Communicatieplan CO2-prestatieladder Pipelife Nederland B.V.

CommunicatieplanCO 2 -prestatieladderPipelife Nederland B.V.Elke verandering begint met een andere manier van kijken(Olaf Hoenson)DoorBusiness ImprovementAuteur: M. KemperVersie: 1.0Datum: 25-oktober-11Doc.nr: 11.A0142b

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11DistributielijstNaamP.L.B. Ummels (Pipelife Nederland)R. de Boer (Pipelife Nederland)AccorderingslijstNaamP.L.B. Ummels (Pipelife Nederland)ParaafVersiebeheerVersie Datum Auteur Opmerkingen1.0 4-okt-11 M. Kemper Initiële versie1.1 17-okt-11 M. Kemper Toevoeging afdelingsleidersoverleg1.2 25-okt-11 M. Kemper Opmerkingen Pipelife op plan verwerkt.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 2-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11Inhoud1 INTRODUCTIE ......................................................................................... 42 COMMUNICATIEDOELSTELLING EN DOELGROEP ...................................... 52.1 COMMUNICATIEDOELSTELLING ......................................................................... 52.2 DOELGROEPEN ........................................................................................... 52.2.1 INTERNE DOELGROEPEN .............................................................................. 52.2.2 EXTERNE DOELGROEPEN .............................................................................. 62.2.2.1 Overheden .................................................................................... 62.2.2.2 Klanten ......................................................................................... 62.2.2.3 Leveranciers .................................................................................. 72.2.2.4 Branche vereniging ......................................................................... 72.2.2.5 Niet Gouvernementele Organisaties (NGO’s)....................................... 72.2.2.6 Burgers / omwonenden ................................................................... 83 MEDIA ..................................................................................................... 93.1 COMMUNICATIE MIDDELEN .............................................................................. 94 COMMUNICATIESTRATEGIE CO 2 -PRESTATIELADDER ............................. 114.1 DOELSTELLINGEN EN BELEID.......................................................................... 114.2 INTERNE COMMUNICATIE .............................................................................. 114.2.1.1 Maandelijkse review meeting .......................................................... 114.2.1.2 MT-overleg Pipelife ....................................................................... 114.2.1.3 CMT-overleg Pipelife ..................................................................... 124.2.1.4 Afdelingsleiders Overleg ................................................................ 124.2.1.5 Overleg werkgroep Energie ............................................................ 124.2.1.6 Maandelijkse Nieuwsbrief ............................................................... 124.2.1.7 Presentatie budget ........................................................................ 124.2.1.8 Presentatie business plan............................................................... 134.2.1.9 Communicatiemodel Pipelife Nederland ............................................ 134.3 EXTERNE COMMUNICATIE ............................................................................. 144.3.1.1 Internet ...................................................................................... 144.3.1.2 Direct mailing .............................................................................. 144.3.1.3 Actieve deelname in werkgroepen ................................................... 144.3.1.4 Overige media ............................................................................. 154.4 VERANTWOORDELIJKHEDEN ........................................................................... 154.4.1.1 Interne communicatie ................................................................... 154.4.1.2 Externe communicatie ................................................................... 15BIJLAGE 1 INVENTARISATIE STAKEHOLDERS ......................................... 16BIJLAGE 2 COMMUNICATIEMODEL PIPELIFE NEDERLAND ....................... 17Communicatiemodel Pipelife Nederland .......................................................... 17Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 3-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-111 IntroductieVoor u ligt het communicatieplan van Pipelife Nederland (hierna Pipelife) welk is opgesteld inhet kader van certificering op de CO 2 -prestatieladder. Het communicatieplan draagt bij aan deinbedding van de CO 2 -prestatieladder-norm in de organisatie en aan hetbewustwordingsproces betreffende de CO 2 -uitstoot. Het communicatieplan geeft eenbeschrijving op welke manier het communicatieproces en de eisen als bedoeld onder 3.C.2.beschreven in het document de CO 2 -Prestatieladder 1 zijn geregeld.Conform de CO 2 -prestatieladder zal er zowel intern als extern over de CO 2 -footprint en dekwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Van het energiebeleid,mogelijkheden tot individuele en gemeenschappelijke bijdrage tot reductie, het huidigeenergieverbruik en trends in het bedrijf zijn middels communicatieprocedures en aangewezenverantwoordelijken beschreven in de verschillende communicatie-uitingen.In het communicatieplan zijn de interne en externe doelgroepen, de wijze van communicatie,de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende activiteiten benoemd en uitgeschreven. Deactiviteiten zijn daarbij toegewezen aan bestaande rollen binnen de organisatie.Het communicatieplan heeft de volgende opbouw:In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd entoegelicht.In hoofdstuk 3 zijn de verschillende media beschreven, die kunnen worden ingezet.In hoofdstuk 4 en 5 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven.1 ‘CO2-prestatieladder, Samen zorgen voor minder CO2’ versie 2.0 van 23 juni 2011 uitgebracht door SKAOCopyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 4-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11In hoofdstuk 4 en 5 worden de doelgroepen aan de verschillende media gekoppeld.2.2.2 Externe doelgroepenVoor Pipelife is het extern communiceren van groot belang. Zij beseft dat communicatie vanhaar MVO activiteiten evenals milieueffecten die optreden op andere plaatsen in de keten haargeloofwaardigheid vergroot en haar intrinsieke motivatie voor maatschappelijk verantwoordondernemen (MVO) en het milieu vertaalt. Extern communiceren geeft het signaal dat hetMVO belangrijk wordt gevonden en vormt tegelijk een overeenkomstig signaal met datgenewat Pipelife naar haar medewerkers afgeeft.De volgende externe doelgroepen voor Pipelife zijn onderscheiden en onderverdeeld in dehieronder weergegeven opsomming. Deze zijn vervolgens per categorie verder uitgewerkt.1. Overheden;2. Klanten;3. Leveranciers;4. Branche vereniging;5. Geldverstrekkers en banken;6. Branchegenoten en concurrenten;7. Burgers / omwonenden;8. Niet Gouvernementele Organisaties.In bijlage 1: inventarisatie stakeholders zijn de verschillende belanghebbenden, hun rollen enbelangen per doelgroep beschreven.2.2.2.1 OverhedenOverheden, overheidsinstellingen behoren tot de klantengroep en belanghebbenden vanPipelife. De reden hiervoor is dat, naast dat zij klanten zijn, de overheid tevens regelgever enhandhaver is. Denk hierbij aan: Emissie van voertuigen (euronorm + roetmeting); Energieverbruikers (bijvoorbeeld in kantoren werkplaatsen en op parkeerplaatsen o.a. inhet kader van bijvoorbeeld de milieuvergunning); Elektronisch Milieu Jaarverslag (E-mjv).De volgende overheden zijn geïdentificeerd: Rijksoverheid; Provinciale overheid; Gemeentelijke overheid; Agentschap.nl.2.2.2.2 KlantenOpdrachtgevers zullen steeds meer vragen stellen over de MVO activiteiten, de impact op hetmilieu en zaken zoals de CO 2 -footprint vanwege het belang op de mondiale leefomgeving enhet voortbestaan van de organisatie. Dit is merkbaar bij gesprekken met opdrachtgevers, inaanbestedingstrajecten en in gesprekken met afnemers die bewust omgaan met het milieu.Belangrijke opdrachtgevers voor Pipelife zitten in de volgende branches: Netwerkbedrijven; Aannemers Grond-, Weg- en Waterbouw met CO 2 -prestatieladder; Aannemers Grond-, Weg- en Waterbouw; Aannemers Utiliteit; Aannemers Utiliteit met CO 2 -prestatieladder; Ingenieurs / Adviesbureau; Distributeurs.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 6-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-112.2.2.3 LeveranciersLeveranciers leveren een bijdrage in het reductiemogelijkheden en -beleid dat Pipelife heeftingezet voor haar CO 2 -emissie en zij kunnen verbeteringen aandragen voor haar milieuprestaties.Om de leveranciers te betrekken, informatie te verzamelen, te informeren en aante geven hoe zij kunnen participeren in de MVO ontwikkelingen bij Pipelife is een goede relatiemet de leveranciers belangrijk.Conform de CO 2 -prestatieladder dienen leveranciers zich aan te kunnen sluiten bij de doelstellingendie Pipelife zich stelt in zake de reductie van haar CO 2 -emissie.Leveranciers zijn te onderscheiden in drie categorieën: Leveranciers van grondstoffen en producten; Overige leveranciers (diensten, inleen van personen, (onder)aannemers).De leveranciers van grondstoffen en producten zijn deels intercompany leveringen (zoalsPipelife Duitsland). Daarnaast worden grondstoffen veel geleverd door