Beleidsplan 2013-2017 - De Spartaan

Beleidsplan 2013-2017
AV De Spartaan brengt mensen in beweging!

Inhoudsopgave
Voorwoord. .........................................................................................................................................1
1. Inleiding ..................................................................................................................................2
2. Missie en visie ........................................................................................................................4
3. Leden .....................................................................................................................................5
3.1. Jeugdatletiek (Commissie Jeugdatletiek [CJA]) ....................................................................5
3.2. Wedstrijdatletiek (Commissie Wedstrijdatletiek [CWA]) ........................................................6
3.3. Recreatieatletiek (Commissie Recreatieatletiek [CRA]) ........................................................6
4. Ondersteunende functies ........................................................................................................7
4.1. Algemeen ............................................................................................................................7
4.2. Trainingstechnisch beleid (Technische Raad [TR])..............................................................7
4.3. Wedstrijdorganisatie (WOC) ................................................................................................7
4.4. Accommodatie .....................................................................................................................8
4.5. Vrijwilligers (Vrijwilligerscommissie [VWC]) ..........................................................................8
4.6. Bestuur en management ......................................................................................................9
4.7. Public relations en sponsoring .............................................................................................9
4.8. Communicatie.................................................................................................................... 11
5. Financiën.............................................................................................................................. 12
5.1. Inleiding ............................................................................................................................. 12
5.2. Begroting (in %€)............................................................................................................... 13

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
Voorwoord.
Een beleidsplan voor AV De Spartaan opstellen, voortbordurend op het plan 2008-2012, is een
uitdaging. Met hulp van vele handen en ogen is een resultaat neergezet om trots op te zijn.
Dank aan eenieder die heeft bijgedragen aan de totstandkoming van dit beleidsplan.
Waar start zo’n plan?
Primair vanuit de gedachte dat AV De Spartaan een vereniging is van, voor en door leden. Door is
vetgedrukt omdat vrijwilligers een cruciale rol spelen in onze vereniging.
Welke (omgevings)factoren hebben invloed op dit plan?
De dynamiek in de vereniging, de veranderingen in de maatschappij (vergrijzing, individualisering,
social media, etc.), een terugtrekkende overheid (legt veel neer bij individu en de sportvereniging, die
daar veelal niet klaar voor is), de economische situatie en de accommodatie.
De goedkeuring van het beleidsplan wordt verkregen tijdens een Algemene LedenVergadering (ALV)
in het voorjaar van 2013.
Daarna is het aan het bestuur, de commissies en de leden om uitvoering te geven aan het
vastgestelde beleid.
Indien nodig zullen de deelplannen worden bijgesteld tijdens deze beleidsperiode. Zo ook kunnen de
mijlpalen scherper worden gemaakt gedurende de beleidsperiode vanuit ’voortschrijdend’ inzicht en
worden aangepast aan de dan heersende (economische) situatie.
1

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
1. Inleiding
Dit beleidsplan geldt voor de periode 2013-2017.
De gedachtenlijn bij de totstandkoming van dit beleidsplan is vanuit een (potentieel) lid gedacht: “Ik wil
aan atletiek doen, gaan hardlopen, nordic walking beoefenen of sportief wandelen!” wat zoekt zo’n
persoon en wat heeft die nodig, dan wel wat is daar voor nodig?
Een metafoor – het huis; AV De Spartaan staat als een huis. Men voelt zich er thuis.
Missie & Visie
(2)
Jeugd
(3.1)
Wedstrijd
(3.2)
Recreant
(3.3)
Technische raad (4.2)
Wedstrijdorganisatie (4.3)
Accommodatie (4.4)
Financiën (5) Vrijwilligers (4.5)
De vereniging is het huis dat rust op financiën en vrijwilligers. We sporten en maken intensief gebruik
van de accommodatie. Om de leden - jeugd, wedstrijd en recreant - te ondersteunen zijn een
technische raad en wedstrijdorganisatiecommissie noodzakelijk. Doorstroming van jeugd naar
wedstrijdatleet en naar recreant borgt de cultuur van de vereniging. Aanwas van buiten af is
belangrijk en zal voor de verschillende doelgroepen een thema zijn.
Al deze zaken worden vervat in onze missie (waar staan we voor) en visie (waar gaan we voor).
Speerpunten en doelstellingen:
- Leden: tenminste consolideren, lichte groei (800)
o Jeugd: aanwas en continuïteit;
o Wedstrijd: tenminste op zelfde niveau presteren
o Recreanten: vergrijzing maatschappij biedt mogelijkheden
o Andere doelgroepen: mogelijkheden onderzoeken
- Accommodatie:
o Kantine: verduurzamen; onderhoud/vernieuwing verschillende gebouwen
o Krachtruimte: geschikt voor grotere groep atleten en ook voor recreanten
o Medische ruimte: voldoen aan eisen vanuit verschillende groepen
2

