Taakopdracht Werkgroep PR, Communicatie en ... - Npo

Taakopdracht Werkgroep PR,
Communicatie en Ledenontwikkeling
Concept 31-08-2013
1. Stel een PR- en Communicatieplan op. Het plan gaat in op de interne en externe
communicatie. In dit plan moeten in ieder geval de volgende onderwerpen zijn uitgewerkt.
a. Wat is het profiel van de huidige postduivenliefhebber. Geef onder andere aan wat het
opleidingsniveau is, van welke media gebruik wordt gemaakt en of hij zich nog met
andere hobby’s bezighoudt. Kijk hierbij ook naar mogelijke geografische verschillen.
Voor het vaststellen van het profiel is gebruik gemaakt van de gegevens uit de recent gehouden
enquête. Bij het maken van deze profielschets hebben we gekeken in welke leeftijdsgroep de
vragenlijst het vaakst is ingevuld. Dat bleek de groep die is geboren in de jaren 1946 t/m 1949. Deze
personen hebben nu de leeftijd van 64 t/m 67 jaar. Ze horen tot de categorie 61 t/m 70, een
categorie die binnen het totale ledenbestand een van de grootste groepen vormt.
Binnen de groep 64 t/m 67 hebben we geanalyseerd welke antwoorden het meest zijn ingevuld.
We komen dan tot de volgende profielschets:
De postduivenliefhebber is:
- een man
- 64 t/m 67 jaar
- gehuwd, kinderen uit huis
- autochtoon
- LBO-er
- meer dan 40 jaar postduivenhouder
- in het bezit van 26 tot 70 duiven
- wedvluchtdeelnemer
- tussentijds niet gestopt met de duivensport
- is geabonneerd op een tijdschrift over postduiven
- heeft de beschikking over internet
De duivenliefhebber gebruikt de volgende media:
Hobbybladen, internet (in de ruimste zin), teletekst, lokale huis-aan-huis nieuwsbladen. De populaire
lossingberichten op de actualiteitenzender van Radio 1 is de duivensport al vele jaren kwijt.
Over geografische verschillen is nog weinig te zeggen omdat de resultaten van de enquête hiervoor
nog verder uitgewerkt moeten worden. Logischerwijs kan men wel vaststellen dat het in stedelijk
gebied en in nieuwbouwwijken moeilijker zal zijn om een hok van enige omvang te plaatsen dan in
landelijk gebied.
1

. De leden van de NPO zijn slecht op de hoogte van hoe de organisatie in elkaar steekt,
wie waarvoor verantwoordelijk is en wie welke taken uitvoert. Hoe kun je de eigen
leden meer bekend maken met de eigen organisatie
Om de leden beter op de hoogte te stellen van de activiteiten die op het kantoor en door vaste
vrijwilligers uitgevoerd worden, kan van diverse media gebruik gemaakt worden.
Actuele zaken moeten zo snel mogelijk op de (te vernieuwen) website en via Social Media worden
gepubliceerd. Algemene informatie over de werkzaamheden moet eenvoudig terug te vinden zijn op
de website. Het geheel kan persoonlijker gemaakt worden door foto’s van- en korte verhaaltjes over
de medewerkers te plaatsen.
Omdat niet iedereen internet heeft of er niet dagelijks gebruik van maakt, moet de website op
andere manieren ondersteund worden. Belangrijke mededelingen kunnen bijvoorbeeld kort op
SBS-text geplaatst worden. Ook de samenwerking met een duivenblad is een goede optie. Artikelen
kunnen zowel op de website als in het duivenblad geplaatst worden. De journalisten van het
duivenblad kunnen zelf op zoek gaan naar achtergrondinformatie door middel van bijvoorbeeld
interviews.
De digitale nieuwsbrief Op (de) Hoogte moet met regelmaat verschijnen. Hierin zou bijvoorbeeld een
rubriek opgenomen kunnen worden, waarin activiteiten worden uitgelicht.
Als organisatie zijn we in ieder geval aanwezig op de eigen beurs (Nationale Manifestatie) en de
Voorjaarsbeurs. Een uitgelezen mogelijkheid om aan de leden duidelijk te maken wat door de
mensen binnen de NPO gedaan wordt. Bestuursleden en bepaalde commissies zouden hier in ieder
geval aanwezig moeten zijn.
