Militaire operaties en interne beheersing: naar een boedelscheiding?
Militaire operaties en interne beheersing: naar een boedelscheiding?
Militaire operaties en interne beheersing: naar een boedelscheiding?
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Aan u het woord – à vous la parole<br />
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong><br />
<strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>:<br />
<strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
95<br />
patrick van HoeserLande<br />
Sinds zijn k<strong>en</strong>nismaking met kwaliteit loopt “beter beheer” als e<strong>en</strong> rode draad door de<br />
loopbaan van Majoor van het vliegwez<strong>en</strong> Stafbrevethouder Patrick Van Hoeserlande, Ir.<br />
Deze draad liep ook door to<strong>en</strong> hij als Assistant Chief of Staff Support (ACOS Spt) in<br />
Kosovo deelnam aan de operationele planning. Mom<strong>en</strong>teel is hij verantwoordelijk voor<br />
de begeleiding van Internal Control op het Kabinet Chef Def<strong>en</strong>sie (CHOD).<br />
D’aucuns estim<strong>en</strong>t que la gestion et les opérations militaires<br />
sont deux mondes différ<strong>en</strong>ts difficilem<strong>en</strong>t conciliables. Un chef<br />
militaire ne peut pas être un bon gestionnaire, et inversem<strong>en</strong>t.<br />
Le mariage imposé légalem<strong>en</strong>t et par nécessité <strong>en</strong>tre la conduite<br />
des opérations et la gestion d’une unité est-il voué à l’échec ?<br />
Doit-on <strong>en</strong>visager une séparation de corps et de bi<strong>en</strong>s ? Ou la<br />
différ<strong>en</strong>ce est-elle plus émotionnelle et fondée sur une approche<br />
irrationnelle ?<br />
La réponse à ces questions est importante, car elle définit les<br />
contours d’une mise <strong>en</strong> œuvre réussie du contrôle <strong>interne</strong> au<br />
sein de la Déf<strong>en</strong>se.<br />
MiLitaire <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> beHeersinG:<br />
<strong>naar</strong> e<strong>en</strong> boedeLscHeidinG?<br />
Als Amerikaanse g<strong>en</strong>eraal had hij faam gemaakt in het uitvoer<strong>en</strong> van <strong>operaties</strong><br />
door o.a. vast te houd<strong>en</strong> aan goede gewoontes. Zo evalueerde hij altijd, voor de<br />
aanvang van e<strong>en</strong> decision brief, het volledige plan. Als commandant di<strong>en</strong>de hij<br />
te rapporter<strong>en</strong> over de uitvoering <strong>en</strong> was hij verantwoording verschuldigd teg<strong>en</strong>over<br />
zijn hiërarchische chef over het bereik<strong>en</strong> van de doelstelling<strong>en</strong>. Zijn staf had<br />
veel werk gemaakt van de voorbereiding van dit plan, maar het was ‘zijn’ plan.
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
96<br />
Het plan startte met e<strong>en</strong> analyse van de eig<strong>en</strong> sterktes <strong>en</strong> zwaktes. Dit was<br />
belangrijk, omdat het de basis vormde van de rest van het verhaal. Het verwonderde<br />
hem niet dat er, naast de appreciatie van de cijfermatige gegev<strong>en</strong>s zoals<br />
slagorde, training <strong>en</strong> materieel, ook rek<strong>en</strong>ing gehoud<strong>en</strong> was met de zachtere<br />
kant<strong>en</strong> van de organisatie. Motivatie, korpsgeest, organisatie, leiderschap, …<br />
werd<strong>en</strong> ook in aanmerking g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Zijn staf was ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele uitdaging uit<br />
de weg gegaan.<br />
Hij glimlachte to<strong>en</strong> zijn oog viel op de appreciatie van zijn bevelvoeringsstijl.<br />
To<strong>en</strong> hij dit elem<strong>en</strong>t op de eerste bespreking aankaartte, had zijn stafchef hem<br />
verbaasd gevraagd of hij het ernstig me<strong>en</strong>de. Het had hem moeite gekost om<br />
zijn rechterhand ervan te overtuig<strong>en</strong> dat de werking van e<strong>en</strong> organisatie sterk<br />