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
o Toegankelijkheid: invalidentoiletten, brede deuren, geen drempels bij toegang
o Indoorhal: in overleg met gemeente; aanzuigende werking in de streek
- Technisch beleid:
o Medische commissie instellen: hersteltrainer, fysiotherapeut en sportmassage;
zoeken naar samenwerking met specialisten in regio
o Kwaliteit en kwantiteit trainerscorps: tenminste handhaven in continue afstemming
met CJA, CWA en CRA
- Financiën:
Financieel gezonde vereniging
Voor alle speerpunten met bijbehorende doelstellingen geldt dat het betreffende speerpunt en doel bij
de respectievelijke commissie liggen, echter de uitvoering zal veelal in samenwerking met anderen
worden gedaan. Voorbeeld:
- zoeken naar samenwerkingsverbanden: commissie samen met organisatiecomité en
coördinator PR/Sponsoring (denk TSB: WOC, CWA, Commissie kantinezaken |CKZ| of
bedrijvenestafette: CRA, WOC, CKZ)
Proces
De sterkte-zwakte-analyse, en het betrekken van leden zijn twee belangrijke onderdelen geweest in
het proces naar dit meerjarenbeleid.
Sterkte-zwakte-analyse AV De SPARTAAN
De vereniging staat bekend om haar sfeer, organisatorische kwaliteiten en een groot
vrijwilligerskader. Het is van groot belang dat deze kwaliteitspunten van de vereniging behouden
blijven.
Sterktes
Sociale karakter
Organisatie evenementen
Vrijwilligers
Organisatie vereniging
Kansen
PR – atletiek is goedkope sport
Sponsoring bedrijfsleven
Professionalisering trainers
Accommodatie,
indoormogelijkheden
Zwaktes
PR
Sponsoring
Vastroesten in functioneren
Clubgebouw
Bedreigingen
Individualisering
Beschikbaarheid vrijwilligers voor
cruciale langlopende functies
Gedragscultuur (eilandjes)
Communicatie
Betrekken van leden
In twee brainstorm-sessies met leden in 2012 zijn 4 focus gebieden onderkend:
Doelgroepen en trainingstechnisch beleid
Ledenbestand, vernieuwend sportaanbod, accommodatie
Sponsoring, PR en professionalisering
Communicatie, sociale media, imago, vrijwilligers.
Belangrijke elementen uit die brainstormsessies zijn:
o Belang van kruisbestuiving tussen de 3 doelgroepen (wedstrijd – jeugd – recreant), waarbij
meerwaarde voor diverse groepen en/of totale vereniging geboekt kan worden.
o Verbetering publiciteit - zowel intern als extern
o Verbetering accommodatie, m.n. indoor-mogelijkheden zowel voor wedstrijdatleten, als ook
krachttraining voor recreanten.
De thema’s en suggesties zijn meegenomen naar de diverse commissies en het bestuur.
Bij de inspreekavond op 21 jan 2013 zijn suggesties op het conceptplan besproken, en op grond
daarvan is het plan compacter gemaakt met meer logische verbindingen.
De evaluaties over 2008-2012 en de uitgebreidere deelplannen 2013-2017 van CJA, CWA, CRA
en Technische Raad (TR) zijn te vinden in de bijlagen meerjarenbeleid 2013- 2017.
3

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
2. Missie en visie
Missie – Waar staat AV De Spartaan voor?
Wij vormen een duurzame vereniging, die aandacht heeft voor onze leden en de maatschappij met als
thema “AV De Spartaan brengt mensen in beweging!”. De belangen en wensen van onze leden staan
centraal in een veilige en sportieve omgeving en goede sfeer, waarbij gezond leven en sociale
contacten gedeelde waarden zijn. Daarbij wil AV De Spartaan belangstelling voor de atletieksport
stimuleren en het leveren van prestaties op ieders niveau bevorderen.
AV De Spartaan is dè atletiekvereniging van Lisse, prominent in de Bollenstreek en met een
groeiende aantrekkingskracht voor inwoners van aangrenzende dorpen in de Haarlemeermeer.
Visie – Waar gaat AV De Spartaan voor?
“Mensen in beweging brengen” wordt bereikt door op sportief en sociaal gebied in te spelen op
maatschappelijke ontwikkelingen, die mogelijkheden bieden om atletiek als sport voor individuen én
voor meerdere doelgroepen te promoten.
”Mensen in beweging brengen” vanuit een goede organisatie met betrokken vrijwilligers. Verschillende
doelgroepen een scala aan ‘diensten’ kunnen bieden. Concreet betekent dit het geven van trainingen,
een juiste begeleiding en het organiseren van vele evenementen voor diverse doelgroepen vanuit een
goede, duurzame accommodatie.
Samenwerking en kwaliteit zijn sleutelwoorden binnen onze visie.
4