Belangrijk is verder om informatie via de basisverenigingen te krijgen, omdat daar bijna alle leden
wel komen. Je zou bijvoorbeeld aan een poster kunnen denken met daarop leuke foto’s van
medewerkers. De NPO krijgt hierdoor een gezicht. De leden herkennen de NPO als hun landelijke
organisatie. Daarnaast zou bijvoorbeeld een jaarlijks congres waarbij alle basisverenigingen een of
twee leden afvaardigen ook een stuk meer betrokkenheid met bureau NPO en haar medewerkers
bewerkstelligen.
Om de organisatie duidelijk in beeld te kunnen brengen, is het van belang dat er goede aansturing op
kantoor is. Om alle bovenstaande voorgestelde acties te kunnen effectueren moet één persoon
verantwoordelijk zijn. Dit is een gespecialiseerde medewerker die alleen op deze taken wordt
ingezet.
c. Wat is de identiteit van de NPO. Stel vast wat het imago is. Moet er iets gebeuren, en
zo ja wat moet er gebeuren, om deze twee met elkaar in overeenstemming te
brengen.
De NPO is een organisatie die graag wil vernieuwen, maar waarbij werkelijk veranderen erg langzaam
gaat. De leden hebben weinig binding met hun overkoepelende organisatie.
Bij de eigen leden heeft het professionele deel van de organisatie, het bureau, een minder goed
imago. Het geld van de leden wordt volgens hen verbrast. In het ergste geval weet men niet eens van
het bestaan van het bondsbureau en als men het wel kent, weet men niet goed wat er door de
medewerkers gedaan wordt.
De postduivenhobby heeft over het algemeen bij mensen buiten de organisatie een negatieve klank:
Het is een suffe hobby voor oude mannetjes in stofjassen. Postduivenhouders zijn bovendien niet
diervriendelijk bezig.
2

Wat we echter willen is een oude hobby een moderne uitstraling geven. Leden en anderen moeten
weten dat de duivenhobby bestaat, wat deze inhoudt en wat de medewerkers op het bondsbureau
doen. We zijn geen suffe organisatie, maar een organisatie die op allerlei manieren met de tijd mee
probeert te gaan. De NPO wil zo goed mogelijk diensten verlenen en informatie verschaffen aan haar
stakeholders. We willen dit zo transparant mogelijk doen.
d. Het voortbestaan van de postduivenhobby hangt sterk af van hoe andere partijen met
invloed in de samenleving er tegenover staan. Denk hierbij aan de politiek en de
Dierenbescherming. Bedenk hoe het mogelijk is om invloed bij deze partijen uit te
oefenen.
Raadzaam is om goed na te denken wat wel en niet gepubliceerd wordt op de eigen website, in de
nieuwsbrief Op (de) Hoogte en Het Spoor der Kampioenen. De juiste woordkeus is erg belangrijk.
Dierenwelzijn moet altijd voorop staan. Daarmee wordt de kloof tussen duivensport en politiek en
dierenbeschermingsorganisaties zo klein mogelijk gemaakt.
Organisaties als De Dierenbescherming moeten te allen tijde een gesprekspartner van de NPO zijn.
De NPO werkzaamheden op dit vlak zouden transparanter moeten worden. Met meer transparantie
intern kunnen ook belangenorganisaties (zoals de politiek en de Dierenbescherming) ons beter
volgen (wat ons duivenliefhebbers wel een kwetsbare groep maakt). Maar zo lang dierenwelzijn hoog
in ons vaandel staat is de duivensport met 20.000 leden en vele duizenden participanten een
interessante groep voor de politiek, vooral in de verkiezingstijd.
Wat nodig is, is een professional uit eigen gelederen die lobby werk kan verrichten in de politiek.