beïnvloed wordt door de man aan de top. Hij had zelfs voorbeeld<strong>en</strong> aangehaald<br />
als Rommel, Schwarzkopf <strong>en</strong> Petraeus . Maar nu hij het resultaat zag, voelde hij<br />
zich zeker van de waarde van zijn stelling.<br />
Het besluit over dit onderdeel beviel hem. Hoewel hij liever ge<strong>en</strong> zwakhed<strong>en</strong> van<br />
zijn e<strong>en</strong>heid zag, moest hij toegev<strong>en</strong> dat de analyse goed onderbouwd was. Hij<br />
was b<strong>en</strong>ieuwd hoe de rest van het plan deze zwakhed<strong>en</strong> zou wegwerk<strong>en</strong> door<br />
verder te bouw<strong>en</strong> op de sterktes. Hij had bij e<strong>en</strong> vorige beslissingsbriefing de<br />
grote lijn<strong>en</strong> ervan uitgezet. Zijn richtlijn<strong>en</strong> war<strong>en</strong> goed uitgewerkt door zijn staf.<br />
Toch was het niet daardoor dat zijn officier<strong>en</strong> hun waarde bewez<strong>en</strong>. Ja, e<strong>en</strong> goed<br />
plan uitwerk<strong>en</strong> was belangrijk, maar zich constructief kritisch opstell<strong>en</strong> was<br />
cruciaal voor het welslag<strong>en</strong> ervan. Met het plan in de hand <strong>en</strong> voortbouw<strong>en</strong>d<br />
op de k<strong>en</strong>nis van de eig<strong>en</strong> e<strong>en</strong>heid, hadd<strong>en</strong> ze gezocht <strong>naar</strong> mogelijke gebeurt<strong>en</strong>iss<strong>en</strong><br />
die kond<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> tot het niet hal<strong>en</strong> van de tuss<strong>en</strong>ligg<strong>en</strong>de doel<strong>en</strong>. Ze<br />
hadd<strong>en</strong> ze geanalyseerd, beoordeeld <strong>en</strong> in het plan geïntegreerd. Hierdoor kreeg<br />
de evaluatie van de risico’s e<strong>en</strong> grotere waarde. Zoals gewoonlijk had de tak<br />
inlichting<strong>en</strong> (Tak 2) hierin e<strong>en</strong> belangrijke rol gespeeld, maar ook de andere<br />
takk<strong>en</strong> hadd<strong>en</strong> hun ste<strong>en</strong>tje bijgedrag<strong>en</strong>.<br />
Hij k<strong>en</strong>de de risico’s, want zijn staf had hem er e<strong>en</strong> tijdje geled<strong>en</strong> mee geconfronteerd.<br />
De stafled<strong>en</strong> wild<strong>en</strong> immers wet<strong>en</strong> welke risico’s hij kon aanvaard<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
welke zij moest<strong>en</strong> wegwerk<strong>en</strong>. Hij dacht e<strong>en</strong> goed idee te hebb<strong>en</strong> van de risico’s<br />
die hij met dit plan nam, maar zijn stafmedewerkers hadd<strong>en</strong> hem toch e<strong>en</strong> paar<br />
keer kunn<strong>en</strong> verrass<strong>en</strong>.<br />
Hoewel hij het bevel over e<strong>en</strong> divisie had, bleek dat zijn staf <strong>en</strong> hij niet alle risico’s<br />
kond<strong>en</strong> aanpakk<strong>en</strong>. Voor e<strong>en</strong> aantal onzekerhed<strong>en</strong> moest<strong>en</strong> zij hun toevlucht<br />
nem<strong>en</strong> tot het verzamel<strong>en</strong> van extrainlichting<strong>en</strong>, Request For Information
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
97<br />
Photos DG Com
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
98<br />
g<strong>en</strong>oemd. Dankzij de risicoanalyse kond<strong>en</strong> ze hun vrag<strong>en</strong> beter formuler<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> hoopt<strong>en</strong> ze dat de informatie van goede kwaliteit zou zijn. Zo kond<strong>en</strong> ze de<br />
uitvoering aan de zich ontwikkel<strong>en</strong>de situatie aanpass<strong>en</strong>. Voor het opvang<strong>en</strong><br />
van de andere onzekerhed<strong>en</strong> moest<strong>en</strong> ze hun plan e<strong>en</strong> beetje aanpass<strong>en</strong> <strong>en</strong> één<br />