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
3. Leden
Landelijk gezien is de laatste jaren sprake van een daling van het aantal leden van
atletiekverenigingen. De Atletiekunie schrijft in haar meerjarenbeleid dat er tot 2016 sprake is van een
vrij stabiele bevolkingssamenstelling en dat daarna de vergrijzing meer centraal zal komen te staan.
Vanuit de missie/visie en bovenstaande ontwikkeling staan de volgende doelen centraal in deze
beleidsperiode (zie bijlage 1 voor tabellen).
Streven naar stabilisering /lichte verhoging van het aantal leden (800). Gezien het feit dat het
aantal jeugdleden over de laatste jaren is gedaald, en daarnaast in de toekomst vergrijzing
binnen de vereniging te verwachten is, zal naast behoud van huidige leden extra aandacht
besteed worden aan het binden van jeugd aan AV De Spartaan, o.a. via scholen, en
naschoolse opvang, zowel gericht op Lisse als de regio.
Nieuwe doelgroepen betrekken o.a. via bedrijven (clinics), zeker gezien het feit dat de
belangstelling voor de loopsport nog steeds groot is.
Door afnemende bestedingsmogelijkheden is het interessant om flexibiliteit in het
lidmaatschap verder te onderzoeken. Atletiek is in vergelijking met andere sporten niet duur
en dat biedt mogelijkheden.
Behoud van de huidige leden is belangrijk en noodzakelijk. Uit de exit-enquête van de
Atletiekunie kan mogelijk informatie worden verkregen hoe leden te behouden en welke
maatregelen hiervoor getroffen dienen te worden.
3.1. Jeugdatletiek (Commissie Jeugdatletiek [CJA])
Beleid van de CJA is om de jongste leden (pupillen en CD jeugd) mogelijkheden te bieden om op
speelse wijze atletiek te beoefenen, hun ouders te betrekken bij de vereniging en promotie te doen
voor aanwas van deze groep (via scholen).
Doelstelling
1 Stimuleren
trainingsdeelname
2 Stimuleren
wedstrijddeelname
3 Organisatie
nevenactiviteiten
4 Communicatie tussen
trainers verbeteren
5 Aanwas trainers en
jeugdjuryleden
6 Uitstroom jeugdleden
terugdringen
Actiepunten
Via TR- aantrekkelijke afgestemde trainingsprogramma’s
Communicatie tussen trainers, en naar jeugd / ouders
Speciale aandacht voor overgang tussen groepen
Met WOC – organisatie van thuiswedstrijden
Invoeren de Nieuwe Atletiekwedstrijden voor pupillen
Informatieverstrekking via diverse media
Wedstrijdgroep naast atletiekgroep voor junioren
Huidige nevenactiviteiten (bv. Dick de Vroomenbokaal / kamp)
Nadenken over/ organiseren van nieuwe activiteiten, bv. herfstkamp
Voortzetten van verbetering via onderlinge info-uitwisseling (digitaal
en mede via TR)
Actieve benadering van AB-junioren
Basisinformatie voor nieuwe jeugdtrainers
Aandacht voor overgangsmomenten tussen jeugdgroepen
Differentiatie in trainingen bij CD-jeugd
Gegevensanalyse uit exit-enquête en waarnodig actie
7 Betrekken van scholen Organisatie schoolevenementen (bv scholierenbosloop)
Introductie van De Nieuwe Atletiekwedstrijden bij scholen
8 Betrekken van ouders Communicatie met ouders: mondeling / digitaal / ouderavond
5

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
3.2. Wedstrijdatletiek (Commissie Wedstrijdatletiek [CWA])
De CWA is samengesteld uit vertegenwoordigers van diverse specialisatiegroepen en heeft als
belangrijkste doel het niveau van de wedstrijdatletiek te bevorderen en zorgdragen voor ledenbehoud.
Doelstellingen
1 Wedstrijdatletiek –
visitekaartje van de club
2 Niveau van atleten en
kwaliteit van trainingen
3 Optimalisering van
trainingsaccommodaties
4 Variatie
activiteitenaanbod
5 CWA als afspiegeling van
atleten-groepen
Actiepunten
Stimuleren deelname aan wedstrijden
Publiciteit rond prestaties door CWA / PR-functie (intern en extern)
Feedback vanuit CWA/ atleten naar TR
Wensen voor krachtruimte /indoorhal communiceren
(zie verder 4.4 Accommodatie)
Nieuwe (neven)-activiteiten
Verbinding leggen tussen diverse trainingsgroepen
Werven van vrouwelijke atleten voor CWA
3.3. Recreatieatletiek (Commissie Recreatieatletiek [CRA])
Uitgangspunt van de CRA is dat zij een goede afspiegeling vormt van alle recreanten, te weten
sportief Wandelaars (SW), Nordic Walkers (NW) en de recreatieve hardlopers, en dat zij de belangen
van deze groepen vertegenwoordigt.
Doelstellingen
1 Behartigen van de belangen van de
recreanten.
2 Het ontwikkelen, uitvoeren en
faciliteren van diverse activiteiten.
3 Deelname stimuleren aan de
activiteiten en activiteitenaanbod
afstemmen op de wensen van de
recreanten.
4 Duidelijke communicatie naar de
recreanten.
Actiepunten
Enquête via website.
Ieder seizoen een activiteitenplan maken
Afstemming met WOC / trainers
Beoordelen van het activiteitenaanbod op basis van het
aantal inschrijvingen, de enquête en mondelinge informatie
van recreanten.
M.b.v. flyers, website, clubblad en mondelinge informatie
de recreanten informeren. Samen met PR en
internetgroep.
Op de website en in het clubblad het programma
5 Informeren over activiteiten buiten
AV De Spartaan.
publiceren.
6 Kwaliteit bewaken van de
Regelmatig afstemmen met de trainers en de
trainingen.
trainingscoördinator / TR.
7 Werving nieuwe leden. Aanbieden van duidelijke informatie over de
trainingsmogelijkheden bij AV De Spartaan.
Opstapgroepen en ontvangst nieuwe leden (via TR)
8 Binding aan de vereniging Sociale activiteiten, kantine als ontmoetingsplek,
enthousiasmeren voor vrijwilligersfuncties
9 Opbouw CRA = afspiegeling
samenstelling groepen recreanten.
Indien nodig (onbalans) vrijwilligers werven samen met
VWC.
6

