Last ned bladet som PDF. - Arkheion

2#2003 

Arkheion 

ØSTFOLD IKA • IKA KONGSBERG • AUST-AGDER-ARKIVET • IKA VEST-AGDER • IKA ROGALAND • IKA HORDALAND • IKA TRØNDELAG • 

IKA MØRE OG ROMSDAL • FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK 

PERIODISERING 

AV ARKIVER 

LES OGSÅ OM: PERIODISERING - ET HISTORISK PERSPEKTIV S. 3 

PERIODISERING AV PAPIRBASERTE ARKIVER S. 6 

PERIODISERING OG BORTSETTING AV OBJEKTARKIV S. 8 

PERIODISERING AV ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM S. 18

INNHOLD 

PERIODISERING 

- ET HISTORISK PERSPEKTIV 

PERIODISERING AV 

3 

PAPIRBASERTE ARKIVER 

PERIODISERING OG BORTSETTING 

6 

AV OBJEKTARKIVER 8 

HAMSUNBREV 10 

BORTSETJING AV ARKIV 12 

INTERVJUET; HANNE KÅSETH 14 

KURSTORGET 16 

PERIODISERING AV EL. ARKIVSYSTEM 18 

EN ARKIVHISTORIE 20 

EL. ARKIVPLAN - HISTORISK SAMARB. 21 

ARKIVENES DAG 24 

INTERNSIDER: 

ØSTFOLD IKA 25 

IKA KONGSBERG 25 

AUST-AGDER-ARKIVET 26 

IKA VEST-AGDER 26 

IKA ROGALAND 27 

IKA HORDALAND 27 

IKA TRØNDELAG 28 

IKA MØRE OG ROMSDAL 28 

FYLKESARKIVET I S & F 29 

ARKIV I NORDLAND 29 

IKA TROMS 30 

IKA FINNMARK 30 

ORDENSREGLAR FRÅ 1899 31 

ISSN 0809 -1145 

Arkheion er medlemsblad for de interkommunale 

arkivene i Norge. Vi er 12 medeiere som 

representerer 15 av landets fylker. Bladet tar 

sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale 

arkivsektor i landet. 

Deltakere: 

Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) 

Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT) 

Arkiv i Nordland (AiN) 

IKA Trøndelag Iks (IKATrø) 

Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS 

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane 

Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH) 

Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR) 

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) 

Aust-Agder-Arkivet (AAA) 

IKA Kongsberg (IKAK) 

Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA) 

LEDER 

Etter en fin sommer kom alvoret raskt i september med kommunevalget. Det er 

vel ulike meninger om hvordan det gikk, men det innevarsler at vi står foran et 

såkalt periodiseringstidspunkt. Det er altså på tide å tenke på en liten opprydding 

i dagligarkivet for å få bort alle eldre og avsluttede saker. 

En opprydding i arkivskapet er nødvendig nå og da. I eldre tider var det vanlig 

å sette bort mapper etter hvert som det ikke var bruk for dem lenger. I det lange 

løp ga dette en uoversiktlig situasjon med et evig voksende saksarkiv. 

Periodisering skal hjelpe til med å gi arkivet en tidsavgrensing slik at vi får avsluttede 

og avgrensete enheter. Arkivforskriften anbefaler en periode på minst 4-5 

år. På grunn av kommunenes nære tilknytning til sitt politiske nivå, har det blitt 

gjort noen uformelle bestemmelser at vi bør følge valgperioden på 4 år. 

Ved periodeskillet kan det også være praktisk å gjennomføre endringer i arkivsystemene. 

Det har i et par år vært arbeidet med oppdatering av k-kodenøkkelen 

nettopp med sikte på nyttår 2003/2004. Vi skulle så gjerne ha presentert de 

reviderte k-kodene i dette nummer av Arkheion, men heftene ble sendt ut først 

under korrekturfasen av bladet. Etter det vi ser er ikke endringene dyptgripende. 

Det viktigste er visstnok en utbygging av venstresidekommentarene. 

Blant høstens store begivenheter er vel at arbeidet med elektronisk arkivplan 

har kommet så langt at den snart kan tas i bruk av en del testkommuner. En slik 

plan vil revolusjonere tilgjengelighet og gjøre oppdatering mye enklere enn ved 

den tradisjonelle papirmetoden. Ikke rart at dette er et prosjekt som har skapt 

stor oppmerksomhet både hos kommuner og på statlig sektor. Som medeiere i et 

Interkommunalt arkiv vil dere også være medeiere i denne type arkivplan. 

Abm-utvikling er en nyskapning som begynner å vise igjen innen arkivsektoren. 

Ikke bare er de med og støtter prosjekter innen arkiv, men de er også pådrivere 

for en utvikling. Bl.a. vil arbeidet til Bevaringsutvalget være en prioritert oppgave. 

Det er satt i gang prosjekt for å lage bevaringsregler for oppvekstsektoren. 

Arkivenes dag har kommet for å bli. Det offentlige helsevesen feirer 400 år i 

2003, så temaet har gitt seg selv: Helse. Mange institusjoner har arrangementer 

den 8.november, gjerne i samarbeid med det lokale statsarkiv. Vil dere ha litt 

perspektiv på arkivene deres, støtt opp om de lokale arrangementer! Dette er en 

del av et formidlingsarbeid som vil bli mer og mer viktig i årene som kommer. 

For: ubrukte arkiver er vel døde arkiver – ikke sant? 

Red. 

Arkheion 

Fast redaktør: 

Steinar Marvik (IKAK) 

Nansensgate 1 

3616 Kongsberg 

Tlf.: 32 86 63 79 

Telefaks: 32 72 49 54 

E-post: 

steinar@ikakongsberg.no 

Redaksjonskomite: 

Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. 

Hege Sætrum Kenny (IKAF) 

Harald Lindbach (IKAT) 

Nancy Schulzki (AiN) 

Jens Rønningen (IKATrø) 

Mads Langnes (IKAM&R) 

Åse Eikemo Strømme (IKAH) 

Sigve Espeland (IKAR) 

Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA) 

Bård Raustøl og Berit Stie (AAA) 

Steinar Marvik (IKAK) 

Lene-Kari Bjerketvedt (ØIKA) 

Grafisk formgivning: 

Karin Wiwe

PERIODISERING 

– ET HISTORISK PERSPEKTIV 

ARKIVDANNINGENS HISTORISKE UTVIKLING 

De første arkivarer var stammenes historiefortellere som 

videreførte kunnskap fra slektsledd til slektsledd gjennom 

muntlig overlevering. Selv om vi regner med at datidens 

mennesker hadde en helt annen trening i å huske og gjengi 

enn vi har i dag er det lett å se for seg hvilke begrensninger 

som lå i dette systemet. 

Rundt 20 000 før Kristus begynner de første nedtegnelser 

i form av hulemalerier og ca. 3.500 f.kr nedtegner sumererne 

sine første inskripsjoner. Omlag ett og ett halvt millenium 

senere blir de ti bud nedtegnet på stenblokker. I dag har vi 

disse overlevert kun i form av avskrifter, men få dokumenter 

har likevel hatt like stor betydning for vår kultur. Den første 

lovteksten nedskrevet på initiativ av den babylonske kongen 

Hammurabi kom i 1728 før Kristus. 

Rundt 500 f.kr ble papyrus tatt i bruk i Egypt. Dette 

materialet spredte seg snart også til grekerne og romerne. 

Det neste store gjennombruddet kom i det 

andre hundre-året etter Kristus da kineserne 

oppfant papiret og de første trykketeknikkene 

ved hjelp av treblokker. Nesten 

tusen år senere spredte papiret seg til 

Europa. Det var araberne som introduserte 

det og i 1125 kom den første 

papirmøllen i drift i Spania. Med 

Gutenbergs oppfinnelse av den 

moderne trykkekunsten på 1450tallet 

økte for alvor mangfoldiggjøringen 

av dokumenter. 

IKA TROMS 

TEKST: HARALD H. LINDBACH 

Arkivenes historie er like gammel som menneskenes. Like lenge har bevaring, lagringskapasitet 

og gjenfinning vært et problem. Vi er fortsatt på sporet av en løsning. 

De to siste hundreårene har likevel stått for den mest 

markante økningen i dokumentproduksjon hittil. På 1800tallet 

kom telegrafen, skrivemaskinen, fotografiet, avisene, 

mikrofilmen og filmen. Denne utviklingen fortsatte i det 

forrige århundre med den elektriske skrivemaskinen, telefaks, 

kommunikasjonssatelitter, kopimaskiner og ikke minst datamaskinens 

inntog. 

PRODUKSJONSØKNING OG KVALITETSFORRINGELSE 

Det som kjennetegner utviklingen har - som den observante 

leser vil ha sett - altså vært to trekk: 

1. Stadig økning i antall produserte ytringer 

2. Stadig kortere holdbarhet på det medium man har festet 

ytringene på 

Samtidig med denne utviklingen har det i samfunnet også 

foregått en utvikling som har gjort oss stadig mer avhengig 

av skriftlighet og dokumentasjon. 

Det er åpenbart at denne utviklingen har ført til 

stadig større behov for arkivfaglig kunnskap 

og gode arbeidsmetoder. Behovet for å gjenfinne 

dokumenter har alltid vært til stede, 

men blir samtidig stadig vanskeligere ettersom 

mengden av materiale øker. 

Den babylonske kongen Hammurabi 

>>> 

Arkheion - 2#2003 3

PERIODISERING UTEN KONTROLL 

I kommunearkivene har det først og fremst vært mangel på 

oppbevaringsplass som 

synes å ha utløst de første forsøkene på periodisering. Dette 

har skjedd ut fra at man rett og slett har vært nødt til å 

gjøre noe. Ofte har en oppfattelse av dokumentets grad av 

"viktighet" ligget til grunn for hvorvidt det har vært flyttet 

bort eller har fått ligge videre i nærarkivet. På den måten 

har den logiske sammenhengen mellom journalføring og 

arkivlegging ofte blitt borte underveis. De arkivene som av 

samtiden ble oppfattet som mindre "viktige" ligger imidlertid 

ofte lett gjenfinnbare på rett sted i fjernarkivet, mens et 

særdeles viktig dokument kan dukke opp i en arkivmappe 

tredve år senere. Her har virkningen altså over lang tid vist 

seg å bli den motsatte av den man ønsket å oppnå. 

En annen mulig måte disse problemene kan ha oppstått 

på er at en sak først har vært lagt bort til riktig tid, men 

senere har vært hentet frem igjen og blitt lagt på den arkivkoden 

som da har blitt oppfattet som riktig. Dette har selvfølgelig 

også ført til at den logiske sammenhengen mellom 

journalføring og arkivlegging har blitt brutt. 

Begge de ovenfor nevnte metodene har løst kommunenes 

umiddelbare problem i forbindelse med mangel på oppbevaringsplass, 

men har så igjen skapt nye 

problemer. Deler av arkivene har 

blitt umulige å finne frem i. 

PIONEREN KARL ROALD 

De største problemene 

4 Arkheion - 2#2003 

synes å ha oppstått fra 1930 og utover i forbindelse med 

overgang fra kronologisk arkivlegging til moderne arkivnøkler. 

Utviklingen begynte noe tidligere i næringslivet enn 

i kommunene - selv om enkeltstående unntak som sogneprest 

Ungers arkivnøkkel for skolestyret i Kvinnherad fra 

1900 finnes - og det var da også denne utviklingen presten 

Karl Roald viser til da han fra Stranda prestegård argumenterer 

for sitt moderne arkivsystem i 1935. 

Karl Roald må ta noe av skylden for deler av rotet som 

oppstod på denne tiden. I veiledningen til arkivsystemet 

heter det: 

Når arkivutstyret første gang tas i bruk, vil det være av 

stor praktisk nytte at man tar ut av de siste 10-15 årspakker 

alle fremdeles gjeldende rundskrivelser (særlig mange i 

kommunestyrenes arkiver), instrukser, vedtekter, hjemmelsdokumenter 

og andre spesielle brevsaker som kan lette og 

sikre administrasjonen. Disse ordner man samtidig inn i de 

tilsvarende sakgrupper i arkivkassen. 

Systemet gis altså tilbakevirkende kraft og har dermed 

vært med på å skape kaos for arkivarer som i ettertiden har 

ønsket å gjenfinne dokumenter. Likevel er det viktig å 

understreke at Roalds system var et gigantisk skritt i riktig 

retning. 

PERIODISERING OG ROM-PERSPEKTIVET 

Etter innføringen av arkivnøklene ble situasjonen 

gradvis bedre. Fortsatt hersker det, imidlertid, 

i lang tid usikkerhet om hvor ofte periodisering 

skulle gjennomføres. I "SESAS arkivsystem 

for jordstyrer" fra 1949 heter det at: 

Ikke bare arkiver, men også pengevesenet 

har behov for periodisering. 

Det skjedde i 1875 ved overgang fra 

speciedaler til kroner. 

Arkivreklame fra 1950-60-tallet.

Ved saklig systematisk arkivering er det ikke nødvendig 

å pakke vekk arkivaliene hvert år. Arkivet kan ta imot 

stoffet så lenge arkivplassen tillater det. Først når den er 

sprengt, tar en ut den eldste korrespondansen m.v. – som 

regel da en rekke årganger – og fører den til et såkalt samlearkiv. 

Her er det helt tydelig at det er behovet for oppbevaringsplass 

som er avgjørende for når man skal gjennomføre 

periodisering. Dette er da også den begrunnelsen som 

brukes flittigst også i dag. I kommunene er mangel på 

oppbevaringsmuligheter ett problem mange støter borti 

nærmest daglig. 

PERIODISERING OG TIDS-PERSPEKTIVET 

De mediene vi benytter for å nedtegne våre ytringer på 

har etter hvert eneste teknologiske gjennombrudd blitt 

stadig skjørere. Dette setter i seg selv krav til hvordan vi 

behandler våre arkiver. 

Formelt har ansvaret for kommunenes arkiver vært klart 

siden formannskapslovene ble sanksjonert i januar 1837. 

I tiden etterpå har vi fått en rekke nye lover og forskrifter 

Kleppa, Hermund: Arkivhandbok. Eldre arkivsaker – kommunane. Oslo 1990 s. 27 

Roald, Karl: Roalds kommunale arkivsystem, Oslo 1935 s. 3 

Roald, Karl: Roalds kommunale arkivsystem, Oslo 1935 s. 6 

SESAS arkivsystem for jordstyrer: Veiledning med gruppeinndeling 

og stikkordregister, Oslo 1949 s. 5 

Bearman, David: Archival Methods I Archives and Museum Informations 

Technial Report #9, Pittsburg 1989 s.13 ff 

Amblie, Svein: Elektronisk dokumentbehandling. Oslo 2001 s. 160 ff 

med arkivloven som den foreløpige kronen på verket. 

Likevel er sitasjonen fortsatt i enkelte kommuner at arkivene 

er plassert i fuktige kjellere og på trekkfulle loft. Dette 

til tross for at lovverket stiller strengere krav til oppbevaring 

av eldre arkiv enn av aktivt arkiv. 

De arkivene som må lagres elektronisk er i enda større 

grad enn våre gamle papirarkiver utsatte i forhold til 

fuktighet og slitasje. Noe som selvfølgelig setter enda 

strengere krav til oppbevaring. I dag er kunnskapen om 

hvor lang levetid CD-plater har usikker. Ekspertene er 

enige om at levetiden er mellom 25 og 220 år og at denne 

levetiden er avhengig av behandling og oppbevaring. 

