<br />
Overleg dit met de budgethouder !
3.6 Hoe bereid ik een bestand <strong>voor</strong>?<br />
De meeste Nederlandse <strong>scholen</strong> in het <strong>voor</strong>tgezet onderwijs maken gebruik van een van onderstaande<br />
administratieprogramma’s. Per systeem staat aangegeven hoe u de gevraagde gegevens aan kunt leveren.<br />
Als uw school geen gebruik maakt van genoemde programma’s kunt u de leerlingengegevens aanleveren in<br />
Excel of ASCII-formaat. (zie pagina 5: overige bestanden aanleveren) Er kan maar 1 bestand per sessie<br />
aangeleverd worden. Om te <strong>voor</strong>komen dat u meerdere keren moet inloggen kunt u alle leerlingen van de hele<br />
school in 1 bestand zetten. Als u er<strong>voor</strong> kiest meerdere bestanden aan te maken (bij<strong>voor</strong>beeld per leerjaar),<br />
zult u net zo vaak moeten inloggen als het aantal bestanden dat u aanmaakt.<br />
Magister<br />
a. Klik op de Magisterbalk 'leerlingen'<br />
b. Druk op de knop 'Export'<br />
c. Kies vervolgens <strong>voor</strong> overige instanties en selecteer <strong>CJP</strong><br />
d. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren<br />
e. Druk op enter, de export is voltooid<br />
f. U kunt nu het bestand via onze internet-site www.<strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong>-info.nl versturen.<br />
@VO<br />
a. Open het document Export <strong>CJP</strong>.REP<br />
b. U kunt de gegevens zoals door <strong>CJP</strong> gevraagd opmaken in het rapport met nummer 7114<br />
c. Bewaar het bestand als type TEKST (Opslaan als…)<br />
d. U geeft het bestand een naam. Bij<strong>voor</strong>beeld 'Leerlingnaamschool' en sla het op.<br />
Schoolfact<br />
Uw school maakt gebruik van schoolfact (inclusief update 579):<br />
a. U kunt de gegevens zoals door <strong>CJP</strong> gevraagd opmaken in het rapport met nummer 3085.<br />
b. U geeft het bestand een naam. Bij<strong>voor</strong>beeld 'Leerlingnaamschool' en sla het op.<br />
Schoolplus<br />
a. Open de module leerlingenadministratie<br />
b. Klik op de verplaatsingsopties<br />
c. Klik op externe koppelingen<br />
d. Klik op export <strong>CJP</strong>/CKV<br />
e. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren<br />
9
3.7 Overige bestandstypen van aanlevering<br />
ASCII-bestand<br />
U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.ASC<br />
Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De<br />
gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar.<br />
De volgorde van de gegevens en vaste veldlengtes per leerling<br />
Kolom Gegevens Lengte Toelichting<br />
1 Voorletters 10 Bij<strong>voor</strong>beeld: J.H.<br />
2 Roepnaam 10 Bij<strong>voor</strong>beeld: Jan<br />
3 Tussenvoegsels 7 Bij<strong>voor</strong>beeld: van / in 't / den<br />
4 Achternaam 30 Bij<strong>voor</strong>beeld: Janssen<br />
5 Straat 25 Zonder huisnummer<br />
6 Huisnummer 5 alleen numeriek<br />
7<br />
Huisnummer<br />
toevoegsels<br />
7 Bij<strong>voor</strong>beeld: A, B, 3 HOOG<br />
8 Postcode 6 Bij<strong>voor</strong>beeld: 1234AB<br />
9 Plaatsnaam 25<br />
10 Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag)<br />
