Verbeteren van efficiënte inzet van techniek in de zorg ... - kivi niria

O jee een PvE !
2,5 dag in 1 uur

Aangenaam…

Zo doen we het nu: snel kopen en
daarna begint het gedoe…

Functioneel Specificeren
een methode voor
- acceptatie, verwachtingen bundelen
- onderbouwing van de aanschaf
- juridisch document
- risicoanalyse
- ketenanalyse
- besparing tot wel 80%
Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

Programma van eisen
Uitgangspunten:
gelijke kansen voor aanbieders
bevorderen van vrijheid van handelsverkeer (Europees)
duidelijk vastleggen wat men wil en niet wie men wil
geen (land-/merkspecifieke) vraagstelling
Europees geharmoniseerde normen en regelgeving

Programma van eisen
Het programma van eisen is een
gestructureerde lijst met
voorwaarden waaraan de geboden
oplossing moet voldoen:
eenduidig vastleggen en borgen van
(verschillende) verwachtingen
inventariseren, structureren en waar
nodig gelijkrichten van verwachtingen
overzicht bewaren
communicatiemiddel tussen teamleden,
inkopende en verkopende partij
uiteindelijke selectie, objectief, meetbaar,
transparant en eenvoudiger
uitwisseling van PvE’s zorgt voor
standaardisatie, harmonisatie en niet
steeds het wiel opnieuw uitvinden
PvE zorgt voor kostenbesparing en
onderbouwing van aankoop

financieel gewicht
Kraljic matrix
hoog
Hefboomproducten
• substitutie mogelijk
• alternatieve leveranciers
beschikbaar
Strategische producten
• moeilijk om te wisselen van
leverancier
• kritisch voor bedrijfsvoering
laag
Routineproducten
• groot aanbod
• grote diversiteit
• bewerkelijk
Knelpuntproducten
• monopolistische markt
• hoge entreebarrières
• substituten niet of
nauwelijks
laag
risico/belang, complexiteit
hoog

financieel gewicht
Kraljic matrix
hoog
Hefboomproducten
Strategische producten
Routineproducten
Knelpuntproducten
laag
laag
risico / belang, complexiteit
hoog

Platform “zorgbedden”
Aanleiding:
In 2010 heeft het NEN het verzoek
gekregen van belanghebbende om het
platform “zorgbedden” op te richten
Er bestond een sterke behoefte om
ontwikkelingen te bespreken.
NEN organiseerd de vergaderingen en
voorziet de leden van relevante informatie.

Platform “zorgbedden”
Doel:
uitwisselen en bespreken van
ontwikkelingen
uitwisselen van ervaringen en kennis op
het gebied van “ Zorgbedden”
geeft het Platform gevraagd en
ongevraagd advies aan de
beleidscommissie NEN-Medische
Technologie

Platform “zorgbedden”
2010 - 2011:
Aanbesteden in de zorg
De wens tot een format PvE “zorgbedden”
Naar elkaar kijken

PvE “Zorgbedden”
2012:
Onafhankelijke autoriteit t.a.v. specificeren.
Werkgroep formatie
concept PvE bedden volwassenen
Vervolg

Eisen formuleren

Formuleer WAT je wilt, NIET wie
het gebruik-scenario
dus geen oplossingen

Oplossingen komen van de aanbieder

Een product of dienst staat nooit
op zichzelf
Clusters (hoofdgroepen):
1. overheid en wetgeving
2. regelgeving en procedures in zorginstelling
3. patiënten en hun kenmerken
4. gebruikers
5. eigenschappen medisch
hulpmiddel of dienst
6. omgeving in relatie tot
medisch hulpmiddel/dienst
7. relatie met andere
producten/diensten
1. Overheid en wetgeving
2. Regelgeving en procedures in ziekenhuizen
3. Patiënten en hun kenmerken.
4. Gebruikers
5. Medische hulpmiddel op zich
6. Omgeving in relatie met MHM
7. User interface
Lodjosjoigjreohjiorejihojt0oh

Eisen formuleren
wat wil je wel behouden?
wat wil je niet behouden?

