Digitaal Accorderen Handleiding ZZP - Urenregistratie Maandag

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
Beste ZZP’er,
Deze handleiding beschrijft hoe je jouw urenstaat met gewerkte uren en eventuele kilometer
declaraties digitaal kunt laten goedkeuren door je opdrachtgever. Accorderen middels een
urenbriefje is niet meer mogelijk. Doordat de uren enkel digitaal kunnen worden geaccordeerd wordt
het aanleveren van jouw uren gemakkelijker en worden vertragingen in het urenverwerkingsproces
voorkomen.
Hieronder wordt het ureninvoeren en accorderen samengevat in 4 stappen.
In de rest van deze handleiding worden deze 4 stappen verder uitgelegd.
Uren invoeren in 4 stappen:
1) De urenstaat openen
Selecteer de week waarin je uren wilt schrijven
Klik op invoeren
Kies voor uren of declaraties
Gewerkte uren invoeren
Kies het project waarvoor je uren wilt schrijven
Klik op het icoon ‘pen’ om de regel te openen
Schrijf uren
Klik op het icoon ‘opslaan’
Invoeren declaraties (zakelijke kilometers)
Kies voor het tabblad declaraties
Klik op het icoon ‘pen’ om de regel te openen
Voer de zakelijke kilometers in met vermelding van postcodes
Klik op het icoon ‘opslaan’
2) Tussentijds aanbieden
Klik op ‘Aanbieden’
3) Accorderen urenstaat
Klik op ‘Accorderen’
4) Indien van toepassing corrigeren afgekeurde uren
Is de urenstaat geaccordeerd, laat hem openzetten door de Maandag® Servicedesk
Klik op het icoon ‘Pen’ om de regel te openen
Corrigeer de rood gekleurde uren
Klik op het icoon ‘opslaan’
Klik op ‘Aanbieden’ of ‘Accorderen’
!! Het accorderingproces is afgerond zodra alle digitaal aangeboden uren en declaraties
geaccordeerd zijn door de opdrachtgever. De uren zijn dan groen gekleurd. !!
1

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
Inhoudsopgave
Uren invoeren in 4 stappen: ................................................................................................... 1
1) Invoeren gewerkte ure en kilometer declaraties .................................................................. 3
1.1 Inloggen urenportal ................................................................................................... 3
1.2 Gewerkte uren invoeren ............................................................................................. 5
1.3 Invoeren overwerk uren ............................................................................................. 7
1.4 Invoeren declaraties .................................................................................................. 8
2) Accorderen & Aanbieden van uren en declaraties ................................................................. 9
2.1 Uren tussentijds aanbieden ...................................................................................... 10
2.2 Accorderen urenstaat .............................................................................................. 10
2.3 Corrigeren afgekeurde uren ...................................................................................... 11
3) Status urenverwerkingsproces ........................................................................................ 12
3.1 De kleurencodering in de urenstaat: .......................................................................... 12
3.2 De status urenverwerking op startpagina: .................................................................. 13
Accorderingsstatus gehele urenstaat ................................................................................... 13
Accorderingsstatus van uren die digitaal worden geaccordeerd ............................................... 14
2

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
1) Invoeren gewerkte uren en kilometer declaraties
1.1 Inloggen urenportal
Let op!
Voor het urenregistratie systeem, hebt je als internetbrowser Microsoft Internet Explorer
versie 8 of hoger nodig.
De urenstaat (PDF bestand) openen kan met Adobe Reader versie 8.2.1 of hoger.
Let op! De urenstaat kan niet meer gebruikt worden om uren te accorderen. Dit gebeurt
enkel nog digitaal. Je kunt deze nog wel voor je eigen administratie afdrukken.
Ga naar de Maandag® urensite: http://uren.Maandag.nl
Onderstaand venster verschijnt:
Log in met de inloggegevens die je per mail toegestuurd hebt gekregen:
De gebruikersnaam start altijd met ‘TLUSR’ gevolgd door een 8-cijferig personeelsnummer,
bijvoorbeeld TLUSR00001234.
Ben je het wachtwoord vergeten?
Laat deze resetten door de Maandag® Servicedesk via telefoonnummer 0299-405469 of via
vragen@maandag.nl
3