vraag vereiste zelfs het opstell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> conting<strong>en</strong>cy plan. Hij was verplicht<br />
om met zijn chef over bepaalde onzekerhed<strong>en</strong> te sprek<strong>en</strong>, omdat ze buit<strong>en</strong> zijn<br />
mogelijkhed<strong>en</strong> viel<strong>en</strong>.<br />
Beetje bij beetje viel de puzzel in elkaar. De belangrijkste risico’s war<strong>en</strong> gedekt<br />
<strong>en</strong> er was ook aandacht voor het exploiter<strong>en</strong> van ev<strong>en</strong>tuele gunstige gebeurt<strong>en</strong>iss<strong>en</strong>.<br />
De meestbelov<strong>en</strong>de acties war<strong>en</strong> uitgewerkt <strong>en</strong> hield<strong>en</strong> rek<strong>en</strong>ing met de<br />
richtlijn<strong>en</strong> die hij gegev<strong>en</strong> had. Het plan was gedetailleerd, maar tev<strong>en</strong>s flexibel<br />
g<strong>en</strong>oeg om te kunn<strong>en</strong> inspel<strong>en</strong> op verander<strong>en</strong>de omstandighed<strong>en</strong>. Hij besefte<br />
immers de waarde van e<strong>en</strong> goede planning maar begreep ook de betek<strong>en</strong>is van<br />
Moltke’s uitdrukking ‘ge<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel plan overleeft contact met de vijand’.<br />
Om op die verander<strong>en</strong>de omstandighed<strong>en</strong> te kunn<strong>en</strong> inspel<strong>en</strong>, was er uitgebreid<br />
werk gemaakt van de behoefte aan informatie. Niet alle<strong>en</strong> war<strong>en</strong> de behoeftes<br />
geïd<strong>en</strong>tificeerd, maar ook de manier waarop ze verzameld <strong>en</strong> doorgegev<strong>en</strong> moest<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong>, was bepaald. Zijn capaciteit tot het nem<strong>en</strong> van de gepaste beslissing<strong>en</strong><br />
was immers afhankelijk van de globale kwaliteit van die informatie. Er<br />
moest dus <strong>naar</strong> gestreefd word<strong>en</strong> dat de verkreg<strong>en</strong> informatie de beslissing<strong>en</strong><br />
ondersteunde.<br />
En natuurlijk was ook communicatie belangrijk. Het plan zelf moest aan alle<br />
echelons meegedeeld word<strong>en</strong>, zodat iedere<strong>en</strong> de kans kreeg het te onderschrijv<strong>en</strong>.<br />
Alle betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> hadd<strong>en</strong> immers e<strong>en</strong> rol te vervull<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarom moest<strong>en</strong><br />
ze het allemaal begrijp<strong>en</strong>. Ze moest<strong>en</strong> wet<strong>en</strong> hoe hun eig<strong>en</strong> acties zich zoud<strong>en</strong><br />
verhoud<strong>en</strong> tot deze van ander<strong>en</strong>. Tijd<strong>en</strong>s de uitvoering zou de informatie bij de<br />
juiste person<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> toekom<strong>en</strong> <strong>en</strong> zoud<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tuele wijziging<strong>en</strong> aan iedere<strong>en</strong><br />
gecommuniceerd moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Ook hierin voorzag het plan.<br />
In het laatste deel werd uitgelegd hoe de uitvoering <strong>en</strong> hoe het bereik<strong>en</strong> van de<br />
doelstelling<strong>en</strong> opgevolgd zoud<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Dit was volg<strong>en</strong>s hem het moeilijkste<br />
deel, want dit was als het ware het brandpunt waarin het plan sam<strong>en</strong>liep. Hij<br />
kon er ge<strong>en</strong> onvolmaaktheid in ontdekk<strong>en</strong>. Er was zelfs in e<strong>en</strong> mogelijkheid<br />
voorzi<strong>en</strong> om het plan zelf in twijfel te trekk<strong>en</strong> <strong>en</strong> te verbeter<strong>en</strong>.<br />
Zijn staf had goed gewerkt. Hij kon maar één ding besluit<strong>en</strong>: dit plan was het<br />
waard om uitgevoerd te word<strong>en</strong>.