Solvay (moederbedrijfvan Pipelife International).Belangrijke overige leveranciers zijn onder andere: DHL Exel Supply Chain; Randstad; KIWA en andere certificerende instanties.2.2.2.4 Branche verenigingDeze klantengroep bestaat uit de branche verenigingen en de concurrenten die samen metPipelife in deze verenigingen vertegenwoordigd zijn. Samenwerking en overleg metconcurrenten in de branche vereniging stelt Pipelife in staat proactief over haarmilieuprestaties en eisen van de CO 2 -prestatieladder te communiceren.Conform de CO 2 -prestatieladder kunnen concurrenten op de website van Pipelife en viapersberichten kennis nemen van het energiebeleid en de CO 2 - en energiereductiedoelstellingen.Dit geldt tevens andersom: Pipelife neemt kennis van de CO 2 - en deenergiereductiedoelstellingen middels de website en eventuele persberichten vanconcurrenten.Middels de website zal Pipelife ook de concurrenten informeren over haar MVO activiteiten,milieuprestaties en belangrijke milieuaspecten. En niet te min is iedereen met eeninternetverbinding en een computer in staat deze informatie tot zich te nemen.Brancheorganisaties welke voor Pipelife van belang zijn: TEPPFA; Bureau leiding.2.2.2.5 Niet Gouvernementele Organisaties (NGO’s)NGO’s zijn organisaties met een maatschappelijk karakter die invloed aanwenden om beleidvan overheden en bedrijfsleven te veranderen. Deze NGO’s zijn geïnteresseerd in deactiviteiten die Pipelife uitvoert op het gebied van CO 2 -emissiereductie en haarmilieuprestaties; zij zijn bereid mee te denken in serieuze plannen om te komen tot eenbetere samenleving en zijn geïnteresseerd om support van Pipelife te verkrijgen voor ideeënwaar zijzelf mee aan de slag zijn. Visa versa is het voor Pipelife van wezenlijk belang om incontact met NGO’s tot een verbetering van informatie uitwisseling en initiatieven voor eenbetere leefwereld te komen.Het in gesprek zijn en informeren kan zowel individueel als via de branche- enwerkgeversorganisaties gebeuren. De belangrijkste branche- en werkgevers-organisaties voorPipelife zijn benoemd onder 2.2.2.4.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 7-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11Voorbeelden van NGO’s voor Pipelife: Milieugroeperingen.2.2.2.6 Burgers / omwonendenCommunicatie met de omgeving stelt Pipelife in staat om hinder te minimaliseren,milieueffecten tot een minimum te beperken maar ook beschikbare technieken te evolueren.De omgeving van Pipelife wordt ook gevormd door de hulpverleningdiensten, buren,buurtverenigingen, scholen vrijwilligersorganisaties en mensen in de omgeving. Bovendienvormen mensen in de omgeving voor Pipelife een goede graadmeter met betrekking tot deomgevingskwaliteit.Voorbeelden van deze doelgroep voor Pipelife: Omwonenden rond de locaties van Pipelife; Lokale verenigingen; Ondernemersvereniging Enkhuizen.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 8-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-113 MediaVoor het informeren van de verschillende doelgroepen kunnen diverse media worden ingezet.Hierbij is onderscheid gemaakt naar interne en externe communicatie.3.1 Communicatie middelenVoor het communiceren van de boodschap staan er talloze middelen (media) tot de beschikking.Hieronder geeft een overzicht van de middelen die kunnen worden ingezet ten behoevevan de communicatie vereisten conform de CO 2 -prestatieladder.1. Verbale uiting zoals mondeling overleg, telefoonconversaties en vergaderingen;2. Geschreven (schriftelijke) media zoals intranet, e-mail en nieuwsbrieven;3. Audio visuele en sociale (hybride) media zoals video, twitter, facebook.Categorie Middel ToelichtingVerbalecommunicatieGeschrevencommunicatieMondeling(overleg,interview,vergadering)Open dagVoorlichtingenscholenIntranetWebsiteE-mailNieuwsbriefopMededelingenbordVeiligheidsbordEen gesprek kan een vrijblijvend of een formeelkarakter hebben met als doel teinformeren en/of te beïnvloeden. Door hetvoeren van gesprekken kan Pipelifeervaringen verruimen en kennis opdoen opwelke punten we nog tekortschieten watbetreft onze inspanningen.Een open dag, open huis, publieksdag ofopendeurdag is een sterk middel om incontact te komen met lokalebelanghebbenden en deze doelgroep teinformeren over Pipelife.Een voorlichting op scholen en kennisinstitutenkunnen jongeren, docenten enandere belanghebbenden inzicht te geven, informatie,het enthousiasmeren over het vakgebeiden het onderwijzen over de huidigeontwikkelingen vanuit een praktijkgericht kader.Het primaire doel van een intranet is hetelektronisch delen van informatie binnen eenorganisatie.Een website is veelal publieke toegankelijkten behoeve van informatieve doeleinden.Met e-mail zijn in korte tijd veel mensenbereiken zonder hen te storen in hunwerkzaamheden. De boodschap staat zwartop wit en mits helder geformuleerd kan er inlatere communicatie uitingen naar de inhoudworden verwezen.Een nieuwsbrief is een regelmatige publicatiezeer geschikt om informatie te verstrekkenaan de leden of werknemers en dezebelanghebbenden te beïnvloeden.Het mededelingenbord en veiligheidsbord iseen doeltreffend middel om productiemedewerkerste informeren over actueleinformatie.