Eisen formuleren:
u krijgt wat u schrijft
KISS en LESS IS MORE principe hanteren
formuleer geen oplossingen
formuleer wat u wilt en niet wie u wilt
hou het functioneel
(wat wil ik bereiken, wat wil ik dat er gebeurd)
PvE is een juridisch document
onderscheid:
eisen
ik wil dat…
wensen
het zou leuk zijn als
knock-out eisen u dient… zo niet, valt u af
knock-out eisen zijn vaak regelgeving of strikt
noodzakelijk vanwege omgevingsfactoren of relaties met andere
producten/diensten (moeten te motiveren zijn)

financieel gewicht
Kraljicmatrix: KO-eis en/of wensen
hoog
Hefboomproducten
veel KO
paar wensen
Strategische producten
veel eisen en
wensen, weinig
KO
laag
Routineproducten
veel KO
Knelpuntproducten
geen eisen en
wensen
laag
risico / belang, complexiteit
hoog

Eisen formuleren:
de juiste toon en niet vaag
gebruiksvriendelijk
makkelijk
voldoende
effectief
tijdsbesparend
zo veel mogelijk
gemakkelijk
normaal
handig
intuïtief
minimaal-maximaal
formuleer positief: wat u
wel wilt en niet wat u niet
wilt

PvE voor een PvE:
de eis is te realiseren
de eis is niet gedateerd
de eis is relevant, geen overspecificatie
de eis is volledig beschreven
de eis is eenduidig
de eis is meetbaar waar nodig
de eis is toetsbaar (absoluut met marges)
de eis is wel/geen oplossing
de eis is eenmalig
de eis is transparant, niet discriminerend

Voorbeelden PvE uit de
praktijk

Verpleegoproepsysteem
De verpleegkundige kan de assistentieoproep bij de oproeplocatie activeren.
Verpleegkundige krijgt bevestiging van de oproep visueel en/of akoestisch.
Het akoestisch signaal kan omgezet worden naar trilfunctie.
De activering van de schakeling tussen akoestisch signaal en trilfunctie kan enkel door de beheerder worden ingesteld.
Bij een oproep treedt er geen vertraging groter dan 8 sec op.
De opgeroepen verpleegkundige ontvangt op de ontvanger een akoestisch roepsignaal.
Op het pieper display wordt een alfanumerieke boodschap weergegeven.
Deze boodschap correspondeert met de exacte locatie vanwaar de oproep is geplaatst.
De oproep wordt om de 20 seconden herhaald.
Dit tijdsinterval is instelbaar door de beheerder.
In de gang gaat gelijktijdig een unieke lampsignalering branden.
De oproep kan door de verpleegkundige worden beantwoord of afgesteld op de locatie waar de oproep is geplaatst.
De lampsignalering wordt hierbij aangepast naar de functie "aanwezigheid".
Bij het niet afstellen van de oproep na 3 minuten gaat er een noodoproep naar alle dienstdoende
verpleegkundigen van de afdeling.
Deze delay-tijd is enkel instelbaar door de beheerder.
Wanneer de eerst opgeroepen ontvanger in het oplaadrek staat wordt de noodoproep zonder vertraging
doorgestuurd naar alle dienstdoende verpleegkundigen op de afdeling.

OK-afdekmaterialen

ICT
Betrouwbaarheid:
Volwassenheid
De mate waarin het systeem uitontwikkeld is. Daarmee samenhangend de frequentie
waarmee het systeem afwijkend / onverklaarbaar gedrag vertoont.
Fouttolerantie
De mate waarin het systeem in staat is een bepaald prestatieniveau te handhaven op
het moment dat er fouten of storingen optreden
Herstelbaarheid
Het gemak en de snelheid waarmee de informatievoorziening na een storing kan
worden hersteld
Beschikbaarheid
De mate waarin het systeem beschikbaar is voor de gebruiker op het moment dat dit
nodig is.
Degradatiemogelijkheid
Het gemak waarmee de kern van de informatievoorziening kan worden voortgezet nadat
(een deel van) het systeem is uitgevallen.

