Hvordan sende elektroniske faktura til TESS? (22.02.12)
Hvordan sende elektroniske faktura til TESS? (22.02.12)
Hvordan sende elektroniske faktura til TESS? (22.02.12)
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Implementeringsguide<br />
HVORDAN SENDE<br />
ELEKTRONISKE FAKTURAER<br />
TIL<br />
<strong>TESS</strong>
Leverandør <strong>til</strong> <strong>TESS</strong>,<br />
<strong>TESS</strong> Basware AS October 3, 2011<br />
Implementeringsguide 2 (6)<br />
<strong>TESS</strong> har nå mulighet <strong>til</strong> å motta <strong>elektroniske</strong> <strong>faktura</strong>er gjennom Baswares meldingssentral, Business Transactions<br />
(BT). Dette dokumentet beskriver en enkel modell som vi håper kan hjelpe deg å komme i gang med å <strong>sende</strong> oss<br />
<strong>elektroniske</strong> <strong>faktura</strong>er. I <strong>til</strong>legg finner du informasjon om våre e<strong>faktura</strong>adresser og krav <strong>til</strong> innhold i <strong>faktura</strong>ene.<br />
Elektroniske <strong>faktura</strong>er medfører betydelige besparelser for <strong>TESS</strong> og vi håper og tror at det samme gjelder for deg<br />
som leverandør.<br />
STEG 1. Ta kontakt med din meldingsformidler<br />
STEG 2. Opprett en test<strong>faktura</strong><br />
STEG 3. Send test<strong>faktura</strong>en<br />
STEG 4. Motta kundens <strong>til</strong>bakemelding<br />
For å kunne <strong>sende</strong> oss <strong>elektroniske</strong> <strong>faktura</strong>er må du være <strong>til</strong>knyttet en meldingsformidler.<br />
Dersom du allerede samarbeider med en meldingsformidler (både finansielt eller ikkefinansielt<br />
nettverk), bes du ta kontakt med denne og forsikre deg om at<br />
meldingsformidleren støtter samtrafikk med Basware. Videresend gjerne dette dokumentet<br />
<strong>til</strong> din meldingsformidler.<br />
Hvis du på nåværende tidspunkt ikke kan <strong>sende</strong> elektronisk <strong>faktura</strong> og/eller ikke er <strong>til</strong>koblet<br />
en meldingsformidler, bes du vurdere en av de mange <strong>til</strong>gjengelige løsningene for<br />
meldingsformidling. Du kan også ta kontakt med Basware for informasjon om løsninger<br />
<strong>til</strong>passet ditt ERP-system, eller gå inn på http://e-invoice.basware.com/no for beskrivelse<br />
av Basware sine enklere løsninger. Se kontaktinformasjon i slutten av dokumentet.<br />
Opprett en test<strong>faktura</strong> i samsvar med innholdskravene du finner senere i dette<br />
dokumentet. For at <strong>TESS</strong> skal kunne motta og behandle dine <strong>faktura</strong>er, er det viktig at alle<br />
nødvendige felter inkluderes i din test<strong>faktura</strong>.<br />
Det ønskes primært at test<strong>faktura</strong>er <strong>sende</strong>s gjennom parallelt testmiljø. Din<br />
meldingsformidler kjenner <strong>til</strong> dette og vil formidle <strong>faktura</strong>en videre gjennom Basware sitt<br />
testmiljø. Basware sin meldingssentral, BT, videreformidler denne <strong>til</strong> <strong>TESS</strong> for kontroll og<br />
godkjenning. Det er også anledning for å <strong>sende</strong> test<strong>faktura</strong>er i produksjonsmiljøet, men<br />
dette må avklares i forkant med <strong>TESS</strong>. Gi beskjed <strong>til</strong> vår kontaktperson når test<strong>faktura</strong> er<br />
sendt. Kontaktinformasjon finner du i slutten av dette dokumentet.<br />
<strong>TESS</strong> vil kontrollere test<strong>faktura</strong>en og, om nødvendig, be deg modifisere denne og gjenta<br />
steg 2 og 3, eller umiddelbart gi sin godkjenning <strong>til</strong> å begynne å <strong>sende</strong> dine <strong>faktura</strong>er<br />
elektronisk.<br />
STEG 5. Begynn å <strong>sende</strong> <strong>elektroniske</strong> <strong>faktura</strong>er!<br />
Når test<strong>faktura</strong> er godkjent kan <strong>faktura</strong>er <strong>sende</strong>s gjennom produksjonsmiljø. Vennligst<br />
informer din kontaktperson hos <strong>TESS</strong> når du har sendt første produksjons<strong>faktura</strong>.<br />
