Saas oplossing Gemeente Utrechtse Heuvelrug - Split~Vision

Suzanne Dillen
wat we gebruiken. Het geeft veel rust om niet steeds
nieuwe versies te moeten installeren, waardoor er
weer een wereld aan problemen kan ontstaan. Er zijn
veel koppelingen met allerlei achterliggende program-
ma’s en kennisbanken en die koppelingen blijven
door deze SaaS-oplossing gegarandeerd intact. Nu
hebben we dus een product/dienst waarmee we die
inzichtelijkheid hebben gecreëerd die deze gemeente
ook nastreeft voor haar inwoners.’
Split~Vision • St. Catharinastraat 1A-B • 5611 JA Eindhoven • +31 (0)40 206 33 44
Dillen recapitulerend: ‘Het niveau van dienstverlening
komt daarmee op ‘excellent’. Service as a standard.
Dat is ónze SaaS en dat moet de toekomst van
Utrechtse Heuvelrug worden.’
Daan Brom besluit het betoog met de constatering:
‘Dat is een belangrijke doelstelling die we hebben
gehaald. Of ten minste, die we gáán halen…’
Gemeente Utrechtse Heuvelrug met I-Controler naar ‘Excellent niveau’
SaaS-oplossing tilt gemeente naar
‘Service as a Standard’
Wil je als gemeentelijke overheid aan de top ko-
men qua dienstverlening dan moet je daar wel
moeite voor (willen) doen. Digitale dienstverlening
en –informatievoorziening is een probaat mid-
del om aan die ambities uitvoering te geven. De
fusiegemeente Utrechtse Heuvelrug heeft dat
toegepast en is er zodoende in geslaagd meer
grip te krijgen op de processen en informatie die
rondgaan binnen de gemeentelijke organisatie.
Met de druk van het van het rijk om ‘digitaal te
gaan werken’ in het achterhoofd heeft Utrechtse
Daan Brom
Heuvelrug onlangs een grote stap gezet: met be-
hulp van de I-Controler van Split~Vision worden
processen, documenten en organisatie zichtbaar
en onder controle. ‘De wil ‘to please’ was nadruk-
kelijk bij het Eindhovense Split~Vision aanwezig
en dat sluit goed aan bij onze eigen mentaliteit’,
aldus programmamanager Daan Brom en adviseur
kennismanagement Suzanne Dillen.
Split~Vision • St. Catharinastraat 1A-B • 5611 JA Eindhoven • +31 (0)40 206 33 44
Kernregistratie
Bedrijfsvoering
ICT
De gemeente Utrechtse Heuvelrug is op 1 januari
2006 ontstaan uit de dorpen Amerongen, Doorn,

Gemeente Utrechtse Heuvelrug
Driebergen-Rijsenburg, Leersum, Maarn, Maarsber-
gen en Overberg. In totaal omvat de gemeente nu
zo’n 50.000 inwoners, verdeeld over de zeven kernen
en een oppervlakte van bijna 13,5 ha. Zowel Daan
Brom als Suzanne Dillen maken in de genoemde am-
bities van de nieuwe gemeente deel uit van een team
professionals dat de gemeente qua dienstverlening
naar een hoger niveau gaat tillen.
Grip op digitale informatie
Brom: ‘Deze gemeente is sinds 1 januari 2006 ont-
staan en vanaf dat moment werd ook wel duidelijk
dat we meer moesten doen om de digitale informa-
tiestromen en de processen daaromheen op orde te
krijgen’. Toen we in 2009 contact kregen met de men-
sen van Split~Vision, vooral Klaas van der Heijden en
Marloes Rutten, kregen we direct een goed gevoel.
Zoals al in de inleiding gezegd: de wil ‘to please’
was aanwezig en uiteindelijk gaan de mensen nog
altijd voor het product uit. Van der Heijden en Rutten
maakten ons enthousiast, vooral over het gebruik van
een Annet procesmanagement Westerbeek tool. Zij beschikten over de
I-Controler en dat bleek een gouden greep voor ons.