Oplossingen
4.7 Technische specificaties (weging 10%)
4.7.1 Het beademingsapparaat geeft endotracheale CPAP drukken van 0-20cm
H2O welke traploos of maximaal in stappen van 1 cmH2O instelbaar zijn.
4.7.2 Het beademingsapparaat geeft Nasale CPAP met drukken van 0-10 cm
H2O welke traploos of maximaal in stappen van 1 cmH2O instelbaar zijn.
4.7.3 Het beademingsapparaat werkt in een continue flowsetting tijdgestuurd en
drukbegrensd;
Het beademingsapparaat geeft Tidal volumes 2-100 ml (instelbaar);
Het beademingsapparaat geeft een Pmax van 6-60 cm H2O (instelbaar)
;Het beademingsapparaat geeft een PEEP van 0-20 cm H2O (instelbaar)
;Het beademingsapparaat geeft een Inspiratie tijd van 0,1-1,5 sec (instelbaar);
Het beademingsapparaat geeft een Expiratie tijd van 0,2-8 sec (instelbaar)
Het beademingsapparaat geeft een FiO2 van 21-100% (instelbaar);
Het beademingsapparaat geeft een Trigger Flow van 0,2-1 L/min (instelbaar);
Het beademingsapparaat geeft een Trigger Pressure van 0,1-1 cm H2O
(instelbaar)."

Dit is functioneel
de NBA geschikt is voor de (specifieke) beademing van pasgeborenen met een gewicht tussen de 400 gram en max. 10 kg. Met
KO
2.1 ziektebeelden als Meconiumaspiratie, RDS, Pneumonie, Longhypoplasie etc.
de NBA intrinsiek geschikt is om pasgeborenen te beademen met een ernstige longpathologie, zoals algemeen en regelmatig voorkomend KO
2.2 bij deze patiëntencategorie en behandeld in grote gespecialiseerde neonatologische centra
2.3 de verschillende beademingstechnieken tijdens de beademing ingesteld kunnen worden, bijv. in een zgn. pre-set functie KO
de NBA geschikt is om minimaal te beademen: Hoogfrequente beademing, (S)IMV, Assist/Control ventilatie, PSV, endotracheale en nasale KO
2.4 CPAP
2.5 de NBA geschikt is om te beademen: BiPAP 2
2.6 de NBA geschikt is om te beademen met de Infantflow techniek 2
2.7 de NBA geschikt is om te beademen: tijdsgestuurd en drukbegrensd KO
2.8 de NBAgeschikt is om te beademen: tijdsgestuurd en volumebegrensd KO
2.9 de NBA geschikt is om te beademen: volumegecontroleerd en druk begrensd KO
2.10 de NBA een geïntegreerde verwarming en bevochtiging heeft voor de beademingslucht 1
2.11 de NBA geschikt is voor de bevochtiging en verwarming van beademingslucht KO
de NBA geschikt is om zonder verstoring van de beademing en de werking van de apparatuur medicijnverneveling toe te passen. In het KO
2.12 UMCU wordt momenteel gebruik gemaakt van Aeroneb apparatuur
de NBA geschikt is voor de toediening van NO-gas in combinatie met het in het UMCU toegepaste CareFusion SensorNox systeem of een KO
2.13 vergelijkbaar systeem
2.14 de NBA traploze endotracheale en nasale CPAP drukinstellingen heeft in stappen van max. 1 cmH2O 2

Beantwoording van het PvE
door de leverancier

Dit is het uitgangspunt

Ra ra wie is dit ?

Antwoord leverancier

Antwoord leverancier (is ja ook ja?)

Tis maar dat u het weet !