11 Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend<br />
12 Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO, S = VSO, P = PABO en K = PRO<br />
13 Klas 10 Bij<strong>voor</strong>beeld 4A, 4B<br />
14 Leerlingnummer 10 Bij<strong>voor</strong>beeld 2222<br />
15 E-mailadres 50 Bij<strong>voor</strong>beeld naam@domeinnaam.nl<br />
10
EXCEL-bestand<br />
U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.XLS<br />
Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De<br />
gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar.<br />
De volgorde van de gegevens en vaste veldlengtes per leerling<br />
Kolom Gegevens Lengte Toelichting<br />
A Voorletters 10 Bij<strong>voor</strong>beeld: J.H.<br />
B Roepnaam 10 Bij<strong>voor</strong>beeld: Jan<br />
C Tussenvoegsels 7 Bij<strong>voor</strong>beeld: van / in 't / den<br />
D Achternaam 30 Bij<strong>voor</strong>beeld: Janssen<br />
E Straat 25 Zonder huisnummer<br />
F Huisnummer 5 alleen numeriek<br />
G<br />
Huisnummer<br />
toevoegsels<br />
7 Bij<strong>voor</strong>beeld: A, B, 3 HOOG<br />
H Postcode 6 Bij<strong>voor</strong>beeld: 1234AB<br />
I Plaatsnaam 25<br />
J Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag)<br />
K Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend<br />
L Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO, S = VSO, P = PABO en K = PRO<br />
M Klas 10 Bij<strong>voor</strong>beeld 4A, 4B<br />
N Leerlingnummer 10 Bij<strong>voor</strong>beeld 2222<br />
O E-mailadres 50 Bij<strong>voor</strong>beeld naam@domeinnaam.nl<br />
3.8 Verdere <strong>voor</strong>bereiding <strong>voor</strong> het aanleveren<br />
Noteer de afzonderlijke opleidingsniveaus (bv. VWO, HAVO, …) van de leerlingen die u gaat aanmelden.<br />
"Zie stap 2".<br />
Verzamel de benodigde gegevens van alle docenten waar<strong>voor</strong> u een docentenkaart wilt aanvragen. Een<br />
docentenpas wordt alleen aangemaakt als alle gegevens aangeleverd zijn.<br />
11
3.9 Online aanleveren per scherm<br />
Scherm: Inloggen<br />
Op www.cultuurkaart-info.nl<br />
De inlogcodes <strong>voor</strong> de aanleverwebsite van <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> worden vanaf half augustus per mail naar de<br />
projectcoördinator gestuurd.<br />
Vul het login-nummer en het wachtwoord en klik op ‘login’<br />
Scherm: Kies een vestiging<br />
Selecteer een vestiging<br />
Na de inlog moet u de vestiging selecteren waar<strong>voor</strong> u gegevens wilt aanleveren.<br />
De vestigingen zijn gekoppeld aan uw login-naam en wachtwoord. Het aanleveren gaat per vestiging. Als u als<br />
projectcoördinator verantwoordelijk bent <strong>voor</strong> meerdere vestigingen moet u per vestiging terug gaan naar dit<br />
scherm.<br />
Scherm: Kies een vestiging: gegevens controleren<br />
12
Controleer de gegevens van de vestiging.<br />
Als de gegevens niet kloppen kunt u op de link in de tekst klikken en in het formulier de wijziging doorgeven. U<br />
kunt daarna doorgaan met het aanleveren van de gegevens.<br />
Scherm: aanleveren<br />
Kies een knop<br />
Als u <strong>voor</strong> het eerst inlogt en er nog geen gegevens zijn aangeleverd klikt u op ‘nieuwe invoer’ en begint u<br />
