Huisstijlhandboek Geraardsbergen

Huisstijlhandboek

LOKAAL BESTUUR GERAARDSBERGEN

dienst Communicatie | 01.01.2019

info@geraardsbergen.be

www.geraardsbergen.be

@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen

INLEIDING

Een nieuwe huisstijl voor een nieuwe organisatie. We communiceren voortaan als één organisatie.

Hierdoor verdwijnen de benamingen ‘stad Geraardsbergen’ en ‘OCMW Geraardsbergen’ en worden

deze vervangen door de naam ‘Lokaal Bestuur Geraardsbergen’.

Een huisstijl is cruciaal voor een organisatie om zich te profileren. De baseline ‘Stad met profiel’ is

dus niet lichtzinnig gekozen. We profileren ons niet alleen door onze huisstijl, maar ook – elke dag –

door onze vele collega’s. De stad kent ook heel wat profielverschillen, wat de baseline meteen een

dubbele betekenis geeft.

Het logo van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen is niet nieuw. Het wordt immers reeds vele jaren

gebruikt door de stad Geraardsbergen. Het logo is wel opgefrist qua kleuren. Het kleurverschil doet

geen afbreuk aan het logo dat overal gekend is en nog op vele drukwerken staat, want de verschillen

zijn heel minimaal.

Dit betekent meteen dat het logo van het OCMW verdwijnt uit het straatbeeld. Ook het gebruik

van alle sublogo’s wordt aan banden gelegd. Dit gebeurt omwille van één doeleinde: één krachtige

visuele identiteit creëren.

Huisstijl is echter meer dan een logo, hoe we communiceren met onze inwoners (mondeling

en schriftelijk) is heel belangrijk. Deze huisstijl consequent toepassen is een uitdaging. De

leidinggevenden van het lokaal bestuur en de medewerkers van de dienst Communicatie staan in

voor de bewaking van een correcte toepassing van de huisstijl.

Heb je nog vragen over het gebruik of is iets niet duidelijk, neem dan gerust contact op met de

medewerkers van de dienst Communicatie. Ze zullen je verder helpen.

We wensen jullie – onze ambassadeurs – veel succes met de toepassing van de huisstijl.

p. 2

INHOUD

Inleiding..........................................................................................................................................2

1. LOGO.........................................................................................................................................4

1.1 Logo kleuren: primaire kleuren.........................................................................................5

1.2 Ruimte rond het logo........................................................................................................7

1.3 Grootte..............................................................................................................................8

2. GRAFISCHE ELEMENTEN.....................................................................................................9

2.1 Iconen ...............................................................................................................................9

2.2 Baseline.............................................................................................................................10

2.3 Balkjesstrook.....................................................................................................................10

2.4 Extra elementen................................................................................................................11

2.5 Extra kleuren: secundaire kleuren.....................................................................................11

3. TYPOGRAFIE............................................................................................................................12

3.1 Lettertypes........................................................................................................................12

3.2 Gebruik lettertypes...........................................................................................................13

4. COMMUNICATIEAFSPRAKEN VAN HET HUIS................................................................14

5. FOTOGRAFIE...........................................................................................................................21

6. PAPIERKEUZE..........................................................................................................................22

7. HUISSTIJLDOCUMENTEN....................................................................................................23

7.1 Naamkaartjes....................................................................................................................23

7.2 Briefpapier + volgpapier...................................................................................................24

7.3 Enveloppen ......................................................................................................................26

7.4. Vriendelijke groetenkaart.................................................................................................27

7.5. Affiches.............................................................................................................................28

7.6. Uitnodiging.......................................................................................................................31

7.7. Verslag...............................................................................................................................32

7.8. Powerpoint.......................................................................................................................33

7.9. Persbericht........................................................................................................................34

7.9. Presentatiemap.................................................................................................................35

Lokaal Bestuur Geraardsbergen | Huisstijlgids 2019 | p. 3

1. LOGO

Veel diensten gebruiken momenteel nog een eigen logo. Om het imago van het Lokaal Bestuur

Geraardsbergen te versterken, verdwijnen die deellogo’s van onze gedrukte communicatiedragers

en werken we alleen nog met het logo van het lokaal bestuur. Daar bestaat maar één basisversie van:

het liggende driekleurenlogo. Ook op de websites gebruiken we het hoofdlogo. Daar is echter wel

nog plaats voor een kleiner deellogo.

Je gebruikt het logo bij voorkeur in kleur en steeds op een witte achtergrond. Er bestaat een versie

in grijswaarden voor zwart-witprints. Daarnaast voorzien we nog een éénkleurige versie. Die mag je

enkel gebruiken voor op drukwerk in één kleur.

De drie kleuren in het logo verwijzen naar bepaalde aspecten van Geraardsbergen. Groen staat voor

de natuur, blauw voor de aanwezigheid van de Dender en geel verwijst naar de korenvelden. Het geel

stelt ook het groeiende, zonnige en krachtige karakter voor.

UITZONDERING 1: logo in grijstinten: enkel te gebruiken bij zwart-witprints en drukwerk

UITZONDERING 2: éénkleurig logo: enkel te gebruiken in één kleur, bijvoorbeeld voor de

opdruk van het logo op een balpen of T-shirt

p. 4

1.1. LOGO KLEUREN

De kleuren van het logo zijn de primaire kleuren. Voor de toepassing van de huisstijlkleuren op

verschillende dragers gebruiken we de volgende waarden:

matte drager (uncoated)

Pantone Uncoated:

• geel: 7404 PMS UC

• groen: 368 PMS UC

• donker blauw: 655 PMS UC

quadri (CMYK):

• geel: 0% C - 10% M - 100% Y - 0% K

• groen: 52% C - 0% M - 86% Y - 0% K

• donkerblauw: 99% C - 60% M - 7% Y - 27% K

Drukwerk

Pantone Coated

• geel: 116 PMS C

• groen: 362 PMS C

• donkerblauw: 654 PMS C

glanzende drager (coated)

quadri (CMYK)