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
4. Ondersteunende functies
4.1. Algemeen
In dit hoofdstuk komen de doelen van de onderstaande beleidsgebieden aan de orde.
Het betreft hier ondersteunende functies die ten dienste staan van de leden van AV de Spartaan.
Zoals in het huis getekend, waarbij Bestuur en Management, Public Relations en sponsoring en
Communicatie het plaatje compleet maken.
4.2. Trainingstechnisch beleid (Technische Raad [TR])
De TR draagt zorg voor een trainingsaanbod voor alle geledingen van de vereniging (fundament van
huis) en bekommert zich ook om de medische begeleiding van de atleten.
De TR heeft de ambitie om deze periode voor de diverse doelgroepen het volgende te realiseren:
De kwaliteit van het trainersaanbod borgen door het aanbieden van hoogwaardige interne
opleidingen
De kwantiteit van het trainersbestand bewaken door het opzetten van een wervingsplan voor
trainers/coördinatoren
Het opzetten van een medische commissie en effectief medisch beleid
Het is belangrijk om het trainerskorps een aangename en werkbare omgeving te geven om
hun hobby naar behoren te kunnen uit te oefenen
Een gerichte trainingsaanpak voor de jeugd
De competitiewedstrijden zijn bij AV De Spartaan zeer belangrijk
Streven naar evenwichtige leeftijdsopbouw van recreatietrainers
Een kracht/circuit trainingsprogramma voor recreanten
Mede opstellen van wensen en eisen voor goede indoorvoorziening en een moderne
kwalitatieve herstel/krachtruimte zie 4.4 Accommodatie.
Doelstellingen Actie tijdpad
1 Trainingsaanpak ‣ Opzetten krachttrainingsschema
recreanten
april 2013
2013-2017
‣ Gericht trainingsprogramma jeugd
2 Medische commissie ‣ Samenstelling commissie
Juli 2013
‣ Medisch beleidsplan
3 Trainerskorps ‣ Recreatietrainers plan werving
‣ Werving uitvoerend
‣ Plan van aanpak leeftijdsopbouw trainers
‣ Opleidingen extern
‣ Opleidingen intern
4 Opzetten nieuwe
groepen
‣ Opstapgroep recreatie, SW
‣ Algemene trainingsgroep afh. van
enquête
‣ Jeugdloopgroep promotie
Dec 2013
2013
2014-2017
2014
2013-2017
2013-2017
2013-2017
2015
2013-2017
5 Competitie ‣ Organisatie wedstrijden 2013-2017
4.3. Wedstrijdorganisatie (WOC)
De WOC geeft mede vorm aan de ambitie (verwoord in de visie) om een gevarieerd
wedstrijdprogramma aan te bieden voor alle leden en heeft in het verlengde daarvan verder de
ambitie om de organisatie van interessante evenementen zoals nationale kampioenschappen en
competitiewedstrijden naar Lisse te halen. Zij doet daartoe voordrachten aan het Bestuur.
Het is daarbij haar taak om de initiatiefnemers en organisatoren van wedstrijden en evenementen op
deskundige en enthousiaste wijze te ondersteunen met behulp van de betrokken subcommissies, te
weten het juryteam (coördinator en juryleden), de kantinecommissie, het wedstrijdsecretariaat, de
wisselend samengestelde baanploeg en van buitenstaanders, zoals de EHBO-ers en Elektronische
Tijdwaarnemers. Voor dat alles is het nodig om als WOC ver vooruit te kijken en zijn veel vrijwilligers
nodig, waarbij ook voortdurend verloop plaatsvindt. Het is daarom bijna continu de zorg van de WOC
om voldoende vrijwilligers beschikbaar te hebben voor de organisatie van alle wedstrijden en
evenementen.
7

