Handleiding instellen van de mail

Handleiding voor
het instellen van de mail

Inhoudsopgave
Uitleg van de belangrijkste componenten 3
Stappenplan voor jou 4
Verhuizen van mail accounts of nieuwe mail accounts 4
Welke mail adressen wil je gaan gebruiken? 4
POP of IMAP 4
Welk mail programma gebruik je? 5
Webmail 5
Outlook 5
Outlook (Office 365) 6
Gmail 7
Controle 8
Binnenkomende mails worden niet ontvangen 8
Verzonden mails komen niet aan 8
De mail ook instellen op de telefoon (of tablet) 9
Iphone 9
Android (Google Mail) 9
Outlook 9
Wachtwoorden wijzigen en vergeten 10
Je wachtwoord wijzigen (via Webmail) 10
Wachtwoord vergeten 10
Risico’s 10
Assistentie MEO 11

Uitleg van de belangrijkste
componenten
Je staat op het punt om de mail over te zetten op de
server van MEO of je gaat een nieuw mail account
maken. Wij begrijpen de wens dat dit zo soepel
mogelijk verloopt. Vandaar ontvang je van ons deze
handleiding.
Belangrijk is dat deze handleiding geldt voor mail
adressen die eindigen met @(jouw website naam).
Dit is dus niet een handleiding waarin bijvoorbeeld
het instellen van een @gmail adres wordt beschreven.
Voor veel mensen zijn de instellingen achter de schermen
van een mailbox complete ‘rocket science’. Het kan ook
inderdaad best ingewikkeld zijn. Daarom leg ik kort
uit welke verschillende componenten er voor zorgen
dat jij een goed werkende mail hebt. Als voorbeeld
gebruiken we in deze handleiding het e-mail adres
test@meodemo.nl.
1 Het e-mail adres: test@meodemo.nl
2 De server waarop alle mail adressen die eindigenop
@meodemo.nl worden gecreëerd en waar de
opslag zich bevind
3 De ‘DNS’ instellingen die zorgen dat de mails altijdvan
het juiste mail adres worden verstuurd en daar
naartoe worden gestuurd
4 Het programma waarin jij de mail gebruikt.
Deze 4 onderdelen communiceren met elkaar.
Allereerst moet het mail adres worden aangemaakt. Dit
wordt gedaan vanuit de server waarop meodemo.nl is
aangemaakt. Deze server is tegelijkertijd de opslag van
jouw mails.
Deze server heeft verschillende poorten beschikbaar
waardoor elk mail programma weet de juiste server
te vinden.
Voorbeelden van verschillende programma’s zijn:
• Outlook
• Office
• Gmail
• Webmail
3

