Reisepolicy hva – hvorfor – hvordan? - Reiseseminar
Reisepolicy hva – hvorfor – hvordan? - Reiseseminar
Reisepolicy hva – hvorfor – hvordan? - Reiseseminar
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
<strong>Reisepolicy</strong><br />
<strong>hva</strong> <strong>–</strong> <strong>hvorfor</strong> <strong>–</strong> <strong>hvordan</strong>?<br />
Statlig reiseseminar, 8-9 september 2009<br />
Eilert Steen<br />
UGRADERT<br />
Forfatter Prosjektittel Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 1
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva er en reisepolicy<br />
Sett med regler som styrer virksomhetens<br />
reiseaktivitet<br />
• Må være forankret hos ledelsen<br />
• Er ikke SPH og Statens særavtaler for reiser<br />
god nok?<br />
• Er det ikke nok å si: “Ta toget!”<br />
• Eller: “Ingen i vår virksomhet får fly Businessklasse!”<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 2
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva er en reisepolicy (forts)<br />
• Inngått rammeavtale med ett reisebyrå. <strong>Reisepolicy</strong>en<br />
må gi føringer om at dette skal<br />
benyttes<br />
• Inngått forskjellige rammeavtaler (reisebyrå,<br />
flyselskap, hotell, kreditkort, leiebil etc).<br />
<strong>Reisepolicy</strong>en må gi føringer om at disse skal<br />
benyttes<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 3
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva er en reisepolicy (forts)<br />
Må tilføre noe mer enn det som allerede står i<br />
særavtalene<br />
• På strekning X skal tilbyder Y benyttes fordi<br />
det er billigere enn å benytte tilbyder Z<br />
• På overnatting i by A skal enten hotell B eller C<br />
benyttes fordi det er billigere enn å benytte D<br />
eller E<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 4
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva er en reisepolicy (forts)<br />
• Alle flyreiser skal bookes minst 14 dager før<br />
avreise på www.flymetothemoon.no<br />
• Billigste tilgjengelige billett skal velges<br />
• Dersom dette må fravikes, skal det<br />
godkjennes av ledelsen (forankring i ledelsen)<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 5
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva er en reisepolicy (forts)<br />
• <strong>Reisepolicy</strong>en må være lik for alle i virksomheten<br />
(vi er fra Norge)<br />
• Skaper lite lojalitet nede i rekkene dersom<br />
ledersjiktet følger andre regler enn resten<br />
• <strong>Reisepolicy</strong>en kan isteden gi føringer om<br />
forskjellige service-klasser basert på reisestrekning,<br />
som gjelder alle<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 6
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva er en reisepolicy (forts)<br />
• <strong>Reisepolicy</strong>en må være dynamisk og<br />
gjenspeile de kontinuerlige endringene i<br />
reiselivsbransjen<br />
• Må favne alle reiseforhold (kurérer,<br />
funksjonshemmede etc)<br />
• Må ikke stride mot nasjonale HMS-krav (JAR-<br />
OPS/FAR)<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 7
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hvorfor ha en reisepolicy<br />
Sett med regler som kan gi:<br />
• Reduserte reisekostnader<br />
• Flere reiser innenfor budsjettet<br />
• Mer effektive reiser<br />
• Mer forutsigbart reisebudsjett<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 8
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Reduserte reiseutgifter<br />
• Forenkling av reisebestillingene (reisebyråløsningen).<br />
Reisebyrået finner de billigste løsningene<br />
• Kanalisering av reisebehovet mot rammeavtaler med<br />
rabattvilkår (rammeavtale-løsningen). Den reisende<br />
finner selv de billigste løsningene ved å følge<br />
virksomhetens reisepolicy<br />
• Alle tilbydere er villige til å gi noe rabatt dersom de<br />
sikres lojalitet gjennom å vise til at virksomheten har<br />
en (oppegående) reisepolicy<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 9
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Flere reiser innenfor budsjettet<br />
Noen nødvendige reiser får man ikke gjennomført fordi<br />
reisebudsjettet sprekker<br />
• Ved å ha en god reisepolicy kan reiseutgiftene kuttes<br />
pr reise, og man kan reise mer<br />
• Dette fører til økt oppslutning om virksomhetens<br />
reisepolicy<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 10
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Mer effektive reiser<br />
• Reduserer unødig “landligge” pga krav til den<br />
reisende om bedre planlegging<br />
• Sikrer tilpassede tjenester til virksomhetens behov<br />
