Regler for bruk av Studentersamfundets medlemsregister.pdf
Regler for bruk av Studentersamfundets medlemsregister.pdf
Regler for bruk av Studentersamfundets medlemsregister.pdf
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Regler</strong> <strong>for</strong> <strong>bruk</strong> <strong>av</strong> <strong>Studentersamfundets</strong><br />
<strong>medlemsregister</strong><br />
Medlemskap og registrering<br />
Alle medlemmer ved Samfundet får utstedt et medlemskort ved innmelding. Dette er<br />
beviset på medlemskapet. Det er frivillig å registrere medlemskapet. Ønsker<br />
medlemmet å ta del i arbeidet på Huset er det derimot obligatorisk å registrere seg.<br />
Uregistrerte medlemmer er like fullverdige medlemmer.<br />
Ved registrering er det obligatorisk å oppgi følgende in<strong>for</strong>masjon:<br />
• Kortnummer og oblatnummer<br />
• Forn<strong>av</strong>n, ettern<strong>av</strong>n og fødselsdato<br />
• E-postadresse<br />
• Telefonnummer<br />
• Studiested<br />
• Innloggingspassord <strong>for</strong> medlemssidene på http://samfundet.no<br />
Dersom et medlem er aktivt i en <strong>av</strong> Husets grupperinger vil det i tillegg registreres et<br />
ID-kort tilknyttet medlemskapet. Det lagres opplysninger om hvilket ID-kort<br />
medlemmene innehar og kronologisk in<strong>for</strong>masjon om hvilke grupperinger i<br />
Samfundet medlemmet hører til eller har hørt til under, derunder<br />
nøkkelkortfunksjoner og tilgang til EDB-anlegg.<br />
Bruk <strong>av</strong> persondata<br />
Studentersamfundet i Trondhjem er en <strong>for</strong>ening med medlemmer, og er dermed<br />
unntatt meldeplikt <strong>for</strong> personregister. Medlemsregistret skal være i tråd med<br />
gjeldende lover og <strong>for</strong>skrifter.<br />
Administrativ <strong>bruk</strong><br />
Medlemsregisteret kan <strong>bruk</strong>es i administrativ sammenheng til:<br />
• Utdeling <strong>av</strong> nytt innloggingspassord <strong>for</strong> medlemssidene på http://samfundet.no<br />
• Utsendelse <strong>av</strong> e-post ved funn <strong>av</strong> tapt kort.<br />
• Søk <strong>av</strong> opptaksansvarlig <strong>for</strong> innhenting <strong>av</strong> kontaktin<strong>for</strong>masjon ved opptak til en<br />
<strong>av</strong> husets grupperinger.<br />
• Utsendelse <strong>av</strong> e-post som påminnelse til å sette PIN-kode på kortet ved<br />
utstedelse <strong>av</strong> nytt ID-kort.<br />
• Datateknisk feilsøking og feilretting.<br />
• Feilsøking <strong>av</strong> tilstøtende systemer (herunder nøkkelkortfunksjon på ID-kort,<br />
<strong>bruk</strong>er i Samfundets EDB-anlegg, billettkjøp registrert på medlemskort,<br />
registrering <strong>av</strong> gjengmedlemskap og andre tilsvarende aktiviteter)
Kontaktin<strong>for</strong>masjon<br />
• Ved aktivt valg kan kontaktin<strong>for</strong>masjon bli <strong>bruk</strong>t til utsendelse <strong>av</strong> in<strong>for</strong>masjon i<br />
<strong>for</strong>bindelse med arrangementer.<br />
• Ved aktivt valg kan medlemmer i en <strong>av</strong> Husets grupperinger gjøre n<strong>av</strong>n, epost,<br />
telefonnummer og tilhørighet tilgjengelig <strong>for</strong> andre medlemmer <strong>av</strong> Husets<br />
grupperinger.<br />
Statistikk<br />
Opplysningene i <strong>medlemsregister</strong>et kan <strong>bruk</strong>es til statistiske <strong>for</strong>mål, hvor<br />
enkeltmedlemmers anonymitet ivaretas.<br />
Annen <strong>bruk</strong><br />
All annen <strong>bruk</strong> <strong>av</strong> <strong>medlemsregister</strong>et skal godkjennes <strong>av</strong> Styret, eller, dersom det<br />
<strong>for</strong>eligger en prekær hastesak, Styrelederen.<br />
Sletting <strong>av</strong> lagret in<strong>for</strong>masjon<br />
Ved <strong>for</strong>espørsel skal alle lagrede opplysninger om et medlem slettes innen 10<br />
virkedager.<br />
U<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> dette skal in<strong>for</strong>masjon om medlemmer som har, eller har hatt, tilgang<br />
til nøkler, dører og/eller EDB-systemer, ikke slettes før det har gått minst 60 dager<br />
etter at slik tilgang opphørte.<br />
Disse reglene gjelder fra 31. mars 2008
Change language