gewoon bij Stap 1. Als u eerder gegevens heeft aangeleverd en u wilt de status ervan bekijken klikt u op 'Status<br />
aanmelding'.<br />
13
Scherm : Statusoverzicht<br />
U kunt eerder aangeleverde leerlingenbestanden beperkt aanpassen zolang de gegevens nog niet verwerkt zijn.<br />
De kleuren op het scherm geven aan wat de status van het bestand is<br />
Rood: de aanmelding is onderbroken of niet afgemaakt. U kunt de aanmelding nog aanpassen, afronden of<br />
annuleren<br />
Oranje: De aanmelding is vóór stap 7 geannuleerd. U kunt de aanmelding niet meer opnieuw<br />
activeren/aanpassen<br />
Groen: De aanmelding is compleet en door <strong>CJP</strong> verwerkt<br />
Grijs: de aanmelding is door u afgerond –kan niet meer worden gewijzigd- en is door <strong>CJP</strong> in behandeling<br />
genomen. De aanmelding kan nog worden afgewezen<br />
Keuzes hierna:<br />
Knop 'selecteer'<br />
U kunt de reeds aangeleverde gegevens selecteren om aan te passen.<br />
Knop 'annuleer'<br />
U kunt de reeds aangeleverde gegevens annuleren. De geannuleerde regel zal dan rood kleuren. Als de<br />
gegevens overgezet zijn <strong>voor</strong> verwerking is het niet mogelijk om de gegevens te annuleren.<br />
Inzien<br />
U kunt de reeds aangeleverde bestanden bekijken<br />
Nieuwe Invoer<br />
ga naar het scherm om nieuwe gegevens in te voeren.<br />
14
Scherm: Schoolgegevens<br />
Stap 1:<br />
Als de getoonde schoolgegevens niet juist zijn, klik op de link boven de naam van de school<br />
Stap 2:<br />
Vul het aantal leerlingen en docenten dat totaal wordt aangeleverd in en geef aan welke opleidingsniveaus er<br />
op uw school aanwezig zijn.<br />
Mogelijkheden hierna<br />
1. Doorgaan<br />
Naar stap 3. Uw eventuele aanpassingen worden uitgevoerd.<br />
2. Afbreken<br />
Als u wilt stoppen, kunt u met uw muis op het kruisje rechtsboven ('afsluiten) klikken. Uw wijzigingen komen<br />
dan te vervallen.<br />
15
Scherm: Docentenpassen aanvragen<br />
Stap 3<br />
U kunt <strong>voor</strong> alle medewerkers van uw school een <strong>CJP</strong>/BCA docentenpas aanvragen. De volgende gegevens<br />
moeten worden verstuurd:<br />
Voorletters: verplicht. Voorletters van de docent.<br />
Voornaam: verplicht. Roepnaam voluit.<br />
Tussenvoegsel: optioneel. Tussenvoegsel tussen <strong>voor</strong>- en achternaam (van, de, van der…)<br />
Achternaam: verplicht. Achternaam van de docent.<br />
E-mail adres: verplicht. E-mail adres van de docent.<br />
Geboortedatum: verplicht. De geboortedatum van de docent<br />
Geslacht: verplicht. Man of vrouw. Keuze door met muis op pijltje te klikken.<br />
Functie/vak: niet verplicht. Vul in welke functie de persoon bekleedt en/of welk vak hij/zij doceert.<br />
16
De keuzes:<br />
Knop: aanvragen per pas<br />
Uitleg op pagina 12<br />
Vul per docent alle gegevens in en klik op 'Aanvragen docentenpas'. De ingevulde gegevens verschijnen in het<br />
overzicht onder het invulvak. U kunt deze stap herhalen <strong>voor</strong> meerdere passen.<br />
Knop: aanvraag Excel-upload<br />
Uitleg op pagina 13<br />
In één keer alle docenten met een Excelsheet. Wanneer u Excel gebruikt, dan moet dit voldoen aan bepaalde<br />
