Administratief beleidsplan 2020 - 2026

Administratief beleidsplan
2020 - 2026

Administratief beleidsplan
Het beleidsplan 2020-2026 is opgesplitst in twee delen. Het ene deel focust
vooral op initiatieven voor onze inwoners: 86 acties voor 8600. Het
andere - het administratief beleidsplan - focust op de interne werking
met daarin acties en principes voor het personeel. Beide delen zijn zonder
twijfel even belangrijk om Diksmuide als stad te versterken.
De twee documenten volgen eenzelfde structuur met dezelfde actieplannen.
Er is één uitzondering. Het actieplan ‘trotse inwoners, nieuwsgierige
bezoekers’, verandert in het administratief beleidsplan naar
‘trotse werknemers, aantrekkelijke werkgever’. Meteen ook het lijvigste
actieplan van het administratieve luik.
Nieuwe werkmethode en manier van rapporteren
De samenwerking onderling moet beter. Dit is een punt waar iedereen
wellicht mee akkoord gaat. We zien in dit administratief luik alvast veel
acties verschijnen om dit punt te verbeteren. Om het belang van samenwerking
nog extra te benadrukken willen we voortaan ook dienstoverschrijdend
gaan rapporteren.
Meer nog dan enkel acties, hebben we dit administratief actieplan opgebouwd
zoals we idealiter ook willen werken. Niet langer afzonderlijk
per dienst, wel per thema. We willen onze acties opvolgen in fiches waar
alle acties per actieplan zijn gebundeld. Je vult dus samen met collega’s
van andere diensten de fiches aan. Daardoor zie je automatisch linken
en eventuele samenwerkingen tussen verschillende diensten.
2

De nieuwe bestuursploeg startte de legislatuur met de opmaak van een
missie en visie. Die houden we bij alle beslissingen in het achterhoofd.
Het vormt de identiteit van onze organisatie.
Onze missie
Samen werken we aan een stralend Diksmuide.
Omdat we gelukkige en fiere mensen willen, die zich hier thuis voelen.
Onze visie
Diksmuide maken we samen.
Ons sterk merk komt er niet alleen.
In onze groene zee kan je aangenaam wonen, werken en genieten.
We geven je zuurstof en ademruimte.
Kom, iedereen mee!
Verschillende actieplannen
1. Koop met plezier bij de lokale winkelier
2. Wonen aan de groene zee
3. Fijn fietsen
4. Mobiliteit
5. Bouwen aan een betere stad
6. Trotse medewerkers, aantrekkelijke werkgever
7. In Diksmuide zorgen we voor elkaar
8. Diksmuidelingen aan het roer
3

Koop met plezier
bij de lokale winkelier
4

Koop met plezier bij de lokale winkelier
Onze handel komt niet toevallig als eerste aan bod. Onze inwoners gaven
in de enquête economie als voornaamste punt aan. Heel wat Diksmuidelingen
willen meer winkels in onze stad. Daar willen we ons de komende
jaren graag op toeleggen. Meer winkels zullen de stad ook doen
opleven. Ook voor toeristen zal onze stad aantrekkelijker zijn. Die zullen
natuurlijk smullen van de streekproducten die we extra in de verf zetten.
Onze eigen inwoners weten uiteraard al hoe lekker die zijn! We willen de
band tussen de lokale landbouw en de lokale middenstand nog versterken.
Kleinhandelszone Esen
Naast de nieuwe actiepunten beweegt er nog wel wat op vlak van lokale
economie. De werken voor de kleinhandelszone in de Esenweg zijn
aan de gang. Hier trekken we die winkels aan waarvoor Diksmuidelingen
nu speciaal naar andere steden rijden en die te groot zijn om in het
stadscentrum een plaats te vinden. Dit kan de interactie met de middenstand
in het centrum versterken en zorgt ervoor dat onze mensen
nog meer hun aankopen in Diksmuide doen.
Industriezones
De industriezone Heernisse kreeg nieuwe riolering, fietspaden, wegen en
bewegwijzering. De industriezone Oude Barriere is in verkoop en de eerste
bedrijven zijn er al actief. Na de realisatie van de ring komt er een
nieuwe ambachtelijke zone tussen de ring en de site van de IJzertoren.
Die zone zal via de ring bereikbaar zijn.
5

1. Bij recepties en evenementen gebruiken we ten minste twee lokale
of fairtrade-producten.
2. We sluiten ons aan bij het Vlaio-Netwerk. Hier komen diverse partners
samen om elkaar te inspireren en werken ze samen om succesvol
te kunnen ondernemen en groeien.
3. Bij opstart van de aanleg van de zuidwestelijke omleidingsweg
zal de stad de invulling van het ambachtelijk bedrijventerrein promoten
en faciliteren via acties.
6

Wonen
aan de groene zee
Onze inwoners vragen meer zitbanken, goed onderhouden voetpaden,
7

Wonen aan de groene zee
Groen in het straatbeeld zorgt voor een positief gevoel. Als er geen blikjes
liggen in dat groen natuurlijk, want dat werkt net tegenovergesteld.
Diksmuidelingen geven aan in de enquête dat het groen wat netter
mag. Dat is natuurlijk niet enkel de verantwoordelijkheid van het stadsbestuur,
maar we willen wel flink investeren in groen zonder blikjes. Zodat
ons landschap ten volle tot uiting komt.
Onze inwoners vragen meer zitbanken, goed onderhouden voetpaden,
veel meer vuilnisbakken, een beter onderhoud van onze grachten en
bermen en nog meer aandacht voor onkruidbeheer. We trekken dan
ook ten volle deze kaart en voorzien hiervoor de nodige middelen.
Diksmuide is in oppervlakte de grootste gemeente van West-Vlaanderen.
Het is en blijft dus een uitdaging om al dat groen te onderhouden.
Wat je niet in de nieuwe acties ziet staan is de herlokalisatie en de vernieuwing
van het recyclagepark naar de Heernisse, nabij de IJzer. Dit
was een beslissing uit de vorige beleidsperiode, maar komt er wel aan.
De nieuwe verruimde openingsuren blijven ook van kracht. Ook acties
zoals bijvoorbeeld de bladkorven blijven bestaan, en worden nog verruimd.
8

