Zo doen we dat

MARE
Zo doen we dat!
1

INLEIDING
Dit boekje is bedoeld om duidelijk te maken hoe de
dagelijkse gang van MARE er uit ziet. We willen het geen
Huishoudelijk Reglement noemen omdat dat nu net een
beetje te rigide is. MARE is een toneelvereniging waar de
leden centraal staan en het bestuur tot taak heeft om de boel
in goede banen te leiden. Neemt niet weg dat het goed is om
te beschrijven hoe het bij MARE werkt.
In dit boekje nemen we je mee van maand tot maand en
beschrijven waarmee de werkgroepen, het bestuur en niet te
vergeten de spelers, bezig zijn.
Het MARE-jaar loopt van juli tot en met juni. We beginnen
met repeteren na de zomervakantie (in september) en plannen
de opvoeringen in maart of uiterlijk april. Hiervoor is gekozen
omdat een grote productie ongeveer een half jaar repeteren
vergt. Als we het kalenderjaar zouden hanteren en meteen in
januari zouden beginnen met repeteren dan kan de opvoering
pas begin juli plaatsvinden en is de kans groot dat ons publiek
op vakantie is.
Van ALV tot BBQ 5
Wie speelt wat? 11
Bestuur 17
Werkgroepen 23
2 Jaarplanning 29
3

VAN ALV TOT BBQ
De opening van het seizoen
We beginnen het nieuwe toneelseizoen met de Algemene
Ledenvergadering. Meestal de laatste woensdag van augustus
zodat we de eerste woensdag in september kunnen starten
met de repetities.
In de ledenvergadering kijken we terug op het voorgaande
jaar en vooruit naar het komende seizoen. Op de agenda
staan:
• de notulen van de voorgaande ledenvergadering
• het secretarieel verslag over afgelopen seizoen
• het financieel verslag van het afgelopen seizoen
• het oordeel van de kascontrole commissie
• decharge van de penningmeester (het bestuur)
• de begroting voor het komende seizoen
• de (her)verkiezing van bestuursleden
Repetieproces
We beginnen de eerste woensdag in september en repeteren
dan tot de week voor kerstmis. In week 2 van het nieuwe jaar
gaan we weer verder tot aan de voorstellingen. Dat betekent
dat we ongeveer 26 repetitie-avonden hebben voor een
productie.
4 5

Meestal worden er gedurende de repetitieperiode ook nog
Om half acht starten we met een Warming Up (WUP) om de
enkele zaterdagen ingepland om het stuk in zijn geheel te
dagelijkse beslommeringen even van ons af te schudden en
spelen en te wennen aan rekwisieten, kleding en decor.
beide hersenhelften te activeren.
Aan het begin van het repetitieproces wordt aandacht besteed
Daarna beginnen we met de scenes te repeteren die in het
aan de karakters van de personages en hoe ze op elkaar
repetitieschema zijn gepland. Ook als je niet speelt in die
reageren. De eerste paar avonden wordt ook nog met het
scenes, is het belangrijk en de bedoeling dat je aanwezig
tekstboekje gespeeld. Dat is echter snel afgelopen! De
bent. Je leert hoe het stuk verloopt en hoe jouw scenes in het
regisseur zal aangeven vanaf welke repetitie de tekstkennis
totaalplaatje passen. En mocht er onverhoopt een speler
zodanig moet zijn dat er zonder boekje gespeeld kan worden.
ontbreken (door ziekte) dan kun je hem of haar gemakkelijker
Dan pas gaat het stuk leven!
vervangen. We gaan er dus vanuit dat alle speler elke
De praktijk laat zien dat we ruim voor de kerst, de laatste
repetitie van het kalenderjaar, het stuk in zijn geheel en
repetities aanwezig zijn.
Generale Repetitie
zonder boekjes kunnen spelen.
Het is zover! Het stuk staat. Je hebt het inmiddels al meerdere
In het nieuwe jaar kunnen we dan nog een tiental repetities
besteden om het stuk fijn te slijpen, diepere lagen aan te
brengen en elkaar op te vangen als dat nodig is.
malen zonder onderbreking gespeeld. De laatste weken in vol
ornaat en met rekwisieten. Je hebt het ook al een paar keer
met decor gespeeld.
Repetitieavonden
Op de dag van de Generale repetitie zijn decorploeg en de
We repeteren op de woensdagavond van 19:30 uur tot 22:00
uur in de Alexanderschool te Bennekom. Maar eerst drinken
we een kopje koffie of thee, klaargezet door een tweetal leden
die daarvoor ingeroosterd staan op de koffielijst. De sleutel
mannen van licht en geluid al vroeg op. Het decor moet
worden opgehaald en naar het theater worden gebracht. Vaak
moet het dan nog worden gemonteerd.
Voorstellingen
van de school waar we repeteren kan je ophalen bij Marian
Bolscher.
Verwacht wordt dat je zowel voor de generale repetitie als
voor de voorstellingen ruim op tijd aanwezig bent, zodat er
6
Er is bijna altijd één van de leden die iets te trakteren
meeneemt. Kortom, vanaf 19:00 uur stroomt iedereen binnen.
voldoende tijd is voor omkleden, schminken, laatste
aanwijzingen van de regisseur en een WUP
7

