21.07.2013 Views

Kom i gang hefte Visma Avendo Time - Avendo AS

Kom i gang hefte Visma Avendo Time - Avendo AS

Kom i gang hefte Visma Avendo Time - Avendo AS

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Dette <strong>hefte</strong>t er til hjelp for deg slik at du skal komme i <strong>gang</strong> med<br />

programmet ditt etter at du har installert det.<br />

<strong>Kom</strong> i <strong>gang</strong> <strong>hefte</strong><br />

<strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong><br />

Velkommen som bruker av <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>.<br />

Dette <strong>hefte</strong>t er til hjelp for deg slik at du skal komme i <strong>gang</strong> med<br />

programmet ditt etter at du har installert det.<br />

Lykke til!<br />

Med vennlig hilsen<br />

<strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> support<br />

1


<strong>Kom</strong> i <strong>gang</strong> med <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong><br />

Her følger et oversiktlig forslag til arbeidsrekkefølge du kan bruke når du begynner å arbeide med programmet.<br />

Rekkefølgen i navigeringsvinduet viser hvilken rekkefølge registrene bør oppdateres i.<br />

Mer informasjon om trinnene finner du i hjelpen i programmet.<br />

De fire første trinnene gjelder opplegging av firmaet, medarbeidere samt hvordan du tilpasser programmet til din<br />

virksomhet.<br />

1. Legg inn firmaet.<br />

2. Legg inn medarbeiderne.<br />

3. Gjør personlige innstillinger.<br />

4. Tilpass programmet til din virksomhet.<br />

Resten av trinnene gjelder opplegging av øvrige register. Hvilke register som er aktuelle er avhengig av hvilke register du<br />

vil arbeide med. Det er f.eks. ikke obligatorisk å arbeide med prosjekt.<br />

5. Legg inn standardaktiviteter.<br />

6. Legg inn standardprosjekt og velg om noen standardaktiviteter skal kobles til respektive standardprosjekt (kun aktuelt<br />

for arbeidsmodus Regnskaps-/revisjonsbyrå).<br />

7. Legg inn standardprislister og oppgi hvilken prisliste som skal foreslås når en ny kunde legges inn.<br />

8. Legg inn dine kunder. Du kan også importere kunderegister fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi/Fakturering.<br />

9. Legg inn pågående prosjekt, dersom det er aktuelt for deg å arbeide med prosjekt. Du kan også importere<br />

prosjektregister fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi. Koble prosjektene til kunde, velg type bearbeidelse og oppgi<br />

prissettingsmetode samt type fakturering for prosjektene.<br />

10. Legg inn vanlige utlegg.<br />

11. Gjør ev tilpasninger i timekodene.<br />

Trinn 1: Opprette nytt firma<br />

Det første du må gjøre er å lage et nytt firma. Du kan opprette et nytt firma helt fra grunnen eller installere et firma fra en<br />

sikkerhetskopi. Her beskriver vi hvordan du oppretter et nytt firma fra grunnen. Hvordan du gjør for å opprette et firma fra<br />

sikkerhetskopi beskrives i kapitlet Innstillinger og vedlikehold.<br />

Bildet som møter deg er:<br />

Opprett firma er forhåndsvalgt og feltet Firmanavn er merket. Det er bare å gå videre med en <strong>gang</strong>:<br />

Skriv inn firmanavnet.<br />

Klikk i feltet Org.nummer og skriv inn organisasjonsnummeret.<br />

Klikk på OK.<br />

Databasen opprettes og deretter vises en melding som kan se slik ut:<br />

2


Klikk på OK og legg inn minst en medarbeider før du går videre (se neste trinn).<br />

