Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde functie

Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde
functie (m/v)
Graad
Functietitel
Doelstelling
van de functie
Plaats in het
organogram
Functieinhoud
Administratief medewerker (m/v)
Administratief medewerker gemengde functie (m/v)
Verlenen van informatie en verwerken van vragen van interne en/of
externe klanten en het uitvoeren van administratieve opdrachten. Hierdoor
draagt u bij tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening via de
meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen.
Het OCMW Gent is opgedeeld in 4 departementen. Elk departement
bestaat uit een aantal afdelingen en/of diensten en wordt geleid door een
departementshoofd. Dit departementshoofd wordt bijgestaan door een
aantal directeurs en/of stafmedewerkers.
U werkt binnen één van de 4 OCMW-departementen.
U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende.
U geeft geen leiding.
Kernopdrachten
U vervult hiervoor één of meer van volgende kernopdrachten.
u zorgt voor een klantvriendelijk onthaal en verzorgt een efficiënte
dienstverlening aan interne en/of externe klanten die zich op de dienst
aanbieden. Dit houdt onder meer in dat u:
informatie geeft, vragen beantwoordt en mensen correct doorverwijst
die zich persoonlijk op de dienst aanmelden
telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt naar de
correcte persoon
documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt
en/of opvolgt
brieven, e-mails en faxen beantwoordt en verwerkt conform de
geldende huisstijl en richtlijnen
ontvangsten afrekent en correct registreert
Vervolg op volgende pagina
Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart 2012 1

Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde
functie (m/v), vervolg
Functieinhoud
(vervolg)
u fungeert als dossierbeheerder voor de interne/externe klant. Dit houdt
onder meer in dat u:
dossiers toegewezen krijgt in functie van uw domeinspecifieke kennis
de dossiers administratief controleert en vervolledigt
de contacten legt die nodig zijn om uw dossiers optimaal op te
volgen
de correcte procedures toepast
de dossiers doorgeeft aan de betreffende persoon/dienst en
eventueel terugkoppelt naar derden
u verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst. Dit houdt
onder meer in dat u één of meer van volgende opdrachten vervult:
de binnenkomende post en uitgaande post behandelen conform de
geldende huisstijl en richtlijnen
brieven, documenten, verslagen, dossiers, tijdschriften, enz.
klasseren, archiveren en/of opvolgen
de bezetting van de lokalen organiseren, vergaderingen beleggen en
meehelpen bij het organiseren van kleine evenementen (het
uitnodigen van genodigden, het reserveren van zalen, het voorzien
van technisch ondersteuningsmateriaal, enz.)
in opdracht van uw verantwoordelijke, dossiers administratief
samenstellen ter voorbereiding van vergaderingen
notuleren bij vergaderingen en/of verslagen maken na de
vergaderingen
de agenda van uw verantwoordelijke(n) (elektronisch) raadplegen
en/of beheren
voorstellen voor de Raad, het Vast Bureau en diverse
bestuursorganen administratief opmaken, verwerken en/of opvolgen
presentaties, affiches, flyers enz. (lay-out matig) opmaken,
verspreiden en/of tijdig weghalen
bestanden opmaken, aanvullen en/of actueel houden
dienstgebonden gegevens verzamelen, controleren en hiervan
overzichten opmaken
de voorraden van bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden beheren
lichte storingen aan fax, printer, kopieermachine, enz. oplossen of
signaleren
Vervolg op volgende pagina
Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart 2012 2

Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde
functie (m/v), vervolg
Functieinhoud
(vervolg)
Aanvullende opdrachten
Afhankelijk van de dienst waar u werkt, vervult u één of meer van volgende
aanvullende opdrachten.
u respecteert de privacy van de bewoner, gebruiker van lokaal
dienstencentrum, bezoekers, personeelsleden, klanten, cliënten, enz. U
gaat hierbij vertrouwelijk om met de verkregen informatie
u zorgt voor de administratieve verwerking van de ontvangsten van uw
dienst en de registratie van diverse uitgavendocumenten
u helpt mee bij diverse opdrachten eigen aan de dienst (bijvoorbeeld
folders verspreiden, hulp bieden bij specifieke acties, enz.). Afhankelijk
van de opdracht legt u hiervoor ook de nodige contacten met OCMWdiensten
en/of externe organisaties
u levert een bijdrage tot het opmaken van de budgetvoorstellen en
budgetwijzigingen
u staat in voor de controle van de geleverde goederen/diensten met de
corresponderende uitgavendocumenten
u staat in voor het openen en sluiten van de gebouwen
u zorgt voor een klantvriendelijke onthaalruimte (openings- en
sluitingsuren uithangen, informatie ter beschikking stellen, instaan voor
de aankleding van de onthaalruimte, enz.)
u staat mee in voor de opleiding en/of begeleiding van collega’s,
stagiairs en/of vrijwilligers
u verricht opdrachten inzake personeelsadministratie (tijdsregistratie,
verlofregeling, registratie van ziektemeldingen, aanvragen voor
opleiding, enz.)
u verricht opdrachten inzake het ondersteunen van
informaticagebruikers (oplossen en/of melden van problemen), u neemt
deel aan het overleg van de gebruikers ondersteuners, u volgt
leveringen en bestellingen van informaticamateriaal op, enz.
u neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega’s om
tot een positieve werksfeer te komen. U benadert behoeften, tekorten
en problemen rondom de werking van uw dienst/departement proactief
en stelt mogelijke oplossingen voor
Vervolg op volgende pagina
Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart 2012 3

Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde
functie (m/v), vervolg
Functieinhoud
(vervolg)
Contacten
Competentieprofiel
u volgt vormingen en opleidingen die relevant zijn voor uw werk
u bent verantwoordelijk voor het beheer van de u toevertrouwde
goederen, materiaal en materieel
u staat in voor het basisonderhoud van het materiaal dat u ter
beschikking wordt gesteld (bijvoorbeeld kantoormateriaal,
werkmateriaal, een dienstvoertuig, machines, gereedschap, enz.) U
meldt defecten aan de verantwoordelijke en vraagt specifiek materiaal
tijdig aan
wanneer u belast wordt met de inning van geringe dagontvangsten of
wanneer u aangeduid werd om het kasboek bij te houden, handelt u
conform het huishoudelijk reglement m.b.t. de procedure voor inning
van geringe dagontvangsten door personeelsleden van het OCMW
Afhankelijk van de dienst waar u werkt, onderhoudt u contacten met:
Intern/extern Persoon/dienst Omschrijving
intern rechtstreeks
leidinggevende(n)
ontvangen van instructies,
werkoverleg, informatieuitwisseling,
rapportering
collega’s dagelijkse samenwerking,
werkoverleg, informatieuitwisseling
medewerkers diverse informatie-uitwisseling
OCMW-diensten
extern externe
organisaties/klanten/burgers
Organisatiecompetenties
klantgericht handelen
efficiënt werken
resultaatgericht werken
informatie-uitwisseling
Vervolg op volgende pagina
Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart 2012 4

Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde
functie (m/v), vervolg
Competentieprofiel
(vervolg)
Salarisschaal
Specifieke
arbeidsomstandigheden
Competenties vastgelegd voor de functie
rapporteren
samenwerken
probleemoplossend werken
nauwkeurig werken
PC-kennis hebben
Overige competenties
De opsomming is een aanbeveling en kan bij aanvang van een
evaluatieperiode of bij een selectieprocedure worden gewijzigd of
aangevuld met competenties uit het competentiehandboek van het OCMW
Gent.
assertief handelen
stressbestendig optreden
zich waardig en integer gedragen
organiseren
regelgericht werken
zich flexibel opstellen
technische vaardigheden beheersen
C1 C2 C3
u werkt conform de uurregeling zoals vastgelegd in het
arbeidsreglement
u past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en
werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan
wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de
dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld
u kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door
uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te
verrichten conform de regeling die is opgenomen in de betreffende
circulaire en er kan u gevraagd worden om op verschillende
tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken
Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart 2012 5