• geel: 0% C - 14% M - 100% Y - 0% K

• groen: 78% C - 0% M - 100% Y - 2% K

• donkerblauw: 100% C - 71% M - 10% Y - 47% K

Schermweergave

RGB

• geel: R 255 - G 205 - B 0

• groen: R 102 - G 153 - B 51

• donkerblauw: R 0 - G 58 - B 112

RAL • geel: 1018

• groen: 6018

• donkerblauw: 5026

Grijswaarden

• ter vervanging van geel: wit

• ter vervanging van groen: 50% K

• ter vervanging van donkerblauw: 95% K


DON’TS: creatief met kleuren

De kleuren van het logo liggen vast volgens het primaire kleurenpalet van Lokaal Bestuur

Geraardsbergen.

kleurvlakken van kleur verwisselen

effecten toepassen

kleuren vervangen door andere kleuren

het éénkleurige logo is wit, zwart of 1 van

de 3 primaire huisstijlkleuren

p. 6

1.2. RUIMTE ROND HET LOGO

Laat voldoende ruimte rond het logo. Zo komt het mooi uit. De minimumruimte hiervoor opgesteld is

1/6de van de hoogte van het logo.

1/6 x

1/6 x 1/6 x

hoogte = x

1/6 x

DON’TS:

logo rechtstreeks plaatsen op foto/

kleuren achtergrond

logo met witte outline

stukken afsnijden van het logo


1.3. GROOTTE

De minimumgrootte van het logo bedraagt 35 mm breedte. Kleiner is niet mogelijk, omdat

‘Geraardsbergen’ dan niet langer leesbaar is.

11mm

DON’TS:

logo niet proportioneel schalen

Het niet proportioneel schalen zien we veel gebeuren bij sponsoringdeals.

Lever altijd het juiste logo aan en maak afspraken over het correct gebruik ervan.

p. 8

2. GRAFISCHE ELEMENTEN

Ter ondersteuning van het logo links bovenaan op de communicatiedrager zijn er extra elementen

voorzien. Het hoofdelement bestaat uit de slogan ‘Stad met profiel’ en drie cirkels. Dit komt

onderaan rechts. De drie cirkels verbeelden de drie ‘M’en’ van de stad (De Muur, Manneken Pis en de

mattentaart) en komen in de kleuren van het logo. Onderaan links en rechts van het medium keren

de drie kleuren van het logo in kleine blokjes terug. Die blokjes verwijzen naar het blok in het logo en

zorgen voor evenwicht binnen de opmaak.

2.1. ICONEN

De drie iconen (De Muur, Manneken Pis en de mattentaart) hebben elk een vaste plaats en een vaste

kleur en worden steeds in combo met de baseline gebruikt.

DONTS:

iconen onderling van plaats of kleur

veranderen

de iconen dichter of verder uit elkaar

plaatsen

iconen in een andere kleur zetten

de oriëntatie varanderen


2.2. BASELINE

De baseline hangt altijd vast aan de drie iconen en mag nooit afzonderlijk gebruikt worden. De

baseline staat steeds even breed als de breedte van de drie iconen erboven.

De kleur van de baseline = 90% zwart

Het lettertype van de baseline = Misses

DONTS:

kleur van de baseline aanpassen

de grootte van de baseline veranderen

t.o.v de grootte van de iconen

Stad met profiel

font van de baseline aanpassen

2.3. BALKJESSTROOK

De 3 kleurblokjes links en rechts onderaan vormen een strook en moeten dus steeds gecombineerd

gebruikt worden. Het is geen optie om enkel de blokjes links of rechts te plaatsen. De blokjes mogen

niet van kleur gewijzigd worden, ook niet onderling. De band staat steeds horizontaal, nooit verticaal:

de oriëntatie van de blokjes mag dus niet wijzigen.

p. 10

2.4. EXTRA ELEMENTEN

De iconen voor algemene contactinfo en de sociale media worden weergegeven met bolletjes. Zo

liggen ze in lijn met het hoofdelement. De iconen staan steeds geel in een groen bolletje. De grootte

van de bolletjes staat in verhouding tot de fontgrootte. Standaard is dat een bolletje van Ø 4,5 mm,

bij een fontgrootte van 10 pt.



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen

2.5. EXTRA KLEUREN: SECUNDAIRE KLEURENPALET

Naast de drie primaire kleuren van het logo bestaat het secundaire kleurenpalet nog uit volgende

kleuren:

donkergrijs

felblauw

KLEURWAARDEN:

90% zwart

GEBRUIK:

• baseline ‘Stad met profiel’

• contactinfo + social media

KLEURWAARDEN:

Uncoated:

• Pantone (PMS): Process Cyaan UC

• quadri (CMYK): 100% C - 0% M - 0% Y - 0% K

Coated

• Pantone (PMS): P2192 C

• quadri (CMYK): 89% C - 18% M - 0% Y - 0% K

GEBRUIK:

accentkleur: minimaal gebruik bij zetten van

folders, affiches of ander drukwerk met veel

tekst


3. TYPOGRAFIE

Tekst vinden we overal om ons heen. Over typografie wordt nagedacht. Het is meer dan een bepaald

lettertype. Het gaat over de keuze van het font, grootte van de letter en plaatsing van de tekst op

bepaalde dragers. Een sterke typografie versterkt de boodschap.

Voor Geraardsbergen gebruiken we het lettertype Verdana, dat standaard op elke computer staat.

Het is een duidelijk leesbaar font, beschikbaar in twee fontgewichten: regular en bold, telkens ook

voorzien als italic.

Voor de aanmaak van sommige voorgedrukte huisstijlitems zoals briefpapier, naamkaartjes, enz.

wordt er gebruik gemaakt van het font Ubuntu. Ook het stadsmagazine van Geraardsbergen gebruikt

dit font. De baseline ‘Stad met profiel’ staat in het Misses-font. Zowel Ubuntu als Misses zijn fonts die

enkel ter beschikking worden gesteld van de dienst Communicatie en dus niet gebruikt worden voor

de dagelijkse werking.