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 9-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11Audio visuele ensociale (hybride)mediaBedrijfsbladPersberichtEnquêtesVideo(boodschap)MededelingenbordVeiligheidsbordEen uitgebreide versie van de nieuwsbrief omdoor een organisatie zijn eigen boodschappente communiceren met bepaalde doelgroepen(intern met medewerkers via het personeelsbladof extern met donateurs en klantenvia een relatiemagazine).Een organisatie, bedrijf of persoon die demogelijkheid zoekt om in brede kring aandachtte verkrijgen voor een bepaald standpuntof concreet feit, kan dat trachten dooraan nieuwsmedia zelf een concept voor eenartikel te verschaffen. Het standpunt of feit ineen persbericht wordt verwoord zodanig dathet standpunt het tot een nieuwsfeit maaktmiddels de nieuwswaarde van het standpunt.Hiervoor dient de belangstelling van de ontvangerte worden gewekt.Een enquête of bevraging is een manier vanonderzoek doen, waarbij gebruik wordt gemaaktvan een vragenlijst, die aan meerderepersonen wordt voorgelegd. Deze personenkunnen de hele doelgroep vormen, of zijn gehaalduit een representatieve steekproef. Hetonderzoek kan gaan om zowel feiten als meningen(zoals bij een opiniepeiling). De uitslagvan een enquête kan op zichzelf geheimhoudenworden, maar dient meestal ter ondersteuningvan andere gegevens enbelanghebbenden ook informeren.Om bij klanten op een interactieve manieraandacht te trekken en te informeren vooreen bepaald standpunt is er de mogelijkheidom met korte films op media zoalstelevisieschermen en internet aandacht voorhet standpunt te vragen. Video is uitermategeschikt om aan de buitenwereld te laten zienwaar de onderneming toe in staat is, wat hetbetekent en waar de organisatie voor staatbetreffende het standpunt.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 10-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-114 Communicatiestrategie CO 2 -prestatieladderIn dit hoofdstuk worden de verschillende communicatie onderwerpen met betrekking tot deCO 2 -presetatieladder beschreven.4.1 Doelstellingen en beleidIeder jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een directiebesluit: Energiebeleid; Energie reductiebeleid en doelstellingen; CO 2 -reductiebeleid en doelstelling.Ieder half jaar wordt de volgende informatie geactualiseerd (verantwoordelijk: directiePipelife): CO 2 -voetafdruk prestatieresultaten scope I en II; Voortgang resultaten versus doelstellingen; Diverse lopende projecten en initiatieven om CO 2 -uitstoot te reduceren.4.2 Interne communicatieVoor de interne communicatie conform de CO 2 -prestatieladder gebruikt men de volgendemedia:1. Maandelijkse review meeting;2. Direct (mondeling) bij MT-overleg;3. Direct (mondeling) bij CMT-overleg;4. Direct (mondeling) bij afdelingsleidersoverleg;5. Direct (mondeling) overleg werkgroep energie;6. Maandelijks nieuwsbrief;7. Presentatie van budget;8. Presentatie van businessplan;9. Communicatiemodel Pipelife Nederland.4.2.1.1 Maandelijkse review meeting (mondeling)Maandelijks vinden er business reviews plaats tussen de algemeen directeur enleidinggevenden en stafmedewerkers. Hierbij worden alle lopende zaken binnen deverschillende afdelingen besproken. Indien van toepassing zal ook de eventuele voortgang vanCO 2 -projecten worden besproken en kunnen nieuwe initiatieven op dit gebied wordenvastgesteld.4.2.1.2 MT-overleg PipelifeDit overleg is het management team overleg met directie en de vier afdelingen Operations,Marketing & verkoop, Algemene & Personele Zaken en F&A / IT.Bij de overleggen wordt CO 2 -reductie geagendeerd en worden besluiten genomen over hetcommunicatiebeleid en interne als externe initiatieven hieromtrent. Verder wordt de voortgangvan het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie besproken in hetperformance overleg. De reductiedoelstelling van branchegenoten en concurrenten worden inhet overleg besproken ter voorbereiding van de jaarlijkse vaststelling van dereductiedoelstelling van Pipelife. Daarnaast is in dit overleg ruimte voor afstemming van dedoelstellingen en de ambities rondom de carbon footprint. Van het overleg vindtverslaglegging plaats. Het verslag en vastlegging vinden plaats in het kader van het jaarlijksebudgetproces. Doelstellingen worden als budgetdoelstellingen vastgelegd.