Nog even het PvE
de NBA geschikt is voor de (specifieke) beademing van pasgeborenen met een gewicht tussen de 400 gram en max. 10 kg. Met
KO
2.1 ziektebeelden als Meconiumaspiratie, RDS, Pneumonie, Longhypoplasie etc.
de NBA intrinsiek geschikt is om pasgeborenen te beademen met een ernstige longpathologie, zoals algemeen en regelmatig voorkomend KO
2.2 bij deze patiëntencategorie en behandeld in grote gespecialiseerde neonatologische centra
2.3 de verschillende beademingstechnieken tijdens de beademing ingesteld kunnen worden, bijv. in een zgn. pre-set functie KO
de NBA geschikt is om minimaal te beademen: Hoogfrequente beademing, (S)IMV, Assist/Control ventilatie, PSV, endotracheale en nasale KO
2.4 CPAP
2.5 de NBA geschikt is om te beademen: BiPAP 2
2.6 de NBA geschikt is om te beademen met de Infantflow techniek 2
2.7 de NBA geschikt is om te beademen: tijdsgestuurd en drukbegrensd KO
2.8 de NBAgeschikt is om te beademen: tijdsgestuurd en volumebegrensd KO
2.9 de NBA geschikt is om te beademen: volumegecontroleerd en druk begrensd KO
2.10 de NBA een geïntegreerde verwarming en bevochtiging heeft voor de beademingslucht 1
2.11 de NBA geschikt is voor de bevochtiging en verwarming van beademingslucht KO
de NBA geschikt is om zonder verstoring van de beademing en de werking van de apparatuur medicijnverneveling toe te passen. In het KO
2.12 UMCU wordt momenteel gebruik gemaakt van Aeroneb apparatuur
de NBA geschikt is voor de toediening van NO-gas in combinatie met het in het UMCU toegepaste CareFusion SensorNox systeem of een KO
2.13 vergelijkbaar systeem
2.14 de NBA traploze endotracheale en nasale CPAP drukinstellingen heeft in stappen van max. 1 cmH2O 2

En het antwoord
2.1 j De Leoni Plus kan voor neonaten en kinderen tot 30 kg worden gebruikt. HFO tot 12 kg KO
2.2 j De Leoni Plus wordt gebruikt in de grootste neonatologische klinieken in de wereld. We voegen een referentielijst bij. KO
2.3 j De Leoni Plus kan vooraf de beademingsvormen selecteren en de bijbehorende parameters instellen. KO
2.4
j
De Leoni Plus heeft HFO, IMV/IPPV, SIMV/SIPPV, PSV, CPAP, nCPAP, nIPPV, Vtg, Vlim en combinaties hiervan. Zie Bijlage
KO
2.5 j BiPAP is door de Leoni Plus gedefinieerd als nIPPV non invasief (of natuurlijk IPPV voor invasief) 2
2.6 j Leoni Plus gebruikt de nCPAP technologie van NeoJet met de Benvenistaklep en backup ventilatie 2
2.7 j Dit is een standaard beademing KO
2.8 j Leoni Plus gebruikt daarvoor de Vt Limit functie in de modi: IPPV/IMV, SIPPV, SIMV, SIMV-PSV, SIMV-PSV KO
2.9 j Leoni Plus gebruikt daarvoor de Vtg functie in de modi: SIMV, SIPPV, IMV-PSV, SIMV-PSV, SIPPV-PSV, HFO-Vtg KO
2.10 n Maar elke bevochtiger kan worden aangesloten 1
2.11 j Elke bevochtiger kan worden aangesloten KO
2.12 De Aeroneb wordt door Heinen + Löwenstein aanbevolen voor medicijnverneveling. De flowsensor zal moeten worden
j
uitgeschakeld
KO
2.13 We zijn compatible met alle NO toedienings apparaten EN Heinen + Löwenstein kan op de expiratieklep een
j
afzuigsysteem worden gezet om NO en NO2 af te zuigen.
KO
2.14 j Voor CPAP stappen van 0,1 cmH2O en nCPAP met stappen van 1 cmH2O 2

Eis
Beoodelen en scoren van de
antwoorden
Weging
Waardering
(-2,-1,1 of 2)
Eindscore
Harris scale
Eis nummer 1 2 -1 -2 X X
Eis nummer 2 1 1 1 X
Eis nummer 3 2 2 4 X X X X
Eis nummer 4 2 1 2 X X
Eis nummer 5 2 -2 -4 X X X X
Eis nummer 6 1 1 1 X
Waardering
Vergelijkende
eis (subjectief)
-2 erg slecht
Meetbare eis
(objectief)
-1 Onvoldoende voldoet niet
1 Voldoende voldoet
2 zeer goed
Knock-out eis

