Kennis beheren in uw team. Analyserooster en verbeterplan - Fedweb

voor teams
Knowledge Management
KENNIS BEHEREN IN UW TEAM
Analyserooster
en verbeterplan

De FOD Personeel en Organisatie stelt een reeks methodologische instrumenten voor
Kennismanagement (KM) voor. Deze tools zijn het resultaat van reflecties van federale deskundigen in
Kennismanagement, aangevuld met ervaringen en projecten op het terrein.
Overzicht van de beschikbare KM-tools:
KM voor managers
Zelfevaluatie-instrument Kennismanagement bestemd voor de managers bij de federale overheid
(juni 2006)
KM voor teams
Kennis beheren in uw team. Analyserooster en verbeterplan (2e ed. mei 2010)
KM voor KM-verantwoordelijken
Kennisoverdracht organiseren. Methodologische gids SENIORS–JUNIORS (oktober 2006)
KM voor seniors en juniors
Uw kennis doorgeven. Toolbox SENIORS-JUNIORS (juni 2010)
Goed om weten:
Omwille van de leesbaarheid moeten de termen medewerker, leidinggevende, senior, junior … in de
KM-tools worden beschouwd als algemene termen die net zo goed vrouwen als mannen
vertegenwoordigen.
De KM-tools kunnen worden gedownload op www.fedweb.belgium.be (rubriek ‘Over de organisatie’ >
‘Kennismanagement’).

KENNIS BEHEREN IN UW TEAM
Analyserooster
en verbeterplan

INHOUDSOPGAVE
Inleiding .......................................................................... 5
1. Vragenlijst .................................................................. 7
Inhoud.................................................................................................................... 7
Gebruik................................................................................................................... 7
Acties gegroepeerd per domein .................................................................................. 9
2. Informaticatoepassing.................................................... 13
Meerwaarde ............................................................................................................ 13
Functionaliteiten voor de leidinggevende van het team ................................................. 13
Resultaten consulteren.............................................................................................. 14
3. Verbeterplan ................................................................. 17
Waaruit bestaat het ................................................................................................ 17
Hoe uitwerken........................................................................................................ 17
Voorbeeld................................................................................................................ 18
Conclusie ......................................................................... 19
Bijlage I. Voorstel voor een workshopscenario .................... 21
Bijlage II. Vragenlijst voor de teamleden............................. 23
Bijlage III. Template van het verbeterplan............................ 25
Inhoudsopgave
3

INLEIDING
INLEIDING
Wat is kennismanagement
Elke dag maak je bij je werk gebruik van je kennis: je maakt documenten en ordent ze, je beantwoordt
vragen van collega's of burgers, je wisselt je ervaringen uit … Meestal doe je dat spontaan en zonder
specifieke methode.
Kennismanagement (Knowledge Management of KM) bestaat erin methodes en processen in te voeren
die je helpen je kennis beter te gebruiken en te ontwikkelen. Het heeft op elk van ons betrekking en
speelt een rol in de dagelijkse werkzaamheden van elk team. Het verbetert de doeltreffendheid en de
kwaliteit van het werk.
De tool ‘Kennis beheren in uw team’: doelstelling en doelgroep
De tool ‘Kennis beheren in uw team’ maakt het mogelijk een diagnose te stellen van de wijze waarop
een team zijn kennis beheert en op deze basis een verbeterplan op te stellen.
Hij is bedoeld voor teams waarvan de leden dagelijks en voortdurend samenwerken. Een dergelijk team
dient over de nodige bewegingsruimte te beschikken om verbeteracties op korte termijn te ondernemen
die beperkte middelen vereisen. Deze tool is dus niet bedoeld voor projectteams die slechts tijdelijk
samenwerken.
De tool kan gebruikt worden bij plannings- en functioneringsgesprekken in team in het kader van de
Ontwikkelcirkels.
Beschrijving van de tool
De tool bestaat uit drie hoofdstukken en drie bijlagen.
In de drie hoofdstukken vind je:
1. de voorstelling van de vragenlijst (analyserooster) die het mogelijk zal maken de diagnose te
stellen,
2. de voorstelling van de online informaticatoepassing bedoeld om de berekening van de
resultaten en de visualisatie ervan te vereenvoudigen,
3. advies voor de realisatie van het verbeterplan en een voorbeeld van een plan.
In de bijlagen vind je:
1. een voorstel voor een workshopscenario,
2. de vragenlijst die moet worden voorgelegd aan de teamleden,
3. een template 1 van het verbeterplan.
1. Een template is een vooraf gestructureerd document met verschillende in te vullen tekstzones.
Inleiding
5