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
Op grond van voormelde ambities, verantwoordelijkheden en genoemde ondersteuningstaken draagt
de WOC bij aan de verwezenlijking van de ambitieuze beleidsdoelstellingen van de verschillende
doelgroepen binnen de vereniging, te weten:
- Commissie Jeugdatletiek (CJA)
- Commissie Wedstrijdatletiek (CWA)
- Commissie Recreatieatletiek (CRA)
Om de communicatie met deze groeperingen en met de Technische Raad (TR) goed vorm te geven
worden zij steeds uitgenodigd om deel te nemen aan de tweemaandelijkse WOC-vergaderingen.
Het beleid binnen de WOC en vooral de subcommissies is er verder op gericht om voldoende goed
gekwalificeerde vrijwilligers (denk aan recreanten en ouders van jeugdleden) te vinden en/of daarvoor
opleidingen te verzorgen, opdat aan de terechte vraag naar een hoogwaardige ondersteuning van
wedstrijden en evenementen voldaan kan blijven worden. Op deze wijze veronderstelt de WOC haar
bijdrage aan het voortduren van de hoge waardering voor door AV De Spartaan georganiseerde
activiteiten te kunnen blijven leveren.
4.4. Accommodatie
In lijn met de ambitie van AV De Spartaan is het realiseren van een moderne accommodatie
onverminderd groot. De huidige accommodatie volstaat niet meer en zal moeten worden
gemoderniseerd en verduurzaamd. Er wordt inmiddels gewerkt aan de slechte staat van het
materialenhok annex massageruimte.
Om de trainingen te optimaliseren en te professionaliseren is een indoorhal en een volwaardige
herstel-/krachtruimte wenselijk. Ook moet er bij nieuwbouw rekening worden gehouden met een
voldoende geoutilleerde medische ruimte. Een indoorhal zal een kwaliteitsimpuls geven, die ten goede
komt aan de gehele vereniging.
Vanuit de gemeentelijke NUON gelden, die beschikbaar zijn voor het gehele Ter Specke complex
wordt in 2013 bij de LTC Lisse een tennishal gerealiseerd. Voor AV De Spartaan betekent dit dat de
ambitie voor het realiseren van een indoorhal blijft staan. Waar mogelijk worden plannen bekeken en
ontwikkeld om onze ambitie te realiserenin samenhang met het gehele sportpark.
De focus in 2013 is primair gericht op verder gaande gesprekken met de gemeente Lisse over de
toekomstwensen en goed onderhoud en waar nodig noodzakelijke aanpassingen aan de huidige
accommodatie.
De ambities zoals verwoord in het vorige beleidsplan worden hieronder in een gerichtere set
beschreven. Voor nu lijkt het een reëel scenario om onderstaande punten vast te houden, bouwkundig
en financieel uit te werken, en na goedkeuring te realiseren.
Toiletruimtes voor zowel dames als heren met voldoende capaciteit en een invalidentoilet.
Om de trainingen te optimaliseren en te professionaliseren is een indoorhal wenselijk. Een
indoorhal zal een kwaliteitsimpuls geven, die ten goede komt aan de gehele vereniging.
Krachtruimte met voldoende capaciteit voor minimaal 10 personen (eventueel in combinatie
met indoorhal)
Een medische ruimte met plaats voor minimaal 2 massagetafels (eventueel in combinatie met
indoorhal)
Ruimte voor (wedstrijd)materialen en een werkplaats voor de klusploeg.
4.5. Vrijwilligers (Vrijwilligerscommissie [VWC])
AV De Spartaan heeft als vereniging van bijna 800 leden een grote groep vrijwilligers, nl. meer dan
200. De vrijwilligerscommissie werkt in samenwerking met bestuur en andere commissies aan de
volgende taken:
- werven en behouden van vrijwilligers
- behartigen van belangen van vrijwilligers
- coördineren van introductie nieuwe vrijwilligers
Doelstellingen:
Voorwaarden scheppen voor een goed vrijwilligersklimaat en –beleid
Streven naar meer vrijwilligers (250)
Verbondenheid met de vereniging creëren onder leden, zodat meer vrijwilligers beschikbaar
komen en behouden blijven, en de belangen van de vrijwilligers behartigd worden, met
respect voor ieders inzet en capaciteiten.
Actiepunten:
Blijvende werving van nieuwe vrijwilligers
Koppeling van nieuwe vrijwilligers aan passende taken
Interne voorlichting over vrijwilligerswerk, o.a. via site en clubblad
8

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
Bij werving van vrijwilligers voor kernfuncties binnen de vereniging wil de
vrijwilligerscommissie meer samenwerken met diverse commissies, zodat gerichter gezocht
kan worden naar de juiste kandidaten, middels taakomschrijvingen, inschatting van
hoeveelheid tijd, en overwegingen voor deeltijdinvulling en “buddy-schap”
Database van vrijwilligers up-to-date houden - met input van commissies
Organisatie van de jaarlijkse vrijwilligersactiviteit, incl. uitreiking van jaarlijkse vrijwilligersprijs
“De Wandelstok”.
4.6. Bestuur en management
(Zie Organigram – in bijlagen).
Professionalisering blijft een belangrijk item. In de vorige periode is een belangrijke stap gemaakt met
de invoering van de functie trainingscoördinator met verenigingsondersteunende taken. In deze
beleidsperiode dient herijking plaats te vinden van de taken en de inhoud van deze functie.
In de algemene lijn van professionalisering zullen ook de bestuursfuncties tegen het licht gehouden
worden, en daarmee de samenstelling van het totale bestuur.
Het langdurige gemis van een bestuurslid PR en sponsoring is een uitdaging naar de toekomst. Zeker
in een tijd waarin we als vereniging meer moeten gaan inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen.
Nu coördinatie van PR en sponsoring opgepakt en aangestuurd gaan worden door een persoon
buiten het bestuur, is het wel zaak om een goede lijn te vinden tussen deze functionaris en het
bestuur, en de overige commissies. Voor de langere termijn blijft een bestuursfunctie voor PR en
sponsoring wenselijk.
Doelstellingen:
Professionalisering van bestuur en management voortzetten en uitbouwen.
Optimalisatie van organisatie- en bedrijfsprocessen binnen de vereniging.
Actiepunten:
Verenigingsondersteunende taken van trainingscoördinator worden herijkt.
Regelmatig de kengetallen van de vereniging tegen het licht houden, zodat tijdig
ontwikkelingen in leden- en trainersbestand, en de financiën bijgestuurd kunnen worden.
Gebruik maken van de resultaten van de exit-enquete die via de Atletiekunie in 2012 is
opgestart, en analyse van verenigingsspecifieke gegevens, zonodig aangevuld met
persoonlijke mondelinge informatie die bij ex-leden wordt nagevraagd.
Functie PR en sponsoring inhoud geven, opsplitsing van taken en delegeren aan iemand
buiten bestuur (zie PR en Sponsoring).
Verdere vastlegging van procedures en afspraken en deze, waar relevant, ook delen binnen
de vereniging.
Opleiding en training op diverse gebieden van het verenigingskader stimuleren, inclusief juryen
wedstrijdorganisatie op regionaal/landelijk niveau.
Keuze maken, aanschaffen en implementeren van verenigingsapplicatie ter vervanging van
KLAP (KNAU Leden Administratie Pakket) dat door SEPA/IBAN niet meer zal werken in 2014.
4.7. Public relations en sponsoring
Om de doelstellingen zoals verwoord in “Missie en Visie” te kunnen verwezenlijken en tevens de
contributiebijdragen van de leden op een aanvaardbaar niveau te houden, zijn aanvullende financiële
middelen nodig. Sponsoring is één van de mogelijkheden naast het vergroten van inkomsten uit de
kantine.
Om de naamsbekendheid van AV De Spartaan te vergroten en daarmee de aantrekkelijkheid voor
sponsors -om hun naam te verbinden aan AV De Spartaan- interessanter te maken, zal ook gerichter
de publiciteit gezocht worden. Goede toegang tot de lokale en regionale media is noodzakelijk. Het
gebruik van Social Media en andere elektronische middelen kan hier een positieve bijdrage leveren.
Evenementen georganiseerd door AV De Spartaan, prestaties van atleten en andere initiatieven
kunnen prominenter worden geuit en door een mix van de verschillende communicatie-kanalen te
gebruiken is het bereik te vergroten en te intensiveren.
Door slimmer gebruik te maken van onze sponsors (website/sticker op winkeldeur/etc.) kan er
gerichter, en daarmee effectiever (en efficiënter), worden gecommuniceerd. Hetgeen voor beide
partijen een meerwaarde betekent.
Sinds augustus 2012 is de vacature “P&R en Sponsoring” ingevuld. Niet als bestuursfunctie maar als
coördinator rapporterend aan de voorzitter. Hierdoor komt op korte termijn meer tijd beschikbaar voor
deze uitdagende taak. Op regelmatige basis zal verslag worden gedaan in de bestuursvergadering.
Nauwe samenwerking met de voorzitter en de verschillende organiserende commissies (TSB,
Bedrijvenestafette, Z&Z, Scholierenbosloop, etc.) is een vereiste.
9