eisen. Het formaat van het bestand en de eisen zijn in de tabel op de volgende pagina gespecificeerd.<br />
Nadat u docentgegevens heeft aangeleverd verschijnt een lijst.<br />
Daarna<br />
De Keuzes<br />
Knop: Doorgaan<br />
U gaat verder met de procedure en gaat naar stap 4: leerlinggegevens aanleveren<br />
Knop Alleen docentenpassen aanvragen<br />
Als u in deze sessie alleen docentenpassen wilt aanvragen en geen leerlingenbestand wilt aanleveren, bent u<br />
klaar met aanleveren en kunt u de procedure nu afronden. Er worden dan alleen passen <strong>voor</strong> docenten<br />
aangevraagd.<br />
17
Scherm: Docentenpassen aanvragen; aanvraag per pas<br />
Vul het formulier per docent in.<br />
Als u meerdere docenten wil opvoeren drukt u na het invullen steeds op de knop<br />
‘aanvagen docentenpas’<br />
18
Scherm: Docentenpassen aanvragen; aanvraag via Excel<br />
Klik op bladeren om het bestand met docentgegevens op uw eigen<br />
computer te zoeken.<br />
Het bestand moet volgens onderstaand format zijn opgemaakt:<br />
U kunt zowel de oudere Office 2003 als de nieuwe Office 2007 of 2010 versies van Excel aanbieden.<br />
Kolom Voornaam Voorletter Tussenvoegsel Achternaam Email Geboorte Geslacht Opt in Functie/vak<br />
Naam<br />
Datum<br />
Max<br />
tekens<br />
40 10 15 40 60 10 1 Ja/nee 40<br />
toelichting Bij<strong>voor</strong>beeld: Bij<strong>voor</strong>beeld: Bij<strong>voor</strong>beeld: Bij<strong>voor</strong>beeld:<br />
In het M = Wil de<br />
Jan<br />
J.H.<br />
van / in 't / Janssen<br />
formaat: Man, V docent<br />
den<br />
dd-mm- = Vrouw extra<br />
jjjj<br />
nieuws<br />
ontvangen<br />
Klik op importeren als het goede bestand in het selectievakje staat<br />
Daarna<br />
De Keuzes<br />
Knop: Doorgaan<br />
U gaat verder met de procedure en gaat naar stap 4: leerlinggegevens aanleveren (pagina 15)<br />
Knop: Alleen docentenpassen aanvragen<br />
Als u in deze sessie alleen docentenpassen wilt aanvragen en geen leerlingenbestand wilt aanleveren, bent u<br />
klaar met aanleveren en kunt u de procedure nu afronden. Er worden dan alleen passen <strong>voor</strong> docenten<br />
aangevraagd.<br />
19
Scherm: Overschrijden docentenbestand<br />
In dit scherm geven we aan als het aantal aangeleverde docenten afwijkt van het eerder opgeven aantal. De<br />
afwijking heeft geen gevolgen <strong>voor</strong> de aanmelding. We maken u er slechts op attent<br />
20
Scherm: leerlingbestand uploaden<br />
Stap 4:<br />
Tijdens de <strong>voor</strong>bereiding heeft u nauwkeurig uitgezocht welke leerlingen u gaat aanleveren. Met behulp van<br />
uw standaardpakket (Magister,Schoolfact, Schoolplus of Asis2000); Microsoft Excel of soortgelijk pakket heeft u<br />
een bestand gemaakt met de leerlingengegevens die u wilt aanleveren. Dit bestand heeft u een naam gegeven<br />
(bv. leerling) en een plaats (map) op schijf. (zie ook: hfst 2: aanleveren <strong>voor</strong>bereiden).<br />
Per aanmelding kunt u slechts één leerlingenbestand aanleveren. Als u meerdere leerlingenbestanden wilt<br />
aanleveren moet u dus meerdere keren inloggen.<br />
Selecteer het bestand: Bladeren<br />
Met de functie 'bladeren' komt u in het bestandsoverzicht van uw eigen computer terecht. U gaat nu naar de<br />
