'Starten met Sepa Direct Debit' (PDF-File, 2.6Mb - Over op IBAN

Starten met SEPA Direct Debit Webinar, 27 mei 2013 Verzorgd door SEPA programmabureau DNB

Inhoud en opzet webinar- Doel- Uitleg werking SEPA Direct Debit (SDD)- Praktische handvatten bieden voor migratie- Direct beantwoorden van vragen- Werking- Presentatie en uitleg- Polls tijdens de presentatie- Vragen beantwoord door moderatoren,of doorgestuurd naar presentatoren

Inhoud van het webinar1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding• Typen incasso en keuze• Incassocontract en Incassant ID• Vorm en inhoud• Conversie en mandaatbeheer• Vorm en inhoud• Voorbeeldsituaties• Tijdslijnen aanlevering• Omgaan met FRST en RCUR• R-berichten• Consequenties voor proces

Nationale incassovormen migreren naar tweevormen van de SEPA Direct DebitHuidige incassovormen(tot 1/2/2014)SEPA incassovormen(reeds nu beschikbaar)Eénmalige incasso;machtiging papier/telefonischDoorlopende incasso;machtiging papier/telefonischEuropese incasso(SDD Core)Zakelijke incassovariantenZakelijke Europese incasso(SDD B2B

Verschil twee typen incasso1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingOnderwerp SEPA Direct Debit Core SEPA Direct Debit B2B Gebruiken voor Consumenten en bedrijven Uitsluitend bedrijven Stornotermijn Al3jd 56 dagen maar 13 maanden bij ontbreken geldig mandaat Geen stornorecht, alleen debet bank kan transac3e binnen 2 dagen terugdraaien Mandaat Aanlevering aan bank Uitsluitend tussen Dediteur (betaler) en Crediteur (incassant) Eenmalige en eerste transac3e aanleveren > 5 werkdagen voor verwerkingsdatum. Volgende SDD’s > 2 dagen PrenoIficaIe > 14 dagen voor debitering idem • Debiteur geeC mandaat aan Crediteur • Debiteur registreert mandaat bij zijn bank. Debet bank vergelijkt transac3e met mandaat voor uitvoering. Alle SDD’s aanleveren aan de debtor bank > 1 werkdag voor verwerkingsdatum

1. VoorbereidingIncassocontract en incasso ID2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Voor incasseren op basis van SDD is nieuw incassocontractnoodzakelijk- Als onderdeel van uw contract ontvangt u van uw bankeen Incassant ID (ook wel Crediteur ID genoemd)- In overleg met uw bank kunt u ‘oude’ en SEPAincassotransacties naast elkaar blijven gebruiken- Tot uiterlijk 1/2/2014- Advies: ga zo snel mogelijk over op gebruik SDD (eenvoud)- Neem voor al deze zaken contact op met uw bank- Advies: doe dit zo snel mogelijk (filevorming)

Incassocontract en incasso ID (2)1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingVoorbeeld Nederlands Incassant ID (19 posities)NL 51 ZZZ 40536533 0000Locatiecode. Meestal 0000, maar eventueel kunnen meerIncassant IDs onder één KVK nr worden uitgegeven.KVK nummer of, in overleg met uw bank, een dummy KvKBusiness code, standaard ZZZ, maar mag door incassantgevarieerd worden. Geen onderdeel berekening controlegetal.Controlegetal op basis van modulo 97 berekeningLandcode: NL voor Nederland

1. VoorbereidingIncassocontract en incasso ID (3)2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Incassant ID- noodzakelijk om te kunnen incasseren via SDD- identificeert u als incassant uniek in Europa- staat los van de bank(rekening); u kunt uw ID ‘meenemen’ ofgebruiken om te incasseren via verschillende rekeningen- Voorkomende gevallen:- Geen KvK inschrijving: in overleg met uw bank kunt u eventueel eenIncassant ID verkrijgen op basis van een dummy KvK nummer- Meerdere handelsnamen met één KvK nummer: d.m.v. variatie in delocatie code kunnen meerdere Incassant IDs worden uitgegeven

