Jaarverslag BWP 2011

HET BWP SECRETARIAATPROJECT EXTERNE COUNSELINGOverzicht en aanpakIn april 2011 werd een project opgestart op het Secretariaat van het Belgisch Warmbloedpaard.Initieel was het de bedoeling om de analyse en het doen van voorstellen voor een verbetering van deadministratieve processen. Na evaluatie bleek dat de bijna afgeronde reorganisatie dit in voldoendemater had opgelost. De focus werd dan gelegd op het uitwerken en implementeren van een versterktHR beleid en people management.Via het aanbrengen van een aantal tools (Type-theorie, MBTI, functiekaarten, competentieprofielen,overlegmomenten) werd een aantal voorstellen voor een andere manier van leidinggeven,communiceren en HR uitgewerkt, samen met de secretaris. Via groepssessies werd gewerkt aan desamenwerking, de communicatie en het verduidelijken van de rol van iedere medewerker op hetsecretariaat. Een aparte werksessie met de groep werd besteed aan het uitwerken van voorstellenvoor de verdere administratieve verbetering. In elke bespreking met het team werd nauw aangeslotenbij de reeds (ten dele) uitgewerkte missie-tekst van de organisatie BWP. Het aspect “dienstverleningversterken” stond centraal in de voorstellen die werden uitgewerkt. Verder werd van de secretaris eenDevelopment Centre afgenomen met als doel hem te ondersteunen in het opmaken van eenPersoonlijk Ontwikkelingsplan. De uitwerking van het gehele project leidde tot een aantal coachingsessies met de secretaris.De resultatenOp 15/12/2011 werden tijdens een bespreking met het Dagelijks Bestuur de volgende resultaten vanhet project toegelicht:→ De communicatie met de medewerkers en binnen het team is verbeterd, mede omdat er meerinzicht is in mekaars voorkeuren→ De functiekaarten zijn voorbereid (nog af te werken) en besproken met de medewerkers. Er zijncompetentieprofielen. De tools zijn voorhanden voor een gestructureerde “cyclus vansamenwerken”.→ Er is een eerste aanzet gemaakt om vanuit ideeën van medewerkers aan verbeteringen te werken(initiatief verhogen, meer zelfsturend en proactief werken)→ Projecten als digitaal kantoor en project dienstverlening kunnen de werking van BWP in hetalgemeen en het secretariaat in het bijzonder een boost geven.→ De samenhang en structuur van missie visie structuur rollen en functies doelstellingenis verduidelijkt→ Secretaris heeft een persoonlijk ontwikkelplan gemaakt, heeft eigen ontwikkelpunten gekozen enmaakt vooruitgang op het vlak van leidinggeven en communicatie.→ Er heerst een meer open sfeer en motivatie om mee te denken, mee te werken aan de toekomst→ Er zijn meer overlegmomenten met de staf en met het gehele teamToekomstEr moet over gewaakt worden dat het momentum van verandering dat gecreëerd werd in deorganisatie (Dagelijks Bestuur en secretariaat) verder blijft gaan en dat vermeden wordt dat de zakenstilvallen omdat men als team en individu gemakkelijk terugvalt op zijn oude gewoonten.OVERLEGHet overleg met het personeel gebeurt nu in drie structuren:- Om de veertien dagen zitten de medewerkers voor de basisadministratie kort bij mekaar voor eenkort overleg met betrekking tot de stand van zaken. Indien er zich een piek of achterstand in hetwerk voordoet, worden afspraken gemaakt over de opvang daarvan. Dan worden afsprakengemaakt over de afhandeling van de periodieke werkzaamhedenDe bureelagenda werd in 2011 ontwikkeld en hij is, naast het wekelijks cijferoverzicht, de tweedetool voor de aansturing van het basis administratieve werk.- Met de stafmedewerkers is er geregeld een overleg om de voorliggende projecten uit te werken.Nadat er een project tot stand gekomen is binnen de BWP bestuursorganen, wordt dit toebedeeldaan één van de stafmedewerkers. Die werkt het concept uit en hij heeft het stafoverleg als orgaanom op terug te vallen. Nadat het concept klaar is gaat het terug naar de bestuursorganen om naaanvaarding daar in uitvoering gebracht te worden. In 2011 was er 7 keer een stafoverleg. Volgendeprojecten werden behandeld: de opening van het inschrijven van de veulens, de ondersteuning van13