map, waar het leerlingenbestand staat. Als u het bestand gevonden heeft, klikt u op dit bestand en vervolgens<br />
op openen en het bestand wordt <strong>voor</strong> u geselecteerd.<br />
Klik op opslaan<br />
Als het juiste bestand in het selectievenster staat<br />
21
Scherm: Controleer de gegevens<br />
Stap 5<br />
Het bestand dat u heeft opgestuurd is gelezen en wordt getoond.<br />
De keuzes:<br />
Terug naar stap 4<br />
Als er gegevens niet correct zijn kunt u terug naar stap 4. U kunt dan een ander aangepast bestand uploaden<br />
Doorgaan stap 6<br />
als gegevens correct zijn kunt u klikken op doorgaan<br />
22
Scherm: Klascodering<br />
Stap 6<br />
Vul tabel aan/in<br />
De gegevens die in uw bestanden staan moeten matchen met de namen en termen die <strong>CJP</strong> hanteert vandaar<br />
dat wij u hier vragen gegevens te verrijken.<br />
! Daarnaast geeft u in dit venster aan <strong>voor</strong> welke klas er extra budget door de school beschikbaar wordt<br />
gesteld. Dit is een bedrag van minimaal 10 euro. Voor de klassen waarin dit gebeurd wordt de extra 5 euro<br />
vanzelf ook naar het klassikale tegoed verplaatst TENZIJ u hier aangeeft dat de leerling dit zelf mag besteden.<br />
Klasnaam: dit is de codering van de school, zoals deze in het bestand staat.<br />
Aantal leerlingen: dit is het aantal leerlingen per klascodering van de school.<br />
Leerniveau: opleidingscodering zoals gebruikt wordt door de school.<br />
Leerjaar: Het leerjaar waarin de leerling zich bevindt.<br />
met klassikaal schoolbudget: zet een vink als <strong>voor</strong> deze klas een bijdrage school beschikbaar wordt gesteld<br />
Hoogte bijdrage school: dit is het bedrag dat bij de aanmelding is opgegeven<br />
€5.- op individuele leerlingkaart: hier een vink als de extra bijdrage van €5,- door de leerling zelf besteed mag<br />
worden<br />
Klasbudget: geeft het totaalbedrag klassikaal tegoed per leerling in die klas<br />
Bedrag op de leerlingkaart: totale bedrag dat de leerling zelf mag besteden<br />
Klik op ‘Doorgaan’<br />
Als de invoer voldoet aan de controles, dan gaat u naar het klascodering overzicht. Anders worden de redenen<br />
van afkeuren getoond.<br />
23
Scherm: Overzicht totalen<br />
Stap 6<br />
In dit scherm staat een beknopt overzicht van de data die is aangeleverd en de kosten <strong>voor</strong> de school.<br />
Uitleg tabel<br />
Soort Order Upload Afwijking<br />
aanlevering tov<br />
aanmelding<br />
Welke<br />
personen zijn<br />
opgevoerd<br />
Het aantal dat<br />
bij de initiële<br />
aanmelding als<br />
schatting is<br />
opgegeven<br />
Het totaal<br />
aantal uit alle<br />
aanleversessies<br />
dat tot nu toe is<br />
opgegeven<br />
De keuzes<br />
Terug<br />
Indien u niet akkoord bent dan kunt u terug naar de invoer.<br />
24<br />
Het % afwijking<br />
van vorig 2<br />
kolomen<br />
Huidige batch bedrag<br />
Aantal dat is<br />
opgegeven in<br />
de sessie<br />
waarin nu<br />
gewerkt wordt<br />
Kosten per<br />
deelnemer<br />
Bevestig aanlevering en doorgaan<br />
Als u akkoord bent met uw invoer kunt u doorgaan naar het einde. Alle gegevens zijn ontvangen en worden<br />
verder verwerkt.