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 11-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-114.2.1.3 CMT-overleg PipelifeDit overleg is het Commercieel Management Team overleg met directie en de afdelingMarketing & verkoop. Bij dit overleg wordt het communicatiebeleid omtrent MVO en CO 2 -reductie geagendeerd en worden besluiten genomen over het externe communicatiebeleid en -acties en externe initiatieven hieromtrent. Verder wordt het overleg geïnformeerd over devoortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie.Marktinformatie van branchegenoten en concurrenten worden in de overleggen besproken tervoorbereiding van de jaarlijkse vaststelling van de reductiedoelstelling van Pipelife. Daarnaastis in dit overleg ruimte voor afstemming van de doelstellingen. Van het overleg vindtverslaglegging plaats.4.2.1.4 Afdelingsleiders OverlegTweewekelijks vindt het afdelingsleiders overleg plaats. Tijdens dit overleg staat het MVO alsvast agendapunt op de agenda. Hierin worden de acties en de voortgang besproken van delopende zaken ten aanzien van de CO 2 -prestatieladder. Tevens kunnen binnen dit overlegbeleidsbeslissingen worden genomen. Van dit overleg vindt verslaglegging plaats.4.2.1.5 Overleg werkgroep EnergieIn dit overleg vindt de afstemming van informatie voor het energiemanagement systeem, deCarbon Footprint, het MJA3 programma en het elektronisch Milieu Jaarverslag plaats, wordenreductiedoelstellingen voorbereid, de voortgang van de reductieacties bewaakt en bijgestuurden het CO 2 -informatiesysteem en het energiemanagement systeem geëvalueerd. Deresultaten worden gerapporteerd aan het MT-overleg. Vanuit het MJA3 programma is ditoverleg oorspronkelijk geïnitieerd, maar zij zal nu een bredere doelstelling gaan hanteren.4.2.1.6 Maandelijkse PersoneelsnieuwsbriefEr worden diverse mediamiddelen gebruikt om de medewerkers te informeren en teattenderen over CO 2 -reductie en de CO 2 -prestatieladder. Voor vragen en/of ideeën betreffendede CO 2 -prestatieladder en energie- en CO 2 -reductie wordt gebruik gemaakt van het volgendeemail adres: info@pipelife.nl. en de ideeënbus. Periodiek worden ideeën beoordeeld door eencommissie en beloond.Het e-mailadres wordt uitgelezen.Beheerder: SecretariaatInformatie over de voortgang van het project en de CO 2 -footprint wordt in de nieuwsbriefgepubliceerd. Deze nieuwsbrief wordt maandelijks bij de salarisstrook meegestuurd. Minimaaleenmaal per half jaar worden de resultaten uit de Carbon Footprint aan het personeel gecommuniceerd.Voor versterken van de zichtbaarheid wordt een MVO logo gehanteerd.De inhoud van deze nieuwsbrief bevat minimaal: Het CO 2 -beleid en daaraan gekoppeld energiebeleid; De huidige status van de gerealiseerde CO 2 -uitstoot en energieverbruik; De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO 2 -reductie; Voortgang ten opzichte van de doelstellingen; Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op operationeel- en persoonlijk niveau; Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren; Trends van energieverbruik en CO 2 -uitstoot.4.2.1.7 Presentatie budgetVanuit de directie wordt jaarlijks intern middels een presentatie aan leidinggevenden enstafmedewerkers het budget gepresenteerd. In deze presentatie zal gecommuniceerd wordenover het project, de actuele resultaten en welke bijdrage medewerkers individueel kunnenhebben om CO 2 uitstoot te reduceren.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 12-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-114.2.1.8 Presentatie business planDe directie presenteert 1 maal per jaar haar Business plan aan de holding. Hierin wordt alsvast item het CSR-beleid (Corporate Social Responsibility) van Pipelife Nederlandgepresenteerd. Dit betreft een evaluatie van het uitgevoerde beleid en een presentatie van hetbeleid voor de komende periode.4.2.1.9 Communicatiemodel Pipelife NederlandNaast actieve communicatie vanuit de directie kunnen medewerkers ook zelf informatie kunnenverkrijgen over het project en rondom thema’s strategie, financiën, marketing en verkoop,veiligheid en gezondheid, personeelszaken en innovatie. Hiervoor is een communicatiemodelPipelife Nederland opgesteld die als bijlage 2 aan dit communicatieplan is toegevoegd.