Selve den teknologiske utviklingen er altså i ferd med å 

endre begrunnelsen for periodiseringen. Hittil har den 

viktigste årsaken til periodisering vært behovet for å 

skaffe oppbevaringsplass i kontorarkivene, i nær fremtid 

vil den viktigste grunnen til periodisering bli behovet for å 

sikre kildene. Da vil ikke lenger de våte kjellere og vindfulle 

loft kunne løse kommunenes lagringsproblemer. • 

Artikkelforfatter Harald Lindbach 

Arkheion - 2#2003 5 

Foto: Steinar Marvik

IKA TRØNDELAG 

T EKST: JENS RØNNINGEN 

Det følgende er et forsøk på å summere opp regelverket som 

angår periodisering av papirbaserte arkiver og å peke på 

sammenhengen mellom periodisering, bortsetting og avlevering 

til arkivdepot. Ved å studere regelverket kan man utvikle 

metoder for periodisering som både ivaretar hensynet til 

arbeidet i dagligarkivet under og etter periodisering og som 

sparer ressurser både i kommunale arkiver og deres depotinstitusjoner 

når arkiver skal avleveres til depot. 

Etter arkivforskriftens § 2-4, siste ledd, skal sakarkivet for 

avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke 

lenger er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i 

bortsettingsarkiv. 

Det er særlig to hensyn som ligger bak prinsippene om bortsetting 

og periodisering av arkiv: 

• Dagligarkivet vokser stadig, og blir mer plasskrevende og 

mindre håndterlig 

• De enkelte dokumenter og saker blir stadig mindre hyppig 

brukt ettersom tiden går 

Periodisering skal også gjennomføres ved overgang fra 

papirbasert til elektronisk arkiv, ved større organisatoriske 

endringer og overgang til ny arkivnøkkel 

To problemområder knyttet til periodisering og bortsetting 

av arkiv er 

• Dårlige lokaler 

• Mangelfulle og uklare prinsipper for bortsetting 

Når det gjelder det siste punktet er det slik at et periodeskille 

representerer et brudd i en kontinuerlig arkivdanningsprosess, 

og det er av stor betydning at avslutningen av en 

arkivperiode blir gjennomført på en ryddig måte, slik at 

man har full oversikt over hvilke saker som tilhører hvilken 

periode. Man må dessuten ta hensyn til at de daglige arkivfunksjonene 

skal fungere på en rasjonell måte i overgangen 

mellom to perioder. 


PERIODISERING AV PAPIRBASERTE 

ARKIVER I KOMMUNAL SEKTOR 

AVSLUTNING AV ARKIVPERIODE I SAKARKIV 

– SKARPT PERIODESKILLE 

Ved skarpt periodeskille gjennomføres periodeavslutningen 

når en arkivperiode er over. Alle dokumenter som ble 

registrert i den avsluttede perioden settes bort samlet. 

Dette gjør denne fremgangsmåten svært ryddig og oversiktlig 

kronologisk. På den andre siden fører skarpt periodeskille 

til en oppsplitting av arkivet. Dagligarkivet starter en ny 

periode med helt tomt aktivt arkiv og alle eksisterende saker 

må hentes inn fra bortsettingsarkivet. 

Problemet med de saker som er under behandling på det 

tidspunkt skarpt periodeskille innføres, løses ved at disse avsluttes 

formelt, og det opprettes sak i den nye arkivperioden 

med henvisning til den opprinnelige saken. Det tillates at en 

sak fra eldre periode arkivlegges sammen med saken i som 

opprettes i den nye perioden, men da må det legges inn 

krysshenvisning både i saksmappe og i journal. 

AVSLUTNING AV ARKIVPERIODE I SAKARKIV 

– OVERLAPPINGSPERIODE 

For å løse problemet med saker som er aktive ved avslutningen 

av en periode, dvs saker som starter før et periodeskille 

og som ikke avsluttes før i neste periode har Noark 4 gjort 

det mulig med en overgangsperiode i forbindelse med 

periodeskillet. Overlappingsperioden kan være på ett eller to 

år, og innebærer av periodeskillet utsettes til overlappingsperioden 

er over. Overlappingen benyttes til å avklare hvilke 

saker som fortsatt er aktive, og dermed går over til den nye 

perioden, og hvilke som er avsluttet og dermed hører til den 

arkivperioden som skal settes bort. Slik oppnår man at alle 

saker holdes samlet, også de som er aktive ved periodeskillet. 

Når overlappingsperioden er slutt skal bortsettingen 

gjennomføres. Aktive saker, dvs de eldre saker som har blitt 

tilført nye dokumenter samt saker som er blitt opprettet i 

løpet av overlappingsperioden, blir værende i dagligarkivet. 

Når det gjelder saker hvor det ikke er blitt registrert inn nye

dokumenter i løpet av overlappingsperioden skal sakene 

avsluttes og settes i bortsettingsarkiv. 

AVSLUTNING AV ARKIVPERIODER I OBJEKTORDNET ARKIV 

Arkivforskriften § 3-12, andre ledd, gir organets ledelse anledning 

til å bestemme at enkelte deler av sakarkivet skal 

holdes utenfor periodiseringen eller følge spesielle prinsipper 

for periodisering. Det kan for eksempel være formålstjenlig 

å ha andre arkivperioder for personalarkiv og eiendomsarkiv 

enn for det øvrige sakarkivet. Med Noark 4 er 

dette blitt løst ved innføringen av arkivdeler, som gjerne vil 

ha samme betydning som det som blir kalt arkivserier. Det 

nye begrepet gir mulighet for et klarere skille mellom 

- emneordnet og objektordnet arkiv, og 

- aktivt og bortsatt arkiv 

Ett av prinsippene for bortsetting av objektordnede arkivdeler 

er at alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av 

perioden settes bort. Utskilling skjer gradvis, men selve bortsettingen 

skjer samlet etter at perioden er slutt. 

For den enkelte arkivdel skal det kunne registreres en arkivstatus 

med et fast sett av verdier. Verdiene i arkivstatus 

styrer registreringsmulighetene: 

A (aktiv) - arkivdelen er åpen for alle typer registreringer 

U (uaktuell) – arkivdelen er lukket for alle typer registreringer 

B (bortsatt) – arkivdelen er sperret for alle typer registreringer 

SAMMENHENGEN MELLOM BORTSETTINGSARKIV OG 

AVLEVERING TIL ARKIVDEPOT 

Periodedeling og bortsetting er første trinn på veien mot 

avlevering til arkivdepot. Det er derfor viktig å ta hensyn til 

de krav som stilles til arkivmateriale som skal avleveres til 

depot allerede under prosessen med periodisering og bortsetting 

av arkivperioder. På denne måten kan man spare inn 

store ressurser både i kommunens egen arkivtjeneste og i 

arkivdepotinstitusjonen. 

KRAV TIL MATERIALE SOM SKAL AVLEVERES TIL ARKIVDEPOT 

Et grunnleggende krav til materialet er at det skal befinne 

seg i den samme orden og ha den samme struktur som det 

fikk under arkivdanningsprosessen (proveniensprinsippet). 

I tillegg stilles det fra depotinstitusjonene en del krav til 

materialet innenfor rammene av Riksarkivarens 

"Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" 

(2002). Kravene omfatter merking av det enkelte 

arkivstykke, listeføring av materialet, innbinding av protokoller 

og papirbaserte journaler. I tillegg skal materialet 

vært gjennom arkivbegrensing og kassasjon. 

Dersom man allerede ved periodisering og bortsetting har 

gjennomført dette arbeidet, vil man kunne spare mye plass i 

bortsettingsarkivet, og når materialet er blitt gammelt nok, 

gjenstår det bare å transportere det til arkivdepot. •

Foto: Steinar Marvik 

IKA ROGALAND 

T EKST: ARKIVKONSULENT S IGVE E SPELAND 

En betingelse for en rasjonell dokumentbehandling og arkivtjeneste 

er at arkivene inneholder materiale med aktualitietsverdi 

og ikke fylles med uaktuell dokumentasjon. F.eks. vil 

et elevarkiv på en skole som går årtier tilbake være uoversiktlig. 

Det er kun dokumenter som brukes aktivt som det er 

behov for å ha i det daglige arkivet. Informasjon som ikke er 

aktuell skal derfor oppbevares andre plasser. Dokumenter 

som det er begrenset bruk for skal oppbevares i noenlunde 

nærhet av dagligarkivene, mens dette ikke er nødvendig for 

eldre avsluttede saker og materialet som i hovedsak bare har 

historisk verdi. Arkivmaterialet skal ha ulike oppbevaringsstasjoner 

ut fra dokumentenes bruksfrekvens, og overføres 

fra det daglige arkivet til bortsettingsarkiv, fra bortsettingsarkiv 

til depot (fjernarkivering), i tråd med bestemmelser om 

arkivordningen. 

Det er viktig at bortsettingen av dokumenter skjer planmessig 

og at det ikke foregår etter tilfeldighetsprinsipper, 

som «kjekt å 

ha» eller «nå er det fullt» 

metoden. Mapper skal ikke 

tas ut og settes bort etter 

hvert som de blir fulle. En 

slik metode vil lett føre til 

at en mister oversikten 

over bortsatt materiale. 

Artikkelforfatter Sigve Espeland 


PERIODISERING OG 

BORTSETTING AV OBJEKTARKIVER 

Overflyttingen skal skje regelmessig, i faste planlagte intervaller, 

eller arkivperioder. 

Saksarkivet og den tilhørende journalen skal deles inn i faste 

perioder, slik at det er samsvar mellom periodeinndelingen i 

journalen og saksarkivet. Arkivperiodene bør være på 4-5 år, 

og skal følge kalenderåret. I kommunalforvaltningen er det 

vanlig at periodeinndelingen følger kommunevalgperioden. 

Dermed får en fireårsperioder for bortsetting. Ytterligere 

informasjon om periodisering av saksarkiv med tilhørende 

journal og sak/arkivsystemer finner du andre steder i dette 

bladet. 

I de fleste objektbaserte spesialarkiver vil det derimot være 

uhensiktsmessig å foreta periodisering hvert fjerde år. For 

arkivserier som er ordnet på eksempelvis objekt, må hver 

objektmappe vurderes for seg med tanke på aktualitet og 

settes bort når det er uaktuelt. Dette bør gjøres regelmessig, 

helst samtidig med periodisering i saksarkivet. Mapper som 

er blitt uaktuelle i løpet av perioden kan ryddes og settes 

bort. Dette kan være mapper etter sluttet personale, solgte 

eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler, 

avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever, osv. 

Merk! 

Ikke bruk! 

BORTSETTING 

AKTIVT ARKIV BORTSETTINGS- ARKIVDEPOT 

ARKIV (HOS IKA) 

Bortsetting skal skje planmessig i faste 

arkivperioder 

Tilfeldighetsprinsippet: “Kjekt å ha”metoden. 

“Skippertaksprinsippet”: “Nå er det fullt”metoden

Aktualitetsverdien bør avgjøre om slike mapper kan overføres 

direkte til arkivdepot uten å ta en midlertidig pause 

på 25-30 år i kommunens bortsettingsarkiv. 

Vi skal i det følgende via en arkivseriebeskrivelse vise hvordan 

et elevarkiv kan periodiseres. Selve periodiseringsbeskrivelsen 

ligger etter punktet "overføring": 

Arkivserie: Elevarkiv 

Ansvar: Rådmann ved arkivansvarlig - delegert til 

rektor 

Innhold: Alle elever: Korrespondanse, testresultat, oppsummering, 

avtale, flyttemeldinger, notater, 

m.m. 

Noen elever har i tillegg: 

Tildeling av timeressurser (T-timer), tester, 

utredninger, halvårsrapporter, IOP-er. 

(Se merknad) 

Ordning: Alfabetisk etter klasse 

Periode: Løpende (For behandling av mapper etter 

elever som har gått ut av skolen og/eller 

mapper som det ikke har vært dokument 

bevegelse i på over 10 år; se overføring). 

Plassering. Arkivskap 

Omfang: 2-3 skuffer i arkivskapet 

Tilvekst: Varierer med innskrivingen av nye elever ved 

skolen 

Overføring: Ta mapper på elever som har sluttet eller gått 

ut av skolen ut av aktivt arkiv regelmessig, 

f.eks. hvert 4. år i forbindelse med periodise 

ring av saksarkivet, rens mappene etter 

reglene for arkivbegrensning i arkivforskrifta 

§3-19 og overfør dem til arkivbokser. Påfør 

arkivboksen opplysninger om: Arkivskaper, 

innhold og tidsrom. Framgangsmåten ved 

bortsetting av avsluttet arkiv skal forøvrig 

være iht. bestemmelser i §3-14 i arkiv 

forskrifta. Boksene skal overføres til 

kommunen sitt bortsettingsarkiv senest 10 år 

etter bortsetting. De overføres videre til arkiv 

depot etter 25-30 år jf. arkivforskrifta §5-2. 

Avleveringen til arkivdepot skal følge: 

Normalinstruks arkivdepot i kommuner og 

fylkeskommuner. 

Kassasjon: Nei, skal bevares. Hjemlet utvalgskassasjon er 

arkivfaglig ikke tilrådelig 

Tilgang: Jf. off. regelverk 

Merknad: Den juridiske hjemmel for at en skole har et 

elevarkiv ligger i opplæringsloven §13-1. 

Arkivet inneholder sensitive personopplys 

ninger. Det faller derfor inn under bestemmelser 

i §§ 8, 9 og 11 i personopplysningsloven. 

Det er også meldeplikt til Datatilsynet 

for personopplysninger i dette arkivet etter 

§31 i personopplysningsloven. Rapportering til 

Datatilsynet skal skje på skjemaet: "Melding 

om behandling av personopplysninger i 

henhold til personopplysningsloven §31". 

Hvilken type objektarkiver lar seg så periodisere etter de 

samme prinsipper som elevarkivet i eksempelet ovenfor? 

Objektarkiver som inneholder mapper med dokumentasjon 

knyttet til person er lettest å håndtere på denne 

måten, f.eks. personalmapper, elevmapper, mapper på 

barn i barnehage, PPT-journaler, klientjournaler, barnevernsmapper, 

mapper på sosialklienter, pasient journaler 

(mors-journaler), ol. 

Objektarkiv med mapper på eiendommer ordnet etter 

gnr./ bnr., gjerne et gårdsarkiv, et oppmålingsarkiv eller et 

bygningsarkiv, lar seg derimot ikke håndtere etter prinsippene 

vist i elevarkiveksempelet, fordi eiendommer verken 

kan dø, flytte eller slutte. Slike arkiver bør derfor ikke 

periodiseres. Bortsetting av slike arkiver er først aktuelt 

når de går helt ut av bruk. Da kan de vurderes overført 

direkte til arkivdepot. • 



ARKIV I NORDLAND 

T EKST: TONE-LISE F ISCHE 

HAMSUNBREV GIR NYE KUNNSKAPER 

– ØNSKET Å BEVARE PRESTEGÅRDEN 

Et høydepunkt i arbeidet med ordning og systematisering 

av eldre arkiver er når det dukker opp et ekstra 

spennende dokument! Nå nylig ble det funnet et 100 

år gammelt ukjent brev fra forfatteren Knut Hamsun i 

Hamarøy kommunearkiv. 

Slik begynner brevet til sognepresten. Hittil har man 

trodd at Hamsun ville kjøpe gården for å rive den, men 

i brevet kan vi lese noe ganske annet. Forfatteren 

ønsker ikke bare å ta vare på huset som "… er arkitektonisk 

vakkert, vel avveiet, nærmest efter Sverdrups og 

Linstows Normalplan av 1835", han antyder også at 

han ville ha ført "det op igjen i dets oprindelige 

Skikkelse." For ekstra å understreke egen idealisme, og 

kontrasten de andre "lysthavere", skriver han "det var 

ikke av Havesyke jeg lot by på det." Ut i fra dette fremstår 

den kjente forfatteren som en idealist og kulturminnevernets 

velgjører. Dette bildet harmoner også 

godt med den Hamsun vi kjenner som næret respekt 

og kjærlighet det gamle bondesamfunnet, og det 

bildet Ingar Sletten Kolloen har gitt i sin nye biografi 

om Hamsun som et menneske med "et stort hjerte". 

Man kan likevel spørre seg hvor interessert han 

egentlig var i å kjøpe prestegården. 