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
To<strong>en</strong> hij de briefingzaal binn<strong>en</strong>stapte, voelde hij het vertrouw<strong>en</strong> dat zijn medewerkers<br />
uitstraald<strong>en</strong>. Wat e<strong>en</strong> verschil met de bedrukte sfeer die er hing to<strong>en</strong><br />
hij h<strong>en</strong> de opdracht had gegev<strong>en</strong> …<br />
99<br />
Emotioneel spanningsveld?<br />
Wellicht stel je je als lezer de vraag: De quoi s’agit-il ? Misschi<strong>en</strong> herk<strong>en</strong> je er<br />
e<strong>en</strong> persoonlijke evaluatie van e<strong>en</strong> operatieplan in? Misschi<strong>en</strong>, <strong>en</strong>igszins misleid<br />
door de titel, d<strong>en</strong>k je dat het handelt over e<strong>en</strong> plan van aanpak om e<strong>en</strong> intern<br />
<strong>beheersing</strong>ssysteem in te voer<strong>en</strong>? Wij gev<strong>en</strong> toe dat het is geschrev<strong>en</strong> met beide<br />
mogelijkhed<strong>en</strong> voor og<strong>en</strong>.<br />
De tijd dat e<strong>en</strong> commandant zich uitsluit<strong>en</strong>d kon conc<strong>en</strong>trer<strong>en</strong> op het tactisch<br />
leid<strong>en</strong> van zijn troep<strong>en</strong> behoort door de to<strong>en</strong>em<strong>en</strong>de complexiteit <strong>en</strong> de grote<br />
kost<strong>en</strong> tot het verled<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> hed<strong>en</strong>daagse, militaire chef moet operationele<br />
leiding combiner<strong>en</strong> met het beheer van de middel<strong>en</strong>. Sommige militair<strong>en</strong> beschouw<strong>en</strong><br />
beheer echter als iets vreemds aan onze cultuur. Maar is dit werkelijk<br />
zo? Is e<strong>en</strong> cultuur van <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> werkelijk zo verschill<strong>en</strong>d van het militair<br />
d<strong>en</strong>kpatroon? Zijn het voer<strong>en</strong> van <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> elkaars<br />
teg<strong>en</strong>pol<strong>en</strong> of werk<strong>en</strong> ze versterk<strong>en</strong>d?<br />
E<strong>en</strong> beetje historiek<br />
Al meer dan e<strong>en</strong> dec<strong>en</strong>nium groeit er e<strong>en</strong> nieuw beheersparadigma, waarbij<br />
het acc<strong>en</strong>t gelegd wordt op de verantwoordelijkheid van de leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> hun verplichting tot verantwoording. Het gaat hierbij niet <strong>en</strong>kel om e<strong>en</strong> a<br />
posteriori verantwoording aflegg<strong>en</strong> over de bereikte resultat<strong>en</strong>, maar ook om<br />
het duidelijk aanton<strong>en</strong> dat alle problem<strong>en</strong> <strong>en</strong> mogelijke verwikkeling<strong>en</strong> a priori<br />
geanalyseerd werd<strong>en</strong>, dat hiervoor gepaste actieplann<strong>en</strong> opgesteld werd<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
dat deze plann<strong>en</strong> effectief werd<strong>en</strong> ingevoerd.<br />
Deze aanpak staat beter bek<strong>en</strong>d onder de term Internal Control 1 . Zonder in te<br />
gaan op de details, vind<strong>en</strong> wij dat deze term het best wordt vertaald door ‘<strong>interne</strong><br />
<strong>beheersing</strong>’. Het doel bestaat erin om de belanghebb<strong>en</strong>de partij<strong>en</strong> alle vertrouw<strong>en</strong><br />
te gev<strong>en</strong> dat de doelstelling<strong>en</strong> bereikt zull<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ondanks de inher<strong>en</strong>te<br />
onzekerheid over de toekomst. Het spreekt voor zich dat de doelstelling<strong>en</strong> van<br />
de organisatie, alsook de daaraan gekoppelde onzekerhed<strong>en</strong>, evoluer<strong>en</strong> met de<br />
tijd. Het gaat dan ook om e<strong>en</strong> perman<strong>en</strong>t <strong>en</strong> dynamisch proces 2 .