Groen zonder blikjes
1. We maken meer promotie rond de ophaalmogelijkheden voor
grof huisvuil.
2. We digitaliseren de afvalbakken.
3. We optimaliseren het toezicht door de sanctionerend ambtenaren.
Er worden gemeentelijke administratieve sancties opgelegd
door de GAS-ambtenaar aan wie overtredingen begaat tegen
sluikstorten, wildplassen, hondenpoep, … Kortom, tegen al die
zaken die mensen ergeren en waar de rechtbank niet tegen optreedt.
4. We realiseren het nieuwe recyclagepark aan de Heernisse nabij
de IJzer.
Groen in de kijker zetten
5. We zetten een systeem van gerichte en consequente controle
op voor de opvolging van ons beleid op vlak van ruimtelijke
ordening en milieu. We controleren of afgeleverde vergunningen
nageleefd worden. We controleren verder ook op stedenbouwkundige
of milieu-inbreuken.
6. We brengen onbenutte graszones in kaart. We realiseren duurzame
vergroening waar dit opportuun is.
7. We zetten versneld in op milieuvriendelijke evenementen op
het vlak van afval, voeding, water en energie.
8. We verhogen onze bijdrage voor het ‘Loket Onderhoud Buitengebied’
binnen het regionaal Landschap Westhoek. Dit loket
ondersteunt ons bij het regulier landschapsonderhoud, zoals
bijvoorbeeld het beheer van kleine landschapselementen
(vb. poelen, bomenrijen, houtkanten), trage wegen, bermen
en recreatieve infrastructuur.

Fijn fietsen!
10

Fijn fietsen
Een fijn item dat ruim aan bod komt in de suggesties van onze inwoners
is de fiets. Opvallende trend is dat onze inwoners deze stilaan boven koning
auto zetten. Logisch ook, want fietsen heeft zoveel voordelen. Vorige
legislatuur was dat nog anders. Toen kreeg mobiliteit (meer specifiek
de wagen) meer suggesties voor actiepunten.
We zijn blij met deze verandering. De intentie is er echt wel om ons stalen
ros meer te gebruiken. We hebben er het landschap alvast voor, en willen
graag een mooi budget spenderen aan meer en betere fietsmogelijkheden.
In de voorgaande jaren kreeg Diksmuide maar liefst 13,48 kilometer
extra fietspaden. We willen er volgende jaren graag nog heel wat
bij.
Ook op vlak van verkeersveiligheid bekijken we hoe het beter kan. Het
fietsexamen is ondertussen een vaste waarde. De leerlingen van het
zesde leerjaar leren zo veilig fietsen in het verkeer. De eerste fiets- en
schoolstraten deden hun intrede en er werden heel wat nieuwe fietsstallingen
geplaatst. We werken op dat elan verder.
1. We doen elk jaar mee met autoloze zondag. Dit hoeft daarom
niet in het centrum te zijn.
2. We promoten onze mooie wandel- en fietsverbindingen via diverse
kanalen.
3. We voorzien een fietssuggestiestrook in de Pluimstraat na de werken
van de sportsite.
11

Mobiliteit
12

Mobiliteit
Hoewel in onze enquête de fiets de wagen in populariteit heeft ingehaald,
blijft mobiliteit in het algemeen een belangrijk issue. We wijzen
een flink budget toe aan de vernieuwing en verbetering van onze wegen
en voorzien extra parking in het centrum. Ook de zwakke weggebruiker
vergeten we niet.
Veilige schoolomgeving
Wat je niet ziet staan in onze nieuwe actiepunten zijn maatregelen voor
een veilige schoolomgeving. Niet omdat we dat onbelangrijk vinden. Integendeel.
Voor ons is dat net een evidentie om in te investeren, iets
waaraan we blijvend willen werken, zoals het uniformiseren van de
schoolomgevingen. Dit hoort dus niet bij de nieuwe acties omdat dit op
vandaag al flink verankerd zit in onze werking. We blijven hier een mooie
cent aan spenderen.
Zwaar verkeer
Ook de omgeving van Pervijze vergeten we niet. Een ringweg aanleggen
ligt helaas niet in onze bevoegdheid. Maar we blijven dit wel aankaarten
om hier oplossingen te vinden zodat het voor iedereen leefbaar
blijft. De zuidwestelijke ringweg wordt gerealiseerd door de Vlaamse
overheid en zal zorgen voor minder zwaar vervoer in het centrum.
Basisbereikbaarheid
In de vervoerregio Westhoek pakken we de mobiliteitsuitdagingen regionaal
aan. Bij de invulling van vervoer op maat houden we rekening met
onze noden. Vervoersarmoede is een issue voor Diksmuide, des te meer
voor de inwoners die in de deelgemeenten wonen waar het openbaar
vervoer niet voldoende is. Aangepast vervoer voor minder mobielen is
dit ook.
13