Inn i mellom noen gamle skoleprotokoller fant arkivar 

Nansy M. Schulzki et hittil ukjent brev fra Knut 

Hamsun, der han redegjør overfor sognepresten hvorfor 

han ikke ville kjøpe Hamarøy prestegård. 

« 

p.t. Bodø, 25 Oktbr. 1913 

Hr. Sognepresten, Hamarøy. 

» 

Jeg har i dag sendt Bryggesaas og Kongens Kirkedepartement følgende Brev: 

Ved Auksjonen over Prestegards-bygningen i Hamarøy bydte de spekulerende 

Lysthavere 800 Kroner; jeg som vilde berge Huset fik Tilslaget for 810 Kroner. 

Nu forlanger Departementet 190 Kroner till av mig hvis jeg vil ha Huset! 

Litt senere i brevet står det "Huset er værd meget 

mer end 190 Kroner till..." Hamsun innrømmer med 

dette at prisen for huset er alt for lavt! Prisen på 

1000 kroner egentlig en gunstig pris, hvorfor lar han 

da salget gå fra seg? 

Ble forfatteren så forarget over at han med sine ikkeøkonomiske 

motiver måtte betale ekstra, når de som 

ville rive det tross alt slapp helt unna? Han viser tydelig 

indignasjon over departementets holding til at han, 

som ønsker å bevare, skal betale for dette. "…de 

Lysthavere som vil tilintetgjøre Bygningen og hvis 

Bud Departementet sent eller tidlig blir nødt til at 

acceptere, de maa faa Bygningen for det høieste de 

vil gi,— jeg som vil redde den skal betale 190 Kroner 

till! Er det værdig Departementet ogsaa dette 

Resonement?" Kanskje ble dette en prinsippsak, der 

muligheten til å få eiendommen til en billig penge

kom i bakgrunnen. Kanskje han aldri var veldig interessert i 

prestegården, men likevel lot seg hisse opp av det som skjedde 

i etterkant av budrunden. Vi må huske at avstanden 

mellom Hamarøy og Nørholm ved Grimstad var stor den 

gang. Det var en slitsom reise som tok mange dager og ikke 

kunne gjøres veldig ofte. Det er i alle fall mye som tyder på 

at han hadde et ønske om å bevare prestegården. Hadde han 

kanskje en drøm om å flytte tilbake, et ønske han kanskje 

ikke holdt for realistisk? 

En bitte liten del av historien er skrevet om. Arkivene og 

gjennomgangen av materiale gir stadig korrektiver til det vi 

oppfatter som sannheter. Som regel ligger det mer arbeid bak 

ny kunnskap; sammenstilling og tolkning av informasjon. 

Utdrag fra brevet til Sognepresten 

Men en gang i blant dukker et enkelt dokument opp, som 

gir oss et annet bilde av fortiden. 

I tillegg til det aktuelle brevet lå en korrespondanserekke 

fra 1913 til 1933, som Hamsun førte med en lensmann Bugge. 

Hamarøy kommune står som eier av brevene, og mener så 

langt at brevene for fremtiden bør oppbevares på Hamsunmuseet 

på Hamsund. 

I mellomtiden får Arkiv i Nordland glede oss over å ha en 

berømthet mellom våre arkivbokser! • 

Dikt funne blant lausblada i klassedagbok for 

Urdland skule (1910-1947) i Voss kommune 

DIKT FRÅ VOSS 

Den som vil syngja, 

finn alltid ein song! 

Den som vil slåst, 

finn alltid einkvan å slåst med. 

Den som vil klaga, 

finn alltid noko å klaga over. 

Den som vil vera glad, 

finn alltid einkvart 

å gleda seg over. 

Den som er fredeleg, 

finn mange fredelege 

menneskje. 

Den nøysame finn alltid 

noko å vera takksam for. 

11


FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE 

TEKST: OLE STIAN HOVLAND 

BORTSETJING AV ARKIV 

Arkivforskrifta § 3-12 sler fast at bortsetjing av arkiv er ei pålagd oppgåve. Når ein arkivperiode blir 

avslutta, skal arkivmaterialet frå perioden skiljast ut frå det aktive arkivet. Papirbaserte sakarkiv, journalar, 

eventuelle journalregister og kopiboka skal setjast i bortsetjingsarkiv etter føresegnene i § 3-14. 

GAMLE SYNDER 

I arkiva finn me døme på ulike prinsipp som har vore nytta i 

samband med bortsetjing av materiale opp gjennom åra. For 

mange av desse prinsippa er fellesnemnaren at ein har flytta 

ut arkivmateriale for å få plass i dei daglege arkiva sine. Me 

har sett at no har me mange saker og saksmapper som ikkje 

lenger er aktuelle. Det byrjar å verta fullt i arkivskåpa, og 

papira må vekk frå kontora og til dømes ned i kjellaren. For 

å halda papira samla nyttar me til dømes arkivboksar, plastposar 

eller sekker, pappøskjer og kanskje gummistrikkar. Me 

har i slike samanhengar ofte ikkje tenkt på arkivperiodar, 

proveniens, reinsing og merking. Det har såleis vore ei form 

for degradering av arkiva som har lege i botn for bortsetjinga 

– det me ikkje treng i det daglege er mindre viktig. 

Alle som har vore med å leita etter saker i arkiv som har 

vore sette vekk etter meir eller mindre tilfeldige prinsipp veit 

at dette kan vera ei svært vanskeleg oppgåve. Saksarkivet 

har gjerne ikkje klåre periodeskilje og kanskje så mykje som 

20 år står samla. Same emnekodane kan til dømes ha vore 

sette vekk i fleire omgangar, og dårleg merking utan ytterår 

gjer at me må sjå gjennom det meste. Vidare oppdagar me 

at saksomslaga manglar påskrifter og me må bla oss gjennom 

alle dokumenta i mappene. Desse er kanskje fulle av 

kopiar og arbeidsnotat og det vert såleis store mengder 

papir me må arbeida oss gjennom før me eventuelt finn det 

me leitar etter. 

BETRE NO ENN FØR? 

No er det heldigvis slik at me har fått detaljerte reglar for 

handsaming av arkiv. Det er eit krav at sakarkiva skal delast 

inn i periodar, og det er klåre reglar for korleis me skal setja 

bort eit arkiv. Fagmiljøet i kommunearkivinstitusjonane har 

arbeidd med å rettleia i rutinar for korleis me skal tryggja 

arkiva. Det er venteleg meir som ligg til rette for ei velordna 

bortsetjing av nyare sakarkiv enn det var tidlegare. 

Like fullt vert bortsetjing ofte sett på som ei påtvinga, 

meiningslaus og nesten uoverkommeleg oppgåve dersom 

me skal gjera det etter boka. Bortsetjing skjer i samband 

med periodisering av arkiva, og det er mykje som skal 

gjerast. Hovudregelen er at den som har hatt sviktande 

rutinar i det daglege arkivarbeidet, får mest å gjera i samband 

med bortsetjinga av arkiva. Har me til dømes ikkje hatt 

rutinar for kontroll av saksmapper i samband med arkivlegginga 

er det garantert timevis med arbeid som må gjerast 

før dei kan setjast vekk. Innhaldet i mappa må kontrollerast 

mot journalen. Stiftar, bindersar, kladdenotat, plastmapper 

og liknande må fjernast. Dokumentliste må takast ut eller 

skrivast på klaffen. Har me sleppt i gjennom uavskrivne 

dokument og uavslutta saker i journalen, veit me ikkje kva 

som eventuelt kan overførast til neste arkivperiode før me 

har skaffa oss oversikt over kva saker som reelt er avslutta 

og kva saker som ikkje er avslutta. 

Det er ofte i slike samanhengar at me byrjar å sjå oss om 

etter løysingar som kan gjera arbeidet meir overkommeleg. 

Ei løysing som er ganske enkel er å seia at dette skal me ta 

att seinare. Metoden vert då at me stuar vekk arkiva i arkivboksar, 

pappøskjer eller plastposar og vonar at me skal få 

høve til å ta det att i løpet av neste arkivperiode. Røynslene 

tilseier at dette får me ikkje tid til, og ved utgangen av perioden 

er arkivet kanskje endå verre å finna fram i enn det var 

den gongen me sette det vekk. Arkivet har vore velta og 

snudd på i samband med paniske leiteaksjonar. Pappøskjene 

har vorte flytta på fordi me ikkje kom til det som stod bakom, 

gummistrikkane har morkna vekk, og merkjelappane 

som låg inne i plastposen har forsvunne i lag med saksmappa 

som truleg vart utlånt like etter at bortsetjinga fann stad. 

REGELVERKET 

I arkivforskrifta er bortsetjing av arkivmateriale heimla i 

§ 3-12 og måten det skal gjerast på er skildra i § 3-14. Alle 

prinsipp i denne delen av forskrifta er forma som pliktreglar. 

Dette inneber at bortsetjing av arkivmateriale er ei tvungen 

oppgåve og at me skal følgja krava i forskrifta. 

KVA ER DET SÅ § 3-14 SEIER AT MÅ GJERAST I SAMBAND MED 

BORTSETJING? 

1. Arkivmaterialet skal merkjast: 

For framfinninga sin del er god og tydeleg merking avgje-

ande. Den beste måten å gjera dette på er å bruka standardiserte 

etikettar som ein produserer i Word eller annan 

teksthandsamar. Etikettane bør ha fast plass til arkivskaparopplysningar, 

innhald, ytterår og løpenummer. Dersom merkinga 

er gjort i samsvar med krava i § 5-4 i arkivforskrifta 

og depotet sin avleveringsinstruks (jf. arkivforskrifta § 5-12), 

slepp me å ta att dette arbeidet når materialet skal 

avleverast. 

2. Noko arkivmateriale skal avgrensast og kasserast: 

Arkivavgrensing er å halda utanfor eller fjerna frå arkivet 

dokument som korkje er gjenstand for sakshandsaming eller 

har verdi som dokumentasjon. Arkivavgrensing bør vera ein 

del av det daglege arkivarbeidet, men dersom den ikkje har 

vore utøvd i tilstrekkeleg grad skal me ta den att ved bortsetjing. 

Reglane for arkivavgrensinga er vidare skildra i 

arkivforskrifta § 3-19. 

Kassasjon er at arkivmateriale som har vore gjenstand for 

sakshandsaming eller har hatt verdi som dokumentasjon, 

vert teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Kassasjon er 

skildra i arkivforskrifta § 3-21, og hovudregelen er at all 

kassasjon skal heimlast i regelverk. For kommunar og fylkeskommunar 

utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsreglar 

med kassasjonstidspunkt, men eg vil rå til at alle 

kassasjonsvurderingar vert drøfta med fagpersonar knytte til 

kommunearkivinstitusjonane før arkivmateriale vert øydelagt 

eller kasta. 

3. Arkivmaterialet skal listeførast: 

Alt materiale som skal i bortsetjingsarkivet skal listeførast. 

Det skal lagast ei fullstendig arkivliste over det materialet 

som skal bevarast. Denne lista skal følgja dei krava som går 

fram av arkivforskrifta (jf. §§ 5-4, 5-8 og 5-12), og avleverast 

i lag med arkivmaterialet. For materiale som vert kassert skal 

det lagast ei summarisk liste. Denne lista skal bevarast. 

4. Noko arkivmateriale skal bindast inn: 

Ved bortsetjing skal møtebøker, protokollar, kopibøker og 

papirbaserte journalar bindast inn. Dette skal gjerast i samsvar 

med Riksarkivaren sine retningslinjer og avleveringsinstruksen 

til arkivdepotet. 

GODE RÅD 

Bortsetjing krev planlegging. Før me går i gang er det viktig 

at me har oversyn over arkivmaterialet. Me må vera trygge 

på at alt har kome inn frå sakshandsamarane, og me bør 

prøva å laga oss eit oversyn over kva som må gjerast og kva 

me treng i form av personale og utstyr. 

Dersom arkivdepotet har spesifiserte krav til pakking, utstyr 

og etikettar, er det viktig at me følgjer desse. Materiale 

som skal bevarast skal avleverast, og dersom jobben er god 

nok treng me ikkje ta det att ved avlevering. 

Arkivboksar rommar ei viss mengd med arkivdokument. 

Materialet har ikkje godt av å stå samanpressa, og framfinning 

av saksmapper i overfylte arkivboksar er eit frustrerande 

arbeid. Saksomslaga vert fort øydelagde, og me opplever 

fort at det er vanskeleg å få på plass att materialet etter 

eventuelle utlån. 

Eit viktig prinsipp er at arkiva bør klargjerast og pakkast 

av dei som har hatt det daglege ansvaret. Kunnskapar om 

arkivet er til uvurderleg hjelp i samband med bortsetjinga, 

og arbeidet kan i mange høve vera ei umogleg oppgåve for 

personar som ikkje kjenner arkivet i praksis. 

Informasjon som er viktig for å forstå arkivet sitt opphav 

og samanhengen det går inn i bør følgja med avleveringslista. 

Dei som har hatt det daglege ansvaret bør og få i oppgåve 

å dokumentera arkivordninga ved å notera arkivnøkkelopplysningar, 

ordningsprinsipp og eventuelle avvik 

og spesialløysingar som finst i arkivet. 

Lukke til med arbeidet! • 

Bilete til venstre: (Bortsetjingsarkiv) 

Kombinasjonen bortsetjingsarkiv, lager og rekvisitarom er ikkje 

ukjend. (Foto: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane.) 

Bilete under: (arkivboksar) 

Framfinning av saksmapper i overfylte arkivboksar er eit frustrerande 

arbeid. (Illustrasjon frå Arkivhandbok, Hermund Kleppa) 

Døme på merking av arkivboks. (etikett) 

Sogn og Fjordane 

Fylkeskommune 

Sentraladm. 

Sakarkiv 

06 - 065 

Boksnr. 0348 


ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP 

T EKST: KARI-LENE B JERKETVEDT 

Tittelen min er teamkoordinator for 

merkantil, men 50 % av stillingen er 

beregnet på arkiv. I utgangspunktet 

skulle jeg egentlig bare være leder, 

men det har blitt en del andre løpende 

oppgaver i tillegg. Jeg begynte i denne 

jobben 01.01.2003, men har tidligere 

jobbet andre steder i Askim kommune, 

bl.a. på teknisk etat og i revisjonen. 

Jeg har tatt alle kursene som Norsk 

arkivråd har hatt, unntatt kurs V, og 

igjennom disse kursene fikk jeg se en 

annen side av arkivarbeidet enn de 

daglige oppgavene. Da arkivloven 

endelig trådte i kraft, satte jeg meg 

ned for å finne ut hva vi måtte gjøre 

for å oppfylle denne. Jeg må faktisk 

innrømme at jeg tok med meg arkivloven 

med forskrifter hjem for å lese 

grundig igjennom, siden jeg ikke 

arbeidet med arkiv på det tidspunktet. 

På bakgrunn av denne gjennomgangen 

skrev jeg et notat til teknisk 

sjef, altså den sjefen jeg hadde da, om 


ARKIVANSVARLIG I ASKIM KOMMUNE 

Hanne Kåseth er en travel dame, men har likevel satt av litt tid til en prat. 

Askim kommune er en av 18 kommuner i Østfold og er en av 

15 medlemmer i Østfold interkommunale arkivselskap. 

Hanne forteller: 

hva som måtte gjøres med arkivet på 

teknisk i henhold til arkivloven. 

Ledelsen i Askim kommune hadde inntil 

da ikke vært bevisst nok på arkiv, 

men de forsto snart at noe måtte 

gjøres for å imøtekomme de krav som 

loven stiller. 

Etter en del møter ble det bestemt 

at man skulle lage en fremdriftsplan 

for alle etatene. Det ble nedsatt en 

arbeidsgruppe (arkivlovgruppen) som 

skulle kartlegge de enkelte arbeidsoppgavene 

som måtte gjøres i Askim for å 

tilfredsstille kravene i arkivloven. De 

skulle utarbeide en oversikt over arkivlokalene, 

se på eventuell sentralisering 

av arkivarbeidet , og opplæring for å 

heve arkivkompetansen i kommunen. 

