Nieuwsbrief info GDPR

GDPR overzicht voor verpleegkundigen onder Verpleging aan Huis / Veratar
WAT IS MIJN ROL ALS VERPLEEGKUNDIGE ONDER GDPR
In een samenwerking tussen zelfstandigen ga je er best vanuit dat je verwerkingsverantwoordelijke
bent. Dit houdt in dat je het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens
vaststelt. Zorg ervoor dat je hele team zich bewust is over de regelgeving. Spreek concreet
af hoe jullie dit aanpakken en welke werkwijzen jullie hanteren. Je kan een privacy reglement opmaken
dat door iedereen gevolgd dient te worden.
THUIS IS
WAAR WIJ
VERPLEGEN
Als je werkt met medewerkers, zorg er dan voor dat de arbeidsovereenkomsten of het arbeidsreglement
aangepast of uitgebreid is zodat medewerkers zich er ook toe verbinden alle verplichtingen
na te leven.
Jouw patiënten zullen en mogen jou aanspreken om hun rechten uit te oefenen. Bereid je hierop
voor en regel eenvoudig hoe je dergelijke vragen aan zal pakken. Je informeert best nu al deze
betrokkenen over hun rechten via de informed consent.
MOET IK EEN REGISTER VAN VERWERKINGSACTIVITEITEN
OPMAKEN?
Ja
Wij bezorgen een sjabloon dat je als basis van dit register kan gebruiken. Vul dit sjabloon aan met
de gegevens die je bijkomend verzamelt/gebruikt.
Dit register neem je best geregeld bij de hand zodat je dit kan actualiseren. In de loop van de tijd
zal je vaststellen dat je bijkomende gegevens gebruikt, of een aantal gegevens niet meer nodig
hebt.
Als je bijkomende activiteiten aanbiedt (vb vroedkundige, pedicure), zorg dan dat deze ook in
jouw register zijn opgenomen.
MOET IK TOESTEMMING VRAGEN AAN MIJN PATIËNT OM
ZIJN/HAAR GEGEVENS BIJ TE HOUDEN?
Strikt genomen niet, vermits je een wettelijk doel hebt.
Als je deze gegevens deelt met derden (zowel internen als externen) moet je wel toestemming
vragen. In de praktijk komt het er dus op neer dat je best steeds toestemming vraagt.
VZW VERPLEGING
AAN HUIS
Peter Benoitstraat 48
9100 Sint-Niklaas
03/776 60 01
Toestemming vragen om deze gegevens bij te houden kan je via een informed consent, wat wij
tevens als model zullen aanleveren.
In het informed consent zal de rol van verwerkers opgenomen zijn. Ook alle opgesomde rechten
van het individu (inzage, schrapping etc) zullen in dit consent verwoord zijn.
Het spreekt vanzelf dat het belangrijk is om jouw patiënt/mantelzorger ook duidelijk te maken
welke gegevens worden bijgehouden.
1

GDPR overzicht voor verpleegkundigen onder Verpleging aan Huis / Veratar
MAG IK PATIËNTENGEGEVENS UITWISSELEN MET DERDEN?
Ja, op voorwaarde dat deze personen zijn vervat in het informed consent of een andere overeenkomst.
Wees je er wel van bewust dat je verantwoordelijk bent voor het nemen van de nodige technische
en operationele beveiligingsmaatregelen, vermits gezondheidsgegevens altijd beschouwd worden
als gevoelige data.
THUIS IS
WAAR WIJ
VERPLEGEN
E-mail, sms en Whatsapp bieden onder de huidige wetgeving te weinig veiligheid, waardoor het
risico op onderschepping of misbruik mogelijk is. Deze tools gebruik je in principe niet voor gevoelige
data te communiceren. Bovendien staan de servers van Whatsapp in de VS, waardoor
deze sowieso niet onder de GDPR wetgeving staan.
HOE MAG IK DAN PATIËNTENGEGEVENS UITWISSELEN MET
DERDEN?
Overweeg alternatieven voor de uitwisseling van gegevens.
Mogelijke alternatieven:
E-mail beveiligen met Zivver
(app.zivver.com voor een gratis account, info op www.zivver.com)
Sms en Whatsapp vervangen door een account bij Siilo
(terug te vinden in app store/google Play store)
Andere alternatieven zijn uiteraard mogelijk. Bekijk dan zeker de gebruikte beveiligings
technieken en opslaglocaties.
Communicatie over de patiënt met de arts gebeurt idealiter vanuit het verpleegdossier EasyNurse.
Momenteel doen we een aantal testen hieromtrent. Binnenkort zal het mogelijk zijn om met de
arts te communiceren via een Mediris Multi koppeling. Deze berichtgeving verloopt over de e-
healthbox (via de overheidsstandaard).
Berichten vanuit deze Mediris Multi komen in het softwarepakket van de arts, waarna deze kan
terugkoppelen.
Meer concrete informatie over deze integratie en de bijhorende kosten worden op een later tijdstip
toegelicht.
MAG IK NOG EEN PAPIEREN DOSSIER OF
COMMUNICATIESCHRIFT BIJ DE PATIËNT LATEN?
VZW VERPLEGING
AAN HUIS
Peter Benoitstraat 48
9100 Sint-Niklaas
03/776 60 01
Ja
Vermeld op de buitenkant van het schrift duidelijk dat dit eigendom is van de patiënt en dat en
toestemming nodig heeft van de patiënt om het dossier in te zien indien men niet is betrokken in
de informed consent.
Let er ook op dat het belangrijk is om maatregelen te treffen om de fysieke beveiliging van je papieren
dossiers goed in orde te hebben.
2