Trinn 2: Medarbeidere<br />

Start med å legge inn deg selv i medarbeiderregisteret med ad<strong>gang</strong>en Administrator. Legg deretter inn øvrige<br />

medarbeidere.<br />

Denne informasjonen kan du legge inn for hver medarbeider:<br />

Når du legger inn en medarbeider bør du oppgi:<br />

* Signatur, Fornavn og Etternavn, disse opplysningene er obligatoriske.<br />

* Dersom personen selv skal kunne bruke programmet må boksen Har ad<strong>gang</strong> til egen innlogging ifølge lisensavtale<br />

være merket (og lisensen må omfatte tilstrekkelig antall brukere). Dersom noen annen registrerer timer og utlegg for<br />

denne personen er det ikke nødvendig.<br />

* Ad<strong>gang</strong> (les mer i hjelpen i programmet).<br />

* Kalkylekostnad/time. Dette er lønn*konstant, og brukes for å beregne kostnaden for arbeidede timer for oppfølging i<br />

rapporter og når regnskapsgrunnlag overføres til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi.<br />

* Dersom du vil gruppere medarbeiderne i medarbeidergrupper legger du inn de ulike gruppene og kobler medarbeidere<br />

til dem. Medarbeidergrupper kan brukes i prissettingen og som utvalg ved rapporter. Et revisjonsbyrå velger kanskje å<br />

3


legge inn medarbeidergruppene Autoriserte revisorer, Godkjente revisorer og Assistenter. Når en prisliste deretter<br />

opprettes kan prissetting gjøres per medarbeidergruppe i kombinasjon med per aktivitet eller uavhengig av aktivitet (dvs.<br />

uavhengig av hvilken type tjeneste som er gjort for kunden).<br />

* Dersom du bruker avdelinger i regnskapet ditt, kan du legge dem inn i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> eller importere dem fra<br />

<strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi/Fakturering og legge inn en avdeling per medarbeider. I medarbeiderregisteret kan du deretter<br />

oppgi hvilken avdeling en medarbeider tilhører. Denne avdelingen blir lagt inn som forslag på medarbeiderens<br />

timeregistreringer. Du kan velge å få med avdelingene både på fakturagrunnlag og regnskapsgrunnlag, samt følge opp<br />

per avdeling i rapporter.<br />

* I feltet Ansvarlig (lønn), oppgir du for hver medarbeider hvem som har rett til å attestere timerapportene. For dette må<br />

den lønnsansvarlige medarbeideren være lagt inn og ha ad<strong>gang</strong>en Prosjektansvarlig, Kundeansvarlig eller Administrator.<br />

* Dersom du vil håndtere fleksitid i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>, velger du et aktuelt arbeidsskjema for medarbeideren. Det følger<br />

med forslag på arbeidsskjemaer med programmet, men du kan også legge inn egne arbeidsskjemaer. Se<br />

hjelpefunksjonen i programmet for mer informasjon<br />

Trinn 3: Personlige innstillinger<br />

De personlige innstillingene finner du under Fil - Personlige innstillinger. Her oppgir du følgende som gjelder kun den som<br />

er logget inn i programmet:<br />

Det første valget gjelder om medarbeiderne skal vises med signatur eller med fullstendig navn i de ulike listene i<br />

programmet.<br />

Visning i valgte felt...<br />

Her kan du gjøre personlige innstillinger for hva som skal vises i registreringsbildet for noen vanlige felt, koden og/eller<br />

navnet. Dersom du har valgt å vise mange felt, vil du kanskje f.eks. at kun koden skal vises for å spare plass. Du kan<br />

4


også velge om feltene for private utlegg skal vises. Grunninnstillingen gjøres i Firmainnstillinger. Her kan du velge å følge<br />

den innstillingen eller å foreta en egen innstilling.<br />

Infoline-innstillinger<br />

Vanligvis kobler programmet seg til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Infoline og henter den siste informasjonen hver <strong>gang</strong> du starter<br />

programmet. Hvis du vil at <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Infoline bare skal koble seg opp en <strong>gang</strong> per dag, merker du boksen Vis <strong>Visma</strong><br />

<strong>Avendo</strong> Infoline en <strong>gang</strong> per dag.<br />

Gå direkte til timeregistrering<br />

Nederst kan du velge at timeregistreringen alltid skal åpnes automatisk når du starter programmet. Vil du det, merker du<br />

boksen Gå direkte til timeregistreringen ved programstart. Dersom du har ad<strong>gang</strong>en Administrator vises alltid <strong>Visma</strong><br />