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
100<br />
Deze b<strong>en</strong>adering werd al in 2003 door de wetgever in wettekst<strong>en</strong> gegot<strong>en</strong>, maar<br />
Def<strong>en</strong>sie werd pas vier jaar later direct erbij betrokk<strong>en</strong> 3 . Het Koninklijk Besluit<br />
van 17 augustus 2007 betreff<strong>en</strong>de het ‘<strong>interne</strong> controlesysteem’ verplicht immers<br />
tot het ontwikkel<strong>en</strong> <strong>en</strong> docum<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> intern <strong>beheersing</strong>ssysteem<br />
volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> COSO/INTOSAI 4 -model.<br />
Goed beheer is dus niet alle<strong>en</strong> noodzakelijk voor het optimaal gebruik van<br />
ons budget; het moet ook getoetst word<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> opgelegd model. Dit laatste<br />
beperkt <strong>en</strong>igszins onze keuze, maar zorgt tev<strong>en</strong>s voor stabiliteit, transparantie<br />
<strong>en</strong> coher<strong>en</strong>tie.<br />
Naast het sam<strong>en</strong>br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> – <strong>en</strong> het verbeter<strong>en</strong> – van de bestaande elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in<br />
één coher<strong>en</strong>t systeem, bestaat de uitdaging in het doorvoer<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> cultuurverandering<br />
die iedere<strong>en</strong> van Def<strong>en</strong>sie leidt <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> constructieve houding<br />
teg<strong>en</strong>over onzekerhed<strong>en</strong> in het bereik<strong>en</strong> van de doelstelling<strong>en</strong>.<br />
De CHOD is verantwoordelijk voor de uitvoering van de def<strong>en</strong>siepolitiek <strong>en</strong><br />
voor de verwez<strong>en</strong>lijking van de gestelde doelstelling<strong>en</strong>. In dit kader neemt hij<br />
de verantwoordelijkheid voor de goede werking, de docum<strong>en</strong>tatie, de verbetering<br />
<strong>en</strong> de jaarlijkse rapportering van/over het intern <strong>beheersing</strong>ssysteem van<br />
Def<strong>en</strong>sie op zich.<br />
Operationele planning als beheersinstrum<strong>en</strong>t<br />
Is dit nu allemaal zo nieuw? Wij, militair<strong>en</strong>, word<strong>en</strong> beschouwd als m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> die<br />
met risico’s kunn<strong>en</strong> omgaan. Het plann<strong>en</strong> <strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong> van <strong>operaties</strong> is in feite<br />
één groot manoeuvre voor het beheers<strong>en</strong> van onzekerhed<strong>en</strong>. Het is e<strong>en</strong> kunst<br />
die we al eeuw<strong>en</strong> aan het bijschav<strong>en</strong> zijn. En toch ondervind<strong>en</strong> we moeilijkhed<strong>en</strong><br />
om deze b<strong>en</strong>adering op het dagelijks beheer van de ons toegewez<strong>en</strong> middel<strong>en</strong><br />
toe te pass<strong>en</strong>. Het is niet verwonderlijk dat modell<strong>en</strong> van <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong><br />
sterk gelijk<strong>en</strong> op onze methodes van operationele planning. De verwarring die<br />
bij je opkwam doordat je tijd<strong>en</strong>s het lez<strong>en</strong> van het inleid<strong>en</strong>d verhaal iets vertrouwds<br />
me<strong>en</strong>de te herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>, is dus niet toevallig. Inderdaad, e<strong>en</strong> militair past<br />
bij de uitvoering van zijn basisopdracht al lang e<strong>en</strong> analoge methodologie van<br />
geïntegreerd risicobeheer toe in zijn planningscyclus, uitvoering <strong>en</strong> opvolging<br />
van <strong>operaties</strong>.<br />
E<strong>en</strong> heleboel managem<strong>en</strong>tterm<strong>en</strong> <strong>en</strong> -concept<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> militaire oorsprong<br />
<strong>en</strong> toch slag<strong>en</strong> we er met moeite in om deze begripp<strong>en</strong> doorhe<strong>en</strong> de organisatie
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
toe te pass<strong>en</strong>. Vroeger gold<strong>en</strong> krijgsmacht<strong>en</strong> als voorbeeld van de manier waarop<br />
