'Dankzij ICT korter op de bal' - Oegema Transport

36
Jan Erwin Schulenburg van Oegema Transport:
‘Dankzij ICT korter
Bij Oegema Transport is
automatisering een groot
goed. Het leidt immers tot
toegevoegde waarde en
een betere dienstverlening.
Maar automatisering wordt
er desondanks niet heilig
verklaard. ‘De mens zal
altijd een cruciale rol blijven
spelen.’
DOOR TWAN VAN DER HEIJDEN
Tijdens het interview stelt hij het
meerdere malen met klem. Ja, het
is een utopie dat werkprocessen
voor de volle 100 procent zijn te
automatiseren. En nee, de mens zal nooit onmisbaar
zijn in de dagelijkse operatie van een
vervoerder. Maar Jan Erwin Schulenburg,
logistiek manager bij Oegema Transport, is
tegelijkertijd van mening dat automatisering
wel degelijk van toegevoegde waarde is. Het
is namelijk een perfect instrument om de
bedrijfsvoering telkens weer naar een hoger
niveau te stuwen. Uiteraard wel binnen de
kaders van de interne kostenbeheersing.
Transport & Logistiek - 2011 • 06
Jan Erwin Schulenburg: ‘ICT perfect instrument om bedrijfsvoering telkens weer naar hoger niveau te stuwen.’
‘Want’, zo stelt Schulenburg, ‘de klant zal
jouw investeringen in ICT nooit financieren.’
Pure noodzaak
Binnen Oegema Transport, gevestigd in
Dedemsvaart, zijn in totaal twee logistiek
managers, naast Jan Erwin Schulenburg ook
Erwin Jacobs, onder meer verantwoordelijk
voor de analyse van de werkprocessen. Wat
gaat goed? Wat kan beter? Zo’n grondige
aanpak is zeker geen overbodige luxe, zo
blijkt al snel. De Overijsselse vervoerder
verzorgt namelijk een ongekend breed pakket
aan diensten, variërend van 24-uurs distribu-
tie, klantspecifiek transport, nachtdistributie
en pakketdistributie tot specialistisch ADRvervoer
(klassen 1 en 7), warehousing en het
transport van bouwmaterialen. Schulenburg:
‘Dagelijks werken wij met zo’n veertien à
vijftien planningen, die alle specifiek zijn ingericht
op de betreffende activiteit. Met zo’n
grote variëteit is ICT een pure noodzaak.
Want ook hier geldt: zoveel klanten, zoveel
wensen. Of het nu een elektronische facturatie
betreft of een geautomatiseerde vrachtbrief,
door dergelijke vaak terugkerende
activiteitenstromen te digitaliseren, realiseer
je aanzienlijke kostenbesparingen.’

op de bal’
Telkens aanpassen
Schulenburg noemt ter illustratie van zijn betoog
een concreet voorbeeld: het automatisch
scannen van vrachtbrieven, een activiteit
waarmee Oegema Transport een half jaar
terug is begonnen. ‘Dat resulteerde direct in
toegevoegde waarde’, stelt de logistiek manager.
‘Vervolgens kunnen we de vrachtbrief
elektronisch koppelen aan het dossier, samen
met een ritlijst of proof-of-deliverance, om
zo de processen weer verder te stroomlijnen.
Daarbij kan een klant zijn gegevens te allen
tijde raadplegen.’ Een dergelijke automatiseringsslag
vraagt telkens weer een inspanning
van de betrokkenen, beseft Schulenburg zich
terdege. ‘Telkens dienen we de dagelijkse
operatie aan te passen. Maar dat hebben we
er graag voor over, zo blijf je wel kort op
de bal zitten.’ En de klant? Hoe beweegt die
mee? ‘Dat verschilt’, stelt Schulenburg. ‘Wij
zullen onze klanten in principe nooit iets
opleggen, dat past niet in onze filosofie. Zelfs
niet als het automatisering betreft, terwijl we
daar van nature heel enthousiast over zijn.
Wel zullen we proberen de klant waar mogelijk
te sturen. Maar de één pakt een verandering
nu eenmaal sneller op dan een ander.
De één wil, soms zelfs uit eigen beweging,
zijn automatiseringspakket aan dat van ons
koppelen, de ander maakt gebruik van onze
webmodule of order import mogelijkheden
en er zijn ook klanten die Excel-sheets bij
ons willen blijven aanleveren. Om die reden
werken we ook met verschillende klantgroepen,
waarmee we – ieder in zijn eigen tempo
– telkens stappen proberen te maken. Dat
werkt goed en naar ieders tevredenheid.’