<strong>Avendo</strong> Infoline når du starter programmet første <strong>gang</strong> hver dag, uansett hvilke innstillinger du har her, slik at du ikke går<br />

glipp av noen viktige nyheter. Ellers fungerer innstillingene på samme måte som for andre brukere.<br />

Trinn 4: Tilpasse programmet til din virksomhet<br />

I firmainnstillingene ser du hvilke innstillinger som er aktive. Det er kun du som har ad<strong>gang</strong>en Administrator som kan<br />

endre innstillingene.<br />

Firmaet<br />

Her kan du oppgi følgende opplysninger:<br />

Øverst skriver du inn ditt firmanavn og organisasjonsnummer. Dersom du eksporterer fakturagrunnlag til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong><br />

Fakturering/Økonomi er disse opplysningene obligatoriske.<br />

Du kan velge Regnskaps-/revisjonsbyrå eller Vanlig firma. Du kan bytte mellom disse innstillingene når som helst, men<br />

vær oppmerksom på at enkelte felt og register ikke vises dersom du velger Vanlig firma.<br />

Dersom du velger Regnskaps-/revisjonsbyrå under Firmatype innebærer det at følgende felt og funksjoner er tilgjengelig:<br />

* Du har mulighet til å vise feltet Regnskapsår i registreringsbildet for timer og utlegg. Det valget påvirker også f.eks.<br />

utvalg på rapporter og statistikk.<br />

* I kunderegisteret kan du se opplysninger om Regnskapsår og Krav på godkjent eller autorisert revisor.<br />

* Registeret og funksjonen Standardprosjekt. Standardprosjekt legges inn i et separat register og kan brukes som mal<br />

ved innlegging av nye prosjekt, eller velges direkte i registreringen.<br />

* Feltet Standardprosjekt i registeret Prosjekt.<br />

* Du kan velge fastpris eller akontofakturering på kundenivå.<br />

* Revisorrapporten vises i utskriftssentralen.<br />

Dersom du velger å arbeide i arbeidsmodusen Vanlig firma har du altså ikke til<strong>gang</strong> til disse funksjonene, feltene og<br />

rapportene.<br />

Registrering timer/utlegg<br />

I tillegg til grunninnstillingen Firmatype kan du også oppgi hvilke felt som skal vises ved registrering av timer/utlegg. De<br />

feltene som du vil skal vises, skal ha en markering i boksen Vis. Hvis du vil at et felt skal være obligatorisk, merker du<br />

også den boksen. Dersom et felt er obligatorisk må det være fylt ut for at dagen skal kunne merkes som ferdig og komme<br />

med på fakturagrunnlag.<br />

5


Under Visning i valgte felt for registrering kan du for fem av registrene velge om koden eller navnet, eller begge skal vises<br />

i registreringsbildet. Dersom du har valgt å vise mange felt, vil du kanskje f.eks. at kun koden skal vises for å spare plass.<br />

Under Registreringsrekkefølge velger du om du vil at kundefeltene eller prosjektfeltene skal ligge først i<br />

registreringsbildet.<br />

Under Registrering utlegg velger du om kolonnene Deb (debiteres) og Påslag i % skal vises i utleggsregistreringen.<br />

Du kan også velge om feltene for private utlegg skal vises.<br />

Du kan lese mer om hvordan feltene benyttes i hjelpen i programmet<br />

Minste fakturerbare timeenhet styrer hvordan de faktisk registrerte timene skal regnes om til fakturerbare timer i kolonnen<br />

Fakturerbare timer. Setter du f.eks. minste fakturerbare tid til 15 minutter vil hvert påbegynte 15-minuttersintervall<br />

resultere i at programmet foreslår at 15 minutter - 0,25 timer - skal faktureres, selv om du bare registrerte 5 minutter på<br />

kunden.<br />

Webregistrering<br />

6


Her setter du en markering for Aktiver webregistrering når du har bestilt Web<strong>Time</strong>, som er en tilleggstjeneste til <strong>Visma</strong><br />

<strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>. Ved hjelp av Web<strong>Time</strong> kan medarbeiderne registrere sine timer og utlegg via Internett. For de<br />

medarbeiderene som du allerede har en lisens til i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> vil da også kunne få til<strong>gang</strong> til Web<strong>Time</strong>.<br />

Dersom du ikke har hentet en lisensnøkkel til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> kan du ikke aktivere webregistreringen.<br />

Firmaets org.nr. må også være angitt under firmainnstillinger.<br />

Når du har aktivert webregistreringen vises dialogboksen Lisensavtale for Webregistrering og du må akseptere<br />

avtalebetingelsene for å komme videre.<br />

7


Du kan også lese lisensavtalen i den elektroniske håndboken under Oversikt over programmet - Spesielle<br />

avtalebetingelser Web<strong>Time</strong> - tilleggstjeneste til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>. Derfra kan du også skrive ut lisensavtalen.<br />

Merk Jeg aksepterer avtalebetingelsene for webmodulen til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> og klikk på OK.<br />

Register<br />

Her kan du oppgi startnummer for kunde- og prosjektregisteret.<br />

Teknikken er at du oppgir et nummer som programmet deretter fortsetter å nummerere etter. Neste post i kunde-<br />

respektive prosjektregisteret får neste nummer i serien. Du kan bruke både tall og bokstaver i nummeret. Dersom det<br />

nummeret du legger inn avsluttes med en bokstav, legger programmet automatisk til 1 i nummeret for neste post.<br />

Eksempel:<br />

Dersom du oppgir 007 får neste post i registeret nummer 008. Dersom du oppgir A03 blir neste post i registeret nummer<br />

A04. Dersom du oppgir 103A blir neste post i registeret 103A1.<br />

Fakturainnstillinger<br />

8


Her velger du det detaljenivået og den innledende fakturateksten som skal foreslås på hver faktura. Dette kan endres for<br />

hver faktura på kundenivå eller når du arbeider med fakturagrunnlaget. #DATO# skriver ut den til og med-datoen som ble<br />

valgt da fakturagrunnlaget ble opprettet. #PERIODE# skriver ut fra og med- og til og med-datoene for fakturagrunnlaget.<br />

Hvis du vil ha en annen overskrift for Utlegg på fakturagrunnlaget skriver du inn den overskriften i stedet.<br />

Du kan også oppgi hvordan utleggene skal vises på fakturagrunnlaget, separat eller summert.<br />

Eksporter fakturagrunnlag som velger du om fakturagrunnlagene skal eksporteres som fakturagrunnlag eller<br />

ordregrunnlag, dvs. om det skal bli ordre klargjort for fakturering eller standard ordrer i økonomisystemet ditt. Dersom du<br />

ønsker å samlefakturere i økonomisystemet, eksporterer du dem som ordregrunnlag.<br />

Under Valgte kodedeler for fakturagrunnlag kan du velge å vise ytterligere en eller to kolonner i visningen Vis fakturalinjer<br />

i modulen Fakturagrunnlag. Prosjektets, respektive avdelingens nummer blir med fakturalinjen til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong><br />

Økonomi/Fakturering og du får inntekten kontert på prosjektet og/eller avdelingen der.<br />

Om du benytter fastpris eller akontofakturering og oppretter et fakturagrunnlag der det mangler registreringer brukes<br />

istedenfor den faktiske gjennomsnittsprisen den verdien som angis her i firmainnstillinger.<br />

Regnskapsgrunnlag<br />

Dersom du bruker prosjekthåndtering i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi kan du opprette regnskapsgrunnlag i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong><br />

<strong>Time</strong>. Det som blir med på regnskapsgrunnlagene er antallet timer som er arbeidet og kostnaden for disse kontert per<br />

prosjekt og eventuelt også per avdeling.<br />

9


Hvilke konti som skal brukes, angir du her. De kontoene du vil velge mellom legger du opp i registeret Kontoer. De<br />

beløpene som vises på regnskapsgrunnlaget er registrerte timer <strong>gang</strong>er kalkylekostnaden for respektive medarbeidere.<br />

