Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht - Verbond van ...

Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst VolmachtDit document bevat versie 2011 van de Voorbeeld SamenwerkingsovereenkomstVolmacht.De Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht is opgesteld door deWerkgroep Toezichtsvereisten Verbond van Verzekeraars – NVGA.De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van de VoorbeeldSamenwerkingsovereenkomst Volmacht niet bindend en louter indicatief van aard is.Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 1

InhoudsopgaveIIIAlgemene bepalingen inzake de verleende volmachtArt. 1 Verlening volmachtArt. 2 Werkzaamheden van de GevolmachtigdeArt. 3 Verstrekking informatieArt. 4 Verplichtingen jegens De Nederlandsche BankArt. 5 Samenwerking met BemiddelaarsArt. 6 FraudeArt. 7 Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes enoverige regelingenArt. 8 Voorschriften m.b.t. de bedrijfsvoering alsmede deadministratieve organisatie en interne controle (AO/IC)Art. 9 Controle door de MaatschappijArt.10 AccountantsverklaringArt. 11 AansprakelijkheidArt. 12 BeroepsaansprakelijkheidsverzekeringArt. 13 Klachteninstituut Financiële DienstverleningArt. 14 Beëindiging van de overeenkomstArt. 15 GeschillenBijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht(in te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij)Art. 16 Omvang van de volmachtArt. 17 Gebondenheid aan Branches en LimietenArt. 18 PoolsArt. 19 Richtlijnen en instructies AcceptatieArt. 20 Richtlijnen en instructies SchadebehandelingArt. 21 ResultatenrekeningArt. 22 BeloningArt. 23 KostenArt. 24 Rapportage en verantwoordingBijlage 1 Service Level AgreementBijlage 2 Relevante Wet- en regelgevingBijlage 3 Gedragscodes en overige regelingenBijlage 4 NVGA Kwaliteitsnormering/eisen aan de AO & IC GevolmachtigdeBijlage 5 Model-accountantsverklaring en - mededeling (optie 1)Model-accountantsverklaring en Self Assessment (optie 2)In te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij:Bijlage 6. Overzicht Branches en LimietenBijlage 7. Acceptatie-instructiesBijlage 8. Schadebehandelings-instructiesBijlage 9. Model-ResultatenrekeningBijlage 10. Overzicht berekening tekencommissie en winstcommissieBijlage 11. Overzicht Kosten voor rekening MaatschappijBijlage 12. Model Periodieke afrekeningVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 2

VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMSTOvereenkomst met betrekking tot verleende volmachtHet gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken.De ondergetekenden,1. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldigvertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Maatschappij",en2. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldigvertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Gevolmachtigde",de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:Overwegende:a. dat de Maatschappij het schadeverzekeringsbedrijf uitoefent en zich richt op in Nederlandgesitueerde risico‟s als nader omschreven in deze overeenkomst;b. dat de Gevolmachtigde voldoet aan het met betrekking tot de Gevolmachtigd agent bepaaldein de Wet op het financieel toezicht (Wft);c. dat de Maatschappij aan de Gevolmachtigde, in zijn hoedanigheid als omschreven in artikel1:1. van de Wft, volmacht heeft verleend;d. dat de Maatschappij tot verlening van de volmacht is overgegaan met erkenning van de eigenonafhankelijke en zelfstandige positie van de Gevolmachtigde in de bedrijfskolom metbetrekking tot de afzet en distributie van verzekeringen, die met zich meebrengt dat deGevolmachtigde nimmer verplicht is verzekeringen in de volmacht af te sluiten en voorts dathij gerechtigd is als gevolmachtigd agent van andere verzekeraars op te treden;e. dat de rechtsverhouding tussen partijen mede wordt bepaald door de voorschriften metbetrekking tot uitbesteding door verzekeraars die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van hetBesluit prudentiële regels Wft (H5 BprWft), met de inhoud waarvan Partijen bekend zijn;f. dat Partijen de tengevolge van die volmachtverlening ontstane rechtsverhouding naderwensen te regelen in deze overeenkomst met inachtneming van het bepaalde in H5 BprWft;zijn overeengekomen als volgt:I. Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht1. Verlening volmacht1.1. Op heeft de Maatschappij aan de Gevolmachtigde volmacht verleend. De volmacht isopgemaakt overeenkomstig het door de Minister van Financiën in Bijlage A behorende bijartikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft vastgestelde model (de Modelvolmacht). DeGevolmachtigde verklaart met de inhoud hiervan bekend te zijn en deze te aanvaarden. Dezeovereenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen is onlosmakelijk met devolmacht verbonden.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 3

1.2. De volmacht is voor onbepaalde tijd verleend met inachtneming van het in de Wft en dezeovereenkomst bepaalde.1.3. Partijen zijn deze overeenkomst aangegaan met de bedoeling daarmee mede te voldoen aande in H5 BprWft opgenomen bepalingen. Ingeval op dat punt twijfel bestaat zal de tekst vanH5 BprWft doorslaggevend zijn.1.4. Aan de verleende volmacht liggen de volgende documenten ten grondslag:a. de door de Maatschappij overeenkomstig de Modelvolmacht opgemaakte volmacht;b. deze overeenkomst met bijlagen.Deze documenten vormen met elkaar één geheel. Indien de teksten van de betreffendedocumenten op punten met elkaar of met de overeenkomst in tegenspraak zijn, dan prevaleerttussen partijen de tekst van deze overeenkomst.1.5. Indien DNB of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) de Maatschappij een maatregel oplegt,waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Gevolmachtigde aanleiding zoukunnen geven tot wijziging of opzegging van deze overeenkomst, dan is de Maatschappijgehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Gevolmachtigde.1.6. Indien de AFM de Gevolmachtigde een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan wordenaangenomen dat die de Maatschappij aanleiding zou kunnen geven tot wijziging van dezeovereenkomst of tot opzegging van deze overeenkomst en intrekking van de volmacht, dan isde Gevolmachtigde gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Maatschappij.1.7. Behoudens de gevallen waarbij aan een van beide partijen in deze overeenkomst eeneenzijdige wijzigingsbevoegdheid is toegekend kan deze overeenkomst slechts wordengewijzigd met instemming van beide partijen.1.8. Iedere wijziging van deze overeenkomst wordt onder vermelding van de ingangsdatumvastgelegd in een door beide partijen ondertekend en genummerd aanhangsel bij dezeovereenkomst.1.9. Indien de volmacht eindigt als gevolg van het feit dat de Gevolmachtigde of de Maatschappijals verdwijnende rechtspersoon is betrokken bij een juridische fusie, zal - behoudens in hetgeval dat conform het bepaalde in artikel 14.2 sub d gebruik wordt gemaakt van het recht omde volmacht te beëindigen - door respectievelijk aan de verkrijgende rechtspersoon per dedatum van de juridische fusie een volmacht worden verleend. De nieuwe volmacht zal wordenopgemaakt overeenkomstig de Modelvolmacht. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorendeinstructie(s) en bijlagen zal onlosmakelijk met de nieuwe volmacht verbonden zijn.2. Werkzaamheden van de Gevolmachtigde2.1. De bevoegdheden van de Gevolmachtigde omvatten de in de conform de Modelvolmachtopgemaakte volmacht omschreven werkzaamheden en bevoegdheden.2.2. Wijzigingen van de in lid 1 van dit artikel omschreven werkzaamheden en bevoegdheden zijnslechts geldig indien en voor zover zij blijken uit deze overeenkomst en/of de daarbijbehorende bijlagen dan wel voortvloeien uit een wettelijk voorschrift.2.3. Tot de werkzaamheden en bevoegdheden van de Gevolmachtigde behoren ook het in rekeningbrengen, incasseren en afdragen van de verschuldigde Assurantiebelasting.2.4. De Gevolmachtigde voert zijn werkzaamheden steeds uit overeenkomstig de als bijlage 1 aandeze overeenkomst gehechte Service Level Agreement.2.5. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde instructies geven met betrekking tot de wijze waarophij zijn aan de volmacht verbonden werkzaamheden en bevoegdheden dient uit te oefenen.Behoudens in het geval de aard van de gegeven instructies onverwijlde uitvoering vereist ende Maatschappij dit nadrukkelijk aan de Gevolmachtigde heeft meegedeeld, is deVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 4

Gevolmachtigde in beginsel gehouden de instructies binnen 45 (vijfenveertig) dagen uit tevoeren. Indien de aard van de instructies of de wijze van bedrijfsvoering daartoe aanleidinggeeft, zullen de Maatschappij en de Gevolmachtigde in onderling overleg een andere termijnvaststellen.2.6. Indien de in lid 5 van dit artikel bedoelde instructie niet voortvloeit uit wet- of regelgeving ofwijzigingen in het beleid van de Maatschappij die voor al haar gevolmachtigden gelden enevenmin het gevolg is van een door DNB of de AFM aan de Maatschappij gegevenaanwijzing, doch voor de Gevolmachtigde dermate vérstrekkende gevolgen heeft, dat vanhem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, kan hijdaartegen schriftelijk bezwaar maken bij de Maatschappij. Handhaaft de maatschappij deinstructie, en heeft onderling overleg niet tot een oplossing geleid, dan bestaat er een geschilin de zin van artikel 15 van deze overeenkomst dat op de daarin omschreven wijze kanworden beslecht.2.7. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan werkzaamheden of delen daarvan die voortvloeienuit deze overeenkomst, uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van deMaatschappij.Voor elke vorm van uitbesteding dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomstte sluiten waarvan de inhoud op aanvraag aan de Maatschappij ter beschikking wordt gesteld.3. Verstrekking informatie3.1. De Maatschappij zal naar beste weten de Gevolmachtigde op de hoogte stellen en houden vande bijzonderheden, waarvan hij op de hoogte dient te zijn om de voor hem uit de volmacht endeze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen naar behoren te kunnen nakomen.3.2. De Gevolmachtigde zal naar beste weten de Maatschappij op de hoogte stellen en houden vande bijzonderheden, waarvan hij in het kader van de Wft, volmacht en deze overeenkomst opde hoogte dient te zijn.3.3. De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde in staat stellen te voldoen aan haarwettelijke verplichtingen en hij zal de daartoe benodigde informatie op eerste verzoek van deMaatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigdezulks verhindert.3.4. De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde die informatie verstrekken die nodig isom haar in staat te stellen een risicoanalyse met betrekking tot de uitbesteding vanwerkzaamheden als bedoeld in H5 BprWft te vervaardigen. Hij zal deze informatie op eersteverzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van deGevolmachtigde zulks verhindert.3.5. Daar waar nodig zal de Maatschappij de Gevolmachtigde in staat stellen om aan zijn uit lid 3en lid 4 van dit artikel voortvloeiende verplichtingen jegens haar te kunnen voldoen.3.6. De Gevolmachtigde is verplicht de meest actuele productwijzers van de in volmacht gevoerdeparticuliere verzekeringsproducten op de eigen website te publiceren.4. Verplichtingen jegens De Nederlandsche BankDe Gevolmachtigde verstrekt aan DNB alle door deze met betrekking tot de volmacht gevraagdeinlichtingen, voor zover deze niet vallen onder een op hem rustende wettelijke geheimhoudingsplicht.De Gevolmachtigde verschaft DNB desgevraagd toegang tot de relevante boeken en administratievebescheiden en volgt na kennisgeving door de Maatschappij de met zijn bedrijfsprocessen verbandhoudende aan de Maatschappij gegeven aanwijzingen van DNB op. De Gevolmachtigde informeert deMaatschappij onverwijld over de aan DNB met betrekking tot de volmacht te verstrekken inlichtingenrespectievelijk het door DNB te houden onderzoek van boeken en administratieve bescheiden.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 5

5. Samenwerking met Bemiddelaars5.1. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling dooreen Bemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande toestemming van deMaatschappij. Deze toestemming dient voor iedere Bemiddelaar afzonderlijk te wordenverkregen. De Gevolmachtigde zal daartoe, voordat de samenwerking aanvangt, debetreffende Bemiddelaar koppelen aan het bestand van Bemiddelaars dat wordt beheerd dooreen door verzekeraars aangewezen derde partij, verder genoemd de Beheerder.5.2. Toestemming wordt geacht te zijn verleend, tenzij de Maatschappij binnen 10 werkdagen na dein artikel 5.1 genoemde koppeling aangeeft niet akkoord te gaan met de samenwerking. Hetstaat de Maatschappij vrij om de gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzijdeze toestemming is verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groepbehoort als de Gevolmachtigde. Met de term “groep” wordt in dit artikel bedoeld een groep alsgedefinieerd in art. 2:24b BW, echter met dien verstande dat slechtsmeerderheidsdeelnemingen worden geacht tot de groep te behoren.5.3. De Gevolmachtigde werkt uitsluitend samen met Bemiddelaars die beschikken over dekrachtens de Wft vereiste vergunning(en). Hij verbindt zich jegens de Maatschappij erop toe tezien dat deze Bemiddelaars de afspraken naleven waaraan de Maatschappij zich mede in hetkader van zelfregulering door de bedrijfstak conformeert.5.4. De gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar inhet door de AFM aangehouden register te controleren:a. bij het begin van de samenwerking;b. jaarlijks gedurende de samenwerking;c. onverwijld indien hij reden heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer)over de juiste vergunning(en) beschikt.Toetsing of de Bemiddelaars, waarmee de Gevolmachtigde samenwerkt, voldoen aan dewettelijke vereisten, is door de Gevolmachtigde uitbesteed aan de Beheerder. DeGevolmachtigde sluit daartoe een zgn. bewerkerovereenkomst van Beheerder. DeGevolmachtigde verplicht zich om de daaruit voortvloeiende signalen adequaat op tepakken.5.5. Met iedere Bemiddelaar met wie hij samenwerkt dient de Gevolmachtigde eensamenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud door de Maatschappij vooraf isgoedgekeurd. Deze goedkeuring wordt geacht te zijn verleend indien desamenwerkingsovereenkomst gelijkluidend is aan de overeenkomst die de Maatschappijgebruikt bij samenwerking met Bemiddelaars.5.6. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om een Bemiddelaar met wie hij samenwerktvoorlopige dekkings- en/of schaderegelingsbevoegdheden te verlenen, tenzij hij hiervoorvooraf schriftelijke toestemming van de Maatschappij heeft verkregen.5.7. De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde ofde rechthebbende, indien hij weet of behoort te weten dat:a. aan de Bemiddelaar surseance van betaling is verleend;b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert;c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of derechthebbende voor wie de uitkering is bestemd;d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde ofrechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zalverrekenen;e. De Bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet SchuldsaneringNatuurlijke Personen.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 6