3.1. LETTERTYPES

VERDANA

Verdana regular:

ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz

(0123456789. , : / ; ! ?%&€+=)

Verdana regular italic:



(0123456789. , : / ; ! ?%&€+=)

Verdana bold:



(0123456789. , : / ; ! ?%&€+=)

Verdana bold italic:



(0123456789. , : / ; ! ?%&€+=)

p. 12

3.2. GEBRUIK LETTERTYPES

VERDANA

Verdana is een heel leesbaar font vanwege de hoge x-hoogte. We gebruiken Verdana voor alle

communicatie. We gebruiken Verdana op een grootte van 10 pt, met een interlinie van 13 pt in

langere, lopende stukken tekst, zoals:

• brieven

• e-mails

• verslagen

• andere Word-documenten

UBUNTU

Dit font gebruiken we uitsluitend voor het drukken van specifieke huisstijlitems: affiches,

uitnodigingen, enz. Ubuntu is beschikbaar voor iedereen, maar enkel te verkrijgen bij de dienst

Communicatie.

MISSES

Dit font gebruiken we uitsluitend voor de baseline. Aangezien de baseline beschikbaar is in

grafisch formaat, wordt dit font niet ter beschikking gesteld.


4. COMMUNICATIEAFSPRAKEN VAN HET HUIS

Een huisstijl trekt zich door in alle vormen van communicatie. In eender welke situatie draag je onze

waarden uit: je bent respectvol, vriendelijk, transparant en blijft positief tegenover iedereen.

SCHRIFTELIJK

Als je wil dat mensen je tekst lezen, moet die makkelijk leesbaar zijn. Daarom bundelen we de

voornaamste tips en regels, grotendeels gebaseerd op de NBN-normen.

1. Algemeen

• Bepaal vooraf je doelgroep.

• Plaats de lezer centraal: wat wil de burger weten?

• Spreek lezers op een correcte manier aan:

• U’ of ‘je’?

In brieven gebruiken we ‘u’. In de algemene communicatie via folders, het stadsmagazine

en andere kanalen gebruiken we ‘je’. De website vormt daar een uitzondering op. Daar

gebruiken we ook ‘u’ om de uniformiteit te garanderen. We nemen op onze website

namelijk vaak omschrijvingen over uit de Vlaamse productencatalogus. Daar spreken ze

de burger aan met ‘u’. We schrijven ‘u’ en ‘uw’ steeds met kleine letter.

• Aanspreking

In brieven gebruiken we altijd ‘Geachte’ gevolgd door ‘heer of mevrouw’. Als we

de naam van de geadresseerde kennen, mag ‘Geachte heer of mevrouw’ gevolgd

worden door de naam. We plaatsen nooit een komma of een ander leesteken bij de

aanspreking en de slotformule. De reden daarvoor is simpel: een komma staat voor

een pauze. We nemen die pauze sowieso in acht als we de volgende regel lezen.

Gebruik altijd de eerste persoon meervoud om te communiceren in een brief. We

schrijven immers steeds in naam van het bestuur.

• Schrijf helder en concreet. Laat taalspelletjes achterwege.

• Hou je tekst kernachtig.

• Werk volgens het omgekeerde piramidemodel: zet de belangrijkste info bovenaan.

• Gebruik korte, actieve zinnen. De algemene regel is: schrijf op het niveau van een 14-jarige.

• Vermijd moeilijke woorden en afkortingen. Het Administratief Centrum en het Centrum

Welzijn mag je onder collega’s wel afkorten tot AC en CW, maar in officiële communicatie

schrijven we de namen voluit.

• Hou titels kort en zet zo weinig mogelijk tussen haakjes.

• Zorg voor structuur: gebruik alinea’s, tussentitels en opsommingen waar mogelijk.

2. Online

• Neem printmedia niet klakkeloos over, maar herschrijf de tekst en maak hem korter.

Internet is een vluchtig medium.

• Wees spaarzaam met cursiveringen en zet geen volledige woorden of zinnen in hoofdletters.

• Onderstreep nooit zaken in een webtekst, want dat wijst op een hyperlink.

• Link op een betekenisvolle manier, bv. ‘meer info vind je op de website van De Gavers’ en

niet ‘klik hier’.

p. 14

3. Opsommingen

• Gebruik bullets of nummers voor opsommingen, geen doorlopende tekst.

• Bestaat de opsomming uit volzinnen, dan schrijf je een hoofdletter aan het begin en een

punt aan het einde van elke zin.

• Als de delen van een puntsgewijze opsomming zinsdelen zijn, schrijft je ze met een kleine

letter en zet je een puntkomma na elk deel en een punt na het laatste deel.

• Bestaat de opsomming uit woorden of woordgroepen, schrijf dan een kleine letter aan het

begin en geen leesteken aan het einde.

4. Zaken accentueren

• Om zaken te benadrukken, zet je ze in het vet. Zet nooit volledige zinnen of paragrafen in

het vet.

• Woorden of woordgroepen uit een vreemde taal zet je cursief, tenzij ze zijn opgenomen in

het Nederlands of voldoende zijn ingeburgerd.

• Titels van boeken, projecten, enz. zet je tussen enkele aanhalingstekens.

• Citaten zet je tussen dubbele aanhalingstekens.

5. Hoofdletters

Uiteraard gelden de algemene spellingsregels over het gebruik van hoofdletters ook in onze

huisstijl. We geven nog enkele richtlijnen mee over correct hoofdlettergebruik bij diensten

functiebenamingen, gebouwen en overheidsinstellingen.

• Bij benaming van diensten schrijf je ‘dienst’ met een kleine letter en (enkel) het

daaropvolgende woord met een grote letter. Ook diensten die niet voorafgegaan worden

door het woord ‘dienst’ krijgen een hoofdletter aan het begin. Bv.: dienst Cultuur / dienst

Juridische zaken en bestuursondersteuning / Huis van het Kind. Indien het woord ‘dienst’

aan het begin van een zin staat, krijgt dit natuurlijk ook een hoofdletter.