Leden die dat willen, kunnen voorafgaande aan de premiere
samen eten (op eigen kosten). Leden die niet spelen kopen
zelf een toegangskaart voor de voorstelling.
Nazit
Na afloop van de laatste voorstelling is er een nazit bij een
van de spelers. Maar we zorgen eerst dat ook de decorploeg
het decor kan afvoeren en dat het licht weer is opgeruimd.
acties worden genotuleerd zodat we daar in het volgende
seizoen rekening mee kunnen houden.
Jaarafsluiting
We sluiten het jaar feestelijk af met de MARE jaarafsluiting.
Één van onze leden stelt daarvoor zijn of haar huis (en tuin)
beschikbaar. De borrelcommisie zorgt ervoor dat de drankjes
zijn geregeld en de meeste leden nemen iets te eten mee.
Bij de nazit is het de gewoonte dat iedereen wat te eten
meeneemt. De borrelcie zorgt voor het drinken.
We praten dan uiteraard na over de voorstelling, wie er
allemaal waren en hoe het publiek het heeft gevonden. Als er
al foto’s zijn gemaakt van de voorstellingen dan proberen we
die al meteen te laten zien. Op die manier genieten we met
zijn allen nog even na.
De jaarafsluiting is ook het moment waarop we vooruitkijken
naar het volgende seizoen. De titels van de nieuwe producties
worden bekend gemaakt en er wordt een korte toelichting op
het plot gegeven. Ook wordt een concept rolverdeling bekend
gemaakt en kunnen de spelers kennismaken met hun
tegenspelers.
Evaluatie
De voorstellingen zijn geweest en de euforie van succes is
inmiddels een beetje weggezakt en maakt plaats voor een
leegte. Tijd om te evalueren wat er goed ging en wat er bij
nader inzien beter had gekund. En we hebben het dan niet
alleen over de voorstelling maar het hele traject vanaf de
eerste repetitie.
8
De secretaris maakt een lijst met de ‘tips’ en ‘tops’ en
rubriceert deze zodat we bij de bespreking ervan niet teveel in
herhaling hoeven te vallen. De tips en de daarbij horende
9

WIE SPEELT WAT?
Nu je een beeld hebt van hoe het seizoen eruit ziet, vraag je
je wellicht af hoe we tot de keuze van een stuk komen en hoe
de rolbezetting tot stand komt.
Hoe word je lid?
Als toneelvereniging hebben we natuurlijk leden nodig.
Zonder leden hebben we geen spelers en zonder spelers is er
geen toneel. Om lid te kunnen worden heb je geen
toneelervaring nodig. Wel vragen we jou als aspirantlid om
een kleine auditie te doen zodat we weten wat het
vertrekpunt is.
Als lid hoef je niet persé te willen spelen. Ook in de
werkgroepen hebben we regelmatig hulp nodig. De mensen
achter de schermen zijn net zo belangrijk als de spelers wat
dat betreft.
De afgelopen jaren zijn we fors gegroeid en zijn we in de
luxe positie terecht gekomen dat we twee stukken naast
elkaar kunnen plannen. Dat vraagt wel het nodige van ons
organisatievermogen. Een verdere groei lijkt ons daarom pas
wenselijk als we hiermee ervaring hebben opgedaan.
Stel je eens voor wat er gebeurt als we zouden groeien naar
100 leden. Moeten we dan 9 of 10 stukken gaan instuderen
zodat iedereen aan bod komt of …….
10 11