6. Fraude6.1. De Gevolmachtigde conformeert zich aan het Protocol betreffende preventie en bestrijding vanfraude in de verzekeringsbranche en treft maatregelen ter voorkoming van fraude doorwerknemers, adviseurs, Bemiddelaars, verzekeringnemers, verzekerden en overigebelanghebbenden.6.2. De Maatschappij kan in het kader van het door haar vastgestelde beleid met betrekking totfraudepreventie eisen stellen aan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde maatregelen. DeGevolmachtigde is gehouden aan deze eisen te voldoen.6.3. De Gevolmachtigde licht de Maatschappij onverwijld in over ieder geval waarin een vermoedenbestaat van fraude met een verzekering die in volmacht van de Maatschappij is gesloten endraagt de behandeling daarvan over aan de Maatschappij. De Maatschappij kan deGevolmachtigde nadere instructies geven ter afwikkeling van dit geval en/of ter voorkomingvan gevallen van fraude in de toekomst.6.4. De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij, daaronder begrepen deinstructies met betrekking tot het raadplegen en gebruik van gegevens die in de CIS Database(FISH) zijn opgeslagen, met betrekking tot de voorkoming en opsporing van fraude bij deacceptatie van verzekeringen en bij de behandeling van schaden op te volgen.6.5. De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake registratie van gegevensin het FISH op te volgen.7. Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen7.1. Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van derelevante wet- en regelgeving, waaronder uitdrukkelijk begrepen H5 BprWft en eventuelelatere uitbreidingen hierop en aanpassingen hiervan. Een overzicht van wat in elk geval alsrelevante wet- en regelgeving wordt aangemerkt is opgenomen in bijlage 2 bij dezeovereenkomst.7.2. Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van degedragscodes en overige regelingen die zijn opgenomen in bijlage 3 bij deze overeenkomst.Indien de Maatschappij na het sluiten van deze overeenkomst nieuwe gedragscodes ofoverige regelingen aanvaardt kan zij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij instemt metopname hiervan in het in bijlage 3 bij deze overeenkomst opgenomen overzicht.7.3. Partijen voeren hun werkzaamheden op zodanige wijze uit dat zij naar beste weten en kunnen:a. zelf voldoen aan de voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving, gedragscodes enoverige regelingen;b. er voorzover noodzakelijk naar vermogen toe bijdragen dat de wederpartij te allen tijde zalkunnen voldoen aan de voor hem voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving,gedragscodes en overige regelingen.7.4. De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde op de hoogte van alle voor hem in het kader van deuitvoering van zijn werkzaamheden als gevolmachtigd agent relevante regelgeving,gedragscodes en overige regelingen waaraan zij zich heeft verbonden en verschaft hemdesgevraagd daarvan de tekst.8. Voorschiften met betrekking tot de bedrijfsvoering alsmede de administratieveorganisatie en interne controle (AO/IC)8.1. De Gevolmachtigde draagt zorg voor een beheerste en integere bedrijfsvoering.8.2. Optie 1 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en internecontrole tenminste voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de Kwaliteitsnormering van deVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 7

NVGA. Deze eisen zijn opgenomen in bijlage 4 bij deze overeenkomst. De Maatschappij heefthet recht om aanvullende eisen te stellen aan de administratieve organisatie en internecontrole indien de Kwaliteitsnormering van de NVGA na het sluiten van deze overeenkomstzodanig wordt gewijzigd, dat kwaliteitseisen en –normen geacht kunnen worden te zijnverlaagd.Optie 2 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en internecontrole tenminste voldoet aan de eisen zoals geformuleerd in bijlage 4 bij dezeovereenkomst.8.3. Optie 1 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden naafloop van het boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling metbetrekking tot de opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatieen interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst.De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de mededeling een bevestigingdaarvan naar de Gevolmachtigde te sturen.Optie 2 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 1 maand na afloop vanhet boekjaar een door hem op schrift gestelde mededeling inzake het uitgevoerde SelfAssessment met betrekking tot de opzet en bestaan alsmede de werking van deadministratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage5 bij deze overeenkomst.8.4. De Gevolmachtigde verklaart en garandeert:a. dat de gegevens en bestanden van de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigdagent optreedt,logisch te scheiden zijn;b. dat de gescheiden informatieverstrekking aan de maatschappijen voor wie hij alsgevolmachtigd agent optreedt is gewaarborgd;c. dat de privacy-aspecten van verzekeringnemers, verzekerden, Bemiddelaars en overigebelanghebbenden zijn gewaarborgd.8.5. Indien in de onderneming van de Gevolmachtigde zowel het assurantiebemiddelingsbedrijf alshet volmachtbedrijf wordt uitgeoefend neemt de Gevolmachtigde adequate maatregelen om inhet geval van een belangenconflict een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf tewaarborgen.8.6. De Gevolmachtigde beschikt over een calamiteitenplan dat erin voorziet dat in geval van eencalamiteit zodanige maatregelen worden getroffen dat de in het kader van de werkzaamhedenals gevolmachtigd agent essentiële bedrijfsprocessen kunnen worden voortgezet.8.7. De Gevolmachtigde draagt zorg voor zodanige beveiligingsmaatregelen dat informatie, hoedan ook opgeslagen of vastgelegd, niet door onbevoegden kan worden ingezien, gewijzigd,gekopieerd, vernietigd of ontvreemd.8.8. De Gevolmachtigde draagt zorg voor een zodanige inrichting van zijn administratie, dat in gevalvan beëindiging van de volmacht alle op de datum van beëindiging of, indien dit later is, dedatum van overdracht met betrekking tot de volmacht respectievelijk de door deGevolmachtigde opgebouwde volmachtportefeuille bestaande rechten en verplichtingenkenbaar en verifieerbaar zijn.9. Controle door de Maatschappij9.1. De Maatschappij heeft het recht om de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking totde volmacht te controleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de door deGevolmachtigde ingerichte administratieve organisatie en interne controle bestaat, is opgezeten werkt volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde.9.2. De Maatschappij heeft voorts het recht om de wijze waarop de Gevolmachtigde in individuelegevallen zijn werkzaamheden met betrekking tot acceptatie en schaderegeling uitvoert te con-Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 8

troleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de Gevolmachtigde zijnwerkzaamheden op het gebied van acceptatie en schaderegeling uitvoert volgens het in ofkrachtens deze overeenkomst bepaalde alsmede de hem terzake door de Maatschappijgegeven instructies.9.3. De Maatschappij kan de controles als bedoeld in dit artikel door een derde laten uitvoerentenzij de Gevolmachtigde gegronde bezwaren heeft tegen de persoon of de onderneming diemet de controle wordt belast.9.4. De Maatschappij informeert de Gevolmachtigde met inachtneming van een termijn van tenminste 14 (veertien) dagen over een voorgenomen controle.9.5. De Gevolmachtigde verleent aan de controle zijn volledige medewerking en verschaft deMaatschappij toegang tot de administratie met betrekking tot de volmacht. De Gevolmachtigdeverleent de benodigde assistentie en verschaft de gevraagde informatie. De Maatschappijhoudt zich tijdens de controle aan de bij de Gevolmachtigde gebruikelijke maatregelen enprocedures ter bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.9.6. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde op basis van haar bevindingen nadere instructiesgeven.9.7. De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde in het bezit van het concept van haar rapport vanbevindingen en stelt hem in staat daarop te reageren alvorens zij daaraan conclusies verbindt.9.8. Partijen behandelen de informatie, bevindingen en conclusies die verband houden met decontrole vertrouwelijk. Het is de Partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming vande wederpartij niet toegestaan deze informatie, bevindingen en conclusies aan derden terinzage te geven of ter beschikking te stellen, met uitzondering van derden die bij de wet methet toezicht op financiële dienstverleners zijn belast.10. Accountantsverklaring10.1. De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over haarvolmacht van een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het BurgerlijkWetboek afgegeven verklaring met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaarrapportageen stelt deze uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in hetbezit van de Maatschappij. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van deverklaring een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen.10.2. De in lid 1 van dit artikel bedoelde verklaring dient overeen te stemmen met het in bijlage 5 bijdeze overeenkomst opgenomen model, tenzij de accountant een geclausuleerde verklaringafgeeft.11. Aansprakelijkheid11.1. Partijen zijn jegens elkaar aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een toerekenbaretekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 9

11.2. Partijen behouden zich in ieder voorkomend geval jegens elkaar het recht voor omdaadwerkelijk over te gaan tot aansprakelijkstelling en/of het nemen van rechtsmaatregelen.Het uitblijven van aansprakelijkstelling of het nemen van rechtsmaatregelen in eenvoorkomend geval laat de rechten van Partijen in andere gevallen onaangetast.11.3. De Gevolmachtigde zal de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting nauwkeurignakomen en de Maatschappij vrijwaren voor de gevolgen die voor de Maatschappij mochtenontstaan indien de Gevolmachtigde de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelastingniet of niet behoorlijk nakomt.12. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering12.1. De Gevolmachtigde dient uitsluitend in de hoedanigheid van gevolmachtigde agent bij hetaangaan van deze overeenkomst te beschikken over eenberoepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerde som van € 2.500.000,-(twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak of gebeurtenis en per jaar. DeGevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden.12.2. De in lid 1 van dit artikel bedoelde verzekering dient de aansprakelijkheid van deGevolmachtigde en van door hem ingeschakelde derden te dekken wegens fouten, verzuim ofnalatigheden in de uitoefening van de volmacht en dient in overeenstemming te zijn methetgeen in de branche gebruikelijk is. Indien dat niet het geval is kan de Maatschappij van deGevolmachtigde verlangen dat hij de dekking dienovereenkomstig laat aanpassen.12.3. De Maatschappij is gerechtigd van de Gevolmachtigde inzage in de polis van zijnberoepsaansprakelijkheidsverzekering te verlangen teneinde te controleren of deze aan het indit artikel bepaalde voldoet. De Gevolmachtigde dient deze inzage te allen tijde teverschaffen.12.4. Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de beroepsaansprakelijkheidsverzekering vande Gevolmachtigde opzegt of royeert dan wel de dekking daarvan schorst dient deGevolmachtigde hiervan onverwijld mededeling te doen aan de Maatschappij.13. Klachteninstituut Financiële Dienstverlening13.1. De Gevolmachtigde dient bij het aangaan van deze overeenkomst over een aansluiting bij deStichting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD) te beschikken en dezeaansluiting gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot één jaar na het eindedaarvan in stand te houden.13.2. De Gevolmachtigde dient het bindend karakter van de geschillenbeslechting door deGeschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgesteld bedrag voor alle door het Kifidin behandeling genomen klachten te aanvaarden.14. Beëindiging van de overeenkomst14.1. Deze overeenkomst kan door elk van de Partijen bij aangetekend schrijven worden opgezegdtegen 1 januari van ieder jaar met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste 4 (vier)maanden.14.2. Elk van de Partijen is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijketussenkomst en zonder dat hij enige vergoeding ter zake van de beëindiging verschuldigd zalVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 10

worden te beëindigen wegens een dringende, aan de wederpartij onverwijld meegedeeldereden. Onder dringende redenen worden verstaan:a. intrekking door de AFM van de vergunning om als gevolmachtigd agent op te treden;b. intrekking door DNB van de vergunning om als verzekeraar actief te zijn in de branchewaarvoor volmacht is verleend;c. wanneer de Gevolmachtigde surseance van betaling aanvraagt of in staat vanfaillissement wordt verklaard of wanneer op de verzekeraar door DNB de noodregeling alsbedoeld in Hoofdstuk 3.5 van de Wft van toepassing wordt verklaard;d. wanneer de zeggenschap in een van de Partijen wijzigt door juridische fusie met ofovername door een derde partij en de wederpartij dermate gegronde bezwaren heefttegen samenwerking met die derde partij dat van hem in redelijkheid niet kan wordengevergd dat hij de overeenkomst in stand laat;e. wanneer de wederpartij niet voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen of niet voldoet aande verplichtingen die uit deze overeenkomst voorvloeien en hierin volhardt, ook naingebrekestelling per aangetekende brief met een redelijke termijn voor nakoming;f. wanneer de Gevolmachtigde het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde metbetrekking tot de uitvoering van zijn werkzaamheden, het als bijlage 1 aan dezeovereenkomst gehechte Service Level Agreement daaronder nadrukkelijk begrepen,herhaaldelijk op een zodanige wijze niet of onvoldoende nakomt, ook na schriftelijk op zijntekortkomingen te zijn gewezen, dat voortzetting van de volmacht met het oog op hettoezicht waaraan de Maatschappij is onderworpen redelijkerwijs niet van de Maatschappijkan worden gevergd;g. wanneer de Maatschappij daartoe een aanwijzing ontvangt van DNB of de AFM;h. wanneer de Gevolmachtigde daartoe een aanwijzing ontvangt van de AFM;i. wanneer de Gevolmachtigde fraude gedoogt, pleegt of doet plegen, dan wel pogingendaartoe onderneemt of daaraan zijn medewerking verleent.Het in dit lid bedoelde beëindigingsrecht laat andere rechten van Partijen die op grond van dewet of deze overeenkomst aan hen toekomen onverlet. Door beëindiging vervalt evenwel metonmiddellijke ingang de bevoegdheid van de Gevolmachtigde om namens de Maatschappijverzekeringsovereenkomsten aan te gaan.14.3. Indien deze overeenkomst door de Maatschappij wordt beëindigd wegens een in lid 2 van ditartikel bedoelde dringende reden of indien de Gevolmachtigde deze overeenkomst opzegtanders dan om een dringende reden en Partijen geen afspraken hebben gemaakt overoversluiting van de portefeuille, draagt de Gevolmachtigde op het eerste verzoek daartoe dedoor hem gevormde portefeuille en de daarop betrekking hebbende stukken, waaronderbegrepen alle gegevens en bescheiden betreffende de op de grond van deze overeenkomstbehandelde verzekeringen en schaden, over aan de Maatschappij of de door haaraangewezen derde.14.4. Indien de datum van de overdracht als bedoeld in lid 3 van dit artikel later is gelegen dan dedag waarop deze overeenkomst wordt beëindigd blijft de Gevolmachtigde met betrekking totde door hem gevormde verzekeringsportefeuille tot de datum van overdracht, doch uiterlijk tot3 (drie) maanden na de dag van de beëindiging, alle door de Maatschappij verlangdewerkzaamheden verrichten.14.5. Optie 1 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende redenbeëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringendereden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, heeft de Gevolmachtigde het rechtde tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datumwaarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldagmet instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar. Indiende opzegging door de Gevolmachtigde als bedoeld in dit lid verband houdt met intrekking vande vergunning van de Maatschappij dan wel met een aanwijzing van de AFM dan zullen deverzekeringen in beginsel direct worden overgesloten.Optie 2 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende redenbeëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringendereden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, treden Partijen in overleg over dewijze waarop de door de Gevolmachtigde gevormde verzekeringsportefeuille zal wordenVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 11

eheerd. Daarbij nemen Partijen tot uitgangspunt dat de tot de portefeuille behorendeverzekeringen in beginsel aan de Maatschappij zullen worden overgedragen en door deMaatschappij zullen worden beheerd per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigdrespectievelijk de eerstvolgende premievervaldag.14.6. Indien de Maatschappij deze overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigten de Gevolmachtigde als gevolmachtigd agent belast met het beheer en de afwikkeling vande door hem gevormde verzekeringsportefeuille, blijft de Gevolmachtigde met betrekking totdeze verzekeringen optreden als ware hij een gevolmachtigd agent tot uiterlijk 12 (twaalf)maanden na de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd, tenzij Partijen over de wijzewaarop de in volmacht lopende verzekeringen worden beheerd en afgewikkeld in onderlingoverleg een hiervan afwijkende afspraak maken. Met betrekking tot de betreffendeverzekeringen blijft deze overeenkomst zoveel mogelijk van kracht.14.7. Het hiervoor in dit artikel bepaalde ziet uitsluitend op de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheidvan gevolmachtigd agent. De Maatschappij verbindt zich na beëindiging van dezeovereenkomst de rechten van de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid van Bemiddelaar metbetrekking tot de door hem als gevolmachtigd agent gevormde verzekeringsportefeuille terespecteren, tenzij de Maatschappij gegronde bezwaren heeft tegen diens betrokkenheid alsBemiddelaar.15. Geschillen15.1. Op de volmacht en deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.15.2. Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de volmacht of deze overeenkomst zullenworden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.15.3. Onverminderd het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen Partijen gezamenlijk besluiten hungeschil te beslechten overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut.15.4. Van een geschil in de zin van dit artikel is sprake indien een Partij de wederpartij daarvanschriftelijk mededeling doet alsmede in de gevallen waarin dat in deze overeenkomst isbepaald.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 12