Arkivgruppen med meg i spissen fikk 

god hjelp av organisasjonssjefen Gerd 

Haugerud til denne jobben. Hun dro i 

gang mye av det som har blitt gjort på 

arkivfronten i Askim kommune, og har 

vært en god støttespiller for meg både 

personlig og overfor ledelsen. 

Så kom spørsmålet om man skulle ha 

et eget depot, eller skulle man gå sammen 

med andre? Ved en gjennomgang 

av kommunens bygninger fant vi ut at 

kjelleren i den gamle e-verksbygningen 

kunne egne seg som depot for kommunen. 

Den lå kun en kort spasertur fra 

rådhuset, i sentrum av Askim. Selv om 

en del arbeider måtte utføres før den 

kunne benyttes, var det en overkommelig 

utgift for kommunen på det tidspunktet. 

Kommuneledelsen har vært 

villige til å satse på dette arbeidet slik 

at resultatet har blitt meget bra. Vi har 

et eget arbeidsrom i forbindelse med 

depotet hvor man har tilgang til telefon, 

PC og kopimaskin. Vi har egne rom 

for spesialarkiv som for eksempel PPT , 

sosial og barnevern. Lokalene har blitt 

pusset opp og framstår som lyse og trivelige 

til tross for at de befinner seg 

under bakken. Kommunen har en del 

eldre arkivalier stående i flere bygning- 

INTERVJUET: 

HANNE KÅSETH

er, men kan nå etter hvert få samlet 

disse i dette depotet. 

Vi er så heldige at vi får hjelp til innbinding 

av møtebøker, journaler, kopibøker 

m.m. slik at her er vi ganske à 

jour. Det kommer en person en gang i 

uka (foreløpig ut året) som tar seg av 

dette, og på den måten er vi på god 

vei til å kunne sette det eldste innbindingsmaterialet 

i depotet vårt. Noe har 

vi allerede plassert i depotet, men mye 

saksarkivmateriale gjenstår å overføre. 

Kommunen tok i bruk Kontor 2000 

01.01.1999, og ved omorganiseringen 

pr. 01.01.2003 var samtlige virksomheter 

brukere av vårt kontorstøttesystem. 

Jeg hadde jobbet med dette systemet 

tidligere og ble trukket inn i arbeidet 

med den praktiske innføringen i 1999. 

Fant da ganske fort ut at vi manglet 

gode rutiner, slik at dette ble også en 

jobb som måtte gjøres. Mye tid gikk 

med til dette arbeidet, men vi har nå 

fått etablert gode rutiner rundt Kontor 

2000 og post/arkiv som jeg er meget 

stolt av. 

Arbeidsdagen min er ganske variert, 

og jeg har forholdsvis lite daglig arkivarbeid, 

det meste av arbeidsdagen min 

går med til å lage planer, organisering 

av teamarbeidet, ajourhold og utarbeidelse 

av rutiner, opplæring/ 

brukerstøtte/veiledning for samtlige 

ansatte i Kontor 2000 og i arkivkunnskap. 

Med hensyn til opplæring av 

samtlige arkivmedarbeidere så har vi 

gjennomført grunnkurs i arkiv i forbindelse 

med innføring av Kontor 2000. 

Det var Ragnhild Monsen og Vigdis 

Tenold som holdt dette, men man blir 

jo ikke utlært i løpet av et todagers 

kurs, og nye arbeidstakere kommer til, 

slik at dette er et arbeid som må vedlikeholdes. 

– Hvilke utfordringer står du overfor 

i nærmeste fremtid? 

Vi har utrolig mye å gjøre i Arkivet, og 

føler oss ganske overarbeidet til tider. 

Hadde ønsket meg flere medarbeidere, 

men budsjettet til kommunen er 

stramt, og alle må bidra til å få balanse 

i regnskapet. Det som blir utrolig viktig 

er å sørge for at medarbeiderne mine 

ikke blir overarbeidet og sykemeldte. 

Vi har mye latter i hverdagen og prøver 

å fokusere på det som er positivt. 

Ifølge Hannes medarbeidere er hun 

veldig bevisst på det ansvaret hun har. 

Hun er idérik og har solide kunnskaper 

om arkivarbeid. Selv om hun har fullt 

opp å gjøre så får bestandig saksbehandlere 

og virksomhetsledere den 

hjelpen de trenger til enhver tid. I det 

hele tatt så fungerer samarbeidet mellom 

arkivet og de andre medarbeiderne 

i Askim kommune meget bra, mye 

takket være Hannes positive holdning. 

Smilende forteller hun oss at hun 

allerede er 20 minutter forsinket til 

neste møte, men det får stå sin prøve 

ASKIM KOMMUNE Foto: Øika 

Askim er Østfolds 5. by og regionssenter i Indre Østfold. Byen har ca. 14.000 innbyggere. 

Kommunen ligger sentralt ved E18. Askim er attraktiv for bosetting og 

næringsliv. Næringslivet er omfattende og variert, og det legges vekt på å skape et godt sosialt, 

fysisk og kulturelt miljø. "Kraftsenteret Askim" er bystyrets visjon for utviklingen. Denne visjonen 

ble formulert i 1992 og har vært grunnlaget for utviklingen fram mot den regionsenterfunksjonen 

Askim har i dag. For mange er Askim kommunen med fossefall og industri. Det er lett å 

glemme at mesteparten av tiden har Askim vært en liten og fattig bondebygd. 

sier hun. Hun er i det hele tatt en positiv 

og sprudlende person som Askim 

kommune kan være stolt av. Hun har 

fått til utrolig mye på kort tid og har 

virkelig fått satt arkivarbeidet på dagsorden. 

Flott jobbet! • 


KURSTORGET 

FØLGENDE KURS KAN TILBYS: 

IKA Kongsberg, Aust-Agder-Arkivet og 

IKA Vest-Agder samarbeider om et 

arkivlederkurs i frem deler høsten 

2003/våren 2004. 

IKA KONGSBERG 

Vi har en rekke faste kurs som kommunene 

kan bestille, men vi ønsker at 

kommunene selv vil formulere sine behov. 

Ta derfor kontakt med oss når det 

er behov for kursing innen arkivfaget. 

AUST-AGDER-ARKIVET 

Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestilling 

fra medlemskommunene og vil 

vanligvis kjøres i kommunen som bestiller 

kurset. I noen grad samarbeider 

medlemskommunene om felles kurs: 

• Arkiv grunnkurs - 2 dager 

• Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses 

den enkelte kommunes behov og 

ønsker) 

• Arkivnøkkel-kurs, K-koder – 1 dag 

• Arkivplan kurs, 1 – 2 dager 

• Arkivkurs for saksbehandlere – 4 timer 

• Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4 

om edb-baserte arkiv og registre 

– 1 dag 

• Avlevering av konsesjonspliktige 

personregistre som er ute av aktivt 

bruk – 4 timer 

• Kurs i spesialarkiver – elevarkiv 

• Kurs i klientarkiv tilhørende sosial- og 

barneverntjenesten 

2. og 3. april 2003 har vi seminar om 

langtidslagring av edb-baserte arkiv og 

registre på Revsnes Hotell, Bygland. 

IKA VEST-AGDER 

• K-kodekurs (1 dag) 

• Grunnkurs 

• Periodisering av arkiv og sanering av 

databaser 

• Arkivplankurs 

• Arkivbegrensing (og kassasjon) 

• Arkivlederkurs 

• Arkivloven med forskrifter 

IKA ROGALAND 

Vi har et omfattende kursprogram. 

Nærmere opplysninger kan finnes på 

våre hjemmesider: 

http://www.ikarogaland.no 

IKA HORDALAND 

• Kurs om arkivforskrifta (ein dag) 

• Kurs i arkivplanlegging (ein dag) 

• Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar) 

• Kurs i periodisering av arkiv (ein dag) 

• Arkivkurs for saksbehandlarar 

• Arkivkurs for grunnskulen (ein dag) 

• Arkivkurs for barnehagen (ein dag) 

• Arkivkurs for sosialtenesta (ein dag) 

IKA MØRE OG ROMSDAL IKS 

• K-kodekurs 

• Arkivavgrensing- og kassasjon 


IKA TRØNDELAG IKS 

• Grunnkurs (1 dag) 

• K-kodekurs (1 dag) 

• Lover som styrer arkivarbeidet 


• Bevaring- og kassasjon 

• Arkivkurs for skoler- og barnehager 

• Arkivkurs for helse- og sosial 

• Noark-4 (elektronisk arkiv) 

• Periodedeling/avlevering til depot 

IKA TROMS 

IKA Troms har disse kursene: 

• Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i 

kommunen 

• Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes 

i kommunen 

• Sentrale arkivbestemmelser og – 

rutiner (2 timer), holdes i kommunen 

• Periodisering og bortsetting (1 dag), 

holdes i kommunen 

• Arkivloven med forskrifter (1 dag) 

• Behandling av personalarkiv (1 dag) 

• Innsyn og tilgjengelighet - 

kommunale arkiv (1 dag) 

• Behandling av personregistre (1 dag) 

• Arkivkurs for skoler og barnehager 

(1 dag) 

• Arkivkurs for helse- og sosialsektor 

(1 dag) 

• Orientering om arkivplanlegging 

(1 time) 

• Hospitering under ordningsarbeid 

(1-3 dager), hos IKAT 

Ellers arrangeres kurs/veiledninger i 

ulike emner for enkeltkommuner og 

sektorer etter nærmere avtale (for 

eksempel behandling av prosjektarkiv 

og andre spesialarkiver). 

IKA FINNMARK 

• Grunnkurs i Arkiv (1 1/2 dag) 

• Arkivkurs for skoler og barnehager 

(1 dag) 

• Periodisering (1/2 dag) 

• Personalarkiv 

(1/2 dag) 

Ellers kan kurs 

og veiledning 

av kortere varighet 

tilbys på forespørsel 

KURSTORGET 

16 Arkheion - 2#2003

IKA MØRE OG ROMSDAL 

TEKST: IKT- ARKIVAR ROLF PETTER WAAGE 

PERIODISERING AV 

ELEKTRONISKE ARKIVSYSTEM 

Som forholdsvis fersk IKT-arkivar ved IKA Møre og Romsdal har 

jeg til tider blitt bombardert med arkivfaglige begreper som 

ikke umiddelbart gir en mann med IT-bakgrunn assosiasjoner. 

De arkivfaglige begrepene har imidlertid vært en god innfallsport 

for å tillegge seg den arkivfaglige kunnskap som trengs 

både for å gjennomføre jobben som IKT-arkivar, og for å snakke 

samme språk som mine kolleger og kommunekontakter. 

Periodisering er et av mange arkivbegrep som raskt kom til 

overflaten da jeg satte mine ben innenfor IKA Møre og 

Romsdal sine kontorer i Ålesund. Periodisering går i hovedsak 

ut på å dele arkivet inn i to avskilte arkiver, et aktivt arkiv og 

et bortsettings-arkiv. Grunnen til at man deler opp arkivet på 

denne måten er for å skille ut de saker og dokumenter som 

ikke lenger er like aktuelle, og som egentlig bare ligger og tar 

opp plass i arkivet. Resultatet blir et mindre plasskrevende og 

mer oversiktelig daglig arkiv (aktivt arkiv). Problemstillingen 

rundt hvilket prinsipp man skal bruke for å sette periodeskille 

gjør seg gjeldende. 

Denne problemstillingen går i korthet ut på hvordan man 

skal håndtere saker som ikke er avsluttet, og om disse skal 

settes bort, eller tas med i det aktive arkivet. En vanlig, og god, 

løsning på dette er å bruke en såkalt overlappingsperiode. 

Arkivlovforskriften sier at en arkivperiode bør være på minst 

4 – 5 år. Man kan da operere med en overlappingsperiode på 

1–2 år. De sakene som i løpet av denne perioden ikke har fått 

tilført nye dokumenter, skilles ut og settes bort. De resterende 

sakene som har fått tilført nye dokumenter i løpet av perioden 

definers som fortsatt aktive saker i den nye arkivperioden. 

Som IKT-arkivar er det naturlig å se disse oppgavene i sammenheng 

med sanering av NOARK-3 / KOARK-systemer, samt 

periodisering/sanering av NOARK-4-system. 

Arkivlovforskriftens §3-12 fastslår at en periode i elektronisk 

journal kan omfatte flere perioder i saksarkivet. §3-17 sier 

videre at en elektronisk kopi av basen for en avsluttet periode 

skal klargjøres for deponering i arkivdepot. 

NOARK-3-SYSTEMER 

NOARK-3-standarden åpner for å benytte overlappingsperioder. 

For å identifisere saker fra den eldre perioden som fortsatt 

er aktive venter man da i 1 – 2 år etter periodeskillet med å 

foreta saneringen. De eldre sakene som i løpet av overlap- 

pingsperioden har fått tilført nye dokumenter defineres som 

fortsatt aktive, og beholdes i den nye perioden sammen med 

de sakene som har oppstått i denne perioden. De sakene som 

ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden 

skilles ut fra den aktive databasen. NOARK-3-systemer 

kan også håndtere saker som er registrert i "presedens" 

på særskilte måter ved en periodeovergang. Dette innebærer i 

praksis at presedenssaker kan tas med i den nye perioden om 

dette er ønskelig. 

Databasesanerings-prinsippene i NOARK-3-systemer går ut på 

at man fastsetter en dato (D) for avslutning av siste journalperiode. 

Denne datoen settes til 1-2 år før saneringen finner 

sted. Ved sanering av basen skal en sak siles ut når følgende 

kriterier er oppfylt, 

1. Siste dokument i saksskjemaet er mindre eller lik D 

2. Alle inngående brev i saken er avskrevet 

3. Presedensfeltet i saksskjemaet er tomt 

BEGRENSNINGER 

NOARK-3-standarden åpner ikke for å benytte ulike periodiseringsprinsipper. 

Dette innebærer at samme periodeinndeling 

må benyttes på hele journaldatabasen. Ser man på de emneordnede 

arkiver, som saksarkivet isolert sett, er dette ikke noe 

problem. Men for objektordnede arkiver vil kommunen ofte 

operere med en annen periodeinndeling. Erfaringsmessig blir 

resultatet av dette at journaldatabaser ikke blir verken periodisert, 

sanert eller avlevert før systemet tas ut av bruk. Dette 

åpnes det for i lovteksten. 

EKSEMPEL FRA MØRE OG ROMSDAL - KONTOR 2000 

Kontor 2000 er et system som ved siste kartlegging i 2001 ble 

benyttet av 18 kommuner i Møre og Romsdal. I kontor 2000 

v.4.1, som er et NOARK-3-system, benyttes et program som 

heter K2saner for å sanere databasen. I brukerhåndboken til 

systemet defineres saneringsprosessen som en 7 trinns prosess, 

med følgende trinn: 

1. Periodisering av arkivet 

2. Kassasjon av ikke arkivverdig materiale 

3. Uttak av diverse rapporter 

4. Uttak av avleveringsfiler for arkivverdig materiale

5. Avlevering av rapporter, filer og de fysiske saksmappene 

med innhold til arkivdepot 

6. Arkvidepotet godkjenner mottaket (at data er i h.h.t. 

reglementet og at de kan lastes hos mottaker) 

7. Avlevert materialet fjernes fra journalen, evt. Overføres til 

historisk arkiv. Kopiering til historisk arkiv kan evt. Gjøres 

før kassasjon for å ha en komplett kopi. 

(Hentet fra Kontor 2000 Versjon 4.1, Brukerhåndbok) 

Saneringsprogrammet følger NOARK-3-standarden m.h.t. prinsipper 

for utsiling og bruk av overlappingsperiode. Det åpner 

også for at man kan velge å sanere deler av journaldatabasen, 

noe som er funksjonalitet utover NOARK-3. 

NOARK-3-standarden stiller imidlertid meget strenge krav til 

formatene for avlevering. Data fra alle Noark-baser skal avleveres 

med en og samme datastruktur. Dette omfatter 

normalt sett hovedregistrene i NOARK (saksregister, 

dokumentregister, eksterne og interne dokumenter). Dette 

innebærer bl.a. at det er faste post- og feltlengder, samt feltnavn. 