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 13-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-114.3 Externe communicatieVoor vragen en/of ideeën betreffende de activiteiten gericht op verbetering van het milieu enhet leefklimaat zoals de CO 2 -prestatieladder wordt het volgende emailaccountgebruikt:’info@pipelife.nl‘.Het e-mailadres wordt uitgelezen.Beheerder: secretariaatDe volgende (specifieke) media worden voor externe communicatie onderscheiden:1. Internet;2. Direct mailing;3. Actieve deelname en initiatie van werkgroepen;4. Overige media;5. Gesprekken met NGO’s en overheden.4.3.1.1 InternetPipelife zal voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een website inrichtenconform de eisen van de CO 2 -prestatieladder. De website bestaat uit een aantal onderdelen envoldoet aan de eisen die worden gesteld in het handboek van de CO 2 -prestatieladder: Informatie: informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO 2 -en energie reductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij groteafwijkingen, meerdere keren per jaar; Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden zijn er mogelijkheden tot het participerenin initiatieven die door Pipelife zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO 2 -uitstoot enenergieverbruik; Deelname aan initiatieven: informatie over de initiatieven waar Pipelife zich bij aan heeftgesloten.4.3.1.2 Direct mailingPipelife communiceert middels direct mailing haar activiteiten op het gebied van CO 2 -emissieen CO 2 -reductie en haar deelname aan initiatieven naar haar directe belanghebbenden. Ditgebeurt wanneer deze meldingen actueel en relevant zijn. Afhankelijk van de doelgroep zullenbelanghebbenden actief danwel passief worden geïnformeerd. In bijlage ‘inventarisatiestakeholders’ zijn de verschillende externe belanghebbenden, hun rollen en belangen perdoelgroep, de wijze van communicatie en de benadering beschreven.4.3.1.3 Actieve deelname in werkgroepenHet CO 2 -beleid naar buiten brengen en laten zienBinnen de maatschappelijke omgeving waarin Pipelife opereert, zijn er diverse initiatieven dietot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Pipelife participeert in eenaantal initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied CO 2 -emissiereductie in het kader van processen in de branche voor een actieve bijdrage in dewerkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeftaan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren.Pipelife heeft zich aangesloten bij het volgende initiatief:- MJA3 programma rubber- & kunststof industrie- Convenant vinyl 2010 binnen de kunststofindustrieVan de gesprekken, die minimaal twee keer per jaar plaats vinden, dient verslag te wordengemaakt. Tevoren dient een agenda te worden opgesteld en toegezonden, met als bijlagen dedocumenten op basis waarvan het gesprek wordt gevoerd.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 14-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-114.3.1.4 Overige mediaPipelife communiceert nog beperkt via social media. Wel zal bij communicatie via emails, inverkooppresentaties en op facturen en leverbonnen worden gecommuniceerd over het projectmet logo en verwijzing naar de website.4.4 VerantwoordelijkhedenNamens Pipelife is de directie verantwoordelijk voor het communicatieplan, de inhoudelijkeuitwerking en activiteiten die zijn benoemd in het communicatieplan.4.4.1.1 Interne communicatieActiviteit Termijn Verantwoordelijke1.1 Review meeting Maandelijks Directie1.2 Managementoverleg Maandelijks Directie1.3 Commercieel Management Maandelijks DirectieOverleg1.4 Werkgroep Energie Kwartaal Manager Operations1.5 Nieuwsbrief Maandelijks Directie1.6 Presentatie budget JaarlijksDirectie(september)1.7 Presentatie business plan Jaarlijks (mei) Directie4.4.1.2 Externe communicatieActiviteit Termijn Verantwoordelijke2.1 Internet Update continu Directie2.2 Direct mailing/ 1 op 1 Ad hoc basis Commercie2.3 Actieve deelname in werkgroepenMinimaalDirectiehalfjaarlijksCopyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 15-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11Bijlage 1Inventarisatie stakeholdersCopyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 16-18

Welke belanghebbendeWelke informatiebehoefteBeinvloeden (B),Informeren (I)Wat communicerenWanneercommunicerenWaarmeeAandeelhouders / moederorganisatie PipelifeInternationalFinancieel resultaatKlanttevredenheidMedewerkerstevredenheidImago intern en externBeinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataReview meetings(maandelijks),budgetmeetings (1x perjaar), businessplan meeting(1x per jaar) presentatieDirectieManagement teamFinancieel resultaatKlanttevredenheidMedewerkerstevredenheidImago intern en externFinancieel resultaatBedrijfsbeleid, missie, strategieBeinvloeden (B), Informeren (I)Beinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDatacommunicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataMT-overlegMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanMT-overlegMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatieNieuwsbrief/ presentatieLeidinggevendenFinancieel resultaatBedrijfsbeleid, missie, strategiezelf ontplooiingsmogelijkhedenBeinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatieInleen medewerkersAfdelingen:Financieel resultaatContinuiteit en baanzekerheidInteressant werkBeinvloeden (B), Informeren (I)Beinvloeden (B), Informeren (I)Beinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDatacommunicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDatacommunicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatieNieuwsbrief/ presentatieNieuwsbrief/ presentatie- OperationsBedrijfsbeleid, missie, strategieMarktontwikkelingenInnovaties en productontwikkelingDuurzaamheid en energiebesparingBeinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataWerkgroep EnergieMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatie- Marketing & verkoopBedrijfsbeleid, missie, strategieMarktontwikkelingenInnovaties en productontwikkelingDuurzaamheid en energiebesparingBeinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataCMT-overlegMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatie- Algemene & Personele ZakenBedrijfsbeleid, missie, strategieOntwikkelingen personeelsbeleidInnovaties en productontwikkelingenFinancieel resultaatBeinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatie- F&A / ITFinancieel resultaatBedrijfsbeleid, missie, strategieConsequenties voor financieringStrategie moederbedrijfBeinvloeden (B), Informeren (I)communicatie internWelke doelstellingenWelke acties al gedaanDataMaandelijkse nieuwsbriefPresentatie van budget enbusinessplanNieuwsbrief/ presentatie11-10-2011, Intern

Welke belanghebbendeNEDERLANDOVERHEDENWelke informatiebehoefteBeinvloeden (B),Informeren (I)Rijksoverheid Transparantie over naleving wetgeving Informeren allesProvinciale overheid Transparantie over naleving wetgeving Informeren allesTransparantie over naleving wetgevingImago, productkenmerken en transparantie overwerkzaamheden en prijs. Overheid wil met goedeGemeentelijke overheiddiensten zich profileren. Beinvloeden (B), Informeren (I) allesAgentschap.nl Transparantie over naleving wetgeving Informeren allesWatcommunicerenWanneercommuniceren Waarmee Actief/ passiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefoktober - november, daarnaelk half jaarpassief & actiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website en MJA rapportage passiefKLANTENNetwerkbedrijvenAannemers GWW CO 2 PrestatieladderImago, productkenmerken en transparantie overwerkzaamheden en prijs Beinvloeden (B), Informeren (I) allesPrijsKwaliteit en Duurzaamheid (in verband met CO 2prestatieladderTransparantie (Carbon Footprint) en actieve deelnameinitiatievenCO2 reductieLifecycle kosten Beinvloeden (B), Informeren (I) allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefAannemers GWWPrijsKwaliteit en Duurzaamheid (in verband met CO 2prestatieladderKostenbesparing Beinvloeden (B), Informeren (I) allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefAannemers UtiliteitAannemers Utiliteit CO 2PrestatieladderPrijsKwaliteit en Duurzaamheid (in verband met CO 2prestatieladderKostenbesparing Beinvloeden (B), Informeren (I) allesPrijsKwaliteit en Duurzaamheid (in verband met CO 2prestatieladderTransparantie (Carbon Footprint) en actieve deelnameinitiatievenLifecycle kosten Beinvloeden (B), Informeren (I) allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefBeinvloeden (B), Informeren (I)allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefIngenieurs / AdviesbureauLifecycle kostenGoed product met goede milieubelastingDuurzaamheid (technisch, energie en milieu)CO2 reductie Beinvloeden (B), Informeren (I) allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefDistributeursMargeBedrijfsbeleid, missie, strategieProductspecificaties, kwaliteit en duurzaamheidkenmerkenContinuiteit van levering Beinvloeden (B), Informeren (I) allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenvia website, 1op1 contacten, meenemenin verkooppresentatie, opdruk op factuuren leverbonnen, communicatie bij emails actiefLEVERANCIERSLeveranciers- KIWA (certificerende instanties)Marge van toeleverende partijenBedrijfsbeleid, missie, strategieProductspecificaties, kwaliteit en duurzaamheidkenmerkenContinuiteit van relatie Beinvloeden (B), Informeren (I) allesTransparantie over naleving certificatenWerkgelegenheid/ continuiteit Beinvloeden (B), Informeren (I) allesoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzenoktober - november, daarnaelk half jaar, op beurzeninkoopopdrachten / inkoopgesprekken /op termijn aanpasseninkoopvoorwaarden/websitep p pg pop termijn aanpasseninkoopvoorwaarden/websiteactiefactiefBRANCHE VERENIGINGBranche vereniging:- Teppfa- Bureau LeidingConcurrentBrancheverenigingen vertegenwoordigen belangenvan leden voor bedrijfsondersteuning,marktonderzoek, lobby overheden etc. Op welkemanier kunnen deze partijen Pipelife ondersteunenbij marktintroductie van nieuwe producten en welkeinformatie hebben zij hiervoor nodig? Beinvloeden (B), Informeren (I) alles Per vergadering Per vergadering / website passiefBedrijfsbeleid, missie, strategieTransparantie / MVO Informeren allesoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefGELDVERSTREKKERS EN BANKENGeldverstrekkers (o.a. bank)BURGERS EN OMWONENDENBurgers / omwonendenFinancieel resultaatBedrijfsbeleid, missie, strategieTransparantie / MVO Informeren allesTransparantie over activiteitenVeiligheidDuurzaamheid en milieuMaatschappelijke betrokkenheidWerkgelegenheid Informeren alles- Lokale verenigingen Informeren allesNGO: NIET GOUVERNMENTELE ORGANISATIES- Milieugroepering Informeren alles- ondernemersvereniging Enkhuizen Informeren allesoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefoktober - november, daarnaelk half jaar via website passiefINTERNATIONAALNader te bepalen.11-10-2011, Extern

