Totstandkoming van overeenkomsten: hoe en wanneer? - Nevi

© NEVIpag.: 1 van 4code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1Totstandkoming van overeenkomsten: hoe en wanneer?Overeenkomsten kunnen zowel mondeling als schriftelijk tot stand komen. In beidegevallen is voor de inkoper de (juridische) beantwoording van de volgende vragen vanbelang: hoe komt een overeenkomst tot stand en wanneer komt een overeenkomst totstand? Daarnaast is het de vraag wanneer een partij gebonden is aan zijn verklaring, endaarop niet meer terug kan komen.Een overeenkomst kan een eenvoudige vorm hebben, maar kan ook complex zijn. Eenmondelinge overeenkomst is vaak eenvoudig. Een schriftelijke overeenkomst over bijvoorbeeldde aanschaf van een informatiesysteem is een stuk ingewikkelder. In het algemeenis de gang van zaken bij de totstandkoming van een mondelinge en een schriftelijkeovereenkomst echter gelijk; beide verlopen in verschillende fasen. Het verschil is dat bij demondelinge totstandkoming de fasen direct op elkaar volgen, terwijl bij de schriftelijketotstandkoming tussen de fasen een tijdsverloop bestaat. Het uitwisselen van documentenkost nu eenmaal tijd.We bespreken in dit artikel het proces van totstandkoming van een overeenkomst via demondelinge weg en via de schriftelijke weg. Ook kijken we naar de totstandkoming vanovereenkomsten bij e-business. Eerst geven we echter het algemene antwoord op devraag hoe en wanneer een overeenkomst tot stand komt.Hoe komt een overeenkomst tot stand?Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding daarvan (art. 6:217 BW).Wanneer komt de overeenkomst tot stand?Een overeenkomst komt tot stand op het tijdstip waarop de aanvaarding wordt ontvangen(artt. 6:223 en 224 BW).Dat een overeenkomst tot stand komt door aanbod en de aanvaarding daarvan, wil zeggendat twee partijen handelend moeten optreden. In juridische terminologie: de partijenmoeten een rechtshandeling verrichten om een overeenkomst tot stand te brengen. Deaanbieder biedt aan en de geadresseerde moet aanvaarden. Indien de laatste niethandelend optreedt, dan komt er geen overeenkomst tot stand. De inkoper die een offerteontvangt en daar niet op reageert, heeft geen overeenkomst gesloten.Aanbod en aanvaarding bij een mondelinge procedureAangezien in zijn algemeenheid het Nederlandse overeenkomstenrecht geen vormvereistenkent, kan het ‘spel’ van aanbod en aanvaarding zowel mondeling als schriftelijkgeschieden. Verreweg de meeste overeenkomsten komen op mondelinge wijze tot stand.Denkt u maar aan de vele consumentenkopen. Ook professionele inkopen gebeuren(helaas) soms mondeling. Denk daarbij aan telefonische (spoed)bestellingen. Tussenaanbod en aanvaarding is bij de mondelinge procedure geen sprake van tijdsverloop.Alle tijdstippen vallen nagenoeg samen.

© NEVIpag.: 2 van 4code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1Aanbod en aanvaarding bij een schriftelijke procedureAnders dan bij de mondelinge procedure verloopt er bij de schriftelijke procedure wél enigetijd tussen de diverse stadia van de totstandkoming. Wat de juridische consequenties zijnop de diverse tijdstippen tussen aanbod en aanvaarding kunnen we het beste weergevenin een schema (afbeelding 1). Uit het schema blijkt dat de aanbieder na de verzending vande aanvaarding eenzijdig gebonden is: hij kan zijn aanbod niet meer wijzigen (het vrijblijvendeaanbod is hierop een uitzondering). De ‘aanvaarder’ heeft de vrijheid en niet deplicht om te aanvaarden; hij behoeft slechts ja te zeggen om de totstandkoming van deovereenkomst te bewerkstelligen. Hij kan zijn aanvaarding nog intrekken voordat deze deaanbieder heeft bereikt.afbeelding 1: schriftelijke totstandkoming overeenkomsttijdstipverzending van de aanbieding• intrekken van de aanbieding is nog mogelijk (art. 3:37 BW lid 5)ontvangst van de aanbieding• intrekken van de herroepelijke aanbieding is niet meer mogelijk• wijzigen van de herroepelijke aanbieding is nog mogelijkverzending van de aanvaarding• wijzigen van de herroepelijke aanbieding is niet meer mogelijk• intrekken van de aanvaarding is nog mogelijkontvangst van de aanvaarding(art. 3:37 BW lid 3)• de overeenkomst is tot stand gekomenNB: bij een vrijblijvende aanbieding kan de aanbieding nog worden gewijzigdook al is de overeenkomst tot stand gekomen. De wijziging moet dan welonverwijld plaatsvinden na ontvangst van de aanvaarding.OntvangsttheorieIn het Nederlandse recht is gekozen dat op het moment van ontvangst van de aanvaardingde overeenkomst tot stand komt. Vandaar de naam ontvangsttheorie. Art. 3:37 lid 3 BWbepaalt dat een tot een bepaalde persoon gerichte wilsverklaring (dus ook die van aanboden aanvaarding) pas werking heeft op het moment dat de verklaring ook daadwerkelijk diepersoon bereikt. Het is dus voor werking van de aanvaarding voldoende dat de aanbiederde aanvaarding heeft ontvangen en van de inhoud kennis heeft kúnnen nemen. Hetvereiste dat de aanbieder ook daadwerkelijk de verklaring heeft vernomen, wordt nietgesteld.