Wie speelt een rol en wie niet?
Het bestuur gaat er vanuit dat ieder MARE-lid in principe wil
spelen tenzij een lid expliciet heeft aangegeven dit niet te
willen. Niet spelende leden mogen natuurlijk ook altijd
aangeven dat ze toch willen.
Het bestuur inventariseert bij de leden wie er het volgende
seizoen niet wil spelen (uiterlijk 1 maart). Deze lijst wordt
tijdig ter beschikking gesteld aan de regisseurs.
De feitelijke rolverdeling is een zaak van de regisseur. Hij of
zij bepaalt hoe de rollen worden ingevuld. Als er meerdere
producties samenvallen dan overleggen de regisseurs
onderling hoe de beschikbare spelers over de stukken worden
verdeeld.
Hoe kiezen we onze stukken?
Cultura (groot speeloppervlak, meer decor, meer technische
mogelijkheden).
Minimaal één stuk per regisseur moet geschikt zijn om (ook)
in bv. theater De Wilde Wereld gespeeld te kunnen worden
(kleiner vloeroppervlak, minder decor, minder technische
mogelijkheden).
De leescommissie zal de drie voorgedragen stukken lezen en
beoordelen en 1 stuk voordragen aan het bestuur. Bij 2
regisseurs betekent dit dat er dus zes stukken worden gelezen
en 2 stukken worden voorgedragen (1 per regisseur). De
stukken moeten uiterlijk december door de regisseurs worden
aangeleverd, zodat de leescommissie de tijd heeft om te
lezen.
Het is niet van te voren gezegd welk stuk in Cultura (in maart)
of in De Wilde Wereld (april) gespeeld gaat worden. De
MARE heeft een flink aantal leden. De afgelopen jaren kwam
daardoor herhaaldelijk de vraag naar voren om een tweede
productie te spelen. In overleg met een ledenwerkgroep is
voorgedragen stukken moeten dus bij voorkeur geschikt zijn
voor zowel groot als klein toneel. Het besluit wordt door
beide regisseurs in onderling overleg bepaald.
daardoor het volgende kader ontstaan voor de keuze van de
producties.
Ook de selectie van de spelers en de keuze van de
repetitieruimte (hal of BSO-lokaal) wordt overgelaten aan
Beide regisseurs worden gevraagd om elk 3 avondvullende
beide regisseurs.
12
stukken aan te leveren, met tussen de 5 en 15 spelers. We
vragen om 3 echt verschillende stukken te zoeken.
Eén aangeleverd stuk per regisseur mag complexer, wat betreft
decor en techniek zodat het geschikt is voor opvoering in
Wie regisseert?
De regisseur is degene die ervoor zorgt dat MARE een goede
productie op de planken zet. Daarnaast zorgt hij of zij ervoor
dat de spelers ook persoonlijk een groei doormaken. Zodat
13

niet altijd dezelfde personen de grote rollen krijgen.
Om die groei te bevorderen wisselen we regelmatig van
regisseur. In de praktijk gebeurt dit na maximaal 3 seizoenen.
Hierdoor leren we nieuwe spelstijlen kennen en dwingen we
onszelf om te blijven vernieuwen.
In de praktijk betekent dit dat als een regisseur nog niet in het
derde seizoen voor MARE zit, dan vragen we in november al
of hij beschikbaar is. Als het zijn laatste seizoen is of als hij
niet meer beschikbaar is, dan gaan we op zoek naar een
nieuwe regisseur.
Het bestuur organiseert een selectieronde en nodigt
geselecteerde kandidaten uit om kennis te maken met de
leden door ze bijvoorbeeld een WUP te laten verzorgen.
14
15