Open dialoog
Ondanks dat de voorkeur van Schulenburg
uitgaat naar een standaard automatiseringspakket,
ontkomt hij er niet aan ook af en toe
voor maatwerk te moeten kiezen. ‘Nogmaals,
we hebben veel verschillende soorten klanten
en producten, dat vereist vaak specifieke
oplossingen.’ Eenmaal gekozen voor een
softwarepakket, is het lastig ‘zomaar even’
over te stappen naar een andere leverancier.
Dat weerhoudt Schulenburg er niet van kritisch
te blijven richting de verschillende ICT-
leveranciers, waarmee soms al jaren wordt
samengewerkt. ‘Wij geven de voorkeur aan
een open dialoog. Een ICT-leverancier moet
in mijn ogen meedenken met zijn klant om
zodoende tot de beste oplossingen te komen.
En een klant, Oegema in dit geval, moet op
zijn beurt open staan voor innovatie. Niet
alleen om daarmee voordeel te behalen, maar
ook vanuit de ambitie koploper te willen zijn,
om zo het niveau van de dienstverlening zo
hoog mogelijk te houden.’ Is met ICT alles
mogelijk? Volgens Schulenburg wel. Tenminste,
als wordt uitgegaan van het ideale plaatje
en de theorie. In de praktijk zijn er immers
Met dagelijks
14 à 15 planningen
is ICT pure noodzaak
soms wél grenzen, opgeworpen door bijvoorbeeld
de schaalgrootte van een bedrijf of het
kostenplaatje. ‘Automatisering moet wel leiden
tot toegevoegde waarde en niet louter tot
extra kosten’, aldus Schulenburg. Hij waakt
daarbij voor een overkill. ‘ICT mag nimmer
resulteren in een starre organisatie.’
Gezamenlijk opereren
Richting de toekomst gelooft Schulenburg
in ontwikkelingen als cloud computing en
allesomvattende ERP-toepassingen. ‘Daar
zijn we nu al met zijn allen naar toe aan het
werken. Enerzijds worden ERP-pakketten
bijvoorbeeld steeds vaker aangeboden inclusief
een routeplanningspakket. Anderzijds
zie je steeds meer vervoerders kiezen voor
gezamenlijke planningen en deelnamen aan
netwerken, om zodoende de beladingsgraad
en de ritopbrengst te kunnen optimaliseren.
Producenten van routeplanningspakketten
spelen daar vervolgens weer op in door hun
planningssoftware aan te passen en het eenvoudiger
te maken om vanuit een grote bulk
orders, desgewenst afkomstig van verschillende
vervoerders, een optimale ritplanning
te realiseren.’ Transparantie is daarbij een
groot goed, vindt ook Schulenburg. Ondanks
een loerend gevaar voor een inbreuk op de
LOGISTIEK & TECHNIEK
eigen privacy. ‘Criticasters willen dat nogal
eens te berde brengen. Maar wat mij betreft,
is dat onzin. Het is vooral een kwestie van
vooraf goede afspraken maken. Je moet in
overleg zoveel mogelijk zaken afbakenen.
Zodoende profiteer je van een gezamenlijke
optimalisatieslag, maar houd je tegelijkertijd
geen open huis.’
Menselijke logica
Een bedrijfsoperatie voor de volle 100 procent
automatiseren, is volgens Schulenburg
dus een utopie. Toch tracht hij dat onbereikbare
doel zo dicht mogelijk te benaderen.
Zo laat hij ICT-leverancier Yellowstar op
dit moment een schil leggen over de al
geautomatiseerde processen binnen Oegema
Transport. ‘We werken nu met programma’s
als Transpas van Art Systems, Intertour van
PTV en Fleetworks van Punch Telematix,
naast een apart systeem voor de salarisadministratie:
Unit 4. Dat is uiteindelijk heel
gefragmenteerd. Door al onze software min
of meer te bundelen, wordt het voor ons
mogelijk dagelijks managementinformatie
te genereren waarmee we verder kunnen.
Ik wil weten of we slim bezig zijn. Welke
activiteiten leveren geld op? Welke niet? Wat
zijn de marges? Door uit onze verschillende
softwarepakketten alle relevante informatie
bij elkaar te brengen, verkrijgen we, naast
de dagelijkse operatie, ook inzicht in de
dagelijkse prestatie. Aan de hand van een
helder overzicht. Dat is uiteraard interessant
voor ons, maar uiteindelijk ook voor onze
klanten. Want ook onze dienstverlening zal
logischerwijs profiteren van deze ontwikkeling.’
Het onderstreept volgens Schulenburg
nog maar eens de waarde van automatisering.
Waarbij hij het niet kan nalaten om nog
één keer op zijn stokpaardje te gaan zitten:
‘Automatisering zal de mens nooit volledig
kunnen vervangen, de menselijke inbreng zal
altijd een vereiste blijven. Immers, inzicht
en interpretatie zijn deels te automatiseren,
maar zijn uiteindelijk ook een resultaat van
menselijke logica.’
Transport & Logistiek - 2011 • 06 37