• Net zoals het woord ‘dienst’, krijgen andere soortnamen zoals ‘college van burgemeester

en schepenen’ of ‘commissie’ een kleine letter.

• Aangezien we organen en instellingen altijd met hoofdletters schrijven, doen we dat ook

bij Lokaal Bestuur Geraardsbergen.

• Benamingen van gebouwen en lokalen schrijven we eveneens met hoofdletters: Stadhuis,

Refter, Toeristisch Infokantoor Visit Geraardsbergen, ...

• Functiebenamingen krijgen een kleine letter: burgemeester, schepen, algemeen directeur,

...

• Afkortingen van eigennamen schrijf je met hoofdletters: OCMW, VRT, ...

• Achternamen van personen schrijven we niet meer volledig in hoofdletters, zoals dat

gebeurde volgens de huisstijl van het OCMW.

6. Getallen

• Getallen tot en met de tien schrijf je voluit, tenzij het gaat om leeftijdsbepalingen.

• Als decimaalteken gebruik je een komma.

• In getallen met meer dan drie cijfers voor de komma, groepeer je de cijfers per drie.

Als scheidingsteken gebruiken we een punt, bv. 33.403 inwoners. Let wel: postcodes,

huisnummers en jaartallen schrijven we aan elkaar.


7. Munteenheid

• We schrijven ‘euro’ voluit achter het bijhorende getal. Bv. 10 euro.

8. Tijdsaanduiding

• We schrijven het woord ‘uur’ steeds voluit. Bv. 17 uur of 10.15 uur.

• Ook data schrijf je altijd voluit. In printmedia schrijven we geen jaartal als het gaat om data

uit het huidige kalenderjaar. In webteksten schrijf je altijd een jaartal, omdat die vaak lang

online blijven.

9. Contactgegevens

• Adressen schrijven we als volgt:

Dienst Communicatie, Weverijstraat 20, 9500 Geraardsbergen

• Telefoonnummers schrijven we zo:

Tel. 054 43 44 12

Tel. 09 267 57 35

Tel. 0475 36 48 35

• Om e-mailadressen, telefoonnummers en websites aan te duiden in een praktisch infoblok,

gebruik je afkortingen zoals in onderstaand voorbeeld:

Tel. 054 43 44 12



10. Brieven

We hebben ervoor gekozen om een digitaal sjabloon aan te bieden dat de volledige organisatie

kan gebruiken:

• Rechts bovenaan komt de vestigingsplaats.

• Daaronder geef je jouw dienst in.

• Het adres van de bestemmeling komt voortaan rechts op de brief.

• Het onderwerp begint met een hoofdletter.

• De datum kan je selecteren via een ingebouwde agendamodule.

• Verder gelden de schriftelijke afspraken. Na de aanspreking komt er geen komma. Ook na

de slotregel (meestal ‘Namens het college van burgemeester en schepenen’) volgt geen

komma.

• Schrijf steeds zo bondig mogelijk. Beperk zo mogelijk je tekst tot één bladzijde.

11. E-mails

Verderop treden we nog in detail over de conventies rond communicatie via e-mail, maar hier

alvast enkele richtlijnen voor taalgebruik.

p. 16

We onderscheiden drie soorten e-mails en bijgevolg drie manieren om de geadresseerde aan te

spreken:

• In e-mails met officiële beslissingen gebruik je ‘Geachte’.

• In e-mails vanuit dienstverband gebruik je ‘Geachte’ of ‘Beste.

• In e-mails met collega’s en bekenden gebruik je ‘Beste’ of gewoon de voornaam.

Een e-mail kan je beëindigen met ‘Met vriendelijke groeten’, in tegenstelling tot bij een brief.

Wel te vermijden: het gebruik van ‘ik’, vooral bij e-mails met een officieel karakter. Je spreekt

altijd namens het bestuur of je dienst.

12. Handige naslagwerken

Twijfel je over de juiste notatie of schrijfwijze? Volgende naslagwerken bieden ongetwijfeld

uitkomst:

• www.taaltelefoon.be

• woordenlijst.org/#/ (online Groene Boekje)

MONDELING

1. Klantvriendelijkheid

In de omgang met klanten ben je altijd beleefd, vriendelijk en behulpzaam. Zorg voor een

persoonlijke aanpak. Je spreekt burgers steeds aan met hun familienaam en met ‘u’. Ben je

bezig met gevoelige kwesties? Bewaar de sereniteit en respecteer de privacy van de burgers.

Indien nodig sta je hen te woord in een afgesloten ruimte.

Het behoeft waarschijnlijk geen betoog, maar toch: ook naar collega’s toe ben je steeds

vriendelijk en respectvol.

2. Telefoneren

Iemand belt jou:

Je neemt zo snel mogelijk op. Vervolgens spreek je de beller aan als volgt: je begroet de

persoon, vermeldt je organisatie, vermeldt je dienstnaam en tot slot maak je jezelf kenbaar

met voor- en familienaam. Bv. “Goedemorgen, Lokaal Bestuur Geraardsbergen, dienst

Communicatie, met X.”

Jij belt zelf:

Het is altijd een goed idee om een telefoongesprek voor te bereiden. Dat komt de efficiëntie

van het gesprek ten goede. Ook hier begroet je de persoon, vermeld je je naam en de naam

van je dienst. Daarnaast vermeld je de organisatienaam. Bv. “Goedemiddag, meneer X, u

spreekt met Y van de dienst Communicatie van Lokaal Bestuur Geraardsbergen.”

Verdere richtlijnen:

Als een collega die afwezig is telefoon krijgt, neem je op voor hem of haar. Je noteert de

boodschap en gegevens van de beller en bezorgt die aan je collega. Verbind je iemand door?

Zorg dan dat beide partijen weten met wie ze zullen spreken.


3. Aan de balie

Wees je er als baliemedewerker van bewust dat je mee het imago van het lokaal bestuur

uitdraagt. Hou rekening met onderstaande richtlijnen:

• Je verzorgt je voorkomen (kapsel en kledij).