Stappenplan voor jou
Verhuizen van mail accounts of nieuwe mail accounts
De grootste misopvatting wat betreft het verhuizen
van mail accounts zit hem hierin. Mail accounts worden
namelijk helemaal niet verhuisd. Men denkt (logischerwijs)
vaak dat het mail account, met de mailbox als een
pakket wordt verhuisd naar de andere server. Zo werkt
dat alleen met mails niet.
Hoe gaat dit dan wel in zijn werk?
Op de nieuwe server worden dezelfde mail accounts
aangemaakt. Deze zijn dan leeg. D.m.v. de DNS instellingen
vertellen we ‘het Internet’ dat mails niet meer
van en naar de oude server komen en gaan, maar van
en naar de nieuwe server.
In het mail programma dat jij gebruikt maak je ook een
nieuwe ‘postvak’. Binnen jouw mail programma kan je
vaak ook de mails van het oude postvak verhuizen naar
het nieuwe postvak.
Wil je dus bestaande mail accounts ‘verhuizen’, of nieuwe
accounts maken? De handeling die MEO hiervoor moet
doen is bij beide hetzelfde. Er zit dus geen verschil in.
Het verschil tussen POP en IMAP zit in dat bij POP alle
e-mails worden gedownload op je computer en bij
IMAP niet. Bij POP zullen alle mails dus ruimte in beslag
nemen op je harde schijf. Bij IMAP blijven de mails op
de server. Je raad het al, maar bij IMAP moet je dus wel
verbonden zijn met Internet. De mails zijn via POP wel
offline te lezen. Mocht je computer crashen dan ben je
bij POP wel alles kwijt.
Een belangrijke afweging om niet POP te gebruiken is
als je je mail opent op verschillende apparaten. Mocht
je namelijk POP gebruiken op apparaat x, dan zullen
binnenkomende mails daarop worden gedownload.
Op apparaat y zullen diezelfde mails vervolgens niet
zichtbaar zijn.
IMAP heeft dus meer voordelen tegenover POP. Ook is
een Internet verbinding tegenwoordig overal aanwezig.
Daarom zal in de meeste gevallen IMAP het meest
geschikt zijn.
Welke mail adressen wil je gaan gebruiken?
Allereerst is het belangrijk om na te denken welke mail
adressen jouw organisatie nodig heeft. Wellicht is dit
al bekend omdat het gewoon dezelfde mail accounts
betreffen die jullie voorheen gebruiken.
POP of IMAP
Bij het instellen van de mail zal je altijd moeten kiezen
tussen POP of IMAP. Deze keuze is belangrijk. In
onderstaande korte uitleg wordt duidelijk waarom het
belangrijk is en wat voor jou het beste is.
4

Welk mail programma
gebruik je?
Gebruik je Office 365 als mail programma? Dan kan je
de mail accounts zelf aanmaken. Daarover hier in het
vervolg meer. Gebruik je een ander mail programma?
Dan moet je de lijst met mail accounts die je wilt
gebruiken doorgeven aan MEO. Wij gaan deze dan
namelijk maken in de server.
Wanneer wij dit hebben gedaan en wanneer de DNS
instellingen zijn aangepast kan jij in jouw mail programma
het nieuwe postvak aanmaken. Hoe dit in zijn
werking gaat verschilt per programma en per versie
van het programma.
Webmail
Webmail is veruit de meest makkelijke oplossing om
mails te lezen en te versturen. Helaas is het programma
niet erg gebruiksvriendelijk. Een groot voordeel van
Webmail is dat de instellingen bij voorbaat al juist
staan. Je kan er daarom altijd van uit gaan dat je vanuit
Webmail mails kan ontvangen en versturen.
Elke e-mail adres dat op één van de servers van MEO
staat is voorzien van webmail. Als voorbeeld gebruiken
we het e-mail adres: test@meodemo.nl.
1 Webmail open je door in de url het volgende adres
in te typen: (domein).(extensie)/webmail
In het voorbeeld is dit: meodemo.nl/webmail
2 Vul het e-mail adres in en het wachtwoord dat je
van ons hebt gekregen of die je zelf hebt ingesteld
en klik op aanmelden
3 Je krijgt nu een pagina met 3 webmail toepassing
keuze’s: Horde, Roundcube en SquirrelMail. Binnen
MEO vinden wij Roundcube de meest gebruiksvriendelijke
oplossing. Klik daarom op
Als standaard instellen onder Roundcube en klik
vervolgens op Roundcube
Outlook
1 Open Outlook
2 Klik op Bestand
3 Klik op Account toevoegen
4 Selecteer Handmatige instelling of extra
servertypen en klik op volgende
5 Selecteer POP of IMAP en klik op volgende
6 Vul de naam in van je account (bijvoorbeeld ‘Test’)
7 Vul het e-mailadres in, voorbeeld: test@meodemo.nl
8 Selecteer het type account: POP of IMAP. Lees
mijn uitleg over het verschil tussen POP of IMAP
hierboven in dit document om te beslissen wat het
beste voor jou is.
9 Vul de Server voor inkomende e-mail in. Kijk
hiervoor op afbeelding 1 in dit document. Dit is
altijd mail.(domein).(extensie). In het geval van
het voorbeeld is het: mail.meodemo.nl
10 Voor de Server voor uitgaande e-mail vul je
exact hetzelfde in als bij punt 9.
11 Vul de Gebruikersnaam in. Dit is jouw e-mailadres.
Voorbeeld: test@meodemo.nl
12 Vul hier het Wachtwoord in. Deze ontvang je van
ons. Het wachtwoord is naderhand te wijzigen.
13 Klik op Meer instellingen
14 Ga naar het tabblad Server voor uitgaande e-mail.
15 Vink de optie Voor de server voor mijn
uitgaande e-mail (SMTP) is verificatie vereist aan
16 Vink vervolgens ook Dezelfde instellingen
gebruiken als voor mij inkomende e-mail aan
17 Ga naar het tabblad Geavanceerd
18 Vul bij inkomende poort 993 (IMAP) of 995 (POP3)
in en zet de beveiliging op SSL
19 Klik op OK, Volgende en Voltooien
20 Voer de controle uit zoals verderop in deze
handleiding beschreven
Het account is nu te gebruiken. Je zult dan ook een
nieuwe postvak zien. Vanaf nu komen alle e-mails daarin
binnen. In je oude postvak zal niks meer binnenkomen.
Wil je de mails uit je oude postvak in de nieuwe postvak
hebben? Je kan ze simpelweg allemaal tegelijk
selecteren en overslepen.
5