GDPR overzicht voor verpleegkundigen onder Verpleging aan Huis / Veratar
HEB IK NOG ANDERE INFORMATIEVERPLICHTINGEN?
Ja, de zgn. “Privacy notices”. Deze mogen mondeling, maar je kan best een aantal zaken op papier
zetten.
Patiënten: via het informed consent en het eventuele papieren dossier, maar
ook een website, nieuwsbrief of vacature zal een privacy notices moeten hebben
Medewerkers: deze privacy notices kan je best via een overeenkomst regelen.
THUIS IS
WAAR WIJ
VERPLEGEN
Zorg dat je transparant en in duidelijke en begrijpbare taal weergeeft waarom de gegevens verzameld
worden, met welk doel en gedurende welke termijn.
Vermeld in deze privacy notices hoe de betrokkene zijn rechten op inzage, correctie etc. kan uitvoeren.
Hou je data ook steeds up-to-date en verwijder data volgens deze overeenkomst.
WELKE ROL HEEFT VERPLEGING AAN HUIS / VERATAR ONDER
DE GDPR?
Verpleging aan Huis / Veratar heeft de rol van verwerker. Wij zorgen voor een passende verwerkersovereenkomst.
Concreet houdt de rol van verwerker het volgende in:
Wij handelen enkel op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke
Wij zorgen voor de beveiliging van de gegevens in EAN
Wij volgen de verplichtingen rond vertrouwelijkheid strikt op (hiervoor komt een
uitbreiding van de samenwerkingsovereenkomst)
Wij staan in voor de afspraken met onderaannemers
Bijstandsplicht: wij ondersteunen jou bij vragen gesteld door patiënten
Wij tonen onze compliance aan (via audits, certificering,…)
Wij hebben zelf al een audit laten uitvoeren, die een aantal to do’s aan het licht heeft gebracht.
Deze zijn we nu één voor één aan het behandelen.
HOE REAGEER IK OP VRAAG VAN PATIËNT OM INZAGE TE
KRIJGEN?
Zorg dat je binnen 15 dagen inzage geeft (dit valt onder de huidige wet Patiëntenrechten).
VZW VERPLEGING
AAN HUIS
Peter Benoitstraat 48
9100 Sint-Niklaas
03/776 60 01
Lever de gevraagde inzage in het gevraagde formaat. Vraag ons om hulp om correcte informatie
door te geven indien je hierover meer informatie nodig hebt.
Je mag geen kosten aanrekenen voor deze gevraagde dienst.
Voor bijkomende kopieën kan een redelijke vergoeding worden aangerekend
Indien de vraag buitensporig of ongegrond is, kan je weigeren of kosten aanrekenen. Let
er in dit geval wel op dat de bewijslast bij de verwerkingsverantwoordelijke ligt, bij jou als
verpleegkundige dus.
3

GDPR overzicht voor verpleegkundigen onder Verpleging aan Huis / Veratar
KAN DE PATIËNT DE AANPASSING OF SCHRAPPING VAN ZIJN /
HAAR GEGEVENS VRAGEN?
Ja, de patiënt heeft het recht om gegevens te laten wissen MAAR
THUIS IS
WAAR WIJ
VERPLEGEN
Gegevens wissen kan niet voor alle gegevens:
Het verpleegdossier moet je minimaal 5 jaar bewaren.
De gegevens die je nodig hebt voor facturatie kunnen niet gewist worden zolang
deze noodzakelijk zijn.
Concreet zal je een patiënt die de verwerking van deze gegevens weigert, in een aantal omstandigheden,
ook niet langer kunnen verzorgen. Het gaat dus voornamelijk over de gegevens die met
“uitdrukkelijke toestemming” werden bekomen.
MOET IK CONTRACTEN AANPASSEN?
Ja
Zorg dat medewerkers zich ertoe verbinden alle elementen na te leven.
Check overeenkomsten die je hebt met externe partijen (“verwerkers”).
Ga na wat deze verwerker verklaart rond GDPR
Ga na welke gegevens worden gebruikt
Wat wordt met deze gegevens gedaan?
Aan wie mogen deze gegevens worden doorgegeven?
De samenwerkingsovereenkomst met Verpleging aan Huis / Veratar zal sowieso worden aangepast,
gezien dit een verplichte verwerkersovereenkomst is volgens de GDPR.
KAN IK NOG EEN DIRECT MARKETING ACTIE DOEN OM MIJN
PRAKTIJK TE PROMOTEN?
Ja
Zorg dat de geadresseerden expliciet hun toestemming hebben gegeven om gecontacteerd te
worden. Dit geldt ook wanneer ze inschrijven op een nieuwsbrief via jouw website of facebookpagina.
Zorg dat men zich altijd kan uitschrijven op dergelijke boodschappen en informeer de geadresseerden
expliciet over die mogelijkheid.
MAG IK FOTO’S VAN PATIËNTEN OF MEDEWERKERS
GEBRUIKEN VOOR EEN ADVERTENTIE?
VZW VERPLEGING
AAN HUIS
Peter Benoitstraat 48
9100 Sint-Niklaas
03/776 60 01
Ja, onder volgende voorwaarden:
De betrokkene hier specifiek zijn/haar toestemming voor gegeven heeft
Het gebruik van deze foto’s zijn beperkt in de tijd.
De betrokkene is geïnformeerd over zijn/haar rechten
Hou ook steeds rekening met volgende punten bij publicatie van deze foto’s:
Het internet vergeet niet. Foto’s die je enkele jaren geleden publiceerde krijg je
heel erg moeilijk van internet. Vaak blijven deze foto’s toch circuleren.
Wees dus erg voorzichtig met het online zetten van foto’s.
4