Kontaktinformasjon finner du i slutten av dette dokumentet.<br />
Hvis du eller din meldingsformidler trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.<br />
Med vennlig hilsen<br />
<strong>TESS</strong><br />
Basware AS | Drammensveien 288, P.O. Box 241 Lilleaker, NO-0216 Oslo, Norway | Tel. +47 23 37 03 00 | Fax +47 23 37 03 01 | www.basware.no
INNHOLDSKRAV<br />
<strong>TESS</strong> Basware AS October 3, 2011<br />
A. Generell informasjon<br />
1. Fakturatyper<br />
2. Format<br />
Implementeringsguide 3 (6)<br />
I utgangspunktet skal alle <strong>faktura</strong>typer som kan formidles elektronisk via denne løsningen<br />
også kunne mottas av <strong>TESS</strong>. Det bemerkes likevel at enkelte <strong>faktura</strong>typer kan ha et<br />
innhold som krever nærmere avklaringer med <strong>TESS</strong> for at de skal kunne mottas som<br />
forutsatt. Ut over dette gjelder noen generelle hens<strong>til</strong>linger <strong>til</strong>knyttet bruk av enkelt<strong>faktura</strong>er<br />
versus samle<strong>faktura</strong>er.<br />
i. Enkelt<strong>faktura</strong>er<br />
<strong>TESS</strong> foretrekker at alle <strong>faktura</strong>er søkes utstedt enkeltvis. Dette for å unngå<br />
betalingsforsinkelser forårsaket av tidkrevende attestasjon og anvisning hos en rekke<br />
personer.<br />
ii. Samle<strong>faktura</strong>er<br />
Fakturaer utstedt med referanse <strong>til</strong> flere bes<strong>til</strong>linger kan formidles elektronisk, men det<br />
hens<strong>til</strong>les <strong>til</strong> at dette så langt som mulig unngås. Merk at samle<strong>faktura</strong>er kan forutsette<br />
kunde<strong>til</strong>passet layout, med de ekstra kostnader det medfører.<br />
Alle <strong>TESS</strong>’ innkjøpsordre som samle<strong>faktura</strong>en refererer <strong>til</strong> må angis og skilles med komma<br />
mellom ordrenumrene og legges i påkrevd felt ”Ordrenr”, se seksjon C.<br />
iii. Krav <strong>til</strong> enkeltleverandører<br />
3. Visningskopi<br />
B. E<strong>faktura</strong>adresse(r)<br />
De krav som fremgår i dette dokumentet kan bli komplettert av <strong>til</strong>leggskrav basert på<br />
eventuelle særforhold <strong>til</strong>knyttet leverandørens fakturering av <strong>TESS</strong>. Slike <strong>til</strong>leggskrav<br />
reguleres i avtale mellom leverandøren og <strong>TESS</strong> som kunde.<br />
<strong>TESS</strong> kan gjennom sin meldingsformidler motta <strong>faktura</strong>er på forskjellige formater,<br />
deriblandt e2b (v3.1 – 3.4), Sve<strong>faktura</strong>, Finvoice 1.2, TEAPPS 2.6, NESUBL med flere.<br />
Gjennom dette dokumentet beskrives bruk av e2b. Dersom du benytter andre formater<br />
hens<strong>til</strong>les du <strong>til</strong> å kontakte din meldingsformidler for formatbeskrivelse.<br />
Visningskopier som vedlegges må være i format PDF eller TIFF. Dersom visningskopi ikke<br />
er vedlagt, eller i et annet format enn PDF eller TIFF, genereres en standardisert<br />
visningskopi som ikke nødvendigvis inneholder all informasjon dere ønsker å formidle. Det<br />
er derfor anbefalt å inkludere egen visningskopi.<br />
Vennligst inkluder korrekt e<strong>faktura</strong>adresse på <strong>faktura</strong>en. Denne adressen er nødvendig for<br />
korrekt leveranse av <strong>faktura</strong>en <strong>til</strong> mottaker. Merk at <strong>faktura</strong>er som ikke inneholder disse<br />
e<strong>faktura</strong>adressen automatisk stoppes i sentralen, og kommer ikke fram <strong>til</strong> <strong>TESS</strong>.<br />
Selskap / Enhet E<strong>faktura</strong>adresse<br />
<strong>TESS</strong> Østfold AS NO982908523<br />
<strong>TESS</strong> Trondheim AS NO922995745<br />
<strong>TESS</strong> Vest AS NO913906934<br />
<strong>TESS</strong> Møre AS NO928508730<br />
Basware AS | Drammensveien 288, P.O. Box 241 Lilleaker, NO-0216 Oslo, Norway | Tel. +47 23 37 03 00 | Fax +47 23 37 03 01 | www.basware.no
<strong>TESS</strong> Basware AS October 3, 2011<br />
