KOMMUNIKASJONSPLAN PROSJEKT FOR MILJØ ... - Helse Vest

KOMMUNIKASJONSPLAN
PROSJEKT FOR MILJØ- OG KLIMATILTAK I
SPESIALISTHELSETJENESTEN

Kommunikasjonsplan for miljø- og klimaprosjektet i
spesialisthelsetjenesten
1. INNLEDNING
Dette dokumentet er det nasjonale Miljø- og klimaprosjektet i
spesialisthelsetjenesten (Grønt sjukehus) sin plan for informasjon og
kommunikasjon.
Kommunikasjonsplanen omhandler både:
Intern kommunikasjon:
o Mellom prosjektdeltakere på de ulike nivåene i spesialisthelsetjenesten
o Mellom prosjektet og medarbeidere som blir berørt av prosjektet
Ekstern kommunikasjon:
o Mellom prosjektet og aktører utenfor helseforetak og regionale helseforetak.
Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at prosjektet oppfyller målene sine.
For å sikre at prosjektet lykkes med å oppnå tilslutning om miljø- og klimatiltakene hos
berørte aktører (interessentene), er planlegging, utarbeiding og iverksetting av
kommunikasjonstiltak en sentral del av prosjektarbeidet.
Sekretariatet i det nasjonale prosjektet Grønt sjukehus spiller en sentral rolle som
tilrettelegger og støttefunksjon for kommunikasjonstiltak i HF og RHF. For å lette
kommunikasjonsarbeidet i hvert enkelt helseforetak utarbeider sekretariatet en
”verktøykasse” med materiell og virkemidler. Verktøykassen inngår i
kommunikasjonsplanen, og omtales nærmere under punkt 8. Helseforetakene velger
selv om de ønsker å benytte seg av disse kommunikasjonsverktøyene eller utforme eget
materiell og andre tiltak.
Kommunikasjonsstrategien er bygget på føringene som ligger i prosjektdirektivet 1 for
det nasjonale miljø og klimaprosjektet i spesialisthelsetjenesten (Grønt sjukehus).
Kommunikasjonsstrategien er i dette dokumentet operasjonalisert i en tiltaksplan
med tidfestede milepæler.
2. KOMMUNIKASJONSMÅL (DEN NASJONALE PROSJEKTGRUPPA)
”Tilrettelegge for vellykket innføring av miljøledelse og ISO-sertifisering ved alle
helseforetak gjennom målrettet kommunikasjon av mål, tiltak og framdrift til
interessentene i prosjektet”.
3. ORGANISERING:
Det nasjonale miljø og klimaprosjektet i spesialisthelsetjenesten (Grønt sjukehus)
er i delt i to parallelle hovedaktiviteter:
1) Miljøsertifisering av alle helseforetak innen utgangen av 2014
1 Prosjektdirektivet er tilgjengelig på prosjektets hjemmeside: www.grontsjukehus.no
2

2) Utredning av mulige miljøtiltak i spesialisthelsetjenesten på seks områder:
Innkjøp og etisk handel, bygg, transport, legemidler, økologisk og/eller
kortreist mat, og avfall.
Kommunikasjonsplanen omhandler hovedsakelig tiltak og målgrupper
knyttet til del 1 av prosjektet: Miljøsertifisering av helseforetakene.
Grønt sjukehus er organisert som et nasjonalt samarbeidsprosjekt mellom alle
helseforetak. Den nasjonale prosjektgruppen med sekretariat fungerer som
tilrettelegger og rådgiver for helseforetakene (RHF og HF) i deres arbeid med
miljøsertifisering av egen virksomhet. Representanter fra alle helseforetak møtes
jevnlig i Miljø- og klimaforum og i regionale miljøfaggrupper.
I hvert HF og RHF oppnevnes en prosjektansvarlig (heretter kalt miljøansvarlig)
for gjennomføring av prosjektet i egen organisasjon. En viktig oppgave for det
enkelte helseforetak er å forankre prosjektet og tiltakene i ledelsen i eget
HF/RHF. Dette er avgjørende for å sikre vellykket oppstart og implementering av
miljøtiltak, og for å sikre at overgangen fra prosjekt til vanlig drift blir vellykket
ved at de ”riktig” ansvarlige i linja i HF/RHF kjenner sitt ansvar og sin rolle.
Figuren nedenfor viser linjene for rapportering og informasjonsflyt i prosjektet:
Regional
miljøfag-
gruppe
HF/RHF HF/RHF
Styringsgruppen
(RHF/AD-møte)
Prosjektgruppen
(inkludert kommunikasjon)
Regional
miljøfag-
gruppe
HF/RHF
Sekretariatet
3
HF/RHF
Regional
miljøfag-
gruppe
HF/RHF
Nasjonalt
Miljø- og
klimaforum
Regional
miljøfag-
gruppe
HF/RHF