I kontor 2000 håndboken (Versjon 4.1.) står det også at 

kravene som stilles til avleverte data i NOARK-3 er strengere 

enn de mulighetene Kontor 2000 kan tilby. For at kravene i 

NOARK-3 skal møtes må det innføres begrensninger i bruken 

av systemet, hovedsakelig i forhold til lengde på felter. Hvis 

ikke disse begrensningene ble innført når systemet ble tatt i 

bruk, vil man risikere å miste viktige data ved avlevering. 

Dette er erfaringer som er gjort om flere systemer, nemlig 

at NOARK-3-standarden stiller strengere krav til avleveringene 

enn det systemene i praksis kan tilby. 

NOARK-4 

Ordningen med overlappingsperiode videreføres i NOARK-4. 

Nytt i NOARK-4 er arkivdelbegrepet, som benyttes om en vilkårlig 

definert del av arkivet, hvor alt materialet er inndelt og 

ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp. 

Arkivdelbegrepet, og forholdet mellom arkivdelene (forgjenger 

og arvtaker) gjør periodiseringen mer fleksibel i 

NOARK-4. 

NOARK-4 legger dermed til rette for å benytte flere forskjel- 

lige bortsettingsprinsipper, og disse kan variere mellom de 

ulike arkivdelene. 

Når arkivdelen "SAK" periodiseres i NOARK-4, skal arkivdelen 

få status O (Overlapping). Det opprettes så en arvtaker 

med status A (Aktiv). NOARK-4-systemet vil ikke opprette nye 

saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk 

knytte dem til arvtakeren. Sakene i arkivdelen med status O, 

som får tilført nye saker i løpet av overlappingsperioden er 

aktive saker, og vil dermed automatisk bli overført til arvtaker. 

Når overlappingsperioden er utløpt, overføres det ikke lenger 

saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen 

skal da få status B (Bortsatt) og overføres til en historisk 

base. 

NOARK-4 sier også at den "aktive" NOARK-basen med fordel 

kan omfatte flere arkivperioder. Dette vil gi brukere en 

bedre oversikt over hva som befinner seg i bortsettingsarkiv. 

Sanering av en NOARK-4-base innebærer at den avsluttede 

delen av NOARK-basen slettes fra den aktive basen. Når en 

NOARK-4-base skal saneres, må saneringen omfatte en eller 

flere hele, avsluttede perioder, samt alle registreringer og 

elektroniske arkiver knyttet til en eller flere hele arkivdeler. 

Alle arkivdeler må ha status B. 

Før selve saneringen finner sted, skal det tas ut en arkivoversikt 

over de avsluttede delene, samt avleveringsliste for 

denne/disse arkivdelene. Avsluttet del av NOARK-basen 

kopieres så ut på "flate filer", som følger spesifisert format 

(NOARK-4, kap. 15.1). For å danne historiske baser fra de 

perioder som skal saneres, kan eksportfilene importeres i et 

NOARK-system, eller kopieres fra den aktive basen. 

Uttrekk som avleveres til depot, skal inneholde en fil som 

dokumenterer uttrekket som er gjort. Denne filen skal hete 

NOARKIH.XML. Denne filen består av to hovedelementer, eksportinfo 

og tabellinfo. Eksportinfo inneholder generell informasjon 

om arkivskaper og de eksporterte data. Tabellinfo 

inneholder informasjon om attributtene som er eksportert, og 

filene dette er eksportert til. Dette er imidlertid funksjonalitet 

som skal ligge i et NOARK-4-system, men det er helt avgjørende 

at systemet kan produsere et slikt uttrekk for at informasjonen 

skal kunne bevares for fremtiden, uavhengig av endringer 

i teknologi og formater. • 


IKA KONGSBERG 

T EKST: STEINAR M ARVIK 

År 2000 satte vi i gang et ordningsarbeid for Sande kommune 

og begynte med "pakkesakene". Disse viste seg å inneholde 

sakarkiv med hovedvekt på årene 1869-1899. Det nyere 

arkivet etter arkivnøkkelen hadde et stort spenn i tid, så det 

ble tydelig at en del eldre arkivsaker var blitt tatt med i det 

arkivet og lagt inn i arkivnøkkelen. 

Etter kort tids arbeid ble det også klart at kommunen ikke 

bare hadde brukt en arkivnøkkel for å bygge opp sitt sakarkiv, 

her lå mapper etter (minst?) to arkivnøkler. Ved nærmere 

spørsmål i kommunen fikk vi til svar at de hadde skiftet 

til NKS 75 i 1984. Før det hadde de brukt arkivnøkkelen NHF 

1968 (1963?). 

Nå er det slik at nøklene 1968 og 1975 har store likhetstrekk, 

men også forskjeller både i detaljene og på det litt mer 

overordnete plan. Den største forskjellen er nok at klasse 1: 

Rettsvern fra 1975 ble til klasse 8: Rettsvern, sikkerhets- og 

beredskapstiltak. Tilsvarende ble klasse 8: Finansforvaltning, 

regnskap og statistikk fra 1975 til klasse 1: Finans og regnskapsforvaltning. 

Denne forskjellen ble i 1984 elegant omgått 

ved å merke om de gamle eskene med ny kode på enkelte 

steder, mens mindre endringer ikke ble tatt hensyn til. De 

brukte ganske enkelt begge de 2 arkivnøklene når de lette 

etter noe. 

Under ordningsprosessen dukket det opp en perm under 

koden 002 og en mappe under koden 052. Dette er henholdsvis 

"Historie og Litteratur" og "Avleveringslister (fjernarkiv)". 

Disse to funnene forteller følgende historie: I 1971 

lå det en mengde gammelt arkivmateriale i 3.etasje i det 

daværende herredshuset. Dette var blitt grovsortert og rådmannen 

kom med forslag om å bevilge kr.1000,- til finsortering 

i regi av stasjonsmester Sverre Hansen. Han gjorde 

jobben, mest fordi han var interessert i historie. 

Resultatet forelå i 1972. Forordet i arkivkatalogen sier: 

"Formannskapets gamle arkivsaker er ordnet i to avdelinger: 

den ene omfatter årene f.o.m. 1825 t.o.m. 1899, den annen 

årene f.o.m. 1900 t.o.m. 1946. For tiden 

1885-1900 fantes bare få saker. Trolig 

må en del brevsaker fra denne tiden 

være kommet på avveie. 


EN ARKIVHISTORIE 

Da vi ble kjent med Sande kommune på 1990-tallet besto korrespondansearkivet til formannskapet av noen 

få årgangsmapper (i konvolutter) og et stort arkiv ordnet etter NKS arkivnøkkel. I følge kommunens egne 

folk har det vært helt greit å finne fram i dette arkivet, og de kjente ikke til om det fantes noe mer. 

Oppført i registeret er bare de saker som antas å ha særlig 

almen interesse. Dette gjeller især for de som vil finne ut noe 

om slekten. Her kan de mange utlignings/inkassasjons/restanse- 

og manntallslister være nyttig. For øvrig finns den 

gamle gårdshistorie i utskrifter i arkivboks nr.002." 

Deretter finner vil arkivkatalogen med sakene sirlig plassert 

i arkivesker etter arkivnøkkel!! De årene som manglet 

(1885-1900) har dukket opp, men hvor i all verden var det 

blitt av dette arkivet? Der kommer arkivmappen 052 igjen til 

nytte. Ved formannskapssak 174/72 ble det vedtatt at "disse 

arkivsaker oppbevares i kjellerrommet i ungdomsskolens nybygg 

under tilsyn og forvaltning av Sande Folkeboksamling." 

Jada, jada! Etter henvendelse til Sande bibliotek får vi vite at 

de ikke har dette arkivet, men kanskje Sande historielag? De 

har et arkivrom i hvelvet i det gamle herredshuset! 

Etter en tid fikk vi endelig inspisert hvelvet til Sande 

historielag. Joda, der står arkivet i arkivesker stablet i en stor 

haug. Trolig er alt der som det var etter ordningen i 1972. 

I tillegg fant vi også noe skolearkiv, provianteringsråd og forsyningsnemnd. 

Ting har ofte en tendens til å dukke opp, og, så vidt vi kan se, 

er nå sakarkivet til Sande formannskapskontor nærmest komplett. 

Men, proveniensen da! Den er nå så sekundær som den 

kan bli, etter arkivnøkkelen 1968? Det er ganske håpløst å 

begynne en ny omordning av det som ble gjort i 1971-72. 

Overgangen i 1984, derimot, har vi gjort noe med. Der laget 

vi et skille. 

Resultatet av hele saken blir da at arkivet er delt opp slik: 

1825-1899 etter arkivnøkkel 1968 

1900-1946 etter arkivnøkkel 1968 

1947-1983 etter arkivnøkkel 1968 (+ kanskje NHF 1950) 

1984-1992, da k-kodene ble innført, er det brukt NKS 75 – 

tror vi da.Dessuten: 1869-1899 kronologisk og en del enkle 

saker 1910-1950 tilfeldig oppsatt. 

Er det noen som sier at arkiv ikke kan 

være spennende?

ELEKTRONISK ARKIVPLAN 

– EIT HISTORISK SAMARBEID 

I januar i år starta eit samarbeid som kan verte historisk i fleire 

samanhengar. Med økonomisk stønad frå ABM-utvikling er 

det blitt etablert eit samarbeidsprosjekt mellom 16 kommunearkivinstitusjonar 

og eit datafirma om å få utvikla ein nettbasert 

arkivplan. Pr. i dag har desse kommunearkivinstitusjonane 

ein medlemsmasse på 281 kommunar og fylkeskommunar. 

Dette gjer at potensialet for eit omfattande samarbeid 

mellom kommunar og kommunale arkivinstitusjonar er stort. 

Så stort er det, at det kan seiast å verte historisk, ikkje berre i 

arkivfagleg samanheng, men også generelt. Dei attendemeldingane 

som prosjektet har fått frå kommunane har vore 

overveldande. Det er difor grunn til å tru at størsteparten av 

medlemsmassen kjem til å delta i samarbeidet. 

BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 

I samband med at ein stadig større del av informasjonen i 

dagens kommunar vert formidla elektronisk, er det naturleg 

at også arkivplanen vert tilgjengleggjort i elektronisk form. 

I det høve starta IKA Møre og Romsdal og Nexus Group eit 

samarbeid våren 2002 med sikte på å få utarbeidd eit konsept 

for ein slik plan. Målet var å få eit verkty som dekker dei fleste 

utfordringar ein står ovanfor i høve til distribusjon og samspel 

i arkivplansamanheng. For å oppnå eit best mogeleg resultat, 

var det naturleg å invitere landets kommunale arkivinstitusjonar 

med i dette samarbeidet. På den måten ville ein styrke den 

arkivfaglege kvaliteten på produktet, både gjennom kompetansen 

som eksisterer i dette miljøet og gjennom å få tilknytta 

flest mogeleg brukarar som bidrar til å få ein plan som fungerer 

bra i praksis. 

ARKIVPLANSAMARBEIDET 

Ved årsskiftet 2002/2003 hadde 14 arkivinstitusjonar knytta 

seg til prosjektet. Seinare har to arkivinstitusjonar komne med 

(sjå figur 1). 

Bergen Byarkiv Tromsø Byarkiv 

IKA Kongsberg IKA Rogaland 

IKA Møre og Romsdal IKA Troms 

IKA Hordaland IKA Vest Agder 

Aust-Agder-arkivet IKA Finnmark 

Østfold IKAS IKA Trøndelag 

Arkiv i Nordland Fylkesarkivet i Sogn og 

Fylkesarkivet i Oppland Fjordane 

Nexus Group AS Hordaland fylkesarkiv 

Figur 1 – Samarbeidspartnarar i utvikling av elektronisk arkivplan 


TEKST: ARNT OLA FIDJESTØL 

Prosjektet er organisert med ei referansegruppe og ei utviklingsgruppe. 

Referansegruppa består av deltakarar frå kvar 

kommunearkivinstitusjon. På første møte i referansegruppa 

10.- 11. februar 2003 vart det valt ei utviklingsgruppe beståande 

av Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal 

(prosjektleiar), Jan Tore Helle, IKA Hordaland, Sigve Espeland, 

IKA Rogaland, Kari Kleve, Arkiv i Nordland, Karin Gjelsten, 

Bergen Byarkiv og Torleif Lind, IKA Kongsberg. Seinare er Ole 

Stian Hovland frå Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane komen med 

i gruppa. Den første oppgåva til utviklingsgruppa var å utforme 

ein spesifikasjon som mellom anna skulle skildre formålet 

og bakgrunnen for systemet. Den vart førelagt og vedteken av 

referansegruppa i eit møte på Gardermoen 26. mai. 

FORMÅL OG MÅLSETJING 

I spesifikasjonen står det at arkivplanen sitt formål skal vere å 

kvalitetssikre arkivforvaltninga i kommunen og gje ei framstilling 

av dei overordna retningslinene som gjeld for arkivordninga 

i kommunen, reglement, instruksar for journalføring 

og arkivhandtering. Den skal og gi eit oversyn over arkivdelar 

og arkivseriar i dei kommunale arkiva. Retningslinene i arkivlovforskrifta 

skal vere lagt til grunn for prosjektet. For at ein 

skal oppnå formålet og sikre at planen fungerar etter intensjonane, 

er det semje om at særleg to kriterier er viktige. De er: 

1. At planen speglar realitetane i kommunen 

2. At planen vert nytta 

Dette stiller krav, ikkje berre til ein brukartilpassa funksjonalitet, 

men også til implementeringsprosessen i kommunane. 

Ved å gjere arkivplanen elektronisk ser gruppa at ein lettare 

vil kunne oppfylle desse kriteria ved at: 

1. vedlikehald og oppdatering av planen skjer direkte i planen 

gjennom eit webbasert grensesnitt, og ved at vedlikehaldet 

lettare kan distribuerast utover i organisasjonen. 

2. arkivplanen er tilgjengeleg og søkbar på skjerm, i 

tilknytning til de andre verktøya ein nyttar i det daglege 

arbeidet. >>> 


TEKNISK LØYSING 

Løysinga er utvikla på opensource plattformen eZ publish. 

Dette er ei velbrukt publiseringsløysing utvikla i PHP/MySQl. 

Det at løysinga er opensource, vil seie at det er programvare 

utan lisensar, samt open kildekode og filformat. 

Systemet vil ha tilgangskontroll med LDAP støtte. Det opnar 

for å knytte tilgangskontroll mot allereie eksisterande system 

rundt om i kommunane. 

Løysinga vil være 3-delt, sjå figur nedanfor, og kompatibel med 

alle typar nettlesarar. 

Det vil bli plassert på Nexus Group AS sine servera i deira 

eksisterande driftsmiljø og underlagd strenge tryggingsrutinar. 

PLANENS STRUKTUR 

Arkivplanen er delt i ein "lese-modul" og i ein "administratormodul". 

Lese-modulen er arkivplanen slik den vil framstå for 

brukarane av planen. Den vil vere tilgjengeleg for alle både 

interne og eksterne brukarar. Ein demoversjon av lesemodulen 

ligg på web-adressa: http://www.arkivplan.no/ (sjå figur 2) og 

vil ikkje bli presentert her. Administrator-modulen er modulen 

for innhaldsleverandørane til planen. Den er passordbeskytta 

og har ein funksjonalitet som ligg nær til den ein kjenner i frå 

Windows Utforskar (sjå figur 3). Til den vil det verte tilknytta 

brukarar med ulike rettar. Det vert skilt mellom interne- og 

eksterne innhaldsleverandørar. Interne leverandørar vil vere 

ulike grupper innanfor kommunen som t.d. arkivleiar, arkivansvarleg, 

depotansvarleg og It-ansvarleg. Eksterne leverandørar 

vil vere grupper utanfor kommuneorganisasjonen. Det vil 

først og fremst vere kommunearkivinstitusjonane, men ein kan 

tenke seg at også t.d. Arkivverket og Datatilsynet vil kunne 

fungere som eksterne leverandørar. 

