Referat fra ordinær generalforsamling 2001 for ... - PVV - NTNU

Referat fra ordinær generalforsamling 2001 for
Hexagon
Av Ståle Halvorsen
Generalforsamlingen ble avholdt i klubbens lokaler 10. september 2001. Møtet startet klokken 18.10.
Følgende saksliste var sendt ut på forhånd:
1. Godkjenning av innkalling
2. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
3. Årsberetning
4. Godkjenning av regnskap
5. Vedtektsendringer
6. Alminnelige saker
7. Valg
8. Eventuelt
SAKER:
1) Godkjenning av innkalling
Innkallingen ble godkjent uten noen spesielle bemerkninger.
2) Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
Styret foreslo Oddgeir som ordstyrer, og han ble valgt ved akklamasjon.
Ståle foreslo seg selv som referent, og ble også valgt ved akklamasjon.
Tellekorpset besto av Ulrik og Tor Emil, også de valgt ved akklamasjon.
Karl-August (Kalle blant venner) hadde ikke betalt medlemsavgift, men siden han lovte å betale
medlemsavgiften så fort han fikk studielånet fikk han etter avstemning lov til å stemme som om han var
medlem. Hilde hadde med fullmakt fra Harald om å stemme for ham.
3) Årsberetning
Ståle Halvorsen leste opp denne:
1) Sammensetning av styret
Styret i Hexagon ble valgt på generalforsamlingen 11 september 2000 og besto da av:
●
●
●
Bjørgulf Haukelidsæter: PR-ansvarlig
Jørn Aspli: Kasserer
Ståle Halvorsen: Sekretær

●
●
●
●
●
●
Tarjei Aasen: Redaktør
Tord Ingolf Reistad: Nettansvarlig
Ragnhild Ljosland: Ansvarlig for levende rollespill
Thomas Tveit: 1. vara (møtende)
Espen Rønning: 2. vara (møtende)
Svein Stoknes: 3. vara (reserve-møtende)
Bjørgulf sluttet både i klubben og styret i begynnelsen av 2001. Svein ble dermed med som møtende
vara.
2) Klubbens aktiviteter:
A) Medlemstallsutvikling:
Klubben hadde ca 33 medlemmer i 2000-2001 (De dataene jeg har fått fra kasserer skiller ikke på
helårs- og halvårs-medlemskap). I 1999-2000 hadde klubben 26 helårs og 42 halvårsmedlemmer.
B) PR-arbeid:
PR-arbeidet har for styreperioden 2000-2001 vært å avholde stands på NTNU (Gløshaugen og
Dragvold) ved semesterstart. Det har vært mange som har vist interesse, men dessverre har ikke like
mange kommet til klubben. I tillegg har styret sørget for at det er informasjons-ark lagt ut på
Dreamlands og Outland. Det har vært nødvendig med påfyll, så det viser at disse arkene er nyttige.
Styret retter en takk til HexCon-komiteen for klubb-PR i forbindelse med HexCon. I høst har vi
konstatert at mange nye har funnet veien til klubben, og vi håper at de fleste av disse blir faste
medlemmer.
C) Hexagonnytt:
Hexagonnytt har kommet ut i med seks nummer, alle med grønn forside.
D) Interne aktiviteter
HexCon høsten 2000 var den største på mange år (muligens den største noensinne?), med 186
deltagere.
Styret avholdt juleavslutning 11. desember med gløgg og annet godt. Siste løp i Formula Deturneringen
ble kjørt, og det var de tradisjonelle turneringene i Settlers of Catan og Wrasslin.
Spilldøgn ble arrangert i Anne og Tims leilighet 23. mars. Av hensyn til naboene ble spilldøgnet delt i
to med pause fra 24.00-9.00. De ti-tolv som møtte opp hadde det gøy, og flere syntes at "spilldøgn med
pause" var bedre enn 24 timer spilling i strekk.
Som vanlig var det 17-mai feiring på festningen. Det skal mer enn litt vind og truende skydekke til å
hindre denne årlige begivenheten. Vi fikk også vist fram fanen i borgertoget, i år med nytt bandolær!
Oddgeir var ansvarlig for klubbsagaen, som har blitt en trofast gjenganger til glede for alle klubbens
rollespillere.
Ulrik har (med god hjelp fra Rune, Tim og Harald) kjørt BloodBowl liga med 3 divisjoner.

E) Eksterne kongresser og turneringer:
Medlemmer og ex-medlemmer av klubben har (som vanlig) forskynt seg av premiebordet på Arcon.
Disse har kommet på pallen:
● Torgrim: Beste GM i Feng Shui
● Ståle: Vinner i 1830
Vinner i Formula Dé
● Ulrik: Vinner i Battle for Moscow
● Harald: Vinner i Euphrat & Tigris
● Tord: Vinner i Risk
F) Beretninger fra de forskjellige styremedlemmene:
Matrialforvalter/Sekretær
Sekretæren har kalt inn til styremøtene, vært ordstyrer og skrevet referat fra styremøtene.
Matrialforvalter har kjøpt inn et dobbelt-brett til Formula Dé (4 baner) og ekstra terningsett til samme
spill. Spillbrett til B5-wars ble også kjøpt inn.
Ansvarlig for levende rollespill
Ansvarlig for levende rollespill har informert om levende rollespill på Hexagons spillkvelder, oppdatert
levende rollespill-permen, og deltatt i styrets arbeid. Det har ikke vært noe levende rollespill-tilbud på
klubbkveldene. Tilbudet på HexCon besto av Vampire-laiv ved Dreary Kirky og kostymekurs ved
Heidi Brimi og Sunniva Saksvik. Klubbens medlemmer har vært flinke til å skrive om levende
rollespill i Hexagonnytt. Medlemmer av Hexagon har deltatt på følgende laiver dette styreåret:
●
●
●
●
●
●
●
Amaranth II Dance Macabre
Frist til Elddag (Soria Moria)
Kalde Brenninger 1 og 2 (DecaDance)
Vampire-laiven på Hexcon (Dreary Kirky)
Allfarnatt (Sleipner)
Lys under fjell (Arcadia)
Konklav 2001 (Dreary Kriky)
I tillegg deltok Hexagonmedlemmer på Blåknutepunt i Trondheim (arr: Sleipner).
Redaktør
Redaktør har i styreåret 2000-2001 samlet inn stoff til og gitt ut seks utgaver av Hexagons
medlemsblad, Hexagon-Nytt. Opplaget har vært 45 eksemplarer hvert nummer. Redaktøren har deltatt i
styrets arbeid på lik linje med andre styremedlemmer.
Nettansvarlig
Nettansvarlig har vært på de fleste styremøtene, men har ellers ikke gjort noe særlig. Han stiller ikke til
gjenvalg.