• Je spreekt de burger meteen aan bij binnenkomst.

• Je maakt burgers zo goed mogelijk wegwijs. Je legt hen uit hoe de procedure eruitziet en

wat ze allemaal nodig hebben om die procedure vlot te laten verlopen.

• Kan je iemand niet meteen verder helpen? Noteer de contactgegevens en koppel later

terug met informatie.

• Blijf altijd vriendelijk en respectvol.

4. Genodigden ontvangen

Bij bezoek van externen zorg je steeds voor een goede ontvangst. Enkele richtlijnen:

• Indien mogelijk leg je bezoekers op voorhand duidelijk uit waar ze moeten zijn en hoe ze

daar geraken.

• Bij binnenkomst stel je de bezoekers voor aan andere aanwezigen.

• Je biedt bezoek altijd iets te drinken aan.

E-MAIL

E-mails worden steeds belangrijker in de communicatie. Het bestuur geeft wel nog altijd de

voorkeur aan een brief om de inwoner op de hoogte te stellen van een dossier, of als antwoord

op een vraag. In andere gevallen is het gemakkelijker om via e-mail te communiceren. Als je dit

doet, moet je wel enkele regels in acht nemen.

Eerst en vooral, beantwoord elke mail binnen de 48 uur (tijdens werkdagen). Als je de mail in

kwestie niet meteen kan beantwoorden, laat betrokkenen dan weten dat ze spoedig antwoord

kunnen verwachten. Gebruik de elementaire beleefdheidsvormen en laat je nooit verleiden

tot onprofessionele antwoorden. Typ nooit in hoofdletters, want volgens de e-mailregels

ben je dan aan het roepen tegen je correspondent. Verder geldt: voor dringende zaken is een

telefoontje vaak efficiënter.

Stel je afwezigheidsassistent in als je een dag of meer afwezig bent. Standaard laat je weten

dat je niet op kantoor bent en dat mensen voor dringende zaken steeds beroep kunnen doen

op collega’s. Die collega’s noem je bij naam, met hun contactgegevens. In geen geval maak je

van je afwezigheid iets negatiefs, bijvoorbeeld dat je op vakantie bent en niet kan antwoorden

op mails of ze niet zal lezen. Daar heeft je correspondent geen boodschap aan.

De ICT-dienst maakt je e-mailhandtekening aan. Je handtekening zal geen logo’s bevatten. Steeds

meer servers weigeren e-mails met afbeeldingen. Je e-mail komt dan meestal in een spamfolder

terecht.

p. 18

1. E-mailhandtekening Administratief Centrum

Met vriendelijke groeten

Steff De Vos

Communicatieambtenaar

dienst Communicatie

Tel. 054 43 44 13

Gsm 0475 24 13 85

Lokaal Bestuur Geraardsbergen

Weverijstraat 20, 9500 Geraardsbergen

2. E-mailhandtekening voor diensten die niet in het Administratief Centrum zitten


Sarah Vanden Herrewegen

Maatschappelijk Werker

Huis van het Kind

Tel. 054 43 20 77

Lokaal Bestuur Geraardsbergen


Postadres: Kattestraat 27, 9500 Geraardsbergen

Je stelt, volgens de eerder besproken conventies, je e-mailhandtekening op in het font Verdana.

Om het verschil met de eigenlijke tekst van je e-mail duidelijk te maken, gebruiken we hier echter

lettergrootte 9pt in plaats van 10pt.

Je vermeldt je functie en rechtstreekse telefoonnummer in je handtekening. Heb je een gsm met

een abonnement betaald door het lokaal bestuur? Vermeld dan ook je gsm-nummer.

Voor de vermelding van de organisatie en de vestigingsplaatsen gebruik je een andere kleur, bij

voorkeur donkerblauw.


WEBSITES

Websiteleveranciers zullen deze huisstijlgids ook krijgen en de huisstijl toepassen waar

mogelijk. Zoals eerder geschreven, maken we een uitzondering op de website en gebruiken we

in plaats van ‘je’ en ‘jouw’, ‘u’ en ‘uw’ op de hoofdwebsite www.geraardsbergen.be.

Naast de hoofdwebsite zijn er enkele standalone websites zoals www.visitgeraardsbergen.be

en www.ccdeabdij.be. Die zijn niet gebonden aan het gebruik van ‘u’ en ‘uw’.

SOCIALE MEDIA

Er zijn veel aparte Facebookpagina’s. Indien een dienst een Facebook-, Instagram-, of

Twitterpagina, ... wil beginnen, nemen ze contact op met de dienst Communicatie.

p. 20

5. FOTOGRAFIE

Fotografie is een belangrijk gegeven in onze huisstijl. ‘Een beeld zegt meer dan duizend woorden’,

luidt de uitdrukking. Vaak is dat ook zo.

Een krachtig beeld vervolledigt je drukwerk. Uiteraard is de kwaliteit van de foto belangrijk.

De kwaliteit van een foto wordt uitgedrukt in dpi (dots per inch). Voor online gebruik volstaat 72 dpi,

voor gebruik in het stadsmagazine of op een affiche heb je een dpi nodig van 300 of meer. Hoe kan je

dit zelf controleren (in Windows)? Als je met je muisknop rechts op een afbeelding klikt, opent er een

venster. Bij ‘details’ vind je het aantal dpi.

Foto’s die je gebruikt, zijn best in Geraardsbergen gemaakt, zodat de inwoner zich ermee kan

vereenzelvigen. Indien dat niet mogelijk is, heeft de dienst Communicatie wel een beelddatabank

ter beschikking (met stockbeelden). Je kan die zelf raadplegen op depositphotos.com. Als je daar een

afbeelding vindt, stuur je de link door en de dienst Communicatie bezorgt je het beeld. Indien je een

foto van iemand anders gebruikt, vermeld dan steeds de naam van de fotograaf, voorafgegaan door

het copyrightteken ©. Als er een persoon op de afbeelding staat, moet die toestemming geven voor

het gebruik van de foto. Het formulier daarvoor kan je verkrijgen op de dienst Communicatie of via

het intranet.