4. ANSVARSOMRÅDER
Miljø- og klimaprosjektet i spesialisthelsetjenesten (Grønt sjukehus) omfatter samtlige
helseforetak (HF) og regionale helseforetak (RHF) i Norge.
Hvert HF og RHF oppnevner en prosjektansvarlig (heretter kalt miljøansvarlig) for
gjennomføringen av prosjektet i egen organisasjon.
Ledelsens representant sammen med miljøansvarlig har ansvaret for at det blir utarbeidet
og iverksatt kommunikasjonstiltak i egen virksomhet. Det anbefales sterkt at en
kommunikasjonsrådgiver i helseforetaket blir knyttet opp mot miljøansvarlig for bistand i
kommunikasjonsarbeidet.
Miljøansvarliges kommunikasjonsoppgave i HF/RHF:
I samarbeid med kommunikasjonsrådgiver utarbeide en egen kommunikasjonsplan
for HF/RHF basert på retningslinjene som er gitt i kommunikasjonsplanen for det
nasjonale prosjektet (dette dokumentet). Det anbefales at kommunikasjonsplanen
for HF/RHF inneholder interessentanalyse og tidfestet tiltaksplan (se pkt 4 og 6 i
dette dokumentet)
Sammen med kommunikasjonsrådgiver kommunisere målsettinger, framdrift og
tiltak knyttet til Grønt sjukehus
Sammen med ledelsens representant forankre prosjektet, målsettinger og tiltak i
foretaksledelsen
Sammen med kommunikasjonsrådgiver motivere og informere medarbeidere om
mål og tiltak i prosjektet
Den nasjonale prosjektgruppen spiller en sentral rolle som tilrettelegger og
støttefunksjon for kommunikasjonsarbeidet som utføres i HF-ene og RHF-ene.
Miljøfaglig rådgiver Linda Eide er hovedansvarlig for all kommunikasjon fra den
nasjonale prosjektgruppen – både internt i spesialisthelsetjenesten og eksternt mot
offentligheten.
Linda Eide får fortløpende kommunikasjonsbistand fra prosjektsekretær Lene Omdahl
og en kommunikasjonsrådgiver (ikke oppnevnt per dags dato). Disse to har hovedansvar
for oppdatering og vedlikehold av prosjektets nettside: www.grontsjukehus.no
I tillegg bidrar følgende personer fra kommunikasjonsavdelingene i RHF-ene på
forespørsel:
Sigurd Rønningen, Helse Vest
Marit Kvikne, Helse Midt-Norge
Kenneth Lauritsen, Helse Nord
Bjørn Svensen, Helse Sør-Øst
Det nasjonale prosjektsekretariatets oppgave er i samråd med
kommunikasjonsrådgivere fra RHF å:
Kommunisere målsettinger, framdrift og tiltak knyttet til Grønt sjukehus til HF, RHF
og offentligheten.
Gi råd knyttet til kommunikasjon til miljøansvarlige i helseforetakene
Utarbeide informasjonsmateriell og kommunikasjonsverktøy for bruk i HF/RHF, og
gjøre disse verktøyene tilgjengelig for helseforetakene på www.grontsjukehus.no
4