Outlook (Office 365)
Als je Office 365 gebruikt kan je de mail accounts zelf
maken. Wellicht bestaan alle e-mail adressen al en
hoeft er niks ‘verhuisd’ te worden. In beide gevallen
moeten wij dit wel weten want in de DNS instellingen
moet hiermee rekening worden gehouden. In het
geval dat jouw organisatie zelf mail accounts maakt via
Office 365 en wil je een nieuw e-mail adres gebruiken
dan dien je contact op te nemen met de beheerder
van jouw mail omgeving.
Ook in Outlook van Office 365 kan je een mail account
toevoegen die bij MEO in de server is aangemaakt.
Voor het toevoegen van dit mail account onderneem
je de volgende stappen.
1 Open Office 365
2 Klik op het Tandwiel rechtsboven
3 Klik op Opties
4 Onder Accounts vind je de optie Verbonden
accounts. Klik hierop.
5 Klik onder Verbonden account toevoegen op
Andere e-mail accounts
6 Vul de Weergavenaam in. Bijvoorbeeld ‘Test’
7 Vul het E-mailadres in.
Voorbeeld test@meodemo.nl
8 Vul het Wachtwoord in
9 Kies waar geïmporteerde e-mailberichten
worden opgeslagen. Als je een nieuwe map wilt
kies je voor optie 1. Wanneer je meerdere e-mailaccounts
in dezelfde map wil laten binnenkomen
kies je voor optie 2
10 Vink de Accountinstellingen handmatig
configureren aan.
11 Kies voor IMAP-/SMTP of voor POP-/SMTP. Lees
mijn uitleg over het verschil tussen POP of IMAP
hierboven in dit document om te beslissen wat het
beste voor jou is.
12 Vul de velden die staan gemarkeerd met een * in
13 Vul onder Servergegevens de inkomende server
in. Kijk hiervoor op afbeelding 1 in dit document.
Dit is altijd mail.(domein).(extensie). In het geval
van het voorbeeld is het: mail.meodemo.nl
14 Vul bij inkomende poort 993 (IMAP) of 995 (POP3)
in en zet de verificatie op Basis en de versleuteling
op SSL
15 Vink aan: E-mail verzenden via de server van
uw provider
16 Voor de Uitgaande (SMTP-)server vul je exact
hetzelfde in als bij punt 12.
17 Vul bij de Serverpoort 587 of 465 (IMAP) óf 25 of
26 (POP) in
18 Zorg dat Gebruik een andere gebruikersnaam
en een ander wachtwoord om e-mail te
verzenden uit staat
19 Klik op OK
20 Voer de controle uit zoals verderop in deze
handleiding beschreven
Het account is nu te gebruiken. Je zult dan ook een
nieuwe postvak zien. Vanaf nu komen alle e-mails
daarin binnen. In je oude postvak zal niks meer
binnenkomen.
Wil je de mails uit je oude postvak in de nieuwe
postvak hebben? Je kan ze simpelweg allemaal tegelijk
selecteren en overslepen.
6