Scoring
2.1 j De Leoni Plus kan voor neonaten en kinderen tot 30 kg worden gebruikt. HFO tot 12 kg KO
2.2 j De Leoni Plus wordt gebruikt in de grootste neonatologische klinieken in de wereld. We voegen een referentielijst bij. KO
2.3 j De Leoni Plus kan vooraf de beademingsvormen selecteren en de bijbehorende parameters instellen. KO
2.4
j
De Leoni Plus heeft HFO, IMV/IPPV, SIMV/SIPPV, PSV, CPAP, nCPAP, nIPPV, Vtg, Vlim en combinaties hiervan. Zie Bijlage
KO
2.5 j BiPAP is door de Leoni Plus gedefinieerd als nIPPV non invasief (of natuurlijk IPPV voor invasief) 2 1 2
2.6 j Leoni Plus gebruikt de nCPAP technologie van NeoJet met de Benvenistaklep en backup ventilatie 2 1 2
2.7 j Dit is een standaard beademing KO
2.8 j Leoni Plus gebruikt daarvoor de Vt Limit functie in de modi: IPPV/IMV, SIPPV, SIMV, SIMV-PSV, SIMV-PSV KO
2.9 j Leoni Plus gebruikt daarvoor de Vtg functie in de modi: SIMV, SIPPV, IMV-PSV, SIMV-PSV, SIPPV-PSV, HFO-Vtg KO
2.10 n Maar elke bevochtiger kan worden aangesloten 1 -1 -1
2.11 j Elke bevochtiger kan worden aangesloten KO
2.12 De Aeroneb wordt door Heinen + Löwenstein aanbevolen voor medicijnverneveling. De flowsensor zal moeten worden
j
uitgeschakeld
KO
2.13 We zijn compatible met alle NO toedienings apparaten EN Heinen + Löwenstein kan op de expiratieklep een
j
afzuigsysteem worden gezet om NO en NO2 af te zuigen.
KO
2.14 j Voor CPAP stappen van 0,1 cmH2O en nCPAP met stappen van 1 cmH2O 2 1 2

Weergave scoring
2.1 0 0 0 0
2.2
0 0 0 0
2.3 0 0 0 0
2.4 0 0 0 0
2.5 2 0 0 0 0
2.6 2 0 0 0 0
2.7 0 0 0 0
2.8 0 0 0 0
2.9 0 0 0 0
2.10 -1
2.11
2.12
2.13
2.14 2

Score
Totaalscore
2 15,0% -2 -1 1 2
Algemene, functioneel en bediening
2.1 0 0 0 0
2.2
0 0 0 0
2.3 0 0 0 0
2.4 0 0 0 0
2.5 2 0 0 0 0
2.6 2 0 0 0 0
2.7 0 0 0 0
2.8 0 0 0 0
2.9 0 0 0 0
2.10 -1
2.11
2.12
2.13
2.14 2
2.15 2
2.16 2
2.17
2.18
2.19 2
2.20 2
2.21 2
2.22 -2
2.23
2.24 2
2.25 2
2.26 2
2.27 2
2.28 2
2.29 2
31 25 10,52%
3 15,0% -2 -1 1 2
Alarmering, monitoring, veiligheid
3.1 0 0 0 0
3.2 2 0 0 0 0
3.3 2 0 0 0 0
3.4 2 0 0 0 0
3.5 0 0 0 0
3.6 2 0 0 0 0
3.7 2 0 0 0 0
3.8 2 0 0 0 0
3.9 2
3.10 2
3.11 2
3.12 2
3.13
40 20 11,25%

Overzicht totaalscoring PvE
TOTAALRE
SULTAAT
Beademingsapparatuur
Te behalen
score in %
Behaalde
LEVERANCIER:
score in % Leverancier 1
0,00%
Wet en regelgeving, normen en aanvullende
0,00% procesbeschrijvingen 1
15,00% 10,52% Algemene, functioneel en bediening 2
15,00% 11,63% Alarmering, monitoring, veiligheid 3
5,00% 3,75% Beademingssystemen 4
5,00% 3,75% Microbiologie 5
5,00% 4,17% Connectivity met ICT systemen 6
10,00% 7,50% Techniek en onderhoud 7
5,00% 3,75% Implementatie en instructie 8
60,00% 45,07%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
6,00%
4,00%
2,00%
0,00%
10,52% 11,63% 7,50%
3,75% 3,75% 4,17% 3,75%
0,00%
1 2 3 4 5 6 7 8