II.Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht16. Omvang van de volmacht17. Gebondenheid aan Branches en Limieten18. Pools19. Richtlijnen en instructies Acceptatie20. Richtlijnen en instructies Schadebehandeling21. Resultatenrekening22. Beloning23. Kosten24. Rapportage en verantwoordingVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 2011 13

Bijlage 1.Service Level AgreementToelichtingDeze bijlage bevat een Service Level Agreement (SLA). In dit SLA zijn de service levels opgenomenmet betrekking tot activiteiten die direct gerelateerd zijn aan de integriteit van de bedrijfsvoering.Teneinde de leesbaarheid te bevorderen is gekozen voor een schematische, overzichtelijke weergavemet korte omschrijvingen per onderdeel. De activiteiten waarvoor service levels gelden zijn als volgtgegroepeerd: Acceptatie Schadebehandeling Portefeuillebeheer Financiële administratie en rapportage FraudePer activiteit is in de kolommen tijdigheid, kwaliteit, servicegraad steeds kort weergegeven welke eisendaaraan door verzekeraars worden gesteld.Wanneer bepaalde kolommen niet zijn ingevuld, wil dat niet zeggen, dat op die terreinen geen servicelevels kunnen of mogen worden vastgesteld. Omdat zij niet voldoen aan het criterium “van belang voorintegere bedrijfsvoering” zijn deze op deze plaats echter niet nader uitgewerkt. Voorschriften,richtlijnen en afspraken alsmede daarmee verband houdende service levels op terreinen die niet directzijn gerelateerd aan de integriteit van de bedrijfsvoering zijn elders in deze overeenkomst of inspecifieke bijlagen (zoals de acceptatie- en schadebehandelingsinstructies) opgenomen.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201114

SLAAcceptatieOmvang Tijdigheid Kwaliteit ServicegraadAanmelden kentekens binnen 28 dagen art 34 verklaring te allen tijdezien te voorkomenAfmelden kentekens binnen 10 dagen naAfgifte polis en polisvoorwaarden(elektronisch of oppapier)bericht verzekerdebinnen 8 dagenBewaartermijnen 1 afgelegde autopolis 7jaarBewaartermijnen 2afgelegde zakelijkebrandpolissen 10 jaarBewaartermijnen 3afgelegde AVB (lossoccurrence) 30 jaarBewaartermijnen 4andere afgelegdepolissen 5 jaarFunctionele scheidingminimale eisen omtrent gegevens oppolisblad (informatie risicodrager (aldan niet verwijzing naar depot))opstellen beleid inzake conflicterendesituaties bemiddelaar en gevolmachtigdagent. altijd fiat feitelijk leider nodig.Interne controle doorlopend t.a.v. wijze van acceptatie (incl.naselectie), opmaak polis, voldoen aanbranches, termijnen, limieten enverzekeringsgebieden. vier ogenprincipe. aanstellen coördinatorKlachtenprocedure(voorzover GA bevoegd iste behandelen)ProlongatieRoyementbinnen 14 dagenreactie aan klagerverzenden vóór deprolongatiedatumbinnen 14 dagenbericht aan klantaanstellen coördinator en controle vande uitvoeringbehandeling en afgifte correct envolledig royementsaanhangsel /malusregistratie / FISH-registratieminimaal gelijkwaardig aanmodel risicodragervoorkomenbelangenverstrengelingbemiddelaar / GAwaarborgen serviceniveaumogelijkheid om klachten in tedienen duidelijk communicerenvia pv en avfminimaal gelijkwaardig aanmodel risicodragerSchadebehandelingOmvang Tijdigheid Kwaliteit ServicegraadBewaartermijnen 1afgelegdeletselschaden 10 jaarBewaartermijnen 2alle andere afgelegdeschaden 5 jaarFunctionele scheiding doorlopend opstellen beleid inzake conflicterendesituaties bemiddelaar en gevolmachtigdagent. altijd fiat feitelijk leider nodig.Interne controle doorlopend t.a.v. wijze van schadebehandeling,dekkingscontrole, limiteringen,uitkering, verhaal, voortgang, incl.naselectie. vier ogen principe.aanstellen kwaliteitscoördinatorKlachtenprocedure(voorzover GA bevoegd iste behandelen)Reserverenbinnen 14 dagenreactie aan klagerelke nieuwe schadebinnen 5 dageninvoeren & reserverenaanstellen klachtencoördinator encontrole van de uitvoeringregelmatige controle / update vanreserves a.d.h.v. gewijzigde inzichten /uitkeringen / oude openstaandereservesmogelijkheid om klachten in tedienen duidelijk communicerenvia safVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201115

PortefeuillebeheerOmvang Tijdigheid Kwaliteit ServicegraadManagement InformatieSysteem (MIS) - als basisvoor het kunnen uitoefenenvan beheersactiviteiten -BeschermingpersoonsgegevensCumulatiebewakingNaselectieSysteembeheerper kwartaalvergelijking kengetallendoorlopendmet regelmaat,minimaal 1 x per jaarmet regelmaat,minimaal 1 x per jaardagelijkse back upproceduregebruik tool voor analyse portefeuille.daarnaast eenduidige norm voorrendement.protocol voor beschermingpersoongegevens. gebruikpersoonsgegevens melden op avf, pven safcf. afspraken m.b.t. aanleveringprotocol bestandsgegevens of specifiekverzoek VGprotocol voor portefeuillebeheer /naselectie. vaststellen en uitvoeren vanprotocolwaarborging juistheid en volledigheidvan gegevens en behoud van gegevens(via back up). hantering van uniformecoderingen voor bestands-overdracht.dusdanig gebruikmaken vanMIS-tools dat portefeuilledaadwerkelijk als verzekeraargemanaged wordtafschermen gegevens voorderden (niet zijndevolmachtgever?)prudent omgaan met naselectierichting klantsysteem dient continuïteitgegevens te waarborgen, ookbij calamiteitenFinanciëleadministratie /rapportageOmvang Tijdigheid Kwaliteit ServicegraadBewaartermijnenDebiteurenadministratie /Achterstandsbewaking 1wettelijkebewaartermijnenhanteren (7 jaar)* 1e herinnering 16dagen na vervaldag* 2e herinnering (&opschorting) 3 wekenna 1e herinnering* 3e herinnering 3weken na 2eherinnering* Beschikbaar hebbenvan een eigenwaarborging van een adequatedebiteurenadministratie (facturatie- enherinneringsprocedures)incassobeleidInterne controle doorlopend t.a.v. financiële adm (boekingen,reserveringen, etc) / waarborgingscheiding administraties. vier ogenprincipe. aanstellen coördinatorup to date en adequatedebiteuren-administratie enachterstandsbewaking,minimaal gelijkwaardig als bijvolmacht-gever. tbv klantoverzichtelijke nota's maken enjuistheid van openstaandenota's controleren.Opgave schaden aan FISHaanlevering elkemaandiedere schade melden bij FISH inclusiefreservering + melding afwikkelingschadejuistheid en volledigheid vanbestandsoverdracht controlerenVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201116

Fraude enrisicodetectieOmvang Tijdigheid Kwaliteit ServicegraadFraudebeleid formuleren enimplementerenDoorlopend Opstellen van een fraudeprocedure / -beleidFormuleren van fraude-indicatorenToepassen van de richtlijnen uit dewerkgroep FraudebeheersingVolmachtenVoldoende slagvaardige fraudeaanpakbinnen bedrijf, die wordtgedragen door zowelmanagement als operationeleafdelingen (acceptatie enschadebehandeling)BenoemenFraudecontactpersoonDoorlopende registratieop VolmachtbeheerWorkshop FraudebeheersingVolmachten gevolgdFungeren als contactpersoonvoor eigen organisatie enandere belanghebbendenActief fraudepreventie- endetectiebeleid voerenDoorlopendFraudepreventie en fraudedetectieconform beleid integreren in acceptatieenschadebehandelingsrichtlijnenGebruik CIS database(FISH)SpoorboekjeFraudebeheersing voorGevolmachtigden inclusieffraude-indicatorenFraudeprotocol (voldoenaan)Nieuwe aanvragen /naamswijzigingenbinnen 10 dagentoetsen / hercontrole na3 maanden / controleop basis vanSanctiewetgeving .Nieuwe schaden:aanmelden &controlerenBij elke acceptatie /schadebehandeling tegebruiken enindicatoren te toetsenDoorlopend / meldingrelevante info aandatabanken of VG(denk aan CIS / SVMM)binnen 14 dagenAcceptanten en schadebehandelaarsopleiden in fraudepreventie en -opsporingGebruik CIS database conformafsprakenAdequate controle van de door deWerkgroep Fraudebeheersinguitgevaardigde fraude-indicatoren,indien geautomatiseerd systeemaanwezig, dan voorkeur gebruik100% controle dmv gebruik CISbij iedere nieuwe verzekering.Juistheid / zuiverheid vanaanmeldingen. prudentiedaarbij betrachten.Fraudebewustzijn integreren inorganisatie GAPro-actief opstellen. in gevalvan twijfel kwestie voorleggenaan volmachtgever. Prudentmet fraudemelding omgaan.CIS registratie melden aanklantFunctionele scheiding Doorlopend Opstellen beleid inzake conflicterendesituaties bemiddelaar enGevolmachtigde.. Altijd fiat feitelijkleider nodig.Interne controleJaarlijksrepresentatievesteekproef m.b.t.acceptatie /schadebehandeling /financiële administratieBestrijding van fraude als onderdeelvan interne controle bij acceptatie,schadebehandeling en financiëleadministratie.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201117

Bijlage 2.Relevante Wet- en regelgeving1. Wet op het financieel toezicht2. Besluit prudentiële regels Wft3. Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen4. Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht)5. Wet bescherming persoonsgegevens6. Regeling incidenten kredietinstellingen en verzekeraarsVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201118

Bijlage 3.Gedragscodes en overige regelingen1. Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling2. Gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars (www.verzekeraars.nl onder derubriek Over het Verbond/zelfregulering en klachtenprocedures/codewijzer bindendezelfregulering/codewijzer)3. Gedragcode verwerking persoonsgegevens financiële instellingen4. Gedragscode expertisediensten5. Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche6. CIS protocol7. Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem voor financiële instellingen (EVR registratie)8. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening meteen bindend karakter9. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechtingvan geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben10. NVGA Protocollen Financieel, Polis en Schade.11. Bedrijfsregeling ROYDATAVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201119

Bijlage 4NVGA Kwaliteitsnormering / Eisen aan de AO & IC GevolmachtigdeInhoud:1. Organisatorische en juridische aspecten 4. Schadelastbeheersing2. Acceptatie 5. Toetsing3. Schadebehandeling 6. KlachtenprocedureDe NVGA-kwaliteitsnormering bestaat uit 17 eisen. De eisen zijn genummerd van 1.1 tot en met 6.1. Bij dezeeisen is, waar relevant, een toelichting opgenomen. Deze toelichtingen vormen een integraal onderdeel van deeisen.In deze kwaliteitsnormering wordt gesproken over de “financiële dienstverlener”. Hieronder wordt verstaan definanciële dienstverlener die het bedrijf van gevolmachtigde agent uitoefent. Met “Wft” wordt bedoeld de Wet ophet financieel toezicht en met “AFM” de Autoriteit Financiële Markten.1. Organisatorische en juridische aspecten1.1 Indien de financiële dienstverlener zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigde agentuitoefent, zijn adequate maatregelen genomen om in het geval van conflicterende situaties, eenzorgvuldige uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent te bewerkstelligen.Toelichting:Een zorgvuldige en objectieve uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent, zowel ten opzichte van de volmachtgeverals ten opzichte van de bemiddelaar en verzekerde is vereist. Financiële dienstverleners die naast gevolmachtigde agent ookals bemiddelaar functioneren, kunnen daarbij worden geconfronteerd met conflicterende situaties.Van deze financiële dienstverleners wordt verlangd dat zij een beleid hebben vastgesteld ten aanzien van de handelswijze inconflicterende situaties. Daarnaast dient een scheiding aanwezig te zijn in de verantwoordelijkheden en(beslissings)bevoegdheden tussen het bemiddelingsbedrijf en het bedrijf van gevolmachtigde agent. Een volstrektetaakscheiding is daarentegen niet vereist. Taakscheiding zou immers de efficiencyvoordelen schaden.De in eis 1.1 genoemde maatregelen, worden geacht adequaat te zijn wanneer:I. Mogelijke conflicterende situaties zijn geïnventariseerd. Bijvoorbeeld betreffende het aanvragen, wijzigen, opzeggenen royeren van verzekeringen en de beoordeling van schaden/schadeclaims.II. Een beleid is vastgesteld en vastgelegd, waarin de handelswijze in het geval van conflicterende situaties is bepaald.III. Een onderscheid is gemaakt tussen verantwoordelijkheden en (beslissings-) bevoegdheden van enerzijds degevolmachtigde agent en anderzijds het bemiddelingsbedrijf.IV. De financiële dienstverlener handelt overeenkomstig de maatregelen onder I, II en III.De maatregelen dienen te zijn vastgelegd in de onder par. 2.2 en 3.1 vereiste procedures.Voorts dienen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ten behoeve van het bedrijf van gevolmachtigde agentwerkzame medewerkers te zijn bepaald. Zie hiervoor paragrafen 2.2, 3.1 en 4.1.1.2 De financiële dienstverlener heeft vakbekwaamheidseisen vastgesteld voor alle medewerkers mettaken betreffende de beoordeling van verzekeringsaanvragen (acceptanten) en/of taken op het gebiedvan schadebehandeling (schaderegelaars). De medewerkers waarvoor deze vakbekwaamheidseisengelden, voldoen aan de gestelde eisen.Toelichting:Vakbekwaamheidseisen kunnen bestaan uit opleidingseisen maar ook uit andere kwalificaties zoals(computer-)vaardigheden en persoonlijke kenmerken.De financiële dienstverlener bepaalt zelf de vakbekwaamheidseisen, waarbij het niveau wel dient te zijn afgestemd op debevoegdheden en functies van de medewerkers alsmede op de eisen die door of krachtens de Wft aan de deskundigheid vandeze medewerkers worden gesteld.De financiële dienstverlener dient een registratie van de vakbekwaamheidseisen bij te houden alsmede te kunnen aantonen datde betreffende medewerkers aan de gestelde eisen voldoen.1.3 De feitelijk leidinggevende met betrekking tot het onderdeel “gevolmachtigde agent” van de door deAFM verleende vergunning voldoet aan de opleidingseisen die door of krachtens de Wft ter zake zijngesteld.Toelichting:De feitelijk leidinggevende is degene die de dagelijkse leiding heeft over de activiteiten van de gevolmachtigde agent en alszodanig bij de AFM is aangemeld. Aangenomen wordt dat de feitelijk leidinggevende in overeenstemming met de eisen van deWft ook daadwerkelijk aanwezig is en leiding geeft aan de medewerkers van de gevolmachtigde agent.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201120