1. We blijven inzetten op maatregelen voor een veilige en uniforme
schoolomgeving.
2. We blijven inzetten op overleg met hogere overheden om oplossingen
te vinden voor zwaar verkeer zodat het voor iedereen
leefbaar blijft.
3. We evalueren de invloed van de nieuwe aangelegde zuidwestelijke
ringweg op het zwaar vervoer in het centrum.
4. We voeren in de vervoerregio Westhoek het vervoer op maat in
om oplossingen te bieden aan het beperkter openbaar vervoer.
5. We stimuleren iedereen (gezinnen en bedrijven) om zich duurzaam
te verplaatsen. (openbaar vervoer, voet- en fietspaden,
trage wegen, deelwagens, deelfietsen, STOP principe).
6. We kopen materialen aan ter bevordering van de verkeersveiligheid
en vlottere mobiliteit.
14

Bouwen aan een
betere stad
blijven zoeken naar nieuwe opportuniteiten om
15

Bouwen aan een betere stad
Een beleidsplan kan niet zonder grote kleppers. De voorbije zes jaar
kreeg Diksmuide een gerenoveerd stadhuis. Het sportpark De Pluimen
werd uitgebreid met een extra sporthal en een familiezwembad dat ook
open is op zondagmiddag. Ook de volgende jaren bouwen we aan een
betere stad en dorpen. We voorzien of vernieuwen heel wat faciliteiten
die voor Diksmuide belangrijk zijn. Het vrijetijdsleven krijgt een nieuw en
zelfs ruimer jasje. We willen graag dat onze inwoners en bezoekers hier
kunnen detoxen en onthaasten.
Bij de inrichting van de publieke ruimte willen we onze inwoners en bezoekers
ademruimte geven. Onze Grote Markt werd een groot belevingsplein,
Woumen kreeg een unieke parkbegraafplaats, de Bortierlaan
en de Rijkswachtstraat kregen een nieuwe look & feel. De fietsers
en wandelaars in de IJzerdijk genieten nu van een veilige wandel- en
fietsverbinding. Het oude voetbalterrein in de Woumenweg (nieuwe wijk
tussen de Tuinwijk en de Rijkswachtstraat) wordt momenteel omgevormd
tot woonzone. En zo kunnen we nog een eindje blijven verdergaan.
Diksmuide is in trek bij projectontwikkelaars, nieuwe projecten rijzen
als paddenstoelen uit de grond. Ook wij bouwen verder aan een
betere stad waarbij we steeds belang hechten aan duurzaamheid.
16

7. We zoeken partners om een intergemeentelijke erfgoedconsulent
aan te stellen ter ondersteuning van het ruimtelijk beleid.
8. We gaan op zoek naar een huurpand in Pervijze voor de jeugdwerking
van N’Obus.
9. We stellen een legislatuuroverschrijdende afsprakennota rond
patrimoniumbeheer op.
10. We volgen de verkoop van onroerende goederen beter op en
maken de terreinen die we verkopen bouwklaar.
11. We inventariseren al onze eigendommen en zakelijke rechten
en alle contracten die hieraan verbonden zijn. Aan de hand
van deze inventarisatie kunnen mogelijk te verkopen goederen
in kaart worden gebracht.
12. Onze gebouwen moeten goed en tijdig worden onderhouden.
Aan de hand van een goede planning pakken we dit efficiënt
aan.
13. We maken conditiemetingen van onze gebouwen om de planning
van het onderhoud doordacht te kunnen opmaken.
14. We investeren in het verbeteren van de werkomgeving/veiligheid
van onze medewerkers.
15. We digitaliseren onze begraafplaatsen.
16. De kerkmuur van Esen wordt gerenoveerd en de zone aan de
bocht van de kerk krijgt een upgrade.

Trotse werknemers,
aantrekkelijke werkgever
18

Trotse werknemers, aantrekkelijke werkgever
Diksmuide heeft zoveel troeven, zoveel mogelijkheden, zoveel topmensen.
Onze personeelsleden maken elke dag onze visie en missie
waar. Op onze beurt willen we hen de nodige ademruimte geven
binnen de mogelijkheden die er zijn. We willen dat zij trots zijn om voor
Diksmuide te werken en dat zij deze trots als ambassadeur mee uitdragen.
Diksmuide maken we immers samen.
De afgelopen jaren werkten we sterk aan ons vernieuwd loket- en
onthaalbeleid met investeringen in het onthaal van onze drie hoofdsites.
Onze openingsuren werden uitgebreid naar dinsdagavond en tegelijk
zorgden we voor ademruimte door volledig glijdende werktijden
te voorzien. Ook voor nieuwe medewerkers willen we een aantrekkelijke
werkgever zijn. De beste reclame is de mond-tot-mondreclame
van ons personeel, onze ambassadeurs!
We willen vooral een warme werkgever zijn die aandacht heeft voor
zijn medewerkers. Onze leidinggevenden spelen hier een belangrijke
rol in. We willen hen versterken en meer betrekken. We blijven werken
aan onze organisatie en zetten in op een beter managementteam
en een betere interne informatiedoorstroming. Interne communicatie
wordt een stevig werkpunt.
19