Hoe de tool te bekomen
Je kan de tool downloaden en toegang bekomen tot de informaticatoepassing via het portaal van het
federale personeel www.fedweb.belgium.be (rubriek ‘Over de organisatie’ > ‘Kennismanagement’).
6
Inleiding

1. VRAGENLIJST
Inhoud
De vragenlijst bevat 30 acties onderverdeeld in vijf domeinen die overeenstemmen met de
verschillende facetten van kennismanagement binnen een team:
1. informatie en kennis in onze documenten
2. kennis en ervaring in onze hoofden
3. hoe leren we aan de buitenwereld
4. hoe leren we van de buitenwereld
5. hoe ontwikkelen we ons met het oog op de toekomst
VRAGENLIJST
Gebruik
Om een diagnose te maken en een verbeterplan op te stellen met behulp van de vragenlijst zijn twee
werkwijzen mogelijk:
•de online vragenlijst invullen (in elektronische versie),
•de afgedrukte vragenlijst invullen (zie Bijlage II. Vragenlijst voor de teamleden).
Elke werkwijze heeft haar voordelen.
De vragenlijst online invullen laat toe:
•de resultaten onmiddellijk te bekomen en zo de stap van de antwoordcodering over te slaan
(30 antwoorden per persoon),
•iedereen te laten kiezen wanneer de vragenlijst wordt ingevuld.
De vragenlijst in papieren versie invullen laat toe:
•alle stappen in één keer te doorlopen tijdens de workshop (zie Bijlage I. Voorstel voor een
workshopscenario),
•zeker te zijn dat iedereen de vragenlijst invult in de voorziene tijd (de vragenlijst wordt tijdens
de workshop ingevuld).
Je hebt een paswoord nodig om de informaticatoepassing te kunnen gebruiken. Om dit te bekomen ga
je als volgt tewerk:
•ga naar www.fedweb.belgium.be (rubriek ‘Over de organisatie’ > ‘Kennismanagement’),
•klik op de link naar de informaticatoepassing,
•dien een elektronische aanvraag in via het inlogscherm van de informaticatoepassing.
Als de vragenlijst online wordt ingevuld, moet de leidinggevende zijn teamleden in de
informaticatoepassing inschrijven om hen toegang te geven tot de in te vullen vragenlijst. Zij krijgen
dan elk een automatische e-mail met een toegangslink tot de vragenlijst.
1. Vragenlijst
7

De vragenlijst invullen gebeurt in drie of vier stappen.
• Stap 1. De vragenlijst laten invullen
De teamleden vullen de vragenlijst individueel in. Ze kennen aan elke actie een score van 1 tot 4 toe
naarmate ze vinden dat het team deze actie … uitvoert.
• nooit....................................................................................................... 1
• soms ..................................................................................................... 2
• vaak, maar zonder gemeenschappelijke methode ........................................ 3
• vaak en met een gemeenschappelijke methode ........................................... 4
Als een actie niet van toepassing is en dus niet relevant is in de context, kiest de respondent ‘NVT’.
Als de respondent geen mening heeft, kiest hij ‘GM’.
• Stap 2. De scores ingeven (deze stap is overbodig als de vragenlijst online wordt ingevuld)
De persoon die de workshop begeleidt (bijvoorbeeld een HR-medewerker, een KM-verantwoordelijke),
geeft, met behulp van het paswoord van de leidinggevende van het team, de scores in de
informaticatoepassing in.
• Stap 3. De resultaten tonen
De toepassing geeft de gemiddelde score per actie weer en een samenvatting van de scores in een
grafiek. De grafieken worden bewaard voor meerdere enquêtes. Ze worden naast elkaar getoond als het
team meerdere keren deelneemt aan de enquête (bijvoorbeeld elk jaar).
• Stap 4. Een verbeterplan uitwerken
Met de hulp van de begeleider van de workshop werkt het team een verbeterplan uit:
1. de vragen met de laagste scores worden besproken binnen het team om de mogelijke
verbeterpunten te identificeren,
2. de prioritaire verbeterpunten worden geselecteerd en de te ondernemen acties worden meer in detail
uitgewerkt.
8
1. Vragenlijst