Kalkylekostnaden oppgir du i medarbeiderregisteret.<br />

Valgte kodedeler for regnskapsgrunnlag velger du om du også vil ha med avdeling på regnskapsgrunnlaget. Prosjekt blir<br />

alltid med. Det kan du ikke velge bort.<br />

Integrasjon - Program<br />

Her velger du hvilket økonomisystem du integrerer med, dvs. som du eksporterer fakturagrunnlag og regnskapsgrunnlag<br />

til og eventuelt importerer register fra.<br />

Under Sti for eksport av faktura-/regnskapsgrunnlag legger du inn stien til den mappen der fakturagrunnlag og<br />

regnskapsgrunnlag skal plasseres ved eksport til ditt økonomisystem. <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> forslår en sti som du kan<br />

endre.<br />

10


Arbeider du med <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Lønn eller <strong>Visma</strong> Lønn angir du dette her. Da aktivires de funksjonene som behøves for<br />

å eksportere lønnsgrunnlag til en fil som kan hentes inn i ditt lønnsprogram. <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> forslår en søkesti som<br />

du kan endre.<br />

Se supportdokument på Infoline til <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Lønn for mer informasjon.<br />

Helligdager m.m.<br />

<strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> kan håndtere fleksitid. Fleksitid regnes i forhold til en normalarbeidstid. Ved hjelp av denne<br />

funksjonen oppgir du normalarbeidstid for helligdager og andre korte dager/fridager. Når du senere oppretter<br />

arbeidsskjemaer kan du velge at skjemaet skal ta hensyn til de innstillingene som er gjort her.<br />

Slik kan listen med helligdager se ut:<br />

Se informasjon i hjelpen i programmer om hvordan du arbeider med denne dialogboksen.<br />

Trinn 5: Standardaktiviteter<br />

Legg inn standardaktiviteter, dvs. tjenester som du selger. Vi anbefaler at standardaktivitene også er lagt inn som artikler i<br />

artikkelregisteret i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi/Fakturering. Dette for å bruke den artikkelkonteringen som er oppgitt i <strong>Visma</strong><br />

<strong>Avendo</strong> Økonomi/Fakturering.<br />

I <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong> må du legge inn og koble standardaktiviteten til artikkelnummer. Har du få artikler går det<br />

antageligvis raskest å bare skrive inn artikkelnummeret direkte i feltet Koble til artikkelnummer. Har du mange artikler kan<br />

du lese inn hele artikkelregisteret fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi eller <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Fakturering under Fil &ndash; Importer<br />

register - Importer artikkelregister, i underdialogboksen Importer til artikkelliste. Det som leses inn er artikkelnummer og<br />

navn. Fra den innleste listen kan du senere velge hvilket artikkelnummer en aktivitet skal kobles til.<br />

11


Ved å også koble standardaktiviteten til en timekode, foreslås denne timekoden ved registrering, noe som gjør<br />

registreringen raskere. Har du behov for å endre timekodene går du til dette registeret under Register.<br />

Slik kan en liste med standardaktiviteter se ut:<br />

Trinn 6: Standardprosjekt<br />

Dersom du har innstillingen Regnskaps-/revisjonsbyrå har du mulighet til å legge inn standardprosjekt. Et<br />

standardprosjekt kan sammenlignes med et oppdrag som byrået har for flere ulike klienters regning. Du har også<br />

mulighet til å dele inn oppdraget i underaktiviteter, dvs. standardaktiviteter. Du kan oppgi hvilke standardaktiviteter som<br />

skal være aktuelle å registrere på for et standardprosjekt.<br />

Denne informasjonen kan du arbeide med for et standardprosjekt:<br />

12


Standardprosjektet kan brukes som et malprosjekt når et nytt prosjekt opprettes. De endringene du gjør på selve<br />

standardprosjektet, f.eks. valget av standardaktiviteter slår gjennom på alle prosjekt som deretter opprettes ved hjelp av<br />

standardprosjektet.<br />

Et standardprosjekt kan også gjøres tilgjengelig for alle kunder direkte i timeregisteringen, uten at du først har opprettet et<br />

prosjekt i prosjektregisteret og koblet det til kunden. I registeringen er også alle standardprosjekt synlige i listen og<br />

dersom du velger et slikt, så legger programmet automatisk inn et prosjekt i prosjektregisteret og kobler det til kunden.<br />