Interne communicatie
17. In 2020 starten we een twee- of driemaandelijks overleg op met
de verschillende communicatie-antennes.
18. Via steekproeven gaan we na in hoeverre diensten in klare taal
schrijven. Het toepassen van onze huisstijl en gebruik van klare
taal bewaken we veel meer door sensibiliseringscampagnes bij
personeel. Starten doen we vanaf de lancering van het nieuwe
meerjarenplan.
19. Het intranet wordt momenteel te weinig geüpdatet en dus ook
te weinig gebruikt. We willen dit kanaal in 2021 evalueren (gebruik,
statistieken analyseren, wensen collega's achterhalen).
20. We willen een betere opvolging van de communicatie van beleidsbeslissingen.
We vertalen deze in een maandelijkse nieuwsbrief
met linken naar intranet. We starten dit op vanaf 2020.
21. We organiseren kleine activiteiten voor personeelsleden. Bv.
Ugly Christmas sweater day, cfr voorstellen personeel.
22. We maken tijd en budget vrij voor evaluatie van de communicatiekanalen.
23. Dienstoverschrijdend denken is belangrijk. Zo kunnen we echt
naar één organisatie, één geheel toewerken. Niet in hokjes per
dienst denken dus, maar op maat van onze klant en met onze
kernwaarden in het achterhoofd.
24. We dragen de visie en missie van de organisatie uit samen met
onze diensthoofden en sensibiliseren collega’s hiervoor.
20

25. Voor ons vergunningenbeleid zetten we intern een multi-disciplinair
platform op dat periodiek overleg pleegt over grote projecten.
Employer branding
26. We korten de gemiddelde doorlooptijden van onze selecties in
tot 6 weken tegen 31/12/2020.
27. We maken een gedragen reïntegratiebeleid op tegen
31/12/2020.
28. We voeren exitgesprekken bij uitdiensttredingen en implementeren
eventuele lessons learned in onze werking.
29. Samen met andere Westhoekgemeenten en de DVV Westhoek
werken we aan een Westhoekbrede profilering gekend tegen
31/12/2025.
30. Samen met de dienst communicatie voert de personeelsdienst
een organisatiebrede, transparante interne communicatie.
31. We verhogen het ownership bij medewerkers onder andere
door hen meer verantwoordelijkheden te geven.
32. We onderzoeken en implementeren bijkomende mogelijkheden
in het kader van onze work-life balance (uitbreiden glijtijden
voor arbeiders en schoonmaak (“Samen glijden we proper”,
sport@work, …)
33. Samen met de externe preventiedienst voeren we een tevredenheidsenquête
uit in 2020 en 2025
21

34. We breiden onze "Wie is wie" uit met nuttige info, zoals ‘wie doet
wat’, volgens de GDPR-wetgeving tegen 31/12/2020
Een personeelsbeleid op maat van de medewerker
35. Na de implementatie van het nieuwe onthaalbeleid voor
nieuwe medewerkers evalueren we dit. Ook het positief aanwezigheidsbeleid
en het beleid inzake functionering en evaluatie
wordt geëvalueerd.
36. We werken een vormingskader uit tegen 2020 en passen dit toe
vanaf 01/01/2021.
37. In 2020 nemen we een competentiegedeelte op in functieomschrijvingen
en daarna passen we dit toe in selectie en in de
loopbaanbegeleiding.
38. In samenwerking met betrokken diensten werken we een gezondheidsbeleid
uit, waaronder ergonomie op het werk, beweging,
alcohol en drugs, roken, gezonde voeding, positief aanwezigheidsbeleid,
… aandacht krijgen. We voorzien hiervoor
jaarlijks acties.
We komen tegemoet aan enkele vragen van onze personeelsleden.
39. We trekken personen gespecialiseerd in specifieke verpleegkundige
kennisdomeinen aan of duiden hen aan om zo hiaten
te reduceren in het woonzorgcentrum.
40. Iedereen die hier nu werkt of die in dienst komt kan 6 jaar relevante
privé-ervaring in rekening brengen voor de bepaling van
de anciënniteit en dus weddeberekening.
41. We verhogen de waarde van de maaltijdcheques voor personeel
naar € 5,5 in 2020 en naar € 6 in 2023.
22

42. De collectieve pensioenverzekering verhogen we in 2021 van
2,5% naar 3%.
43. We voorzien een permanentietoelage voor arbeiders die van
wacht zijn binnen de technische dienst en personeelsleden van
het woonzorgcentrum. Wie kan opgeroepen worden, wordt
hiervoor vergoed.
Kwalitatief aan het werk
44. We stellen een procedure op voor verplichte keuringen en onderhoudstaken
van gebouwen en installaties.
45. We investeren in de aankoop van een softwarepakket voor inname
openbaar domein/signalisatievergunningen.
46. We onderhouden ons wagenpark en vervangen onze voertuigen
om de tien jaar.
47. We optimaliseren onze machines en uitrusting van de technische
dienst in functie van de dienstverlening.
48. We digitaliseren en inventariseren onze grachten en wegbermen.
49. We digitaliseren en inventariseren ons wegennet en koppelen
hieraan een conditiemeting van onze wegen.
50. We werken de Gis-applicatie verder uit en koppelen dit aan
andere softwarepakketten. We optimaliseren de GIS-databank
door het op punt zetten van data, bruikbare en correcte "stedenbouwkundige
inlichtingen", openbaar en makkelijk toegankelijk
data.
51. We kopen I-pads aan voor uitvoerende ploegen om de werkplanning
op te volgen.
23