Gmail
Let op. De volgende instructie gaat niet over het
toevoegen van een e-mail account op Gmail op je telefoon.
Die instructie staat verderop in deze handleiding.
Om Gmail te kunnen gebruiken voor jouw opgegeven
e-mail adres heb je alvorens wel toegang nodig tot het
e-mail account via bijvoorbeeld Outlook of Webmail.
Mocht je dit nog niet hebben is het handig om eerst
de stappen on Webmail te door lopen.
1 Log in op Gmail
2 Klik op het tandwiel
3 Klik op Instellingen
4 Klik op het tabblad Doorsturen POP/IMAP
5 Selecteer onder Downloaden via POP de optie
POP inschakelen voor alle berichten
6 Selecteer vervolgens kopie van Gmail behouden
in inbox
7 Klik op Wijzigingen opslaan
8 Ga onder instellingen naar het tabblad Accounts
en import
9 Klik op Een e-mail account toevoegen
10 Vul het e-mail adres in (voorbeeld:
test@meodemo.nl) en klik op volgende
11 Selecteer E-mail importeren uit mijn andere
account (POP3)
12 Klik op Volgende
13 Vul bij Gebruikersnaam het volledige e-mail adres in.
In het voorbeeld is dit test@meodemo.nl
14 Vul het wachtwoord in welke je van ons
hebt gekregen
15 Vul bij POP-server de volgende gegevens in:
mail.(domein).(extensie). In het geval van het
voorbeeld is het: mail.meodemo.nl
16 Kies Poort 110 (zonder SSL) of 995 (met SSL)
17 Klik op Account toevoegen en blijf wachten tot je
wordt door geleid
18 Selecteer Ja, ik wil e-mail kunnen verzenden als...
19 Klik op Volgende
20 Klik op Volgende stap
21 Vul bij SMTP-server, gebruikersnaam en
wachtwoord dezelfde gegevens in als bij punten
9, 10 en 11.
22 Kies bij poort het poortnummer 25 of 26
23 Selecteer de beveiligde verbinding die wordt
aanbevolen en klik op volgende
24 Er wordt nu een mail verstuurd naar het opgegeven
e-mail adres. Je kan in deze mail op de bevestigingslink
klikken. Nadat je dit hebt gedaan kan je het
venster sluiten dat open stond in Gmail
25 Voer de controle uit zoals verderop in deze
handleiding beschreven
7

Controle
Wanneer je de mail hebt ingesteld is het belangrijk om
een controle uit te voeren. De controle voer je uit door
te controleren of de mails die je verstuurd aankomen
en andersom of je ook mails ontvangt. Dit klinkt simpel,
maar er is wel een belangrijk aandachtspunt.
Bij deze controle is het namelijk belangrijk dat het
2e e-mail adres die je gebruikt voor de controle niet
hetzelfde domeinnaam heeft als het e-mail adres wat
jij zojuist hebt ingesteld. Omdat deze e-mail accounts
op dezelfde server staan zullen onderlinge mails tussen
deze accounts altijd aankomen, ook al staan de instellingen
in jouw programma niet juist.
Voorbeeld: Je hebt zojuist test@meodemo.nl ingesteld.
Wanneer je als 2e e-mail account piet@meodemo.nl
gebruikt voer je geen realistische controle uit. Gebruik
je daarentegen piet@hotmail.com of piet@gmail.com
dan kan je de controle wél uitvoeren.
Verzonden mails komen niet aan
Als je merkt dat na 5 minuten jouw verzonden mail
niet is aangekomen in het 2e mail account dan staat
er een instelling betreffende het poort nummer voor
verzonden mails niet juist.
Zoek de instellingen op en verander het poortnummer.
Verander bij de serverpoort 587 naar 465 (IMAP) óf
25 naar26 (POP).
Voer vervolgens de test nogmaals uit. Mocht je nog
steeds geen mails ontvangen dan is het aan te raden
om de stappen voor het instellen van de mail nogmaals
te doorlopen. Wanneer het probleem aan houdt
adviseer ik contact met MEO op te nemen.
Voer nu de test uit door vanuit beide mail accounts een
test mail naar elkaar te versturen.
Binnenkomende mails worden niet ontvangen
Je hebt vanuit het 2e mail account een test mail
verzonden. Als je merkt dat na 5 minuten je geen mail
hebt ontvangen dan staat de instelling betreffende het
poortnummer voor binnenkomende mails niet juist.
Zoek de instellingen op en verander poort 993 naar
995 of 110 of andersom.
Voer vervolgens de test nogmaals uit. Mocht je nog
steeds geen mails ontvangen dan is het aan te raden
om de stappen voor het instellen van de mail nogmaals
te doorlopen. Wanneer het probleem aan houdt
adviseer ik contact met MEO op te nemen.
8