Acties gegroepeerd per domein
• Domein 1: informatie en kennis in onze documenten (DO)
Acties
Voorbeelden
DO1.We gebruiken tools om het opstellen van vaak te schrijven
documenten te vergemakkelijken en te verbeteren.
DO2.We beschrijven onze manier van werken (onze processen,
onze werkwijzen) in documenten.
DO3.We nemen in een document alle nuttige informatie op.
DO4.We spreken af waar en hoe we onze fysieke en
elektronische documenten klasseren.
DO5.We archiveren en verwijderen tijdig de verouderde fysieke
en elektronische documenten.
DO6.We delen spontaan de documenten die voor ons allen
van belang zijn.
Sjablonen (templates), modellen,
formulieren.
Procedures, richtlijnen,
handleidingen.
Auteur(s), datum, bestemmeling(en),
doel, versie.
We hebben een server waarop
we belangrijke documenten plaatsen.
VRAGENLIJST
• Domein 2: kennis en ervaring in onze hoofden (KH)
Acties
Voorbeelden
KH1.We identificeren binnen het team welke kennis of specifieke Er bestaat een ‘Wie weet wat’-lijst.
knowhow elk van ons heeft en wie ons kan helpen
bij problemen.
KH2.Bij moeilijke vragen nemen we de tijd om samen
na te denken.
KH3.We delen elkaar spontaan interessante weetjes mee. We beschikken over een plaats voor
informele ontmoetingen, we maken
tijd voor informele vergaderingen.
KH4.We zorgen ervoor dat kritische kennis bij meerdere
We werken vaak in duo’s.
personen tegelijk aanwezig is.
KH5.We zorgen ervoor dat de expertise van een teamlid dat het
team verlaat vóór zijn/haar vertrek wordt doorgegeven aan
één of meerdere collega's.
KH6.We zorgen ervoor dat nieuwe teamleden snel geïntegreerd We organiseren een peterschap.
en operationeel zijn.
1. Vragenlijst
9

• Domein 3: hoe leren we aan de buitenwereld (LA)
(aan andere teams, aan andere organisaties, aan de burgers)
Acties
LA1. We gebruiken efficiënte kanalen om informatie te
verspreiden naar andere teams, andere organisaties
en/of de burgers.
LA2. We informeren de andere teams, de andere organisaties
en/of de burgers over de dienstverlening die we aanbieden.
LA3. We beantwoorden de vragen van de buitenwereld correct
en volledig.
LA4. We adviseren collega's van een ander team die met
dezelfde vraagstukken geconfronteerd worden.
LA5. We stellen de door ons geproduceerde informatie en
gegevens ter beschikking aan andere teams waar zij
gebruik van kunnen maken.
LA6. We organiseren ontmoetingen met andere teams om hen
onze activiteiten en het resultaat van ons werk te
leren kennen.
Voorbeelden
Menselijk contact, brochures,
intranet, website.
We duiden voor elk teamlid iemand
aan die hem/haar vervangt bij
afwezigheid, we maken een lijst
met veel gestelde vragen (FAQ).
• Domein 4: hoe leren we van de buitenwereld (LV)
(van andere teams, van andere organisaties, van de burgers)
Acties
Voorbeelden
LV1. We selecteren de informatie komende van buiten het team, We beperken het aantal personen
we zorgen dat iedereen enkel die informatie krijgt die voor in CC bij mails.
hem/haar nuttig is.
LV2. We ontmoeten andere personen, teams of organisaties om
onze praktijken en werkwijze te vergelijken met die van hun
en om informatie en documenten uit te wisselen.
LV3. We gebruiken de suggesties en klachten die we ontvangen
om ons werk te verbeteren.
LV4. Na een opleiding delen we de door ons verworven nieuwe
kennis of praktijken met onze collega's en denken we
samen na over hoe we deze kunnen omzetten in
de praktijk.
LV5. We winnen informatie in over welke dienstverlening
aangeboden wordt en welke kennis beschikbaar is
bij andere teams.
LV6. Wanneer we geconfronteerd worden met moeilijke vragen
die niemand van ons team kan beantwoorden, dan weten
we tot wie we ons kunnen richten en vragen we raad.
10
1. Vragenlijst