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
De op te richten sponsor-commissie zal bestaan uit vertegenwoordigers [niet permanent] van de
verschillende organisatie-comité’s (TSB, Bedrijven-estafette, Z&Z, etc.) aangevuld met enkele nog te
werven personen (op projectbasis). Het is belangrijk om actief te zoeken naar personen die op pad
gaan. Hierbij wordt gedacht aan inzet van personen uit onze vereniging, die betrokken zijn in
meerdere netwerken, zoals bedrijven, verenigingen en/of politiek. We hebben vele verbindingen,
echter die gebruiken we nog niet genoeg of we kennen ze niet.
De volgende aanzet om structuur te geven aan de sponsoring zien we voor ogen:
- Bottom-up (Structureren vanuit de bestaande sponsoractiviteiten)
o Inventarisatie van reeds bestaande sponsoring [actualiseren]
o Stroomlijnen van benadering naar de sponsor door Spartaanleden / organisatie-comité’s
o Sponsoring van reeds bestaande activiteiten, die nu nog geen sponsoring hebben
o Sponsoring stimuleren via de digitale media (incl. aanpassing Spartaan website)
o Slim combineren sponsoring over de verschillende evenementen
- Top-Down (Structureren vanuit een nieuwe sponsor benadering):
o Organiseren van en participeren aan "Open Coffee" initiatieven van bedrijven
o "Win-Win" situaties creëren tussen AV De Spartaan en bedrijven trainingsgroep voor
een bedrijf of gerichte acties of bedrijvensportdag
- Andere dimensies die een rol (kunnen) spelen
o Gericht zijn op stabiliteit
o Duurzaam sporten en ondernemen
o Lange termijn focus
o Samenwerking
o Maatschappelijke thema’s; gezond(er) leven en bewegen
o Gericht zijn op behoud.
10

