180201 handreiking_afspraken IBP en mediagebruik INOS V1.6

Handreiking/afspraken IBP en gebruik digitale media. Versie 1.6 febr 2018
wachtwoordbeleid
a. We gaan er van uit dat medewerkers zorgvuldig met hun wachtwoorden om gaan. Dat betekent o.a. dat
wachtwoorden naar omgevingen waar zich privacy gevoelige data bevindt nooit gedeeld worden met
andere personen. (Het zichtbaar ophangen van persoonlijke wachtwoorden is dus ook niet toegestaan).
b. In de systemen waar INOS zelf het wachtwoordbeleid kan bepalen en waar privacy gevoelige data wordt
opgeslagen (zoals onze INOSplein en INOSweb omgeving) wordt periodiek (minimaal jaarlijks)
afgedwongen dat medewerkers een nieuw (qua complexiteit ‘sterk’) wachtwoord kiezen. Ook worden
accounts in die omgevingen automatisch uitgelogd als deze lagere tijd ongebruikt ingelogd zijn op een
apparaat. Ook in andere systemen raden we gebruikers aan regelmatig hun wachtwoord te vernieuwen.
c. We gaan m.b.t. wachtwoord eisen en gebruik bij onze systemen uit van enkele basisregels:
We gaan m.b.t. wachtwoord eisen en gebruik bij onze systemen uit van enkele basisregels:
Je wachtwoord nooit delen, dat is iets van jou. Op onze scholen zitten ook veel gegevens van anderen (in
het bijzonder je leerlingen) achter jouw wachtwoord. Het gaat dus niet alleen om je eigen
persoonsgegevens maar ook om vele anderen. Wachtwoorden dus niet aan andere personen geven of op
briefjes of lijsten schrijven die vrij toegankelijk voor anderen bereikbaar zijn.
Je wachtwoord mag niet makkelijk te raden zijn (voorbeeld goed wachtwoord:
Mijnkatisliefennietgroen!)
Je wachtwoord niet hergebruiken. (in ieder geval andere wachtwoorden voor werk en privé
omgevingen) Door de grote hoeveelheid wachtwoorden die iedereen heeft is dit lastig. Zorg dan in ieder
geval voor goede unieke wachtwoorden voor je omgevingen waar de echt privacy gevoelige gegevens
staan. Privé kun je dan denken aan je inlog wachtwoorden van digiD, je bank, je zorgverzekering etc.
Voor je werk gaat het dan om systemen als Parnassys, INOSplein, INOSweb, Afas etc.
Bewust kiezen of je wachtwoorden wel of niet opslaat in de browser:
a. Staan er geen persoonsgegevens in de betreffende omgeving dan is het altijd een vrije keuze of
je het wachtwoord in de browser laat onthouden.
b. Gebruik je een onbeveiligde of slecht beveiligde (thuis)pc waar je zonder wachtwoord op kunt
werken, dan mogen daar geen wachtwoorden van (werkgerelateerde) programma’s (waarin
zich privacy gevoelige (persoons) gegevens bevinden) op opgeslagen worden.
c. Werk je op een goed met wachtwoord beveiligd apparaat (zoals je INOS laptop) vanuit
INOSplein of INOSweb, dan mag je wachtwoorden door de browser laten opslaan. Je zit dan
namelijk al in een beschermde omgeving waarop je met een wachtwoord moet inloggen. Je zult
dan wel nog preciezer met die hoofdwachtwoorden om moeten gaan. Zie het als een huis: als
de voordeur goed veilig op slot zit mogen de kamers deuren best te openen zijn. Maar is de
voordeur gemakkelijk te openen….sluit dan de kamers af.
d. Laat wachtwoorden van de pakketten waar zich veel en hoog privacy gevoelige data bevindt
zoals Parnassys of (als je daar mee werkt) AFAS niet opslaan in de browser.
Afspraken bij datalekken
Een datalek is een beveiligingsincident, waarbij (persoons)gegevens verloren raken of onrechtmatig worden
ingezien of bewerkt (opgeslagen, aangepast, verzonden enz.)
a. Als er bijvoorbeeld door verlies of diefstal van of inbraak in apparatuur (ook bv usb stick of externe harde schijf)
of Cloud omgeving mogelijk sprake is van verlies, onrechtmatig gebruik van of inzage is in privacy
gevoelige data, spreken we van een (mogelijk) datalek. Bij kennis hiervan is de medewerker verplicht dit
aan zijn leidinggevende te melden zodat de organisatie hier de juiste acties op kan ondernemen.
b. Procedure voor het melden van een (mogelijk) datalek:
7