Planon - Pasklaar Communicatie

Planon praktijkcase:
‘MEER BESTELGEMAK VOOR MEDEWERKERS
GASUNIE MET PLANON’
OPTIMALISATIESLAG MET JAVA CLIENT ZORGT VOOR EEN NIEUWE MANIER VAN WERKEN.
In Gasunie vindt Planon een enthousiaste gebruiker van haar oplossingen. Jack Letteboer, functioneel
systeembeheerder bij Gasunie onderzoekt verschillende unieke manieren om de oplossingen
zo goed mogelijk in te zetten. Zoals met behulp van de Java Cliënt een pas introduceren, waarmee
cliënten servicegoederen kunnen bestellen.
Gasunie is een Europees gasinfrastructuurbedrijf. Het netwerk van Gasunie is één van
de grootste gastransport-hogedruknetten in Europa en bestaat uit meer dan 15.000
kilometer pijpleiding in Nederland en Noord-Duitsland. Gasunie heeft in Nederland 14
locaties en ruim 1500 medewerkers. Sinds haar oprichting in 1963 heeft Gasunie met
succes gezorgd voor een ononderbroken en veilig gastransport in Nederland.
Sinds 2001 maakt het Corporate Service Centre van Gasunie gebruik van Planon. “In
die tijd hebben wij de oplossingen van diverse leveranciers vergeleken. Planon kwam
destijds als beste uit de bus. Een keuze waarvan we tot op dit moment absoluut geen
spijt hebben”, zegt functioneel systeembeheerder Jack Letteboer enthousiast.
Na de start in 2001, werd in 2005 een overstap gemaakt naar Planon Self-Service.
“Wij hadden behoefte aan een uitbreiding van het pakket. Na een gefaseerde
implementatie zijn inmiddels vrijwel alle modules actief.” Voorjaar 2008 werd
besloten het traject in te gaan naar de Planon ProCenter Java Cliënt. Deze biedt een
groot aantal instrumenten zoals uitgebreider Workflow Management, taakgerichte
ondersteuning, dashboards en verdere automatisering van processtappen. “De Java
Cliënt is gebruiksvriendelijker, en de infrastructuur is beter en stabieler dan van de oude
Windows cliënt”, zegt Letteboer. Hij verwacht dat de overgang naar de Java Cliënt op
korte termijn zal worden afgerond. “Eind vorig jaar zijn wij van start gegaan met deze
optimalisatieslag. De verwachtingen waren hoog gespannen, en de optimalisatieslag
heeft tot nu toe al hele mooie concrete resultaten opgeleverd, zoals de postrondes (zie
kader) en het idee voor de Groentekassa.

Bij Gasunie werken twee consultants van Planon 2 dagen
per week op locatie. “Voor beide organisaties was het even
wennen, want het was de eerste keer dat er zo gewerkt werd”,
vertelt Jack Letteboer. De manier van werken bevalt uitstekend.
Het is niet alleen prettiger vanwege de snelheid en flexibiliteit
van werken, het leverde Gasunie ook direct een voordeel op.
“Bij het analyseren van de workflow voor de postrondes bleek
dat wij in plaats van drie, ook twee postrondes per dag kunnen
houden, met hetzelfde resultaat. Dat leverde Gasunie direct een
forse besparing per jaar op.”
GROENTEKASSA
Eén van de doelen van de optimaliseringslag is het
verhogen en het verbeteren van het aanbod aan
klanten. Met behulp van de Planon reserveringsmodule
onderzoekt Gasunie op dit moment het idee van
de zogenaamde Groentekassa. “Het idee is dat
medewerkers met behulp van een persoonsgebonden
pasje diverse bestellingen kunnen doen. Alle
producten die zij nu via Self-Service reserveren, zoals
persoonlijke beschermingsmiddelen, abonnementen,
repro opdrachten en NS Business cards, kunnen zij
dan via dat pasje regelen. Dat scheelt enorm veel
handelingen en dus tijd en menskracht. Als het idee van
de grond komt, is het zelfs denkbaar dit uit te breiden
naar andere services, bijvoorbeeld het bestellen van
bloemen, gebak, dienstfietsen en lunchpassen”.
Letteboer kijkt ook naar de uitbreiding van Planon
Self-Service naar andere afdelingen. “Wij denken aan
een uitbreiding binnen Service Manager met vaste
telefonie en we bekijken of we het cursusaanbod en
cursuslokalen met behulp van verhuisformulieren van de
Move Manager kunnen gaan aanbieden. Verder willen
we ook op alle locaties het bezoekersbeheer uitbouwen.
Het is eigenlijk een constant proces om alle workflows
zo goed mogelijk te laten functioneren.”
WERKEN OP LOCATIE
Om de overgang naar de Java Cliënt zo goed mogelijk
te begeleiden, werden vanuit Planon twee consultants
fulltime op locatie in Groningen gezet. Zij werken
binnen de organisatie aan een optimaliseringslag. Jack
Letteboer is fulltime bezig met de optimalisatie van
Planon. “Er zijn vanuit iedere afdeling werkgroepen
geformeerd, die de verschillende workflows van hun
afdeling in kaart brengen. Zij leveren de workflows aan
bij de consultants van Planon. Deze consultants zorgen
er tenslotte voor dat de workflows worden geanalyseerd
en geïmplementeerd in het systeem. Doordat zij op
locatie zijn, is er heel snel feedback mogelijk op
hetgeen wordt aangeleverd. Zaken kunnen heel snel
worden besproken. Dat werkt voor iedereen heel prettig
en efficiënt.”
Voor zowel Planon als voor Gasunie is dit een nieuwe
manier van werken. “Vroeger werd de informatie
op afstand in het systeem ingebracht. Maar deze
werkwijze bevalt ons uitstekend. Het is nu mogelijk
de medewerkers direct aan te spreken. Je krijgt snel
antwoord op vragen en medewerkers zien direct
resultaat van wat ze hebben aangeleverd. Dat werkt
veel beter, zo zien wij in de praktijk”, aldus Letteboer.
De bijzondere manier van werken binnen Gasunie begint in het land al bekendheid te krijgen. “Wij krijgen heel
veel verzoeken van derden, waaronder bedrijven en ook opleidingen, om te mogen kijken hoe wij een en ander
hier gestalte geven”, zegt Letteboer.
Voor bedrijven die overwegen over te stappen op de Java Cliënt, heeft Letteboer een aantal adviezen:
• stel een projectteam samen;
• stel een programma van eisen op;
• geef de functioneel beheerder, en zijn/haar back-up, een cursus Java Cliënt;
• haal consultants van Planon in huis.
Planon B.V.
Wijchenseweg 8, 6537 TL Nijmegen
Postbus 38074, 6503 AB Nijmegen
Tel. : +31 (0)24 6413135
Fax : +31 (0)24 6422942
E-mail : info@planon.nl
www.planon.nl
www.planon-fm.com