Incasso machtiging wordtSEPA Mandaat1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Mandaat is de machtiging van debiteur aan crediteur omverschuldigde bedragen van zijn rekening af te schrijven- Twee vormen van mandaat geldig in SEPA- Schriftelijk mandaat met ‘natte’ handtekening- eMandate (≠ vinkje op het internet), momenteel in ontwikkeling enbeschikbaar medio 2015- Schriftelijk mandaat dient te voldoen aan bepaaldeinhoudsvereisten (volgende sheet)

Voorbeeld geldig mandaatEenmalige/Doorlopende machtiging1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingLogo Incassant Gegevens incassant Naam Kenmerk mach3ging Adres Incassant ID Postcode Woonplaats Land Gesuggereerde tekst Door ondertekening van dit formulier geeC u toestemming aan om eenmalig/doorlopende incasso-­‐opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkoms3g de opdracht van . Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam IBAN Adres BIC (op3oneel) Postcode Woonplaats Plaats en datum Land Handtekening Zie http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/sepa-documentatie/voor uitgebreide voorbeelden

Voorbeeld geldig mandaatEenmalige/Doorlopende machtiging1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingLogo Incassant Gegevens incassant Naam Kenmerk mach3ging Adres Incassant ID Postcode Woonplaats Land Gesuggereerde tekst Door ondertekening van dit formulier geeC u toestemming aan om eenmalig/doorlopende incasso-­‐opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkoms3g de opdracht van . Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam IBAN Adres BIC (op3oneel) Postcode Woonplaats Plaats en datum Land Handtekening Zie http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/sepa-documentatie/voor uitgebreide voorbeelden

Bestaande mandaten mogen, ondervoorwaarden, geconverteerd worden (1)1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Conversie naar SDD Core mandaten toegestaan, omdatrechten debiteur gelijk blijven of verbeteren- Toevoegen van mandaatgegevens, in het bijzonder:- IBAN- Incassant ID- Unieke mandaatreferentie- Datum ondertekening: 1/11/2009Bij voorkeur debiteur op de hoogtestellen van omzetting en informerenover Incassant ID enmandaatreferentie- Voor SDD B2B altijd nieuw mandaat verkrijgen omdatrechten debiteur verslechteren (geen stornorecht)

Bestaande mandaten mogen, ondervoorwaarden, geconverteerd worden (2)1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Wat te doen met via het internet verkregen machtigingen?- Uitgangspunt: nu en in SEPA geen geldige machtiging- Optie 1: doorgaan huidige praktijk o.b.v. risicoafweging- Optie 2: Overschakelen op schriftelijke machtiging- Wat te doen met via de telefoon verkregen machtigingen?- Uitgangspunt: onder bepaalde voorwaarden wel geldige machtiging(zie www.incassomachtigen.nl)- Geldige machtiging mag geconverteerd worden- Niet geldige machtiging: zie via het internet verkregen machtigingen

1. VoorbereidingActief mandaatbeheer is noodzakelijk2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Mandaat management houdt in dat incassantverantwoordelijk is voor een juiste administratie en hetcorrecte beheer en archivering van machtigingen- Aandachtspunten:- Bewaak geldigheid: mandaat blijft geldig tot uiterlijk 36 maanden nalaatste incasso- Voor bewijslast bewaar papieren mandaat ten minste 13 maandenna laatste incasso- Juiste ‘sequence type’ (eerste/FRST en vervolg/RCUR), wordt laternader toegelicht

1. VoorbereidingPre-notificatie algemeen2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Door middel van pre-notificatie informeert de crediteur dedebiteur over de aankomende incassotransactie- Eisen aan de pre-notificatie:- Minimaal 14 dagen voor de incassotransactie verstrekken- Vermelding bedrag en datum incasso- Moet persoonlijk aan debiteur geadresseerd zijn- Pre-notificatie is verder vormvrij:- Brief, email, SMS, ‘mijn’ portal- Integratie in bijv. polisblad, (energie)nota,andere correspondentie