• Domein 5: hoe ontwikkelen we ons met het oog op de toekomst (TO)
Acties
TO1. We zorgen dat we op de hoogte blijven met betrekking
tot de kennisdomeinen die nu en in de toekomst belangrijk
zijn voor ons team.
TO2. We evalueren de kwaliteit van ons werk en trekken daar
lessen uit om onze tools en onze methodes te verbeteren.
TO3. We komen na een project of moeilijke taak samen om uit
te wisselen wat we geleerd hebben en om er in het vervolg
rekening mee te kunnen houden.
TO4. We identificeren de kennis en knowhow die we moeten
verwerven om gewapend te zijn voor de toekomst.
TO5. We gaan na wat onze kritieke kennis is, de kennis die we
moeten behouden om de kwaliteit van onze producten of
onze dienstverlening te handhaven.
TO6. We actualiseren de beschrijvingen van onze werkprocessen
op basis van wat we leerden uit ervaring of uit
uitwisselingen met anderen.
Voorbeelden
We abonneren ons op tijdschriften,
we beschikken over een bibliotheek,
we spreken af wie verantwoordelijk
is voor welk domein.
We hebben een
teamontwikkelingsplan, er
bestaan persoonlijke
ontwikkelingsplannen
voor elk teamlid.
VRAGENLIJST
1. Vragenlijst
11

2. INFORMATICATOEPASSING
Meerwaarde
Van zodra de vragenlijsten zijn ingevuld berekent de informaticatoepassing voor elke vraag:
• het gemiddelde van de scores toegekend door de teamleden,
• de spreiding van de scores (zijn de scores min of meer gelijk of zijn er uiteenlopende
meningen).
De informaticatoepassing geeft de gemiddelde scores ook weer in een leesbare en aantrekkelijke
grafische voorstelling.
Meer nog, als het team vroeger al deelnam aan de enquête kunnen de resultaten vergeleken worden
met die van de vorige keer.
De enquêtes zijn anoniem, enkel de globale resultaten worden weergegeven. Ze zijn enkel toegankelijk
voor de leidinggevende van het betrokken team.
Gezien het gaat om een webtoepassing, kan ze gebruikt worden van op elke computer die over een
internetverbinding beschikt. Ze is beschikbaar via www.fedweb.belgium.be (rubriek ‘Over de
organisatie’ > ‘Kennismanagement’).
INFORMATICATOEPASSING
Functionaliteiten voor de leidinggevende van het team
De teamleden gebruiken de toepassing enkel om de online enquête in te vullen. Voor de leidinggevende
van het team zijn er zeven algemene opties beschikbaar via het ingangsmenu:
Op het scherm
Uitleg
Handleiding
Een papieren enquête opstarten
Het formulier afdrukken
Scores ingeven
Een online enquête opstarten
Team aanmaken / kiezen
Link sturen naar het team
Resultaten consulteren
Mijn gegevens wijzigen
Methode
Helpdesk
geeft toegang tot de handleiding van de informaticatoepassing.
via deze optie kan je het enquêteformulier afdrukken en achteraf de scores ingeven. Je gebruikt
deze optie als het team de enquête op papier invult.
laat je toe je teamleden te registreren (een team aanmaken) of een team te kiezen als je
teamleden al bij een vroegere enquête werden geregistreerd. Via de optie ‘Link sturen naar het
team’ ontvangt elk teamlid een e-mail met zijn persoonlijke toegang tot de vragenlijst.
toont de resultaten van een team.
laat je toe je paswoord of persoonlijke gegevens aan te passen.
toont je de brochure ‘Kennis beheren in uw team’ in PDF-versie.
hier kan je, als je moeilijkheden ondervindt, een bericht sturen naar de beheerder van de
informaticatoepassing.
2. Informaticatoepassing
13