Foto’s gemaakt met een gsm zijn niet noodzakelijk van minderwaardige kwaliteit. De huidige

smartphones maken kwalitatieve foto’s. Foto’s maak je nooit kleiner als ze te groot zijn (in MB -

megabyte) om door te sturen. Verstuur ze dan liever via de gratis webservice WeTransfer. Indien

je een tekst aanlevert voor publicatie in het stadsmagazine, voorzie dan altijd een foto die aan de

bovenstaande vereisten voldoet.

We gebruiken reportagefotografie:

• helder, modern, niet gemanipuleerd, in zwart-wit of kleur;

• realistisch: toon de werkelijkheid zoals ze is;

• open en positief van karakter en sfeer;

• creatief gebruik van cadrage en perspectief;

• natuurlijke beelden: niet in scène gezet of geposeerd; de poses zijn ongedwongen;

• toegankelijk, voor iedereen: de diversiteit van de bevolking in de stad wordt in beeld gebracht,

met extra aandacht voor kinderen. De beelden staan dicht bij de bewoners en staan veraf van

‘imagofotografie’.


6. PAPIERKEUZE

Geraardsbergen kiest als groene stad resoluut voor een milieuvriendelijke huisstijl. We laten al ons

drukwerk drukken op papier met een FSC-label. Onze voorkeur gaat uit naar een niet machinegestreken

papier (= offset papier = uncoated, niet glanzend) dat de tactiliteit van het drukwerk

verhoogt.

• briefpapier: 90 gram

• naamkaarten: 250 gram

• groetenkaarten: 250 gram

• enveloppe Amerikaans formaat : 90 gram

• enveloppe 175 x 265 mm: 90 gram



Voor alle prints, kopieën, brieven, mappen en enveloppen gebruik je het standaardpapier dat de stad

aankoopt.

ENKELE TIPS OM MINDER PAPIER TE VERBRUIKEN

• Maak digitale mappen aan en bewaar je documenten digitaal.

• Moet je toch iets printen of kopiëren, doe dit dan altijd dubbelzijdig.

• Communiceer bij voorkeur via e-mail.

• Actualiseer je adressenbestanden regelmatig (verkeerde bestemming = papierverspilling).

• Zorg ervoor dat in je papieren archief van elk document slechts één kopie bewaard wordt.

p. 22

7. HUISSTIJLDOCUMENTEN

7.1. NAAMKAARTJES

Naamkaartjes hebben een formaat van 85 mm breed x 55 mm hoog en zijn steeds recto verso

gedrukt. De dienst Communicatie zorgt voor de druk van de kaartjes.

Steff De Vos

Communicatieambtenaar

dienst Communicatie


054 43 44 13 0475 24 13 85

Steff.DeVos@geraardsbergen.be



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen


7.2. BRIEFPAPIER

Het stadsbestuur voorziet voorgedrukt briefpapier en volgpapier.



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen

Voorgedrukt blanco briefpapier

Voorgedrukt blanco

volgpapier


p. 24


Administratief Centrum


tel. 054 43 44 45 - info@geraardsbergen.be

Voorgedrukt

briefpapier + Wordtemplate

opdruk.

(zie ook pagina 16,

punt 10. Brieven)

DIENST

Communicatie

BEVOEGDE SCHEPEN

Voornaam Naam

CONTACTPERSOON

Voornaam Naam

Tel. 054 43 44 12

Gsm 0473 87 06 52

voornaam.naam@geraardsbergen.be

Mevrouw Naam

Titel

Bedrijf

Kapelstraat 9

9500 GERAARDSBERGEN

Uw bericht van Uw kenmerk Ons kenmerk Datum

2 november 2018 Comm/EVC/2013/2 6 november 2018

Meldingskaart

Geachte mevrouw Achternaam

Wij ontvingen uw melding in verband met het sluikstort in de Steenstraat.

Deze melding werd, voor verder gevolg, onmiddellijk doorgegeven aan de dienst

Gemeente lijke administratieve sancties.

Wij hopen u hiermee van dienst te zijn.

Hoogachtend

namens het college van burgemeester en schepenen

Voornaam Naam

algemeen directeur

Voornaam Naam

burgemeester

Bijlage: /

Kopie: /



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen

Het nieuwe briefpapier voorziet geen voorgedrukt adres bovenaan. Wat er nu staat (LOKAAL

BESTUUR GERAARDSBERGEN, Administratief Centrum, enz.) kan elke dienst aanpassen naar

de eigen vestigingsplaats. ‘LOKAAL BESTUUR GERAARDSBERGEN’ blijft behouden, maar je kan

daarna bijvoorbeeld ‘Centrum Welzijn’ invullen met het bijhorende adres. Dat voorbeeld bewaar

je vervolgens als een sjabloon. Je kiest ‘Opslaan als Word-sjabloon’ in het dropdown menu en

vanaf dan krijg je altijd het document met de juiste gegevens.


7.3. ENVELOPPEN

Het stadsbestuur voorziet voorgedrukte enveloppen in verschillende formaten.

ENVELOPPES AMERIKAANS FORMAAT MET EN ZONDER VENSTER

Het formaat van de Amerikaanse enveloppe is 220 mm breed x 110 mm hoog.

EVELOPPES FORMAAT 175 X 265 MM

ENVELOPPES FORMAAT 230 X 350 MM (MET BALG VAN 30 MM)

ENVELOPPES FORMAAT 280 X 400 MM (MET BALG VAN 40 MM)

LOKAAL BESTUUR GERAARDSBERGEN, Weverijstraat 20, 9500 Geraardsbergen

LOKAAL BESTUUR GERAARDSBERGEN, Weverijstraat 20, 9500 Geraardsbergen

p. 26

7.4. VRIENDELIJKE GROETENKAART

Het formaat van de vriendelijke groetenkaart is 210 mm breed x 98 mm hoog. Een groetenkaart

gebruik je bij minder formele documenten of om een korte mededeling te doen. Groetenkaarten

aanvragen doe je bij de centrale aankoopdienst.