5. INTERESSENTANALYSE
Interessentanalyse er et effektivt verktøy for å identifisere prosjektets viktigste
interessenter. Det vil si de individene eller gruppene som blir påvirket av, har interesse i
eller selv kan påvirke prosjektet.
Interessentanalysen munner ut i en tiltaksmatrise hvor interessentene blir vurdert etter
hvor stor påvirkningskraft de har på prosjektet, og hvor stor påvirkning prosjektet har
på dem.
Denne informasjonen gir verdifull innsikt i hvilke typer kommunikasjonstiltak
som er mest formålstjenlig for hver interessent/målgruppe.
For miljøansvarlig i HF/RHF er det sterkt anbefalt å utarbeide en slik analyse som
grunnlag for målretting av kommunikasjonstiltak i egen organisasjon.
En utfyllende innføring i bruk av interessentanalyse er derfor gitt under punkt 8:
Verktøykasse for kommunikasjon.
6. MÅLGRUPPER OG TIDSPLAN FOR KOMMUNIKASJON
Det nasjonale prosjektsekretariatet for Grønt sjukehus skal innenfor tilgjengelig
ressurssituasjon utforme kommunikasjonsmateriell til bruk i RHF og HF.
For å drive mest mulig effektiv kommunikasjon velger prosjektsekretariatet å prioritere
de forventede målgruppene for HF/RHF på ulike stadier i prosjektet.
Følgende målgrupper er identifisert, og gruppert i tre kommunikasjonsfaser (årene
2012-2013-2014):
2012: Intern kommunikasjon (forankring i ledelsen HF/RHF)
Prioritere kommunikasjonstiltak rettet mot foretaksledelse og andre aktører som skal
iverksette og forankre prosjektoppstart:
Ledelsens representanter
Miljøansvarlige i HF/RHF (prosjektledere)
Administrerende direktører
Kommunikasjonsavdelingene HF/RHF
Felleseide selskaper
2013: Intern + ekstern kommunikasjon
Prioritere kommunikasjonstiltak rettet mot medarbeidere:
Medarbeidere (RHF, HF)
Tillitsvalgte, verneombud (RHF, HF)
I tillegg innlede arbeidet med ekstern kommunikasjon ved å informere omverdenen om
de første miljøgevinstene av prosjektet:
Fylkeskommuner, Fylkesmann, kommuner
Pressen
Miljøorganisasjoner
Miljøverndepartementet
5

2014: Ekstern kommunikasjon
Prioritere kommunikasjonstiltak som opplyser omverden (inkludert
samarbeidspartnere og egne medarbeidere) om hvilke resultater som er oppnådd
gjennom prosjektet Grønt sjukehus:
Pasienter og pårørende (Brukerutvalg)
Avtalesykehus
Avtalespesialister
Leverandører
Presse
Studenter
Vikarbyråene
I tillegg videreføres kommunikasjonstiltakene rettet mot medarbeidere og ledelse i
helseforetakene for å opplyse om utfallet av prosjektet og motivere til videre innsats.
6.1. Andre potensielle målgrupper
Prosjektet bør underveis søke å nå målgrupper som i utgangspunktet ikke er prioritert
dersom situasjonen tilsier det. Eksempel:
Internt:
Teknisk personell
Kvalitetsutvalg
HMS
Eksternt:
Kommuner
Direktorat (eks. Klif)
6.2. Informasjon i linjen i HF og RHF
Følgende aktører forventes å bli tilstrekkelig informert om mål og tiltak for prosjektet
gjennom linjen i helseforetakene:
Klinikksjefer
Leverandører (inkludert legemidler)
Styrene i helseforetakene
Helse- og omsorgsdepartementet
AMU
6