Resultaten consulteren
Domein Acties Score Spreiding
DO1 Templates, modellen 1,00
DO2 Beschrijven werkwijzen 4,00
DO3 Nuttige info in documenten 2,00
DO4 Afspraak ivm klasseren 1,33
DO5 Archiveren en verwijderen 2,00
DO6 Server en gedeelde documenten 2,33
KH1 Wie weet wat 1,67
KH2 Samen nadenken over moeilijke vragen 3,00
KH3 Spontaan info meedelen 2,67
KH4 Teamwerk 2,67
KH5 Vertrek van medewerkers beheren 1,33
KH6 Nieuwe medewerkers begeleiden 4,00
LA1 Externe kanalen 3,00
LA2 Externe informatie 2,67
LA3 Externe vragen beantwoorden 2,00
LA4 Extern advies 2,67
LA5 Informatie ter beschikking stellen 2,33
LA6 Externe bijeenkomsten 2,33
LV1 Info filteren en gericht verspreiden 3,33
LV2 Kennis met externen delen 3,00
LV3 Klachten 4,00
LV4 Opleiding & toepassing 2,00
LV5 Externe kennis inwinnen 2,33
LV6 Externe hulp 2,33
TO1 Op de hoogte blijven 1,00
TO2 Evalueren van de kwaliteit 3,00
TO3 Feedback over ervaringen 1,00
TO4 Ontwikkelingsplannen 3,00
TO5 Kritieke kennis 2,00
TO6 Beschrijvingen up-to-date 1,33
De resultatenpagina bestaat uit twee elementen:
• Tabel
•een tabel met de gemiddelde scores voor de 30 acties,
•een grafiek.
De vragenlijst die de teamleden hebben ingevuld lijst de acties op in een willekeurige volgorde (zie
bijlage II. Vragenlijst voor de teamleden). In de resultatentabel zijn de acties echter gegroepeerd per
domein.
Elk domein komt overeen met een code en een kleur:
•informatie en kennis in onze documenten: DO, blauwe kleur,
•kennis en ervaring in onze hoofden: KH, rode kleur,
•hoe leren we aan de buitenwereld: LA, oranje kleur,
•hoe leren we van de buitenwereld: LV, gele kleur,
•hoe ontwikkelen we ons met het oog op de toekomst: TO, groene kleur.
14
2. Informaticatoepassing

Elke actie wordt weergegeven aan de hand van een sleutelwoord en een identificatienummer waarvan
de eerste twee tekens overeenkomen met de code van het domein: ‘KH1’ bijvoorbeeld, duidt de eerste
actie van het domein ‘Kennis en ervaring in onze hoofden’ aan.
Rechts van het sleutelwoord staat de gemiddelde score. Dit cijfer is roodgekleurd wanneer het kleiner
of gelijk is aan 1,5. De score wordt aangevuld met een gekleurd vak dat de spreiding van de
antwoorden weergeeft. Dit vak is:
• rood wanneer de individuele antwoorden uiteenlopend zijn,
• groen wanneer de antwoorden weinig verschillen.
Het vak is wit wanneer de helft (of meer) van de respondenten ‘NVT’ (niet van toepassing) of ‘GM’
(geen mening) antwoordde.
• Grafiek
De grafiek maakt gebruik van de codes en kleuren van de hierboven beschreven domeinen.
De gemiddelde scores zijn op concentrische wijze gepositioneerd rond een nulpunt. Hoe dichter bij het
centrum, hoe lager het resultaat. De laagste score die behaald kan worden is 1.
Dankzij de kleuren toont de grafiek goed de domeinen binnen kennismanagement waarin het team zich
sterk acht en die waarin het denkt dat er ruimte voor verbetering is.
INFORMATICATOEPASSING
2. Informaticatoepassing
15

3. VERBETERPLAN
Waaruit bestaat het
Het verbeterplan vermeldt de prioritaire verbeterpunten die gekozen werden tijdens de teamworkshop
(zie Bijlage III. Template van het verbeterplan).
Het omvat:
•de te ondernemen acties,
•de vereiste werklast,
•de termijn,
•de verantwoordelijke voor de uitvoering.
Het omvat ook rubrieken die de opvolgingsmodaliteiten preciseren:
•de verantwoordelijke voor de opvolging,
•de datum van het opvolgingsgesprek,
•het resultaat van dit gesprek (later in te vullen).
Hoe uitwerken
• Verbeteractie
De verbeteractie dient nauwkeurig te worden beschreven zodat men achteraf kan vaststellen of ze
volledig werd uitgevoerd.
• Werklast
VERBETERPLAN
Het inschatten van de werklast voor de verschillende betrokken personen maakt het mogelijk de
haalbaarheid van de actie en de vastgelegde termijn te evalueren.
• Termijn
De datum dient rekening te houden met de beschikbaarheid van de verantwoordelijke voor de actie.
Indien nodig kan een periode vastgelegd worden in plaats van een specifieke datum.
• Verantwoordelijke voor de verbeteractie
Het is van belang dat de verantwoordelijke voor de actie de middelen en de wil heeft om de actie uit
te voeren.
• Opvolging
Zonder opvolging is er een groot risico dat de actie niet uitgevoerd wordt. De verantwoordelijke voor de
opvolging is doorgaans de leidinggevende van het personeelslid belast met de uitvoering van de actie.
3. Verbeterplan
17