Harrisscale visueel en cijfermatig
vergelijk
J.S. Harris, ‘New product profile chart’, 1961

Prijs en PvE

Gunningscriteria:
prijs versus PvE
Gunning, na (af)weging tussen geld en PvE
bepaal de waarde van het geld versus de waarde
van het PvE
optelsom is altijd 100%
gunningscriteria niet ingewikkeld en uitgebreid
maken

financieel gewicht
Kraljic matrix: Balans geld en PvE
hoog
Hefboomproducten
Strategische producten
geld 60 – 90% geld 20-60%
Routineproducten
geld 30-90%
Knelpuntproducten
geld 0%
laag
laag
risico / belang, complexiteit
hoog

‘t Een is belangrijker dan het ander
overwegingen per cluster, bijvoorbeeld clustergewicht
1.wettelijke eisen 0%
… knock-out
2.algemene eisen 20%
… belangrijker dan 3 en 5
3.comfort / zelfredzaamheid 15%
… belangrijker dan 5
4.techniek en onderhoud 25%
… belangrijker dan 2
5.milieuaspecten 05%
… niet zo belangrijk +
PvE 75%
geld 25%
totaal 100%

Gunning
in het inkoopplan en de aanbestedingsleidraad
staan het gewicht van geld en het gewicht van de
verschillende clusters genoemd
bijvoorbeeld:
aanbiedingssom 70%
cluster 1 10%
cluster 2 15%
cluster 3 5%

Wegen van geld
de aanbieding met de laagste aanbiedingssom
krijgt 70%
de overige aanbiedingen krijgen:
70% x (laagste aanbieding)/(aangeboden bedrag)
= percentage
aanbieding 1 € 100,000 70%
aanbieding 2 € 150.000 47%
aanbieding 3 € 100.000 70%
aanbieding 4 € 125.000 56%

Totaalweging: Geld en PvE
De totaalweging vindt plaats volgens de
wegingsfactoren:
aanbiedingssom 70%
cluster 1 10%
cluster 2 15%
cluster 3 5%
Aanbieding 1
geld 70,0%
cluster 1 6,9%
cluster 2 6,5%
cluster 3 3,3%
totaal 86,7%
Aanbieding 2
geld 56,0%
cluster 1 10,0%
cluster 2 15,0%
cluster 3 5,0%
totaal 86,0%
Aanbieding 3
geld 47,0%
cluster 1 9,0%
cluster 2 14,0%
cluster 3 3,5%
totaal 73,5%

PvE voor het proces:
meer dan de tien geboden
hanteer een aanbestedingsleidraad en inkoopplan
denk aan Kraljic
breng de keten in kaart
stel een representatieve werkgroep samen
verdeel het PvE in logische clusters met gewicht
neem de tijd voor de gunningsfactoren
verdeel het werk en zorg dat de vaart erin blijft
organiseer een pre-bid meeting of schouwing
geef de leveranciers de tijd om te antwoorden
laat de leveranciers het PvE mondeling toelichten
scoor de antwoorden met één mening
hou scoren en geld uit elkaar
SLUIT HET PROCES NETJES AF

http://www.nen.nl/web/Actueel/Training-Functioneel-
Specificeren-en-het-opstellen-van-een-Programma-van-
Eisen-wegens-succes-herhaald.htm

En nu de praktijk

OV-fiets
Wat is OV-fiets?
snelle en gemakkelijke huurfiets in
het openbaar vervoer
te huur op ± 80 locaties, vooral bij stations
geen formulieren, borg of legitimatie
binnen 60 seconden een OV-fiets
vrijheid om te gaan en te staan waar u wilt:
overal een fiets!
Hoe werkt OV-fiets?
op vertoon van uw geschikt gemaakte NS-kaart of
uw speciale OV-fietspas krijgt u bij elke huurlocatie
van OV-fiets een of twee OV-fietsen mee
zonder wachttijd en zonder rompslomp

Formuleer functionele
eisen voor OV-fiets
veiligheid
wettelijke eisen
omgevingsfactoren
comfort en gebruik
techniek en onderhoud
2 eisen per cluster

Dank voor uw
aandacht
en een leerzame
dag