1.4 De betrouwbaarheid van de (mede-)beleidsbepalers en de feitelijk leidinggevende(n) van degevolmachtigde agent voldoen aan de eisen die daaraan door of krachtens de Wft worden gesteld.Toelichting:Deze eis is van toepassing bij aanvraag van het lidmaatschap of wijziging van feitelijk leidinggevende. De NVGA kan verzoekenaan te tonen dat aan deze eis is voldaan.1.5 De feitelijke leidinggevende is als zodanig vermeld in de inschrijving van de financiële dienst-verlenerin het handelsregister van de Kamer van koophandel.Toelichting:Aan deze eis wordt voldaan als degene die als feitelijk leidinggevende optreedt blijkens de inschrijving in hetHandelsregister over voldoende bevoegdheden beschikt om zijn taken, in het bijzonder in het licht van de bepalingen in deWet op het financieel toezicht, adequaat te kunnen vervullen.1.6 De financiële dienstverlener is ingeschreven in het door de AFM gehouden register van financiëledienstverleners als zijnde houder van een vergunning voor het onderdeel “gevolmachtigde agent”.Toelichting:Een indirecte inschrijving via een moederbedrijf is eveneens toegestaan.1.7 De financiële dienstverlener voldoet aan haar wettelijke verplichtingen inzake de Wet BeschermingPersoonsgegevens.Toelichting:De financiële dienstverlener dient te zijn aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens in het kader van de WetBescherming Persoonsgegevens. Aanmeldingsformulieren worden door het CollegeBescherming Persoonsgegevens verstrekt.1.8 De financiële dienstverlener beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met eenverzekerde som van tenminste € 2.500.000,- per aanspraak.Toelichting:Risico‟s inzake beroepsaansprakelijkheid, verbonden aan het uitoefenen van de gevolmachtigde agent, moeten zijn verzekerd.Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering ten behoeve van uitsluitend een eventueel tussenpersonenbedrijf volstaat niet.2. Acceptatie2.1. De financiële dienstverlener oefent het bedrijf van gevolmachtigde agent uit namens tenminste tweeverschillende volmachtgevers.Toelichting:Het betreft de eis voor minimaal twee volwaardige volmachten; deelvolmachten zoals reisverzekeringen enrechtsbijstandverzekeringen worden niet meegerekend.2.2 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor de acceptatie van verzekeringen metduidelijke processtappen en controlemomenten.Toelichting:Doelstelling van deze eis is kwaliteitsborging van de procedure voor aanvragen, wijzigingen, opzeggingen en royementen vanverzekeringen.De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij allebetrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken metde volmachtgever.De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van defeitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijngemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de acceptatie van aanvragen, wijzigingsverzoeken en opzeggingenvan verzekeringen.- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de ondertekening en vrijgave van verzekeringsbewijzen(functiescheiding tussen acceptatie van de verzekering en ondertekening van de polis is vereist).Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201121

- Afspraken over het gebruik en de acceptatie van aanvraag- en/of wijzigingsformulieren voor verzekeringen, met name daarwaar deze niet persoonlijk worden ingevuld en/of ondertekend door de klant.- Controle en bewakingspunten in de procedure.- Beheer en controle van verzekeringsvoorwaarden, acceptatielimieten en tarieven.2.3 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het beheer van gegevens van deverzekeringsadministratie.Toelichting:Het betreft zowel gegevens in de vorm van documenten als elektronische gegevens, waarvan het voor uitvoering van het bedrijfvan gevolmachtigde agent van belang is dat deze adequaat worden beheerd.De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij allebetrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken metde volmachtgever.De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van defeitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijngemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:- Archivering van gegevens: bepaling van te archiveren gegevens, wijze van archivering en archiveringstermijn.- Inzage in gegevens: bevoegdheden en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot de gegevens.- Bescherming van gegevens tegen verloren gaan: back-up en andere protectie van computergegevens, bescherming vanfysieke dossiers tegen externe invloeden.3. Schadebehandeling3.1 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het behandelen van schaden.Toelichting:Doelstelling van deze eis is kwaliteitsborging van de schadebehandeling.De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij allebetrokken medewerkers.De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever.De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van defeitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijngemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende het beoordelen en toekennen van schadeclaims.- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de fiattering van de uitbetaling van de schade-uitkeringen(functiescheiding tussen de schaderegelaar en fiatteert van de uitbetaling is vereist).- Afspraken over het gebruik en de acceptatie van schadeaangifteformulieren, met name daar waar deze niet persoonlijkworden ingevuld en/of ondertekend door de klant.- Afspraken over acceptabele bewijsstukken ter onderbouwing van schadeclaims- Controle en (voortgangs)bewakingspunten in de procedure.- Coulance-uitkeringen, voor zover ten laste van de volmachtresultaten.- Afhandeling van conflicten met verzekerden en/of het bemiddelingsbedrijf.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201122

4. Schadelastbeheersing4.1 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het analyseren en rapporteren vanvolmachtresultaten, waaronder de schadelast.Toelichting:Doelstelling van deze eis is een tijdige en getrouwe rapportage van de volmachtresultaten.De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij de betrokkenmedewerkers.De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever.De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van defeitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijngemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de rapportage van de volmachtresultaten.- Wijze van, frequentie en onderwerpen van rapportage.- De jaarlijkse rapportage dient tenminste inzicht te geven in:- stand rekening courant- geboekte premie, provisie en tekencommissie- inkomende en uitgaande premiereserve- geboekte en uitbetaalde schades- inkomende en uitgaande schadereserve- kosten welke ten laste komen van de volmachtresultaten- baten welke ten gunste komen van de volmachtresultaten- vereiste aanvullende gegevens zoals aantal kentekens t.b.v. RDW- De maand of kwartaalrapportage kan beperkter zijn, een en ander conform de overeenkomst met de volmachtgever.5. Toetsing5.1. De financiële dienstverlener laat jaarlijks door een accountant met certificerende bevoegdheidcontrole uitoefenen omtrent de financiële stromen in het bedrijf van gevolmachtigde agent.Toelichting:De accountantscontrole dient betrekking te hebben op:- Stand rekening courant per begin en einde boekjaar.- Hoogte van de schadereserve per einde boekjaar.- Geboekte premie, inclusief eenmalige boekingen.- Geboekte provisie.- Geboekte tekencommissie.- Uitbetaalde schades.- Kosten en baten, ten laste cq ten gunste van de volmachtresultaten.Een goedkeurende verklaring van een accountant omtrent de bovenstaande elementen is vereist. Deze verklaring wordt aan devolmachtgever(s) ter beschikking gesteld. De financiële dienstverlener voldoet aan deze eis als hij aan de volmachtgever eengoedkeurende verklaring overlegt over de financiële jaarrapportage als bedoeld in artikel 10 van de VoorbeeldSamenwerkingsovereenkomst Volmacht.5.2 De financiële dienstverlener toetst zelf tenminste éénmaal per twee jaar of zij aan de NVGAkwaliteitsnormeringvoldoet.Toelichting:Doelstelling van de zelftoetsing is vaststelling of de financiële dienstverlener aan de NVGA-kwaliteitsnormering voldoet. Dewijze van toetsing wordt door de financiële dienstverlener bepaald.De resultaten van de zelftoetsing dienen schriftelijk te worden vastgelegd en gerapporteerd aan het management.De personen die de toetsing uitvoeren dienen bekend te zijn met de eisen van de NVGA-kwaliteitsnormering en onafhankelijk tezijn ten opzichte van de te toetsen onderwerpen.5.3 Het management van de financiële dienstverlener beoordeelt tenminste eenmaal per twee jaar deresultaten van de toetsingen in relatie tot de NVGA-kwaliteitsnormering en verstrekt de NVGAdesgevraagd een eigen verklaring inzake de uitkomst.Toelichting:De (mede-)beleidsbepaler(s) van de financiële dienstverlener en de feitelijk leidinggevende(n) beoordelen de resultaten van deaccountantscontrole en de zelftoetsing, teneinde de overeenstemming met de NVGA-kwaliteitsnormering vast te stellen.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201123

Waar noodzakelijk neemt de financiële dienstverlener tijdig maatregelen om te voldoen aan de NVGA-kwaliteitsnormering.Wanneer de uitvoering van de maatregelen niet binnen drie maanden kan plaatsvinden, wordt de NVGA-toetsingscommissiekwaliteitsnormering hierover schriftelijk geïnformeerd.Op basis van de resultaten stelt de financiële dienstverlener een eigen verklaring op naar NVGA-model. De eigen verklaringwordt door de feitelijk leider ondertekend.6. Klachtenprocedure6.1 De financiële dienstverlener is aangesloten bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid)onder aanvaarding van het bindende karakter van de geschillenbeslechting door deGeschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgestelde bedrag voor alle door het Kifid inbehandeling genomen klachten.Toelichting:Indien verzekerde een klacht heeft over een lid van de NVGA in diens hoedanigheid als gevolmachtigde agent wordtverondersteld dat de belanghebbende en het NVGA-lid proberen om onderling tot overeenstemming te komen.Als overeenstemming uitblijft dient het NVGA-lid de belanghebbende te wijzen op de mogelijkheid om zijn klacht voor te leggenaan het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening. Het NVGA-lid dient bij het Kifid te zijn aangesloten op basis vanaanvaarding van alle uitspraken van de Geschillencommissie als bindend advies.----------------------------------------------Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201124

Bijlage 5. Model-accountantsverklaring en –mededeling (optie 1)In deze bijlage zijn modelteksten opgenomen voor de accountantsverklaring financiële rapportage(artikel 10 van de overeenkomst) en de accountantsmededeling AO/IC (artikel 8.3 van deovereenkomst).Teneinde hulpmiddelen te bieden aan de Gevolmachtigde en diens accountant bij de beoordeling vanbestaan, opzet en werking van de administratieve organisatie en de interne controle zijn voortstoegevoegd:- een overzicht van AO/IC-doelstellingen in het kader van de financiële jaarrapportage aan demaatschappijen.- een overzicht van mogelijke controlepunten.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201125

Modeltekst accountantsverklaring bij periodieke opgaven volmachtafrekeningACCOUNTANTSVERKLARING EX ARTIKEL 10.1 VAN DE SAMENWERKINGS-OVEREENKOMSTVOLMACHT TUSSEN DE GEVOLMACHTIGDE EN DE MAATSCHAPPIJ VAN 1 JANUARI 2006 1OpdrachtWij hebben 2 bijgaande door ons gewaarmerkte financiële jaarrapportage van … (naamGevolmachtigde) te … (statutaire vestigingsplaats), opgesteld ingevolge artikel 10.1. van desamenwerkingsovereenkomst volmacht met ……..(naam Maatschappij) met betrekking tot het jaar2006 3 , gecontroleerd. De financiële jaarrapportage is opgesteld onder verantwoordelijkheid van deleiding van de huishouding 4 . Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake definanciële jaarrapportage te verstrekken. Deze verklaring is bestemd voor ….(naam gebruiker) te ….(zetel gebruiker).WerkzaamhedenOnze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekkingtot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland enuitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële jaarrapportagegeen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek doormiddel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingenin de financiële jaarrapportage. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voorfinanciële verslaggeving die bij het opmaken van de financiële jaarrapportage zijn toegepast en vanbelangrijke schattingen die de leiding van de huishouding 4 daarbij heeft gemaakt. Wij zijn van meningdat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.OordeelWij zijn van oordeel dat de getrouwheid van de financiële jaarrapportage voldoet aan de bepalingenvan de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen ……… (naam Gevolmachtigde) en……..(naam Maatschappij) en is opgesteld met inachtneming van de grondslagen van waarderingzoals toegelicht op pagina …. 5Plaats, datum1 Datum van ondertekening van de volmachtovereenkomst, ter eenduidige identificatie2 Indien de accountantsverklaring wordt voorzien van een adressering, kunnen in deeerste paragraaf de woorden „Wij hebben‟ worden vervangen door „Ingevolge uwopdracht hebben wij‟.3 Respectievelijk: „voor het jaar eindigend op …….‟ (gebroken boekjaar).4 Afhankelijk van de aard van de huishouding te vervangen door een meer passendeaanduiding zoals „het bestuur van de vennootschap‟ (B.V./N.V.), vereniging, stichting enz.5 Verwijzing naar de waarderingsgrondslagen in het jaarverslag.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201126

Modeltekst Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden AO/ICVERTROUWELIJKDe directie vanBetreft:Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden volgens artikel 8.3 van deSamenwerkingsovereenkomst volmacht van 1 januari 2006 met betrekking tot deopzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie eninterne controleGeachte,Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden (toelichten) verricht metbetrekking tot het voldoen door de Gevolmachtigde aan de AO/IC- (AdministratieveOrganisatie/Interne Controle) doelstellingen, zoals opgenomen in bijlage 5 van desamenwerkingsovereenkomst volmacht van 1 januari 2006. Voor een omschrijving van deze opdrachtverwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging van ………. c.q. verwijzen wij naar het controleprotocol.In dit controleprotocol zijn specifieke risicoanalyses opgenomen en is een uitgewerkt normenkaderweergegeven. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden en is uitsluitendbestemd voor de leiding van de Gevolmachtigde en voor de tot kennisname bevoegde functionarissenvan de Maatschappijen met wie een samenwerkingsovereenkomst volmacht is gesloten op grondwaarvan dit rapport is vereist. De rapportage mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden wordenverstrekt zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf.Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamhedenOnze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarderichtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. Deopdracht houdt in dat op de AO/IC van het volmachtbedrijf geen accountantscontrole is toegepast endat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat,indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- ofbeoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zoudenkunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweestVerrichte werkzaamhedenIngevolge uw opdracht hebben wij de opzet, bestaan per 31 december 2006 en werking van de AO/ICover de periode 1 januari – 31 december 2006 van de Gevolmachtigde getoetst aan de geformuleerdeAO/IC-doelstellingen en uitgewerkt normenkader.De AO/IC-doelstellingen hebben wij gebaseerd op >. Waar nodiggeacht hebben wij deze doelstellingen gesorteerd en aangevuld naar een opzet die (meer) aansluit bijde procesdecompositie van de Gevolmachtigde en die tevens door zowel Maatschappijen als deNVGA gehanteerd wordt bij audits.Deze sortering is als volgt: Acceptatieproces van polissen; Schadeproces rondom schademeldingen; Financiële administratie met betrekking tot afstemming met maatschappij; General controls en randvoorwaarden (functiescheiding, documentatie en AO-beschrijvingen).De toetsing heeft plaatsgevonden met gebruikmaking van een of meer van de volgende methodieken: Inwinnen van inlichtingen Bevestiging van derden Verificatie van boekingen en documenten Verificatie van activa (inventarisatie) Waarneming ter plaatse NarekenenVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201127