De datum van het opvolgingsgesprek vastleggen is een middel voor de leidinggevende om zich ervan
te verzekeren dat de actie goed werd uitgevoerd; het is ook een motivatiefactor voor de
verantwoordelijke voor de actie.
Indien het resultaat niet volledig positief is, zal het personeelslid - rekening houdende met de
ondervonden problemen - een oplossing zoeken om de actie tot een goed einde te brengen. In dat geval
zal het opvolgingsgesprek opnieuw gevoerd moeten worden.
Voorbeeld
Opvolging
Verbeteractie Werklast Termijn Verantwoor- Verantwoor- Datum Ok
(chronologische volgorde) delijke voor delijke voor gesprek Niet ok
de actie de opvolging
1. De template voor de 2 dagen 25/10 Jacques Myriam 03/11
verslagen van projectvergaderingen
verbeteren
en deze laten valideren door
het team
2. Een abonnement nemen 1 uur 03/11 Julie Jacques 04/11
op het tijdschrift ‘HR
Magazine’ en voor elk
nummer een mail sturen
naar het team met de
titels van de rubrieken
3. De survival kit SENIORS- 2 dagen 01/12 Isabelle Jacques 04/12
JUNIORS invullen en
Günter
hem laten valideren
4. Een indelingsstructuur 4 dagen 30/01 Martijn Jacques 04/02
maken voor de gedeelde
ruimte op de netwerkschijf
en deze laten valideren
door het team
5. De procedure 2 dagen 03/02 Veerle Jacques 10/02
‘aankoopbeheer’ schrijven,
ze testen en 2x/jaar nagaan
of ze nog up-to-date is.
Indien nodig aanpassen
6. Een teamvergadering 2 uren Ten laatste Elke project- Jacques Ten laatste
organiseren op het einde 14 dagen verantwoor- 14 dagen
van elk project na het delijke na de
einde
teamvergadering
18
3. Verbeterplan

CONCLUSIE
Alles tegelijkertijd doen is onmogelijk. Het is beter om de ambities redelijkerwijs te beperken: een
aantal goed gerichte verbeteracties voorzien, ze uitvoeren, de resultaten evalueren. Later kun je de tool
hernemen om de gemaakte vorderingen in te schatten en nieuwe verbeteracties vast te leggen.
CONCLUSIE
Conclusie
19

BIJLAGE I. VOORSTEL VOOR EEN WORKSHOPSCENARIO
De begeleider van de workshop kan het onderstaande scenario gebruiken bij zijn voorbereiding.
Het scenario omvat:
•de duur van elke fase,
•een beknopte beschrijving van de fase,
•het vereiste materiaal.
Het scenario verschilt lichtjes naargelang de deelnemers de vragenlijst online of in papieren versie
invullen. Bij de papieren versie vullen de deelnemers de vragenlijst tijdens de workshop in en worden
daarna de scores ingegeven. Deze twee fases zijn in kleur aangeduid in het scenario.
Bij de elektronische versie (online) beschikken de deelnemers elk over een computer met
internetverbinding. In dit geval vullen ze de vragenlijst buiten de workshop in.
De duur van de verschillende fases in het scenario werd geschat voor zes deelnemers. Deze zal moeten
worden aangepast naargelang van het aantal deelnemers.
Duur Fase Materiaal
30 minuten - Inleiding: context van het project, doelstelling, methode PC, projector, scherm
- Feedback van de teamleden i.v.m. het project PowerPoint-presentatie
30 minuten Inleiding tot kennismanagement PC, projector, scherm
10 minuten Voorstelling van de vragenlijst
20 minuten - Uitdelen van de vragenlijst Papieren versies van de
- Invullen van de vragenlijst door de deelnemers vragenlijst
15 minuten Invoer van de scores door de begeleider van de workshop PC met
(pauze)
internetverbinding
15 minuten Voorstelling van de resultaten PC, projector, scherm
60 minuten - Discussie naar aanleiding van de resultaten Post-its, flipchart,
- Oplijsting van de mogelijke verbeteracties viltstiften
20 minuten Uitwerking van het verbeterplan Flipchart
10 minuten - Finale validatie door de groep
- Informatie over het vervolg van het project
- Feedback van de teamleden over de workshop
BIJLAGEN
Bijlage I. Voorstel voor een workshopscenario
21