Dat was dé manier om (weer) grip te krijgen op pro-
cessen en informatie. En de organisatie…
Dillen kan dat volmondig beamen: ‘We hadden al
een begin gemaakt met Corsa van BCT voor met
name de post en archief. Daar begin je nu eenmaal
meestal mee als organisatie. In ieder geval, dat is
mijn ervaring. Het was voor ons echter lang niet ge-
noeg. Er moest meer mogelijk zijn. Processen, data,
organisatie en producten en diensten die wij als
gemeente voeren, moesten ook op een eenduidige
manier kunnen worden beheerd. Er was een generiek
beheerinstrument nodig, een hulpmiddel waarmee
je een totaalbeeld van de organisatie krijgt met al-
les wat daarin rondgaat aan informatie inclusief de
medewerkers en hun rol in de organisatie. Het moest,
kortom, een instrument zijn dat in de ICT-architectuur
verweven zou zitten en waarop alles en iedereen zou
kunnen terugvallen.´
Split~Vision • St. Catharinastraat 1A-B • 5611 JA Eindhoven • +31 (0)40 206 33 44
Dijk van een instrument
Split~Vision wist wel raad met dat probleem. Het
Eindhovense bedrijf heeft veel ervaring binnen de
overheid en ook met de producten van belangrijke
spelers in die markt. In 2009 was men begonnen met
het invoeren en invullen van de kenniskaarten. ‘De
basis voor je organisatorische herschikking’, zoals
Brom het noemt. ‘Maar daar kwam wat stagnatie
in. Er werden andere prioriteiten gesteld binnen de
gemeente. Daar heb je wel mee te maken en dan
lopen projecten wel eens wat anders dan je graag
zou willen. Echter, de I-Controler als procesbeheerin-
strument bleek veel hiaten te kunnen opvullen, bleek
later. Het is overigens niet altijd meteen eenvoudig
voor de procesmanagers te doorgronden. We hebben
daarom intern de nodige discussies gehad over wat,
welke processen, hoe verlopen die en welke rol door
wie wordt gespeeld. Voor veel organisaties is dat,
denk ik, niet helemaal onbekend. Je wordt gewoon
gedwongen eens serieus te gaan nadenken over je
processen en hoe die in te richten. Heb je dat gedaan
en op de rit, dan heb je ook een dijk van een instru-
ment in handen.’
Informatie en organisatie vastgelegd
Brom: ‘De koppelingen tussen de kennisbanken,
documenten, processen, medewerkers en producten
& diensten van de gemeente worden nu helemaal in
de I-Controler vastgelegd. Er ontstaat hiermee één
basisregistratie voor processen, informatie en or-
ganisatie, waardoor er geen misverstand meer kan
ontstaan over de kwaliteit en status van informatie.
Dát is de enige, juiste en actuele informatie die er is in
de organisatie. Als medewerkers van diverse afdelin-
gen straks iets nodig hebben aan informatie weet je
zeker dat die van de juiste plaats wordt gehaald. Het
resultaat is dus eenduidigheid in de informatie en een
heldere organisatie.’ Langzaam maar zeker zie je nu
ook dat in de organisatie meer behoefte ontstaat om
de I-Controler meer te gaan inzetten. ‘Vanuit de men-
sen zelf komen nu ideeën en initiatieven om nieuwe
implementaties te doen. Dan gaat het de goede kant
op, want dan wordt er ook mee gewerkt.’
Standaardisering en visualisering vormen de be-
langrijkste kracht van de I-Controler, meent Dillen.
‘Daardoor wordt het inzichtelijk voor de gebruikers.
Processen worden duidelijk, wie waar zit wordt dui-
delijk, wie waarvoor verantwoordelijk is wordt duide-
lijk. Kortom, je weet wat je van ene organisatie kunt
verwachten. En dat klinkt heel gek misschien, omdat
je vóór de introductie van I-Controler toch ook wel
mocht verwachten dat mensen wisten hoe het werkt.
Maar de groei in digitale informatie en de complexiteit
van processen maken dat toch echt lastiger dan je op
het eerste gezicht zou denken. Processen zijn echter
ook weer niet zo ingewikkeld, maar ze worden nogal
vaak verward met instructies: eerst dit en dan dat en
vervolgens zus en dan zo. Nu is er echter eenduidig-
heid in terminologie en duidelijkheid in processen en
verantwoordelijkheden. En aan het eind van dit jaar
zullen we de resultaten daarvan terug zien.’
Split~Vision • St. Catharinastraat 1A-B • 5611 JA Eindhoven • +31 (0)40 206 33 44
SaaS als oplossing
Bijzonder is dat de gemeente Utrechtse Heuvelrug
heeft gekozen voor de I-Controler als SaaS (Software
as a Service) oplossing. ‘Dat is vooral gebaseerd op
de beheeraspecten’, licht Dillen toe. ‘Op deze manier
zijn we altijd verzekerd van de nieuwste versie, de
meest recente updates en kunnen we plaats- en tijd-
onafhankelijk werken. En simpel gesteld: we betalen