7. TILTAKSPLAN
Tiltaksplanen er utarbeidet på bakgrunn av interessentanalyse, definerte målgrupper og
prioriteringer gjort i prosjektsekretariatet:
Målgruppe Tiltak Tidspkt. Rutine Ansvarlig
Foretaks-
Besøke HF for å
Februar Presentasjon prosjektet, tiltak Linde Eide
ledelse,
informere/inspirere i 2012 og framdriftsplan.
kontaktpersoner, arbeidet med Grønt
komm.ansvarlig sjukehus
Prosjektledere + Miljø- og
Mars Kommunisere aktivt for å få full Prosjekt-
nøkkelpersoner i klimakonferanse måned påmelding.
sekretariat
delprosjektene
og HF
hvert år
Alle målgrupper Utarbeide
Mars Nærmere beskrivelse av
Sigurd
verktøykasse med 2012 elementene som inngår i
Rønningen
kommunikasjonsmateriell
til HF.
verktøykassen under punkt 8.
Alle målgrupper Drifte hjemmeside Kontinuer Fortløpende oppdatering og Lene
www.grontsjukehus.no lig
videreutvikling
Omdahl/
Sigurd
Rønningen
Alle målgrupper Legge inn norgeskart Mai Fortløpende oppdatering Sigurd
som viser hvilke
2012
Rønningen:
sjukehus som har hatt
Kart.
besøk av Linda Eide sin
Lene
opplysningsturné på
Omdahl:
www.grontsjukehus.no
Oppdatering
Alle målgrupper Legg inn lettfattelig Mai
Sigurd
beskrivelse av prosjekt
og aktørene på
www.grontsjukehus.no:
2012
Rønningen
Miljøansvarlig i Legg inn iøynefallende Mai Oppdateres ved passering av Lene Omdahl
HF/RHF + prosjektkalender på 2012 hver milepæl i
foretaksledelse www.grontsjukehus.no
prosjektkalender. Legg inn i
som viser milepæler i
kalender: Hva burde vært gjort i
henhold til
HF/RHF nå, og hvilken oppgave
fremdriftsplan.
bør man ta fatt på umiddelbart.
Medarbeidere og E-læringskurs Juni 2012 Sende ut info til publisering på Lene Omdahl
ledelse
helseforetakenes intranettsider
Medarbeidere og
ledelse
Ledelse og
kontaktpersoner
i HF
Kandidater til miljøpris Høst
2012 +
Framdrift og elementer
i miljøstyringen/-
ledelsen
Div. målgrupper Diverse miljøkurs som
blir utarbeidet
Medarbeidere og
ledelse i HF-ene
Lenke til
www.grontsjukehus.no
på helseforetakene sine
intranett
høst 2014
Kontinuer
lig
2013-
2014
Mai 2012
7
Etterlyse kandidater i
kombinasjon med påminnelse
om miljø- og klimakonferansen
Informasjon og oppdatering på
hvert møte i Miljø- og
klimaforum (4 ganger årlig)
Sende ut kursbeskrivelser og
påmeldingsinfo til aktuelle
målgrupper
Kontakte komm.avdelingene i
alle HF med oppfordring/
forespørsel
Prosjekt-
sekretariat
Linda Eide
Prosjekt-
sekretariat
Lene Omdahl

Målgruppe Tiltak Tidspkt Rutine Ansvarlig
Media Nyhetssaker i media Fra høst
2013
Prosjektdeltakere
Medarbeidere og
ledelse
Blogg Høst
2012
Kronikker i media 2013 +
2014
Kommunikasjon som
fast punkt på møteplan
På hvert
møte i
prosjektgruppen
+
hvert
Miljø- og
klimaforum
Lommeguide Mai
2012
Medarbeidere Motivasjonstiltak for å
øke bevisstheten og
eierskap til prosjektet
blant medarbeidere
Eksterne
målgrupper
Informere om
resultater ved
milepæler for
prosjektet
Alle målgrupper Utarbeide ny
tiltaksplan
8
Presentere media for historier
om konkrete
tiltak/miljøgevinster utløst av
prosjektet Grønt sjukehus.
Heia-blogg for å minne om
prosjektet og gi klapp på
skuldra til de som er involvert i
HF-ene
Presentere prosjektet,
ambisjoner og foreløpige
resultater
Be møtedeltakere besvare
følgende spørsmål:
1) ”Hvordan opplever du at
kommunikasjonstiltakene
virker i ditt miljø?”
2) ”Har prosjektet et
komm.behov i dette miljøet?”
Hvis ja: Iverksette
nødvendige/etterspurte
kommunikasjonstiltak
Utarbeidelse av poengtert
lommeguide med info om
prosjektet til distribusjon blant
alle medarbeidere. Utviklings-
og prod.kostnader dekket av HV
RHF. Ferdig pdf inngår i
verktøykassen til fri bruk i
resten av landet.
2014 Konkrete tiltak er ikke bestemt Alle
Fortløpende
etter
hvert som
milepæler
rundes
(se
vedlegg
1).
Høsten
2014
Vurdere ulike
kommunikasjonskanaler ved
hver milepæl:
Kronikk
Blogg
Artikkel på
internett eller
intranettsider i HF
Nyhetssaker i
media…etc
Gjennomfør interessentanalyse
og utarbeid ny tiltaksplan for
kommunikasjon rundt
sluttføringen av prosjektet,
innføring av tiltak og oppnådde
miljømål.
Komm.rådg./
Lene Omdahl
Komm.rådg.
(Ivar
Eriksen/
Herlof
Nilssen)
Komm.rådg./
Ivar Eriksen/
Herlof
Nilssen
Linda Eide
Sigurd
Rønningen/
Linda Eide
Komm.rådg.
Linda Eide