✁
BIJLAGE II. VRAGENLIJST VOOR DE TEAMLEDEN
Hieronder vind je een lijst met acties die best practices zijn inzake kennismanagement. We stellen je
voor de manier waarop je team deze acties uitvoert te evalueren door een score toe te kennen aan elk
van de acties.
Als je vindt dat je team deze actie … uitvoert
zet dan…
nooit …………………………………………………………….......……… 1
soms …………………………………………………………….......……… 2
vaak maar zonder gemeenschappelijke methode .……………………..... 3
vaak en met een gemeenschappelijke methode .………………….......... 4
Als een actie niet relevant is binnen jouw context,
Als je een actie onmogelijk kunt evalueren,
noteer dan ‘NVT’
(= niet van toepassing)
noteer dan ‘GM’
(= geen mening)
Acties
Scores
1. We gebruiken tools om het opstellen van vaak te schrijven documenten te
vergemakkelijken en te verbeteren.
Voorbeelden: sjablonen (templates), modellen, formulieren.
2. We selecteren de informatie komende van buiten het team, we zorgen dat
iedereen enkel die informatie krijgt die voor hem/haar nuttig is.
Voorbeeld: we beperken het aantal personen in CC bij mails.
3. We beantwoorden de vragen van de buitenwereld correct en volledig.
Voorbeeld: we duiden voor elk teamlid iemand aan die hem/haar vervangt bij
afwezigheid, we maken een lijst met veel gestelde vragen (FAQ).
4. We identificeren de kennis en knowhow die we moeten verwerven om gewapend
te zijn voor de toekomst.
Voorbeelden: we hebben een teamontwikkelingsplan, er bestaan persoonlijke
ontwikkelingsplannen voor elk teamlid.
5. We zorgen ervoor dat nieuwe teamleden snel geïntegreerd en operationeel zijn.
Voorbeeld: we organiseren een peterschap.
6. We beschrijven onze manier van werken (onze processen, onze werkwijzen) in
documenten.
Voorbeelden: procedures, richtlijnen, handleidingen.
7. We winnen informatie in over welke dienstverlening aangeboden wordt en welke
kennis beschikbaar is bij andere teams.
8. Bij moeilijke vragen nemen we de tijd om samen na te denken.
9. We organiseren ontmoetingen met andere teams om hen onze activiteiten en het
resultaat van ons werk te leren kennen.
10. We nemen in een document alle nuttige informatie op.
Voorbeelden: auteur(s), datum, bestemmeling(en), doel, versie.
BIJLAGEN
Bijlage II. Vragenlijst voor de teamleden
23