Herhalen van proceduresCijferanalysesMet inachtneming van het bovenstaande hebben wij conform de opdrachtbevestiging c.q. conform hetprotocol de volgende werkzaamheden verricht.Acceptatieproces1. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of2. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of3. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of4. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of(…..)Schadeproces5. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of6. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of7. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of8. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of(…..)Financiële administratie9. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of10. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of11. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of12. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of(…..)General controls en randvoorwaarden13. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of14. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of15. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of16. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of(…..)Uitkomsten verrichte werkzaamhedenAcceptatieproces1. Wij hebben vastgesteld dat >.2. Wij hebben vastgesteld dat >.3. Wij hebben vastgesteld dat >.4. Wij hebben vastgesteld dat >.(…..)Schadeproces5. Wij hebben vastgesteld dat >.6. Wij hebben vastgesteld dat >.7. Wij hebben vastgesteld dat >.8. Wij hebben vastgesteld dat >.(…..)Financiële administratie9. Wij hebben vastgesteld dat >.10. Wij hebben vastgesteld dat >.11. Wij hebben vastgesteld dat >.12. Wij hebben vastgesteld dat >.(…..)General controls en randvoorwaarden13. Wij hebben vastgesteld dat >.14. Wij hebben vastgesteld dat >.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201128

15. Wij hebben vastgesteld dat >.16. Wij hebben vastgesteld dat >.(…..)Wij wijzen erop dat deze uitkomsten niet zonder meer gelden na de datum van afsluiting van onsonderzoek, omdat nadien veranderingen in het getroffen stelsel van maatregelen kunnen zijnaangebracht.Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoudvan deze rapportage verder toe te lichten.Hoogachtend,Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201129

Overzicht AO/IC-doelstellingen in het kader van de financiële jaarrapportage aan deMaatschappij(en)AlgemeenKrachtens de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigdedient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij periodiek te overleggen:1. een accountantsverklaring met betrekking tot de financiële jaarrapportage over de volmacht;2. een mededeling van zijn accountant met betrekking tot de opzet, het bestaan en de werking vande administratieve organisatie en de interne controle binnen zijn organisatie.In bijlagen bij de samenwerkingsovereenkomst zijn modellen voor deze documenten opgenomen.In dit document wordt een overzicht gegeven van die doelstellingen met betrekking tot de AO/IC(binnen het volmachtbedrijf van de Gevolmachtigde) die van belang zijn om een juiste en volledigeafrekening met de Maatschappij te waarborgen. Overige AO/IC maatregelen, noodzakelijk in het kadervan de met de verzekeringsmaatschappij gesloten overeenkomst, zijn hier niet opgenomen.Dit overzicht heeft geen normatief karakter en dient ook niet als zodanig te worden begrepen ofgehanteerd. De bedoeling is aan de Gevolmachtigde en diens accountant met dit overzicht eenhulpmiddel te bieden aan de hand waarvan de grondslagen en de inrichting van de administratieveorganisatie en de interne controle in het kader van de financiële jaarrapportage aan deMaatschappij(en) kunnen worden beoordeeld in verband met de hiervoor genoemde te overleggendocumenten.Behandelen aanvragen en acceptatie van nieuwe en gewijzigde polissen. De acceptatie van nieuwe aanvragen en mutatieaanvragen vindt volledig en juist plaats, conformde richtlijnen en limieten en overige acceptatierichtlijnen van de Maatschappij. Posten boven de limiet of buiten de richtlijnen („specials‟) worden herkenbaar en op eenbetrouwbare wijze geadministreerd. Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd. Ongewenste kandidaat-verzekerden (ongewenste risico‟s, gemelde fraudeurs) worden nietgeaccepteerd.Opmaken polissenDe polis wordt op een betrouwbare wijze opgemaakt conform de acceptatiebeslissing (inclusiefeventuele clausules en andere beperkingen van de dekking) en de afspraken met de Maatschappij.Facturering premies en debiteurenbewaking Prolongatie en naverrekeningen (met name transport, bedrijfsschadeverzekeringen en AVB) vanalle actieve polissen vinden tijdig, volledig en juist plaats. Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd. Premieachterstand wordt tijdig en volledig bewaakt en de juiste acties worden ondernomenconform het beleid van de Maatschappij. Dekkingopschorting en/of royement als gevolg van premieachterstand vindt tijdig plaats.Behandelen claims Er bestaat volledig inzicht in de gemelde maar nog te behandelen schades. Het vaststellen van de schadereservering vindt tijdig, juist en volledig en conform het beleid vande Maatschappij plaats en de reserveringsadviezen van de maatschappij worden op eenbetrouwbare wijze verwerkt. De schades of schadereserveringen van € 12.500 of meer (voor gepoolde polissen, derespectievelijke bedragen voor aandeel van de maatschappij) worden volledig en tijdig gemeld bijde Maatschappij. Schadeclaims worden juist behandeld, namelijk conform de polisvoorwaarden, de richtlijnen enlimieten, de schaderegelingovereenkomst en het beleid van de Maatschappij en de claims wordenop een betrouwbare wijze verwerkt en uitbetaald. Uitkeringen vinden niet plaats als de dekking is opgeschort. Naar aanleiding van (schuld)schades wordt de Bonus/Malus-trede juist, volledig en tijdigaangepast.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201130

Betaalde schades waarvoor derden aansprakelijk zijn, worden, waar mogelijk, altijd en tijdig opdeze derden verhaald.Fraudemanagement Bij acceptatie en schadebehandeling wordt gewerkt volgens het fraudeprotocol van het Verbondvoor Verzekeraars en het beleid van de Maatschappij. Bij acceptatie en schadebehandeling wordt gebruik gemaakt van beschikbare landelijke „zwartelijsten‟ en overige relevante gegevens, zodat aan geregistreerde kandidaat-verzekerden geendekking wordt verstrekt (of enkel tegen bepaalde voorwaarden).Beheer polis- en schadedossiersDe polis- en schadedossiers worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldigewettelijke bewaartermijnen en het beleid van de Maatschappij.Beheer rekening-courant en aanlevering gegevens aan maatschappij. De rekening-courantgegevens, reserveringsgegevens en gegevens van „specials‟, pools encollectiviteiten worden juist, volledig en tijdig verwerkt. Borderellen (rekening-courantoverzicht per maatschappij met premie, schade en provisietotalen)en overzichten met reserveringsgegevens volgens het NVGA-formaat worden tijdig aangemaakt. Rekening-courantgegevens alsmede gegevens ten behoeve van reserveberekening zijncontroleerbaar. Polis- en schadegegevens worden volgens het NVGA-formaat juist, tijdig en volledig aangeleverd.Actief portefeuillebeheer Op basis van juiste en volledige informatie worden de portefeuilleontwikkelingen en het verloopvan het resultaat periodiek geanalyseerd en aan de Maatschappij gerapporteerd. Premies worden conform de voorschriften van de Maatschappij vastgesteld en juist verwerkt in hetsysteem van de Gevolmachtigde.Riskmanagement Het calamiteitenplan waarborgt bij storingen of bij grote en kleine calamiteiten dat de contractueelafgesproken verplichtingen inzake de in de volmacht verzekerde polissen tijdig wordennagekomen. De organisatorische continuïteitsmaatregelen zijn aantoonbaar effectief. De technische continuïteitsmaatregelen sluiten aan met de businesseisen en zijn aantoonbaareffectief. Het securitybeleid van de Gevolmachtigde is duidelijk en eenduidig en is in lijn met de securityeisenvan de Maatschappij. De vertrouwelijkheid van de informatie wordt voldoende en conform de wet- en regelgevinggewaarborgd. De integriteit van de informatie wordt gewaarborgd. Toegang tot de technische infrastructuur is beperkt tot geautoriseerde medewerkers. De database en de applicatie werken op betrouwbare wijze teneinde de betrouwbaarheid van degegevensverwerking te waarborgen. De Gevolmachtigde heeft alle financiële aansprakelijkheden jegens de Maatschappij voldoendeafgedekt. De Gevolmachtigde voldoet aan de doelstellingen ten aanzien van interne controle zoals deze zijnovereengekomen met de Maatschappij.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201131

Overzicht mogelijke controlepunten AO/IC ten behoeve van het Rapport van specifiekovereengekomen werkzaamhedenHieronder is een overzicht van een aantal mogelijke controlepunten opgenomen die gebruikt kunnenworden voor het Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden inzake de bestaan, opzeten werking van de AO/IC van de Gevolmachtigde. Dit overzicht is puur informatief van aard en is nietlimitatief. De genoemde controlepunten zijn niet dwingend voorgeschreven maar bedoeld alshulpmiddel bij de concrete invulling van de door de accountant te verrichten werkzaamheden.Algemeen1. Algehele beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle, governance, generalIT controls, compliance aan wet- en regelgeving en toegepaste grondslagen van waardering2. Verricht specifieke risicoanalyses op basis van onder andere uitkomsten van algehele beoordelingonder 1 en bepaal controleaanpak (systeemgerichte en gegevensgerichte controles)3. Zijn risicoanalyses voldoende specifiek en is het normenkader in voldoende mate uitgewerkt enopgenomen in het controleprotocolAcceptatieproces1 De medewerkers, betrokken bij het invoeren van polissen, zijn alleen in dienst van hetvolmachtbedrijf.2 Acceptatie van nieuwe polissen en/of mutaties geschiedt conform de richtlijnen van demaatschappijen.3 Polissen boven de limiet of buiten de richtlijnen worden herkenbaar geadministreerd.4 Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd.5 Aan de hand van interne/externe systemen vindt toetsing plaats ten einde ongewenstekandidaat-verzekerden niet te accepteren.6 Polissen worden op betrouwbare wijze opgemaakt conform de richtlijnen van demaatschappijen, waar nodig met toevoeging van de juiste clausules.7 Premies zijn conform de voorschriften van de maatschappijen vastgesteld en juist verwerkt.8 Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd.9 Gedurende een periode (omschrijven) zijn premieachterstanden tijdig en volledig bewaakt enzijn de juiste acties conform het beleid van de maatschappij ondernomen.10 Polissen worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige wettelijkebewaartermijn en het beleid van de Maatschappij.11 Dekkingopschorting en/of royement als gevolg van premieachterstand vindt tijdig plaats.12 Gedurende een periode (omschrijven) zijn alle actieve polissen tijdig, juist en vollediggeprolongeerd.13 De systematiek voor naselectie en heroverweging van polissen wordt uitgevoerd ten einde derisico‟s van de portefeuille te verminderen.Schadeproces14 De medewerkers, betrokken bij de schadebehandeling, zijn alleen in dienst van hetvolmachtbedrijf.15 Schademeldingen worden tijdig vastgelegd met opening van een bijbehorend schadedossier.16 Schadedossiers worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldigewettelijke bewaartermijn en het beleid van de Maatschappij.17 Gedurende een periode (omschrijven) bestaat volledig inzicht in gemelde maar nog tebehandelen schades.18 Schadereservering vindt tijdig, juist en volledig plaats, conform het beleid van de maatschappij.Schadereservingsadviezen van de Maatschappij worden tijdig en juist verwerkt.19 Ingeval schadebedragen en/of schadereserveringen de per maatschappij vastgestelde limiet(voor gepoolde polissen, de respectievelijke bedragen voor aandeel van de Maatschappij)overschrijden worden hiervan volledig en tijdig melding gemaakt bij de Maatschappij.20 Schades worden behandeld conform de polisvoorwaarden, de richtlijnen en de limieten van deMaatschappij.21 Dekkingscontrole vindt plaats zodanig dat de juiste bedragen worden vergoed en/of uitkeringvan schadebedragen niet plaatsvindt als de dekking is opgeschort.22 Verhaalbare schades worden tijdig (norm?) op derden verhaald.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201132

23 Coulancebetalingen worden gedaan binnen de limieten van de Maatschappij en volgens eenvaste procedure.24 Coulancebetalingen worden als zodanig verantwoord in de financiële administratie en wordenintern zijn gecontroleerd.25 Afwikkeling van schadedossiers vindt plaats volgens de procedures van de Gevolmachtigdeinclusief controles.26 De koppeling tussen het schade- en acceptatieproces is zodanig gewaarborgd dat vooracceptatie en fraudepreventie relevante feiten en omstandigheden worden uitgewisseld.27 Bij de schadebehandeling wordt gewerkt volgens het fraudeprotocol van het Verbond vanVerzekeraars en het beleid van de Maatschappij.28 Bij de schadebehandeling wordt gebruik gemaakt van beschikbare landelijke „zwarte lijsten‟ enoverige relevante gegevens.Financiële administratie29 De rekening-courant-, reservering- en special/poolgegevens met betrekking tot een aantal(specificeren) polissen en schadedossiers zijn juist, volledig en tijdig verwerkt.30 Borderellen en overzichten met reserveringsgegevens volgens NVGA-formaat worden tijdigaangemaakt.31 Gegevens ten behoeve van schadereserveberekening zijn juist en volledig vastgelegd in derekening-courant.32 Polis- en schadegegevens zijn juist, tijdig en volledig volgens het NVGA-format aangeleverd.General controls en randvoorwaarden33 Functiescheiding in de applicatie(s) is gewaarborgd.34 De AO/IC en het organisatiediagram zijn beschreven en toegankelijk voor de medewerkers vanhet volmachtbedrijf.35 Documentatie van de applicatie(s) en de technische infrastructuur is beschikbaar voor hetwaarborgen van de IT-omgeving.36 Het calamiteitenplan waarborgt in opzet bij storingen of bij grote en kleine calamiteiten datcontractueel afgesproken verplichtingen inzake de in de volmacht verzekerde polissen tijdigkunnen worden nagekomen.37 De organisatorische en technische continuïteitsmaatregelen zijn in opzet aantoonbaar effectief.38 Het beveiligingsbeleid van de Gevolmachtigde is duidelijk, eenduidig en in lijn met de eisen vande Maatschappij.39 Van een aantal (specificeren) polissen is vastgesteld dat de gegevens door logischetoegangsbeveiliging zijn beschermd tegen ongeautoriseerde toegang conform wet- en regelgeving.40 De toegang tot de technische infrastructuur is beperkt is tot geautoriseerde medewerkers.41 Databases en applicaties werken zodanig dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerkingis gewaarborgd.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201133

