presentatie-lean-hrm

NVP symposium
“HRM in crisistijd”
Workshop Lean HRM
Ton Roelofs: Leidinggevende Programmabureau I-Lean Isala Klinieken
Levien Rademaker: Docent opleiding HRM en onderzoeker lectoraat
‘Sociale innovatie en verscheidenheid’, Hogeschool Windesheim

Inhoud
• Kennismaking met Lean management
• Hoe werkt Lean management bij Isala?
• De gewenste rol van HRM binnen Lean.
• Zelf processen ‘Leanen’
• Discussie

Balletjes
Tijdwaarneming:
http://stopwatch.onlineclock.net/

Isala en Lean

HRM en Lean
Womack and Jones (1991):
“A way to do more with less – less human effort,
less equipment, less time and less space – while
coming closer to providing customers with exactly
what they want.”

De uitgangspunten van lean management
1. Maximaal voldoen aan de wensen van de klant
2. Minimale verspilling door onnodige wachttijd, voorraden en fouten.
3. Een product of dienst dat in een continue stroom door het proces
loopt: flow
4. Pas in actie komen als de klant erom vraagt: pull.
5. Streef naar perfectie

HR en Lean?

Leanelementen en HR
Operationeel
management
Proces
optimalisatie
HR en
Lean
Houding
en
gedrag

Lean en operationeel management
Ideaaltypische kenmerken leidinggevenden
Lean werken vraagt om dienend leiderschap én de
status quo uitdagen, visie hebben.
- Denken vanuit de klant
- Coachen
- Veranderkundig zijn
- (Double loop) leren
- Toekomstgerichte doelen stellen
- Herkennen en vieren van successen
Communiceren:
- Top down
- Bottom up én
- Horizontaal
Proces
optimalisatie
Operationeel
management
Houding
en
gedrag

HR en operationeel management (2)
• Intensief introductieprogramma voor leidinggevenden:
• Leidinggevenden moeten leren om werk vorm te geven als
experiment, wat leidt tot continu leren en verbeteren
• Daarnaast moeten ze in staat zijn om anderen te leren om
dat ook te doen.

HRM en houding & gedrag
Problemen:
Proces
optimalisatie
1. Verminderde betrokkenheid van medewerkers bij continu
probleemoplossend werken op basis van data-analyses.
Veel analyses en de vertaling van analyses naar oplossingen
mislukt vaak: leer een team probleemoplossend te worden
2. Job rotation die onvoldoende bijdraagt aan het behoud van
vaardigheden in een organisatie die cross-trained is.
Vaker roteren bij taakroulatie
Operationeel
management
Houding
en
gedrag

HRM en houding & gedrag
Problemen:
3. Overmatige controle vanuit de lean-instrumenten, met als
gevolg dat er weinig ruimte is voor zelf-management.
Proces
optimalisatie
Leer mensen minder vaak te controleren op strategische keuzes,
maar wel op de operationele kant.
Operationeel
management
Houding
en
gedrag
4. Matig profijt van peer-pressure in kernteams.
Peer-pressure verhogen door onderlinge afhankelijkheid groot te
maken. Meet en beloon prestaties op het niveau van kernteams.

Relatie tussen HRM en procesmanagement,
Lean en prestaties
Kernbegrippen waarop gemeten is (De Menezes et al, 2010 ):
Procesmanagement:
Just-in-time productie
Supply-chain-partnering
Total Quality Management
HRM:
Empowerment
Lerende cultuur
Team-based work

Dit leidt tot hypothesen
1. Procesmanagement en HR-praktijken die aansluiten bij
leanmanagement zijn geïntegreerd.
Klopt. Procesmanagement en HRM ontwikkelen gelijktijdig en
geïntegreerd binnen het lean concept.
2. De integratie van procesmanagement en HRM praktijken die
aansluiten bij Lean, hebben een relatie met prestatie van de
organisatie.
Klopt. Juist door de integratie is het gemakkelijker om doelen
m.b.t. lean te bereiken. De prestaties stijgen.
3. Lean verloop volgens patronen van evolutie, dus organisaties
kunnen ingedeeld worden naar het moment dat ze met Lean
gestart zijn.
Klopt. Ze kwamen uit op 3 ontwikkelstadia (vroeg, midden en
laat)
4. Er is een verband tussen het stadium van evolutie en prestatie.
Klopt. Hoe eerder gekozen is voor een geïntegreerde
aanpak, hoe hoger de prestatie

HRM en Lean bij Isala
Wensen

Wat gaan we doen?
We leveren zakjes met wisselende hoeveelheden M&M’s aan de klant