@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen


7.5. AFFICHES

Alle communicatiedragers moeten de huisstijl uitademen, met de sfeer van het evenement. In

één oogopslag moet duidelijk zijn dat het evenement in kwestie uitgaat van het Lokaal Bestuur

Geraardsbergen. De toepassing van een uniforme lay-out en sprekende beelden zorgen voor een sterke

grafische identiteit. Het lettertype vormt hierop een uitzondering. Niemand is verplicht om een van de

lettertypes beschreven in dit huisstijlhandboek te gebruiken op een communicatiedrager met weinig

tekst. Alle communicatiedragers moeten eerst ter goedkeuring worden voorgelegd aan de dienst

Communicatie.

BEELDGEBRUIK

Vanaf januari 2019 neemt de dienst Communicatie een fotograaf in dienst. Die zal foto’s nemen op

alle evenementen georganiseerd door de verschillende diensten van het lokaal bestuur. Het doel

daarvan is een nieuwe beeldbank opbouwen die we later openstellen voor alle diensten.

Tegelijk moeten de nieuwe foto’s dienen om meer karaktervolle affiches te maken. Onderaan vind

je daar een voorbeeld van. Een grote sprekende foto staat voortaan centraal. De enige vereiste is

dat de foto genomen is in Geraardsbergen. Een grote foto prominent op een affiche zetten is niet

nieuw. Idealiter gebruik we dit type affiche:

Belgisch

bierfestival

> 18 AUGUSTUS 2018

MARKT, GERAARDSBERGEN


> van 14 tot 22 uur

> 25 verschillende standen

> gratis toegang

> info: belgischbier@geraardsbergen.be

@StadGbergen @stadgeraardsbergen @geraardsbergen

p. 28

x-breedte

1/2 x-breedte

De foto’s om een affiche op die

manier te maken, zijn (nog) niet altijd

beschikbaar. Daarom is er ook een

lightversie. De opmaak van zo’n affiche

heeft slechts enkele voorwaarden:

het logo verschijnt zoals op de affiche

bovenaan en de iconen en baseline

verschijnen zoals op de brief onderaan.

We stellen hoge resolutiebeelden

van logo’s, iconen en baseline ter

beschikking via het intranet.

LOGOGEBRUIK

1. Het gebruik van het logo van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen op affiches varieert.

Organiseren we het evenement alleen, dan gebruiken we het logo als volgt:

De witte achtergrond met logo is beschikbaar als

1 png-file, in verschillende maten (A2, A3, A4, A5).

Dit vormelement mag niet vergroot worden (dan is

de resolutie te laag): gebruik dus steeds een formaat

dat je maximum op 100% ware grootte zet.

Verkleinen kan wel.


2. Zijn we co-organisator, dan plaatsen we het logo even groot als dat van de andere

organisator, bij voorkeur op dezelfde hoogte. Dit steeds op een witte achtergrond met een

vrije witte minimumruimte zoals beschreven op pagina 7.

3. Zijn er meerdere sponsors en is Geraardsbergen een gelijkwaardige sponsor, dan neemt

ons logo bij voorkeur plaats links in de sponsorbalk, steeds in dezelfde grootte als de

andere logo’s. Als de sponsors niet gelijkwaardig zijn, neemt het logo de grootte van de

andere logo’s aan, maar kan dit rechts geplaatst worden.

4. In bepaalde gevallen zijn we de enige sponsor bij een evenement. In dit geval gebruiken we

het logo ‘met de steun van’:

met de steun van

COMMUNICATIE DOOR DIENSTEN VAN HET LOKAAL BESTUUR

We gebruiken het logo van het lokaal bestuur op alle drukwerken. In de loop van de

voorbije jaren hebben vele diensten hun eigen logo ontwikkeld. Vanaf nu willen we echter

communiceren als één bestuur, met een sterke presentatie. Dat kan enkel als we consequent

het logo van het lokaal bestuur gebruiken.

VERANTWOORDELIJKE UITGEVER

De verantwoordelijke uitgever (V.U.) vermelden, is een wettelijke verplichting. Daar vermelden

we de naam van de burgemeester, gevolgd door Weverijstraat 20, 9500 Geraardsbergen. Dat

geldt ook voor flyers en folders. Op die laatsten komt steeds een vermelding dat je ze niet op

de openbare weg mag gooien.

p. 30

7.6. UITNODIGING

De uitnodigingen worden gemaakt door onze verschillende diensten. Net zoals bij de affiches willen

we op de kant van de uitnodiging een sterk beeld. Op de uitnodiging schrijven we een duidelijke

tekst. Als er op voorhand te reserveren valt, dan vermelden we duidelijk op welke manier dit kan.

UITNODIGING

Huldiging van de sportkampioenen

vrijdag 22 juni 2019 | stadhuis Geraardsbergen

Het Lokaal Bestuur Geraardsbergen en de sportraad hebben het genoegen je uit te nodigen op

de huldiging van de sportkampioenen

op vrijdag 22 juni 2019 om 20 uur

in de raadszaal van het Stadhuis, Markt z/n te Geraardsbergen.

Na het officiële gedeelte ben je welkom op de receptie.

Gelieve in te schrijven voor 8 juni bij de sportraad van Geraardsbergen:

Tel. 054 43 51 41 of via sportdienst@geraardsbergen.be

Reservatie is noodzakelijk.


7.7. VERSLAG

Voor een verslag gebruik je het desbetreffende Word-sjabloon dat je terugvindt op het intranet.