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
Zodra je bent ingelogd, verschijnt onderstaande startpagina.
1 2 3 4 5
Vanaf de startpagina kan er met behulp van 5 iconen naar verschillende vensters genavigeerd
worden. Met behulp van de vensters (1) urenstaten en (2) overzicht uren kunnen de urenstaten
ingevuld en geaccordeerd worden en kun je reeds geaccordeerde urenstaten bekijken.
De vensters (3) reserveringen, (4) loonstroken en (5) jaaropgaven zijn niet van toepassing voor
ZZP’ers omdat er geen salarisbetaling maar een factuurbetaling plaatsvindt.
4

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
1.2 Gewerkte uren invoeren
Klik op ‘urenstaten’ om uren in te voeren
Selecteer de in te voeren periode. Door middel van de buttons kunnen de vorige of
volgende perioden geselecteerd worden. Klik vervolgens bij de juiste week op ‘Invoeren’.
Er opent nu een urenstaat. In deze urenstaat worden voor de gehele periode de uren en declaraties
ingevoerd. Dit kan met behulp van de tabbladen bovenin de urenstaat, ‘Uren’ en ‘Declaraties’. Klik
op het betreffende tabblad om uren of declaraties in te voeren.
5

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
Onder de tabbladen ‘Uren’ worden de in die periode lopende projecten weergegeven. Uren worden
dus per project ingevoerd.
Betekenis van de kolommen:
Onder de kolom ‘Klantnaam’ wordt de opdrachtgever weergegeven
Onder de kolom ‘Project’ wordt de functienaam weergegeven
Onder de kolom ‘Werksoort’ wordt weergegeven welk type uren er worden invoeren.
Voor normaal gewerkte uren kies je ‘N’ uren. Andere werksoorten zijn overwerkuren of ORT. (zie 1.3
invoeren overwerk of ORT om deze werksoorten te schrijven).
Verder zie je alle kalanderdagen van die week. De weekenden zijn grijs gekleurd voor meer
overzicht. Ook feestdagen zijn grijs gekleurd.
1. Een nieuwe regel aanmaken:
- Selecteer onder de kolom ‘Project’ de toe te voegen projectnaam
- Kies onder ‘Werksoort’ de ‘N’ normale uren
- Klik op het ‘Blauwe Plusje’ om de regel toe te voegen.
2. Uren schrijven in een (nieuw aangemaakte) urenregel:
- Klik op de ‘Groene Pen’ om de regel te openen
- (Klik op het ‘Rode Kruisje’ om de regel te verwijderen)
- Vul het aantal gewerkte uren per dag in, waarbij een kwartier als 0,25 wordt ingevuld, een half
uur als 0,5 en driekwartier als 0,75.
- Klik op de ‘Opslaan’ (icoontje diskette) om de uren op te slaan.
Let op! Niet opgeslagen uren gaan verloren en moeten opnieuw worden ingevuld.
- (Klik om ‘Annuleren’ indien je de regel wilt verwijderen zonder op te slaan)
6

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
1.3 Invoeren overwerk uren
Wil je overwerk uren of ORT schrijven op een project, dan voeg je een nieuwe projectregel toe.
Selecteer onder ‘Project’ met behulp van het dropdown menu het juiste project
Selecteer onder ‘Werksoort’ het percentage aan overwerkuren of ORT dat je wilt schrijven.
Klik vervolgens op het blauwe plusje ‘toevoegen’.
De nieuwe regel is nu toegevoegd.
Klik weer op het groene pennetje om de regel te openen en uren te schrijven.
7

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
1.4 Invoeren declaraties
Klik op het tabblad declaraties.
Indien je recht hebt op zakelijke kilometervergoeding, kunnen deze onder het tabblad declaraties
ingevuld worden. Hierbij geldt dezelfde werkwijze als bij uren invoeren.
Vul het aantal kilometers in dat je wilt declareren en sla de rij op.
8