BESTUUR
Het bestuur wordt gekozen door de Algemene Leden
Vergadering, voor een termijn van 3 jaar. Om de continuïteit
te waarborgen is er voor gezorgd dat de termijnen van
voorzitter, secretaris en penningmeester, elk in een ander jaar
aflopen. In een bestuursjaar is er dus hooguit éen van de drie
wettelijk vereiste leden nieuw.
MARE heeft daarnaast twee algemene bestuursleden, belast
met PR en met de productie(s). Hier hanteren we termijnen
van 3 resp. 1 jaar.
Het bestuur vergadert eenmaal per maand, bij toerbeurt bij
een van de bestuursleden. In juli en augustus zijn er geen
bestuursvergaderingen. Indien nodig stemt het bestuur
tussentijds zaken af via WhatsApp.
Voorzitter
De voorzitter vormt het boegbeeld van de vereniging en is het
gezicht naar buiten. Tot de taken behoren:
• voorzitten van de vergaderingen van het bestuur, de
evaluaties van de voorstellingen, de jaarvergadering
• contactpersoon naar buiten (geassisteerd door secretaris
en penningmeester).
• het gezicht van het bestuur als het gaat om lief en leed in
de vereniging
16 17

Secretaris
De secretaris is degene die de officiële uitingen naar buiten
verzorgt. Het correspondentie adres en het vestigingsadres bij
de Kamer van Koophandel is dat van de secretaris. Officiële
stukken komen bij de secretaris binnen en worden in de
eerstvolgende bestuursvergadering ingebracht en besproken.
De secretaris legt verslag van alle vergaderingen en ziet erop
toe dat besluiten rechtsgeldig zijn, zoals in de statuten is
beschreven.
De secretaris maakt bovendien een verslag van het lopende
jaar, het secretarieel verslag. Dat wordt behandeld bij de ALV.
Dit verslag geeft een weergave van het lopende jaar en van de
besluiten die gedurende het jaar zijn genomen.
De secretaris verzorgt de ledenadministratie en onderhoudt de
contacten met de repetitielokatie. Natuurlijk kan de secretaris
ook zaken delegeren naar andere bestuursleden. Zo worden
persberichten door het PR-bestuurslid verzorgd.
Penningmeester
De belangrijkste taak van de penningmeester is uiteraard het
bijhouden van de boekhouding, het betalen van rekeningen
en het innen van de contributie. De afgelopen jaren is dit
gelukkig vereenvoudigd door gebruik van iDeal en Tikkie.
voortbestaan als we de contributie aanzienlijk zouden
verhogen. De aanvraag voor subsidie moet uiterlijk 1 mei bij
de gemeente zijn ingediend.
In de boekhouding worden de financiën van de vereniging
bijgehouden maar ook de resultaten van de afzonderlijke
producties. Aan het eind van het seizoen (na 30 juni) wordt
de financiële eindrapportage opgemaakt en kunnen we exact
zien wat de inkomsten uitgaven en resultaten zijn geweest.
Op basis van de resultaten en de verwachtingen voor het
daaropvolgende seizoen, stelt de penningmeester een
begroting op. In deze begroting staan de te verwachten
inkomsten en uitgaven van de vereniging en een prognose
van de afzonderlijke producties.
De penningmeester licht de financiële stukken toe aan de
kascommissie zodat zij kunnen constateren dat de
eindrekening netjes en correct is opgesteld. Zij zullen dit in
de ALV aan de leden bevestigen.
In de ALV licht de penningmeester de eindrekening van het
afgelopen seizoen toe. Op basis daarvan wordt hij
gedechargeerd door de leden.
Vervolgens geeft hij een toelichting op het budget voor het
komende seizoen.
18
Als vereniging zijn we sterk afhankelijk van de subsidie van
de gemeente Ede. Zonder subsidie kan MARE alleen
19