52. We stellen ontwerpstandaarden en -eisen op in alle nieuwe bestekken
(intern, studiebureau's, ontwerpers, aannemers, …).
53. We investeren in de veiligheid van onze gebouwen en baseren
ons daarvoor op het advies van onze interne preventiedienst.
IT-infrastructuur in de groene wolken
54. Op naar een groenere infrastructuur. Diksmuide stapt tegen
midden 2020 als eerste Westhoekstad over op de cloud. Tegen
medio 2020 is onze serverinfrastructuur uitgefaseerd. We willen
afstappen van het on-premise verhaal en de omschakeling
maken naar het Fluvius datacenter. Dit levert ons onder andere
een flinke besparing op, op de elektriciteitskosten.
55. We kopen diverse hard- en software aan om onze dienstverlening
te verbeteren:
a. We starten een nieuw postregistratiesysteem op tegen
2021. De huidige server en software dateert van 2008 en
moet vernieuwd worden ihkv veiligheid en migratie
naar Fluvius Datacenter. Ook voor de sdp software
(tijdsbeheer) zoeken we het beste alternatief.
b. We voeren de migratie naar Office365 en Sharepoint
door tegen eind 2023.
c. Tegen begin 2020 vernieuwen we de betaalautomaat
van de bib.
d. In de loop van 2020 wordt de software van de in- en
uitcheckbalies van de bibliotheek vernieuwd.
e. Als alternatief voor eeuwige frustratie van de P-schijf
starten we op met het systeem van Mediahaven. Dit
doen we in 2022.
f. Het huidige archief vormen we om naar een digitaal archief
tegen 2022.
24

g. We gaan op zoek naar geschikte software voor managementrapportering
op beleidsniveau.
h. We breiden New Horizon uit met digitaal documentbeheer
inkomende facturen en uitgaande facturen. We
tekenen ook in op de BEO-webversie voor het opmaken
van bestelbonnen.
i. We zorgen voor de regularisatie Microsoft licenties voor
de migratie naar Fluvius Datacenter.
j. Tegen 2023 implementeren we een digital signage systeem
(infoschermen) voor de diverse stadsdiensten:
WZC, alle onthaalbalies (ac - SH - STDH, Kadens, bib, ldc,
…
56. Tegen 2022 gaan we van start met een intern ticketsysteem
voor IT-vragen. Dit zal er mede voor zorgen dat we weten hoeveel
en welke vragen we krijgen ter ondersteuning van beleidskeuzes.
57. Volgens hetzelfde principe van de communicatie-antennes
kiezen we per tak van het organogram digicoaches. We voeren
dit in vanaf 2022. Dit zijn medewerkers waaraan je IT-gerelateerde
vragen kunt stellen. De opleiding en ondersteuning
gebeurt vanuit de medewerkers IT.
58. Er staan ons nog uitdagingen te wachten om tot een basis
GDPR-compatibel verhaal te komen. We willen tegen eind 2025
het gebruik van externe media aanscherpen en encryptie invoeren
op laptops en software.
25

Samen werken we aan onze organisatie
Diksmuide sloot zich in 2019 aan bij Audio. Dit is een vereniging die gespecialiseerd
is organisatie-audits in de openbare sector. Net als bij
de andere steden en gemeenten, zijn een verhoogde efficiëntie en
doelgerichtheid bij ons zeer belangrijk. Om te weten hoever Diksmuide
hierin staat, voerde Audio een interne audit uit. Deze audit resulteerde
in 8 aanbevelingen, die we hieronder omzetten in acties. De
inhoud van deze acties komt af en toe al terug in bovenstaande actieplannen.
59. We versterken de projectmethodiek en monitoring van onze
dienstverlening om de werking bij te sturen en onze doelgerichtheid
en efficiëntie te verhogen.
a. We duiden projectleiders per project aan.
b. We voorzien opleiding rond projectopvolging.
c. We bepalen de kerntaken per dienst en maken daarbij
gebruik van de start-stop-versterk-methodiek en gaan
hierover in overleg met het college/vast bureau.
d. Nu we de productencatalogus hebben, starten we
met de opmaak van LEAN-procesbeschrijvingen. We
willen hiervoor hetzelfde systeem en huisstijl gebruiken
voor alle diensten. Hiervoor organiseren we eerst een
opleiding procesmapping en bekijken we welke ondersteunende
software (bv. Visio) kan worden gebruikt. Dit
wordt opgevolgd door een interne werkgroep.
e. We gaan op zoek naar de beste oplossing om de beleidscyclus
softwarematig op te kunnen volgen. We
leggen daarbij de nadruk op het visuele. In afwachting
werken met de Excel-files voor de actieplannen en acties.
Hierin worden de verantwoordelijken en indicatoren
bepaald. De opvolging gebeurt voor maximum 2
jaar eerst halfjaarlijks. Daarna willen we overgaan naar
rapportage op kwartaalbasis. We hanteren dezelfde
26

timing ook voor de terugkoppeling naar het college/vast
bureau.
f. We nemen in ons meerjarenplan enkel de investeringen
op met een zekere realisatiegraad om zo geen
lucht in het budget te krijgen.
g. We zetten een systeem van projectopvolging op voor
de grotere investerings- en dienstoverschrijdende projecten
(zie ook de rapportage met betrekking tot het
meerjarenplan). Ook hier zullen we de nodige opleiding
voorzien voor de projectverantwoordelijken om
de methodieken van projectopvolging te leren beheersen.
Planmatig werken is hier een vereiste: tijdslijn
uitzetten en opvolgen. De projectverantwoordelijken
zullen rapporteren aan het managementteam.
h. Bij de start van elk project voorzien we een projectdefinitie
die door alle projectmedewerkers en het
MMT/CBS/VB wordt gevalideerd.
i. We monitoren onze dienstverlening en starten het A-loket
op voor het onthaal via de mid-office.
60. We reorganiseren onze organisatiestructuur om de dienstoverschrijdende
samenwerking te bevorderen. Het MAT moet hierbij
sterker optreden als coördinerend orgaan en de leidinggevenden
moeten een sterkere coachende rol opnemen.
a. We verwachten van onze leidinggevenden dat ze een
sterkere coachende rol opnemen. Dit past in het talentmanagement
dat in dit meerjarenplan voorzien
wordt. We ondersteunen onze leidinggevenden hierbij
via het project ‘Coach the coach’ waarbij we onder
andere meer structuur willen in het opleidingsaanbod
voor de leidinggevenden, voorzien in een peter- en
meterschap binnen of buiten de eigen afdeling, een
intervisiegroep over leidinggeven, …
27