Bijlage 5 Model-accountantsverklaring en Self Assessment (Optie 2)In deze bijlage zijn modelteksten opgenomen voor de accountantsverklaring financiële rapportage(artikel 10 van de overeenkomst) en de mededeling (AO en IC) inzake het door de Gevolmachtigdeverrichte Self Assessment (artikel 8.3 van de overeenkomst).Teneinde hulpmiddelen te bieden aan de Gevolmachtigde en diens accountant zijn voorts bijgevoegd:een modeltekst accountantsverklaring bij de financiële volmachtafrekeningeen overzicht AO en IC doelstellingen en minimaal vereiste controlepunten in het kadervan de financiële volmachtafrekening aan de Maatschappij.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201134

Modeltekst Self Assessment Gevolmachtigden 2010I. Hierbij verklaren wij:a) Dat wij de Checklist NVGA hebben aangeschaft en hebben geïmplementeerd.b) VARIANT 1: Dat wij in de periode van …….tot 31-december-xxxx alle beschreven controleshebben uitgevoerd.VARIANT 2: Dat wij in de periode van ……. tot 31-december-xxxx alle beschreven controleshebben uitgevoerd met uitzondering van de onder II. genoemde.c) VARIANT 1: Dat alle gedurende de controleperiode door ons gesignaleerde actie-/verbeterpunten inmiddels door ons zijn afgewikkeld.VARIANT 2: Dat alle gedurende de controleperiode door ons gesignaleerde actie-/verbeterpunten door ons zijn afgewikkeld, met uitzondering van de onder III. genoemde.d) OPTIONEEL: Dat de onder IV. Vermelde controles door ons niet zijn uitgevoerd, omdat dezeniet van toepassing zijn op de werkzaamheden in het kader van de ons verleendevolmachten.e) Dat wij bereid zijn verzekeraars op individuele basis (bijv. in het kader van audits) inzage tegeven in de details van de door ons uitgevoerde controles.f) Dat wij naast deze verklaring inzake het Self Assessment Gevolmachtigden een verklaringinleveren van onze accountant met betrekking tot de volmacht(jaar)afrekening (conform devoorgeschreven Modeltekst).g) Dat de accountant, in het kader van zijn werkzaamheden bij het opstellen van de jaarrekening,geen bijzonderheden heeft gerapporteerd, die voor de volmachtgever van belang kunnen zijnin het kader van de (financiële) verplichtingen die de gevolmachtigde heeft ten opzichte vanzijn volmachtgever. Indien deze er wel zijn, staan deze vermeld onder V.h) Dat de in deze verklaring vermelde bijzonderheden geheel overeenkomen met de inVolmachtBeheer gedeponeerde „rapportage maatschappij‟ van de module Self AssessmentGevolmachtigden.II. Overzicht door de gevolmachtigde niet tijdens de verslagperiode uitgevoerde controles in het kadervan het Self Assessment Gevolmachtigden:1.2.3.4.III. Overzicht van de door gevolmachtigde gesignaleerde actie-/verbeterpunten, die op het momentvan de rapportage in het kader van het Self Assessment gevolmachtigden nog niet zijn afgewikkeld:1.2.3.4.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201135

IV. Overzicht van de door gevolmachtigde niet uitgevoerde controles, omdat deze niet toepasselijkzijn op de verleende volmacht:1.2.3.4.V. Eventuele opmerkingen van de accountant, voortkomend uit de accountantscontrole van dejaarcijfers van de organisatie én voor zover van materieel belang voor de volmachtsamenwerking.1.2.3.4.V. De gevolmachtigde verklaart bovenstaande naar eer en geweten te hebben uitgevoerd en ingevulden daarmee een getrouw beeld te hebben geschetst van de stand van zaken van procedures encontroles binnen het volmachtkantoor.Plaats, datumDe gevolmachtigde,Naam functionaris,Ondertekend d.d.TeVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201136

Modeltekst controleverklaring bij financiële volmachtafrekeningControleverklaring van de onafhankelijke accountantAan: OpdrachtgeverControleverklaring ex artikel 10.1 van de samenwerkingsovereenkomstvolmacht tussen deGevolmachtigde en de Maatschappij van … (datum)OpdrachtWij hebben bijgaande door ons gewaarmerkte financiële volmachtafrekening van … (naamGevolmachtigde) te … (statutaire vestigingsplaats), opgesteld ingevolge artikel 10.1. van desamenwerkingsovereenkomst volmacht met … (naam Maatschappij) met betrekking tot het jaar(jaartal), gecontroleerd.Verantwoordelijkheid van het bestuurHet bestuur van …. (naam Gevolmachtigde) is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiëlevolmachtafrekening in overeenstemming met de samenwerkingsovereenkomst. Het bestuur is tevensverantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen vande financiële volmachtafrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang alsgevolg van fraude of fouten.Verantwoordelijkheid van de accountantOnze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële volmachtafrekening opbasis van onze controle.Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht,waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldendeethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren, dat een redelijke mate vanzekerheid wordt verkregen dat de financiële volmachtafrekening geen afwijking van materieel belangbevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatieover de bedragen en de toelichtingen in de financiële volmachtafrekening. De geselecteerdewerkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegripvan het inschatten van de risico‟s dat de financiële volmachtafrekening een afwijking van materieelbelang bevat als gevolg van fraude en fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt deaccountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van devolmachtafrekening door de Gevolmachtigde, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden diepassend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeeltot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de Gevolmachtigde. Eencontrole omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voorfinanciële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het bestuur van de Gevolmachtigdegemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiëlevolmachtafrekening..Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om eenonderbouwing voor ons oordeel te bieden..Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201137

OordeelNaar ons oordeel voldoet de financiële volmachtafrekening in alle van materieel belang zijndeaspecten aan de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst tussen … (naam Gevolmachtigde)en ….(naam Maatschappij).Basis voor het opstellen van de financiële volmachtafrekening en beperking in gebruik enverspreidingskringWij vestigen de aandacht op punt … in de toelichting van de samenwerkingsovereenkomst waarin isuiteengezet voor welk doel de volmachtafrekening is opgesteld en met welke basis voor financiëleverslaggeving. Hieruit volgt dat de afrekening is opgesteld voor … met als doel … Hierdoor hoeft deafrekening niet geschikt te zijn voor andere doeleinden.Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor … (naam Gevolmachtigde) en … (naamverzekeringsmaatschappij) en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderendan … (naam Gevolmachtigde) en … (naam verzekeringsmaatschappij). Deze situatie doet geenafbreuk aan ons oordeel.Plaats, datumNaam accountantspraktijkNaam accountant en ondertekening met die naamParaaf voor waarmerkingsdoeleindenVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201138

Overzicht AO/IC-doelstellingen en minimaal vereiste controlepunten in het kader vande financiële jaarrapportage aan de Maatschappij (leidraad accountant)InleidingKrachtens de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigdedient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij jaarlijks een accountantsverklaring met betrekking totde financiële jaarrapportage over de volmacht te overleggen.In dit document wordt een overzicht gegeven van die doelstellingen met betrekking tot de AO/IC(binnen het volmachtbedrijf van de Gevolmachtigde) die van belang zijn om een juiste en volledigeafrekening met de Maatschappij te waarborgen. Overige AO/IC maatregelen, noodzakelijk in het kadervan de met de verzekeringsmaatschappij gesloten overeenkomst, zijn hier niet opgenomen.Daarnaast bevat dit document een overzicht van minimaal door de accountant te controleren punten.Dit overzicht heeft geen normatief karakter en dient ook niet als zodanig te worden begrepen ofgehanteerd. De bedoeling is de Gevolmachtigde en diens accountant met dit overzicht een hulpmiddelte bieden aan de hand waarvan de grondslagen en de inrichting van de administratieve organisatie ende interne controle in het kader van de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij(en) kunnenworden beoordeeld in verband met het hiervoor genoemde te overleggen document.Algemeen1. Algehele beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle, governance, generalIT controls, compliance aan wet- en regelgeving en toegepaste grondslagen van waardering.2. Verricht specifieke risicoanalyses op basis van onder andere uitkomsten van algehele beoordelingonder 1 en bepaal controleaanpak (systeemgerichte en gegevensgerichte controles).3. Zijn risicoanalyses voldoende specifiek en is het normenkader in voldoende mate uitgewerkt enopgenomen in het controleprotocol.Acceptatieproces4. Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd en op juistewijze verrekend met de Maatschappij.5. Premies worden juist verwerkt in het systeem van de Gevolmachtigde en op de juiste wijze met deMaatschappij verrekend.6. Prolongatie en naverrekeningen (met name Rechtsbijstand, Transport, Bedrijfsschadeverzekeringenen AVB) van alle actieve polissen vinden tijdig, volledig en juist plaats en wordenop de juiste wijze met de Maatschappij verrekend.7. Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd en op de juiste wijze met de Maatschappijverrekend.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201139

Schadeproces8. Schadeclaims worden op een betrouwbare wijze verwerkt en uitbetaald. en op juiste wijzeverrekend met de Maatschappij;9. Regresontvangsten worden op een betrouwbare wijze verwerkt en op de juiste wijze verrekendmet de Maatschappij.10. De schadereserves ultimo het boekjaar worden juist en volledig vastgesteld.Financieel11. De rekening-courantgegevens, reserveringsgegevens en gegevens van „specials‟, pools encollectiviteiten worden juist, volledig en tijdig verwerkt. Daaronder ook te verstaan:11.a. Provisies worden juist en volledig berekend en geadministreerd;11.b. Tekencommissies worden juist en volledig berekend en geadministreerd;11.c. De winstcommissie wordt juist en volledig berekend en geadministreerd;11.d. De overige kosten geboekt in rekening courant zijn juist en volledig.12. Rekening-courantgegevens alsmede gegevens ten behoeve van reserveberekening zijncontroleerbaar.13. Premieachterstand wordt tijdig en volledig bewaakt en de juiste acties worden ondernomenconform het beleid van de Maatschappij. De gevolgen hiervan worden op de juiste wijzeverrekend met de maatschappij.Automatisering14. De integriteit en continuïteit van de informatie wordt gewaarborgd.15. Functiescheiding in de applicatie is gewaarborgd.16. Databases en applicaties werken zodanig dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking isgewaarborgd.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201140

Bijlage 6.Bijlage 7.Bijlage 8.Bijlage 9.Overzicht Branches en LimietenAcceptatie-instructiesSchadebehandelings-instructiesModel-ResultatenrekeningBijlage 10. Overzicht berekening tekencommissie en winstcommissieBijlage 11. Overzicht Kosten voor rekening MaatschappijBijlage 12. Model Periodieke afrekeningVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201141

VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2011 (toelichting)Overeenkomst met betrekking tot verleende volmachtOp gezamenlijk initiatief van het Verbond van Verzekeraars en de Nederlandse Vereniging vanGevolmachtigde Assurantiebedrijven (NVGA) is in 2004 een addendum bij desamenwerkingsovereenkomst met gevolmachtigd agenten gemaakt. Dit was nodig om te kunnenvoldoen aan de in de Regeling uitbesteding verzekeraars (Ruv) gestelde eisen. In dit addendum is debepaling opgenomen dat de bestaande samenwerkingsovereenkomst vóór 1 januari 2006 zou moetenzijn aangepast aan de Ruv-eisen. Met het vooruitzicht dat de Wet financiële dienstverlening (Wfd) opdeze datum van kracht zou zijn of worden, is – wederom op gezamenlijk initiatief – een voorbeeldsamenwerkingsovereenkomst volmacht (VSV) ontwikkeld die in overeenstemming is met wat op grondvan de Ruv en de Wfd is vereist. Over de tekst van deze overeenkomst is De Nederlandse Bankgeïnformeerd.Nadat in augustus 2007 voor de eerste keer een geactualiseerde versie van de VSV is gepubliceerd,wordt thans (in april 2011) voor de tweede maal een actualisering doorgevoerd. In de versie van 2011zijn de relevante ontwikkelingen verwerkt die zich sinds 1 augustus 2007 hebben voorgedaan. Debelangrijkste daarvan zijn: de introductie van de “Bewerkerovereenkomst van Beheerder”. (art. 5); het uitvaardigen van richtlijnen door de werkgroep Fraudebeheersing Volmachten (art. 6); de vernieuwing van de NVGA-Kwaliteitsnormering (art. 8.2); het invoeren van de mogelijkheid van een self-assessment (art. 8.3).Daarnaast is de tekst over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering verduidelijkt (art. 12.1) en istoegevoegd dat de gevolmachtigd agent het bindend advies van het KiFiD aanvaardt (art. 13.1).Daar waar in deze toelichting specifiek aandacht wordt besteed aan de actualiseringen van april 2011,staat dat duidelijk aangegeven.De voorbeeld samenwerkingsovereenkomst bestaat uit twee delen: een algemeen deel en eenbijzonder deel. Het algemeen deel is volledig uitgewerkt en bestaat uit bepalingen die van toepassingzijn in alle gevallen van volmachtverlening. Eisen die voortvloeien uit de toezichtwetgeving zijnverwerkt in dit algemeen deel. Deze algemene bepalingen worden hierna toegelicht. Voor wat betreftde meer specifieke bijzondere bepalingen is volstaan met een opsomming daarvan. Uit oogpunt vanuniformiteit verdient het evenwel aanbeveling om deze „inhoudsopgave‟ aan te houden.ToelichtingConsideransIn de overwegingen wordt aangegeven dat een territoriale begrenzing geldt. Partijen kunnen hiervanafwijken, indien de statuten van de Maatschappij daaraan niet in de weg staan. Voorts wordtnadrukkelijk gerefereerd aan het karakter van de volmacht en de bijzondere positie die degevolmachtigd agent inneemt. Deze brengen met zich mee dat de gevolmachtigd agent ook voorandere maatschappijen als zodanig kan optreden en niet verplicht is – en ook niet kan worden –verzekeringen in de volmacht te sluiten. Met deze overweging wordt benadrukt dat devolmachtverlening in het kader van de Wft weliswaar moet worden beschouwd als uitbesteding, maarvoor het overige uitsluitend is geschied ter bevordering van de verkoop en distributie vanverzekeringen. Met de invoering van de Wft is de Regeling uitbesteding verzekeraars (Ruv) vervallen.Uitbesteding door verzekeraars is nu geregeld in hoofdstuk 5 van het Besluit prudentiële regels Wft(H5 BprWft).Algemene Bepalingen inzake de verleende volmachtVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201142