Bijvoorbeeld voormalig duivenliefhebber Dhr. Zijlstra van de VVD. Daarnaast zou op bureau NPO een
adressenbestand moeten worden aangelegd (en up-to-date bijgehouden ) van lobbyisten en
invloedrijke personen met een link naar de duivensport Mensen die in het verleden werkzaamheden
voor de NPO gedaan hebben en daardoor veel kennis van zaken hebben, moeten we contact mee
onderhouden, zodat zij altijd om advies gevraagd kunnen worden.
e. Breng in kaart welke communicatiemiddelen op dit moment worden gebruikt. Geef
aan welke communicatiemiddelen op welke momenten het beste ingezet kunnen
worden.
Communicatiemiddelen die nu gebruikt worden en waarvoor ze ingezet kunnen worden:
Website: Informeren leden, mensen buiten de organisatie bekend maken met de hobby
Digitale nieuwsbrief (ODH): Actuele informatie, in aansluiting bij de website, op regelmatige
basis
Social Media: Lossingsberichten direct via Twitter en Facebook. Indrukken geven van
werkzaamheden, activiteiten en duivensport.
SBS-text: Belangrijke berichten die alle leden aangaan worden meteen geplaatst.
E-mail: Mailings aan afdelingen, verenigingen en leden. Op eenduidige wijze (huisstijl)
inzettten.
Nationale Manifestatie en Voorjaarsbeurs: Diensten verlenen aan leden en de organisatie op
een herkenbare manier neerzetten
Folders/Informatieboekjes: Informatie voor potentiële en beginnende leden.
3

Promotiemateriaal: Stickers, kleurplaten e.d. die gebruikt kunnen worden bij
informatiebijeenkomsten, spreekbeurten en beurzen.
Speciale uitgave Spoor der Kampioenen: Informatie over en van kantoor en commissies.
2. De algemene opvatting is dat het aantal leden sterk zal teruglopen. Moet dit beschouwd
worden als een onoverkomelijk “natuurverschijnsel” of is de ledenafname te beperken
Sommige lokale verenigingen hebben succes met hun ledenwerving. Hoe kunnen andere
verenigingen het beste van de successen leren.
De terugloop in het aantal leden is redelijk dramatisch. Ter indicatie: in 1984 had de NPO nog ruim
60.000 leden, in 1994 waren dit er minder dan 46.000, in 2004 nog 31.000 en in 2014 bedraagt het
ledental naar schatting nog ongeveer 21.000 leden.
Van de huidige leden is 52% ouder dan 60 jaar, 28% is tussen de 46- en de 60 jaar en slechts 20% is
jonger dan 46 jaar. De laatste 10 jaar verliezen we elk jaar gemiddeld ongeveer 1000 leden.
Op basis van deze statistieken is het niet realistisch te veronderstellen dat de terugloop in het
ledenaantal valt te stoppen. Alleen al door natuurlijk verloop zal het huidige ledenbestand binnen nu
en ca. 15 tot 20 jaar nogmaals gehalveerd worden. Verder is de aanwas van nieuwe jonge leden al
jaren minimaal. Slechts 8% van de huidige leden is jonger dan 30 jaar.
Wanneer we er in slagen de huidige leden te behouden en de aanwas van nieuwe leden te vergroten
is de inschatting dat we in 2024 een ledental hebben van ca. 12.000 leden.
In de uitwerking van de plannen van de verschillende werkgroepen zal rekening gehouden (moeten)
worden met deze omvang.
De ledenafname is, zoals uit bovenstaande statistieken ook blijkt, voor een groot deel het gevolg van
natuurlijk verloop. In de loop der jaren is de sport vergrijsd, met alle gevolgen van dien.
Om verdere afname van het ledental te voorkomen is het belangrijk dat de huidige leden behouden
blijven en dat er actief actie wordt ondernomen om nieuwe leden te werven.
Voor zover bekend zijn er geen onderzoeken gedaan waarom mensen stoppen met de duivensport.
Eenieder kent echter de voorbeelden uit eigen omgeving en in veel gevallen stoppen mensen uit
frustratie. Bekende voorbeelden van frustraties zijn: een slechte sfeer binnen de club, jaloezie en
misgunnen, overvolle vliegprogramma’s, spelen tegen (semi) professionals welke grote aantallen
duiven inkorven, het niet presteren van de eigen duiven, verliezen met (jonge) duiven, ziekte onder
de duiven, overlast van roofvogels, enzovoort.