GDPR overzicht voor verpleegkundigen onder Verpleging aan Huis / Veratar
WAT MOET IK DOEN BIJ EEN (MOGELIJK) DATALEK?
Bij een (mogelijk) datalek is het belangrijk om een aantal vragen te beantwoorden:
Moet dit (mogelijke) datalek gemeld worden of niet?
Aan wie moet ik dit wel of niet melden?
Hoe moet ik dit melden?
THUIS IS
WAAR WIJ
VERPLEGEN
Gebruik hierbij volgende beslissingsboom. Na elke stap beoordeel je bijhorende vraag.
Beveiligingslek
Heeft zich een beveiligingsincident voorgedaan?
Ja: Beoordeel “Beveiligingsincident”.
Nee: je hoeft geen verdere stappen te ondernemen
Beveiligingsincident
Zijn er persoonsgegevens verloren gegaan of is onrechtmatige verstrekking
niet uit te sluiten?
Ja: Beoordeel “Datalek”.
Nee: je hoeft geen verdere stappen te ondernemen
Datalek
Gaat het om persoonsgegevens van gevoelige aard?
Ja: Melding maken bij de Pricacy Commissie
( https://www.privacycommission.be/nl/melding-van-gegevenslekken )
Nee: je hoeft geen verdere stappen te ondernemen
Melding aan de
Privacy Commissie
Na melding aan de Privacy Commissie ga je volgende vraag na:
Bestaat de kans dat het datalek ongunstige gevolgen heeft voor de persoonlijke
levenssfeer van de betrokkene?
Ja: Maak ook melding bij de betrokkene over het incident
Nee: Na melding bij de Privacy Commissie hoef je geen verdere
stappen te ondernemen.
Je dient zelf steeds te bepalen of een melding bij de Privacy Commissie noodzakelijk is:
Afhankelijk van de grootte van het lek
Welke gegevens zijn (mogelijks) in het openbaar gekomen?
Welke tijdsspanne was het lek aanwezig?
VZW VERPLEGING
AAN HUIS
Peter Benoitstraat 48
9100 Sint-Niklaas
03/776 60 01
Je moet sowieso een register bijhouden van alle (mogelijke) datalekken. Noteer in dit register
volgende punten:
Wat er juist gebeurd is
Wat je als actie hebt ondernomen
Hoe je dit in de toekomst probeert te voorkomen
Bij twijfel mag je steeds informatie en advies inwinnen bij Verpleging aan Huis / Veratar.
5

GDPR overzicht voor verpleegkundigen onder Verpleging aan Huis / Veratar
WAT ZIJN DE MOGELIJKE SANCTIES?
THUIS IS
WAAR WIJ
VERPLEGEN
Bij het overtreden van de GDPR wetgeving zijn volgende sancties mogelijk:
Boete tot 4% van de jaaromzet (met een maximum van 20 miljoen euro)
Burgerlijke schadevergoeding aan de betrokkene
Deze sancties zijn mogelijk voor zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker.
De verwerkingsverantwoordelijke is en blijft verantwoordelijk voor de gehele verwerking van de
persoonsgegevens, dit zowel voor de interne verwerking als voor de verwerkingen die gebeuren
door zijn/haar verwerkers. De verwerkingsverantwoordelijke kan zich niet contractueel van deze
aansprakelijkheid ontheffen.
Er geldt een hoofdelijke aansprakelijkheid. Indien meerdere verwerkingsverantwoordelijken of
verwerkers bij dezelfde verwerking betrokken zijn, kan de betrokkene iedere verwerkingsverantwoordelijke
of verwerker voor de volledige schade aangesproken worden.
Diegene die (eerste) betaalt, kan achteraf wel de schade geheel of gedeeltelijk verhalen op de
andere partijen die hierin een verantwoordelijkheid droegen.
VZW VERPLEGING
AAN HUIS
Peter Benoitstraat 48
9100 Sint-Niklaas
03/776 60 01
6