Artikel 1Overeenkomstig het bepaalde in art. 4:79 lid 1 Wft moet de volmacht schriftelijk worden verleend enmoet deze worden opgemaakt volgens bij ministerieel vast te stellen model. Dit model is vastgelegd inBijlage A behorende bij de Uitvoeringsregeling Wft. De inhoud van de volmacht en de wijze waaropinvulling moet worden gegeven aan de verleende bevoegdheden wordt mede bepaald door desamenwerkingsovereenkomst alsmede de daarbij behorende instructies en bijlagen (art. 1.1).Beperkingen van de volmacht kunnen op grond van art. 4:79 lid 4 Wft niet aan derden wordentegengeworpen. Tussen de maatschappij en de gevolmachtigd agent prevaleert de tekst van desamenwerkingsovereenkomst (art. 1.4). Is er onduidelijkheid met betrekking tot een aan H5 BprWftontleende bepaling dat gaat echter de tekst van H5 BprWft voor (art. 1.3).Als de Autoriteit Financiële Markten (AFM) of de DNB de maatschappij of gevolmachtigd agent eenmaatregel oplegt, kan dit voor de andere partij aanleiding vormen tot wijziging of zelfs opzegging vande samenwerkingsovereenkomst. Indien de gevolmachtigd agent of de maatschappij zo‟n maatregelkrijgt opgelegd door een toezichthouder, moet hij daarom de andere partij daarover informeren zodatdeze zo nodig tot actie kan overgaan.Wijzigen van de samenwerkingsovereenkomst is in beginsel slechts mogelijk met wederzijdsgoedvinden; eenzijdig wijzigen van de overeenkomst is alleen mogelijk als de bevoegdheid daartoe uitde overeenkomst blijkt. Wijzigingen worden steeds vastgelegd in een door de maatschappij en degevolmachtigd agent getekend aanhangsel.In de versie 2007 is een nieuwe bepaling toegevoegd, die een regeling geeft voor het geval dat demaatschappij of de gevolmachtigd agent betrokken raakt bij een juridische fusie. Tenzij de wederpartijgebruik maakt van zijn beëindigingsrecht conform art. 14 wordt dan een nieuwe volmacht verleend.Artikel 2In de volgens ministerieel model opgemaakte volmacht is vastgelegd welke bevoegdheden degevolmachtigd agent heeft en welke werkzaamheden hij verricht. Volgens art. 2.3 behoort daar ooktoe het in rekening brengen, incasseren en afdragen van assurantiebelasting. Deze bevoegdhedenvan de gevolmachtigd agent kunnen alleen bij wettelijk voorschrift worden gewijzigd en contractuelewijzigingen zijn slechts geldig als dit blijkt uit een aanhangsel bij de samenwerkingsovereenkomsten/of de daarbij behorende bijlagen (art. 2.2).De gevolmachtigd agent moet handelen overeenkomstig de door de maatschappij in desamenwerkingsovereenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen vastgelegde instructies. Dit geldtook voor later gegeven instructies.In de samenwerkingsovereenkomst wordt een aantal voor de bedrijfsprocessen bij de gevolmachtigdagent relevante aspecten geregeld. Dit vloeit voort uit art. 30 BprWft. Daarbij gaat het onder andereom de aard, de omvang, de kwaliteit, de tijdigheid, de servicegraad en de deskundigheid. Devastlegging van de te stellen eisen geschiedt in de vorm van een Service Level Agreement (SLA). Dein de als bijlage 1 bij de samenwerkingsovereenkomst gevoegde SLA genoemde termijnen gelden zijnbij wijze van voorbeeld opgenomen: de maatschappij kan naar eigen inzicht andere termijnenvaststellen.Tenzij onverwijlde uitvoering is vereist, geldt voor de gevolmachtigd agent in beginsel eeninvoeringstermijn van 45 dagen (art. 2.5). Gaat het om een niet op enig wettelijk voorschriftberustende instructie met voor de gevolmachtigd agent zulke vérstrekkende gevolgen dat van hem inredelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, dan kan hij eenVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201143

ezwaarschrift indienen bij de maatschappij. Bij handhaving van de instructie kan de gevolmachtigdagent een arbitrageprocedure starten.In versie 2011 is aan art. 2 een zevende lid toegevoegd, waarin wordt bepaald dat de gevolmachtigdeagent werkzaamheden in de zin van dit artikel pas mag uitbesteden na voorafgaande schriftelijktoestemming van de verzekeraar.Artikel 3Dit is in hoofdzaak een uitwerking van het bepaalde in art. 4:99 Wft. Op grond hiervan moetenfinanciële dienstverleners elkaar over en weer in staat stellen te voldoen aan wat bij of krachtens deWft is bepaald, voor zover zij daarvoor van elkaar afhankelijk zijn. De hier bedoelde voor degevolmachtigd agent resp. de maatschappij relevante bijzonderheden kunnen van velerlei aard zijn.Denk hierbij aan royement door een beroepsvereniging of aan bepaalde wijzigingen. Bijvoorbeeldwijzigingen in de door de maatschappij gehanteerde samenwerkingsovereenkomst met bemiddelaarsof aan door de gevolmachtigd agent doorgevoerde wijzigingen in zijn (administratieve) organisatie.De ingevolge art. 3.4 voor de gevolmachtigd agent geldende verplichting vloeit voort uit de op demaatschappij rustende verplichting om zorg te dragen voor een systematische analyse van de risico‟sdie samenhangen met de uitbesteding van bedrijfsprocessen. Een voorbeeld van de door demaatschappij op grond van art. 3.5 in dat verband te verschaffen hulpmiddel is een model – hetzogenaamde doelstellingenmodel – waarmee risico‟s kunnen worden geïdentificeerd en aan de handwaarvan de gevolmachtigd agent kan nagaan of de door hem getroffen maatregelen afdoende zijn.In versie 2011 is dit artikel verrijkt met een zesde lid, waarin staat vermeld dat de gevolmachtigd agentverplicht is om productwijzers van de in volmacht gevoerde particuliere producten op de eigen websitete plaatsen.Artikel 4De in dit artikel genoemde verplichtingen zijn verplichtingen van de maatschappij jegens de DNB uithoofde van H5BprWft. Voor de goede orde: het bepaalde in H5BprWft heeft betrekking opmaatschappijen en introduceert dus geen rechtstreeks toezicht door DNB op gevolmachtigd agenten.Dit brengt met zich mee dat indien DNB eventuele aanwijzingen met betrekking tot de administratieveprocessen geeft aan de maatschappij, die de gevolmachtigd agent daarvan vervolgens in kennis stelt.De informatieverplichting in de laatste zin van dit artikel is opgenomen teneinde de maatschappij opde hoogte te houden van de door DNB in het kader van haar toezichthoudende taak ondernomenactiviteiten.Artikel 5Als uitgangspunt geldt dat de gevolmachtigd agent door eigen bemiddelingsactiviteiten uitbreidinggeeft aan zijn volmachtportefeuille. Bij gebruikmaking van andere bemiddelaars, heeft degevolmachtigd agent de voorafgaande toestemming van de maatschappij nodig en dient hij zich tehouden aan de in dit artikel gestelde eisen.Om dit proces van toestemmingverlening eenvoudiger en inzichtelijker te maken is in versie 2011 aanart. 5 toegevoegd dat de gevolmachtigd agent vooraf de bemiddelaar dient te koppelen aan hetbestand van Bemiddelaars, dat wordt beheerd door een door de maatschappij aangewezen derdepartij, de beheerder. De gevolmachtigd agent gaat daartoe akkoord met de “Bewerkerovereenkomstvan Beheerder”.Door deze koppeling is het niet meer nodig dat de maatschappij schriftelijk toestemming verleend.Daarom is de eis van schriftelijke toestemming in art. 5.1 komen te vervallen. Deze koppeling aan hetbestand van Bemiddelaars dient overigens ook plaats te vinden als de bemiddelaar tot dezelfde groepbehoort als de gevolmachtigd agent.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201144

Het bepaalde in art. 5.4 vindt zijn oorsprong in art. 4:94 Wft. Op grond hiervan moet eengevolmachtigd agent alvorens een samenwerking aan te gaan met een bemiddelaar nagaan of dezeis ingeschreven in het door de AFM gehouden register. Hij moet eenmaal per jaar controleren of debemiddelaar nog staat ingeschreven in dit register. En tevens als hij in het kader van de normalebedrijfsvoering signalen ontvangt die twijfel oproepen over de inschrijving.Indien de betreffende verzekering behoort tot de portefeuille van een bemiddelaar moet de schadeuitkeringaan de bemiddelaar worden gedaan. Doet zich evenwel een van de in art. 5.7 genoemdegevallen voor, dan moet de uitkering rechtstreeks aan de verzekerde of rechthebbende wordenbetaald. In versie 2011 is aan de opsomming van art. 5.7 toegevoegd de situatie dat de bemiddelaareen verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke personen.Artikel 6De maatschappij moet voldoende waarborgen krijgen dat er bij uitbesteding sprake is van voldoendemaatregelen op het punt van fraudepreventie. De bepalingen van dit artikel vormen daarvan eenuitwerking. In het bijzonder deel van de samenwerkingsovereenkomst kunnen nadere richtlijnen eninstructies worden opgenomen. Bijvoorbeeld in welke gevallen en op welke wijze raadpleging van nietin FISH opgenomen, maar in het kader van Customer Due Diligence relevante, gegevens moetplaatsvinden.Artikel 7De in dit artikel opgenomen bepalingen berusten mede op de in art. 3:18 Wft, art. 4:16 Wft enH5BprWft opgenomen verplichting te waarborgen dat bij uitbesteding de relevante wet- en regelgevingwordt nageleefd. In dit verband wordt ook de zelfregulering als relevant aangemerkt, zodat degevolmachtigd agent tevens is gehouden tot naleving van de voor de maatschappij geldendegedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars.De meest in het oog springende gedragscodes en protocollen staan genoemd in bijlage 3. Dezeopsomming is echter uitdrukkelijk niet uitputtend. Een actueel overzicht van alle relevantegedragscodes en protocollen is te vinden op de website van het Verbond van Verzekeraars onderpublicaties (www.verzekeraars.nl)Het bepaalde in art. 7.4 houdt niet in dat de gevolmachtigd agent is ontslagen van de op hemrustende verplichting om op de hoogte te zijn en blijven van de voor de uitvoering van zijnwerkzaamheden relevante wet- en regelgeving.Artikel 8De maatschappij moet krachtens H5BprWft in het kader van de op haarzelf rustende wettelijkeverplichtingen ter zake bij uitbesteding voldoende waarborgen krijgen voor het handhaven van eenbeheerste en integere bedrijfsvoering. De gevolmachtigd agent moet daarvoor zorgen (art. 8.1). In art.8.2 is vastgelegd aan welke eisen de administratieve organisatie en interne controle van degevolmachtigd agent moeten voldoen. Hierbij zijn er twee mogelijkheden: voor leden van de NVGAwordt verwezen naar een bijlage, bestaande uit de voor hen geldende Kwaliteitsnormering, en voorniet-leden naar een bijlage met eisen die tenminste gelijkwaardig zijn aan die van deKwaliteitsnormering. Dit houdt voor deze laatsten natuurlijk niet in dat zij daardoor NVGA-lid worden.De NVGA Kwaliteitsnormering is sinds versie 2007 van de VSV geactualiseerd. In versie 2011 is inbijlage 4 nu de geactualiseerde versie van de Kwaliteitsnormering opgenomen.De maatschappij moet zich regelmatig overtuigen van de betrouwbaarheid van de administratieveorganisatie en interne controle van de gevolmachtigd agent. Uit overleg met DNB is gebleken dat detoezichthouder prefereert dat dit geschiedt door het jaarlijks overleggen van een door een accountantafgegeven mededeling, inhoudende een rapportage over opzet, het bestaan en de werking van deVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201145

administratieve organisatie en interne controle. Hiervoor is een model vastgelegd dat is opgenomen inBijlage 5 bij de VSV. Toegevoegd in versie 2011 is dat de maatschappij binnen één maand naontvangst van de AOIC-mededeling de gevolmachtigd agent een ontvangstbevestiging toestuurt.Een mededeling van de accountant is echter niet meer per se noodzakelijk. In versie 2011 wordt voorde gevolmachtigd agent de mogelijkheid geïntroduceerd om te kiezen voor een self-assessment inplaats van een AOIC-mededeling van de accountant. Daarom is in art. 8.3 een 2 e optie opgenomen.Dit heeft ook gevolgen voor bijlage 5. Afhankelijk van de gemaakte keuze van de Gevolmachtigdagent zal bijlage 5 inhoudelijk anders worden. Het bepaalde in art. 8.4 ziet op de gevolmachtigd agentdie voor meer maatschappijen als zodanig optreedt. Deze dient te verklaren en te garanderen dat degegevens en bestanden logisch zijn te scheiden, dat naar de maatschappijen een gescheideninformatieverstrekking plaatsvindt en dat de privacyregelgeving wordt nageleefd.De in art. 8.6 opgenomen verplichting om een calamiteitenplan – waaronder mede begrepen back-upprocedures– te hebben, houdt verband met de waarborgen die de maatschappij bij uitbesteding dientte verkrijgen. Dit geldt ook ten aanzien van het bepaalde in art. 8.7.Artikel 9De maatschappij moet periodiek toetsen of de gevolmachtigd agent in voldoende mate de realisatiewaarborgt van de door hem geformuleerde doelstellingen van interne controle en of hij de krachtensde Wft en H5BprWft opgelegde verplichtingen naar behoren nakomt. Daartoe moet de maatschappijregelmatig de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en de interne controle bij degevolmachtigd agent kunnen (laten) beoordelen. Het recht daartoe is vastgelegd in art. 9.1. Naast dituit de wet voortvloeiende recht van de maatschappij om een audit te doen, heeft de maatschappij óókhet recht om bij de gevolmachtigd agent dossiercontroles te verrichten om zodoende te kunnenvaststellen of deze conform de gegeven instructies handelt en de acceptatie en schadebehandelingnaar behoren uitvoert.Indien de maatschappij de controle laat uitvoeren door een derde, kan zich de situatie voordoen datde gevolmachtigd agent bezwaar maakt tegen de met de controle belaste persoon of onderneming –bijvoorbeeld omdat deze persoon of onderneming naar de mening van de gevolmachtigd agent nietals onpartijdig kan worden aangemerkt of omdat hij een conflict heeft met deze persoon ofonderneming. Indien dit bezwaar gegrond is, zal de controle niet door deze persoon of ondernemingkunnen worden uitgevoerd.Artikel 10De in art. 10.1 voor de gevolmachtigd agent opgenomen verplichting om zijn financiële jaarrapportageover de volmacht te voorzien van een goedkeurende verklaring van een extern accountant vloeit voortuit de algemene eisen met betrekking tot uitbesteding zoals opgenomen in H5BprWft. Het gaat hierom een verklaring over de getrouwheid van de jaarcijfers met betrekking tot de volmacht. Treedt degevolmachtigd agent voor meerdere maatschappijen als zodanig op dan zal hij elk van dezemaatschappijen een op hun volmacht betrekking hebbende accountantsverklaring moeten overleggen.De goedkeurende verklaring kent een voorgeschreven tekst (art. 10.2).Toegevoegd in versie 2011 is dat de maatschappij binnen één maand na ontvangst van deaccountantsverklaring de gevolmachtigd agent een ontvangstbevestiging toestuurt.Artikel 11Voor de maatschappij en de gevolmachtigd agent geldt jegens elkaar de bij wanprestatie gebruikelijkewettelijke regeling. Uiteraard staat het hen vrij om in geval van een toerekenbare tekortkoming hunwederpartij daarop niet aan te spreken; in art. 11.2 is nadrukkelijk bepaald dat dit geenprecedentwerking heeft.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201146