ved eksempelvis krav om bruk av avtalehotell nær<br />
møtested<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 11
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Mer forutsigbart reisebudsjett<br />
• Fordi samme reisemål vil få omtrent samme kostnad,<br />
er det enklere å lage reisebudsjett basert på antall<br />
reiser<br />
• Enklere å prioritere reisebehovet (i år kan vi reise fire<br />
ganger til Brussels og tre ganger til Washington, eller<br />
fem ganger til Brussels og én gang til Washington)<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 12
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hva bør en reisepolicy inneholde<br />
• Utgiver <strong>–</strong> høyest mulig nivå (forankring i ledelsen)<br />
• Hensikten med reisepolicyen<br />
• Referanse til overordnede bestemmelser (SPH og særavtalene for reiser)<br />
• Virkeområde <strong>–</strong> hvem og <strong>hva</strong> den gjelder for<br />
• Ansvar og myndighet<br />
• Definisjoner<br />
• Føringer om bruk av rammeavtale(r)<br />
• Føringer om bruk av service-klasser på flyreiser<br />
• Hvem kan gi unntak<br />
• Implementeringsplan for nye rammeavtaler<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 13
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Hvordan utforme en reisepolicy<br />
• Må være forankret hos ledelsen<br />
• Ta med tillitsvalgte i prosessen<br />
• Må stille rimelige krav som alle skjønner fornuften av<br />
• Må gi føringer om bruk av rammeavtale(r)<br />
• Unngå fallgruver som “Det er totalforbud mot bruk<br />
av businessklasse i vår virksomhet”<br />
• Utgis av ledelsen<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 14
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Eksempel på tekst<br />
• Bruk av 1. klasse, businessklasse og oppgradert<br />
økonomiklasse ifm flyreiser til utlandet nyttes<br />
normalt ikke. Dersom dette må fravikes, skal det<br />
forhåndsgodkjennes av leder<br />
• Der virksomheten har rammeavtaler, skal disse<br />
benyttes. Dersom dette må fravikes, skal det<br />
forhåndsgodkjennes av leder<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 15
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Er Forsvaret best i statsklassen<br />
Dessverre, er vi nok ikke det<br />
• Forsvarets reisepolicy har ikke vært oppdatert siden<br />
april 2007<br />
• For mange finner “lure” løsninger<br />
• For mange flyr businessklasse<br />
• For få benytter seg av militær innkvartering og<br />
administrativ forpleining<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 16
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Historikk<br />
• Reglement i “Skikk og bruk” for offiserer<br />
• Permisjonsdirektivet<br />
• Bestemmelser for transporttjenesten i Forsvaret<br />
• Fredsregulativene / SPH og særavtalene for reiser<br />
• Forsvarets reisenorm<br />
• Forsvarets personalhåndbok<br />
• Forsvarets reisepolicy<br />
• Lokale “tillempinger” for å omgå Forsvarets reisepolicy<br />
(uten å få kjeft…)<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 17
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Rammeavtaler og tilbydere<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 18
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 19
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 20
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Forsvaret som kunde.....<br />
• Hele landet<br />
• Inndeling i kategorier<br />
• Volum<br />
• Reservasjonssystemer<br />
• “Ufrivillige” reisevante........<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 21
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Forankring hos ledelsen<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 22
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Forankring hos ledelsen<br />
Policy<br />
Regelverk<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
Informasjon<br />
04.10.2009 23
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Lojalitet til policyen<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
Bookes<br />
av den<br />
enkelte<br />
Bookes<br />
sentralt<br />
04.10.2009 24
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
Oppsummering<br />
• Forankring hos ledelsen<br />
• Policy & Bestemmelsesverk<br />
• Bygge lojalitet gjennom informasjon<br />
• Forankring hos ledelsen<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 25
UGRADERT<br />
FORSVARET<br />
Forsvarets logistikkorganisasjon<br />
En god reise forlenger livet!<br />
Takk for oppmerksomheten<br />
Økt operativ evne gjennom effektiv logistikk<br />
04.10.2009 26
Change language