Voorkomende gevallen1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingCasus RegelmaIg (bijv. maandelijks) terugkerende incasso van hetzelfde bedrag Bedrag is niet bekend ten Ijde van pre-­‐noIficaIe Datum niet precies bekend Eerste (gepre-­‐noIficeerde) incasso is niet gelukt (bijv. a.g.v. storno) Oplossing pre-­‐noIficaIe • Pre-­‐no3fica3e met ‘incassoschema’ waarop bedragen en data genoemd worden van incasso binnen de periode. • “Op of omstreeks de 26e van de maand zullen we het bedrag van EUR 125 afschrijven van uw rekening.” Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. “Op de 22e van de maand zullen we uw leasetermijn ad EUR 527 plus de brandstocosten van de afgelopen maand van uw rekening afschrijven.” Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. “Rond de 15e van de maanden februari, mei, augustus en november zullen we het lidmaatschapsgeld van € 60 incasseren”. Opnemen in algemene voorwaarden dat bijv: • Binnen x dagen na de niet geslaagde incasso een nieuwe incassopoging wordt gedaan • Dat bedrag bij volgende incassopoging wordt gevoegd.

1. VoorbereidingTransactieuitwisseling2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Aangeleverde transacties bevatten o.a.:- Financiele gegevens: bedrag, IBAN- Mandaatgegevens: incassant ID, mandaatreferentie- Technische aanlevering via ISO20022 XML – PAIN.008- NL implementatierichtijnen (www.betaalvereniging.nl)- Eventueel addendum bank hierop (website bank)- Bestanden en batches- Een bestand bevat SDD Core of SDD B2B transacties- Een bestand bevat meerdere batches, iedere batch kan alleentransacties met hetzelfde sequence type en uitvoerdatum bevatten

Alerteringsservice wijst debiteur opaankomende incasso’s1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Afspraak tussen de Nederlandse banken; geen onderdeelvan het Europese SDD product- Iedere bank implementeert het op eigen manier- Passief via een overzicht van ontvangen transacties- Actief via berichten binnen internet bankieren, email of anders- Ontvangst 2 (bij volgende) tot 5 (bij eerste) dagen voor uitvoering- Debiteur kan incasso weigeren voor uitvoering (Refusal)

1. VoorbereidingBoeking en terugmelding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. Terugmelding- Huidige incassoposten worden netto geboekt:- Op moment insturen controle op uitval (incassoblokkade, geslotenrekeningen, etc)- Alleen ‘goede’ posten worden gecrediteerd- Achteraf alleen storno’s- SDD transacties worden bruto geboekt:- Op moment insturen geen controle op uitval (bij correct bestand)- Totale ingestuurde batch wordt gecrediteerd- Uitvalposten (inclusief storneringen) worden vervolgens gedebiteerd- Uitvalcodes kunnen per bank verschilllen

1. VoorbereidingTerugmelding terminologie2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingTermen Uitleg/omschrijving Voor seYlement Reject (aZeuring) • Weigering opdracht door creditbank, clearing house/processor of debetbank, vóór verevening, tot D Refusal (herroeping/weigering) Na seYlement Refund (terugboeking debiteur) • Verzoek debiteur om opdracht te weigeren, vóór verevening, tot D (debetbank vertaalt de Refusal in een Reject, tot D) • Storno. Verzoek debiteur om het geïncasseerde bedrag terug te boeken (zonder opgaaf van reden), tot acht weken na boekdatum. Return (terugboeking) • Weigering van de incasso-­‐opdracht door de debetbank ná verevening, tot maximaal D+5 werkdagen (bij SDD Core) Reversal (herstelboeking) • Verzoek incassant of credit bank om uitgevoerde incasso-­opdrachten te herstellen (creditering voor de debiteur, debitering voor de incassant), ná verevening tot D+2 werkdagen

Gebruik van eerste (FRST) en vervolg(RCUR) incasso’sStartFRSTNa ontvangen van eenReject (of Refusal) opeen FRST transactie.RCUR1. Voorbereiding2. Mandaat3. Pre-notificatie4. Transacties5. TerugmeldingEerste incasso onderbepaald• Incassant ID• Incassantnaam• Mandaatreferentie• IBANAanlevering minimaalD-5Na geslaagde incassotransactie(gedebiteerd oprekening debiteur), dus ook bijReturn en RefundWijziging van IBAN naar eenIBAN bij een andere bankVervolgincasso’sonder hetzelfde• Incassant ID• Incassantnaam• Mandaatreferentie• IBANAanlevering minimaalD-2

VragenHowWhatWhenWhoHowWhenWhereWhatExplainWhyWhoWhyWhereExplain