De gevolmachtigd agent vrijwaart de maatschappij voor de gevolgen van zijn eventuele tekortschietenin de nakoming van de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting (art. 11.3).Artikel 12De Wft (art. 4:75 lid 1) schrijft voor dat bemiddelaars in verzekeringen over eenberoepsaansprakelijkheidsverzekering moeten beschikken. Naar analogie hiervan is voor degevolmachtigd agent, voor wie geen wettelijke verzekeringsplicht geldt, een contractuele verplichtingtot het hebben en in stand houden van een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekeringopgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. Daar is in versie 2011 aan toegevoegd dat deminimaal verzekerde som van EUR 2.500.000 beschikbaar moet zijn voor uitsluitend de hoedanigheidvan gevolmachtigd agent; en dus niet voor de hoedanigheid van tussenpersoon en die vangevolmachtigd agent tezamen.De beroepsaansprakelijkheidsverzekering moet na beëindiging van de samenwerkingsovereenkomstgedurende een jaar uitloopdekking bieden. Als dit – zoals bij de BAVAM – een verzekering op claimsmadebasisis, dient de gevolmachtigd agent additionele dekking in te kopen bij zijnberoepsaansprakelijkheidsverzekeraar.Artikel 13Deze bepalingen berusten op art. 4:17 lid 1 Wft, waarin is bepaald dat een financiële dienstverlener –dus ook een gevolmachtigd agent – moet zijn aangesloten bij een erkende geschilleninstantie.Daar is in versie 2011 aan toegevoegd dat de dienstverlener in de hoedanigheid van gevolmachtigdagent het bindend advies van het KiFiD aanvaardt.Geschrapt in versie 2011 is de bepaling dat de maatschappij van de gevolmachtigd agent bewijs vanaansluiting mag verlangen. Vanwege de komst van een openbaar register van aansluiting is deze eisachterhaald.Artikel 14Volgens art. 14.1 kunnen zowel de maatschappij als de gevolmachtigd agent desamenwerkingsovereenkomst opzeggen. De opzegtermijn is vier maanden; de opzegging wordtvervolgens effectief per 1 januari volgend op het verstrijken van deze termijn. Voor beëindiging van desamenwerkingsovereenkomst per de eerstkomende mogelijkheid is dus vereist dat de opzegginggeschiedt vóór 1 september. De maatschappij kan (niet: moet) de gevolmachtigd agent belasten methet beheer en de afwikkeling van de portefeuille. Doet hij dat dan blijft de gevolmachtigd agent inbeginsel nog een jaar als zodanig optreden, tenzij de maatschappij en hij daarover andere afsprakenmaken (art. 14.6).H5BprWeft schrijft voor dat de samenwerkingsovereenkomst een regeling moet bevatten op grondwaarvan de verzekeraar onder bepaalde omstandigheden de uitbesteding kan beëindigen (doorherroeping van de volmacht) en de betreffende bedrijfsprocessen hetzij zelf hetzij via uitbesteding aaneen ander kan voortzetten. Dit is geregeld in art. 14.2. Dit artikel bevat een aantal gevallen die alsdringende reden worden aangemerkt, waardoor onmiddellijke beëindiging van desamenwerkingsovereenkomst mogelijk is. Bij beëindiging om een dringende reden moet degevolmachtigd agent de op de volmachtportefeuille betrekking hebbende administratie per direct aande maatschappij of een door deze aan te wijzen derde overdragen (art. 14.3) en de maatschappij ofde aangewezen derde moet deze kunnen lezen, analyseren en gebruiken. Op grond van art. 14.4 kande gevolmachtigd agent in zo‟n geval uiterlijk drie maanden belast blijven met het verrichten vanwerkzaamheden inzake tot de portefeuillebehorende verzekeringen.In art. 14.5 is geregeld of en in hoeverre de gevolmachtigd agent gerechtigd is om de portefeuille overte sluiten (pseudo-portefeuillerecht). Gekozen kan worden uit twee opties. De ene optie geeft degevolmachtigd agent op voorhand het recht om de door hem gevormde volmachtportefeuille over teVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201147

sluiten. Bij de andere optie moet de portefeuille in beginsel worden overgedragen aan demaatschappij. In dit geval zijn partijen verplicht met elkaar in overleg te treden waarbij een afwijkenderegeling uit de bus kan komen.Op grond van art. 4:95 lid 3 Wft kan de maatschappij de ex-gevolmachtigde belasten met het beheeren de afwikkeling van de door hem gevormde verzekeringsportefeuille. Daarbij treedt hij niet meer opals gevolmachtigd agent – wat in strijd zou zijn met het Wft-verbond om zonder vergunning financiëlediensten te verlenen – maar als ware hij een gevolmachtigd agent. Hij moet zich daarbij laten leidendoor de toepasselijke bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst.Artikel 15De geschillenregeling laat de maatschappij en de gevolmachtigd agent de nodige ruimte. In beginselmoeten zij geschillen voorleggen aan de bevoegde rechter. Er staat echter ook een andere weg open:zij kunnen gezamenlijk besluiten om een geschil te beslechten door middel van arbitrage.Geschillenbeslechting door middel van arbitrage kan bovendien voortvloeien uit het bepaalde in art.2.5.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201148

Aanhangsel VSV 2011Dit document bevat een voorbeeld voor een aanhangsel bij de VoorbeeldSamenwerkingsovereenkomst Volmacht model 2007, waarin de aanpassingen die inmodel 2011 zijn opgenomen zijn vastgelegd.Dit voorbeeld-aanhangsel is opgesteld door de Werkgroep ToezichtsvereistenVerbond van Verzekeraars – NVGA.De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van dit voorbeeld-aanhangsel niet bindenden louter indicatief van aard is. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af tewijken.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201149

Aanhangsel nummer bij deOvereenkomst met betrekking tot verleende volmachtHet gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken.De ondergetekenden,1. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldigvertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Maatschappij",en2. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldigvertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Gevolmachtigde",de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:Overwegende:g. dat Partijen op een Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht hebbengesloten (de Overeenkomst);h. dat sindsdien onder meer een aantal wijzigingen heeft plaatsgevonden in wet- en regelgevingwaardoor de Overeenkomst wijziging behoeft;i. dat Partijen deze wijziging conform het bepaalde in de artikelen 1.7 en 1.8 van deOvereenkomst schriftelijk wensen vast te leggen in dit Aanhangsel;Zijn de volgende wijzigingen in de Overeenkomst overeengekomen:Artikel 2.7 (NIEUW):Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan werkzaamheden of delen daarvan die voortvloeien uit dezeovereenkomst, uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Maatschappij.Voor elke vorm van uitbesteding dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluitenwaarvan de inhoud op aanvraag aan de Maatschappij ter beschikking wordt gesteld.Artikel 3.6 (NIEUW):De Gevolmachtigde is verplicht de meest actuele productwijzers van de in volmacht gevoerdeparticuliere verzekeringsproducten op de eigen website te publiceren.Artikel 5.1:Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling door eenBemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande toestemming van de Maatschappij. Dezetoestemming dient voor iedere Bemiddelaar afzonderlijk te worden verkregen. De Gevolmachtigde zaldaartoe, voordat de samenwerking aanvangt, de betreffende Bemiddelaar koppelen aan het bestandvan Bemiddelaars dat wordt beheerd door een door verzekeraars aangewezen derde partij, verdergenoemd de Beheerder.Artikel 5.2:Toestemming wordt geacht te zijn verleend, tenzij de Maatschappij binnen 10 werkdagen na de inartikel 5.1 genoemde koppeling aangeeft niet akkoord te gaan met de samenwerking. Het staat deMaatschappij vrij om de gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzij dezetoestemming is verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groep behoort als deGevolmachtigde. Met de term “groep” wordt in dit artikel bedoeld een groep als gedefinieerd in art.2:24b BW, echter met dien verstande dat slechts meerderheidsdeelnemingen worden geacht tot degroep te behoren.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201150

Artikel 5.4De gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar in het doorde AFM aangehouden register te controleren:a. bij het begin van de samenwerking;b. jaarlijks gedurende de samenwerking;c. onverwijld indien hij reden heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer) over dejuiste vergunning(en) beschikt.Toetsing of de Bemiddelaars, waarmee de Gevolmachtigde samenwerkt, voldoen aan de wettelijkevereisten, is door de Gevolmachtigde uitbesteed aan de Beheerder. De Gevolmachtigde sluit daartoeeen zgn. bewerkerovereenkomst van Beheerder. De Gevolmachtigde verplicht zich om de daaruitvoortvloeiende signalen adequaat op te pakken.Artikel 5.7:De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde of derechthebbende, indien hij weet of behoort te weten dat:a. aan de Bemiddelaar surseance van betaling is verleend;b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert;c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of derechthebbende voor wie de uitkering is bestemd;d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde ofrechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zalverrekenen;e. De Bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet SchuldsaneringNatuurlijke Personen.Artikel 8.3:Optie 1 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden na afloop vanhet boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling met betrekking tot de opzet enhet bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens hetmodel dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst.De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de mededeling een bevestiging daarvannaar de Gevolmachtigde te sturen.(NIEUW) Optie 2 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 1 maand na afloopvan het boekjaar een door hem op schrift gestelde mededeling inzake het uitgevoerde SelfAssessment met betrekking tot de opzet en bestaan alsmede de werking van de administratieveorganisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij dezeovereenkomst.Artikel 10.1:De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over haar volmachtvan een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek afgegevenverklaring met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaarrapportage en stelt deze uiterlijkbinnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in het bezit van de Maatschappij. DeMaatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de verklaring een bevestiging daarvan naarde Gevolmachtigde te sturen.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201151

Artikel 12.1:De Gevolmachtigde dient uitsluitend in de hoedanigheid van gevolmachtigde agent bij het aangaanvan deze overeenkomst te beschikken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met eenminimaal verzekerde som van € 2.500.000,- (twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak ofgebeurtenis en per jaar. De Gevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van dezeovereenkomst en tot 1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden.Artikel 13: Klachteninstituut Financiële DienstverleningArtikel 13.2:De Gevolmachtigde dient het bindend karakter van de geschillenbeslechting door deGeschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgesteld bedrag voor alle door het Kifid inbehandeling genomen klachten te aanvaarden.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201152

Bijlage 1 Service Leve AgreementDe tabel fraude is gewijzigd:Fraude enrisicodetectieOmvang Tijdigheid Kwaliteit ServicegraadFraudebeleid formuleren enimplementerenDoorlopend Opstellen van een fraudeprocedure / -beleidFormuleren van fraude-indicatorenToepassen van de richtlijnen uit dewerkgroep FraudebeheersingVolmachtenVoldoende slagvaardige fraudeaanpakbinnen bedrijf, die wordtgedragen door zowelmanagement als operationeleafdelingen (acceptatie enschadebehandeling)BenoemenFraudecontactpersoonDoorlopende registratieop VolmachtbeheerWorkshop FraudebeheersingVolmachten gevolgdFungeren als contactpersoonvoor eigen organisatie enandere belanghebbendenActief fraudepreventie- endetectiebeleid voerenDoorlopendFraudepreventie en fraudedetectieconform beleid integreren in acceptatieenschadebehandelingsrichtlijnenGebruik CIS database(FISH)SpoorboekjeFraudebeheersing voorGevolmachtigden inclusieffraude-indicatorenFraudeprotocol (voldoenaan)Nieuwe aanvragen /naamswijzigingenbinnen 10 dagentoetsen / hercontrole na3 maanden / controleop basis vanSanctiewetgeving .Nieuwe schaden:aanmelden &controlerenBij elke acceptatie /schadebehandeling tegebruiken enindicatoren te toetsenDoorlopend / meldingrelevante info aandatabanken of VG(denk aan CIS / SVMM)binnen 14 dagenAcceptanten en schadebehandelaarsopleiden in fraudepreventie en -opsporingGebruik CIS database conformafsprakenAdequate controle van de door deWerkgroep Fraudebeheersinguitgevaardigde fraude-indicatoren,indien geautomatiseerd systeemaanwezig, dan voorkeur gebruik100% controle dmv gebruik CISbij iedere nieuwe verzekering.Juistheid / zuiverheid vanaanmeldingen. prudentiedaarbij betrachten.Fraudebewustzijn integreren inorganisatie GAPro-actief opstellen. in gevalvan twijfel kwestie voorleggenaan volmachtgever. Prudentmet fraudemelding omgaan.CIS registratie melden aanklantFunctionele scheiding Doorlopend Opstellen beleid inzake conflicterendesituaties bemiddelaar enGevolmachtigde.. Altijd fiat feitelijkleider nodig.Interne controleJaarlijksrepresentatievesteekproef m.b.t.acceptatie /schadebehandeling /financiële administratieBestrijding van fraude als onderdeelvan interne controle bij acceptatie,schadebehandeling en financiëleadministratie.Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201153

Bijlage 2. Relevante Wet- en regelgeving:7. Wet op het financieel toezicht8. Besluit prudentiële regels Wft9. Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen10. Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht)11. Wet bescherming persoonsgegevens12. Regeling incidenten kredietinstellingen en verzekeraarsBijlage 3. Gedragscodes en overige regelingen:12. Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling13. Gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars (www.verzekeraars.nl onder derubriek Over het Verbond/zelfregulering en klachtenprocedures/codewijzer bindendezelfregulering/codewijzer)14. Gedragcode verwerking persoonsgegevens financiële instellingen15. Gedragscode expertisediensten16. Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche17. CIS protocol18. Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem voor financiële instellingen (EVR registratie)19. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening meteen bindend karakter20. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechtingvan geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben21. NVGA Protocollen Financieel, Polis en Schade.22. Bedrijfsregeling ROYDATABijlage 4. NVGA Kwaliteitsnormering/eisen aan de AO & IC GevolmachtigdeVoor gevolmachtigden is de gewijzigde NVGA kwaliteitsnormering zoals in april 2008 is vastgesteld,van toepassing dan wel de daarop gebaseerde eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde.Bijlage 5. Model-accountantsverklaring en Self Assessment (optie 2)Voor gevolmachtigden die de keuze hebben gemaakt voor een Self Assessment in plaats van eenAO & IC mededeling van de accountant geldt een model-accountantsverklaring en Self Assessment.Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend te op ,Namens de MaatschappijNaamFunctieNamens de GevolmachtigdeNaamFunctieVoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Versie 201154