C. Fakturainnhold<br />
<strong>TESS</strong> Innlandet AS NO929676637<br />
<strong>TESS</strong> Hønefoss AS NO951829595<br />
<strong>TESS</strong> Drammen AS NO982908558<br />
<strong>TESS</strong> Øst AS NO917015228<br />
<strong>TESS</strong> Rogaland AS NO986357424<br />
<strong>TESS</strong> Skagerak AS NO940075750<br />
<strong>TESS</strong> Hammerfest AS NO980386996<br />
Implementeringsguide 4 (6)<br />
Vennligst påse at følgende informasjon er inkludert i dine <strong>faktura</strong>er <strong>til</strong> <strong>TESS</strong>. Alle felter skal<br />
inkluderes uten formatering (Eksempelvis Orgnr: 123456789 og bankkontonummer:<br />
12341212345).<br />
Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises av <strong>TESS</strong>.<br />
Type informasjon Kommentar Påkrevd E2B-lokalisering (for andre formater, kontakt<br />
Basware)<br />
Leverandørs<br />
e<strong>faktura</strong>adresse<br />
JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / LocationId<br />
Leverandørs navn JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / Name<br />
Leverandørs<br />
adresse<br />
Leverandørs<br />
organisasjonsnr<br />
Leverandørs<br />
bankkontonummer<br />
Leverandørs<br />
SWIFT kode<br />
Leverandørs IBAN<br />
nummer<br />
Kundes<br />
e<strong>faktura</strong>dresse<br />
Gjelder leverandører som ikke<br />
fakturerer fra et norsk orgnr.<br />
Gjelder leverandører som ikke<br />
fakturerer fra et norsk orgnr.<br />
JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / PostalAddress<br />
JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / OrgNumber<br />
JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / AccountInformation /<br />
AccountNumber<br />
/ Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / AccountInformation / SwiftNumber<br />
/ Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Supplier / AccountInformation / IbanNumber<br />
Se seksjon B. JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader / Buyer<br />
/ LocationId<br />
Kundes navn JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader / Buyer<br />
/ Name<br />
Kundes adresse JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader / Buyer<br />
/ PostalAddress<br />
Kundes referanse / Interchange / Invoice / InvoiceHeader / Buyer<br />
/ Ref[Code='BuyerReference'] / Text<br />
KID-nummer Påkrevd hvis leverandøren krever<br />
dette ved innbetaling.<br />
/ Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Payment / KidNumber<br />
Fakturanummer JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
InvoiceNumber<br />
Fakturadato JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
InvoiceDate<br />
Basware AS | Drammensveien 288, P.O. Box 241 Lilleaker, NO-0216 Oslo, Norway | Tel. +47 23 37 03 00 | Fax +47 23 37 03 01 | www.basware.no
<strong>TESS</strong> Basware AS October 3, 2011<br />
Implementeringsguide 5 (6)<br />
Forfallsdato JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Payment / DueDate<br />
Bruttobeløp Fakturasum inkludert MVA JA / Interchange / Invoice / InvoiceSummary /<br />
InvoiceTotals / GrossAmount<br />
Nettobeløp Fakturasum ekskludert MVA JA / Interchange / Invoice / InvoiceSummary /<br />
InvoiceTotals / NetAmount<br />
Valuta 3-tegns valutakode (Eks. NOK) JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
Payment / Currency<br />
MVA-beløp JA / Interchange / Invoice / InvoiceSummary /<br />
InvoiceTotals / VatTotalsAmount<br />
Ordrenummer Se seksjon D, punkt 2. <strong>TESS</strong>’<br />
innkjøpsordrenummer.<br />
D. Tilleggsinformasjon, <strong>faktura</strong> – vennligst merk deg følgende:<br />
KONTAKTINFORMASJON<br />
JA / Interchange / Invoice / InvoiceHeader /<br />
InvoiceReferences / BuyersOrderNumber<br />
1. Når du skal <strong>sende</strong> første reelle <strong>elektroniske</strong> <strong>faktura</strong>, vennligst informer <strong>til</strong> din<br />
kontaktperson hos <strong>TESS</strong> først.<br />
2. <strong>TESS</strong> benytter innkjøpsordrenummer for automatisk matching av dine <strong>faktura</strong>er<br />