De mail ook instellen op
de telefoon (of tablet)
Om de mail in te stellen op de een ‘responsive’
apparaat moet er onderscheid worden gemaakt
tussen de Iphone en Android.
Iphone
1 Ga naar Instellingen
2 Druk op Accounts en wachtwoorden
3 Druk op Nieuwe Account (Bij iOS 10.3.3 of lager ga
je naar Instellingen > Mail > Accounts >
Nieuwe account)
4 Druk op Anders
5 Voer de gewenste Naam, het E-mail adres, het
Wachtwoord en een Beschrijving in en druk
rechtsboven op Volgende
6 Nadat de Mail app het e-mail adres heeft gevonden
kies je voor IMAP of POP. Lees het hoofdstuk
over IMAP of POP om een optie te kiezen
7 Vul bij zowel Server Inkomende post als bij Server
uitgaande post het volgende in:
mail.(domein).(extensie). In het geval van het
voorbeeld is het: mail.meodemo.nl
8 Druk op Volgende
9 Druk op Bewaar als de e-mail instellingen juist zijn
Android (Google Mail)
Er zijn veel Android apparaten. Ieder apparaat heeft een
andere route voor het toevoegen van een mail account.
Grotendeels is deze route op de meeste apparaten vrij
identiek. Het kan dus zijn dat onderstaande stappen
kunnen afwijken van jouw telefoon. Mocht het je
daarom niet lukken is het verstandig om specifiek op
jouw telefoon model te zoeken op het Internet.
1 Ga naar Instellingen
2 Ga naar Accounts
3 Kies Account toevoegen
4 Kies voor Persoonlijk IMAP of POP3. Lees hierboven
over het verschil tussen IMAP en POP3. Indien je
de mail ook op een ander apparaat leest kies je altijd
voor IMAP.
5 Voer het e-mail adres (voorbeeld:
test@meodemo.nl) in en druk op Volgende
6 Vul het Wachtwoord in en druk op Volgende
7 Zorg dat Gebruikersnaam het volledige e-mailadres
betreft. Vul bij Server het volgende in:
mail.(domein).(extensie) en druk op Volgende.
In het geval van het voorbeeld is het:
mail.meodemo.nl
8 Vul voor SMTP-server dezelfde gegevens in als bij
punt 7 en druk op Volgende
9 Controleer en druk op Volgende
10 Kies een weergave naam en voltooi de stappen
Outlook
Outlook is te gebruiken via de Microsoft Outlook app,
die je zowel voor de Iphone als voor Android apparaten
eerst moet downloaden via de app store op de telefoon.
Wanneer Outlook is geïnstalleerd open je de app en
onderneem je de volgende stappen:
1 Open het menu
2 Klik op het Instellingen icon
3 Druk op Account toevoegen onder Accounts
4 Kies vervolgens E-mail account toevoegen
5 Vul het e-mail adres in (voorbeeld
test@meodemo.nl) en druk op Doorgaan
6 Vul het Wachtwoord, de weergavenaam en een
Beschrijving in en druk op Doorgaan
7 Het account is nu ingesteld. Voer de test uit. Mocht
de mail niet juist zijn ingesteld ga je terug naar de
account instellingen en onderneem je stap 1 t/m5
hierboven. Ook vul je de gegevens van stap 6 in,
maar druk je niet op doorgaan
8 Zorg dat het balkje voor Geavanceerde
instellingen aan staat
9 Vul bij server binnenkomende mail de volgende
gegevens in: Server: mail.(domein).(extensie).
In het geval van het voorbeeld is het:
mail.meodemo.nl
Gebruikersnaam: het volledige e-mail adres:
test@meodemo.nl
Het Wachtwoord
10 Vul bij de smtp-server vrijwel dezelfde gegevens in.
Zorg er alleen voor dat de server is ingesteld op:
smtp.(domein).(extensie) In het geval van het
voorbeeld is het: smtp.meodemo.nl
11 Klik op Doorgaan. De mail is nu ingesteld.
9