. We passen ons organogram aan.
c. We optimaliseren de werking van het managementteam.
d. We stellen voor om de agenda van het managementteam
op te splitsen in beleidsvoorbereiding/beleidsuitvoering/beleidsevaluatie/varia.
We volgens specifieke
thema’s zoals preventie, informatieveiligheid, kernteam
meerjarenplan, vrijwilligersbeleid en LEO op in werkgroepen
die op hun beurt terugkoppelen naar het managementteam.
e. We maken de agenda’s van het managementteam
bekend via Cobra met uitzondering van privacygevoelige
agendapunten (cfr. GDPR).
f. We herstructureren de werking van het onthaal onder
het diensthoofd communicatie. Er worden hierbij taakafspraken
gemaakt met de leidinggevenden van de
drie hoofdsites leidinggevenden van de burger (stadhuis)
- ruimte (administratief centrum) - welzijn (sociaal
huis).
g. We bezorgen informatie top-down vanuit het beleid en
het managementteam aan de medewerkers en communiceren
hierbij de belangrijkste info en beslissingen
voor elk management- en beleidsorgaan. We maken
hiertoe een afsprakennota op en een interne taakverdeling
binnen het managementteam.
h. We zorgen voor kennisborging bij diensten door ons tijdig
voor te bereiden bij pensioneringen. We streven
daarbij naar het inschakelen van een nieuwe medewerker
voor het pensioen van de huidige medewerker.
28

61. We versterken onze interne communicatie en zorgen voor een
top-down en dienstoverschrijdende doorstroming van de info
zodat onze diensten sterker (kunnen) samenwerking en hun
werking op elkaar kunnen afstemmen.
a. We maken een intern communicatieplan op en bezorgen
interessante info aan medewerkers.
b. We maken met het CBS/VB een afsprakennota rond
perscommunicatie. Hierbij wordt de info eerst intern
verspreid om dan naar de pers te gaan.
c. We hebben aandacht voor personeelsleden die geen
werkmailadres hebben bij informatiedoorstroming. We
willen daarbij gebruikmaken van toegestane privécontactgegeven.
Hiertoe zullen de gegevens bij de medewerkers
opgevraagd worden.
d. We zorgen voor een betere interne feedback op meldingen
en werkopdrachten. Het is de rol van het managementteam
om de prioriteiten te bepalen. Via 3P
bekijken we of de terugkoppeling na de uitvoering van
een opdracht geautomatiseerd kan worden
e. We kopen software aan voor het evenementenloket
62. We zetten in op een sterk ontwikkeld personeelsbeleid en de
faciliterende rol van de afdeling personeel en organisatie – zie
hierbij ook ‘employer branding’ en ‘een personeelsbeleid op
maat van de medewerker’.
a. We werken ‘myHR’ uit voor de medewerkers via de
software van Icarus en SDP. Hiermee kunnen ze van
thuis uit hun dossier, loonstrookjes, … raadplegen of bijvoorbeeld
ook verlof aanvragen.
b. We starten een project rond digitale e-inclusie op.
c. We verhogen de interne klantgerichtheid door de opstart
van een overleg met verschillende afdelingen zoals
dit nu al gebeurt voor het woonzorgcentrum.
29

d. We organiseren een gestructureerd overleg binnen de
personeelsdienst.
63. Via een strategisch patrimoniumbeleid- en beheer versterken
we en evalueren we kritisch het bestaande patrimonium. We
zetten in op gestructureerde aan- en verkoopprocedures, het
besluitvormingsproces met betrekking tot nieuwbouwprojecten
en evalueren de seniorenwoningen, het verhuur van
private woningen en het grondbeheer.
a. We werven hiervoor een medewerker patrimoniumbeheer/overheidsopdrachten
aan binnen technische
dienst om aan de aanbeveling te kunnen voldoen.
b. We maken een inventaris van de zakelijke rechten en
erfdienstbaarheden.
c. We volgen de daden van beheer en beschikking omtrent
ons patrimonium op.
d. Bij bouw- en renovatieprojecten maken we een projectdefinitie
en programma van eisen op en laten dit
valideren bij de opstart van de administratieve procedure
door het MMT/CBS/VB, we leggen deze afspraak
vast in de afsprakennota MMT/CBS/VB.
e. De verhuur van private woningen zonder sociaal doel
is uitdovend beleid voor het OCMW, in het stad gaat
dit over verhuur voor een maatschappelijk doel (aan
politie) en is dit ook uitdovend.
64. We volgen onze inkomsten op en werken aan een gestructureerd
debiteurenbeheer.
a. We maken hiervoor processen op en voeren dit in, in
de bestaande sotfware.
b. Daarnaast maken we procedures op voor de opvolging
van inkomsten bij de diverse diensten.
30

c. We volgen de kassa’s op via een op te maken procedure
en voorzien hierbij een dienstoverschrijdende
controle. Daarnaast doen we een omschakeling naar
een cashless beleid.
d. We maken hiervoor processen op en voeren deze in
de software in.
65. We formuleren een sturende kader voor informatiebeheer
waarbij de grootste aandacht gaat naar digitale bewaring en
e-mailbeheer.
a. We stellen een organisatiebrede werkgroep samen en
onderschrijven hierbij de belangrijke ondersteunende
rol van de archivaris en de IT-dienst. Er wordt een projectverantwoordelijke
aangeduid, een plan van aanpak
en timing wordt vastgesteld. We zoeken hiervoor
naar externe ondersteuning.
b. We stellen duidelijke richtlijnen op voor dossiervorming
en -bewaring.
c. We geven opleiding aan onze medewerkers.
66. We versterken het risico- en procesmanagement. We willen
het bewustzijn verhogen, de controlesystematiek versterken
om fouten, misbruik en fraude te voorkomen en te beperken.
a. We geven een opleiding procesmapping aan de hele
organisatie.
b. We voeren steekproeven en controles uit.
67. We sensibiliseren het personeel door opleiding, steekproeven
en nieuwsberichten.
31