Binnen de uitwerkingen door de andere 2 werkgroepen zullen bovengenoemde aspecten aan de
orde komen. Belangrijk is dat onze leden plezier beleven aan de hobby en dat de organisatie goed is
geregeld.
In alle opzichten is de vereniging de basis van de duivensport. Hier begint ledenbehoud en
ledenwerving. Een goed bestuur is in deze onontbeerlijk. In de praktijk schort het hier echter nogal
eens aan. Advies: de NPO dient, in overleg met de werkgroep Organisatie, besturen en leiding geven,
actie te ondernemen om de kwaliteit van het kader binnen de basisverenigingen te verbeteren.
Dit is een voorwaarde om succesvol leden te behouden of te werven.
4

Om leden te behouden dienen de volgende zaken geregeld te zijn:
Op verenigingsniveau (dit is het belangrijkste niveau in de duivensport – het is de basis) zorgen voor:
o Een bestuur wat een helder beleid voert, zowel op de korte- als op de langere
termijn
o Een bestuur dat oog heeft voor het groepsbelang en het eigen belang ondergeschikt
wil maken
o Een bestuur dat de leden zoveel mogelijk het spel biedt wat men graag wil en wat in
staat is een goede mix te maken uit alle individuele voorkeuren
o Een bestuur dat er op toeziet dat de spelvreugde op alle niveaus wordt beleefd,
dus zowel door de krabber als door de kampioen
o Een bestuur dat toeziet op een goede sfeer en eenheid binnen de vereniging en
eventuele conflicten tijdig in de kiem smoort
o Een bestuur dat de moed heeft leden te corrigeren welke buiten de pas lopen
o Een bestuur dat oog heeft voor het menselijk aspect, bijvoorbeeld een bloemetje bij
een overwinning, maar bijvoorbeeld ook bij (ernstige) ziekte
o Een bestuur dat zorg draagt voor een evenredige verdeling van de werkzaamheden
binnen de vereniging
o Een bestuur dat zorgt voor binding met- en tussen de leden door regelmatig
gezamenlijke activiteiten te organiseren
o Een bestuur dat op de hoogte is van de zaken welke spelen op afdelings- en landelijk
niveau en deze zaken ook bespreekt met haar leden
Op afdelingsniveau zaken organisatorisch goed regelen:
o Ook hier een bestuur wat een helder beleid voert, zowel op de korte- als op de lange
termijn
o Een bestuur dat zorg draagt voor een vliegprogramma wat is afgestemd op het
landelijke vliegprogramma en wat draagvlak heeft bij de leden
o Een bestuur dat zorg draagt voor kampioenschappen welke draagvlak hebben bij de
leden
o Een bestuur dat oog heeft voor een eerlijke indeling van de rayons en in deze ook
een helder en consistent beleid voert
o Een bestuur dat zorg draagt voor goed vervoer tegen de laagste prijs
Op landelijk niveau (NPO) dienen de volgende zaken centraal te staan:
o Ook hier een bestuur wat een helder beleid voert, zowel op de korte- als op de lange
termijn
o Een bestuur wat op democratische wijze tot stand is gekomen en bestaat uit mensen
die weten wat leeft bij de leden.
o Een bestuur dat zorg draagt voor een eenduidige landelijke vliegkalender
o Een bestuur dat zorg draagt voor nationale competities met voor alle deelnemers
gelijke kansen
o Een bestuur wat ook oog heeft voor de minderheden in de duivensport, bijvoorbeeld
principiële zaterdagvliegers
o Een bestuur wat de duivensport promoot in de breedste zin van het woord
o Een bestuur dat zorgt voor betaalbare duivensport
o Een bestuur dat toeziet op het dierenwelzijn binnen de duivensport
o Een bestuur dat goede contacten onderhoudt met maatschappelijke organisaties
zoals overheid, dierenwelzijnsorganisaties, enz.
5

3. Wat is de rolverdeling (verantwoordelijkheden en bevoegdheden) inzake ledenwerving
tussen de lokale vereniging en de afdeling resp. landelijke organen
De laatste jaren zijn er meerdere initiatieven ontwikkeld om nieuwe leden te werven. De één meer
succesvol dan de ander. Als commissie zijn we van mening dat ook ledenwerving begint aan de basis,
namelijk de vereniging. In de afgelopen jaren zijn enkele verenigingen hier succesvol mee begonnen.