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
2) Accorderen & Aanbieden van uren en declaraties
Door aan te bieden of te accorderen, worden ingevoerde gewerkte uren en declaraties ter
goedkeuring verzonden naar de betreffende opdrachtgever.
Hierbij geldt dat:
Een urenstaat geaccordeerd MOET worden en tussentijds MAG worden aangeboden.
Tussentijds aanbieden is dus niet verplicht. Accorderen is wel verplicht, ook als je tussentijds hebt
aangeboden en (alle) uren zijn goedgekeurd. Alleen door accordering worden de uren in het
administratiesysteem verwerkt en kan je factuur uitbetaald worden.
Het verschil tussen Aanbieden en Accorderen.
Aanbieden:
Aanbieden maakt het mogelijk om uren tussentijds uren te versturen naar de opdrachtgever.
De urenstaat wordt niet afgesloten, waardoor er op een later tijdstip nog uren toegevoegd
kunnen worden. Reeds aangeboden uren kunnen niet gemuteerd worden, tenzij ze afgewezen
worden.
Wanneer tussentijds aanbieden:
o Tussentijds aanbieden is handig wanneer je meerdere projecten hebt waarvan er 1
midden in de week stopt en de andere nog doorlopen. Door de uren aan te bieden, kan de
opdrachtgever de uren alvast goed- of afkeuren en hoeft er niet gewacht te worden tot
het eind van de week wanneer de hele urenstaat geaccordeerd wordt.
Accorderen:
Door te accorderen, geef jij aan dat de urenstaat volledig en correct is ingevuld. De
urenstaat sluit en er kunnen geen aanpassingen meer gedaan worden, tenzij je deze laat
openzetten door de Maandag® Servicedesk. Je accordeert daarom ook pas zodra alle uren
bekend zijn, aan het eind van de week, maand of na de laatste werkdag die week of maand.
Wanneer tussentijds accorderen:
o Een factuur kan pas betaald worden wanneer de factuurperiode is geaccordeerd. Schrijf je
maandelijks uren in het systeem, maar wil je tweewekelijks een factuur sturen? Schrijf
dan voor twee weken uren in de portal en klik op ‘Aanbieden’ en ‘Accorderen’. Je uren
voor deze twee weken worden verwerkt en je aansluitende factuur kan betaald worden.
Wanneer je de overige uren voor de rest van de maand wilt invullen, neem je contact op
met de Maandag® Servicedesk om de maand opnieuw open te zetten.
9

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
2.1 Uren tussentijds aanbieden
Bied de geschreven uren en declaraties aan door op de knop ‘Aanbieden’ te klikken.
Door aan te bieden worden alle reeds ingevulde en nog niet eerder aangeboden uren digitaal
verzonden naar de opdrachtgever. Hierdoor verandert de kleur van de aangeboden uren/declaraties
van grijs in oranje. Het verdere verloop van het accorderingsproces wordt met kleuren
weergegeven, zie hoofdstuk 3) Status urenverwekingsproces.
2.2 Accorderen uren
Let op!
Uren moet altijd geaccordeerd worden (ook als je tussentijds hebt aangeboden).
Accorderen bij opdrachtgever via digitaal accorderen
Biedt uren aan en sluit de urenstaat door op de knop ‘Accorderen’ te klikken. Eventueel nog niet
eerder aangeboden uren worden hierdoor verzonden naar de opdrachtgever ter goedkeuring.
Door te accorderen verandert, net als bij tussentijds aanbieden, de kleur van nog niet eerder
aangeboden uren/declaraties van grijs in oranje. Het verdere verloop van het accorderingsproces
wordt met kleuren weergegeven, zie hoofdstuk 3 - Status urenverwekingsproces.
10