aan goed beheer moest word<strong>en</strong> gedaan, maar teg<strong>en</strong>woordig kijk<strong>en</strong> wij op <strong>naar</strong><br />
de buit<strong>en</strong>wereld. Het is alsof we steeds wacht<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> omzetting of vertaling<br />
door de burgerwereld alvor<strong>en</strong>s we het opnieuw in onze organisatie toepass<strong>en</strong>.<br />
Bijna alle beheerswijz<strong>en</strong> uit ons militair milieu werd<strong>en</strong> in de loop van de tijd in<br />
min of meerdere mate door burgers overg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Het is misschi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> boude<br />
bewering, maar <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> – <strong>en</strong> het daarmee sam<strong>en</strong>gaand risicobeheer –<br />
is waarschijnlijk het laatste managem<strong>en</strong>tmodel dat geïnspireerd zal zijn door<br />
onze militaire werkwijze. Het b<strong>en</strong>adert deze ook het dichtst. In teg<strong>en</strong>stelling tot<br />
bvb. Kwaliteitsmanagem<strong>en</strong>t, waarbij het moeilijk is om het begrip ‘klant’ om te<br />
zett<strong>en</strong> in iets bruikbaars voor gevechtse<strong>en</strong>hed<strong>en</strong>, is er ge<strong>en</strong> ‘vertaalslag’ nodig<br />
alvor<strong>en</strong>s het te gebruik<strong>en</strong> is. Ook de naam klinkt vertrouwd: Internal Control;<br />
Command and Control. Door het toepass<strong>en</strong> van onze operationele werkwijze<br />
op het beheer van e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>heid volg<strong>en</strong> we de geest – <strong>en</strong> de letter – van de b<strong>en</strong>adering.<br />
Manage as you (plan to) fight als het ware.<br />
101<br />
Wat als het Internal Control System (ICS) optimaal werkt?<br />
Indi<strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> als techniek zo nauw aansluit bij onze operationele<br />
planning, stelt zich de vraag wat dan de weerstand veroorzaakt. Misschi<strong>en</strong><br />
het feit dat het niet duidelijk is tot wat die techniek zal leid<strong>en</strong>? Mak<strong>en</strong> we<br />
ev<strong>en</strong> e<strong>en</strong> sprong in de toekomst <strong>en</strong> bekijk<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> toestand waarin <strong>interne</strong><br />
<strong>beheersing</strong> volg<strong>en</strong>s de geest toegepast wordt: welke weerslag heeft dit op<br />
e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>heid?<br />
E<strong>en</strong> commandant zal meer manoeuvreerruimte krijg<strong>en</strong> <strong>naar</strong>mate hij 5 zijn e<strong>en</strong>heid<br />
beter beheerst. In het ideale geval krijgt hij jaarlijks doelstelling<strong>en</strong> van zijn<br />
directe chef, waarna er e<strong>en</strong> onderhandeling start. Deze op<strong>en</strong> discussie moet<br />
meer duidelijkheid br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> over de Commanders int<strong>en</strong>t’ <strong>en</strong> iedere<strong>en</strong> ervan<br />
verzeker<strong>en</strong> dat de beschikbare middel<strong>en</strong> in verhouding staan tot de doelstelling<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> de onzekerhed<strong>en</strong>. Na e<strong>en</strong> jaar legt de commandant verantwoording<br />
af aan zijn chef over het al dan niet hal<strong>en</strong> van de doelstelling<strong>en</strong>. Hierbij moet hij<br />
aanton<strong>en</strong> dat hij al het nodige gedaan heeft om in te spel<strong>en</strong> op de onzekerhed<strong>en</strong>.<br />
Natuurlijk loer<strong>en</strong> de gevar<strong>en</strong> van papier<strong>en</strong> tijger <strong>en</strong> micromanagem<strong>en</strong>t om de<br />
hoek. Eerstg<strong>en</strong>oemde is de t<strong>en</strong>d<strong>en</strong>s om bij de start van <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> alles<br />
aan ‘papier’ toe te vertrouw<strong>en</strong>. Dit is e<strong>en</strong> goedkope manier om alles zwart op<br />
wit vast te legg<strong>en</strong> <strong>en</strong> om de <strong>beheersing</strong> aan te ton<strong>en</strong>. IT vergemakkelijkt dit,<br />
waardoor de papier<strong>en</strong> tijger transformeert in zijn gevaarlijkere, elektronische<br />
soortg<strong>en</strong>oot.