8. VERKTØYKASSE FOR KOMMUNIKASJON I HELSEFORETAKENE
Verktøykassen består av informasjonsmateriell, presentasjoner og fakta.
Materialet blir utarbeidet i det nasjonale prosjektsekretariatet for å tilrettelegge for at
den miljøansvarlige i hvert HF lykkes i å kommunisere prosjektet inn til ledelse og
medarbeidere. Utarbeiding av verktøykassen er et kontinuerlig arbeid, og
kommunikasjonsverktøy blir fortløpende gjort tilgjengelig under fanen ”Verktøykasse
for kommunikasjon” på www.grontsjukehus.no”.
Innholdsoversikt for verktøykassen (ikke uttømmende):
1. Invitasjonsbrev: Tilbud om ”kick off”-foredrag for egen (miljø)ledelse fra Linda Eide i
Grønt sjukehus i forbindelse med oppstart.
2. Veileder for innføring av miljøledelse
3. E-læringskurs Ytre miljø for alle medarbeidere
4. Lommeguide til medarbeidere: Grønt sjukehus – miljø og klimatiltak på din
arbeidsplass
5. Powerpoint-presentasjon av Grønt sjukehus
6. Faktaark
7. Grønn idébank – med tips, linker tilgjengelig på hjemmesiden. Alle kan bidra ved å
sende inn erfaringer fra miljøtiltak i eget sjukehus til prosjektsekretariatet.
8. Emblemer og logoer til bruk på inter-/intranettsider og trykksaker
9. Kalender/framdriftsplan for Grønt sjukehus i HF-ene:
9

10. Interessentanalyse og tiltaksmatrise
Interessentanalyse er et effektivt verktøy for å identifisere prosjektets viktigste
interessenter. Det vil si de individene eller gruppene som blir påvirket av, har interesse i
eller selv kan påvirke prosjektet.
Interessentanalysen munner ut i en tiltaksmatrise, hvor interessentene blir vurdert etter
hvor stor påvirkningskraft de har på prosjektet, og hvor stor påvirkning prosjektet har
på dem.
Denne informasjonen gir verdifull innsikt i hvilke typer kommunikasjonstiltak
som er mest formålstjenlig for hver interessent/målgruppe.
Fordi det nasjonale prosjektsekretariatet kun utøver en støttefunksjon ifht
kommunikasjonen med de direkte berørte interessentene i hvert HF/RHF, er det ikke
gjort en egen interessentanalyse i forbindelse med denne nasjonale
kommunikasjonsplanen. For miljøansvarlig i HF/RHF er det imidlertid sterkt anbefalt å
utarbeide en slik analyse som grunnlag for målretting av kommunikasjonstiltak.
Fremgangsmåte:
For å identifisere målgruppene for kommunikasjon om prosjektet Grønt sjukehus, må
miljøansvarlige i hvert HF (med evt. støtte fra kommunikasjonsrådgiver) spørre seg:
a. Hvem blir påvirket av prosjekttiltakene?
b. Hvem kan påvirke gjennomføringen/implementeringen av prosjekttiltakene?
Svarene på de to spørsmålene utgjør listen over interessenter i prosjektet.
Del to av interessentanalysen består i å plassere de ulike interessentene i en
tiltaksmatrise. Formålet er å finne fram til hvilke former for kommunikasjonstiltak som
er hensiktsmessige for å sikre oppslutning om prosjektet fra hver interessent.
Oppsett for tiltaksmatrise:
HØY
I hvilken grad blir interessenten påvirket av
prosjekttiltakene?
LAV
LAV
INVOLVERE
INFORMERE
10
SAMARBEIDE
ENGASJERE
I hvilken grad kan interessenten påvirke utfallet av prosjekttiltakene?