In Diksmuide
zorgen we voor elkaar
In Diksmuide zorgen we voor elkaar
32

Elke hulp- en zorgvraag moet een passend antwoord krijgen. In een
warme samenleving zetten mensen zich voor elkaar in en zorgen ze
voor elkaar. We willen mensen in contact brengen met elkaar om zo
een zorgzame buurt te bekomen. De brievenbus leegmaken, kinderen
naar activiteiten brengen, af en toe iemand een bezoekje brengen, ...
In onze zorgzame buurt kunnen ouderen en zorgbehoevenden comfortabel
in hun huis of vertrouwde omgeving blijven wonen. Het is een
buurt waar jong en oud samenleven. Waar inwoners elkaar kennen en
helpen. Waar zorgbehoevenden en mantelzorgers ondersteuning krijgen.
Kids + Diksmuide = Kidsmuide
Ook de kinderen vergeten we niet. Ze kunnen hun talenten in en buiten
de school ten volle ontwikkelen. Zij verdienen in elk dorp een speelplein
en voldoende mogelijkheden tot buitenschoolse activiteiten. Ook Kadens
is een kweekvijver van talent. En in de spelotheek zijn ze nog
steeds welkom voor onvergetelijk spelplezier.
Jongeren
Voor je het weet worden die kids knappe jongeren barstensvol mogelijkheden
en potentieel. Ook voor hen hebben we heel wat in petto.
33

Door verder te werken aan en in te zetten op buurtgerichte zorg en geintegreerd
breed onthaal
1. We werken culturele en taalkundige belemmeringen weg
om zo de toegang tot de gezondheidszorg te bevorderen.
2. We ontwikkelen een workflow binnen het geïntegreerd breed
onthaal om warme en naadloze doorverwijzingen te realiseren
tussen alle spelers op de eerstelijn.
3. We organiseren wisselstages met andere diensten in het kader
van het geïntegreerd breed onthaal. We willen hierbij elkaars
werking beter leren kennen om gericht te kunnen doorverwijzen.
4. Het Sociaal Huis waakt erover dat de ambitie om met maximum
1 doorverwijzing op de juiste plek te geraken, wordt
waargemaakt.
5. We creëren brugfiguren tussen diverse doelgroepen en de
hulpverleningssector.
6. We profileren ‘buurtgerichte zorg’ als merk in samenwerking
met de dienst communicatie.
Door van Diksmuide een inclusieve, toegankelijke en dementievriendelijke
stad te maken
7. We zetten in op toegankelijke stedelijke initiatieven voor
kwetsbare groepen en passen het principe van de 7 B’s toe.
Daarnaast doen we steeds de toets naar dementievriendelijkheid
door middel van de 10 kernthema’s.
34

8. We stellen een projectcoördinator dementievriendelijke gemeente
aan.
9. We schetsen onze missie en visie in het kader van onze engagementsverklaring
rond dementie.
10. We stellen een dementiemeter op en verfijnen die rekening
houdende met de huidige situatie en we stippelen een actieplan
uit voor de komende 6 jaar.
11. Samen met externe partners gaan we het engagement aan
om mensen met dementie zo lang mogelijk te laten deelnemen
aan het leven in onze stad door 'Dementievriendelijk
Diksmuide' te worden.
12. We gaan binnen onze diensten op zoek naar vrijwilligerswerk
waar de taal geen rol barrière is.
13. We zetten actief in op het uitrollen van een methodiek waarbij
de zorgvrager de regie van zijn zorg in eigen handen
neemt.
14. We willen de weerstand bij andere culturen over
(schuld)hulpverlening wegwerken.
Door een intensere samenwerking met en ondersteuning van en door
onze partners
15. Een personeelslid van de VDAB wordt gedetacheerd naar
het Sociaal Huis om samen met ons onze cliënten op de arbeidsmarkt
te krijgen.
16. Samen met de DVV promoten we sociale economie en stimuleren
we het sociaal ondernemerschap.
35

17. We inventariseren de noden van de basisscholen wat buitenschoolse
kinderopvang betreft.
18. Het deeltijds kunstonderwijs, cultuur, jeugd en sport koppelen
een deeltje van hun aanbod aan de buitenschoolse kinderopvang.
19. Samen met de onderwijspartners gaan we de strijd tegen
schooluitval aan.
20. We werken samen het CLB, zorgleerkrachten en leerlingenbegeleiders
aan het ontwikkelen van een (cyber)pestbeleid,
de bevordering van sociale contacten tussen jongeren, …
21. We bouwen partnerschappen uit in de zoektocht naar een
oplossing voor zorgdossiers binnen schuldhulpverlening.
22. We zoeken op regionaal vlak boerenfans, boerenambassadeurs
en boerentrekkkers en geven hen de nodige vorming
over het aanbod van hulp- en dienstverlening. Op die manier
willen we ‘Boeren op een kruispunt’ ondersteunen.
23. We willen in samenwerking met de sociale huisvestingsmaatschappijen
een maximale transparantie in de inschrijvings- en
toekenningscriteria voor sociale huisvesting creëren.
Door onze eigen sociale dienstverlening te versterken
24. We geven onze medewerkers de ruimte om meer op huisbezoek
te gaan.
25. We organiseren multidisciplinaire zorgoverleggen en dossierbesprekingen.
36