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
2.3 Corrigeren afgekeurde uren
Uren en declaraties die door de opdrachtgever worden afgewezen, moeten gecorrigeerd worden. Het
urenregistratiesysteem verstuurt je direct een email met de melding dat er uren of declaraties zijn
afgewezen. In deze email staat welke uren en/of declaraties zijn afgewezen en er wordt een reden
tot afwijzing meegegeven door de Opdrachtgever.
Opmerking: alleen de afgekeurde, roodgekleurde, uren kunnen gemuteerd worden.
Goedgekeurde, groengekleurde, uren kunnen niet gemuteerd worden.
Er zit een belangrijk onderscheid bij het corrigeren van de uren die zijn aangeboden of
geaccordeerd:
Aanbieden: door uren aan te bieden, sluit de urenstaat niet. Op het moment dat er uren
afgewezen worden, kun je gewoon nog in de urenstaat en kunnen de afgewezen uren
gecorrigeerd worden.
Accorderen: met accorderen sluit je de urenstaat. Je kunt de urenstaat wel bekijken, maar er
kunnen geen mutaties in gemaakt worden. Indien er uren afgewezen worden in een
geaccordeerde urenstaat, moet deze weer opengezet worden.
Indien de opdrachtgever uren afkeurt na accordering, neem dan contact op met de
Maandag® Servicedesk, zodat zij de urenstaat kunnen openzetten.
Dit kan via telefoonnummer 0299-405469 of via vragen@maandag.nl
Corrigeer de uren en biedt de urenstaat opnieuw ter accordering aan.
!! Het accorderingproces is afgerond zodra alle digitaal aangeboden uren en declaraties
geaccordeerd zijn door de opdrachtgever. De uren kleuren dan groen. !!
11

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
3) Status urenverwerkingsproces
Het verloop van het accorderingsproces wordt op 2 manieren weergegeven:
1. Met kleuren in de urenstaten
2. In het overzichtscherm op de startpagina.
3.1 De kleurencodering in de urenstaat:
Grijs: De uren zijn nog niet aangeboden.
Oranje: De uren zijn aangeboden en wachten op accordering van de opdrachtgever.
Groen: De aangeboden uren zijn goedgekeurd.
Rood: De aangeboden uren zijn afgekeurd en moeten gecorrigeerd worden.
Zie onderstaande voorbeelden:
Na aanbieden en/of accorderen kleuren uren oranje.
De rode uren zijn afgekeurd. Deze moeten gecorrigeerd en opnieuw aangeboden en geaccordeerd
worden. De groene uren zijn goedgekeurd.
Ook declaraties worden geaccordeerd.
De rode declaratie is afgewezen en moet gecorrigeerd worden.
12

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
3.2 De status urenverwerking op startpagina:
Klik op ‘Overzichtscherm’ om vanuit de urenstaat naar de startpagina te gaan
Accorderingsstatus per periode – deel 1
Onder de kolom ‘Status’ wordt de voortgang van de gehele urenstaat weergegeven:
Er staat niets
Indien er niets vermeld staat, heb je deze urenstaat nog nooit geopend
Invoer
De urenstaat staat open of is al eerder geopend, er zijn eventueel uren ingevoerd en
aangeboden, maar zijn nog niet aangeboden aan je opdrachtgever. In de meest rechterkolom
verschijnt ook het icoon ‘Accorderen’. Via deze link kun je de uren eventueel direct ter
accordering aanbieden zonder de urenstaat te openen.
Controleren
De urenstaat is ter accordering aangeboden en staat ter controle klaar bij je opdrachtgever.
Zodra alle uren in de urenstaat digitaal zijn goedgekeurd, kan de urenstaat geboekt worden.
Geboekt
De urenstaat is geaccordeerd door je opdrachtgever, geboekt in het Maandag® systeem en
wordt, wanneer je factuur door ons ontvangen is, verwerkt voor betaling.
13

Handleiding urenregistratie ZZP
digitaal accorderen
Accorderingsstatus van uren die digitaal worden geaccordeerd
De kolommen ‘Accordering benodigd, Aangeboden, Afgekeurd en Goedgekeurd’ geven de status van
uren en declaraties weer.
Accordering benodigd
Onder ‘Accordering benodigd’ verschijnt een vinkje zodra er uren zijn ingevoerd die moeten
worden geaccordeerd.
Aangeboden
Onder ‘Aangeboden’ verschijnt een vinkje zodra deze de uren zijn aangeboden ter
accordering.
Afgekeurd
Onder ‘Afgekeurd’ verschijnt een vinkje indien er uren door je opdrachtgever zijn afgekeurd
en welke gecorrigeerd moeten worden.
Goedgekeurd
Onder ‘Goedgekeurd’ verschijnt een vinkje indien alle aangeboden uren zijn goedgekeurd.
14