Brukerveiledning attestasjon / anvisning reiseregninger skolene

Visma travel
brukerdokumentasjon
Attesterer og anviser (Skolene)
Versjon 17.02.2012
Visma Web:
Personalia, Pårørende, Lønnslipper, registrere overtid/ timer til utbetaling
Visma Travel:
Reiseregning, kjørebok, avgiftsrefusjon, dagreise

1. Under “meg selv” ligger:
personalia, pårørende, personalskjema (ikke VGS), ansattopplysninger og link til Visma
travel. (Søknader er ikke aktiv)
For å gå til Visma travel, trykk på “reiseregninger”
Velg stilling
Trykk “start travel”
1 b. Innlogging via internett
a. Fra internett (obs må bruke passord og brukernavn):
https://travel.myvisma.no/visma/logon
Firma ID: AM863
Brukernavn: e-post adresse med store bokstaver
Passord: Trykk glemt passord
Endre passord: passordet må være på minimum 6 tegn, og skal bestå av både tall og
bokstaver. Systemet tar hensyn til små og store bokstaver. Brukernavn eller firma-id
kan ikke benyttes som passord. NB! Dette gjelder kun hvis du vil logge deg på Visma
travel utenfor nettet til Troms fylkeskommune.

2. Du vil komme til dette bildet
3. Velg reise
Velg reise når du har vært over 24 timer på reise
Velg kjørebok hvis du kun skal registrere kjøring og utgifter til kjøring (eks parkering,
bompenger etc)
Velg utgiftsrefusjon hvis du skal ha refundert utgifter (eks porto, årsavgift,
møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kursavgift etc) Dette kan også gjelde
forhåndsbetalte flyreiser og kursavgifter.
Velg dagdiett hvis reisen er under 24 timer
Kort forklaring til reisebildene:
Reiseregning består av følgende bilder:
o Reise: Egen referanse, formål, sted, avreise og hjemkomst
o Innhold: Reisetype og reisens innhold?
o Innland: Sted, Type losji, fra dato, til dato, overnattingssted,
dekning
o Måltidsfradrag
o Kostgodtgjørelse
o Kjøring: Bilagstype, dato, reiserute, ant Km, evt passasjer
o Reiseutgifter: Bilagstype, dato, dekning, beløp
o Andre utgifter: Bilagstype, dato, formål, dekning, beløp
o Forskudd
o Avregning
o Fullfør

4. Oppgaver
Felter med merket må fylles ut.
Felter uten lesbar tekst må ikke fylles ut
Feltene egenreferanse og formål må fylles ut, teksten kan være lik, men
vær oppmerksom på at egen referanse er den som fremkommer på egen
liste og til attestant og anviser
Bruk hjelp knappen som er tilgjengelig på hvert bilde
NB. Husk å splitte hotell og frokost. Hvis f.eks du har overnattet på et
hotell, så vil det stå på regningen som du får fra hotellet hva kostnaden er
for overnattingen (losji) og hva du har betalt for frokost (kost)
Fly innland skal benyttes når du har betalt til et flyselskap i Norge (eks
SAS, Norwegian, Widerøe)
Under oppgaver ligger:
Oversikt: Denne gir den en enkel oversikt over de reiser du har gjort, og hvilke status
de har.
Attestrer / Anviser: Her ligger de reiser som du må attestere eller anvise. Se pkt 5
Rapporter: Her ligger:
reiseoversikt (lik oversikt)
reiseskjema (Oversikt over alle dine reiser, kan skrives ut)
Kjøregodtgjørelse (Oversikt over alle dine kjøregodtgjøringer, kan
skrives ut)
Utgiftsrefusjon (Oversikt over alle dine utgifter, kan skrives ut)
Endre passord: passordet må være på minimum 6 tegn, og skal bestå av både tall og
bokstaver. Systemet tar hensyn til små og store bokstaver. Brukernavn eller firma-id
kan ikke benyttes som passord. NB! Dette gjelder kun hvis du vil logge deg på Visma
travel utenfor nettet til Troms fylkeskommune.
NB! Se veiledning for mer informasjon

5. Attestere/ anvise/ godkjenner
Hvis du har denne rollen, vil du etter hvert som ansatte i din organisasjon/ enhet registrere
reiser/ kjørebok, utgiftsrefusjon eller reiser på dagdiett få opp disse her. Du vil få en varsling
på e-post hvis du har reiser som skal attesteres/ anvises eller godkjennes.
For å se nærmere på reise, trykk på navnet på reise under referanser. Du kan se alle
sidene i reisen ved å trykke neste eller ved å trykke på sidenavnene på venstre side.
Hvis alt er ok, lukker du reisen og du kommer ut til attestere bildet.
Merk reisen og trykk "attestere". Reisen vil da forvinne fra attestere bildet ditt, og bli
sendt til anviser.
Hvis noe er feil i reisen, trykker du på ikonet under "endre status", du vil da se dette
bildet.
Her kan du skrive en begrunnelse på hvorfor reisen ikke er godkjent. Trykk "send epost",
da vil den ansatte få beskjed via e-post at reisen ikke er godkjent, og kan rette
reisen.

Den samme prosedyren vil gjelde hvis reisen er sendt fra en attesterer og til en
anviser. Man kan velge hvor i arbeidsflyten man vil sende reisen. (ansatte, attesterer)