26. We willen inzetten op meer methodische deskundigheid van
de maatschappelijk werkers door middel van intervisies bij
alle deelteams.
27. We maken een analyse van de niet-gebruikers van de sociale
voordelen en passen de reglementen aan.
28. We kennen de lokale sociale rechten en voordelen maximaal
automatisch toe.
29. We zetten actief de stap naar de leefwereld van moeilijk bereikbare
doelgroepen om hen de kans te geven om van de
hulp-, zorg- en sociale dienstverlening gebruik te laten maken.
30. Er wordt een pand aangekocht in kader van de LOI-werking.
31. Er wordt werk gemaakt van een derdewereldproject.
32. Er wordt een verantwoordelijke aangeduid om het lokale
woon- en energiebeleid te coördineren binnen het lokaal bestuur.
33. We ontwikkelen een visie op begraafplaatsen.
34. We voorzien structurele middelen voor het aanvullen van de
pamperbank.
35. We geven de Diksmuidelingen informatie rond vroegtijdige
zorgplanning.
37

Door de werking van ons woonzorgcentrum te versterken
36. We ontwikkelen samen met de apotheek een tool om de diverse
types medicatie op te volgen.
37. We zetten met onze werkgroep medicatie onze schouders
onder het project psychofarmaca van de Vlaamse Overheid.
38. We realiseren back-ups voor medewerkers die een solo-functie
hebben.
39. We hebben aandacht voor de herstelbehoefte van de medewerkers
van het Yserheem.
40. We schrijven ons stagebeleid uit en verdiepen het.
41. We proberen specialisaties en handelaars naar het WZC Yserheem
te trekken.
42. We officialiseren fixatie-arm beleid.
38

Diksmuidelingen
aan het roer
39

Diksmuidelingen aan het roer
Elk dorp telt
Elke inwoner moet zich optimaal thuis voelen in zijn dorp of wijk.
We luisteren naar hoe we hierin kunnen bijdragen. De bewonersplatforms
zijn hierin een belangrijke partner. Het is leuk vertoeven
in onze deelgemeentes. We willen initiatieven van onderuit
mee(r) ondersteunen.
Dankjewel vrijwilligers! Dankjewel verenigingen!
Diksmuide telt veel verenigingen die we eigenlijk mogen beschouwen
als het bindweefsel in onze stad. Hun talrijke activiteiten
en de inzet van vele vrijwilligers brengen mensen bij elkaar.
Niet enkel in het centrum, maar ook in de dorpen. Iedereen
hoort erbij en ontplooit zijn eigen talenten. Zoals we onze
vrijwilligers waarderen met het vrijwilligersfeest, tonen we met
onze acties onze dankbaarheid aan de verenigingen.
Save the best for last
Onze inwoners geven aan meer betrokken te willen worden.
Dat mag ook digitaal. Ze geven mee vorm aan de toekomst
van Diksmuide. De Kupe leggen we als eerste project in hun
handen. Het oude zwembad verdwijnt. Onze inwoners mogen
mee invullen wat er met de site gebeurt. Hoe toepasselijker kunnen
we eindigen dit administratieve beleidsplan dan zoals onze
visie dat doet?
Kom, iedereen mee!
40

In gesprek met de Diksmuideling
1. Bij moeilijke maar actuele thema's (bv. parkeerbeleid, zwerfvuil,
…) maken we voortaan meteen de klik om een communicatiecampagne
op te zetten om te sensibiliseren. Hiervoor
voorzien we jaarlijks een budget voor opmaak van het plan,
drukwerk, mediaruimte, evaluatie …
2. De contactpersonen van de bewonersplatforms willen we
meer inschakelen voor informatieoverdracht. Zij zijn sleutelfiguren
in de dorpen, waardoor we info snel kunnen communiceren.
3. We organiseren 1 tot 2 maal per jaar een bewonersvergadering
per dorp in samenwerking met de bewonersplatforms.
Hierbij nodigen we niet alleen het bewonersplatform uit,
maar geven we aan alle inwoners de kans om te participeren
en in gesprek te gaan met de leden van het college/vast bureau.
4. We hebben aandacht voor voldoende participatie van de
Diksmuidse jeugd en denken hierbij bijvoorbeeld ook aan het
organiseren van filmvoorstellingen met en voor onze jeugd.
De bewoners van ons wzc bepalen mee de werking van hun (t)huis
5. Het wzc Yserheem voert driejaarlijks een tevredenheidsonderzoek
uit bij de bewoners.
6. We willen een visie bepalen op maaltijden. Daartoe richten
we een multidisciplinaire werkgroep rond de maaltijden op
en stellen we een projectverantwoordelijke aan.
7. We stimuleren groene vingers bij onze bewoners, waarbij we
ze de kans willen geven om hun eigen kweek te verwerken of
41

te verkopen. Gaan ze zelf nog een graag naar de winkel,
dan kunnen ze met hun aankopen zelf iets lekkers maken.
8. We realiseren een voorraadbeheersysteem in woonzorgcentrum
Yserheem.
Kom,
iedereen mee!
42