Kasserer
Kasserer har deltatt på styremøtene som de andre medlemmene i styret. Han har "fått tak i" en konto
som ikke sto i det nåværende styrets navn. Han har tatt inn penger for medlemskap og dagsavgifter.
Siden han hadde gitt kassen (der alt som har med regnskapet ligger) til Tim da han var borte forrige
klubbkveld, og ikke hadde fått den igjen, hadde han ikke muligheten til å sette opp et budsjett for
kommende år. Mer om dette under punkt 4, "Godkjenning av regnskap".
PR-ansvarlig
PR-ansvarlig har ikke vært med i hverken klubben eller styret siden nyttår. Vi har derfor ikke fått noen
rapport fra ham. Den tiden han var med i styret gjorde han jobben sin.
4) Godkjenning av regnskap
Som nevnt ovenfor hadde ikke kasserer tilgang til kassa og derved ikke tilgang til nødvendig
dokumentasjon for å sette opp neste års budsjett. Oddgeir foreslo at kasserer skal legge fram regnskap
innen 24/9 2001, og at det skal godkjennes i en ekstraordinær generalforsamling i pausen 24/9 2001.
Budsjettet skal foreligge skriftlig i "mange nok" eksemplarer. Dette ble enstemming vedtatt. Tor foreslo
at det nye budsjettet skal bruke samme satser som tidligere, men med de føringene som
generalforsamlingen eventuelt ville legge til. Dette ble enstemmig vedtatt.
5) Vedtektsendringer
Styret hadde ingen forslag til vedtektsendringer, og det var heller ikke kommet inn noen andre forslag.
Det ble derfor ingen vedtektsendringer på denne generalforsamlingen.
6) Alminnelige saker
Det var nå 26 stemmeberettigede.
Hilde kom men følgende forslag til vedtak:
Det bevilges 100 kroner til prøvedrift av kiosk. Ansvarlig for forsøket er Hilde Austlid. Beskrivelse av
hvordan driften har gått og eventuelt overskudd leveres styret før ordinær genfors 2002.
Hilde kom med nærmere beskrivelse av hvordan hun hadde tenkt seg kiosken. De 100 kronene skal
dekke innkjøp av sennep og ketsjup (til pølser), og pappkrus (til kaffe), og eventuelle andre småting.
Kioskansvarlige legger selv ut penger til innkjøp av pølser og (muligens) sjokolade. Eventuelle restvarer
tilkommer den som har kjøpt dem inn. Eventuelt overskudd skal føres tilbake til klubben.
Klubben vil i verste fall miste de 100 kronene som vil bli satt av til prøvedriften. Bakgrunnen for en
slik (forenklet) kiosk er å bedre det sosiale miljøet i klubben ved å holde flere av klubbens medlemmer
i klubbens lokaler i pausen.
Oddgeir foreslo at dette vedtaket måtte bli en føring til neste års budsjett.
Forslaget ble vedtatt med 25 stemmer, 1 avholdende.

7) Valg
Valgene skjedde i den rekkefølgen de står her:
Redaktør:
●
Kasserer:
●
●
●
PR-ansvarlig:
●
●
●
Alf Ragnar Sand ble valgt ved akklamasjon.
24 stemmer til Karl August (Kalle)
0 stemmer til Tor Jonny
2 blanke stemmer
22 stemmer til Tarjei
3 stemmer til Tord
1 blank stemme
Ansvarlig for levende rollespill:
●
●
●
19 stemmer til Rigmor
3 stemmer til Tor Jonny
4 blanke stemmer
Martin kom, så antall stemmer økte til 27.
Matrialforvalter/Sekretær:
●
●
●
●
21 stemmer til Rune
4 stemmer til Tor Jonny
1 stemmer til Tord
1 blank stemme
Nettansvarlig:
●
Hilde ble valgt ved akklamasjon
Vara-representanter (Alle skrev opp to kandidater):
●
●
●
●
●
16 stemmer til Oddgeir (1. møtende vara)
15 stemmer til Ståle (2. møtende vara)
13 stemmer til Christian
6 stemmer til Tor Jonny
4 stemmer til Tord
Kalle ble valgt til kasserer under forutsetning at han betalte medlemsavgift til klubben innen 24/9 2001.
8) Eventuelt
Det var ingen som ønsket å ta opp noen saker under eventuelt.
Møtet ble avsluttet klokken 19.45.