Hovudregelen vil vere at kvar kommune har ein arkivplan 

(uniplan), men det er også lagt til rette for at fylkeskommunar 

eller større byar, som t.d. Bergen skal kunne ha fleire arkivplanar 

(multiplan). Dette velgjer kommunane sjølv. 


STATUS OG VIDARE ARBEID 

I skrivande stund er programvaren utvikla. Denne vil verte 

presentert på KAI-konferansen i Lillehammer 5. september. 

Då vil også kommunar som er knytta til ein kommunearkivinstitusjon 

kunne starte arbeidet med å implementere arkivplanen 

hjå seg. Sjølv om arbeidet med å utforme programvaren er 

ferdig, så er arbeidet med strukturen på langt nær ferdig. Det 

vil verte etablert eit forum med utspring i det kommunale 

arkivmiljøet som skal kunne ta seg av oppdatering basert på 

m.a. attendemelding i frå brukarane i kommunane. I løpet av 

hausten vil det også verte klar ein brukarmanual for systemet. 

Det kommunale arkivmiljøet vil også arbeide med å utarbeide 

ein kurspakke for implementering av planen i kommunane. 

Tilknytta planen er også eit såkalla "samhandlingsrom". 

Dette "rommet" kan nyttast til tenester som ikkje er direkte 

knytta til arkivplanarbeidet. Her vil det t.d. verte oppretta 

diskusjons- og informasjonsforum. Her vil også bli lagt ulik type 

arkivrelatert informasjon som skal kunne lastast ned av 

kommunane. Rommet vil også m.a. kunne nyttast til e-læring 

dersom ein ynskjer det. 

ARKIVPLAN OGSÅ FOR STATSFORVALTNINGA 

For å sikre at det faglege innhaldet i planen held mål, har 

Riksarkivet heile vegen blitt underretta om det arbeidet som 

er gjort i utviklinga av planen. Det er også samtalar mellom 

Riksarkivet og Nexus Group AS for å få til noko liknande for 

statsforvaltninga. Det vil naturleg nok vere ein fordel dersom 

ein kan få ein felles mal for arkivplan i heile offentleg sektor. 

Ein av hovudgevinstane med den elektroniske arkivplanen er 

at ein lettare vil kunne dra vekslar på erfaringar og arbeid gjort 

i andre offentlege organ. Skal ein t.d. innføre elektronisk 

arkivering, så kan ein søke fram arkivplanen til ein kommune 

eller eit anna offentleg organ. Dess fleire offentlege organ 

som knyttar seg til denne nettbaserte arkivplanen, dess større 

vil nytteverdien verte. • 

BRUKER 

Web, Windows, PDA, Mobil 

Brukergrensesnitt INTERAKTIVITET 

Abstraksjon 

Webservices - XML, SOAP 

Forretningslogikk FUNKSJONALITET 

Abstraksjon 

Innhold 

SQL 

DATABASER

Dette er slik opningsbiletet vil sjå 

ut for bruker av arkivplanen 

Utviklingsgruppa 

Dette er slik arkivpålanen vil sjå ut for administrator av arkivplanen 


IKA VEST-AGDER 

T EKST: RÅDGIVER BJØRN TORE ROSENDAHL 

På Arkivenes dag tok IKAVA utgangspunkt i sykehusene som 

eksisterer i dag og presenterte på montere hvordan de gjennom 

tidene har skiftet eierskap. De fleste husker nok at det 

var fylkeskommunene som eide sykehusene før 

Staten overtok dem i 2002. Derimot er det sikkert 

ikke så mange som vet at det flere steder 

var kommunene som opprettet sykehusene 

og drev dem til langt inn på 1950-tallet. Vær 

derfor ikke overrasket om du skulle finne sykehusarkiver 

i et kommunearkiv nær deg! 

Foto: Steinar Marvik 


ARKIVENES DAG 2003: KOMMUNALE HELSEARKIVER 

STOR FORTID – USIKKER FREMTID 

Arkivenes dag ble i år arrangert 8. november. Landet rundt var hovedtemaet for dagen helse, siden det 

offentlige helsevesenet feirer sitt 400-års jubileum i 2003. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) 

markerte dagen med en presentasjon av sykehusenes historie i Vest-Agder. 

I Vest-Agder ble sykehusene i 1955 overtatt av 

en interkommunal ordning som het Vest-Agder 

sjukehuslag, før de kom inn under Vest--Agder 

fylke sine vinger i 1964. Da fylkeskommunen 

ble opprettet som et eget forvaltningsnivå i 

1976, fulgte sykehusene med. Som illustrasjon 

på disse hopp i forvaltningsnivåer, presenterte 

vi på Arkivenes dag enkeltdokumenter som vis- 

Artikkelforfatter Bjørn Tore Rosendahl 

te overgangen mellom de ulike eierne. Vår tanke var for det 

første å gi et eksempel på ett av mange tilbud i velferdstaten 

som har startet opp i kommunene før staten har overtatt oppgaven. 

For det andre ville vi vise at det ikke er noe nytt å skifte 

forvaltningsnivå og eierskap som middel for å effektivisere 

sykehusdriften. 

Til slutt ønsket vi å informere hvordan arkivmateriale etter 

sykehusene blir tatt vare på og oppbevart. Dettte kan være av 

interesse for fagfolk som skal bruke arkivene til forskning, 

eller for vanlige folk som er interessert i å lese sin pasientjournal 

fra mange år tilbake. Da må man vite hvor man skal 

henvende seg. Men på Arkivenes dag kunne vi dessverre ikke 

gi noe klart svar om hvem som har ansvar for å ordne, oppbevare 

og tilgjengeliggjøre disse store mengdene med verdifullt 

arkivmateriale. I stedet må vi vente utålmodig på at det 

skal tas en endelig avgjørelse på hva som skal skje med 

sykehusarkivene – derav den usikre fremtiden. • 

ØIKA 

PÅ 

OSLOTUR

ØSTFOLD 

INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP 

OSLOTUR 8. OKTOBER 2003 

For å bli bedre kjent med hverandre arrangerte vi tur til Oslo byarkiv og Munchmuseet den 8. oktober 

for alle våre medlemmer. Oppslutningen om turen var det ikke noe å utsette på, vi var 32 personer som 

dro av gårde. Byarkivar Bjørn Bering og seksjonsleder Tore Somdal-Åmodt ga oss en orientering om hvilke 

utfordringer kommunen står ovenfor i nærmeste fremtid. Kassasjonsproblematikk rundt håndtering 

av de enorme massene med papirdokumenter som er skapt og som fortsatt skapes i Oslo kommune, og 

bevaring av digitale arkiv. Vi fikk også en omvisning i magasinene og litt informasjon om hvordan arkivmateriale 

kan bli brukt i en depotinstitusjon.Etter dette reiste vi til Munchmuseet der vi spiste lunsj og 

fikk en kjempeflott omvisning i museet. Vi vil takke alle som var med på turen for en kjempeflott dag og 

for alle de fine tilbakemeldingene vi har fått etter turen. 

DEPOT 

Styret har vedtatt at en prosjektgruppe skal begynne å arbeide med å utarbeide en detaljert plan for 

opprettelse av depot i Østfold. Prosjektgruppen begynner sitt arbeid i løpet av høsten. De som er med i 

prosjektgruppen er: 

• Wigdis Trømborg, Aremark kommune (arkiv) 

• Trine Gressum, Eidsberg kommune (styret) 

• Mona Ørseng, Sarpsborg kommune (arkiv) 

• Vemund Ukkelberg, Sarpsborg kommune (økonomi) 

• Randa Arntzen, Museumstjenesten Østfold fylkeskommune 

• Vigdis Bjørnstad, IKA Østfold 

ASTA 

Vi har nå fått installert katalogiseringsprogrammet Asta, og tilbyr nå våre medlemmer til å ta kontakt 

med oss dersom de ønsker å få registrert ikke-aktive arkiver i Asta. 

INNBINDINGSTJENESTE 

Vi minner om vår innbindingstjeneste til våre medlemmer. Ta kontakt for nærmere avtale når dere har 

behov for dette. 

INTERKOMMUNALT ARKIV FOR 

BUSKERUD, VESTFOLD OG TELEMARK IKS 

IKA KONGSBERG 

Årets kontaktseminar ble holdt i uke 39. Dessverre var påmeldingen ikke så veldig høy, men kvaliteten 

var dessto bedre. 

Serien med kurser for arkivledere ble innledet på Kongsberg 13.-14.oktober med temaet "Arkivlederrollen". 

Dette er et samarbeid mellom Aust-Agder-Arkivet, IKA Vest-Agder og IKA Kongsberg med 

5 samlinger fram til neste vår. 

Vårt eget arkivlederkurs ble holdt på Statsarkivet den 29.oktober. June Wahl har laget "Hvordan oppfylle 

hovedkravene i personopplysningsloven. En veiledning for kommunene". Møtet hadde form av et 

høringsmøte. 

Hjemmesidene våre har fått en god mottakelse og fungerer både som informasjon om aktiviteter og 

en lenke til større faglig innsikt. Vi arbeider nå med å få lagt ut katalogopplysninger fra de arkiver som 

er registrert i Asta. 

Vår oppgave som arkivdepot har gjort at vi har fått et nytt arbeidsfelt i betjening av arkiver både over 

telefon og gjennom besøk av "lesesals"-gjester. I det hele tatt har formidling av arkiver kommet på 

dagsorden i en helt annen grad enn bare for noen år siden. Planene om å legge ut katalogopplysninger 

på våre hjemmesider er en del av denne nye formidlings-tanken. En annen side er "Arkivenes Dag" som 

i år var den 8.november. Temaet var "helse" og vi hadde en presentasjon sammen med Statsarkivet i 

Kongsberg. 

Arbeidet med elektronisk arkivplan er kommet så langt at vi går i gang med å aktivere de første 

kommunene så snart som mulig. 

Vi startet i vår med regionale samlinger for kommunene. Dette har vært en ubetinget suksess. 

Til nå har vi holdt opp imot tjue samlinger med godt oppmøte på alle samlingene. Å kunne møtes i 

mindre fora gjerne sammen med saksbehandlere har vært nyttig. Denne møteformen jobber vi aktivt 

med å opprettholde for medlemmene våre. 

Adresse: 

Postboks 220, 1702 Sarpsborg 

Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar 

Pedersensv. 39, 1706 Sarpsborg 

Tlf: 69 11 70 00 

E-post: 

ika.postmottak@ostfold-f.kommune.no 

Personale: 

Vigdis Bjørnstad, daglig leder 

Tlf: 69 11 73 36 Mobil: 906 414 89 

E-post: 

vigdis.bjornstad@ostfold-f.kommune.no 

Lene-Kari Bjerketvedt, arkivfaglig kons. 

Tlf: 69 11 73 37Mobil: 958 94 291 

E-post: 

lene.kari.bjerketvedt@ostfoldf.kommune.no 

Medlemskommuner: 

Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler, 

Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog, 

Råde, Sarpsborg, Skiptvet, 

Spydeberg, Trøgstad, 

Våler og Østfold fylkeskommune 

Adresse: 

Nansensgate 1, 3616 Kongsberg 

Tlf.: 32 86 63 78 Faks: 32 72 49 54 

E-post: postmottak@ikakongsberg.no 

Personale: 

Wenche Risdal Osen, daglig leder 

Tlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615 

E-post: wenche@ikakongsberg.no 

Torleif Lind, arkivkonsulent 

Tlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635 

E-post: torleif@ikakongsberg.no 

Ina Halle-Knutzen, arkivkonsulent 

Tlf.: 32 86 63 86 Mob.: 481 75 837 

E-post: ina@ikakongsberg.no 

June Wahl, arkivkonsulent 

Tlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57 

E-post: june@ikakongsberg.no 

Steinar Marvik, arkivkonsulent 

Tlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627 

E-post: steinar@ikakongsberg.no 

Gunnar Aulesjord, sekretær, 

Tlf.: 32 86 63 78 

E-post: gunnar@ikakongsberg.no 

Torfinn Fønset Tlf.: 32 86 63 78 


Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hole, 

Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker, 

Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag, 

Røyken, Sigdal, Øvre Eiker, Hof, 

Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, 

Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg, 

Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden, 

Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, 

Buskerud fylkeskommune 

25

Adresse: 

Ekspedisjon og lesesal på Langsæ: 

Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal 

Tlf.:37073500, Faks: 37073501 

E-post: postmottak@aa-arkivet.no 

Nettsted: www.aa-arkivet.no 

Åpningstider: 

Ekspedisjon: Man-fre: 8-15 

Lesesalen: 15.9-14.5 

Ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20 

Lesesal 15.5.-14.9: ma-fr: 9-15. 

Personale: 

Kjell-Olav Masdalen, styrer 

Brit Østerud, bibl./leder formidl.avd. 

Ann Carol Endresen, sekr. 

Anne Møretrø, sekr. 

Kjell Knudsen, arkivar 

Anne Tone Aanby, arkivar (p.t. i bokprosj.) 

Berit Stie avd.leder depot og veiledn. 

Vidar Hauge, ikt-arkivar 

Tore Knutsen, fototgraf 

Bård Chr. Raustøl, arkivar 

Gro Stormoen Nilsen, registrator 

Claus Å. Gramm, bokbinder 

Ismail Rafieh, bokbinder 

Hanne Kaastrup, bokbinderlærling. 

Engasjementer: 

Anette Walmann, arkivar 

Jerry Aas, ekstrahjelp ordningsarbeid 

Gustav Sætra, bokprosjekt 


Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle, 

Evje og Hornes, Froland, Gjerstad, 

Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, 

Valle, Vegårshei, Åmli, 

Aust-Agder fylkeskommune 

Adresse: 

Märthas vei 1, 4633 Kristiansand 

Tlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92 

E-post: ikava@ikava.va.no 

Hjemmeside: www.ikava.no 

Personale: 

Kjetil Reithaug, arkivsjef 

E-post: reithaug@ikava.va.no 

Bjørn Tore Rosendahl, rådgiver 

E-post: rosendahl@ikava.va.no 


Audnedal, Farsund, Flekkefjord, 

Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal, 

Lindesnes, Lyngdal, Mandal, 

Marnardal, Sirdal, Songdalen, 

Søgne, Vennesla, 

Åseral, Vest-Agder fylkeskommune 


INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER 

AUST-AGDER-ARKIVET 

NY ORGANISASJON – NYE MEDARBEIDERE 

Fra og med 1. september 2003 er vi formelt omorganisert til Aust-Agder kulturhistoriske senter, avd. Aust- 

Agder-Arkivet. Aust-Agder-Arkivet ble formelt etablert som interkommunalt arkivdepot for papirbaserte og 

elektroniske arkiv fra og med 1.mai 2003. I den forbindelse ble opprettet en arkivarstilling og en registratorstilling. 

Bård Chr. Raustøl ble tilsatt i arkivarstillingen fra 1.august i år, foreløpig i 50% stilling inntil hovedfag historie 

er forventet avsluttet sommeren 2004. 

Gro Stormoen Nilsen starter i 100% registratorstilling 1. november. 

Vi har til nå mottatt ca 3000 hm kommunalt/fylkeskommunalt arkivmateriale. 

ARKIVENES DAG 

Aust-Agder-Arkivet markerer arkivenes dag søndag den 9. november med "åpent hus", foredrag og utstillinger, 

tema er helse. Se for øvrig nettstedet vårt: www.aa-arkivet.no. 

ARKIVKURS HØSTEN 2003 

Arkivlederkurset som arrangeres i samarbeid med Interkommunalt Arkiv i Kongsberg og i Vest-Agder startet 

13. oktober. Kurset vil gå over 5 moduler og avsluttes juni 2004. 

Ellers er høsten viet til kurs i periodisering og bortsetting og trinn II i forvaltningsloven og offentlighetsloven. 