mot sendte ordre. Det er derfor viktig at du inkluderer innkjøpsordrenummeret på<br />
<strong>faktura</strong>en.<br />
<strong>TESS</strong> Steen, Ken Morten kms@tess.no +47 32844000<br />
Basware AS Connectivity, NO Connectivity.no@basware.com +47 23370300<br />
Basware AS | Drammensveien 288, P.O. Box 241 Lilleaker, NO-0216 Oslo, Norway | Tel. +47 23 37 03 00 | Fax +47 23 37 03 01 | www.basware.no
<strong>Hvordan</strong> komme i gang med e<strong>faktura</strong>?<br />
Jeg kan lage PDF og <strong>sende</strong> på e-post i<br />
dag.<br />
Jeg ønsker å <strong>sende</strong> e<strong>faktura</strong> med Basware<br />
Jeg har et ERP-system (eller annet<br />
system) som oppretter utskriftsjobber for<br />
papir<strong>faktura</strong>er.<br />
Jeg ønsker å <strong>sende</strong> store mengder<br />
e<strong>faktura</strong>er <strong>til</strong> mange kunder samtidig.<br />
Jeg har begynt å <strong>sende</strong> e<strong>faktura</strong>er med<br />
Basware, men noen kunder sier de ikke<br />
er klare for å motta e<strong>faktura</strong> ennå.<br />
Jeg har veldig mange små leverandører<br />
som <strong>sende</strong>r <strong>faktura</strong>er i ulike formater.<br />
Basware Email Sender tolker dine PDF-dokumenter,<br />
oversetter dem <strong>til</strong> e2b XML og videre<strong>sende</strong>r <strong>til</strong> kundene. Som<br />
leverandør kan du dermed allerede i dag <strong>til</strong>by dine kunder<br />
e<strong>faktura</strong>. Kom i gang i dag ved å registrere deg på<br />
http://e-invoice.basware.com/no/<br />
(Fra kr. 125,- / mnd.)<br />
Basware Virtual Printer tar tak i utskriftsjobben og lager<br />
e<strong>faktura</strong>er som distribueres gjennom Baswares<br />
meldingssentral, BT. Kom i gang i dag ved å registrere deg på<br />
http://e-invoice.basware.com/no/<br />
(Fra kr. 460,- / mnd.)<br />
Basware BT Sender <strong>sende</strong>r fra ERP-systemet <strong>til</strong> alle kundene<br />
dine via Baswares meldingssentral, BT. Avtal et møte med<br />
Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen<br />
nedenfor.<br />
Basware <strong>til</strong>byr også en “Print & Pakk” tjeneste. Avtal et møte<br />
med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen<br />
nedenfor.<br />
Jeg ønsker å motta e<strong>faktura</strong> med Basware<br />
Jeg har mange små og store<br />
leverandører som leverer store mengder<br />
papir<strong>faktura</strong>er i ulike formater.<br />
Jeg ønsker å motta store mengder<br />
e<strong>faktura</strong>er fra mange leverandører via<br />
flere kanaler.<br />
Basware Supplier Portal er en portalløsning der<br />
leverandørene selv kan gå inn og enkelt registrere sine<br />
<strong>faktura</strong>er. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk<br />
kontaktinformasjonen nedenfor.<br />
Med Basware Scan & Capture kan alle dine papir<strong>faktura</strong>er<br />
<strong>sende</strong>s <strong>til</strong> Basware. Basware skanner, tolker og overfører<br />
<strong>faktura</strong>ene direkte inn i ditt <strong>faktura</strong>flytsystem*. Avtal et møte<br />
med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen<br />
nedenfor.<br />
*Forutsetter bruk av Basware IP. Kontakt Basware for informasjon om støtte for andre systemer.<br />
Basware BT Receiver importerer e<strong>faktura</strong>er fra alle<br />
leverandører som kan <strong>sende</strong> <strong>faktura</strong> med Baswares<br />
meldingssentral, BT. Avtal et møte med Basware allerede i dag<br />
eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor.<br />
Om Basware Business Transactions (BT): Basware BT er “motoren” i Baswares meldingsformidlingstjeneste. BT er en<br />
overvåket tjeneste som raskt og sikkert overfører <strong>elektroniske</strong> meldinger frem og <strong>til</strong>bake mellom handelspartnere. Basware BT<br />
har vært i drift i over 10 år og overfører pr. i dag over 1 million transaksjoner pr. måned.<br />
Kontaktinformation:<br />
Telefon: 23 37 03 00<br />
Email: connectivity.no@basware.com
Change language