For et slikt prosjekt kan det være behov for å kontrollere at f.eks. prissetting, prosjektdeltakere etc. er korrekt.<br />

Alle prosjekt som legges inn og baseres på et standardprosjekt får samme prosjektnummer som standardprosjektet har,<br />

noe som forenkler oppfølgingen totalt i firmaet for et spesifikt standardprosjekt, for eksempel revisjonsarbeid.<br />

Standardprosjektet kan du også koble til artikkelnummer i de tilfellene du gjør bedømningen at dette detaljenivået er nok<br />

på fakturaen, dvs. standardaktiviteter som du har definert for standardprosjektet er kanskje bare for intern oppfølging i<br />

<strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>.<br />

Trinn 7: Standardprislister<br />

Ved hjelp av funksjonen Standardprislister kan du opprette prislister der du kan oppgi gyldighetstid. Du kan prissette<br />

uavhengig av medarbeider, per medarbeidergruppe eller per medarbeider i kombinasjon med aktivitet eller uavhengig av<br />

aktivitet.<br />

Slik kan en enkel standardprisliste se ut:<br />

Standardprislistene kan senere velges inn på kunde og prosjekt. På en av prislistene dine kan du merke Bruk som<br />

standard ved opplegging av nye kunder. Merket prisliste legges da inn på kunden når en ny kunde blir opprettet, manuelt,<br />

eller ved import av en fil. Når du oppretter et nytt prosjekt foreslås den prissettingsmetoden som er valgt for kunden som<br />

prosjektet kobles til. Prissetting for prosjektet kan alltid endres. Fordelen med å arbeide med prislister er framfor alt<br />

dersom det skal skje en prisøkning. Ved hjelp av gyldighetstiden kan du styre fra hvilket tidspunkt en ny pris skal gjelde<br />

13


og ingen ytterligere endringer er nødvendig. Dersom du i stedet velger å oppgi en timepris per kunde må du gå gjennom<br />

hver enkelt kunde og endre. Se forøvrig hjelpen i programmet for mer informasjon.<br />

Trinn 8: Kunder<br />

Neste trinn er å legge inn eksisterende kunder i kunderegisteret. Du kan enten eksportere en fil fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong><br />

Fakturering/Økonomi inneholdende kunderegisteret som du deretter kan importere i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>, eller oppdatere<br />

registeret manuelt. Vær oppmerksom på at dersom du importerer kunder fra en fil kan det være nødvendig å komplettere<br />

hver kunde med ytterligere opplysninger, f.eks. velge en annen prissettingsmetode (se over).<br />

Disse opplysningene kan du arbeide med i kunderegisteret:<br />

Ekstern kunde er som navnet sier en ekstern kunde. Intern oppdragsgiver er f.eks. det egne firmaet lagt inn som en<br />

kunde, for eksempel .<br />

Dersom du ikke arbeider med prosjekt, vil det bli opprettet fakturagrunnlag for alle eksterne kunder.<br />

Tips!<br />

Du kan importere et kunderegister du har eksportert fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Fakturering/Økonomi eller et kunderegister du har<br />

i form av en tekstfil. Det er en del ting du må tenke på når du importerer register fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Fakturering/Økonomi,<br />

se hjelpen i programmet for mer informasjon om dette.<br />

Trinn 9: Prosjekt<br />

Nå er det på tide å legge inn nye prosjekt eller koble eksisterende standardprosjekter til kunder. Her kan du enten<br />

eksportere en fil fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi inneholdende prosjektregisteret som du deretter kan importere i <strong>Visma</strong><br />

<strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>, eller oppdatere registeret manuelt. Du skal oppgi prissettingsmetode. Samtidig er det lurt å tenke gjennom<br />

hvordan du vil registrere interne timer og fravær.<br />

Slik kan det se ut når du arbeider med et prosjekt:<br />

14


Tilpasse prosjekt<br />

Ved hjelp av innstillingene for prosjektene har du gode muligheter til å styre hvem som får registrere timer og på hva.<br />