De vereniging dient een plan op te stellen hoe leden te werven en hoe deze ook te behouden
Aandachtspunten bij ledenwerving zijn in willekeurige volgorde:
- denk na over je doelgroep
- zorg dat je als vereniging duidelijk zichtbaar bent in de gemeenschap
- zorg dat de duivensport positief in het nieuws komt, onder andere door regelmatig stukjes
en uitslagen te plaatsen in de regionale kranten en huis aan huis bladen
- breng de duivensport bij de mensen: organiseer een open dag en / of een tentoonstelling
en laat zien wat de duivensport inhoudt
- ga zelf ook naar de mensen toe. Wie houdt duiven en is wellicht ook geïnteresseerd in het
houden van postduiven Denk ook aan potentiële leden bij een vogel- en kleindierenvereniging.
Zoek eventueel samenwerking met dergelijke verenigingen, welke dezelfde
problematiek kennen als de meeste postduivenvereniging
- zoek indien aanwezig samenwerking met een plaatselijke kinderboerderij
- kijk kritisch naar je eigen imago. Nodigt de eerste indruk van het clublokaal uit om lid te
worden (is het een muffe, rokerige ruimte of een frisse sportkantine)
- zorg voor een leuke en actuele website
- nieuwe leden dienen een persoonlijke begeleider toegewezen te krijgen, die ze wegwijs
maakt in zowel de sport als binnen de vereniging.
- zorg voor competitie op het eigen niveau: indeling in verschillende competities en speciale
beginnercompetities, juist op verenigingsniveau
- zorg dat de kosten om te starten laag zijn, zodat men redelijk vrijblijvend kan uitproberen of
de sport werkelijk is wat men er van verwacht. Dit kan door bijvoorbeeld het regelen van
(PPN-)hokjes, de eerste jaren geen- of een lage contributie te vragen, een bepaald aantal
duiven gratis deel te laten nemen aan activiteiten, enz.
- organiseer regelmatig activiteiten, zodat het clubgevoel versterkt wordt. Dit hoeft niet altijd
direct aan postduiven gerelateerd te zijn, denk bijvoorbeeld aan deelname aan een
voetbaltoernooi.
Als vermeld begint ledenwerving en ledenbehoud bij de basis, dat is de vereniging. Echter ook voor
de hogere organisaties ligt hier een taak:
- De afdelingen dienen te zorgen voor financiële bijdragen, competities met de juiste indeling en
niveaus en eventueel eigen activiteiten.
- De NPO dient, naast financiële bijdragen, te zorgen voor een positief imago van de duivensport,
goed voorlichtingsmateriaal en gerichte (ondersteuning van) wervingsacties.
6

4. Ontwikkel en geef adviezen ten aanzien van ledenbehoud, -werving en –informatie. Wat
gaat er goed, wat nog niet, wat zou er moeten gebeuren om nieuwe leden binnen te halen
dan wel huidige leden goed te informeren en te behouden.
Adviezen van de commissie:
1 De NPO dient, in overleg met de werkgroep Organisatie, besturen en leiding geven, actie te
ondernemen om de kwaliteit van het kader binnen de basisverenigingen te verbeteren. Dit is een
voorwaarde om succesvol leden te behouden of te werven.
2 De NPO dient haar eigen imago te verbeteren en daarnaast actie te ondernemen de mentaliteit van
de eigen leden te verbeteren. Ook dient actie ondernomen te worden de eigen leden beter bekend
te maken met de eigen organisatie.
3 Binnen het NPO dient men gericht bezig te gaan met PR, communicatie, ledenbehoud,
ledenwerving en overleg met o.a. de politiek en belangenorganisaties. Als commissie adviseren we
hiervoor een capabele medewerker te benoemen, welke zich volledig kan richten op deze belangrijke
deelgebieden.
4 De basis van ledenwerving ligt bij de verenigingen. Deze dienen, aangestuurd door
bovengenoemde medewerker, gestimuleerd te worden actie te ondernemen. Het NPO bureau zorgt
voor ondersteuning middels een draaiboek, promotiemateriaal, enz.
7