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
102<br />
Photos DG Com<br />
Toch zou deze tijger moet<strong>en</strong> vermager<strong>en</strong> <strong>naar</strong>mate we meer matuur word<strong>en</strong>.<br />
Op termijn moet e<strong>en</strong> goede <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong> immers in de organisatiecultuur<br />
ingebakk<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> ondersteund word<strong>en</strong> door e<strong>en</strong> <strong>interne</strong> motivatie bij<br />
alle medewerkers. Deze zachte aspect<strong>en</strong> zijn minst<strong>en</strong>s ev<strong>en</strong> belangrijk voor<br />
e<strong>en</strong> goed beheer.<br />
Dit culturele aspect zorgt ook voor e<strong>en</strong> barrière teg<strong>en</strong> micromanagem<strong>en</strong>t. E<strong>en</strong><br />
belangrijk onderdeel bestaat in het vertrouw<strong>en</strong> dat opgebouwd wordt tuss<strong>en</strong> de<br />
bevelvoeringsechelons. Dit vertrouw<strong>en</strong> in het niveau van de <strong>beheersing</strong> wordt<br />
verkreg<strong>en</strong> door onderhandeling over de doelstelling<strong>en</strong>, door medewerking aan<br />
<strong>interne</strong> audits, <strong>en</strong>z. Als het zekerheidsgevoel van de chef met betrekking tot<br />
het hal<strong>en</strong> van de vooropgestelde doelstelling<strong>en</strong> gerechtvaardigd is, dan valt de<br />
behoefte aan micromanagem<strong>en</strong>t weg <strong>en</strong> kan hij zich conc<strong>en</strong>trer<strong>en</strong> op het stur<strong>en</strong><br />
van de hele organisatie.<br />
Naar e<strong>en</strong> geslaagd huwelijk<br />
Interne <strong>beheersing</strong> betek<strong>en</strong>t aandacht voor beheer, met e<strong>en</strong> focus op onze<br />
opdracht <strong>en</strong> doelstelling<strong>en</strong>. Zij zorgt ervoor dat we met meer vertrouw<strong>en</strong> de<br />
toekomst tegemoetzi<strong>en</strong>. Dat we beter voorbereid zijn op wat we vroeger als
<strong>Militaire</strong> <strong>operaties</strong> <strong>en</strong> <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>: <strong>naar</strong> e<strong>en</strong> <strong>boedelscheiding</strong>?<br />
onverwachte gebeurt<strong>en</strong>iss<strong>en</strong> bestempeld zoud<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>, helpt ons om Def<strong>en</strong>sie<br />
goed te lat<strong>en</strong> prester<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> we onze goede praktijk<strong>en</strong> van operationele<br />
planning <strong>en</strong> uitvoering op ons dagelijks beheer van de toegewez<strong>en</strong> middel<strong>en</strong><br />
toepass<strong>en</strong>, dan zijn we al e<strong>en</strong> heel eind op de goede weg. Zo kunn<strong>en</strong> we <strong>interne</strong><br />
<strong>beheersing</strong>, die door vel<strong>en</strong> argwan<strong>en</strong>d bekek<strong>en</strong> wordt, op e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudige <strong>en</strong><br />
juiste manier bij Def<strong>en</strong>sie binn<strong>en</strong>loods<strong>en</strong> <strong>en</strong> verbeter<strong>en</strong>.<br />
<br />
<br />
103<br />
Trefwoord<strong>en</strong>: Interne Beheersing, Operaties, Beheer<br />
1.<br />
Binn<strong>en</strong> Def<strong>en</strong>sie is risicobeheer e<strong>en</strong> onderdeel van <strong>interne</strong> <strong>beheersing</strong>.<br />
2.<br />
Beter bek<strong>en</strong>d als PDCA: Plan – Do – Check – Act.<br />
3.<br />
Omdat het INTOSAI-model, ontwikkeld o.l.v. van het Belgisch Rek<strong>en</strong>hof <strong>en</strong> aangepast aan het<br />
Op<strong>en</strong>baar Ambt, vrij beschikbaar is, werd dit als model gekoz<strong>en</strong> (CHOD-APG-ICS-CDOS-001<br />
‘Internal Control System’).<br />
4.<br />
COSO = Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission / INTOSAI =<br />
International Organisation of Supreme Audit Institutions.<br />
5.<br />
Omwille van de leesbaarheid werd er in deze tekst van uitgegaan dat de commandant e<strong>en</strong> man is.