VERSLAG | 19 november 2018

TEAMOVERLEG GEMEENSCHAPSWACHTEN

AANWEZIG

Lorem ipsum, Dolor Sit, Amet Consectetuer, Adipiscing Elit, Aenean Commodo, Ligula

Eget, Dolor Aenean, Massa Mara

AFWEZIG

Lorem ipsum, Dolor Sit, Amet Consectetuer, Adipiscing Elit, Aenean Commodo, Ligula

Eget, Dolor Aenean, Massa Mara

AGENDAPUNTEN

1. SITATIONSED MOLORIB USAPIET UT VENTEND

2. MOLORIB USAPIET UT VENTEND

1. SITATIONSED MOLORIB USAPIET UT VENTEND

ATEM CORENIM RENDICIL IPIENTO

Problemen

• Atem corenim rendicil ipiento blat quo cupta pos sitate lit ped magnatia

es del mossument auditat quidundes andit quaeri optatae dus

• Odit adignihil eture que voluptaque es voluptatem ex explab imi,

sectotatis quodit am, conse venisita velit ut harcium volor sum arum

nobis excerspides minis aut evenis

• Doloreriatur solendebis aut am core conet fugit officitatur, omnisto

tatenistion cor sit vendis id quam, aut opta venis

Num eum laut mo occae rehent, voloris molupitatem es ut eatem

voluptatum ipienime nonem autest fuga.

Voorstel

• Ipiento blat quo cupta pos sitate lit ped magnatia es del mossument

auditat quidundes andit quaeri optatae dus

• Adignihil eture que voluptaque es voluptatem ex explab imi, sectotatis

quodit am, conse venisita velit ut harcium volor sum arum.

• Soloreriatur solendebis aut am core conet fugit officitatur, omnisto

tatenistion cor sit vendis id quam, aut opta venis

Eum laut mo occae rehent, voloris molupitatem es ut eatem

voluptatum ipienime nonem autest fuga.

p. 32

7.8. POWERPOINT

Voor een presentatie gebruik je het PowerPoint-sjabloon dat je kan downloaden via het intranet.

TITEL VAN POWERPOINT

Presentatienaam 2

TITEL VAN DE POWERPOINT

Lorem ipsum dolor sit amet,

consectetuer adipiscing elit. Aenean

commodo ligula eget dolor.

ENKELE TIPS VOOR EEN GOEDE PRESENTATIE:

• Geef je boodschap kort weer op de slides.

• Verwerk niet meer dan één idee op een slide.

• Probeer niet meer dan zes woorden te gebruiken per regel.

• Richt je op ongeveer zes regels per slide.

• Gebruik kernwoorden.

• Gebruik duidelijk beeldmateriaal.

• Zet geen doorlopende tekst op slides.

• Zet je zinnen in 22pt voor een optimale zichtbaarheid. Vooral in grote zalen is dat belangrijk.


7.9. PERSBERICHT

Diensten mogen hun eigen persberichten versturen, zolang dat gebeurt met de dienst Communicatie

in cc. Je mag naam en quotes van de bevoegde schepen of de burgemeester in je bericht verwerken,

maar steeds met mate. Voortaan kan je een sjabloon gebruiken om je persbericht op te stellen.


Administratief Centrum


Tel. 054 43 44 45 - info@geraardsbergen.be

PERSBERICHT

Korte, feitelijke, pakkende titel

Plaats, datum

Inleiding: de vijf W’s (wie, wat, waar, waarom en wanneer). Lorem ipsum

dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget

dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis. Cras dapibus.

Vivamus elementum semper nisi. Aenean vulputate eleifend tellus.

Aenean leo ligula, porttitor eu, consequat vitae, eleifend ac, enim.

Alinea 1. Nullam dictum felis eu pede mollis pretium. Integer tincidunt. Cras dapibus.

Vivamus elementum semper nisi. Aenean vulputate eleifend tellus. Aenean leo ligula,

porttitor eu, consequat vitae, eleifend ac, enim. Aliquam lorem ante, dapibus in, viverra

quis, feugiat a, tellus. Phasellus viverra nulla ut metus varius laoreet. Quisque rutrum.

Aenean imperdiet.

Alinea 2. Etiam rhoncus. Maecenas tempus, tellus eget condimentum rhoncus, sem quam

semper libero, sit amet adipiscing sem neque sed ipsum. Nam quam nunc, blandit vel,

luctus pulvinar, hendrerit id, lorem. Maecenas nec odio et ante tincidunt tempus. Donec

vitae sapien ut libero venenatis faucibus. Donec mollis hendrerit risus. Phasellus nec sem

in justo pellentesque facilisis. Etiam imperdiet imperdiet orci. Nunc nec neque. Phasellus

leo dolor, tempus non, auctor et, hendrerit quis, nisi.

Alinea 3. Vestibulum purus quam, scelerisque ut, mollis sed, nonummy id, metus. Nullam

accumsan lorem in dui. Cras ultricies mi eu turpis hendrerit fringilla. Vestibulum ante

ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae; In ac dui quis mi

consectetuer lacinia. Donec mollis hendrerit risus. Phasellus nec sem in justo pellentesque

facilisis. Etiam imperdiet imperdiet orci. Nunc nec neque. Phasellus leo dolor, tempus

non, auctor et, hendrerit quis, nisi.

___EINDE BERICHT________________________________________________________

Noot voor de redactie, niet voor publicatie:

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met <<X>> via <<e-mailadres>> of het

nummer <<xxx xx xx xx>>.



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen

ENKELE TIPS VOOR EEN GOED PERSBERICHT:

• Hou het kort, beperk je tot maximum één A4.

• Zorg voor een prikkelende titel.

• Zet essentiële info meteen in de inleiding. Werk volgens de 5 W’s + H (wie, wat, wanneer,

waar, waarom en hoe).

• Beperk je tot één onderwerp.

• Gebruik actieve, duidelijke zinnen zonder franjes.

• Vermijd promotaal, geef enkel de feiten mee.

p. 34

7.10. PRESENTATIEMAP

Het stadsbestuur voorziet voorgedrukte presentatiemappen om A4-documenten te bundelen. De

mappen zijn voorzien van gleufjes om een naamkaartje in te steken.



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen


Huisstijlhandboek


dienst Communicatie | 01.01.2019



@stadgeraardsbergen

@geraardsbergen

@StadGbergen

Huisstijlhandboek Geraardsbergen

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?