4.8. Communicatie
Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
Het doel van communicatie blijft om alle belanghebbenden zo breed mogelijk te informeren over De
Spartaan. Daarbij wordt het gebruik van nieuwe technologieën verder uitgebreid. Daarnaast is echter
ook steeds gebleken dat persoonlijke aandacht en betrokkenheid niet kan verdwijnen en altijd
aandacht vraagt.
Interne communicatie
Doelstellingen:
Regelmatige informatieverspreiding vanuit bestuur en commissies naar alle leden
Uitbreiding van de inzet van multi-media
Procedures / taken verhelderen en beschikbaar stellen aan belanghebbenden
Informatieverantwoordelijkheid van commissies en functionarissen bij thema’s die meerdere
personen en groepen raken, meer centraal stellen
Persoonlijke afstemming en rechtstreekse communicatie over taken en verantwoordelijkheden
Actiepunten
Huidige clubblad als informatiebron verder blijven aanpassen aan ontwikkelingen van de tijd
en beschikbare financiële middelen. Afschaffen van papieren clubblad zal op termijn
plaatsvinden, als er een goed alternatief is ontwikkeld voor algemeen verenigingsnieuws met
een minimale frequentie i.v.m. het belang van communicatie en binding.
Relevante bestuursinformatie periodiek naar leden verspreiden
Doelgroep - of persoonsgerichte communcatie mogelijkheden benutten (website met login,
social media, email, etc.)
Facebookpagina’s speciaal voor jeugd, waarbij beheersverantwoordelijkheid duidelijk wordt
vastgelegd.
Informatie voor nieuwe leden stroomlijnen, bijv. via welkomstboekje(s)
Functiebeschrijvingen minimaal 1x tijdens beleidsperiode evalueren en zonodig bijstellen
Externe communicatie
Doelstellingen:
Informatie naar externen duidelijker vormgeven, meer gebruik maken van publiciteit van
toppers van AV De Spartaan, en benadrukken van groepsgericht sporten naast individuele
prestatiegerichte atletiek
Contacten met overheidsinstanties onderhouden om op de hoogte te blijven van nieuwe
ontwikkelingen op het gebied van regelgeving / subsidies
Relatie met scholen / bedrijven / pers in de regio verder uitbouwen
Actiepunten:
Uitdragen door alle leden van het motto: “be good and tell it!”
Elke doelgroep (CJA, CWA, CRA) zorgt voor aansturing van persberichten naar externe
media, zo nodig met beperkte coördinerende rol voor PR-functionaris
Meer bekendheid geven aan de activiteiten en evenementen die bedoeld zijn voor niet-leden.
Huldiging van onze kampioenen in het dorp(en) .
11

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
5. Financiën
5.1. Inleiding
De beleidsperiode 2013 – 2017 zal financieel geen eenvoudige periode gaan worden.
Een terugtredende overheid zal voor iedereen financiële gevolgen hebben. Overschotten,
zoals we die in voorgaande jaren hebben meegemaakt, zijn niet meer te verwachten.
Het boekjaar 2012 is daarvan al een eerste voorbeeld.
Ook zullen we ons goed bewust moeten zijn van nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen. Langdurig
lidmaatschap is niet meer zo vanzelfsprekend als het was. De (jeugd) leden hebben steeds meer
andere bezigheden die tot hun verbeelding spreken. In deze beleidsperiode zullen we dus de nodige
inspanningen moeten verrichten om het aantal leden op peil te houden. Onze creatieve aandacht zal
zich vooral gaan naar het thema bewegen (mogelijk in samenwerking met bedrijven en/of
zorgverzekeringen).
Voor nieuwe grote langdurige structurele financiële verplichtingen moet eerst een meerjarige
financiële bron gevonden worden alvorens er aan te beginnen. Een extra verhoging van de contributie
(bovenop de standaard 3%) heeft naar verwachting een negatief effect op het aantal leden.
Onze traditie van zuinigheid en degelijkheid vormt ook in deze beleidsperiode een leidraad.
Voor de periode 2013 -2017 is een begroting opgesteld. Hieronder volgt een toelichting.
Algemeen
Uitgangspunt is een sluitende begroting. AV De Spartaan heeft geen winstoogmerk en jarenlange
verliezen kunnen we ons gewoonweg niet veroorloven. Dat betekent dat alle activiteiten van de
Spartaan en de nieuwe ontwikkelingen die we verwachten, zich binnen de financiële mogelijkheden
moeten afspelen. Om dit allemaal te realiseren zijn de volgende financiële maatregelen van
toepassing.
Kosten
De algemene prijsindex is 2% per jaar. De prijsindex voor medewerkers is 0% per jaar. In alle CAO’s
is dit van toepassing dus bij AV de Spartaan ook.
De kosten voor onderhoud (jaarlijkse kosten en dotatie aan de voorziening) nemen toe op basis van
de plannen die er zijn voor de aanpassingen van de huisvesting (kantine, krachttraining en materialen
ruimte). Hiervoor zal in het boekjaar 2013 een meerjarenonderhoudsplan worden opgesteld ter
onderbouwing van dit fonds.
De kosten voor het clubblad dalen als gevolg van de digitalisering.
Inkomsten
De inkomsten van de Spartaan zullen de komende jaren met iets minder dan 3% stijgen. De
belangrijkste oorzaak van deze stijging wordt gevonden in de stijging van de contributies deze worden
namelijk de komende jaren met 3% geïndexeerd waarbij als uitgangspunt is genomen dat het
ledenaantal de komende jaren gelijk blijft, hetgeen in lijn is met de doelstellingen van het bestuur.
De kantine inkomsten blijven vrijwel stabiel. Gezien de dalende trend van de laatste jaren wordt een
gezamenlijke inspanning verwacht van het bestuur en de kantinecommissie.
De sponsorinkomsten zijn een andere belangrijke inkomstenbron voor AV De Spartaan. In de
begroting is een stijging opgenomen. Het bestuur en de sponsorcommissie zullen in deze
beleidsperiode extra inspanningen moeten verrichten om dit te realiseren.
Bijzonder
In deze begroting is geen rekening gehouden met een mogelijke indoorhal en de daarbij behorende
exploitatie. Dit is sterk afhankelijk van de ontwikkelingen bij de gemeente Lisse. Als dit aan de orde is
(naar verwachting in 2015 / 2016) zal hiervoor apart een begroting worden gemaakt. Ook hier is het
uitgangspunt: voor nieuwe grote langdurige structurele financiële verplichtingen moet eerst een
meerjarige financiële bron gevonden worden alvorens er aan te beginnen.
12