✁
Acties
11. Na een opleiding delen we de door ons verworven nieuwe kennis of praktijken
met onze collega's en denken we samen na over hoe we deze kunnen omzetten
in de praktijk.
12. We zorgen ervoor dat kritische kennis bij meerdere personen tegelijk aanwezig is.
Voorbeeld: we werken vaak in duo’s.
13. We actualiseren de beschrijvingen van onze werkprocessen op basis van wat we
leerden uit ervaring of uit uitwisselingen met anderen.
14. Wanneer we geconfronteerd worden met moeilijke vragen die niemand van ons
team kan beantwoorden, dan weten we tot wie we ons kunnen richten en vragen
we raad.
15. We gebruiken efficiënte kanalen om informatie te verspreiden naar andere teams,
andere organisaties en/of de burgers.
Voorbeelden: menselijk contact, brochures, intranet, website.
16. We komen na een project of moeilijke taak samen om uit te wisselen wat we
geleerd hebben en om er in het vervolg rekening mee te kunnen houden.
17. We identificeren binnen het team welke kennis of specifieke knowhow elk van
ons heeft en wie ons kan helpen bij problemen.
Voorbeeld: er bestaat een ‘Wie weet wat’-lijst.
18. We informeren de andere teams, de andere organisaties en/of de burgers over de
dienstverlening die we aanbieden.
19. We zorgen dat we op de hoogte blijven met betrekking tot de kennisdomeinen
die nu en in de toekomst belangrijk zijn voor ons team.
Voorbeelden: we abonneren ons op tijdschriften, we beschikken over een
bibliotheek, we spreken af wie verantwoordelijk is voor welk domein.
20. We delen spontaan de documenten die voor ons allen van belang zijn.
Voorbeeld: we hebben een server waarop we belangrijke documenten plaatsen.
21. We ontmoeten andere personen, teams of organisaties om onze praktijken en
werkwijze te vergelijken met die van hun en om informatie en documenten uit te
wisselen.
22. We zorgen ervoor dat de expertise van een teamlid dat het team verlaat vóór
zijn/haar vertrek wordt doorgegeven aan één of meerdere collega's.
23. We spreken af waar en hoe we onze fysieke en elektronische documenten
klasseren.
24. We evalueren de kwaliteit van ons werk en trekken daar lessen uit om onze tools
en onze methodes te verbeteren.
25. We gebruiken de suggesties en klachten die we ontvangen om ons werk te
verbeteren.
26. We stellen de door ons geproduceerde informatie en gegevens ter beschikking
aan andere teams waar zij gebruik van kunnen maken.
27. We archiveren en verwijderen tijdig de verouderde fysieke en elektronische
documenten.
28. We delen elkaar spontaan interessante weetjes mee.
Voorbeelden: we beschikken over een plaats voor informele ontmoetingen, we
maken tijd voor informele vergaderingen.
29. We gaan na wat onze kritieke kennis is, de kennis die we moeten behouden om
de kwaliteit van onze producten of onze dienstverlening te handhaven.
30. We adviseren collega's van een ander team die met dezelfde vraagstukken
geconfronteerd worden.
Scores
24
Bijlage II. Vragenlijst voor de teamleden

BIJLAGE III. TEMPLATE VAN HET VERBETERPLAN
Hieronder vind je een tabel die de begeleider van de workshop kan helpen bij de uitwerking van het
verbeterplan en bij de opvolging.
De elektronische versie van deze template is beschikbaar op www.fedweb.belgium.be (rubriek ‘Over de
organisatie’>’Kennismanagement’).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Follow-up
Verbeteractie Werklast Termijn Verantwoorde- Verant- Datum Commentaar
lijke(n) voor woordelijke(n) opvolgings- (Ok Niet ok)
de actie opvolging gesprek
BIJLAGEN
Bijlage III. Template van het verbeterplan
25

26
NOTA’S

NOTA’S
27

28
NOTA’S

Kennis beheren in uw team. Analyserooster en verbeterplan.
De tool ‘Kennis beheren in uw team’ is de tweede editie van de brochure ‘Reflectie-instrument
Knowledge Management voor teams’, die in 2003 werd gepubliceerd door de FOD Personeel en
Organisatie en intussen is uitgeput. De tool kon worden verbeterd dankzij de ervaringen op het terrein
en werd ook aangevuld met een online informaticatoepassing.
Deze publicatie laat toe een diagnose te stellen van de manier waarop een team zijn kennis beheert en
op basis daarvan een verbeterplan uit te werken. Ze is bestemd voor teams waarvan de leden dagelijks
en permanent samenwerken.
De elektronische versie van de tool ‘Kennis beheren in uw team’, alsook de bijhorende
informaticatoepassing, zijn beschikbaar op www.fedweb.belgium.be (rubriek ‘Over de organisatie’ >
‘Kennismanagement’).
Contact
FOD Personeel en Organisatie
Directoraat-generaal Interne Communicatie en Kennismanagement (DG COMM-KM)
Wetstraat 51
BE-1040 Brussel
Tel.: +32 (0)2 790 58 00
KM@p-o.belgium.be
Verantwoordelijke uitgever: Jacky Leroy • Wetstraat 51 • 1040 Brussel
Wettelijk depot: D/2010/7737/06
Mei 2010