Se for øvrig kurssiden. 

INTERKOMMUNALT ARKIV I 

VEST-AGDER 

NYTT STYRE IKAVA IKS 

Den 29. august valgte representantskapet i IKAVA IKS styre for det nye selskapet. Den eneste endringen fra 

forrige styre var at styreleder gjennom syv år, formannskapssekretær i Mandal kommune Inger Marie 

Pedersen, takket for seg. Vi fikk derfor ny styreleder, spesialrådgiver Tore Gullichsen, også han fra Mandal. 

Pedersen har ledet oss trygt og støtt gjennom mange år og har en stor del av æren for at IKAVA har vært en 

organisasjon med sunn økonomi og realistiske fremtidsplaner. Vi takker for innsatsen og ønsker den nye 

styrelederen og det "nye" styret velkommen. 

INTERKOMMUNALT SELSKAP 

Vi har nå avholdt det siste representantskapsmøtet for IKAVA IKS i 2003. Nytt styre er valgt og budsjett er 

spikret for 2005. Det bør ikke bety store endringer for kommunene, men nå er i hvert fall Lov om interkommunale 

selskaper fulgt opp. 

PERSONALE 

Martin Rødland har vært engasjert i flere perioder for ordning av diverse eldre arkiver. Flere av medlemskommunene 

har takket ja til tilbud om ekstra ordningsarbeid mot betaling. Det er naturlig nok det største 

medlemmet Kristiansand som har benyttet muligheten mest aktivt, men flere av de andre har også benyttet 

sjansen. Vi har nå oppdrag for Martin til ut i 2004. 

KURS SEMINAR 

Vi har avviklet et godt besøkt seminar om Offentlighetslovens praktisering i kommunene, med blant annet 

innlegg fra fylkesmannen og sjefredaktøren i regionavisen Fædrelandsvennen. Torsdag 27. november holder 

vi seminar om elektroniske eiendomsarkiver. Vi håper at disse seminarene vil bli fulgt av andre spesialkurs og 

seminarer i 2004.


ROGALAND IKS 

DEPOT 

Vi har nå mottatt alt arkivmateriale som i første omgang er avtalt deponert. Det utgjør ca 2500 hyllemeter. 

I tillegg kommer det personsensitive materialet (ca 171 hm). Vi har også mottatt materiale fra Karmøy 

kommune, selv om de blir IKA-medlem først i 2004. Rogaland fylkeskommune skal også benytte vårt 

depot, omfanget her er fremdeles noe uklart. Pågangen både fra kommunene og fra publikum er merkbar, 

og vi ser på dette året som er forsøksår med tanke på rutiner og arbeidsfordeling internt. 

ARKIVPLAN.NO 

Denne høsten har vi arbeidet mye med å klargjøre den elektroniske arkivplanen for våre medlemskommuner. 

Vi er nå i sluttfasen på arbeidet med å legge inn standardmalene som våre kommuner kan benytte, og 

deretter kan arbeidet med å tilpasse arkivplanen starte i den enkelte kommune. Vi skal ha en grundig presentasjon 

av arkivplan.no på kontaktkonferansen vår i november. Forhåpentligvis vil alle medlemskommunene 

våre komme til å benytte den elektroniske arkivplanen. 

KURS OG KONTAKTKONFERANSE 

Dessverre har vi måttet avlyse det ene grunnkurset (del 3) denne høsten, grunnet for liten påmelding. Men 

når det gjelder våre spesialkurs har pågangen vært så stor at vi faktisk har måttet sette opp ekstra kurs, 

det er særlig kurs om elevarkiv som har vært populære. Ellers har vi holdt kurs om arkiver i barnehager, og 

om periodisering. Årets kontaktkonferanse blir holdt 6. november (normalt holdes den på våren, men 

grunnet stor kursaktivitet da, valgte vi å flytte den til høsten). I år er temaet todelt, vi skal orientere om 

depotet vårt samt ha omvisning der, og vi skal gjennomgå den nye elektroniske arkivplanmalen. 

MEDLEMSKOMMUNER 

Vi har gleden av å ønske Karmøy kommune velkommen som medlem med virkning fra 2004, kommunen 

har ca 30 000 innbyggere og har i mange år hatt egen kommunearkivar. Rogaland Fylkeskommune har 

sagt opp sitt ordinære medlemskap, og inngått et såkalt redusert medlemskap fom. 01.07.03. For en fast 

avtalt årlig sum får de delta på kurs til medlemspris, men utover det må de betale konsulentpris på tjenester 

(p.t. kr. 900,-pr. time). 


HORDALAND IKS 

HEIMESIDE 

HURRA! No har også IKAH fått eigne heimesider! På adressa www.hordarkiv.hl.no kan de finne 

informasjon om eldre kommunearkiv og kommunal historie, om kva for personregister vi oppbevarer 

for kommunane og om kurs og andre tenester vi kan tilby. Vi har lagt ut arkivliste over dei eldre arkiva 

til nokre kommunar, og fleire arkivlister vil kome etter kvart. 

ARKIVKURS FOR GRUNNSKULEN, FOR BARNEHAGEN OG FOR SOSIALTENESTA 

I oktober og november vil vi arrangere arkivkurs for grunnskulen, for barnehagen og for sosialtenesta 

fleire stader i fylket vårt. Det er dei nye arkivrettleiingane for desse fagområda, skrivne av Gunnar Yttri 

og Torun Soknes, som dannar basis for kursa. 

Om lag 340 deltakarar til saman er påmeldt på desse kursa. Dei første starta 13. oktober og kursserien 

avluttes med Arkivkurs for grunnskulen 18. november og Arkivkurs for barnehagen 19. november, 

begge i Bergen. 


Vi har starta opp med arkivplanarbeid i Elektronisk arkivplan. Kommunane Radøy og Meland er 

pilotkommunar for prosjektet og vil få utarbeidd ein elektronisk arkivplan for kommunen. I tillegg 

vil IKAH få utvikla ein mal som kan vere ein nyttig reiskap i arbeidet med å lage elektronisk arkivplan 

for dei andre kommunane. 

IKA 

Adresse: 

Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger 

Tlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40 

E-post: epost@ikarogaland.no 

Internett: http://www.ikarogaland.no 

Personale: 

Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent 

Tlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397 

E-post: 

annelise.kirkerud@ikarogaland.no 

Vigdis Bergstad, arkivsjef 

Tlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712 

E-post: vigdis.bergstad@ikarogaland.no 

Sigve Espeland, arkivkonsulent 

Tlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965 

E-post: sigve.espeland@ikarogaland.no 

Gerd Hertaas, arkivsekretær 

Tlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025 

Anja Meybohm Næss Midlertidig stilling 

Tlf: 51 50 12 85 

Hallgeir Olsen, arkivkonsulent 

Tlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822 

E-post: hallgeir.olsen@ikarogaland.no 


Bjerkreim, Bokn, Eigersund, 

Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, 

Hå, Klepp, Kvitsøy,Lund, Randaberg, 

Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, 

Sola,Suldal, Time, Tysvær, Utsira, 

Vindafjord, Ølen 

Nye interkommunale selskaper: 

Ryfylke Miljøverk IKS, Dalane Miljøverk 

IKS, Interkommunalt Vann-, Avløp- og 

Renovasjonsverk IVAR 

Adresse: 

Årstadveien 22, 5009 Bergen 

Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95 

E-post: ika@hordarkiv.kl.no 

Heimeside: www.hordarkiv.hl.no 

Personale: 

Jorunn Dobbe, konstituert arkivsjef 

Tel. 55 30 60 91 

E-post: jorunn.dobbe@hordarkiv.hl.no 

Jan Tore Helle, arkivar Tlf. 55 30 60 90 

E-post: jan.tore.helle@hordarkiv.hl.no 

Randi Krüger, arkivkonsulent 

Tlf. 55 30 60 90 

E-post: randi.krueger@hordarkiv.hl.no 

Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent 

Tlf. 55 30 60 93 

E-post: aase.stroemme@hordarkiv.hl.no 

Gudmund Valderhaug, permisjon 

Medlemskommunar: 

Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo, 

Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa, 

Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad, 

Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, 

Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger, 

Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang, 

Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden 


Adresse: 

Interkommunalt arkiv Trøndelag iks 

Tlf: 73 50 18 93 

Postboks 2825 Elgeseter 

7432 TRONDHEIM 

Besøksadresse: Maskinistgata 1 

(Varelevering: kjørebru G) 

7042 TRONDHEIM 

www.ika-trondelag.no 

Personale: 

Kari Remseth, daglig leder 

tlf: 73 50 18 90 / 92 60 61 18 

e-post: kari.remseth@ika-trondelag.no 

Morten Johansen, arkivkonsulent 

tlf: 73 50 18 92 / 97 10 20 09 

e-post: 

morten.johansen@ika-trondelag.no 

Gro Merete Løkvoll, arkivkonsulent 

tlf: 73 50 18 92 / 90 04 58 99 

e-post: gro.lokvoll@ika-trondelag.no 

Ståle Prestøy, IKT-rådgiver 

tlf: 73 50 18 92 / 90 05 57 08 

Jens Rønning, arkivar/ rådgiver 

tlf: 73 50 18 93 / 92 28 73 51 

e-post: jens.ronning@ika-trondelag.no 


Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra, 

Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger, 

Lierne, Malvik, Melhus, Meråker, Midtre 

Gauldal, Mosvik, Oppdal, Orkdal, Selbu, 

Skaun, Steinkjer, Stjørdal, Tydal, Verdal, 

Ørland 

Adresse hovudkontor: 

Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund 

Tlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26 

postmottak.kristiansund@ikamr.no 

Heimeside: http://www.ikamr.no/ 

Adresse avdelingskontor: 

Rådhuset, Kaibakken 2, 

6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39 

E-post: torun.soknes@ikamr.no 

Personale: 

Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar 

Mob: 971 88 903 

E-post: arnt.ola.fidjestol@ikamr.no 

Torun Segtnan Soknes, arkivkonsulent 

E-post: torun.soknes@ikamr.no 

Mads Langnes, arkivkonsulent 

E-post: mads.langnes@ikamr.no 

Rolf Petter Waage, IKT-arkivar 

E-post: rolf.petter.waage@ikamr.no 

Medlemskommunar: 

Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes, 

Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund, 

Midsund, Nesset, Norddal, Rauma, 

Rindal, Sande, Sandøy, Skodje, Smøla, 

Stordal, Stranda, Sula, Sunndal, 

Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna , 

Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda, 

Ørskog, Ørsta, 

Møre og Romsdal fylkeskommune 



TRØNDELAG IKS 

GENERELT 

IKA Trøndelag iks har begynt å finne seg til rette Universitetsbibliotekets lokaler på DORA. Publikum har tatt i 

bruk lesesalen, maskinparken er klar for deponering av elektronisk materiale, magasinet fungerer godt og 

hjemmesidene er oppdaterte med kontaktinformasjon og diskusjonsforum. 

ARBEIDSOPPGAVER 

Depot for mottak og testing av elektroniske arkiver er etablert. Arbeidet med å kartlegge de ulike fagsystemene 

som er i bruk i våre medlemskommuner er i gang. 

Når det gjelder papirbaserte arkiver har vi fått inn omkring 1300 hyllemeter fra kommunene hittil i år. Vi planlegger 

å få samlet inn resten av det materialet som er modent for avlevering, samt arkiver med personsensitivt 

materiale innen utgangen av året. Arkiver tilhørende Hemne, Midtre Gauldal, Stjørdal og Orkdal, er under 

ordning. Når det gjelder kurs, er dette de foreløpige planene for resten av året; Bevaring og kassasjon, Krav til 

elektroniske arkiver/Noark-4, Kurs for skoler og barnehager i Inderøy kommune, – rutiner i bruk av elektroniske 

skjema og web-basert arkivplan 

PERSONALET 

Gro Merete Løkvoll kom tilbake etter svangerskapspermisjon i september. Vi har heldigvis fått ytterligere styrket 

bemanningen med Kristian Kjørstad, som avtjener siviltjeneste hos oss frem til mai neste år, og Lin Øiesvold 

som arbeider med ordningen av Hemne kommunes arkiv som prosjekt. Lin kommer opprinnelig fra Røldal; en 

liten fjellbygd helt sør i Hordaland. I januar 2000 flyttet hun fra Stavanger til Trondheim for å fullføre studiene 

med hovedfag i historie. Etter to år på Dragvoll var hun ferdig Cand. Philol, og klar for arbeidslivet. Først jobbet 

hun på Ark Bruns bokhandel og etter det på Statsarkivet i Trondheim. Nå har hun jobbet i IKA Trøndelag i 

en uke, og trives godt med det. Morten Johansen skal arbeide i IKA Trøndelag frem til årsskiftet da permisjonen 

fra Trondheim Byarkiv avsluttes. 


MØRE OG ROMSDAL IKS 

ARKIVDEPOT 

Arbeidet er no i gang med å bygge nytt arkivdepot for medlemskommunane. Depotet skal vere innflyttingsklart 

til nyttårsskiftet, og skal femne om både elektroniske- og papirbaserte arkiv. 12 kommunar avleverer 

både elektroniske- og papirbaserte arkiv, medan 8 avleverer sine elektroniske arkiv. 


IKA Møre og Romsdal har prosjektleiaransvar for utarbeiding av elektronisk arkivplan. Seksten kommunearkivinstitusjonar 

er med i prosjektet. For meir informasjon, les artikkel lenger framme i bladet. 

AVLEVERINGSPROSJEKTET – PERSONARKIV 

Nokre kommunar har avlevert ein del personarkiv til IKA i løpet av siste halvåret, og fleire står for tur med 

det første. 

ARKIVPLAN 

Selskapet tek for tida del i arkivplanarbeidet i åtte kommunar. 

KURS OG INFORMASJONSVERKSEMD 

I løpet av hausten held vi fem regionvise faggruppemøte kring om i fylket. Tema for møta vil omhandle 

elektronisk arkivplan, avlevering av elektronisk arkivmateriale, periodisering, arbeids- og dokumentflyt og 

arbeidet med eldre arkiv og heimesida til IKA. 

ELDRE ARKIV 

Dei eldre arkiva til kommunane Surnadal og Rauma har vorte ordna, registrerte og katalogiserte. 

Ein er også i gang med det eldre arkivet til Vanylven kommune. 

HEIMESIDA PÅ INTERNETT 

På heimesida vår har me no lagt ut søkbare arkivkatalogar over det registrerte eldre materialet. 

Der finn ein også bilete frå ordningsarbeidet i eit biletarkiv.

FYLKESARKIVET I 

SOGN OG FJORDANE 

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturverninstitusjon som arbeidar med 

vern og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Formidlingsverksemda til Fylkesarkivet skjer via 

internett, www.sffarkiv.no, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet 

sitt eige tidsskrift, Kjelda. Kommunearkivordninga er ein av fagavdelingane ved Fylkesarkivet, og 

arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. 

AKTUELT FRÅ KOMMUNEARKIVORDNINGA 

I haust vil kommunearkivordninga gjennomføre arkivkurs for dei som arbeidar innan sosialsektoren 

i kommunane. Utgangspunktet for dette kurset vil vere arkivrettleiing for sosialkontor som 

kom i vår. I samband med at Fylkesarkivet oppbevarar personregistermateriale for kommunane, vil 

vi halde eit kurs i avlevering av personregister i haust og gjennomføre ein innsamlingsrunde på 

vårparten. Kommunearkivordninga vil også arrangere regionale samlingar for arkivleiarar. Ved desse 

samlingane vil vi diskutere ulike tema, men hovudfokuset vil vere førebuing til årsplan for 2004. 

Fleire av kommunane i Sogn og Fjordane skal periodisere arkiva sine ved årsskiftet, og i samband 

med periodisering arbeider fleire kommunar med overgang til nytt sak-/arkivsystem. Desse to tinga 

vil vere ei viktig arbeidsoppgåve for kommunearkivordninga fram mot årsskiftet. 