Dette kan du f.eks. stille inn når du legger inn et prosjekt:<br />

* Type bearbeidelse, dvs. hva registreringen på prosjektet skal kunne brukes til - om det skal være med på kun<br />

fakturagrunnlag, kun regnskapsgrunnlag for prosjekthåndteringen, eller om det skal være med på begge. Dersom du<br />

velger Ingen bearbeidelse kan du likevel følge opp prosjektet i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> <strong>Time</strong>. Dersom du ikke arbeider med<br />

prosjekt, men registrerer direkte på kunde, vil det bli opprettet fakturagrunnlag for alle eksterne kunder.<br />

* Mellom hvilke datoer timeregistrering kan skje på prosjektet. Når et nytt prosjekt opprettes blir alltid dagens dato<br />

foreslått som standard, noe du må endre dersom det skal registreres timer på dager som ligger før dagens dato.<br />

* Hvilke medarbeidere som kan registrere timer og utlegg på prosjektet.<br />

* Hva det skal gå an å registrere timer på. Du velger hvilke standardaktiviteter som skal være tilgjengelige ved registrering<br />

og du kan legge inn egne aktiviteter som er helt spesifikke for prosjektet.<br />

* Prissetting for prosjektet, dvs. hvilken timepris eller hvilken prisliste som skal gjelde for prosjektet.<br />

* Du kan også velge type fakturering, avhengig av hvilken avtale du har med kunden.<br />

Trinn 10: Utlegg/Materiell<br />

I dette trinnet legger du inn vanlige utlegg/materiell som du ønsker å kunne velge ved registrering. Det kan enten være<br />

utlegg som skal faktureres kunde, dvs. som skal være med på fakturagrunnlaget, eller private utlegg som skal erstattes,<br />

dvs. utlegg som skal være med på lønnsgrunnlaget. For at private utlegg skal kunne registreres må de feltene være<br />

aktivert. Denne innstillingen gjør du i Firmainnstillinger eller under Personlige innstillinger. I utleggsregistreringen kan du<br />

også velge å registrere et utlegg som ikke er lagt inn i registeret, ved å skrive inn opplysningene rett i feltene.<br />

Slik kan registeret for utlegg se ut:<br />

15


Du har mulighet til å koble et utlegg til et artikkelnummer i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi eller <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Fakturering, enten<br />

ved å importere artikkelregisteret fra <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi eller <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Fakturering, eller ved å skrive inn<br />

artikkelnummeret direkte i feltet Kobling til artikkelnr.<br />

En slik kobling utnytter de artikkelkonteringene f.eks. for merverdiavgift, som er lagt inn i <strong>Visma</strong> <strong>Avendo</strong> Økonomi/<strong>Visma</strong><br />

<strong>Avendo</strong> Fakturering. Også artikler som skal lagerføres kan håndteres på denne måten. Prisen oppgir du her.<br />

Trinn 11: Tilpasse timekoder<br />

Det følger med et antall timekoder med programmet. Disse kan du ikke fjerne, men du kan endre beregningsfaktoren<br />

både for kalkylekostnad, pris til kunde, avspaseringssaldo samt om fleksitiden skal påvirkes. Dersom det er noen av<br />

standardtimekodene som du ikke vil ha som valgmulighet, fjerner du merkingen i boksen Aktiv.<br />

Slik kan det medfølgende registeret over timekoder se ut:<br />

Trenger du flere timekoder, legger du dem inn i registeret <strong>Time</strong>koder. De timekodene du legger inn kan ha nummer 100<br />

eller høyere. Serien 000-099 er reservert for timekoder som følger med programmet. Dersom du vil at timekodene dine<br />

skal sorteres inn blant programmets standardtimekoder kan du velge en kode som slutter på en bokstav, f.eks. 041E.<br />

Se forvørig hjelpefunksjonen i programmet for mer informasjon om de forskjellige punktet.<br />

Nå som alt er lagt opp så kan man begynne og føre timer og utlegg i programmet.<br />

Lykke til<br />

16

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!