Public Relations
Als amateurvereniging zijn we in grote mate afhankelijk van
een goede kaartverkoop. Vandaar dat PR een van de
belangrijkste aandachtspunten is. We vinden dit zo belangrijk
dat dit de enige werkgroep is met een vertegenwoordiger in
het bestuur. Meestal is dit tevens de voorzitter/trekker van de
werkgroep PR.
Aan het begin van het seizoen wordt een PR-plan gemaakt.
Gelukkig hebben we dit al eerder gedaan en kunnen we
steeds meer voortborduren op plannen uit het verleden.
De data van de uitvoeringen zijn over het algemeen leidend.
Zodra die bekend zijn kunnen we terugrekenen in de
planning en de andere mijlpalen benoemen. We hebben
ervoor gekozen dat de contacten met Cultura door het PRbestuurslid
worden onderhouden. In onderling overleg
bepalen zij de data voor een volgende productie en de start
van de kaartverkoop.
Productieleiding
Bij het bestuurslid belast met de productieleiding, komt alles
samen. Een cruciale rol omdat hier het overzicht van de hele
productie ligt.
Eén keer per maand is er productieoverleg met daarin de
regisseur en vertegenwoordigers van de werkgroepen. In dit
overleg, voorgezeten door de productieleider/ster, wordt de
voortgang van de productie besproken.
De productieleider is verantwoordelijk voor:
• het opstellen van de rekwisietenlijst
• het opstellen van de koffielijst
• de planning van zaterdagrepetities
• het bewaken van de voortgang van de productie
• het contact met de werkgroepen
Er moeten flyers worden gemaakt van de voorstelling. Dat
betekent het grafisch ontwerpen van een beeldmerk waarmee
de voorstelling een gezicht krijgt. De regisseur wordt hierbij
betrokken.
20
Ook de contacten met de pers worden aangehaald. Er worden
persberichten opgesteld en de Lokale Omroep Ede wordt
benaderd. Er wordt getracht om elk seizoen een keer op de
lokale radio en een keer op de lokale tv te komen.
21

WERKGROEPEN
Leesgroep
Hoe komt MARE aan de geschikte stukken? De regisseur
speelt daarin een belangrijke rol. Vanuit het bestuur geven we
hem of haar een kader waarin het stuk zou moeten passen.
Bijvoorbeeld het maximum aantal spelers, of het een eenakter
of avondvullend moet zijn, luchtig of ernstig, etc.
De regisseur draagt vervolgens een drietal stukken voor die
geschikt zijn en die hij of zij graag op de planken zou willen
zetten. En er staan ook nog wel enkele stukken op ons
verlanglijstje!
Onze leesgroep leest vervolgens die stukken en draagt het
stuk voor dat volgens hun het beste, leukste of interessants is.
In de regel wordt dat ook gekozen tenzij er zwaarwegende
bezwaren zijn vanuit het bestuur. Maar dat is nog niet
voorgekomen.
De definitieve keuze moet aan het begin van het kalenderjaar
bekend zijn zodat er op tijd op de website en in de
theatergids gepubliceerd kan worden.
Public Relations
Een voorstelling zonder publiek is natuurlijk niet de
bedoeling. Daarom heeft MARE een werkgroep PR die ervoor
zorgt dat de pers op tijd wordt geïnformeerd over de op
handen zijnde productie en er zoveel mogelijk bekendheid
aan wordt gegeven. De PR werkgroep voorziet ook de overige
22 23

MARE-leden van materiaal (posters, flyers, etc.) zodat zij
iedereen in hun naaste omgeving kunnen interesseren voor de
voorstelling.
Licht & geluid
Grime
Voor iedere theaterproductie is wel een grimeur nodig. Denk
bijvoorbeeld aan spelers die een blauw oog of een wond
hebben opgelopen. Of aan een jonge acteur die opeens een
Het juiste licht op de juiste plaats. Belichting en
podiumoptreden zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden.
Het theater kent een jarenlange traditie als het gaat om
oudere personage moet spelen. Al deze
persoonsveranderingen worden gerealiseerd door onze eigen
grimeurs. MARE heeft een drietal leden die kunnen grimeren.
belichting. Er zijn allerlei typen lampen en spots. Meestal
worden ze ook nog voorzien van een kleurenfilter zodat met
het licht een gewenst effect ontstaat.
Vroeger was het normaal om de acteurs heel zwaar op te
maken. Door de schijnwerpers vlakken gezichtsuitdrukkingen
en huidskleur af. En achter in de zaal moesten de
Om dit zo goed mogelijk voor te bereiden wordt er een
toeschouwer ook de gezichtsuitdrukking kunnen zien .
lichtplan gemaakt. Hierin staan de plaats, kleur en type van de
lampen ingetekend op een plattegrond van het toneel. Er
wordt rekening gehouden met het decor en met de specifieke
plaatsen waar de spelers in een bepaalde scene staan.
Tegenwoordig kiezen we ervoor om minder theatermake-up
te gebruiken en door subtieler te belichten.
Kleding
Dit vereist inzicht en vakmanschap. MARE is daarom erg blij
dat we de beschikking hebben over een eigen Licht & Geluid
Een toneelstuk valt of staat letterlijk bij de aankleding. Kleren
maken de man (en de vrouw).
man die precies weet hoe je belichting op een juiste manier
inzet.
De werkgroep “Kleding” zorgt ervoor dat de juiste kleding
wordt gevonden. Meestal proberen we te putten uit de
24
Naast belichting is soms ook geluid en geluidsversterking
nodig. Geluid in de vorm van achtergrondmuziek of
geluidseffecten. En geluidsversterking is nodig als we in de
openlucht spelen.
MARE is in het bezit van de juiste apparatuur en daardoor niet
afhankelijk van derden.
garderobe van de leden zelf. Daarnaast hebben we een
voorraad kledingstukken waaruit niet alledaagse kleding kan
worden gebruikt. Bijvoorbeeld een politie- of
brandweeruniform. En als we geen geschikt kledingstuk
kunnen vinden, gaat de kledinggroep daarnaar op zoek bij
een kledingverhuurbedrijf.
25