Plasseringen av hver interessent i matrisen bestemmes av svarene på spørsmålene som
er skrevet inn langs de to aksene i matrisen:
1. I hvilken grad blir interessenten påvirket av prosjektet? (lav, middels, høy)
2. I hvilken grad kan interessenten påvirke utfallet av prosjektet? (lav, middels,
høy)
Eksempel (se matrise nedenfor):
En tenkt interessent – i dette eksempelet ledelsen i helseforetaket – vurderes å bli
påvirket i høy grad av ulike miljøtiltak som iverksettes gjennom prosjektet Grønt
sjukehus. Tiltakene kan for eksempel føre til økte utgifter og merarbeid for
helseforetaket i innføringsfasen. Samtidig har ledelsen i helseforetaket i høy grad
mulighet til å påvirke om tiltakene blir vellykket implementert: Ledelsens aktive støtte til
tiltakene er avgjørende for å forankre prosjektet blant medarbeidere i organisasjonen.
Konklusjon: Ledelsen i helseforetaket plasseres i kategori høy langs begge aksene i
matrisen, og havner dermed i kvadratet ”samarbeid”. For å lykkes med
implementeringen av prosjektet er miljøansvarlige i helseforetaket altså nødt til å
iverksette kommunikasjonstiltak som bidrar til samarbeid med foretaksledelsen.
Andre interessenter, eksempelvis medarbeidere, leverandører, tillitsvalgte og
verneombud, vil plasseres ulike steder i matrisen alt etter hvilket svar som gis på
spørsmålene overfor.
Tiltaksmatrise – eksempel fra HF-nivå:
HØY
I hvilken grad blir interessenten påvirket av prosjektet?
LAV
LAV
INVOLVERE
INFORMERE
11
SAMARBEIDE
Ledelsen i helseforetaket
ENGASJERE
I hvilken grad kan interessenten påvirke utfallet av prosjektet?
HØY

9. VEDLEGG
A) Kommunikasjonskalender milepæler
Milepæler som bør/kan kommuniseres eksternt:
2012 (des): Sluttrapport delprosjekt Bygg og miljø
2013: Piloter presertifiseres for ISO 14001
2013: Piloter sertifiseres
2013 (mars): Miljø- og klimakonferanse + utdeling av miljøpris
2013 (vår): Sluttrapport delprosjekt Innkjøp, etikk og miljø
2013 (vår): Sluttrapport delprosjekt avfall
2013 (sommer): Sluttrapport delprosjekt Legemidler og miljø
2014 (vår): Alle helseforetak presertifiseres for ISO 14001
2014: Alle helseforetak sertifiseres for ISO 14001
2014 (mars): Miljø- og klimakonferanse + utdeling av miljøpris
2014 (vår): Sluttrapport delprosjekt Økologisk mat
2014 (sommer): Sluttrapport delprosjekt Transport
2014: Sluttrapport for prosjekt Grønt sjukehus ferdig til levering HOD.
Milepæler som bør/kan kommuniseres internt:
2012 (juni): E-læring tas i bruk
2013 + 2014: Miljø- og klimakonferansen
2013 + 2014: Diverse miljøkurs blir utarbeidet og avholdt.
2012 (høst): Nominering av kandidater til miljøpris 2013
2013: Piloter sertifiseres
2013 + 2014: Sluttrapportene for delprosjekter og prosjektet ferdigstilles.
12