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
5.2. Begroting (in %€)
2013 2014 2015 2016 2017
B A T E N
INKOMSTEN
Contributies 114,000 117,250 120,500 123,900 127,600
Atletiekunie/licenties -16,225 -16,500 -16,700 -17,000 -17,500
Verkopen kantine 29,000 29,000 29,500 30,000 30,500
Verstrekking kantine 4,500 4,500 4,500 4,500 4,500
Inkopen kantine -16,000 -16,000 -16,500 -16,500 -16,500
Donaties 0 0 0 0 0
Sponsoring algemeen 3,750 5,000 5,000 5,000 5,000
Advertenties clubblad /internet 2,300 2,300 2,300 2,300 2,300
Reclameborden 688 688 688 688 688
Grote clubactie 2,300 2,300 2,300 2,300 2,300
Rente inkomsten 2,600 2,600 2,600 2,600 2,600
Overige inkomsten 1,500 1,500 1,500 1,500 1,500
128,413 132,638 135,688 139,288 142,988
L A S T E N
MEDEWERKERSKOSTEN
Onkosten trainers 35,000 35,000 35,000 35,000 35,000
/verenigingondersteunde zaken 8,600 8,600 8,600 8,600 8,600
Opleidingskosten 2,000 3,500 2,500 3,500 3,500
Medische begeleiding 2,000 2,000 2,000 2,000 2,000
onkosten vrijwilligers 1,700 1,700 1,700 1,700 1,700
Bestuurskosten 250 250 250 250 250
Ov. medewerkerskosten 300 300 300 300 300
49,850 51,350 50,350 51,350 51,350
HUISVESTINGSKOSTEN
Huur accom./zalen 4,000 4,200 4,400 4,600 4,800
Huur baan 12,100 12,300 12,500 12,700 12,900
Doorberekende huren -2,500 -2,500 -2,500 -2,500 -2,500
Onderh. Gebouwen/installaties 3,000 3,000 3,000 3,000 3,000
dotatie groot onderhoud 1,000 3,500 6,000 9,000 13,500
Inventariskosten(kleine aanschaf) 2,000 2,000 2,500 2,500 2,500
Beveiligingskosten 1,500 1,500 1,500 1,500 1,500
Schoonmaakkosten 4,000 4,250 4,500 4,750 5,000
Energiekosten 11,000 12,500 13,000 13,500 13,500
Belastingen/heffingen 3,400 3,400 3,600 3,800 4,000
Verzekeringen 2,450 2,500 2,500 2,500 2,500
Ov. Huisvestingskosten 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000
42,950 47,650 52,000 56,350 61,700
13

Beleidsplan AV De Spartaan 2013 - 2017
AFSCHRIJVINGSKOSTEN
Afschrijving gebouwen 4,300 4,300 4,300 4,300 4,300
Afschrijving inventaris 483 483 483 483 483
Afschrijving apparatuur 2,745 2,745 2,745 2,745 2,745
Afschrijving automatisering 0 0 0 0 0
Afschrijving materialen 3,716 3,716 3,716 3,716 3,716
11,244 11,244 11,244 11,244 11,244
ORGANISATIEKOSTEN
Kantoormateriaal 500 500 500 500 500
Postzegels, porti 500 500 500 500 500
Telefoonkosten 1,200 1,200 1,200 1,200 1,200
Abonnementen,contributie 1,000 1,200 1,300 1,400 1,500
Drukwerk 250 250 250 250 250
Automatiseringskosten 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000
www netwerk 475 475 475 475 475
Clubblad 7,200 7,200 6,000 4,800 3,600
Verzekeringskosten 300 300 300 300 300
Rente- bankkosten 700 700 700 700 700
Ov. Organisatiekosten 2,500 2,500 2,500 2,500 2,500
15,625 15,825 14,725 13,625 12,525
TOTAAL LASTEN 119,669 126,069 128,319 132,569 136,819
ORGANISATIE RESULTAAT
Voordelig / nadelig- 8,744 6,569 7,369 6,719 6,169
ACTIVITEITEN OPBRENGSTEN
Inkomsten inschrijving 16,870 17,000 17,000 17,500 17,500
Verkoop programmaboekjes 150 150 150 150 150
Sponsoring 16,200 18,000 18,000 18,500 19,000
Overige inkomsten activiteit 100 100 100 100 100
33,320 35,250 35,250 36,250 36,750
ACTIVITEITEN UITGAVEN
Kosten inschrijving 7,600 7,600 8,000 8,500 8,500
Prijzen prestatie gericht 9,190 9,200 9,200 9,200 9,200
Prijzen deelname 5,845 5,800 5,800 5,800 5,800
Drukwerk 100 100 100 100 100
Advertentiekosten 0 0 0 0 0
Wedstrijdkosten 3,950 4,000 4,000 4,000 4,000
festiviteiten/vrijwilligerscom. 3,300 3,300 3,500 3,500 3,500
Klein materiaal 380 400 400 400 400
Reis- verblijfkosten 3,775 3,800 3,800 3,800 3,800
Verstrekkingen 4,865 4,900 4,900 4,900 4,900
Huur tent, accommodatie etc. 1,420 1,400 1,400 1,400 1,400
Overige uitgaven activiteit 725 750 750 750 750
41,150 41,250 41,850 42,350 42,350
SALDO RESULTATENREKENING
Voordelig / Nadelig - 914 569 769 619 569
14