© NEVIpag.: 3 van 4code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1praktijkaanbevelingenLaat iedere aanbieder aan zijn aanbieding een bepaalde geldigheidtermijn verbinden.Daarmee is de aanbieding onherroepelijk.Neem vrijblijvende aanbiedingen niet in behandeling.Ga bij iedere af te sluiten overeenkomst na in welk stadium het proces zich bevindt, en inhet bijzonder of de potentiële leverancier reeds is gebonden aan zijn aanbod.Ga bij het plaatsen van een (bestel)order na of dit document een aanbod of eenaanvaarding is.In art. 3:37 lid 3, tweede volzin, in combinatie met art. 6:224 BW, vinden we een belangrijkeaanvulling op de ontvangsttheorie. Het gaat daarbij om situaties waarin de aanvaardingwordt geacht de aanbieder te hebben bereikt als het niet of niet tijdig bereiken van deaanvaarding voor risico van de aanbieder komt. Deze situaties zijn een eigen handelingvan de aanbieder, een handeling van een ander voor wie de aanbieder aansprakelijk is enomstandigheden die de aanbieder betreffen en waarvan het rechtvaardig is dat hij hetnadeel draagt. Voorbeelden zijn: de aanbieder heeft een onjuist adres opgegeven, geenkennis gegeven van zijn verhuizing, zijn faxapparaat uitgeschakeld of een aangetekendebrief geweigerd.Ten slotte is het goed om de ontvangsttheorie te vergelijken met de mogelijkheid vanherroeping. Herroeping van het aanbod is mogelijk tot het moment van aanvaarding,althans tot het moment waarop mededeling van de aanvaarding wordt verzonden. In datlaatste geval heeft de aanvaarding de aanbieder nog niet bereikt en is er dus ook nog geenovereenkomst tot stand gekomen. In de periode tussen verzending en ontvangst is deaanbieder echter wel eenzijdig gebonden aan het aanbod. Alleen de wederpartij kan - doorintrekking van de aanvaarding via een sneller communicatiemiddel - de totstandkoming vande overeenkomst rechtsgeldig voorkomen.We sluiten de bespreking van dit onderwerp af met het antwoord op de vraag wanneerdegene die het aanbod heeft gedaan gebonden is aan zijn aanbod en wanneer degeadresseerde van het aanbod is gebonden aan zijn aanvaarding. De aanbieder is aan zijnherroepelijk aanbod gebonden vanaf het moment van verzending van de aanvaarding. Degeadresseerde van het aanbod is aan zijn aanvaarding gebonden vanaf het momentwaarop de aanvaarding is ontvangen. Dit is tevens het moment waarop de overeenkomsttot stand is gekomen.Totstandkoming van overeenkomsten bij e-businessDe totstandkoming van een overeenkomst via elektronische weg volgt de normale regelsvan de totstandkoming van een overeenkomst, namelijk door aanbod en aanvaardingdaarvan (art. 6:217 BW). Er is echter nog een extra handeling vereist: zowel aanbod enaanvaarding moeten worden bevestigd (art. 6:227c BW). Wordt een aanbod niet bevestigd,dan wordt het beschouwd als een verwerping daarvan. Zolang een aanvaarding niet wordtbevestigd, kan de ‘aanvaarder’ de overeenkomst nog ontbinden. Een ontvangstbevestigingwordt geacht te zijn ontvangen wanneer deze toegankelijk is voor de geadresseerde.Bijvoorbeeld: een e-mail bericht wordt als ontvangen beschouwd zodra het in de mailboxvan de geadresseerde is beland.Ook als voor de totstandkoming van een overeenkomst het schriftelijkheidsvereiste isgesteld, wordt daaraan voldaan - behoudens enkele uitzonderingen - als de overeenkomstlangs elektronische weg tot stand komt.

© NEVIpag.: 4 van 4code: INP-CON-kre-024-bl.doc versie 1Voor algemene voorwaarden geldt nog dat deze door de wederpartij toegankelijk moetenzijn en moeten kunnen worden opgeslagen.tijdstipontvangst aanbodafbeelding 2: totstandkoming overeenkomst bij e-business• indien geen bevestiging ontvangen, is aanbod verworpenbevestiging ontvangst aanbodontvangst aanvaarding• zolang bevestiging van ontvangst aanvaarding uitblijft,kan ‘aanvaarder’ de overeenkomst ontbindenbevestiging ontvangst aanvaarding• de overeenkomst is tot stand gekomen