Scherm: einde aanleveren<br />
Stap 7<br />
De keuzes<br />
Knop: Naar overzicht aangeleverde gegevens<br />
U komt weer in scherm ‘statusoverzicht’ (pagina 9)<br />
Knop: afsluiten<br />
Sluit het hele aanleverproces af. U kunt altijd weer opnieuw inloggen <strong>voor</strong> een nieuwe sessie.<br />
25
4. Hoe wordt het tegoed beheerd en uitgegeven?<br />
Het <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoed komt vrij zodra de school de factuur voldaan heeft. Op dat moment kan de<br />
budgethouder het tegoed gaan beheren en uitgeven. De budgethouder heeft een schoolpas ontvangen met<br />
inloggegevens <strong>voor</strong> de budgethouderswebsite. www.cjp.nl/budgethouder.<br />
Als er meerdere personen verantwoordelijk zijn <strong>voor</strong> het uitgeven van het <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoed kunnen de<br />
inloggegevens uitgewisseld worden.<br />
4.1 Inloggen<br />
De inloggegevens <strong>voor</strong> de budgethouder-site zijn samen met de pas via de post toegestuurd.<br />
Vul de gegevens in<br />
Menu na het inloggen:<br />
Uitloggen Uitloggen uit de vestiging<br />
Wachtwoord wijzigen Wijzig het wachtwoord<br />
Klassenbudget Overzicht van de verdeling van budgetten en de transacties per klas<br />
Schoolbudget Overzicht van budgetten en transacties van de hele vestiging<br />
Overzicht weborders Overzicht en status van door instellingen aangemaakte weborders<br />
Weborder goedkeuren Door culturele instelling aangemaakte weborders goedkeuren<br />
26
4.2 Klassenbudget<br />
In het klassenbudget is terug te vinden hoe het beschikbare <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoed is opgebouwd en welke<br />
bedragen besteed zijn.<br />
! LET OP: tegoed komt pas vrij na betaling van de factuur.<br />
Per klas kan de status van het <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoed bekeken worden. Ondanks dat activeren niet meer verplicht<br />
is, kan de budgethouder wel bijhouden hoeveel leerlingen de <strong>CJP</strong> <strong>Cultuurkaart</strong> geactiveerd hebben.<br />
‘Gestort klassikaal budget’ is wat er totaal <strong>voor</strong> de klas klassikaal initieel beschikbaar is.<br />
‘ Gestort leerlingkaarten’ is het bedrag dat beschikbaar is op de individuele kaart van de leerlingen.<br />
Bij restant budget wordt aangegeven wat nog uitgegeven kan worden.<br />
De knop ‘Budgetverloop’ geeft een gedetailleerd overzicht van af/bij van het <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoed.<br />
27
Als er <strong>Cultuurkaart</strong>-tegoed besteed is, kan er via ‘besteed via weborders’ of besteding door leerlingen’ direct<br />
naar het detailoverzicht van de bestedingen geklikt worden.<br />
28
4.3 Schoolbudget<br />
In het overzicht van het schoolbudget staan alle klassen van de vestiging .<br />
Door op de klasnaam te klikken, komt u in het overzicht klassebudget terecht.<br />
29
4.4 Overzicht weborders<br />
Een weborder wordt door een culturele instelling aangemaakt. De instelling heeft hier<strong>voor</strong> uw<br />
Schoolpasnummer en uw email-adres nodig. Alle weborders die worden aangemaakt komen in dit overzicht<br />
terug. Onder ‘status order’ wordt aangegeven waar de weborder zich bevindt. Als er staat ‘Order bevestiging<br />
verzonden door acceptant’, betekent dit dat de budgethouder nog niets met de weborder gedaan heeft.<br />
Deze moet worden goedgekeurd (of afgekeurd als de order niet correct is).<br />
Klikken op het ‘export’-symbool’ rechtsonder, genereert een Excel-overzicht van alle weborders.<br />
Door op de naam van de instelling in de eerste kolom te klikken verschijnt een gedetailleerd overzicht van de<br />
betreffende order.<br />
30
4.5 Weborder goedkeuren<br />
Als er door de culturele instelling een weborder is aangemaakt dient deze door de budgethouder te worden af-<br />
of goedgekeurd.<br />
Graag afkeuren als de weborder niet correct of ten onrechte is aangemaakt.<br />
Door de weborder goed te keuren wordt de transactie definitief en wordt uw <strong>Cultuurkaart</strong>-saldo belast met het<br />
opgegeven bedrag.<br />
Na de klik op ‘goedkeuren’ wordt u door een aantal invulvensters geleid, waarin u dient aan te geven welke<br />
doelgroep(en) aan de activiteit hebben deelgenomen.<br />
Hoe gedetailleerder u dit invult, hoe uitgebreider wij u kunnen informeren over hoe Cultuur-educatie bij u op<br />
school gefinancierd wordt.<br />
Stap 1: opgeven van de doelgroep.<br />
Stap 2: in welke leerjaren bevindt de doelgroep zich?<br />
31
Stap 3: Welke klassen hebben meegedaan?<br />
Doorloop alle stappen.<br />
Na controle van de gegevens klik op ‘opslaan’ .<br />
32