Decor
MARE beschikt over een eigen werkgroep Decorbouw. Omdat
onze decors nogal eens uit de kluiten gewassen zijn, maken
we gebruik van een ruimte in het Binnenveld.
Kascontrole Commissie
Als vereniging zijn we verplicht om een boekhouding bij te
houden. Deze boekhouding moet door een onafhankelijke
commissie worden gecontroleerd (zoals vastgelegd in de
statuten). Op basis van deze controle doet de commissie een
aanbeveling in de ALV om de penningmeester decharge te
verlenen.
Borrelcommissie
MARE streeft ernaar om zoveel mogelijk leden in de
gelegenheid te stellen om te spelen. Dat lukt niet altijd. Het
risico is dat niet-spelende leden dan wegblijven en de binding
met MARE verliezen. Vandaar dat we aansluitend aan de
laatste repetitie van de maand, een hapje en drankje
verzorgen. Zodat ieder lid een aanleiding heeft om de
vorderingen van de repetities te zien en bij te praten.
De “Borrelcommisie” maakt dit alles mogelijk! Daarnaast
zorgen ze ervoor dat de nazit en de jaarafsluiting in goede
banen wordt geleid.
26
27

JAARPLANNING
Dit deel beschrijft de activiteiten zoals die over het algemeen
in een seizoen gebeuren.
Juli
• Optreden Leeffestival te Wageningen (openlucht)
• Afsluiten boekhouding afgelopen seizoen
• Opstellen begroting i.o.m. werkgroepen
Augustus
• agenda ALV
• notulen van vorige ALV
• secretarieel jaarverslag
• jaarrekening en begroting
• ledenlijst
September
• Opstellen repetitieschema i.o.m. regisseur
• Indeling koffiebeurten
• Productie vergadering
• Schema productievergaderingen
• Concept verslag ALV opstellen
28 29

Oktober
• Nazit
• Evaluatie vorig stuk raadplegen
• Evaluatie
• Aanpak PR voor dit seizoen
• Opvoeringsdata volgend seizoen vaststellen iom Cultura
November
• Subsidie aanvraag indienen.
• Regisseur voor komend seizoen uitzoeken
April
December
• Generale en uitvoeringen
• Vaststellen stuk voor volgend seizoen
• Nazit
• Drukkerij opdracht geven voor PR materiaal
• Evaluatie
Januari
• Uiterste datum bekendmaken nieuwe productie
• PR-materiaal moet klaar zijn
• Spelers polsen voor nieuwe seizoen
• Vooraankondiging per mail aan de leden doorsturen
Mei
Februari
• Beleidsplan toetsen op actualiteit
• Verspreiden PR materiaal
• Cursusaanbod voor volgend seizoen
• Bijdrage schrijven voor website Cultura
• Etentje bestuur (eigen kosten)
• Persberichten voor lokale kranten
Juni
• Interview LOE
• Jaarafsluiting
Maart
• Bespreking van conceptstukken ALV
30
• Generale en uitvoeringen
• Brainstormsessies voor stuk(ken) volgend seizoen
31

Toneelvereniging MARE
Augustus 2019
32