Kommunearkivordninga arbeider kontinuerleg med problemstillingar knytt til elektroniske arkiv, 

og i hovudsak avlevering av elektroniske arkiv. Eit anna viktig arbeidsfelt er arkivplan på internett 

som i fleire år har vore eit utviklingsprosjekt for kommunearkivordninga. Vi er no glade for at dette 

arbeidet no er knytt opp mot arkivplan.no, fellesprosjektet der alle kommunearkivinstitusjonane 

deltek.Arbeid med eldre arkiv er ei av hovudoppgåvene til kommunearkivordninga, og det vil vere 

eit sterkt fokus på dette arbeidet frametter. 

ARKIV I 

NORDLAND 

IKAN er en interkommunal samarbeidsordning, organisert etter § 27 i kommuneloven. IKAN 

ledes av et styre, valgt av representantskapet der alle medlemmene kan delta. Kommuner og 

interkommunale selskap kan bli medlem. I dag er 21 kommuner og ett selskap medlem i IKAN. 

IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN) som er en driftsenhet ved 

kulturetaten i Nordland fylkeskommune. AiN yter i tillegg arkivfaglige tjenester til fylkeskommunen 

og privat sektor i Nordland, og rommer også Stadnamnprosjektet i Nordland. AiN har 

sete ved Høgskolen i Bodø hvor institusjonen disponerer kontorlokaler og to arkivmagasiner. 

Stadnamnprosjektet har sete i Bø i Vesterålen. AiN har til sammen åtte ansatte, og leder for AiN 

er også leder for IKAN. IKAN kjøper tjenester tilsvarende ca. to årsverk fra AiN og disponerer 

arkivmagasin etter behov. 

NYE MEDLEMSKOMMUNER 

IKAN er for tiden aktivt ute og rekrutterer nye medlemskommuner. Nordland er et stort fylke, 

med 45 kommuner, og til nå er 21 kommet inn i "folden". Våre tjenester utvides stadig, og vi har 

stor tiltro til at bl.a. tilbudet om "arkivplan på nett" er ei gulrot i forhold til medlemsverving. 

KURS. IKAN vil i løpet av høsten holde kurs i generell arkivdanning med K-koder, og kurs spesielt 

tilrettelagt for barnehage, skole og vgs. Disse to kursdagene holdes i tre regioner, Nordfylket, 

Salten og Sørfylket. 

ARBEIDSOPPGAVER. IKAN har i disse dager den årlige revideringen av handlingsplanen vår. Vi 

vil i året som kommer sette spesielt fokus på arkivplan på nett, langtidslagring av elektroniske 

arkiv og manuelle personregistre. 

ARKIVENES DAG. I år er det 400-års jubileum for det offentlige helsevesen i Norge, og dette er 

tema for årets "Arkivenes dag". IKAN setter fokus på tuberkulosens historie i Nordland, og da 

spesielt på Vensmoen Tuberkulosesanatorium. Markeringen skjer med utstilling og kåseri. 

PERSONALET 

Mangeårig fylkesarkivar ved AiN, Ketil J. Alsos, har fått tilbud om stillingen som privatarkivar ved 

AiN. Stillingen som privatarkivar er et vikariat etter Inge Strand, som fungerer som leder ved AiN 

i Svein Fygles permisjon. Hvis Alsos tar stillingen, vil vikariatet som fylkesarkivar bli lyst ut. 

Adresse: Fylkesarkivet i 

Sogn og Fjordane, 

Askedalen 2, 6863 Leikanger 

Tlf: 57656400 

Faks: 57656101 

E-post: postmottak.sffarkiv@sf-f.kommune.no 

Tilsette: 

Gunnar Urtegaard, fylkesarkivar, tlf 57656401, 

e-post gunnar.urtegaard@sf-f.kommune.no 

Randi Melvær, sekretær/stadnamn, 

tlf: 57656400, 

e-post: randi.melvar@sf-f.kommune.no 

Oddvar Natvik, utvandring/pers.data/fotovern, 

tlf: 57656405, e: oddvar.natvik@sf-f.kommune.no 

Hermund Kleppa, Kulturhistorisk Atlas og 

Leksikon, møtebokregister, tlf: 57656402, 

e-post: hermund.kleppa@sf-f.kommune.no 

Anders Gjerde, møtebokregister, tlf: 5765 6413 

e-post: anders.gjerde@sf-f.kommune.no 

Øystein Åsnes, musikkarkivar, tlf 57656404 , 

e-post: oystein.asnes@sf-f.kommune.no 

Snorre Øverbø, arkivar - privatarkiv, tlf:57656403, 

e-post: snorre.d.overbo@sf-f.kommune.no 

Karianne Schmidt Vindenes, arkivar - 

kommunale arkiv, tlf: 57656406, e-post: 

karianne.schmidt.vindenes@sf-f.kommune.no 

Ole Stian Hovland, arkivar - kommunale 

arkiv, tlf: 57656409, 

e-post: ole.stian.hovland@sf-f.kommune.no 

Gunnar Yttri, arkivar - fylkeskommunale 

arkiv, tlf: 57656408, 

e-post: gunnar.yttri@sf-f.kommune.no 

Berit Selseng, registrator, tlf: 57656407, 

e-post: berit.selseng@sf-f.kommune.no 

Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar, tlf: 57865124, 

e-post: arild.repen@sf-f.kommune.no 

Kjerstin Risnes, ordning privatarkiv, møtebokregister 

(engasjement), tlf: 57 65 64 00 

e-post: kjerstin.risnes@sf-f.kommune.no 

Medlemskomm. i kommunearkivorninga: 

Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger, Eid, 

Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, 

Hornindal, Hyllestad, Høyanger, Jølster, 

Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal, Selje, 

Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy, Årdal, 

Sogn og Fjordane fylkeskommune. 

Adresse: 

Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø 

Tlf.nr. 75 51 75 77 

Telefaks 75 51 75 78 

E-post: ain@hibo.no 

Hjemmeside: http://ain.hibo.no 

Ansatte 

Inge Strand, leder 

Ketil J. Alsos, arkivar 

Kari A. Kleve, arkivar 

Nansy M. Schulzki, arkivar 

Hege Sofie Bull, arkivar/it-ansvarlig 

Tone-Lise Fische, arkivar 

Ellen Moland, ansatt i engasjement 

Finn Myrvang, prosjektleder stadnamnprosjektet 

Hanne O. Johansen, sekretær 

Medlemskommuner i IKAN: 

Ballangen ,Beiarn ,Bodø, Dønna,Evenes, 

Fauske,Gildeskål , Grane, Hamarøy, 

Lurøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Røst, 

Saltdal, Skjerstad, Sørfold, Tjeldsund, 

Træna,Tysfjord, Værøy 

Interkommunalt selskap: 

Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL) 

29

Adresse: 

c/o Statsarkivet i Tromsø, 

9293 Tromsø 

Tlf: 77 67 69 80 Faks: 77 67 65 20 

E-post: interkom@online.no 

Hjemmeside: 

http://www.ikatroms.no 

Ansatte: 

Hilde E. Bjørnå , arkivsjef 

Mobil: 90 13 75 35 

E-post: hild-elv@online.no 

Harald H. Lindbach , arkivar 

Mobil: 91 81 33 15 

E-post: haraldli@online.no 

Frøydis Antonsen, arkivkonsulent 

Mobil: 91 81 06 49 

E-post: froydisa@online.no 

Solveig Olsen 

(arkivkonsulent - vikar) 

E-post: sol-o@online.no 


Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy, 

Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord, 

Gratangen, Harstad, Ibestad, 

Karlsøy, Kvænangen, Lavangen, 

Lenvik, Lyngen, Målselv, 

Nordreisa, Salangen, Storfjord, 

Sørreisa, Torsken, Tranøy 


Postadresse 

c/o Porsanger kommune, 

Rådhuset, 9712 Lakselv 

Kontoradresse 

Gamle herredshuset, 

Meierivn. 2, 9700 Lakselv 

Tlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60 

Telefaks 78 46 47 55 

E-post ika.finnmark@c2i.net 

Internett: 

http://home.c2i.net/ika.finnmark 

Personale 

Hege Sætrum Kenny, daglig leder 

Marion J. Sørensen, arkivkonsulent 

Medlemskommuner 

Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, 

Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok, 

Kvalsund, Loppa, Måsøy, Nordkapp, 

Porsanger,Unjargga - Nesseby, 

Vadsø, Vardø 


TROMS (IKAT) 

HJEMMESIDE PÅ INTERNETT 

IKAT sin hjemmeside er nå klar. Adressen er: www.ikatroms.no. Den er hovedsakelig laget for medlemskommunene, 

og vil bli bygget ut i takt med at nye tjenester kommer på plass. 

IKAT UTVIDER DEPOTTJENESTENE I 2004 

Det er nå klart for et nytt tjenestetilbud fra IKAT. Fra 2004 kan deltakende kommuner bruke IKAT som arkivdepot 

og overføre en rekke depotoppgaver til oss. Et tilbud som gir oversikt over priser og hvilke oppgaver 

som kan overføres, vil bli sendt alle medlemmer i høst. 

ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV 

Arkivmateriale fra Målselv, Trondenes/Harstad, Gáivuona/Kåfjord og Lyngen er for tiden inne til ordning. I 

løpet av kort tid vil arkiver bli hentet fra Berg, Salangen og Lavangen. 

ARBEID MED PERSONREGISTRE 

IKAT tar jevnlig imot avleveringer av kommunale personregistre, og ordningen fortsetter i samme spor. Det 

arbeides med å utvikle arkivfaglige rettledninger for alle kommunale arkivskapere som har personregistre. 

Rettledningene skal legges ut på våre nettsider. 

ARKIVPLANLEGGING 

IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad, Salangen og Lenvik kommuner. Gáivuona/Kåfjord, 

Lavangen, Bjarkøy og Sørreisa står på venteliste og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet. 

KURS OG OPPLÆRING 

Felleskursene vi tilbyr denne høsten vil ha arkiv i helse- og sosialsektor som tema. Kurset vil bli holdt i 

Tromsø, Nordreisa, Lenvik og Harstad. Oversikt over hvilke kurs som kan bestilles finnes på våre hjemmesider, 

og på kurstorget foran i bladet. 

ARKIVENES DAG 

IKAT vil i samarbeid med Harstad kommune, arrangere åpen dag i Harstads kommunearkiv i forbindelse 

med arkivenes dag 8. november. Det vil bli omvisning i lokalene, foredrag og utstilling. 


FINNMARK 

OMORGANISERING 

På årsmøte i representantskapet i vår ble det fattet vedtak om å utsette den planlagte omorganiseringen i 

påvente av lovendringsforslaget til lov om interkommunale selskaper som innebærer at plikten til å omorganisere 

kan falle bort. 

ARKIVOPPLÆRING 

Våren 2003 gjennomførte vi Grunnkurs Arkiv i 3 av våre medlemskommuner, Kvalsund, Porsanger og Loppa. 

Denne høsten står Berlevåg, Karasjok og Nordkapp for tur og da har alle IKAFs medlemskommuner gjennomført 

Grunnkurs i arkiv.I september arrangerte IKAF arkivkurs for skoler og barnehager (1 dag) og kurs i 

periodisering og personalarkiv (1 dag) på Skaidi for medlemskommunene i Vest-Finnmark og i Vadsø for våre 

kommuner i Øst-Finnmark. Arkivkurset for skoler og barnehager skal også holdes i Alta og muligens i 

Lebesby i løpet av høsten. 

ARKIVPLAN 

Karasjok kommune har i sommer (som den andre av våre medlemskommuner) vedtatt første del av sin arkivplan, 

nå gjenstår bare kartleggingsbiten. I løpet av oktober vil også Kvalsund kommune starte opp arkivplanarbeid. 

UTADRETTET VIRKSOMHET - NY HJEMMESIDE 

IKAF jobber for tiden med å utarbeide ny hjemmeside. Til dette arbeidet har vi fått assistanse fra Måsøy 

kommunes IT-konsulent, som lager siden for IKAF. Vi håper å ha hjemmesiden med innhold oppe å gå før jul. 

ABMU-SAMARBEID 

IKAF har samarbeidet med Porsanger museum og Biblioteket i Porsanger om å utarbeide en prosjektbeskrivelse 

i forbindelse med utlysning av midler til den kulturelle skolesekken. Søknad om midler er 

sendt og prosjektet har fått tittelen " På kryss og tvers av tre språk og tre kulturer".

AVIS AVIS 

UTKLIPP 

UTKLIPP 

Klippet fra Bergens Tidende 8. oktober 2003 



T EKST: MADS L ANGNES 

ORDENSREGLAR I VESTNES FRÅ 1899 

BREV FRÅ 1899 

Dei eldre, kommunale arkivsakene kan by på ein og annan 

godbit som kan få oss til å trekke på smilebandet. Dei siste 

par åra har IKA lagt ned ein del arbeide på å ordne, registrere 

og katalogisere det eldre kommunale arkivmaterialet 

frå Vestnes og tidlegare Tresfjord kommune i Romsdal. 

Korrespondanse og saksarkiva til heradstyret er dels veldig 

omfattande for einskilde år. Her finn me brev frå eit vidt 

spekter av avsendarar. Som eit døme på kva ein kan kome 

over i dette materialet, har eg funne fram eit brev som 

vart sendt til heradstyret i Vestnes i 1899. Brevet er underteikna 

av ei heil rekkje menn frå bygda, og inneheld eit 

framlegg til ordensreglar for heile eller delar av kommunen. 

Når ein les kva lovbrot dei ville ha seg fråbede, må 

ein undrast over kva tilstandar som herska i bygda. Her 

kan du lese nokre av paragrafane innsendarane ville ha 

innført i Vestnes: 

§ 1. 

Paa offentlig Vei, hvorunder i denne Vedtægt er indbefattet 

enhver Vei eller Adkomst, der er aaben for almindelig 

Færdsel, maa Opløb eller Sammenstimlen af Folk, hvorved 

den offentlige Orden forstyrres, eller Færdselen hemmes, 

ikke finde Sted. 

§ 2. 

Paa eller ved offentlig Vei maa ikke fortæres berusende 

Drikke eller foregaa Slagsmaal, Skrigen, Hujen, uanstændig 

eller høirøstet Sang eller anden larmerende, voldsom 

eller fornærmelig Adfærd, hvorved den offentlige Orden 

forstyrres, eller de Veifarende eller Omkringboende forulempes. 

Det er ligeledes forbudt paa eller ved offentlig Vei at spille 

Kort eller danse. 

§ 3. 

Uden fyldesgjørende Grund maa ingen banke paa anden 

Mands Port, Væg, Dør eller Vindu eller i eller udenfor 

anden Mands Bolig foretage andre Handlingar, hvorved 

Beboerne forstyrres eller skremmes eller forulempes. 

§ 4. 

Ved Minering saavelsom ved Omgang med Skydevaaben 

paa eller i Nærheden af offentlig Vei eller i Nærheden af 

beboede Hus, maa tilbørlig Forsigtighed iagttages. 

§ 5. 

Uvorren Kjørsel eller Riden paa offentlig Vei maa ikke 

finde Sted. 

Det er forbudt uden den Kjørendes Tilladelse at krybe op 

paa eller hænge sig paa Kjøretøiet. 

Ved Kjælkeagning paa offentlig Vei maa iagttages, at 

Veifarende ikke paa nogen Maade forulempes. 

Kjælkeagning kan af Lensmanden forbydes paa nærmere 

angivne Veie. 

§ 6. 

Naar Hunde viser sig glubske eller bidske eller har den 

Vane at forulempe Mennesker eller Heste ved at fare med 

dem eller gjøe ad dem, skal Eieren af saadanne Hunde 

holde dem bundne eller forsyne dem med forsvarlig 

Mundkurv. Ingen maa hidse Hund paa Nogen eller undlade 

at holde sin Hund tilbage, naar den i hans Paasyn 

anfalder Nogen. 

Det er ligeledes forbudt at tirre Hunde eller Hidse dem 

sammen paa offentlig Vei.

Last ned bladet som PDF. - Arkheion

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?