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11Bijlage 2Communicatiemodel Pipelife NederlandCommunicatiemodel Pipelife NederlandThemaOnderwerpVerantwoordelijkinformatiestroomStrategie Visie / Missie P. UmmelsNormen & waardenP. UmmelsDoelstellingenP. UmmelsOrganisatieP. Ummels/J. HussaartsInvesteringen / budgetten P. UmmelsFinanciën EBITDA / omzet D. BentvelzenVerkopenD. BentvelzenKostenD. BentvelzenWerkkapitaalD. BentvelzenMarketing & ProductassortimentP. UmmelsVerkoopKlantenP. UmmelsSeminars / beurzenP. UmmelsActiesP. UmmelsVeiligheid & SHE-programmaJ. KosterGezondheidRI&EJ. Koster/J. Hussaarts5SJ. KosterBHV / EHBO / Brandweer J. Koster/J. HussaartsPersoneelszaken Arbeidsvoorwaarden J. HussaartsOpleiding / ontwikkeling J. HussaartsVacaturesJ. HussaartsSociale evenementen J. HussaartsInnovatie Productontwikkeling J. KosterIdeeënJ. KosterAlgemeenUit het medewerkerstevredenheidonderzoek isgebleken dat er behoefte isaan duidelijkheid over deinterne communicatiestromenbij Pipelife Nederland. Om antwoordte geven op vragen als“Bij wie kun je terecht voorwelke informatie?” of “Opwelke manier kan ik aan mijninformatie komen?”, is hetcommunicatiemodel opgesteld.Het model bestaat uiteen aantal schema’s. Mocht jevragen over dit model hebben,kun je contact opnemen metLiesbeth Wolters.ThemaDit schema geeft aan welk Management Teamlid verantwoordelijk is voor het geven van informatieover een aantal thema’s. Om je een idee te geven welke informatie bij welk thema hoort, staan er perthema een aantal onderwerpen vermeld.Mocht je dus vragen hebben over een van de genoemde onderwerpen of thema’s, dan weet je aan dehand van dit schema aan welk MT lid je deze vragen kunt stellen.CommunicatiekanalenInformatie kan opverschillende manierenworden gecommuniceerd.Afhankelijk van het onderwerpen de doelgroep, kies je hetjuiste kanaal om deboodschap over te brengen.KanaalOntvangerVerantwoordelijkbeheerNieuwsbrief Medewerkers in loondienst J. HussaartsMededelingenbord Alle medewerkers J. HussaartsVeiligheidsbord Alle medewerkers J. Hussaarts / R.BeemsterLeidinggevende Eigen medewerker LeidinggevendeAfdelingsoverleg Medewerkers op afd.niveau Afd. leidersVergaderingen Medewerkers op groepsniveau VoorzittersInternet Medewerkers met PC P. UmmelsIntranet Medewerkers met PC Pipelife InternationalE-mail Medewerkers met e-mailadres VerzendersPresentaties Alle medewerkers PresentatorOR Medewerkers in loondienst ORBinnen Pipelife Nederlandkennen we verschillendesoorten communicatiekanalen.Deze vind je terug in hetschema hiernaast. Elk kanaalheeft een bepaald bereik (deontvanger) en eigen Regelingenboek Medewerkers in loondienst J. Hussaartsbeheerder. Dit schema helpt CAO / HP Medewerkers verloond via CAO J. Hussaarts/ HP regelingdus bij het vaststellen op regelingenwelke manier je informatiekunt ontvangen en bij wie je terecht kunt als je vragen hebt over een van de genoemde kanalen.Copyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 17-18

Pipelife NederlandDoc.nr. 11.A0142bCommunicatieplan certificering voor de CO 2-presatieladder 25-okt-11Overzicht gepubliceerde onderwerpenOver een aantal onderwerpen wordt al regelmatig gecommuniceerd. Onderstaand schema geeft aanwelke onderwerpen, je waar terug kunt vinden en wie verantwoordelijk is voor publicatie. Maar als jeinhoudelijk vragen hebt over de gepubliceerde informatie, kun je terecht bij het verantwoordelijke MT-id(zie 1 e schema).ThemaVeiligheid&GezondheidOnderwerp Kanaal Frequentie VerantwoordelijkpublicatieAantal dagen zonder ongeval Veiligheidsbord Wekelijks W. SlamanToelichting ongevallen met Veiligheidsbord Wanneer van toepassing J. HussaartsverzuimSHE hit list Veiligheidsbord Maandelijks R. TimmermansZiekteverzuimpercentage Veiligheidsbord Maandelijks R. TimmermansFinanciën Balance Score Card Mededelingenbord Maandelijks W. van LaarTechnical hit list extrusie Mededelingenbord Maandelijks J. KosterTechnical hit list spuitgiet Mededelingenbord Maandelijks C. van de WeerdInnovatie Resultaten uitgevoerde ideeën Nieuwsbrief Maandelijks J. HussaartsPZ Vacatures Mededelingenbord Wanneer van toepassing L. WoltersCopyright © 2011, Business Improvement, Amersfoort Tel.: 033-454 33 66 18-18