Overzicht
• Je hebt 5 producten die je leveren kunt: M&Ms in 5 kleuren – Rood, Groen,
Blauw, Geel, Bruin.
• Je levert volgens opdracht.
• Per opdracht lever je meerdere zakjes.
• Opdrachten worden door de klant op papier gegeven. Hij/zij houdt zelf een
kopie
• Je krijgt een minuut om één opdracht te leveren
• Je merkt elk zakje met het opdrachtregel nummer, zodat de klant kan
controleren of je geleverd hebt wat gevraagd werd.
• Zakjes die niet worden geaccepteerd door de klant = afkeur.
• Je beheert je eigen voorraad (op je tafel)
• Elke spel ronde bestaat uit een aantal van deze opdrachten.

Voorbeeld opdrachtformulier

De spelregels (1 van 2)
• Locatie van klant, leverancier en team staan vast
• Klant en leverancier zijn niet beinvloedbaar
• De spelleider heeft altijd het laatste woord.
• Er zit geen truc in dit spel, dus daar hoef je niet naar te zoeken.
• De spelronde begint met alle materialen op dezelfde wijze verdeeld voor elk
team: 10 van elke kleur en 10 genummerde zakjes op de team tafel.
• Het begin en einde van elke opdracht (de speelminuut) wordt door de
spelleider aangegeven.

De spelregels (2 van 2)
• Binnen de minuut moet je de inkoop, zakjes vullen, controle en aflevering doen
voor alle regels van de opdracht.
• Je koopt alle producten in bij een leverancier (centrale tafel), dit mag alleen
gedurende de minuut!
• Elk product dat je aanraakt bij de leverancier is van jou = voorraad
• De zakjes moeten binnen de tijd aan de klant geleverd worden.
• De inhoud van de zakjes, die niet op tijd geleverd zijn of die afgekeurd zijn door
de klant, telt mee als voorraad.
• Na elke opdracht tellen we wat is geaccepteerd door de klant, wat is afgekeurd
en de voorraad. Dit noteert de klant in het overzicht. De voorraad wordt nu NIET
weer aangepast naar het originele niveau!!!

De rollen
• Inkoop (2 personen): verantwoordelijk voor inkoop van producten
• Vullers (3 personen): verantwoordelijk voor producten pakken en in zakjes doen.
Specialisten werk!
• Klantenzorg (1 persoon): verantwoordelijk voor controle, fouten herstellen, opdracht
ontvangst en afleveren aan de klant. Ook zorgt deze persoon voor het leeggooien van de
goedgekeurde zakjes in de voorraad van de leverancier na elke order. De inhoud van de
afgekeurde zakjes gaat terug in de voorraad van het team.
• Klant (2 personen): ontvangt product en controleert de inhoud van elk zakje aan de hand
van de kopie van het opdrachtformulier. Vult KPI gegevens in op het formulier (o.a.
voorraadniveau en % goed geleverd).

1 e spelronde
Doelste lling:
Maximaliseer de klant tevredenheid door zoveel mogelijk op tijd en
goed te leveren en houd daarbij de voorraad zo laag mogelijk.
Start instructies:
• Controleer dat je 10 van elke kleur m&m hebt.
• Voorzie 10 zakjes van een sticker en nummer ze van 1 tot 10
• Verdeel de rollen
• Leg alles startklaar
• Wacht op het signaal van de spelleider
1 e spelronde

2 e en volgende spelronde
Voorbereiden:
Wat ging goed, wat kan beter?
Hoe waren de prestaties?
Beslis wat in het proces als eerste verbeterd moet worden
Bereid de volgende spelronde voor.
Volgende spelronde

Invalshoeken voor verbeteren ...
• Hoe ziet het primaire proces er eigenlijk in detail uit?
• Zit er ook waste in de processen?
• Wat is eigenlijk de theoretische capaciteit?
• Hoe stabiel is dit proces eigenlijk en hoe komt dat?
• Hoe zit het met de werkplekinrichting en de taakverdeling?
• Wat is de optimale voorraad?
• Wat is de beste inkoop strategie?
• Hoe ziet het vraagpatroon er eigenlijk uit?
Maar...
• De klant mag niets veranderen aan het opdrachtformulier
• De klant telt niet op per kleur voor het team
• Plaats van leverancier, klant en team wordt niet aangepast
• Er wordt niet gesorteerd bij de leverancier
• Vergeet niet dat je nieuwe oplossingen gewoon kunt uitproberen!