Wachtwoorden wijzigen
en vergeten
Je wachtwoord wijzigen (via Webmail)
Omdat het wijzigen van het wachtwoord middels de
meeste programma’s te vinden is onder de instellingen
van het betreffende programma leg ik in deze handleiding
alleen uit hoe dit via Webmail is te wijzigen.
1 Meld je aan door middel van de 3 stappen die
onder het hoofdstuk Webmail staan beschreven.
2 Klik rechtsboven op jouw e-mail adres (Zie afbeelding
2). In het voorbeeld is dit test@meodemo.nl
3 Klik vervolgens op Password & Security
4 Wijzig hier jouw wachtwoord in klik op Opslaan
Wachtwoord vergeten
Ben je je wachtwoord vergeten en lukt het je ook niet
om deze te achterhalen. No worries! Een wachtwoord
is vanuit de server ook te wijzigen. Neem hiervoor
contact op MEO.
Risico’s
Veel mensen denken dat mails die ontvangen worden
op het moment van overgang naar een andere server
verdwenen kunnen raken. Gelukkig is dit niet het geval.
Op het moment dat middels de DNS instellingen wordt
aangegeven dat er een andere server wordt gebruikt
komen de binnenkomende mail direct daar op binnen.
Het kan wel dat het programma dat jij gebruikt pas
mails ontvangt vanaf het moment dat het mail account
wordt gebruikt op dat programma.
Het is daarom aan te raden om ook even de mail te
openen in Webmail wanneer je er niet zeker van bent
of je alle mails wel hebt ontvangen. Hierin zullen alle
mails staan vanaf het moment dat DNS aanpassingen
zijn uitgevoerd (Op het moment dat het mail account
elders via POP wordt gelezen zal niet alles in Webmail
te lezen zijn).
10

Assistentie MEO
Wij krijgen geregeld de vraag om onze klanten te assisteren
in het instellen van de mail. Onze ervaring leert
ons dat klanten veel uiteenlopende mail programma’s
en versies daarvan gebruiken. Binnen MEO kunnen wij
niet garanderen dat wij ten aller tijden een medewerker
beschikbaar hebben die kennis heeft van deze
programma’s en hierin onze klanten kan assisteren.
Wij zijn van mening dat wij daarom de meest ideale
oplossing voor zowel onze klanten als wijzelf hebben in
de vorm van deze handleiding.
Mocht deze handleiding niet voldoende blijken geven
wij uiteraard graag evengoed assistentie. Houdt er dan
wel rekening mee dat er een afspraak moet worden
gemaakt waarin één van onze medewerkers kan meekijken
op jouw computer. Dit kan door middel van het
programma Teamviewer. Overleg altijd eerst even met
MEO over hoe deze afspraak plaats vindt.
afbeelding 1
afbeelding 2
11